MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 8 1.1.1. Chức năng 8 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 13 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng hành chính tổng hợp 13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp 15 1.2.2.1 Chức năng 15 1.2.2.2 Nhiệm vụ 16 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng hành chính tổng hợp 17 1.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong Phòng Hành chính tổng hợp. 18 PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH 22 2.1. Tổng quan về phòng hành chính tổng hợp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 22 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp. 22 2.1.2. Vị trí và cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc tại bộ phận văn thư của Công ty. 23 2.2. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 23 2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đến 23 2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi. 29 2.2.3. Xây dựng và ban hành văn bản 34 2.2.4. Việc sử dụng con dấu tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 35 2.2.5 Lập hồ sơ và lưu hồ sơ 36 PHẦN III: KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1. Đánh giá chung về công tác văn thư của Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 38 3.1.1. Thuận lợi của công tác văn thư và những kết quả đạt được 38 3.3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư tại Công ty 39 3.2. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 40 3.3. Đề xuất, kiến nghị 40 KẾT LUẬN 45 LỜI CẢM ƠN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO 47 PHỤ LỤC 48
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Nguồn tài liệu tham khảo Lịch sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Bố cục đề tài PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY .5 CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 1.1.1 Chức .8 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Cơ cấu tổ chức .10 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 13 1.2.1 Tổ chức hoạt động Phòng hành tổng hợp 13 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng hành tổng hợp 15 1.2.2.1 Chức 15 1.2.2.2 Nhiệm vụ .16 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành tổng hợp 17 1.2.3 Mô tả việc phân công nhiệm vụ vị trí công việc Phòng Hành tổng hợp 18 PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI 22 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH 22 2.1 Tổng quan phòng hành tổng hợp Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 22 2.1.1 Cơ cấu tổ chức phòng Hành tổng hợp 22 2.1.2 Vị trí cách bố trí, xếp phòng làm việc phận văn thư Công ty 23 2.2 Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 23 2.2.1 Quản lý giải văn đến 23 2.2.2 Quản lý giải văn 29 2.2.3 Xây dựng ban hành văn .34 2.2.4 Việc sử dụng dấu Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 35 2.2.5 Lập hồ sơ lưu hồ sơ 36 PHẦN III: KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1 Đánh giá chung công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 38 3.1.1 Thuận lợi công tác văn thư kết đạt 38 3.3.2 Khó khăn điểm chưa đạt công tác văn thư Công ty 39 3.2 Nguyên nhân tồn công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 40 3.3 Đề xuất, kiến nghị 40 KẾT LUẬN .45 LỜI CẢM ƠN 46 TÀI LIỆU THAM KHẢO .47 PHỤ LỤC 48 Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Tuyết Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Ngày với phát triển xã hội, nhu cầu đòi hỏi người ngày cao Kiến thức nhân loại ngày tích lũy nhân rộng, chúng lưu giữ vật mang tin đa dạng; nhằm để truyền đạt lại kiến thức cho hệ nối tiếp bảo quản chúng Sự hiểu biết, trình độ khả chuyên môn đòi hỏi thiếu người Tuy nhiên, trọng vào việc học lý thuyết trường mà quên phải thực hành - điều quan trọng Mối quan hệ học hành lần nhấn mạnh qua câu: “Học đôi với hành” Với phương châm gắn liền lý luận với thực tiễn công tác đào tạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lí luận làm điểm tựa, làm sở cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ sung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lí luận Để đáp ứng phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng thực Kế hoạch thực tập ngành nghề Quản trị văn phòng năm 2012 - 2016 quan, đơn vị, tổ chức Việc thực tập giúp cho sinh viên làm quen với công việc quan, vận dụng kiến thức lí thuyết học ngồi ghế nhà trường vào công việc thực tế quan Đó dịp sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện phẩm chất đạo đức thủ thư, hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập kinh tế giới “ Cạnh tranh” vấn đề quan tâm hàng đầu