THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM 4 LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU 4 1.1.1 . Lịch sử hình thành 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung Tâm 5 1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC 7 1.2.1.Chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 9 2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 9 2.1.1. Về công tác tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ 9 2.1.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở Trung tâm 10 2.1.3. Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ 14 2.1.4. Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ 14 2.1.5. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ 15 2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 16 2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 16 2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ tài liệu 19 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 23 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 24 2.2.4.1. Công tác thống kê 24 2.2.4.2. Hệ thống công cụ tra cứu 25 2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 26 2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 27 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. 32 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 32 3.1. BÁO CÁO TÓM TẮT NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 32 3.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 33 3.2.1. Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 33 3.2.2. Một số giải phápnhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung Tâm Lưu trữ Quốc Gia I. 36 3.3. Một số kiến nghị 37 PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 1.1.LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU 1.1.1 Lịch sử hình thành .4 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung Tâm 1.2.CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC .7 1.2.1.Chức .7 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 2.1 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ .9 2.1.1 Về công tác tổ chức bố trí cán làm công tác lưu trữ 2.1.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản Trung tâm 10 2.1.3 Soạn thảo ban hành văn quản lý công tác văn thư lưu trữ 13 2.1.4 Về việc thực văn đạo hướng dẫn công tác lưu trữ 14 2.1.5 Đào tạo bồi dưỡng cán công chức viên chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ 15 2.2 HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ .16 2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 2.2.2 Công tác phân loại hồ sơ tài liệu 19 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu .22 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.4 Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ .24 2.2.4.1 Công tác thống kê 24 Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 2.2.4.2 Hệ thống công cụ tra cứu 25 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 26 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu 27 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN 32 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 32 3.1 BÁO CÁO TÓM TẮT NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 32 3.2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .33 3.2.1 Đánh giá chung công tác lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 33 3.2.2 Một số giải phápnhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trung Tâm Lưu trữ Quốc Gia I .37 3.3 Một số kiến nghị 38 PHỤ LỤC 41 Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi A PHẦN MỞ ĐẦU LỜI NÓI ĐẦU Xã hội ngày phát triển nhu cầu trao đổi thông tin người ngày cao diễn nhu cầu tất yếu Trong việc trao đổi thông tin, việc trao đổi trực tiếp người có nhiều phương tiện nhiều cách thể gián tiếp khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Văn trở thành phương tiện hoạt động quản lý mình, sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh để điều hành quản lý xã hội, pháp lý để truy cứu trách nhiệm … Vì vậy, người nhận thức vai trò quan trọng văn Họ biết giữ lại văn quan trọng để sử dụng cần thiết, phương tiện xác, phản ánh thực, ghi chép lại học kinh