Tiểu luận: Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyện quỳnh lưu

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục nghiên cứu 2 Chương 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU. 3 1.1 Cơ sở lý luận chung 3 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 3 1.1.2 Vị trí và tác dụng của công tác văn thư 3 1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư 6 1.2 Khái quát về UBND huyện Quỳnh Lưu 6 1.2.1 Tổng quát về UBND huyện Quỳnh Lưu 6 1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ 8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị 9 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 13 2.1 Công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 13 2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 13 2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 13 2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu 14 2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2 Công tác quản lý văn bản đến 16 2.2.3 Công tác quản lý văn bản đi 18 2.2.4 Công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.5 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức. 21 2.3 Ưu điểm, nhược điểm 21 2.3.1 Ưu điểm 21 2.3.2 Nhược điểm 22 Chương 3:GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 24 3.1 Ưu điểm, nhược điểm 24 3.2 Nguyên nhân 24 3.2.1 Nguyên nhân chủ quan 24 3.2.2 Nguyên nhân khách quan 25 3.3 Giải pháp 25 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31

LỜI CAM ĐOAN

Để hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần này, tôi có tham khảo một

số tài liệu liên quan đến nghành Văn Thư – Lưu Trữ nói chung và Công tác VănThư nói riêng

Tôi cam đoan đề tài này là do tôi thực hiện, các thông tin, số liệu trong bàinghiên cứu “ Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBNDhuyện Quỳnh Lưu” là đúng sự thật Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về cácnôi dung trong đề tài nghiên cứu

Sinh viên thực hiện

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có thành công nào mà không có sự giúp đỡ, chỉ bảo dù

ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp của người khác

Lời đầu tiên em xin phép gửi lời cám ơn sâu sắc nhất đến cô TS Bùi ThịÁnh Vân – giảng viên bộ môn “ Phương pháp nghiên cứu khoa học” đã tận tâmhướng dẫn và trang bị cho chúng em những kiến thức, kĩ năng cơ bản cần có đểhoàn thành đề tài nghiên cứu này

Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến tập thể các bác, cô, chú và anhchị ở UBND huyện Quỳnh Lưu đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện cho em trongsuốt quá trình tìm hiểu và thu thập tài liệu để em có thể hoàn thành bài tiểu luận

Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài, do kiến thức chuyênnghành của em còn hạn hẹp nên em không thể tránh khỏi việc thiếu sót khi tìmhiểu, trình bày và đánh giá về bài nghiên cứu về công tác văn thư ở UBNDhuyện Quỳnh Lưu Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía thầy, côgiáo và các bạn về bài nghiên cứu của em để bài nghiên cứu của em được đầy đủ

và hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC VIẾT TẮT

HĐND Hội đồng nhân dânUBND Ủy ban nhân dân

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ai dù đi đâu xa đi chăng nữa thì cuối cùng nơi mình muốn về nhất đóchính là quê hương, nơi mà mình đã sinh ra và tôi cũng vậy Đứng trước tìnhhình phát triển của thời đại thì tôi cũng muốn đóng góp chút sức lực của mình đểlàm cho quê hương mình thêm giàu đẹp hơn, phát triển hơn

Công tác văn thư chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lýhành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng Công tác vănthư của UBND huyện Quỳnh Lưu trong thời gian qua đã có những đóng góptích cực vào kết quả của hoạt động công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đócũng tồn tại những điểm thiếu sót

Với đề tài nghiên cứu về “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao côngtác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu” thì tôi muốn đóng góp chút sức củamình vào việc nghiên cứu thực trạng công tác văn thư ở UBND huyện QuỳnhLưu và qua đó đưa ra một số giải pháp, kiến nghị để nhằm hoàn thiện hơn vềcông tác văn thư ở quê mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Công tác văn thư là một hoạt động quan trọng Đã có nhiều người nghiêncứu đề tài này nên nó đã không còn quá xa lạ đối với mọi người, tuy nhiên dóchỉ là mới dừng lại ở quá trình nghiên cứu chung về bộ máy của các của các cấpchưa đi sâu vào nghiên cứu về công tác cũng như công việc của từng cấp, từngban, đơn vị Vì vậy, đề tài này tôi sẽ tập trung nghiên cứu về công tác văn thư ởUBND huyện