doanh nghiệp Do doanh nghiệp nói chung Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh nói riêng muốn doanh nghiệp tồn phát triển lâu dài, bền vững phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho mối quan hệ, mà phương tiện để thực mối quan hệ văn bản, giấy tờ Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn bản, giấy tờ cầu nối doanh nghiệp với doanh nghiệp khác, tổ chức kinh tế với nhau, quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng…Qua văn bản, giấy tờ doanh nghiệp hiểu xích lại gần mối quan hệ làm ăn Chính mà văn thư công tác thiếu quản lý nhà nước quản lý sản xuất kinh doanh Nếu tổ chức tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Ngoài công tác văn thư sở vững đảm bảo cho việc giải công việc quan nhanh chóng, xác, có suất, chất lượng, đường lối sách Đảng Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải công việc trước mắt nghiên cứu sử dụng lâu dài Sau thời gian thực tập nghiên cứu Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Công ty đà phát triển lớn mạnh Số lượng văn bản, giấy tờ đến ngày tăng Vì công tác văn thư có vị trí quan trọng cần thiết cho hoạt động Công ty Hiện Công ty có nhiều cố gắng bước hoàn thiện công tác văn thư, song công tác nhiều bất cập Để tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư em chọn đề tài tìm hiểu “Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh” để viết báo cáo tốt nghiệp cho Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu đề tài nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu đề tài là: Công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Công ty - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Công ty đặc biệt công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ Công ty Cổ Phần Công nghệ Gia Linh Trong sâu nghiên cứu nghiệp vụ công ty này: + Quản lý giải văn đến + Quản lý giải văn đi, văn nội + Tổ chức lập hồ sơ hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ quan + Xây dựng ban hành văn + Quản lý sử dụng dấu Phạm vi nghiên cứu đề tài công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh nhằm hoàn thiện công tác phần giúp Công ty nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư nói riêng hoạt động Công ty nói chung Nguồn tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, e sử dụng nguồn tài liệu sau: - Bài giảng môn tổ chức quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà - Tập giảng Nghiệp vụ văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tập giảng Soạn thảo văn – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Internet Lịch sử vấn đề nghiên cứu Trước có nhiều đề tài nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Công ty, nhiên chưa có đề tài nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực đề tài em sử dụng phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh: Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp thống kê - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp mô tả Bố cục đề tài Nội dung đề tài gồm phần sau: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Phần II: Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ GIA LINH Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tin học, điện tử, tự động hóa, viễn thông theo giấy phép đăng ký kinh doanh 0103022666 Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 6/3/2008 Vốn điều lệ: 1.800.000 đồng ( Một tỉ tám trăm triệu Việt Nam đồng) Địa trụ sở chính: Số ngõ 392, phố Bạch Mai, phường Bạch Mai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 04.6288713 Email: binhnv@gltech.vn Fax: 04.6288713 Website: Logo: Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh với hoạt động vĩnh vực Công nghệ thông tin Ngành, nghề kinh doanh chủ yếu Công ty bao gồm: - Dịch vụ sửa chữa, cài đặt, bảo trì, bảo dưỡng, bảo mật, bảo đảm hoạt động hệ thống thông tin, thiết bị điện tử, tin học viễn thông; - Sản xuất, mua bán, lắp đặt thiết bị khoa học kỹ thuật, thiết bị điện tử, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị điện tử viễn thông, hệ thống tự động hóa phục vụ công tác quản lý, kinh doanh, thí nghiệm sản xuất; - Sản xuất mua bán phần mềm công nghệ thông tin; - Sản xuất mua bán thiết kế phát triển Website hoạt động thương mại điện tử, đại lý dịch vụ Internet (Không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Trãi qua, năm xây dựng phát triển, Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh phấn đấu trở thành công ty lớn mạnh công nghệ với mục tiêu, tiêu chí đặt ra: Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Tầm nhìn - Trở thành nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ hàng đầu Việt Nam sản phẩm: Thiết bị mạng LAN, Tổng