nghiệm hoạt động người nên trở thành tài sản quý giá để lưu truyền cho đời sau Đó gọi “ Tài liệu lưu trữ” “Tài liệu lưu trữ nhớ xã hội, dân tộc Không muốn ký ức mình, dân tộc, xã hội lại phải nhớ tất cả, điều kiện để tồn dân tộc đó.Nhớ, để hoài niệm, mà để sống, để phát triển tới tương lai.Một tế bào cần phải nhớ chi xã hội”- GS.Hà Văn Tấn Lời Giáo sư cho thấy vai trò tài liệu lưu trữ khứ, tương lai.Chúng vừa có giá trị lịch sử, vừa có giá trị thực tiễn, phục vụ mặt khác đời sống xã hội nói chung nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý nói riêng Chính đất nước Việt Nam tài liệu lưu trữ xem tài sản chung toàn dân, Đảng Nhà nước quan tâm quản lý thống Chính đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nên “Công tác lưu trữ” đời Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, pháp chế thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.Ngay từ ngày đầu giành độc lập, Chủ Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi tịch Hồ Chí Minh quan tâm đến công tác lưu trữ.Công tác coi mắt xích thiếu máy quản lý Nhà nước nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Trường Trung học Văn thư-Lưu trữ Trung ương I đượcthành lập theo Quyết định số: 109/QĐ-BT Bộ trưởng Phủ Thủ tướng Đến ngày 15 tháng năm 2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ký Quyết định số: 3225/QĐBGD&ĐT-TCCB việc thành lập trường Cao đẳng Văn thư-Lưu trữ Trung ương I sở Trường Trung học Văn thư-Lưu trữ Trung ương I Đứng trước đòi hỏi ngành xã hội nguồn nhân lực có chất lượng, ngày 14 tháng 11 năm 2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số: 2016/QĐ-TTg việc thành lập trườngĐại học Nội vụ Hà Nội đạo quản lý trực tiếp Bộ Nội vụ Thực theo đường lối, chủ trương Đảng Nhà nước hoạt động quản lý, trường đào tạo ngành nghề phục vụ cho công tác văn phòng như: Văn thư-Lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực,… Thực phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”sau hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Văn thư-Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên quan kéo dài từ ngày 29 tháng năm 2016 đến ngày 29 tháng năm 2016 Đợt thực tập tạo hội cho sinh viên cọ xát với thực tiễn, vận dụng kiến thức lý luận học để giải số vấn đề cụ thể công tác văn thư lưu trữ Mặt khác bước đầu rèn luyện cho sinh viên phong cách làm việc khoa học, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp người cán văn thư, cán lưu trữ tương lai, tránh bỡ ngỡ tiếp xúc với công việc sau Bởi lẽ người xưa có câu “Trăm hay không tay quen”, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ kiến thức học từ thầy cô sách tảng trang bị ghế nhà trường Những vốn kiến thức thân người có trải nghiệm thực tế công việc để thực hiểu ứng dụng tất mà thầy cô trang bị cho vào thực tế công việc, Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi từ gặt hái cho kinh nghiệm cần thiết tạo cho bắt đầu trọn vẹn tự tin Được giới thiệu Nhà trường, Khoa Văn thư-Lưu trữ em đến liên hệ nhận đồng ý tiếp nhận thực tập Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia I với chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ Trong lần thực tập em có hội sâu vào tìm hiểu: “Thực trạng công tác lưu trữ Trung Tâm Lưu Trữ Quốc Gia I” Lựa chọn nội dung nhằm mục đích giúp em hiểu sâu tầm quan trọng công tác lưu trữ, hiểu rõ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ khâu nghiệp vụ thực quan, tổ chức Sau báo cáo thu hoạch thực tập thể kết em sau gần tháng thực tập Trung Tâm Lưu trữ Quốc Gia I Trong báo cáo phần mở đầu, kết luận phụ lục nội dung báo cáo chia làm ba chương: CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ LÀM ĐƯỢC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm thực tế hạn chế nên việc phân tích báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót Vì mong thầy cô giáo trường, cán bộ, nhân viên Trung tâm giúp đỡ, nhận xét đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Qua em xin gửi lời cám ơn chân thành tới thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ, cán nhân viên Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I nhiệt tình hướng dẫn em suốt thời gian thực