3 Mục tiêu nghiên cứu

Qua việc nghiên cứu đề tài “Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao côngtác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu” Qua đó nhằm xác định ý nghĩa, tầmquan trọng của công tác văn thư trong cơ quan, chỉ ra được những mặt tốt và hạnchế, những mặt tích cực và tiêu cực trong công tác văn thư của huyện Từ đó cóthể tìm ra được nguyên nhân và giải pháp khắc phục để nhằm nâng cao công tácvăn thư tại UBND huyện Quỳnh Lưu

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

*Đối tượng nghiên cứu

Thực trạng và giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư ở UBND huyệnQuỳnh Lưu

*Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2012 – 2014

Về không gian: Nghiên cứu tại UBND huyện Quỳnh Lưu, tỉnh Nghệ An

5 Phương pháp nghiên cứu

Để có thể thực hiện và hoàn thành tốt bài nghiên cứu này tôi có sử dụngcác phương pháp nghiên cứu như sau:

Phương pháp nghiên cứu và công tác thư viện: kế thừa những tài liệu,thông tin đã có, tìm hiểu những điều cần thiết cho bài tiểu luận

Phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp điều tra, phương pháp phântích, phương pháp thống kê, phương pháp thu thập tài liệu, phương pháp sắpxếp, phương pháp so sánh đánh giá, phương pháp logic

6 Bố cục nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài gồm có

03 chương như sau:

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI

PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆNQUỲNH LƯU

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN

QUỲNH LƯU

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở

UBND HUYỆN QUỲNH LƯU

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU.

1.1 Cơ sở lý luận chung

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc soạn thảo văn bản, ban hànhvăn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụhoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức

1.1.2 Vị trí và tác dụng của công tác văn thư

*Vị trí: Hiện nay, văn bản đang là phương tiện thông tin, liên lạc của các

tổ chức, cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin từ nơi này qua nơikhác, phục vụ cho lãnh đạo điều hành và chỉ đạo trong tất cả các mặt công việc,cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ vủa mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, chínhtrị - xã hội dù lớn hay nhỏ Dưới sự phát triển một cách nhanh chóng của xã hội,thì nhu cầu cũng như tư duy của con người cũng ngày một phát triển, phong phútheo và từ đó cũng hình thành các hình thức văn bản như soạn thảo, phê duyệt,

ký văn bản, chuyển, tiếp nhận văn bản ………

Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu trong việc thựchiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Sử dụng các loại văn bản,tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,trao đổi, báo cáo, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những hoạt động, sự kiệndiễn ra trong hoạt động hằng ngày để kịp thời phát hiện những sai sót để có thểkhắc phục một cách nhanh nhất

*Tác dụng: Công tác văn thư rất quan trọng, nhằm đảm bảo cho tất cả cáchoạt động của quản lý của cơ quan Trong tất cả các hoạt động của cơ quan từviệc đề ra các chủ trương, chính sách đến việc xây dựng kế hoạch, phản ánh, nêukiến nghị với cấp trên Tất cả những vấn đề đó công tác văn thư đều đóng vai trò

hết sức quan trọng Công tác văn thư còn góp phần quan trọng cho hoạt độngquản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích kinh tế,chính trị, văn hóa, xã hội Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao đượchiệu suất công việc, xử lý và giải quyết nhanh chóng giúp đáp ứng được các yêucầu của các tổ chức, cơ quan, các nhân Hồ sơ, tài liệu đã là một phương tiệnkhông thể thiếu trong công tác theo dõi, kiểm tr xử lý cho tất cả các cán bộ, côngchức để nhằm xử lý công việc một cách có hệ thống nhất để từ đó đúc rút rađược kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt công tác quản lý công việc.