đài điện thoại, Camera giám sát, báo động, báo cháy, hệ thống kiểm soát vào ra, hệ thống xếp hàng tự động, hệ thống truyền hình - Mang lại cho khách hàng sản phẩm ứng dụng có hiệu cao, chi phí đầu tư hợp lý, chất lượng tốt, hoạt động ổn định * Tiêu chí hoạt động - Tôn chỉ: khách hàng sống Công ty - Xây dựng uy tín công ty chất lượng giá trị sản phẩm - Liên tục xây dựng củng cố văn hóa công ty * Cam kết - Cam kết cung cấp sản phẩm thật, hãng – không bán hàng nhái, hàng chất lượng - Chúng cam kết cung cấp cho khách hàng sản phẩm chất lượng cao dịch vụ chu đáo kinh nghiệm thực tế phong cách làm việc chuyên nghiệp - Chúng cung cấp điều kiện vật chất môi trường làm việc tốt cho cán công nhân viên nhằm khuyến khích sáng tạo phát triển - Chúng liên tục tìm tòi, nghiên cứu sản phẩm công nghệ xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, đối tác nước để có hỗ trợ tốt ổn định * Năng lực cạnh tranh - Từ Công ty thành lập, hệ thống Điện – Mạng sản phẩm chủ đạo công ty Vì với thời gian đội ngũ cán có nhiều kinh nghiệm việc triển khai, thực dự án - Được xây dựng sở đội ngũ cán đào tạo quy, trường đại học, cao đẳng - Có thể giá chưa tốt – chất lượng dịch vụ hỗ trợ trước sau Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bán hàng tốt * Sản phẩm dịch vụ - Hệ thống điện mạng - Hệ thống Camera giám sát - Hệ thống chấm công điện tử kiểm soát vào thẻ, vân tay - Hệ thống báo động chống đột nhập, báo cướp - Hệ thống truyền hình - Hệ thống xếp hàng tự động… - Phát triển phần mềm tích hợp với hệ thống * Mạng lưới đại lý khả đáp ứng diện rộng - Chúng có mạng lưới đại lý cung cấp sản phẩm miền gồm thành phố: Hà nội, Hải Phòng, Thanh Hóa, Vinh, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh - Chúng cung cấp, lắp đặt hệ thống Camera giám sát nước - Với thành phố/ tỉnh lân cận – giá lắp đặt cộng thêm chi phí lại, lưu trú * Đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing - Đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing sẵn sàng hỗ trợ, cung cấp dịch vụ thi công, lắp đặt thiết bị, - Với đội ngũ cộng tác viên, Outsourcing có kinh nghiệm chất lượng cao yên tâm tiến độ dự án cam kết với khách hàng Bên cạnh đó, giảm tối đa chi phí văn phòng, nhân công đáp ứng chất lượng công việc * Khách hàng tiêu biểu - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng - Ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam - Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển nông thôn - Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam - Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đại sứ Quán Lào Việt Nam - Các dự án ODA Việt Nam cấp cho nước bạn Lào - Công ty TNHH YAMAHA MOTO Việt Nam - Công ty Cổ phần chứng khoán Công nghiệp Việt Nam - Tổng công ty đầu tư kinh doanh vốn nhà nước - Công ty TNHH May mặc ARTIF Việt Nam - Công ty CP Phụ tùng Ô TÔ ASC Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh với sứ mệnh tầm nhìn tương lai mong muốn sử dụng tri thức ứng dụng công nghệ, song hành với khát vọng phát triển không ngừng nhằm mang lại lợi ích đáng cho thành viên Công ty có đóng góp thiết thực cho xã hội 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh 1.1.1 Chức Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực tin học, điện tử, tự động hóa, viễn thông theo giấy phép đăng ký kinh doanh 0103022666 Sở kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 6/3/2008 - Tổ chức sản xuất kinh doanh ngành nghề đăng ký với quan chức Nhà nước - Thực theo quy định Bộ lao động – Thương binh Xã hội việc ký kết hợp đồng lao động, đồng thời ưu tiên sử dụng lao động có tri thức công nghệ - Tìm kiếm ký kết hợp đồng kinh tế với đối tác nước - Thực chế độ báo cáo định kỳ theo quy định Nhà nước 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Công ty bước phát sản xuất kinh doanh chiều rộng lẫn chiều sâu Từ ngày thành lập 2008 đến Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Lê Thị Tuyết Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: KẾT LUẬN, ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Sau gần tháng thực tập Văn phòng Công ty Cổ Phần Công Nghệ Gia Linh, em có điều kiện khảo sát, tìm hiểu công tác văn thư thuộc văn phòng Công ty Nhìn chung công tác Văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh thực tốt, nhiên không tránh khỏi sai sót định 3.1.1 Thuận lợi công tác văn thư kết đạt Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh doanh nghiệp chiếm ưu doanh nghiệp khác có trình hình thành phát triển lâu dài Trải qua năm hoạt động nên tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu Công tác quản lý văn giấy tờ quan thường ổn định, có quy trình định Cán văn thư có số năm công