Tiểu luận: :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠOTẠI CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu 3 1.1.1. Khái niệm công tác lưu trữ 3 1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ 3 1.1.3. Ý nghĩa của công tác lưu trữ 3 1.1.4. Chức năng của công tác lưu trữ 4 1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 4 1.2. Khái quát chung về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng. 5 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 5 1.2.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 8 Tiểu kết 9 Chương 2 :THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI. 10 2.1. Tình hình lưu trữ tài liệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội : 10 2.2 . Nội dung công tác Lưu trữ khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng. 10 2.2.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 12 2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 12 2.2.3.Chỉnh lý tài liệu 13 2.2.4.Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu 17 2.3. Đánh giá chung 18 2.3.1. Ưu điểm 18 2.3.2. Tồn tại 18 Tiểu kết: 19 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 20 3.1. Giải pháp về nhân sự 20 3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20 3.3. Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 20 3.4. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ. 20 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHỤ LỤC 24  

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 5

KÝ TÊN

1 Trần Phương Anh 1507LTHA003 Chương 2

1

2 Đỗ Thị Cảnh 1507LTHA004 Chương 1 phần 1.1 + tiểu kết

2

3 Nguyễn Đức Chung 1507LTHA005

Mục lục, danh mục tham khảo, phụ lục hình ảnh (nếu có)

LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào gắn liền với những hỗ trợ, giúp

đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thờigian từ khi bắt đầu học tập ở trường đến nay, chúng em nhận được rất nhiều sựquan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và bạn bè

Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, nhóm em xin chân thành cám ơn cô TS BùiThị Ánh Vân – Khoa Văn hóa thông tin và Xã hội đã tận tâm hướng dẫn chúng

em qua từng buổi học trên lớp Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của

cô thì nhóm chúng em nghĩ bài tiểu luận này của chúng em rất khó có thể hoànthiện được

Bài tiểu luận được thực hiện trong khoảng thời gian 1 tuần Bước đầu đivào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực sáng tạo trong nghiên cứu khoa học, kiến thứccủa nhóm em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do trình độ lý luận cũng nhưkinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài tiểu luận không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót, nhóm em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của cô

để nhóm em học thêm được nhiều kinh nghiệm và kiến thức của nhóm em tronglĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Chúng em xin trân trọng và cảm ơn !

Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2016

LỜI CAM ĐOAN

Chúng em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng nhóm chúng

em và được sự hướng dẫn khoa học của TS.Bùi Thị Ánh Vân Các nội dungnghiên cứu, kết quả trong đề tài là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hìnhthức nào trước đây

Hà Nội, ngà 15 tháng 5 năm 2016

MỤC LỤC

PHẦN

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu 3

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ 3

1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ 3

1.1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ 3

1.1.4 Chức năng của công tác lưu trữ 4

1.1.5 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ 4

1.2 Khái quát chung về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 5

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 5

1.2.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 8

*Tiểu kết 9

Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 10

2.1 Tình hình lưu trữ tài liệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội : 10

2.2 Nội dung công tác Lưu trữ khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng 10

2.2.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan 12

2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 12

2.2.3.Chỉnh lý tài liệu 13

2.2.4.Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu 17

2.3 Đánh giá chung 18

2.3.1 Ưu điểm 18

2.3.2 Tồn tại 18

* Tiểu kết: 19

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 20

3.1 Giải pháp về nhân sự 20

3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ 20

3.3 Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng hiện đại hóa 20

3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động lưu trữ 20

KẾT LUẬN 22

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23

PHỤ LỤC 24

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài:

Hiện nay, đất nước ta đang ngày càng phát triển về khoa học công nghệ

và thông tin Việc trao đổi thông tin là phương tiện để chuyển giao tri thức gắnliền với quá trình phát triển của xã hội Ngày nay tri thức nhân loại ngày càngphong phú, nhu cầu giao tiếp trao đổi thông tin của con người có nhiều cách thểhiện và phương tiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quantrọng nhất và khồng thể bỏ Đặc biệt Nhà nước sử dụng văn bản để quản lý xãhội, nó phản ánh quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; là căn cứ pháp lý

để điều hành và quản lý xã hội, để truy cứu trách nhiệm khi cần thiết Vì vậy conngười đã nhận thức được vai trò quan trọng của văn bản và họ đã biết lưu giữ lạinhững văn bản quan trọng để sử dụng khi cần thiết, nó là phương tiện chính xác,phản ánh hiện thực, ghi chép lại những bài học kinh nghiệm trong hoạt động củacon người và nó đã trở thành tài sản quý giá để truyền cho đời sau