Công tác văn thư còn là công cụ để nhằm kiểm soát thực thi quyền lực củacác cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng vềhoạt động của các tổ chức, cơ quan, cá nhân phục vụ cho việc kiểm tra, giám sátphòng bệnh tệ nạn quan liêu giấy tờ

Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổchức, doanh nghiệp và bí mật quốc gia

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

*Trong quá trình thực hiện công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cầnđảm bảo những yêu cầu sau:

Tính nhanh chóng: Là yêu cầu đối với hiệu suất của công tác văn thư Quátrình giải quyết công việc ở các cơ quan, tổ chức Đảng chính trị - xã hội phụthuộc nhiều vào việc tổ chức văn bản, xây dựng văn bản và giải quyết văn bản.Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét đến mức độ khẩn cấp, mức độ quantrọng của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản một cách nhanh chóng nhất,chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết,không để chậm việc, sai sót đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải quyết vàđơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

Tính chính xác: Chính xác về nội dung, cách thức, nội dung văn bản phảiđáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với văn bản quy phạm phápluật của Nhà nước, các quy định của Đảng, số liệu đầy đủ, chứng cứ đầy đủ, dẫnchứng phải trung thực Văn bản phải ban hành đúng thể loại, chính xác về thẩmquyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính

trị - xã hôi quy định Ngoài ra còn có chính xác nghiệp vụ văn thư, thực hiệnđúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ

………

Tính bí mật: bí mật đó là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểuhiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong một số văn bảnđến, văn bản đi, các công văn của các cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị - xã hội

có một số nội dung, vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và nhà nước, chiếnlược phát triển của công ti ……Để đảm bảo yêu cầu này cần phải thực hiệnđúng các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước như việc bố trí phòng làm việc,

sử dụng máy tính, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn, ……

Tính thận trọng: Đó cũng là một yêu cầu trong công tác văn thư Trướckhi làm hay đề xuất một việc gì đều phải suy xét một cách thận trọng Đặc biệtđối với công việc văn thư lại càng cần phải chú trọng hơn, khi phát hiện nhữngsai sót trong cơ quan, tổ chức về văn bản, hay việc sử dụng sai quy định về condấu Tính thận trọng của cán bộ trong công tác văn thư sẽ giúp họ có những ýkiến, kiến nghị chắc chắn nhất, tránh những sai phạm không đáng có

Tính ngăn nắp, gọn gàng: Sự ngăn nắp, gọn gàng luôn gắn liền đối vớingười làm văn thư Làm văn thư thì phải tiếp xúc nhiều với giấy tờ, công văn,nôi dung phức tạp, nên nếu không ngăn nắp, gọn gàng thì sẽ ảnh hưởng lớn đếncông việc và để lại hậu quả không đáng có Ngoài ra người làm công tác văn thưthì không chỉ làm việc với một người mà rất nhiều người thêm nữa là phải tiếpxúc với nhiều người tới liên hệ công việc như xin giấy giới thiệu, đóng giấu giấy

tờ, tra tìm văn bản ………… Vì vậy người làm công tác văn thư rất cần đến sựngăn nắp, gọn gàng

Tính hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư thường gắn liền với cácphương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là mộttrong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và đó ngàycàng trở thành một yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị -

xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành

từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng tổ chức

cơ quan Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc sử dụng côngnghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiệnđại

1.1.4 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư có một ý nghĩa vô cùng quan trọng Làm tốt công tácvăn thư sẽ đảm bảo được việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, góp phầnnâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức Đảng, chính trị

- xã hội Công tác văn thư gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận Nên làm tốt công tác văn thư có thể giúp các cơ quan, tổ chức Đảng, chínhtrị - xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sai sót,tránh tệ nạn quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính Góp phần gìn giữ bí mậtcủa Đảng và Nhà nước Mọi chủ trương, đường lối, phương hướng, chiến lượccủa các tổ chức Đảng và Nhà nước đều được phản ánh trong văn bản Việc gìngiữ bí mật, tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý chặt chẽ văn bản, gửi văn bảnđúng đối tượng, không để thất lạc hay mất góp phần gìn giữ bí mật của cơ quan,

tổ chức Đảng và Nhà nước,… Đảm bảo gìn giữu đầy đủ chứng cứ về các hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức cũng như các cấp, lãnh đạo Nếu tài liệu đầy đủ,chính xác thì khi cần thiết sẽ là bằng chứng pháp lý của các cơ quan, tạo điềukiện cho công tác văn thư Tài liệu hình thành của các cơ quan, tổ chức là nguồn

bổ sung thường xuyên cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ cấp ủy, chính trị - xã hội

