Công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng công ty cổ phần hà nội diamond palace

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ DẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 5 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 6 1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 7 1.1.3 Quy trình đặt tiệc tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 12 1.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace trong gần 4 năm vừa qua 15 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty CP Hà Nội Diamond Palace 15 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của phòngHành chính Nhân sự công ty CP Hà Nội Diamond Palace 15 1.2.1.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc 16 1.2.1.2 Điều hành công việc văn phòng 16 1.2.1.3 Xây dựng quy chế làm việc trong công ty 16 1.2.1.4 Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị 17 1.2.1.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 17 1.2.1.6 Thu thập và xử lý thông tin trong công ty 17 1.2.1.7 Công tác hậu cần 18 1.2.1.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực 18 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Hà Nội Diamond Palace 18 1.2.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự 18 1.2.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự 19 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 21 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 22 1.2.3.1 Xác định vị trí làm việc 22 1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng 22 PHẦN II: CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 28 2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức quản lý nhân sự văn phòng 28 2.1.1 Khái niệm tổ chức quản lý nhân sự 28 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác tổ chứ quản lý nhân sự trong văn phòng 28 2.1.3 Căn cứ và các nguyên tắc bố trí nhân sự văn phòng 29 2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng 31 2.2 Công tác tổ chức quản lý nhân sựtại phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 33 2.2.1 Công tác hoạch định nhân sự tại Phòng Hành chính – Nhân sựCông ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palacce 33 2.2.2 Công tác tuyển dụng nhân sựtại văn phòng công ty CP Hà Nội DiamPond Palace 33 2.2.2.1 Tình hình tuyển dụng một số năm gần đây 34 2.2.2.2 Nguồn tuyển dụng nhân sự tại Công ty 36 2.2.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự 39 2.2.3 Bố trí, sắp xếp nhân sự trong phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 45 2.2.4 Công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty CP Hà Nội Diamond Palace 46 2.2.4.1 So sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 46 2.2.4.2 Mục đích của việc đào tạo và phát triển nhân lực tại công ty 46 2.2.4.3 Quy trình đào tạo và phát triển nhân lực tại văn phòng công ty 47 2.2.5 Công tác đãi ngộ nhân sự tại phòng Hành chínhNhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 49 2.2.5.1 Các hình thức đãi ngộ nhân sự tại văn phòng công ty 49 2.2.5.2 Tổ chức công tác đãi ngộ nhân sự văn phòng 50 2.2.6 Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc 50 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 3.1 Đánh giá chung 53 3.1.1 Ưu điểm 53 3.1.2 Hạn chế 55 3.1.3 Nguyên nhân 56 3.2 Đề xuất, kiến nghị 57 3.2.1 Đề xuất. kiến nghị với nhà nước 57 3.2.2 Đề xuất, kiến nghị với doanh nghiệp 58 3.3.3 Đề xuất, kiến nghị với người lao động 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 4

DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT 5

A PHẦN MỞ DẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3.Mục tiêu nghiên cứu 2

4.Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

6.Phương pháp nghiên cứu 3

7.Bố cục của đề tài 4

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 5

1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 5

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 6

1.1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 6

1.1.3 Quy trình đặt tiệc tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 12

1.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace trong gần 4 năm vừa qua 14

1.2Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty CP Hà Nội Diamond Palace 15

1.2.1 Tổ chức và hoạt động củap hòngHành chính- Nhân sự công ty CP Hà Nội Diamond Palace15 1.2.1.1Tổ chức bộ máy và phân công công việc 15

1.2.1.2Điều hành công việc văn phòng 15

1.2.1.3Xây dựng quy chế làm việc trong công ty 15

1.2.1.4Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị 16

1.2.1.5Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 16

1.2.1.6Thu thập và xử lý thông tin trong công ty 17

1.2.1.7Công tác hậu cần 17

1.2.1.8Công tác quản lý nguồn nhân lực 17

1.2.2Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Hà Nội Diamond Palace 18

1.2.2.1Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự 18

1.2.2.2Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự 18

1.2.2.3Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự 20

1.2.3Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 22

1.2.3.1Xác định vị trí làm việc 22

1.2.3.2Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng 22

PHẦN II: CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 28

2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức quản lý nhân sự văn phòng 28