tập trường quan Em xin chân thành cám ơn! Hà Nội, ngày 29 tháng năm 2016 Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Sinh viên Trương Thị Nhung NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I - Trung tâm Lưu trữ quốc gia I bốn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục văn thư lưu trữ Nhà nước - Trủ sở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I địa chỉ: Số 18 phố Vũ Phàm Hàm – phường Yên Hòa – Cầu Giấy – Hà Nội Số điện thoại: 0438252527 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU 1.1.1 Lịch sử hình thành Ngay sau đất nước giành độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ phương diện kiến thiết quốc gia nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu chưa phép quan có thẩm quyền Năm 1954 hoà bình lập lại miền Bắc đến năm 1960 bắt đầu thời kỳ xây dựng Chủ nghĩa xã hội Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội với khối lượng lớn tài liệu tay trở thành tài sản chung đất nước Lúc này, kho lưu trữ Trung ương chức, máy nhà nước lề lối làm việc phải chấn chỉnh cho phù hợp.Vì vậy, việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày đòi hỏi cấp thiết Đến ngày 4/9/1962Hội đồng phủ ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận kho lưu trữ Trung ương Bộ Văn hoá chuyển giao Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội thức hoá tên gọi Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Căn Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 Hội Đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước định 223-CT ngày 08/8/1988 chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Trung tâm lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước Quyết định 385/QĐ-TC thực việc đổi tên kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành trung tâm lưu trữ Quốc gia, Điều định Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung Tâm a Vị trí chức năng: Theo Quyết định số 164/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia I thìTrung tâm có Vị trí chức sau: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có chức sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở trước địa bàn từ Quảng Bình trở phía Bắc theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội b Nhiệm vụ quyền hạn:  Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan tổ chức cá nhân:  Tài liệu thời kỳ phong kiến;  Tài liệu thời kỳ Pháp thuộc xứ Bắc kỳ;  Tài liệu quyền than Pháp vùng tạm bị chiếm từ năm 1946 đến năm 1954;  Tài liệu khác giao quản lý  Thực hoạt động lưu trữ  Sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ, tư liệu lưu trữ phông, sưu tập thuộc phạm vi trực tiếp quản lý Trung tâm;  Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;  Thực biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; xếp, vệ sinh tài liệu kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài liệu biện pháp khác;  Xây dựng quản lý sở liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ;  Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm  Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm  Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục Trưởng  Thực dịch vụ công dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng  Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao c Cơ cấu tổ chức: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi  Lãnh đạo Trung tâm - Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có Giám đốc không 03 Phó Giám đốc - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm - Các Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách  Cơ cấu tổ chức: gồm 08 phòng chức - Phòng sưu tầm chỉnh lý tài liệu - Phòng Bảo quản tài liệu - Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu - Phòng Tin học Công cụ tra cứu - Phòng Đọc - Phòng Hành - Tổ chức - Quản trị - Phòng Kế toán - Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị thuộc Trung tâm 1.