Vì vậy việc làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ đều đượcvăn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ nộp vào

sẽ giúp cho công tác lưu trữ được thuận lợi hơn như công việc phân loại, thống

kê, bảo quản giúp cho quá trình khai thác và bảo quản thông tin được lâu dàihơn về sau

1.2 Khái quát về UBND huyện Quỳnh Lưu

1.2.1 Tổng quát về UBND huyện Quỳnh Lưu

*Quỳnh Lưu hiện nay là một huyện thuộc phía bắc của tỉnh Nghệ An:Diện tích đất tự nhiên: 60.706 ha

Diện tích đất dùng vào nông nghiệp là: 15.427,64 ha

Dân số tính đến năm 2007 là hơn 360.000 người

Quỳnh Lưu có đường biên giới dài 122 km, trong đó đường biên giới đấtliền là 88 km và 34 km đường bờ biển

Khoảng cách từ huyện lỵ là thị trấn Cầu Giát đến tỉnh lỵ là thành phốVinh là 60 km Phía bắc huyện Quỳnh Lưu giáp với huyện Tĩnh Gia (ThanhHóa), có chung địa giới khoảng 24 km với ranh giớ tự nhiên là khe Nước Lạnh.Phía nam và tây nam Quỳnh Lưu giáp với Diễn Châu và huyện Yên Thành vớiranh giới khoảng 31km Vùng phía nam của huyện Quỳnh Lữu có chung khuvực đồng bằng với hai huyện Diễn Châu và Yên Thành ( thường gọi là đồngbằng Diễn – Yên – Thành) Phía tây huyện Quỳnh Lưu giáp huyện Nghĩa vớiranh giới khoảng 33 km được hình thành một cách tự nhiên bằng các dãy núikéo dài liên tục và giữa chúng có nhiều đèo thấp tạo ra những con đường nốiliền hai huyện với nhau Phía đông huyện Quỳnh Lưu gipas với biển Đông

Về núi:

Núi Trụ Hải ở địa phận xã Quỳnh Lâm cũ, nay thuộc xã Quỳnh Văn

Núi Bào Đột ở địa phận xã Bào Giang cũ, nay là xã Quỳnh Lâm

Núi Tùng Lĩnh còn gọi là núi Rừng Thông ở xã Quỳnh trụ cũ nay là xãQuỳnh Xuân và Quỳnh Văn

Núi Thất tinh, núi Long Sơn ở địa phận làng Nhân Sơn thuộc xã QuỳnhHồng

Núi Qui Lĩnh ở trên bờ biển thuộc xã Hiền Lương cũ nay là xã QuỳnhLương và Quỳnh Bảng

Núi Tiên Kỳ hay còn gọi là núi Cờ Tiên cũng nằm trên bờ biển thuộc xãHoàn Nghĩa nay là Tiến Thủy

Núi Xước thuộc địa phận xã Quỳnh Lộc và Quỳnh Lập, Gò Điệp ở xãQuỳnh Văn

Về sông: Sông Thái và sông Hoàng Mai

Về khí hậu và thời tiết: Quỳnh Lưu nằm trong khu vực nhiệt đới nhưng lại

ở miền biển nên thường nhận được ba luồng gió:

Gió mùa Đông Bắc nằm sâu trong lục địa lạnh lẽo của vùng Sibia vàMông Cổ, từng đợt thổi qua Trung Quốc và vịnh Bắc Bộ tràn về, thường đượcgọi là gió bắc.

Gió mùa Tây Nam ở tận vịnh Băng-gan tràn qua lục địa, luồn qua các dãyTrường Sơn, thổi qua mà thường được gọi là gió Lào nhưng chính là gió tây khônóng

Gió mùa Đông nam mát mẻ từ biển Đông thổi vào nhân dân gọi là giónồm

Khí hậu Quỳnh Lưu chia làm hai mùa rõ rệt:

Mùa nóng từ tháng 5 đến tháng 10 dương lịch Mùa này tiết trời nóng nực,nhiệt độ trung bình 300C, có ngày lên tới 400C

Mùa lạnh từ tháng 11 năm trước đến tháng 4 dương lịch năm sau Mùanày thường có gió mùa đông bắc, mưa kéo dài