2.1.1 Khái niệm tổ chức quản lý nhân sự 28

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác tổ chứ quản lý nhân sự trong văn phòng 28

2.1.3 Căn cứ và các nguyên tắc bố trí nhân sự văn phòng 29

2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng 31

2.2 Công tác tổ chức quản lý nhân sựtại phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 33

2.2.1 Công tác hoạch định nhân sự tại Phòng Hành chính – Nhân sựCông ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palacce 33

2.2.2 Công tác tuyển dụng nhân sựtại văn phòng công ty CP Hà Nội DiamPond Palace 33

2.2.2.1Tình hình tuyển dụng một số năm gần đây 34

2.2.2.2 Nguồn tuyển dụng nhân sự tại Công ty 36

2.2.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự 39

2.2.3 Bố trí, sắp xếp nhân sự trong phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 45

2.2.4 Công tác đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty CP Hà Nội Diamond Palace 46

2.2.4.1 So sánh giữa đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 46

2.2.4.2 Mục đích của việc đào tạo và phát triển nhân lực tại công ty 46

2.2.4.3 Quy trình đào tạo và phát triển nhân lực tại văn phòng công ty 47

2.2.5 Công tác đãi ngộ nhân sự tại phòng Hành chính-Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace 49

2.2.5.1 Các hình thức đãi ngộ nhân sự tại văn phòng công ty 49

2.2.5.2 Tổ chức công tác đãi ngộ nhân sự văn phòng 50

2.2.6 Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc 50

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53

3.1 Đánh giá chung 53

3.1.1 Ưu điểm 53

3.1.2 Hạn chế 55

3.1.3 Nguyên nhân 56

3.2 Đề xuất, kiến nghị 57

3.2.1 Đề xuất kiến nghị với nhà nước 57

3.2.2 Đề xuất, kiến nghị với doanh nghiệp 58

3.3.3 Đề xuất, kiến nghị với người lao động 59

KẾT LUẬN 61

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

PHỤ LỤC SỐ 01 1

PHIẾU KHẢO SÁT 1 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội

em cũng như toàn thể các bạn sinh viên trong khoa Quản trị văn phòng rất vinh

dự khi được đi thực tập Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn Là cơ hội để em có thể tự tin trong giao tiếp, có thêm nhiều kinh nghiệm và tự hoàn thiện bản thân mình.Trong quá trình làm bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp

ý, chỉ bảo của thầy cô, bạn bè, bạn đọc để em có thể rút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt bài làm của mình

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS Lâm Thu Hằng- Giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình tham gia thực tập và viết báo cáo

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản trị văn phòng đã tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tập không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu bài báo cáo mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách tự tin, vững chắc

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình thực tập

Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khoẻ và thành công trong sự nghiệp trồng người của mình Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace luôn luôn mạnh khoẻ, thành công trong công việc cũng như trong cuộc sống

Hà Nội, ngày29 tháng 2 năm 2016

Sinh viên

Hà Thị Loan

A PHẦN MỞ DẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước đòi hỏi phải có một nguồn nhân sự có chất lượng, chiếm vị trí trung tâm trong chiến lược phát triển kinh tế- xã hội của đất nước Đây là nguồn lực của mọi nguồn lực, là nhân tố quan trọng bậc nhất để đưa nước ta nhanh chóng trở thành một nước vì mục tiêu: dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh

Với một tổ chức, trong thời kỳ hội nhập hòa cùng nền kinh tế tri thức xuyên lục địa, công nghệ thông tin, ngoại ngữ ngày càng phát triển mạnh mẽ đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân sự chất lượng cao Đó là những con người có tri thức, sáng tạo, đầy nhiệt huyết, tận tâm và có trách nhiệm cho việc đạt tới tầm nhìn, sứ mạng của doanh nghiệp Vì vậy, việc tổ chức quản lý nhân sự là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp bởi nếu làm tốt công tác tổ chức quản lý nhân sự sẽ nâng cao chất lượng nhân sự cho công ty, giúp công ty có một đội ngũ nhân sự thật sự chất lượng trở thành nền tảng để doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường kinh doanh đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành công việc Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất,

kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm của văn phòng Cho nên, việc tổ chức quản lý đội ngũ nhân sự trong văn phòng là việc làm quan trọng và cấp thiết với các doanh nghiệp

