Thực trạng công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I hiện nay

Về công tác tổ chức và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ

Viên chức làm công tác lưu trữ của Trung tâm được trang bị đầy đủ các vật dụng bảo hộ lao động như: áo blu, giày, khẩu trang, mũ vải,… Ngoài ra, cũng được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại như: Máy vi tính kết nối mạng và sử dụng phần mềm chuyên biệt để quản lý văn bản phục vụ nhập dữ liệu, tra cứu thông tin, máy in, máy điện thoại, máy photo, xe đẩy chuyên chở tài liệu, các loại văn phòng phẩm,…tạo điều kiện thuận lợi trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và giúp phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành tại cơ quan đạt được hiệu quả cao nhất, thông tin được tra tìm nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Hiện tại, tài liệu của Trung tâm I từ khi thành lập đến năm 2007 đã được chỉnh lý (tổng số khoảng trên 24m trong đó tài liệu vĩnh viễn 50 hộp, tài liệu có thời hạn 103 hộp, tài liệu loại khoảng 40 hộp) và sắp xếp trên 7 giá sắt chủ yếu gồm các loại tài liệu sau:Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng; Tài liệu về công tác kế toán; Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp; Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương; Tài liệu về xâng dựng cơ bản; Tài liệu về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát; Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt bão; Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả….

Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư lưu trữ

Hầu hết tài liệu đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là bản chính, bản gốc, có giá trị đặc biệt về mặt sử liệu đối với công chúng, nhất là đối với các nhà nghiên cứu lịch sử. Phông tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I được hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm từ năm 1962 cho đến nay, tập trung bảo quản trong kho lưu trữ bao gồm tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản…Tài liệu thuộc phông lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có khoảng 80 mét giá tài liệu.

Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi cấp trên đưa hoạt động cơ quan đi vào nề nếp không trái với khuôn khổ quy định của pháp luật. Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào trong đời sống xã hội cũng như trong hoạt động của một cơ quan cũng chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống văn bản này trong đó có công tác lưu trữ.

Đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức văn thư lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư lưu trữ

Nếu viên chức nào làm tốt sẽ được khen thưởng và ngược lại nếu viên chức nào chưa làm tốt thì bị xử lý tùy theo mức độ. Hai viên chức làm văn thư và lưu trữ thường xuyên được khen thưởng và biểu dương vì hoàn thành tốt các công việc được giao.

HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

Ban Giám đốc

Phòng Bảo Quản tài liệu

Phòng công bố và giới thiệu tài liệu

Phòng tin học và công cụ tra cứu - Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;

Phòng Đọc

Phòng Hành chính – Tổ chức - Tập lưu công văn đến của Bộ Nội vụ;

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Hồ sơ nâng lương, chuyển ngạch của cán bộ;.

Phòng Kế toán Tập lưu các hợp đồng;

Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy - Hồ sơ thi đua của cán bộ trong phòng;

• ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Hiện tại, tài liệu của Trung tâm I từ khi thành lập đến năm 2014 đã được chỉnh lý (tổng số khoảng trên 80m trong đó tài liệu vĩnh viễn 50 hộp, tài liệu có thời hạn 103 hộp, tài liệu loại khoảng 40 hộp) và sắp xếp trên 15 giá sắt chủ yếu gồm các loại tài liệu sau:Tài liệu về công tác thi đua khen thưởng; Tài liệu về công tác kế toán; Tài liệu về công tác Hành chính - Tổng hợp; Tài liệu về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương; Tài liệu về xâng dựng cơ bản; Tài liệu về công tác thanh tra; kiểm tra, giám sát; Tài liệu về công tác PCCC và phòng chống lụt bão; Tài liệu về công tác tiếp đón độc giả. Ngoài việc phục vụ nhu cầu của viên chức cơ quan thì Trung tâm lưu trữ Quốc gia I là một lưu trữ lịch sử chính vì vậy việc phát huy giá trị khối tài liệu đang được Trung tâm bảo quản là một nhiệm vụ trọng tâm hàng đầu của cơ quan Nhằm phát huy giá trị của tài liệu, Trung tâm đã áp dụng triệt để mọi hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như phục vụ độc giả tại phòng đọc, trưng bày triển lãm tài liệu, biên soạn sách, cấp bản sao và chứng thực tài liệu, công bố, giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng….