Từ khi thành lập đến nay, Quỳnh Lưu đã không ngừng phát triển, từngbước khẳng định vị trí chiến lược phát triển kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế.Đời sống nhân dân từng bước được cải thiện hơn, văn hóa xã hội tiên tiến đổimới hơn

Đạt được những thành tựu đó là nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của Đảng ủy,UBND huyện và nhờ sự ủng hộ, nhất trí đồng lòng của toàn thể nhân dân tronghuyện cùng với lòng yêu nước và tinh thần dân tộc được phát huy cao trongcông cuộc xây dựng đất trong thời kì đổi mới, công nghiệp hóa – hiện đại hóa,quyết tâm đưa nền kinh tế huyện đạt mức kinh tế cao bền vững, xây dựng huyệnQuỳnh Lưu ngày càng văn minh, giàu đẹp

HĐND – UBND năm 2003, các quy định của Ủy ban Thường vụ Quốc hội,Chính phủ và phân công phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh UBNDhuyện là cơ quan hành chính nhà nước cấp trên của UBND 43 xã, thị trấn thuộchuyện UBND huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.Chủ tịc UBND là người đứng đầu UBND, lãnh đạo, điều hành hoạt động củaUBND Chủ tịch UBND phân công công tác cho các phó chủ tịch và các thànhviên khác trong UBND Từng thành viên chịu trách nhiệm cá nhân trong việc tổchức điều hành lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước chủ tịch vàcùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy,UBND huyện và UBND tỉnh UBND huyện có các cơ quan chuyên môn, đơn vịthuộc huyện tham mưu giúp UBND huyện thực hiện các chức năng quản lý nhànước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền củaUBND huyện theo quy định của pháp luật UBND huyện Quỳnh Lưu thực hiệnchế độ sử dụng con dấu Quốc huy Số lượng, cơ cấu các thành viên UBNDhuyện thực hiện theo quy định của chính phủ và UBND tỉnh Bảo đảm an ninhchính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xã hội lực lượng vũ trang vàxây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ quân sự, …… Tuyên truyền,giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc tôn giáo, quyết định các biệnpháp ngăn chặn các hành vi xâm phạm tự do tôn giáo.

Tổ chức việc thực hiện thu, chi ngân sách của địa phương theo quy địnhpháp luật, phối hợp với các cơ quan để đảm bảo việc thu đúng thời hạn, kịp thờicác loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương

Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, bảo về tính mạng nhândân, tài sản, quyền lợi của nhân dân, phòng chống các tệ nạn xã hội

1.2.3 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị

Phòng Tài chính – Kế hoạchVăn phòng HĐND – UBNDPhòng Tư pháp

Thanh tra huyện

Phòng Tài nguyên môi trườngPhòng Nông nghiệp và Phát triển nông thônPhòng Công thương

Phòng Thống kêTrung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình Phòng Văn hóa thông tin

Phòng Y tế Phòng Giáo dục – Đào tạoPhòng Lao động thương binh và xã hộiPhòng Nội vụ

*Chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị

Phòng Tài chính – Kế toán: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản, kế hoạch và đầutư; đăng kí kinh doanh, tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh

tế tập thể, kinh tế tự nhiên

Văn phòng HĐND – UBND: Tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạtđộng của UBND, tham mưu giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc, thamưu cho chủ tịch UBND về chỉ đạo điều hành của công tác UBND; cung cấpthông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhànước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kinh tế cho hoạt động của HĐND,UBND

Phòng Tư pháp: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra,

xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân

sự chứng thực, hộ tịch; trợ giúp pháp lý, hòa giải ở cơ sở và công tác tư phápkhác

Thanh tra huyện: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm

vi quản lý nhà nước của UBND cấp huyện; thực hiện nghĩa vụ quyền hạn thanhtra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng chống tham nhũng theo quy định củapháp luật

Phòng Tài nguyên và môi trường: Tham mưu giúp UBND cấp huyện thựchiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyênkhoáng sản, môi trường; khí tượng thủy văn, đo đạc, bản đồ và biển (đối vớinhững địa phương có biển)

Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn: Tham mưu giúp UBND cấphuyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủylợi, thủy sản phát triển nông thôn, phát triển kinh tế hộ, kinh tế trạng trại nôngthôn, kinh tế hợp tác xã nông – lâm – ngư nghiệp gắn với các nghành nghề nôngthôn trên địa bàn

Phòng Công thương: Tham mưu giúp UBND huyện chức năng quản lýnhà nước và chức năng tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng; phát triển

đô thị kiến trúc, quy hoạch xây dựng, vệ sinh môi trường đô thị, công viên câyxanh, rác thải, giao thông, khoa học và con người

Phòng Thống kê: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý Nhà nước về lĩnh vực thống kê dân số, thống kê tình hình phát triển kinh

tế - xã hội

Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình: Tham mưu giúp UBND cấphuyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về lĩnh cực dân số, kế hoạch hóagia đình

Phòng Văn hóa – Thông tin: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiệnchức năng quản lý Nhà nước về văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, bưu chính, vitính và Internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuấtbản

Phòng Y tế: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về chăm sóc và bảo vệ nhân dân gồm y tế cơ sở, y tế dự phòng; khám

chữa bệnh, phục hồi chức năng, y dược cổ truyền, thuốc phòng bệnh, chữa bệnhcho người, mỹ phẩm, vệ sinh an toàn thực phẩm, bảo hiểm y tế, trang bị y tế dânsố.

Phòng Giáo dục – Đào tạo: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đầu tư gồm: mục tiêu,chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩncán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị phòng học và đồ chơitrẻ em, quy chế thi cử và cấp văn bằng chứng chỉ; đảm bảo chất lượng giáo dục

và đào tạo

Phòng Lao động thương binh và xã hội: Tham mưu giúp UBND huyệnthực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực lao động, việc làm, dạynghề, tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp an toàn laođộng, người có công; bảo hộ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệnạn, bình đẳng giới

Phòng Nội vụ: Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản

lý Nhà nước các lĩnh vực tổ chức biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệpnhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương, cán bộ, công chức, viênchức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chínhphủ; văn thư – lưu trữ nhà nước, tôn giáo thi đua khen thưởng

*TIỂU KẾT: Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu

được trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức Đảng,Nhà nước Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầuhết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền vớivăn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo văn bản, ban hành và tổchức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung Đối với sự pháttriển của UBND huyện Quỳnh Lưu thêm phát triển hơn thì nghành công tác vănthư cũng là một yếu tố không thể thiếu giúp cho huyện thêm phát triển

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN QUỲNH LƯU 2.1 Công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu

2.1.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Cán bộ công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có nhiều kinhnghiệm lâu năm trong nghề Cán bộ văn thư được bố trí mỗi người một nhiệm

vụ, một chức năng nên hiệu quả xử lý công việc nhanh chóng, khéo léo Côngtác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích nâng cao hiệuquả của công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng nhu cầuthực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, công tácvăn thư ở văn phòng dang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc củalãnh đạo, cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này Công tác văn thư là bộ phậngắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, các tổ chứcĐảng, chính trị - xã hội nên những cán bộ làm công tác văn thư có vai trò rấtquan trọng đối với việc xử lý công việc trong vấn đề giải quyết công việc ở các

cơ quan, tổ chức

2.1.2 Công tác chỉ đạo công tác văn thư ở UBND huyện Quỳnh Lưu

Lãnh đạo UBND huyện Quỳnh Lưu luôn ý thức được tầm quan trọng củacông tác văn thư Trong quá trình hoạt động văn phòng HĐND – UBND huyệnban hành văn bản nhằm chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư Đặc biệt là banhành các văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyêntrách lĩnh vực này Văn phòng ủy ban luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưacán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại

ủy ban nhân dân huyện vào cuối năm hoạt động, văn phòng thường tổ chức Hộinghị tổng kết về công tác văn thư trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương hướngnhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động

có nề nếp và có hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyệnQuỳnh Lưu đã được tổ chức thực hiện tốt và những quy định về công tác vănthư mà nhà nước ban hành Lãnh đạo UBND huyện Quỳnh Lưu luôn đôn đốc