Tuy nhiên hiện nay, nhiều doan nghiệp Việt Nam ít quan tâm, chủ quan với công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng vì vậy người làm văn phòng ít được quan tâm đào tạo và việc bố trí sử dụng lao động văn phòng thường thiếu ổn định và nhiều khi còn chắp vá, tùy tiện và thiếu kỹ năng làm việc cần thiết do ít được đào tạo.Do đó, nhân sự trong văn phòng chưa thực sự hoạt động đúng với vai trò và tầm vóc của mình.Nhận thấy rõ tầm quan trọng

của công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng tại nhiều công ty nói chung và Công ty Cổ phần Hà Nội Palace nói riêng em chọn đề tài “Tìm hiểuvề công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace” cho bài báo cáo thực tập của mình để có thể đưa ra những đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng công ty Mong rằng, bài báo cáo thực tập của mình sẽ đóng góp một phần tri thức để giải quyết những vấn đề vướng mắc trong công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng công ty để có một đội ngũ nhân viên văn phòng có chất lượng cao, đáp ứng được yêu cầu công việc.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

-Tại công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace chưa có đề tài nào nghiên cứu về lĩnh vực tổ chức quản lý nhân sự văn phòng Tác giả là người đầu tiên đi sâu nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý nhân sự tại văn phòng công ty

- Liên quan đến công tác tổ chức quản lý nhân sựvăn phòng tác giả Phạm Thị Huyền có đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản suất thương mại Hoàng Thành” Với đề tài này, tác giả Phạm Thị Huyền đã đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại công

ty trong đó công tác quản lý nguồn nhân lực chưa được tác giả đi sâu nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

+ Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực văn phòng

+ Cung cấp tri thức cho người đọc về công táctổ chức quản lý nhân sự

- Mục tiêu cụ thể

+ Thông qua việc đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nhân sự tại văn phòng công ty nêu lên thực trạng công tác tác tổ chức quản lý nhân sự tại văn phòng đồng thời chỉ ra những điểm còn hạn chế của công tác tổ chức quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace.

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích thực trạng công tác tổ chức quản lý nguồn nhân sự tạivăn

phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức quản lý nguồn nhân

sự tại văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức quản lý nguồn nhân sự tại văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là nhân lực tại văn phòng Công ty

Cổ phần Hà Nội Diamond Palace Nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý nhân sự , hệ thống các tiêu chí đánh giá các công tác tổ chức quản lý nhân sự và một số các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức nguồn nhân sự tại văn phòng Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

- Phạm vị nghiên cứu: Chủ yếu là nghiên cứu, đánh giá về công tác tổ chức quản lý nhân lực tại văn phòngCông ty Cổ phần Hà Nội Diamod Palace

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp này được sử dụng xuyên suốt trong quá trình làm bài báo cáo thực tập Để thực hiện bài báo cáo thực tập này em đã phân tích và tổng hợp nguồn tài liệu rất đa dạng từ tạp chí, báo cáo khoa học trong ngành, giáo trình, tạp chí và báo cáo khoa học ngoài ngành, tài liệu lưu trữ, số liệu thống kê và thông tin đại chúng Sau đó, em đã sử dụng các bước thống kê, phân loại, so sánh để lựa chọn thông tin phù hợp với bài báo cáo của mình nhất

- Phương pháp khảo sát thực địa: Để lấy được các thông tin phục vụ cho việc trình bày các luận cứ thực tế em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace để quan sát công tác tổ chức quản lý nhân sự tại văn phòng

công ty và tìm hiểu vê thực trạng công tác tổ chức quản lý nhân sự tại văn phòng công ty.

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi Em sẽ đưa ra những câu hỏi in sẵn trên giấy, gửi trước đến người được phỏng vấn để nhận được ý kiến trả lời theo những câu hỏi mà em đặt ra

Phương pháp tham vấn chuyên gia: Để làm được bài khóa luận này em đã tham khảo ý kiến của các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7 Bố cục của đề tài

Ngoài lời cảm ơn, danh mục tài liệu tham khảo đề tài chia làm 03 phần:

- Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của công ty Cổ phần Hà Nội

Diamond Palace.