Công tác lưu trữ có vị trí quan trọng trong công việc cũng như cuộc sốnghiện nay của chúng ta nhằm cung cấp thông tin chính xác và nhanh nhất, khôngnhững thế nó giúp cho Nhà nước quản lý và điều hành thuận lợi, chính xác vàkịp thời nhất Là sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ, nhóm chúng em chọnchuyên ngành để thuận tiện cho việc học tập cũng như để củng cố cho chuyênmôn nghiệp vụ và đồng thời để kiếm chứng lý luận đã học vào thực tiễn

Với mong muốn sau này ra trường để có đủ hành trang và sự tự tin chocuộc sống, cũng như có đầy đủ kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ phục chocông việc sau này được thuận lợi nhất Vì vậy mỗi cá nhân trong nhóm hiểuđược tầm quan trọng của công tác Lưu trữ cũng như có thêm hành trang kiến

thức sau này ra trường, nhóm em xin chọn đề tài “Công tác Lưu trữ tài liệu tại Khoa Đào tại chức và Bồi dưỡng - trường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài

bài tiểu luận của nhóm

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này, nhóm em đã từng đi thực tập ở các cơ quan, công

ty và qua tham khảo ý kiến cá nhân của các thành viên trong nhóm và đã quyết

định sử dụng tư liệu trong “Báo cáo thực tập của bạn Nguyễn Minh Hạc (là thành viên trong nhóm để làm đề tài)” Đây là “Báo cáo thực tập của bạn Nguyễn Minh Hạc” được thực hiện khi thực tập tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi

dưỡng - trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Báo cáo này đã cung cấp cho chúng

em những số liệu về công tác Lưu trữ và đồng thời giúp cho nhóm em viết đượcchương 1 và chương 2 được hiệu quả và thuận lợi nhất có thể.

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu, thu thập những thông tin về công tác Lưu trữ để đưa ra nhữnggiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác Lưu trữ đối với khoa Đào tạo tạichức và Bồi dưỡng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội được sát thực nhất

- Kiểm chứng lại kiến thức tại trường cũng như củng cố thêm kiến thức đã học

4 Đối tượng nghiên cứu

Công tác Lưu trữ tài liệu tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đồng thời cho chúng em thấy được tầm quan trọng cũng như giá trị củaviệc Lưu trữ tài liệu cần thiết và cũng như việc cần thiết phải Lưu trữ lại các tài liệu

5 Phạm vi nghiên cứu

- Không gian Khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng tại trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

- Thời gian nghiên cứu Công tác Lưu trữ từ năm 2001 đến năm 2008

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

Trong đề tài ngoài phần Mở đầu, kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, đề

tài được bố cục thành 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu và khái quát

về Khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.

Chương 2: Thực trạng về công tác lưu trữ tài liệu tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tài liệu tại khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Chương 1.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ

KHÁI QUÁT VỀ KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

1.1 Một số vấn đề lý luận về công tác lưu trữ tài liệu

1.1.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra nhữngphương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn Một trong nhữngphương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản)

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhucầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy tài liệu lưutrữ cũng có những nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ Quanđiểm về tài liệu lưu trữ ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự pháttriển của xã hội con người Vì vậy công tác lưu trữ được định nghĩa như sau:

“ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu được phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước” [7, Tr 17]

1.1.2 Mục đích công tác lưu trữ

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ cácnhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tinquá khứ có trong tài liệu lưu trữ

Mục đích của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chínhđáng của xã hội và của mỗi con người

Công tác lưu trữ tổ chức tốt sẽ giúp các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ

và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh dạo và cán bộ trong quátrình thực hiện công việc

1.1.3 Ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thôngtin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh

hưởng trực tiếp tới họat động quản lý

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Ngày nay, những yêu cầu mới của của công tác quản lýnhà nước, quản lý xã hội công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng với cáclĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin

có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý và tính chấtlàm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định Vai trò của công tác lưu trữđối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước thể hiện cụ thể như sau:

“ Ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai cấp mình Ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân Ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên,

xã hội và tư duy Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng nhất, chính xác nhất cho việc nghiên cứu lịch sử Ý nghĩa văn hoá: Tài liệu lưu trữ là một di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc Tài liệu lưu trữ phản ánh những thành quả lao động sáng tạo

về vật chất và tinh thần của nhân dân ta qua các thời kỳ lịch sử.” [7, Tr 14]

1.1.4 Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà Nước với các chức năngbảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ tài liệu có cácchức năng sau:

- Giúp Nhà Nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phônglưu trữ quốc gia

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ quốc gia góp phầnthực hiện tốt đường lối chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước đề ra tronggiai đoạn cách mạng

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cáchthống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề về thực hiện chức năng tổchức và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia

1.1.5 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệuvăn thư Làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để bổ

sung cho kho tài liệu.

Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyếtxong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việcphân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai thác

Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tìnhtrạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất côngkhôi phục và lập lại hồ sơ “ Lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốthơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”

Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trongcông tác văn thư

1.2 Khái quát chung về Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội và Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường Đại Học Nội Vụ

Hà Nội

* Giai đoạn từ 1971 – 2005 (trường Trung cấp)

Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyếtđịnh số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng, theo Quyếtđịnh Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngànhVăn thư, Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộđang làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước

Về cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 208/TCCB ngày 25 tháng 11 năm

1972 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, tổ chức bộ máy của Trường gồm: BanGiám hiệu có Hiệu trưởng và Hiệu phó; 3 phòng, ban chức năng: Phòng Giáo

vụ, Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức, Ban xây dựng cơ bản; 3 Tổ bộ môn:

Tổ Văn thư, Tổ Lưu trữ, Tổ Chính trị, Ngoại ngữ, Thể dục, Quân sự Nhữngngày đầu thành lập Trường chỉ có 12 người với một bộ máy rất gọn nhẹ

Ngày30/4/1992 Phân hiệu phía Nam được nâng cấp thành Trường Trunghọc Văn thư - Lưu trữ II nên giai đoạn này cơ cấu tổ chức của Trường có sự thayđổi, ngày19/6/1993 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ký Quyết định số 57/QĐ-LTNN về tổ chức bộ máy của Trường, theo đó bộ máy của Trường gồm:

- Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng;

- Phòng Đào tạo;

- Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức;

- Tổ Bộ môn Văn thư;

- Tổ Bộ môn Lưu trữ;

- Tổ Bộ môn Khoa học cơ bản cơ sở

Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ vănphòng I thành Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I Từ đây Trườnglại mang một tên gọi mới gần với tên gọi khi mới thành lập, tuy nhiên tên gọi đókhông làm ảnh hưởng đến quá trình đào tạo và sự phát triển của Nhà trường

Ngày 27/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã kýQuyết định số 39/QĐ-VTLTNN về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I.Theo đó, Trường có vị trí và chức năng: Trường là tổ chức sự nghiệp của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng đào tạo người lao động ở trình độtrung học chuyên nghiệp và các trình độ thấp hơn, đáp ứng nhu cầu học tập của

xã hội và nhu cầu nhân lực của các ngành nghề thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ,hành chính văn phòng cùng các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định củapháp luật

Với sự phát triển về tổ chức bộ máy từ 3 phòng chức năng 3 tổ chuyênmôn với 54 cán bộ viên chức của giai đoạn 1992-2000 đến cuối năm 2004 tổchức bộ máy của trường có 5 phòng chức năng, 5 khoa chuyên môn và 2 trungtâm với lực lượng cán bộ giáo viên là 107 người điều này thể hiện sự cố gắngcủa lãnh đạo Nhà trường và toàn thể cán bộ giáo viên của trường

*Giai đoạn từ 2005 – 2011 (trường Cao đẳng)

Trước đòi hỏi ngành và của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng phục

vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá, trên cơ sở kinh nghiệm và khả năngthực tế của Trường về cơ sở vật chất, ngành nghề đào tạo, đội ngũ giáo viên,ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữTrung ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục của BộGiáo dục và Đào tạo, Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng

*Giai đoạn từ tháng 11/2011 (trường Đại học)

Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của đất nước,thực trạng nguồn nhân lực ngành Nội vụ hiện còn hạn chế, số lượng, chất lượngchưa ngang tầm với đòi hỏi của tình hình mới Trình độ và năng lực của cán bộcông chức, viên chức cònthiếu hụt Công tác phát triển nguồn nhân lực từ khâutạo nguồn, đào tạo gặp nhiều khó khăn nên vẫn chưa đạt được những kết quả

như mong muốn Trong thực tế Bộ Nội vụ chưa có trường đại học đào tạo nguồnnhân lực phục vụ nhiệm vụ quản lý của Bộ

Do vậy, Ban cán sự Đảng bộ Bộ Nội vụ đã chủ trương sớm thành lậptrường đại học để đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao, đáp ứng yêu cầu kỹthuật, nghiệp vụ, bám sát nhiệm vụ quản lý của Bộ, nhất là những lĩnh vực màchưa có một trường đại học nào đào tạo Chủ trương đó đã được triển khai bằngQuyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 04/10/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ phêduyệt Đề án “Quy hoạch Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội từ năm 2010 đến năm2020”, trong đó có việc nâng cấp Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội thànhTrường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số 2016/QĐ-TTg, ngày14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc Thành lập Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội [ 9 ; Tr 01]