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC Theo Quyết định số 243/QĐ-TTLTI ngày 19 tháng 11 năm 2013 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng Hành chính- Tổ chức- Quản trị sau: 1.2.1.Chức Tổ chức thực nhiệm vụ thuộc công tác tổ chức cán bộ, thông tin tổng hợp; quản lý công sản, công tác quản trị; bảo đảm sở vật chất điều kiện làm việc phục vụ cho toàn hoạt động Trung tâm Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng kế hoạch công tác Trung tâm, theo dõi đôn đốc đơn vị thuộc Trung tâm việc triển khai thực kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin xây dựng báo cáo công tác Trung tâm - Quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm - Sao chụp tài liệu phục vụ công tác chuyên môn độc giả - Xây dựng, cải tiến tổ chức máy làm việc Trung tâm đáp ứng yêu cầu giai đoạn; xây dựng quy chế, lề lối làm việc Trung tâm đơn vị thuộc Trung tâm - Quản lý biên chế lao động, tiền lương; thực chế độ sách nhà nước viên chức Trung tâm - Quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp, thực nhiệm vụ bảo vệ trị nội - Xây dựng tổ chức thực biện pháp quản lý trụ sở, xe ô tô, vật tư, tài sản, máy móc thiết bị sở vật chất Trung tâm - Đảm bảo sở vật chất điều kiện làm việc cho hoạt động quan, chăm lo cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho viên chức theo điều kiện thực tế Trung tâm - Tổng hợp theo dõi công tác thi đua, sáng kiến cải tiến kỹ thuật Trung tâm - Thực công việc đối ngoại - Tham gia nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thực tiễn đơn vị - Trực tiếp quản lý vật tư, tài sản, biên chế Trung tâm giao cho đơn vị - Tham gia thực công việc phòng cháy, chữa cháy phòng chống lụt bão Trung tâm - Soạn thảo văn báo cáo chuyên đề theo chức năng, nhiệm vụ đơn vị để Trung tâm ban hành - Thực công việc cụ thể khác Trung tâm Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi năm 1945 trở trước, cụ thể quản lý phông lưu trữ thời kỳ phong kiến thời kỳ thuộc địa quyền cai trị Chủ nghĩa thực dân Pháp số phông tài liệu quyền thực dân Pháp sau năm 1945 phòng Bảo Đại Hà Nội, phòng Bảo Đại Đà Lạt… Sau nhiều năm hoạt động, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I không trung tâm lưu trữ mà trung tâm văn hóa, xã hội, giao lưu lịch sử, thăm quan kiến trúc…Nơi lưu trữ nhiều tài liệu quý báu Nhà nước mang nhiều giá trị lịch sử tinh thần…–9/2011, tổ chức máy Trung tâm bao gồm phòng ban chức năng: Phòng Hành – Tổ chức – Quản trị Phòng Sưu tầm chỉnh lý tài liệu Hán – Nôm Phòng Sưu tầm chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp Phòng Tin học công cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Công bố giới thiệu tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Kế toán Phòng Bảo vệ phòng cháy chữa cháy Đến tháng 10 năm 2015 sát nhập hai phòng sưu tầm chỉnh lý tài liệu tiếng pháp phòng chỉnh lý sưu tầm tài liệu hán nôm thành phòng chỉnh lý sưu tầm tài liệu Cho đến Trung tâm có 08 phòng chức năng: Phòng sưu tầm chỉnh lý tài liệu Phòng Bảo quản tài liệu Phòng Công bố Giới thiệu tài liệu Phòng Tin học Công cụ tra cứu Phòng Đọc Phòng Hành - Tổ chức - Quản trị Phòng Kế toán Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Mỗi phòng ban chức giao nhiệm vụ khác nhau, tựu chung lại thành chuỗi hệ thống vận hành linh hoạt hiệu Phụ lục 03: LỊCH SỬ PHÔNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I Phông Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có khoảng 80 mét giá tài liệu, hình thành chủ yếu từ hoạt động Trung tâm từ năm 1962 đến 2009, chỉnh lý xếp theo hồ sơ, đơn vị bảo quản rõ ràng…Tài liệu phông chủ yếu tài liệu hành chính, phần tài liệu liên quan đến mảng Xây dựng với số tài liệu kỹ thuật Nội dung tài liệu phông chủ yếu phản ánh mặt hoạt động Trung tâm như: - Tài liệu công tác Hành - Tổng hợp - Tài liệu công tác tổ chức cán lao động tiền lương; - Tài liệu tài vụ; - Tài liệu thu nhập, chỉnh lý, đánh giá, công cụ tra cứu, bảo quản, phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu nghiên cứu khoa học hợp tác quốc tế… Với khối tài liệu hình thành qua nhiều năm, khối lượng tương đối lớn, mặt khác lại thu thập bổ sung hàng năm nhiều nên quan tâm Lãnh đạo quan, tài liệu lưu trữ hành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I xem xét tiến hành chỉnh lý theo giai đoạn theo phương án phân loại Thời gian – Mặt hoạt động…đã lựa chọn Quá trình chỉnh lý tiến hành nhiều lần, tài