- Phần 2: Công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng công ty

Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

- Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

* Giới thiệu về Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE

Giấy cấp kinh doanh: 0105821123 – ngày cấp: 14/03/2012

Giám đốc: Thành Thị Thuỳ Nga

*Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamod Palace chi nhánh Nguyễn Chí Thanh

Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace là công ty cung cấp dịch vụ tiệc cưới, hội nghị, sự kiện Diamond Palace chính thức khai trương vào ngày 28/7/2012 tại đường Hoàng Quốc Việt sầm uất, có tổng diện tích lên đến 3.000 m2 cùng 3 phòng đại tiệc gồm Sapphire tại tầng 1 có thể đón 500 khách, Ruby

và Opal trên tầng 2 có thể đón tới 700 khách

Nối tiếp thành công sau 1 năm ra đời, hệ thống tiệc cưới và sự kiện Diamond Palace đã có thêm một trung tâm mới toạ lạc tại toàn nhà M5-91 Nguyễn Chí Thanh- Hà Nội Trung tâm tổ chức tiệc cưới, sự kiện Diamond Palace Nguyễn Chí Thanhchính thức đi vào hoạt động từ tháng 10/2013 gồm ba phòng đại tiệc Sapphire, Ruby và Opal có thể đón tiếp linh hoạt từ 200 đến hơn

1000 khách Các phòng được lắp đặt hệ thống vách ngăn linh hoạt có thể mở rộng hay ngăn cách tạo ra không gian chung hay riêng biệt tuỳ theo nhu cầu của khách hàng Sân khấu của Diamond Palace Nguyễn Chí Thanh được thiết kế với

hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại rất thích hợp để trình diễn các tiết mục ca nhạc, tạp kĩ phục vụ thực khách và là nơi để thực hiện những bức hình cưới đẹp nhất.Phòng tiệc được bài trí lịnh lãm theo phong cách Châu Âu, mang lại cho

đôi uyên ương và thực khách cảm giác thăng hoa trong ngày trọng đại Ngoài ra, tất cả các phòng tiệc đều được gắn màn hình và máy chiếu, để khi cần có thể truyền hình trực tiếp các sự kiện diễn ra trong các phòng với nhau, rất thích hợp

để tổ chức tiệc cưới , hội nghị công ty, các buổi lễ tri ân khách hàng

Trong cuộc đua giành thị trường trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng tiệc cưới, hội nghị, sự kiện ở tất cả các phân khúc từ bình dân, cấp trung cho đến cao cấp đang diễn ra thì với chiếc lược hoạt động đi theo hướng dịch vụ cao cấp với giá cả cạnh tranh thì chỉ trong vòng hơn 3 năm hoạt động Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Place đã khẳng định được chất lượng dịch vụ và để lại dấu ấn trong lòng khách hàng, khiến cho khách hàng quay trở lại và chủ động giới thiệu thông tin cho người khác

* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

- Phụ lục 1

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

Ngành nghề kinh doanh của Công ty rất đa dạng:

xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)

56210

Hoạt động chính của Công ty là cung cấp dịch vụ ăn uống không thường xuyên với khách hàng ( phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới…)

1.1.2Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Place ( Phụ lục số 03)

Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace hoạt động dưới hình thức Công

• Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;

• Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều 91 của Luật này;

• Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty;

• Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công

ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật này;

• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản

lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó;

• Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác

trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;

• Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua

cổ phần của doanh nghiệp khác;

• Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;

• Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông;

• Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

• Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty;

• Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty

Hội đồng Quản trị có không ít hơn ba thành viên và không quá 11 thành viên

Nhiệm kỳ của Hội đồng Quản trị là 5 năm.Nhiệm kỳ của Thành viên Hội đồng Quản trị không quá 5 năm; thành viên Hội đồng Quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế

Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thể thành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ, thì nhiệm kỳ của thành viên đó

là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị

Thành viên Hội đồng Quản trị không nhất thiết phải là cổ đông của Công ty

- Quản lý doanh thu, hàng hoá và xử lý các vấn đề phát sinh tại nhà hàng

- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ kinh doanh thương mại với khách

hàng và đối tác.