tác dài họ dày dạn kinh nghiệm việc xử lý giải văn bản, giấy tờ Công ty Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với môi trường bên cải thiện đại hóa hệ thống điện thoại, máy tính nối mạng Ngoài phòng nhân trang bị máy fax, thay trước giao dịch với quan ngoài, có văn bản, giấy tờ quan cần phải gửi nhanh cán văn thư phải đến tận nơi gửi qua bưu điện cán văn thư cần ngồi văn phòng liên lạc với quan qua điện thoại, có văn phải gửi nhanh cán văn thư tiến hành fax cho bên nhận, cần vài phút bên nhận văn Với thuận lợi mà chất lượng công tác văn thư nâng cao Số lượng văn ban hành không thẩm quyền, sai thể thức, chậm tiến độ giảm đáng kể Việc quản lý văn đến đi, quản lý dấu phần lớn vào nề nếp Lê Thị Tuyết 38 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.2 Khó khăn điểm chưa đạt công tác văn thư Công ty Bên cạnh thuận lợi công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh gặp khó khăn cần quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo để bước hoàn thiện công tác Công tác văn thư chịu ảnh hưởng từ phong cách làm việc doanh nghiệp Nhà nước quản lý thực công việc Cán công nhân viên làm việc thụ động, sáng tạo, chưa mạnh dạn đề xuất ý kiến, làm việc theo cách thủ công Mặc dù Công ty trang bị cho phòng văn thư máy tính đại có nối mạng internet mạng nội thay cho hệ thống máy chữ trước họ chưa biết khai thác sử dụng cách có hiệu cho công việc Cán văn thư làm việc lâu năm họ chưa đào tạo bản, chuyên sâu nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Họ làm việc kinh nghiệm tích lũy lâu năm, không đào tạo qui nên giải công việc theo cảm tính Ban lãnh đạo Công ty chưa thấy tầm quan trọng công tác văn thư nên chưa có quan tâm mức Tuy công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh đạt kết định, công tác số tồn tại, thiếu sót như: - Công tác quản lý văn đến Công ty chưa theo quy trình chuẩn, chưa cập nhật kiến thức mới, phương thức làm việc chưa khai thác hết tính máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – văn lưu trữ - Việc cập nhật văn chưa thường xuyên, tượng thất lạc trình chuyển giao, ký nhận Tình trạng theo dõi, giải văn đến chưa đầy đủ, không lập phiếu xử lý văn - Về thể thức văn chưa tuân thủ theo quy định, soạn Lê Thị Tuyết 39 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thảo văn chỉnh sửa nhiều gây thời gian, cách dùng từ chưa chuẩn xác Việc lập mẫu sổ chưa chuẩn với qui định Nhà nước - Cán văn thư nhiều mặt văn phòng để giải công việc, làm ngưng trệ công việc toàn Công ty, tượng nhân viên phòng ban khác đóng dấu hay soạn thảo văn giúp cán văn thư Khi có văn cán văn thư thường không vào sổ mà chờ có khoảng đến văn tiến hành vào sổ, khoảng thời gian thường đến ngày 3.2 Nguyên nhân tồn công tác văn thư Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Qua thời gian thực tập Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh em nhận thấy công tác văn thư Công ty nhiều tồn tại, nhiều điểm chưa hợp lý làm giảm chất lượng công tác Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tồn do: - Công tác tổ chức xếp nhân phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng người việc - Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên chưa có quan tâm tới công tác này, sở vật chất thiếu thốn - Cán văn thư chưa đào tạo bản, chuyên sâu nghiệp vụ văn thư; họ làm việc sáng tạo, trình độ tin học hạn chế; chưa có ý thức hoàn thiện, nâng cao nghiệp vụ; kỹ giao tiếp kém, gặp áp lực công việc họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác nhân viên từ phòng khác đến xin dấu… Tóm lại trước thực trạng đòi hỏi Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh phải có biện pháp hợp lý nhằm hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác văn thư giúp cho hoạt động toàn Công ty trơn tru đạt hiệu cao 3.3 Đề xuất, kiến nghị Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Công ty khách hàng Lê Thị Tuyết 40 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đánh giá cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ thái độ phục vụ tập thể Cán nhân viên toàn Công ty Để tiếp tục củng cố, phát huy tạo dựng niềm tin khách hàng hình ảnh doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị dịch vụ nhiều hình thức Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm đại hóa công tác xây lắp công trình …thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán công nhân viên, tích cực chăm lo cho công tác văn phòng Nhờ mà công tác văn thư quan thời gian qua không ngừng cải thiện đảm bảo cho trình xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu quản lý sử dụng dấu quan cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn bảo