liệu phông lập hồ sơ, trang bị đầy đủ phương tiện bảo quản như: giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, đồng thời trọng kho bảo quản khô ráo, thoáng đãng, người qua lại, đồng thời ngày cải thiện sở vật chất trang bị máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa, hệ thống thông gió…giúp tài liệu bảo quản tương đối tốt, tình trạng vật lý tài liệu đảm bảo cao, bị ẩm, mốc, côn trùng cắn phá, vàng, giòn tài liệu…Tài liệu phông sau Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi chỉnh lý xây dựng hệ thống mục lục hồ sơ nhằm giúp cho việc thống kê tra tìm tài liệu tiến hành cách thuận lợi nhanh chóng Phụ lục số 4: CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM NHÀ NƯỚC Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I Hà Nội, ngày tháng năm 2015 BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn tình hình tài liệu thu cá nhân, đơn vị thuộc Trung tâm I từ năm 2012 trở trước tình hình tài liệu có đơn vị Theo Kế hoạch số 201/ KH - TTLTI ngày 13/8 /2015 thu hồ sơ, tài liệu cá nhân, đơn vị thuộc TTLTI năm 2013; Phòng Hành - Tổ chức - Quản trị tiến hành thu hồ sơ, tài liệu Ban Giám đốc 09 đơn vị chức thuộc Trung tâm Vào hồi……….ngày tháng……năm 2015, phòng: Chúng gồm: BÊN GIAO: đại diện là: - Ông (bà)……………………………………………………………… Chức vụ công tác/chức danh: ………………………………………… Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan), đại diện là: - Bà: Nguyễn Thị Loan, phòng Hành - Tổ chức - Quản trị; - Bà: Đỗ Thị Huyền Trang, phòng Hành - Tổ chức - Quản trị Chức vụ công tác/chức danh: Lưu trữ viên trung cấp Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Hồ sơ, tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: + Quy mét giá: ………….mét Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo: Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ quan) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên ghi rõ họ tên) Sinh viên: Trương Thị Nhung ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục số 5: Báo cáo thống kê sở tài liệu lưu trữ hành năm 2015 Nơi gửi: Trung tâm Lưu Trữ Quốc gia I Nơi nhận: Cục Văn Thư Lưu Trữ Nhà Nước Nội dung báo cáo Đơn vị tính A B I Tổ chức, nhân làm công tác lưu trữ hành(tính đến 24h Số lượng 01 ngày 31/12 năm bỏo cỏo) Tên tổ chức lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Người 01 Trong đó: + Nữ Người 01 + Kiêm nhiệm Người - Trình độ chuyên môn- nghiệp vụ + Trìnhn đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người + Trình Đại học khác Người + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người + Đại học khác Người + Trung cấp văn thư, lưu trữ Người + Trung cấp khác Người 01 + Sơ cấp - Ngạch CCVClưu trữ + Nhân viên lưu trữ Người + Cán lưu trữ Người + Chuyên viên lưu trữ Người + Chuyên viên lưu trữ Người + Chuyên viên cao cấp lưu trữ Người - Độ tuổi + Dưới 25 Người + Từ 25 đến 35 Người + Từ 36 đến 45 Người + Từ 46 đến 55 Người + Trờn 55 Người 01 II Lập hồ sơ hành - Tổng số hồ sơ lập năm ( tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h Hồ sơ 350 X X ngày 31/12 năm báo cáo) - Danh mục hồ sơ ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi III Tài liệu lưu trữ hành - Tổng số phông Phông 01( chỉnh lý lại vào năm 2011) - Tổng số mét giá tài liệu( lập thành hồ sơ) m 45 IV Trang thiết bị, kho bảo quản dựng cho lưu trữ quan ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo) m2 45m2 Giá bảo quản tài liệu Chiếc 15 Máy vi tínnh Chiếc 01 Diện tích kho lưu trữ hành Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Ngày tháng 12 năm 2015 Giám đốc Hà Văn Huề Nguyễn Thị Loan Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục 06: Bên Trong mẫu sổ theo dõi vào kho lưu trữ Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục số 07: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục 08: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục 09: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Phụ lục 10: Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13 Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Kho Lưu trữ Bảo quản Tài liệu hành Kho Lưu trữ Bảo quản Tài liệu lịch sử Sinh viên: Trương Thị Nhung Lớp: CĐ VTLT K13