- Thoả mãn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng

c) Bộ phận Trung tâm

- Chức năng chính là cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng

- Tạo mối quan hệ với khách hàng thông qua thái độ phục vụ và xử lý tình huống

- Phối hợp với các bộ phận khác để chất lượng dịch vụ được trọn vẹn

c-1) Trưởng Bộ phận bán hàng

- Giới thiệu và tư vấn trực tiếp cho khách hàng tại Trung tâm về các dịch

vụ và sản phẩm tiệc cưới của Trung tâm; tư vấn cho khách hàng để chọn phòng tiệc phù hợp với nhu cầu của khách

- Theo dõi, cập nhật dữ liệu khách hàng

- Chăm sóc khách hàng trước và sau khi ký hợp đồng

- Thực hiện các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo hiệu quả cho Trung tâm

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, lên kế hoạch tiếp cận, giới thiệu dịch

vụ tổ chức tiệc cưới và hội nghị, sự kiện của Trung tâm, tư vấn và bán hàng

- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về những chiếc lược kinh doanh, kế hoạch Marketting trong ngắn hạn và dài hạn

- Lên kế hoạch kinh doanh chiến lược cho từng giai đoạn, từng mùa của sản phẩm- dịch vụ của Trung tâm

- Truyền thông đại chúng, quan hệ khách hàng (PR) nhằm nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng tiềm năng

- Thực hiện các công việc khác do cấp trên yêu cầu

b-2) Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận bàn

- Chức năng của bộ phận bàn là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn, đồ uống đảm bảo chất lượng nhằm tạo hiệu quả kinh doanh

+ Duy trì tốt vệ sinh an toàn thực phẩm và vệ sinh môi trường

+ Thực hiện tốt việc bảo vệ tài sản, lao động, kĩ thuật của khách sạn

+ Thường xuyên thu thập thôn tin từ khách hàng và nghiêm chỉnh báo cáo với cấp trên để nâng cao chất lượng phục vụ

+ Thường xuyên trau dồi kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, ngoại ngữ, có

ý thức đoàn kết lần nhau nhằm nâng cao năng suất, chất lượng.

- Thực hiện công tác quản lý môi trường tại bộ phận

- Thực hiện công tác phòng chống cháy nổ trong khu vực

d) Bộ phận kế toán

- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:

+ Công tác tài chính;

+ Công tác kế toán tài vụ;

+ Công tác kiểm toán nội bộ;

+ Công tác quản lý tài sản;

+ Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;

+ Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tron

g toàn Công ty;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty

- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu chi, kiểm tra việc thu chi các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư của công ty

- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán

- Phối hợp với các bộ phận khác trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán…tài sản của công ty

- Đề xuất và thực hiện kế hoạch đảm bảo an ninh, an toàn trong công ty

- Phối hợp với công an phường, công an thành phố Hà Nội thực hiện các

biện pháp phòng ngừa và ngăn chặn những hành vi vi phạm nội quy Công ty

- Hướng dẫn, chỉ đương cho khách lên trung tâm tham dự tiệc cưới Trông giữ xe cho các thành viên trong Công ty và khách đến lên hệ công tác

- Quản lý hệ thống kiểm soát an ninh: bộ đàm, hệ thống báo cháy…

-Thực hiện một số công tác khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được uỷ quyền

f) Phòng Hành chính – Nhân sự

Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về các công tác tổ chức, công tác cán bộ, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ lí lịch của cán bộ-công nhân viên, công tác hành chính, công tác văn thư-lưu trữ, phục vụ xe con công ty Bộ phận hành chính có nhiệm vụ:

- Tổ chức đào tạo, tuyển dụng nhân sự

- Xây dựng, cập nhật, duy trì và cải tiến các chính sách về nhân sự, các quá trình liên quan đến giải quyết các chế độ cho cán bộ nhân viên theo quy định của luật Lao động và quy chế của Công ty

- Phụ trách trách công tác phát ngôn, tham gia các hoạt động xã hội

- Quản lý có hiệu quả các trang thiết bị, văn phòng phẩm

- Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định

- Xây dựng các tổ chức xã hội và phong trào xã hội như: tổ chức công đoàn, hội thanh niên, hội phụ nữ…

- Soạn thảo các văn bản theo đúng quy định của pháp luật, theo yêu cầu công việc Quản lý các văn bản đi-đến ; các tài liệu có liên quan đến Công ty; quản lý và sắp xếp, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản tài liệu lưu hồ sơ

- Bộ phận hành chính được quyền yêu cầu các bộ phận khác trong Công

ty cung cấp tài liệu, số liệu cần thiết về lĩnh vực tổ chức, lao động, tiền lương và hành chính quản trị để phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ văn phòng

g) Bộ phận thua mua –kho

- Chịu trách nhiệm thua mua các thực phẩm, đồ uống, văn phòng phẩm cho công ty;