mật Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đó, có quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo Công ty nỗ lực nhân viên phòng văn thư, xong nhiều yếu tố mà công tác tồn số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư đáp ứng yêu cầu quản lý theo kịp với phát triển công nghệ thông tin Theo quan điểm riêng cá nhân em, xin đưa số phương án đề xuất sau: * Tổ chức xếp nhân phòng văn thư cách khoa học Công tác văn thư khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng toàn hoạt động khối văn phòng Làm tốt công tác có nghĩa tạo điều kiện giúp cho công việc Công ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy công tác văn thư có thực nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay không phụ thuộc phần lớn vào cán văn thư, lực trình độ họ tác động trực tiếp tới chất lượng hiệu công việc Trước thực trạng em cho Công ty phải tổ chức xếp lại nhân Lê Thị Tuyết 41 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng văn thư cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động toàn Công ty ngày lên * Đối với phó phòng Hành tổng hợp: Cán có kinh nghiệm nhiều năm công tác, chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư, giải công việc theo cảm tính, người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên văn giấy tờ phòng văn thư thường không xử lý kịp thời Vì Công ty nên giảm bớt công việc cán này, chủ yếu công việc vụ để cán tập trung phụ trách công tác văn thư công tác quản lý * Đối với nhân viên văn phòng lại: Công ty nên giao thêm việc cho nhân viên Trước nhân viên nhân viên kế toán nên Công ty giao cho người đảm nhận công việc văn phòng công việc vụ phù hợp với khả họ Ngoài ra, Công ty nên có kế hoạch tuyển thêm cán trẻ tuổi có lực, trình độ đào tạo qui nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trường đại học, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng đại máy vi tính, máy in, máy fax tham gia công việc làm đội ngũ kế cận cho công tác sau Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư, đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư Qua thời gian thực tập thực tế phòng văn thư Công ty em nhận thấy vấn đề tồn lớn ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng tiến độ công việc trình độ vi tính cán văn thư yếu Mặc dù Ban lãnh đạo Công ty trang bị cho phòng văn thư máy vi tính thiết bị phụ trợ tương đối phục vụ đắc lực cho công việc Xong nhân viên chưa tận dụng khả vốn có máy vi tính để phục vụ cho công việc mà họ giải công việc theo phương pháp thủ công, tốn thời gian mà không hiệu Do mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao Lê Thị Tuyết 42 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình độ vi tính cho cán văn thư việc làm cấp bách cần phải thực ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch đạo sát công tác này, cụ thể trực tiếp mở khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ đến tháng) Công ty, sau cử nhân viên phòng văn thư luân phiên học Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư Soạn thảo văn công việc mà cán văn thư phải đảm nhiệm Tại Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh cán văn thư soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng đòi hỏi cao kỹ thuật trang trí nội dung văn * Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc “thế giới riêng” nhân viên văn phòng nói chung cán văn thư nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học Chính việc bố trí, xếp trí nơi làm việc nhân tố định tới chất lượng, hiệu công việc Do trình tiến hành xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo yếu tố sau: - Bàn làm việc nên xếp gọn gàng, ngăn nắp - Cách bố trí chỗ ngồi thoải mái, nên gần cửa sổ - Bố trí nơi để tài liệu, văn bản, giấy tờ thuận tiện cho việc tìm kiếm lấy tài liệu - Chỉ để bàn làm việc giấy tờ liên quan,cần thiết - Những hồ sơ tài liệu sau giải xong chuyển - Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà xếp vào tủ, kệ, giá - Đối với giấy tờ chưa giải xếp gọn vào ngăn bàn - Tóm lại việc bố trí, xếp gọn gàng bàn làm việc yếu tố kích thích tâm trạng hứng khởi, tư sáng tạo nhân viên văn thư - Tạo tâm lý thoải mái tư làm việc cho nhân viên Lê Thị Tuyết 43 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Để nâng cao suất, chất lượng công việc tránh hội chứng căng thẳng thần kinh bàn làm việc nhân viên văn thư nên đặt lọ hoa,bày hình nhỏ, điều phải tuân theo nguyên tắc định, đừng biến nơi làm việc nhà riêng phòng riêng - Một nguyên tắc chung xếp vật dụng để chúng tầm tay để thuận tiện sử dụng, hạn chế tối đa động tác thừa Cụ thể: - Đối với bàn nhân viên thực công tác xử lý quản lý văn nên xếp vật dụng sau: Đầu bàn