Đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại UBND huyện Yên Lập

Tài nguyên khoáng sản, nước

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Lập

• Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
• Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Yên Lập
• Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Lập là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp; tham mưu giúp việc cho UBND huyện về hoạt động của UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do huyện phát hành. Văn bản đi do UBND huyện Yên Lập phát hành được quản lý theo trình tự sau:. • Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vào ngày, tháng, năm của văn bản đi. • Đăng ký văn bản đi.  Đối với việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của văn bản. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản a) Ghi số của văn bản. - Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. - Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng. b) Ghi ngày, tháng của văn bản.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng – văn bản điện tử, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tinh trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Yên Lập

Việc quản lý văn bản đến tại UBND huyện Yên Lập còn chưa được áp dụng CNTT, các phần mềm quản lý vào hoạt động. Chủ yếu vẫn còn thực hiện quản lý theo cách truyền thống là bằng “Sổ đăng ký công văn đến”. Trong việc quản lý bằng sổ cũng có nhiều hạn chế, thiếu sót. Còn thiếu một số loại sổ quản lý cần thiết như: Sổ chuyển giao văn bản đến; Sổ theo dừi và giải quyết văn bản đến; Sổ đăng ký văn bản Mật. Công tác lập hồ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Yên Lập. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc thành hồ sơ theo những nguyờn tắc và phương pháp nhất định. Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vị thì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:. - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết. - Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn. đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thủ tục quy định. - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.  Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại UBND huyện Yên Lập:. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.  Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của UBND huyện Yên Lập, và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ. b) Thu thập văn bản vào hồ sơ. - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc). c) Kết thúc và biên mục hồ sơ. - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.  Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập. a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nờu rừ tờn cơ quan, tổ chức), đơn vị hỡnh thành hồ sơ;. b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;. c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Ảnh: Các văn bản được thu thập vào hồ sơ công việc và chuẩn bị nộp vào lưu trữ cơ quan tại Phòng Văn thư UBND huyện Yên Lập. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện Yên Lập.  Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức. a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND huyện theo thời hạn được quy định.

Quản lý và sử dụng con dấu

Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. Tại UBND huyện Yên Lập, việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt nên gần như không sảy ra sai sót.

Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng tại UBND huyện Yên Lập

Các máy móc, phương tiện kĩ thuật được áp dụng trong công tác văn phòng ngày càng đa dạng như: máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy chiếu, thiết bị phục vụ họp trực tuyến, … Ngay cả bàn, ghế làm việc cũng đó và đang được cải tiến rừ nột: từ ghế cố định nay đó xuất hiện nhiều ghế xoay. Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơ công việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói khi giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp.

Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm

Qua quỏ trỡnh thực tập, em nhận thức rừ hơn và đầy đủ hơn về tầm quan trọng, vị trí của Văn phòng đối với mỗi cơ quan, tổ chức: Vị trí của Văn phòng là cầu nối giữa các bộ phận, phòng ban, đơn vị trong cơ quan; là trung tâm xử lý, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, giúp thủ trưởng cơ quan có những quyết định đúng đắn góp phần vào sự phát triển chung của cơ quan. Cùng với sự phát triển của khoa học - Công nghệ, đặc biệt đối với các thành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế hội nhập với cộng đồng quốc tế thì vấn đề hiện đại hoá Văn phòng càng trở thành một yêu cầu bức thiết không chỉ riêng của cơ quan, tổ chức để có thể hội nhập và khẳng định vị trí của mình.