- Tổ chức quản lý và trực tiếp giám sát việc thực hiện công việc bảo quản, xuất hàng hóa, an ninh kho bãi;

- Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng;

- Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng;

- Chịu trách nhiệm giải quyết các sự cố trong quá trình giao nhận hàng;

- Báo cáo các hoạt động của Bộ phận theo định ký hoặc theo yêu cầu của Ban lãnh đạo;

- Làm các công việc khác theo yêu cầu của cán bộ quản lý

1.1.3 Quy trình đặt tiệc tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

Sơ đồ quy trình đặt tiệc tại Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace ( Phụ luc số 04)

*Diễn giải sơ đồ:

Khách hàng khi có nhu cầu đặt tiệc thông qua sự giới thiệu của những người đã từng tổ chức tiệc cưới tại công ty, qua sự môi giới của nhân viên công

ty hay qua thông tin trên mạng internet sẽ tới trung tâm

Nhân viên bán hàng khi khách đến xem phòng tiệc sẽ có trách nhiệm:

- Bước 1: Chào hỏi khách hàng và xin thông tin về ngày tiệc, giờ tiệc và

số lượng khách

Đây là bước đầu tiên nhân viên bán hàng cần làm, chào hỏi khách hàng để thể hiện thái độ thân thiện, chuyên nghiệp Sở dĩ nhân viên bán hàng sẽ hỏi về ngày tiệc, giờ tiệc và số lượng khách để họ kiểm tra trên hệ thống xem liệu vào ngày đó, giờ đó tại trung tâm còn có phòng tiệc hay không, hỏi số lượng để nhân viên biết được phòng nào sẽ phù hợp với số lượng khách của khách hàng và show phòng cho khách xem

- Bước 2: Cung cấp thông tin cho khách hàng

Sau khi có đầy đủ thông tin của khách hàng nhân viên bán hàng vừa đưa khách đi xem phòng vừa cung cấp thông tin:

+Về phòng tiệc: Cung cấp để khách hàng biết được những thông tin cơ bản như: sức chứa của phòng là bao nhiêu người,phòng có những cửa ra vào nào, phòng ốc được trang trí ra sao…

+Các chương trình khuyến mãi và thực đơn: Các chương trình khuyến mãi của công ty phụ thuộc vào số lượng khách Giới thiệu cho khách hàng biết với số lượng khách nhà mình thì được hưởng những chương trình khuyến mãi nào Các chương trình khuyến mãi và thực đơn công ty sẽ đưa một bản in trên tờ A4 nghi các chương trình khuyến mãi và 15 thực đơn đính kèm Trên mỗi thực

đơn có nghi giá cả

( Phụ lục số 04)

+Ghi thông tin khách hàng vào sổ: Khi khách hàng chuẩn bị ra về hoặc khách đã ưng phòng cần làm thủ tục đặt cọc giữ chỗ nhân viên sẽ xin thông tin: tên khách hàng, số điện thoại, phòng tiệc, ngày, giờ diễn ra tiệc Xin thông tin khách hàng là một cách giúp công ty có thể liên lạc lại với khách hàng khi cần thiết hay có ai đặt tiệc mà trùng với ngày của khách hàng công ty có thể liên hệ lại

Bước 3: Làm thủ tục đặt cọc giữ chỗ

Khi khách đã ưng phòng nhân viên sẽ làm thủ tục đặt cọc giữ chỗ với số tiền là 10.000.000 VND dựa trên những thông tin đã ghi vào sổ “ Thông tin khách hàng” Sau đó, đóng dấu công ty và đưa cho khách ký Việc mà rất quan trọng sau khi làm thủ tục giữ phòng là nhân viên bán hàng sẽ vào các loại lịch: lịch excel, lịch google, ghi vào sổ “ Đặt tiệc” bởi các loại lịch này sẽ giúp nhân viên bán hàng quản lý được những phòng tiệc nào đã bán, bán vào giờ nào, bán cho ai, những phòng nào còn trống để tiếp nhận khách hàng có nhu cầu

Nhân viên bán hàng khi thu tiền cọc của khách sẽ có trách nhiệm giao cho Trưởng Bộ phận bán hàng và ghi vào sổ giao ca có chữ kí của nhân viên và của Trưởng bộ phận Trưởng Bộ phận nhận tiền và nộp lai cho Giám đốc trung tâm