bên trái điện thoại, danh bạ điện thoại Bên phải sổ văn đi, đến Trước mặt khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm chỗ khác Hộp ghim, kéo, tem nên để ngăn kéo Tất dấu (dấu quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ ) đặt phía bên phải vừa tầm tay với nhân viên - Đối với bàn làm việc nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển Nên xếp máy tính đầu bên phải, tiếp máy in, máy Fax Lê Thị Tuyết 44 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực công tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Đồng thời thông qua văn bản, giấy tờ nội qui, qui chế Công ty CBCNV chấp hành cách nghiêm chỉnh Chính mà công tác văn thư có vị trí quan trọng thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động Công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp cho việc định Ban giám đốc Công ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế Công ty Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức tài sản Công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện Công ty Đối với cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho thân để hoàn thành tốt công việc Từ kiên thức thực tế rút thời gian thực tập vừa qua phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức học trường Với vai trò cán Văn phòng tương lai, em thấy thân cần phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, trọng tin học ngoại ngữ, rèn luyện tác phong người làm công tác văn phòng; yêu nghề, tận tụy, nhiệt tình với công việc để góp phần vào công xây dựng phát triển chế “văn phòng đổi mới” Lê Thị Tuyết 45 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Mặc dù khoảng thời gian dài học tập làm việc Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh, em học hỏi tiếp thu nhiều kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ Anh, chị tổ nghiệp vụ Để hoàn thành báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Th.S Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn, người hướng dẫn, giúp đỡ sinh viên chúng em, giúp chúng em có định hướng để hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian Em xin gửi lời cảm ơn anh Nguyễn Bá Tú– Trưởng phòng Hành tổng hợp Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh, chị Nguyễn Thị Nhàn – Cán hướng dẫn anh chị phòng hành tổng hợp tạo điều kiện cho em có hội để tiếp xúc với công việc hướng dẫn tận tình để chúng em có hiểu biết công việc sau Cũng xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho chúng em có thời gian thực tập quý báu Với cố gắng khả thân, song với trình độ nhiều hạn chế Báo cáo không tránh khỏi khiếm khuyết Do vậy, em mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy, cô bạn Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 Sinh viên Lê Thị Tuyết Lê Thị Tuyết 46 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân Soạn thảo ban hành quản lý văn Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời Bài giảng môn tổ chức quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà Các báo cáo tài Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Lê Thị Tuyết 47 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM BAN KIỂM SOÁT ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ HOẠCH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRUNG TÂM THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN GIÁM SÁT VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN Lê Thị Tuyết 48 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục2 Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành tổng hợp Trưởng phòng Phó phòng Văn thư lưu trữ Đánh máy, photo coppy Lê Thị Tuyết Kế toán tài vụ Thủ quỹ 49 Lái xe Tạp vụ Bảo vệ Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ phòng làm việc văn thư 9 10 Máy photocopy Tủ đựng dấu Tủ đựng tài liệu Máy vi tính thiết bị nối mạng ADSL Ghế Máy in Điện thoại máy Fax Bàn làm việc Ghế 10 Cửa vào Lê Thị Tuyết 50 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình xử lý văn đến Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh VĂN BẢN ĐẾN Văn phải vào sổ Văn vào sổ Bóc bì, đóng dấu đến lên văn Gồm sách báo, tạp chí, thư riêng, hóa đơn điện, nước… Vào sổ đăng kí văn đến Chuyển cho phòng ban, đơn vị Trình lãnh đạo phê duyệt Lấy chữ ký xác nhận Chuyển giao lấy chữ ký xác nhận Lê Thị Tuyết 51 Lớp Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình giải văn Công ty Cổ phần Công nghệ Gia Linh Cán văn thư tiếp nhận VB từ cá nhân, đơn vị, phòng ban Ghi số, ngày tháng, đóng dấu CQ dấu chức danh vào VB Vào sổ đăng ký văn Văn gửi quan Văn gửi nội Gửi qua bưu điện Lấy chữ kí xác nhận Lấy chữ kí xác nhận hóa đơn Lê Thị Tuyết 52 Lớp Quản trị Văn phòng K1A