* Vị trí chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngày 19 tháng 04 năm 2012, Bộ nội vụ đã ra Quyết định số

347/QĐ-BNV về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội [PL 02, Tr 31]

- Vị trí và chức năng : Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục

đại học công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, cóchức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học vàsau đại học trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa họccông nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làđơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng tạikho bạc nhà nước và ngân hàng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chínhtại thành phố Hà Nội

- Nhiệm vụ, quyền hạn :

“ Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép

- Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.” [ 10; Tr 1 - 2 ]

* Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội

[PL 03, Tr 32]

1.2.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng của trường Đại học Nội vụ Hà Nộiđược thành lập theo quyết định số 217/QĐ-ĐHNV ngày 24 tháng 04 năm 2012

[PL 04, Tr 33]

* Vị trí và chức năng của Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng :

Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu, giúp Hiệu trưởng quản lý và tổ chức thựchiện quá trình đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học, bậc trung cấp chuyên nghiệpchính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn

* Nhiệm vụ và quyền hạn :

- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; xây dựngthời khóa biểu, bố trí và điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớpthuộc Khoa quản lý;

- Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa; xây dựng pháttriển đội ngũ viên chức và cơ sở vật chất trong Khoa; tăng cường các điều kiệnbảo đảm chất lượng đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học và trung cấp chuyênnghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;

- Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của người học thuộckhoa Quản lý và cấp chứng chỉ học phần cho người học các bậc, hệ vừa làmvừa học, trung cấp chuyên nghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắnhạn thuộc Khoa quản lý

- Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan Lập bảng điểmtoàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Trường;

- Chủ trì, tìm kiếm đối tác liên kết về đào tạo các bậc, hệ vừa làm vừa học,trung cấp chuyên nghiệp chính quy ngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;

- Đề xuất chỉ tiêu, tổ chức tuyển sinh; quản lý và tổ chức quá trình đàotạo các bậc đào tạo hệ vừa làm vừa học, bậc trung cấp chuyên nghiệp chính quyngoài trường và bồi dưỡng ngắn hạn;

- Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo và các khoa, trung tâm xây dựngchương trình, nội dung giảng dạy các lớp bồi dưỡng ngắn hạn;

- Đôn đốc việc thu học phí từ người học Cử cán bộ phụ trách các lớp doKhoa quản lý theo phân cấp của Hiệu trưởng;

- Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần, thi tốtnghiệp hệ vừa làm vừa học và đào tạo từ xa Tổ chức khai giảng, bế giảng và

trao bằng tốt nghiệp, bảng điểm toàn khóa cho người học thuộc Khoa quản lý;

- Thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ, dịch vụ tư vấn, bồi dưỡngchuyên môn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân thuộc lĩnh vực đàotạo của Trường;

- Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệutrưởng Xác nhận số giờ giảng của giảng viên thuộc các lớp đào tạo do Khoa quản lý;

- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượnghoạt động khoa học công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng giao

*Tiểu kết:

Trong Chương 1 chúng em đã trình bày một số lý luận về công tác lưu trữ

khai thác được khái niệm, vị trí, yêu cầu của tài liệu

Bên cạnh đó chúng em đã trình bày những cái nét khái quát về Khoa Đàotạo tại chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Những vấn đề tìm hiểu trong Chương 1 là cơ sở cho chúng em triển khai Chương 2, Chương 3 một cách có hiệu quả.

Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI.

2.1 Tình hình lưu trữ tài liệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội :

“Công tác Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.” [ 7; Tr.17]

Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, công tác lưu trữ làmột mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước

Hiện nay công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt dưới sựchỉ đạo của Trưởng Phòng Hành chính – Tổng hợp, 02 cán bộ làm công tác vănthư kiêm công tác lưu trữ

Kho lưu trữ của Trường được đặt ở tầng 7 nhà A, có các thiết bị bảo quảnnhư: giá, tủ, cặp, hộp

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội” [7 ; Tr 10].

Do vậy đòi hỏi cán bộ lưu trữ luôn có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hànhnghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.”

2.2 Nội dung công tác Lưu trữ khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng.

“Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu cá nhân

Công tác Lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu được phục vụ xã hội Vì vậy, công tác Lưu trữ là một

mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước” [ 7 ; Tr.17].