Phạm vi và đối tượng áp dụng

(Ban hành kèm theo Quyết định số ngày tháng năm 2013 của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I).

Giải thích từ ngữ

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dừi, giải quyết cụng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, cá nhân. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo qui định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của Trung tâm, cá nhân.

Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm phải thực hiện theo các qui định của pháp luật hiện hành về bí mật nhà nước. Thực hiện theo các qui định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

Soạn thảo văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Căn cứ tính chất, nội dung công việc, Lãnh đạo Trung tâm giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. - Trong trường hợp cần thiết đề xuất với Lãnh đạo Trung tâm xin ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Ký văn bản

Giám đốc Trung tâm ký tất cả các văn bản do Trung tâm ban hành.

Bản sao văn bản

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản, tàu liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo qui định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư 04/2013/TT-BNV.

Trình tự quản lý văn bản đến

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc hẹn giờ),. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Giải quyết và theo dừi, đụn đốc giải quyết văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Trình tự giải quyết văn bản đi Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau

Làm thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;.

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng của bản bản

Đăng ký văn bản

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng sổ) hoặc đăng ký trên máy tính. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 1. a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản. b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo. c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian qui định. Đóng dấu cơ quan. a) Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. b) Dấu đúng phải rừ ràng, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng mực dấu màu đỏ tươi theo qui định. c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Trung tâm hoặc tên của phụ lục. d) Đóng dấu giáp lai. Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.

Thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang. Đóng dấu độ khẩn, mật. Thủ tục phỏt hành, chuyển phỏt và theo dừi việc chuyển phỏt. Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ” “HOẢ TỐC” “KHẨN”. “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính. c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu đện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;. d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;. đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ;.

Trách nhiệm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi b) Đối với những văn bản “HẸN GIỜ” “HOẢ TỐC” “KHẨN”. “THƯỢNG KHẨN” phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính. c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu đện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;. d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;. đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của Trung tâm.

Giao nộp hồ sơ, tài liệu

- Viờn chức Trung tõm I trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết cụng việc được giao phải lập hồ sơ công việc. - Viên chức làm công tác văn thư cơ quan phải thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của văn thư vào lưu trữ hiện hành.

Bảo quản và sử dụng con dấu

Cuối mỗi năm, viên chức làm văn thư phải tiến hành việc kiểm tra công tác lập hồ sơ tại các đơn vị.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu

Quy định về việc đóng dấu

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Dấu phải đúng rừ ràng, ngay ngắn, đỳng mực dấu quy định; dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản do người ký văn bản quyết định; dấu đóng lên trang đầu của từng phụ lục và trùm lên một phần tên cơ quan ban hành văn bản hoặc tên của phụ lục đó.

Quy định về tổ chức lưu trữ

Quy định về phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Quy định về bảo quản

Quy định về sử dụng tài liệu

Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi - Các công chức, viên chức được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm I để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu khoa học. - Viên chức làm công tác lưu trữ hàng năm phải lập sổ đăng ký, quản lý độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu (lập sổ cho mượn hồ sơ, tài liệu,..).

Văn bản này thay thế Quyết định số 393/QĐ-TTI ngày 10 tháng 12 năm 2008 của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I về việc ban hành Quy định về

Thực hiện Quyết định này và Quyết định số 54/QĐ-TCCP ngày 26/06/1995 của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đã chuyển toàn bộ các phông tài liệu lưu trữ thuộc giai đoạn từ năm 1945 trở đi và già nửa số cán bộ nhân viên của mình sang Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Quá trình chỉnh lý được tiến hành khá nhiều lần, vì thế về cơ bản tài liệu trong phông hầu như đã được lập hồ sơ, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản như: giá, tủ, cặp, hộp đựng tài liệu, đồng thời chú trọng kho bảo quản luôn khô ráo, thoáng đãng, ít người qua lại, đồng thời ngày càng được cải thiện về cơ sở vật chất trang bị như máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa, hệ thống thông gió…giúp tài liệu được bảo quản tương đối tốt, tình trạng vật lý của tài liệu được đảm bảo khá cao, ít bị ẩm, mốc, côn trùng cắn phá, cũng như vàng, giòn tài liệu…Tài liệu trong phông sau khi được.