Bước 4: Trước ngày tiệc 15 đến 20 ngày mời khách lên làm hợp đồng

Khi khách lên làm hợp đồng, nhân viên bán hàng sẽ đưa cho khách quyển thực đơn và mời khách chọn Nhân viên sẽ tư vấn cho khách hàng những món

ăn sở trường của công ty Khi khách đồng ý với thực đơn trao đổi giữa hai bên nhân viên sẽ ghi vào sổ “ Hợp đồng đặt tiệc” Khi lên thực đơn xong nhân viên

sẽ hỏi số lượng bàn khách đặt và căn cứ vào đó đưa ra các chương trình khuyến mãi mà khách được hưởng Ngoài ra khách có thể đặt thêm một số dịch vụ đi kèm của công ty như: chương trình ca nhạc, xe cô dâu, băng đăng… tất cả những dịch vụ đó đều phải ghi vào sổ “ Hợp đồng”

Dựa trên những thông tin ghi trong sổ “ Hợp đồng” nhân viên sẽ ra soạn

thảo hợp đồng và lưu trong máy tính Hợp đồng gồm có: phiếu thu (50% giá trị hợp đồng) , thực đơn, hợp đồng đặt tiệc.

Sau khi thu tiền nhân viên bán hàng nộp lại tiền cho Trưởng Bộ phận bán hàng và ghi vào sổ “ Giao ca” có chữ kí của hai bên Trưởng Bộ phận bán hàng

sẽ giao số tiền đó cho Giám đốc

Bước 5: Thông báo cho các bộ phận khác

Nhân viên bán hàng sẽ viết lại thực đơn,ngày, giờ, phòng tiệc , số lượng mâm và các yêu cầu công việc của từng bộ phận và gửi cho Trưởng các bộ phận

và những người có liên quan

1.1.4 Tình hình hoạt động của Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace trong gần 4 năm vừa qua

Công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Place trong gần bốn năm vừa qua đã vinh dự nhận được sự tin tưởng của khách hàng, đón tiếp hàng nghìn thực khách tới Công ty

Bảng số lượng khách hàng đến dự tiệc tại công ty giai đoạn 2012-2015

nên công ty thành lập phòng HCNS là hợp lý, đúng với mục tiêu phát triển của công ty.

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty CP Hà Nội Diamond Palace

1.2.1 Tổ chức và hoạt động củap hòngHành chính- Nhân sự công ty

CP Hà Nội Diamond Palace

Nội dung của tổ chức và hoạt động của văn phòng thực chất là tổ chức công việc văn phòng Hoạt động của văn phòng gồm những nội dung sau:

1.2.1.1 Tổ chức bộ máy và phân công công việc

-Tổ chức bộ máy của công ty đòi hỏi phải được thiết kế một cách gọn nhẹ, khoa học, hợp lý Mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt, hoạt động có hiệu quả

Trong công tác văn phòng việc phân công công việc phải dựa vào các cơ

sở sau:

- Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền

- Phân công theo khối lượng công việc của công ty, việc phân công này dựa trên cơ sở:

+ Dựa vào kế hoạch công tác được phê duyệt, theo tính chất của mỗi công việc, theo yêu cầu của công việc trong thực tế

1.2.1.2 Điều hành công việc văn phòng

Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động của văn phòng là điều hành hoạt động của văn phòng

-Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao, đảm bảo cho họ tiếp nhận công việc chính xác,kịp thời triển khai công việc được giao

1.2.1.3 Xây dựng quy chế làm việc trong công ty

Các quy chế làm việc được xây dựng thông qua phòng Hành chính –

Nhân sự nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của nhân viên trong công ty, quy định của mỗi bộ phận của công ty, quy định cách thức phối hợp để hoạt động hiệu quả.