Công tác Lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt dưới sự chỉ đạocủa Phòng Hành chính – Tổng hợp Do khối tài liệu của Trường không nhiềunên không có cán bộ Lưu trữ chuyên trách mà là một cán bộ văn thư kiêm lưu trữ

“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị, được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.” [ 7; Tr 10].

Thành phần chủ yếu trong phông lưu trữ của Trường là tài liệu lãnh đạochỉ đạo của Bộ Nội vụ, của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Giáo dục vàĐào tạo Tài liệu của các cơ quan hữu quan Tài liệu do trường mình sản sinh ratrong quá trình hoạt động, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trường

Loại hình tài liệu: Tài liệu hiện nay của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làtài liệu thuộc phông lưu trữ trường (phông mở), tài liệu được hình thành từ khithành lập (18/12/1971) Thành phần tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính, cómột số tài liệu khoa học kỹ thuật về thiết kế xây dựng các công trình hạng mụccủa Trường và một số ít tài liệu nghe nhìn phản ánh các hoạt động của Trườngnhân dịp kỷ niệm các ngày lễ, kỷ niệm thành lập trường, lễ chuyển trường, lễkhai giảng, bế giảng…chủ yếu là các bức ảnh

Nội dung của tài liệu: Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động củaTrường rất đa dạng về thành phần và phong phú về nội dung, phản ánh một cáchchân thực và khách quan nhất những diễn biến sự kiện của trường Đặc điểm lớnnhất của tài liệu là có giá trị hiện hành kéo dài Điều đó xuất phát từ chức năng,nhiệm vụ của Trường Do trường có chức năng đào tạo nên mọi vấn đề đều phảnánh và liên quan đến công tác đào tạo

Công tác lưu trữ tại Trường được sự quan tâm, chú trọng của lãnh đạo.Hiện nay kho lưu trữ của Trường bảo quản được rất nhiều hồ sơ, tài liệu quantrọng phục vụ cho việc nghiên cứu

Về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Tất cả tài liệu lưu trữ trong kho đãđược chỉnh lý thành hồ sơ, đơn vị bảo quản Các hồ sơ được sắp xếp theo cặphộp có tiêu đề và đưa lên giá tủ theo đúng mặt hoạt động tài liệu đó phản ánh.Tài liệu của trường hiện đang được bảo quản an toàn trên kho tại tầng 7 nhà Avới diện tích 30m2

Về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: Trường có 02 cán bộ văn thư kiêmlưu trữ hơn nữa kho lưu trữ được đặt tại tầng trên cùng của tòa nhà cán bộ nênrất ngại khai thác, công tác sử dụng còn rất hạn chế Công cụ tra cứu duy nhất làmục lục hồ sơ

Trong Khoa Đào tạo tại chức phân công 01 cán bộ kiêm nghiệm về côngtác văn thư – lưu trữ Cứ mỗi năm sau khi kết thúc công việc, cán bộ chuyên

môn của khoa phải nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan

2.2.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

“ Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên

quan đến việc xác định nguồn vốn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ

cơ quan và phông lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định.” [ 7; Tr.77].

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của khoa chủ yếu là tài liệu được hìnhthành trong quá trình hoạt động của khoa và trường; Nguồn thu thập, bổ sungchủ yếu của khoa là tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của khoa(bao gồm tài liệu từ Ban Giám hiệu, các phòng ban chức năng thuộc trường hay

2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu :

“ Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và

cá nhân Những tài liệu này là công cụ phục vụ cho việc giải quyết công việc hàng ngày Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ phục vụ cho khai thác

sử dụng lâu dài Phần lớn những tài liệu không còn giá trị phải được loại ra và làm thủ tục tiêu hủy Như vậy một công việc rất quan trọng của các lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử là phải tiến hành xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.” [ 7; Tr 41]

Sau khi Xác định giá trị tài liệu trong công tác Văn thư, loại ra những tàiliệu trùng thừa, không có giá trị, các bản nháp, bản dự thảo và lập hồ sơ thì tạigiai đoạn xác định giá trị tài liệu trong công tác Lưu trữ thì hồ sơ sẽ được kiểmtra lại về mặt giá trị và có thể điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đã được xác địnhtrong giai đoạn văn thư Điểm khác trong công việc xác định thời hạn bảo quản

so với giai đoạn văn thư là ở chỗ văn thư được đánh giá hồ sơ rời lẻ, còn lưu trữ

cơ quan đánh giá một cách tổng hợp

Ở giai đoạn này việc xác định giá trị tài liệu có thể tiến hành độc lập kết