Khi xây dựng quy chế, cần chú trọng đến hai loại quy chế:

- Thứ nhất: Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng trong toàn

bộ công ty Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, lương, thưởng, đào tạo phát triển nhân sự

- Thứ hai: Những quy chế đề ra nhằm áp dụng đối với các bộ phận trong công ty

1.2.1.4 Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị

Khi công ty có nhu cầu tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp Phòng HCNS

có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp, phòng hội nghị và tổ chức thực hiện các cuộc hội nghị hội họp Để làm được điều này, Phòng HCNS phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, thời gian, cơ sở vật chất cho cuộc họp

1.2.1.5 Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ

* Nghiệp vụ văn thư

- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động của công ty Công tác văn thư bao gồm:

+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban hành văn bản

+ Quản lý và giải quyết văn bản đến và văn bản đến, văn bản đi

* Nghiệp vụ lưu trữ

- Lưu trữ là lựa chọn tài liệu và giữ lại và tổ chức bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu có giá trị của công ty

- Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu vào phông lưu trữ cơ quan

+ Xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê

+ Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn.

1.2.1.6 Thu thập và xử lý thông tin trong công ty

Thu thập và xử lý thông tin trong công ty nhằm đảm bảo việc phục vụ thông tin cho công ty, đảm bảo hoạt động của công ty, từng bộ phận, nhân viên trong công ty được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan đó

-Việc thu thập và xử lý thông tin trong văn phòng nhằm thực hiện mục đích sau:

+ Là để thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan,đơn vị

+ Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan Đặc biệt thông tin cần thiết để xây dựng và phổ biến các mục tiêu chung; lập kế hoạch, chỉ tiêu đạt được các mục tiêu đó; tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất; lựa chọn, đánh giá, phát triển nhân viên công ty; kiểm tra thực hiện công việc

1.2.1.7 Công tác hậu cần

- Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi

làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như: nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng

- Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm cung cấp thông tin, tư liệu, tài liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hậu cần của nhân viên công ty

- Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng công ty phải cung ứng đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho công ty tùy từng thời điểm

1.2.1.8 Công tác quản lý nguồn nhân lực

- Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ nhân viên trong cơ quan

- Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quyết định ban hành trong cơ quan.

- Quản lý về số lượng, chất lượng nhân viên

- Tổ chức tiền lương của cán bộ công nhân viên

- Công tác đào tạo, bồi dưỡng chất lượng nhân lực

- Chế độ chính sách cho người lao động

- Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chyển, tuyển dụng…

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự tại Công ty CP Hà Nội Diamond Palace

1.2.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự

-Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu của công ty

- Tổ chức, phối hợp với các bộ phận khác trong công ty thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo, phát triển nhân sự

- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty

- Xây dựng quy chế tiền lương, thưởng và có các biện pháp nhằm khuyến khích người lao động

- Chấp hành, thực hiện các chủ trương, chính sách của công ty

- Xây dựng quy chế làm việc, nội quy, văn hóa công sở

- Thực hiện các công tác hành chính trong công ty

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự

- Hỗ trợ các bộ phận khác về lĩnh vực nhân sự

1.2.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự

- Thực hiện chức năng tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu

cầu của công ty:

+ Lên chương trình tuyển dụng nhân lực cho toàn công ty

+ Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt

+ Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc

+ Quản lý hồ sơ nhân viên công ty

- Thực hiện nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận khác trong công ty thực

hiện quản lý nhân sự, đào tạo, phát triển nhân sự:

+ Lập chương trình đào tạo

+ Tổ chức công tác đào tạo, phát triển nhân sự trong công ty,

+ Đánh giá kết quả đào tạo

- Thực hiện nhiệm vụ tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty:

+ Thuyên chuyển, điều động nhân sự sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty

+ Quản lý công tác nghỉ việc, nghỉ phép của nhân viên công ty

+ Giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân viên trong công ty

- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng quy chế tiền lương, thưởng và có các biện pháp nhằm khuyến khích người lao động:

+ Xây dựng các chế độ khen thưởng, kỷ luật

+ Xây dựng chế độ bảo vệ người lao động

+ Đánh giá thực hiện công việc đối với người lao động

- Thực hiện nhiệm vụ chấp hành, thực hiện các chủ trương, chỉ thị,chính sách của Ban GĐ công ty

+ Tổ chức thực hiện các chủ trương, chỉ thị, chính sách của Ban GĐ

+ Báo cáo việc thực hiện các chủ trương, chỉ thị, chính sách của Ban GĐ

- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng quy chế làm việc, nội quy, văn hóa công

sở

+ Xây dựng quy chế làm việc, xây dựng nội quy, văn hóa công sở của công ty đồng thời tổ chức kiểm tra giám sát

- Thực hiện nhiệm vụ công tác hành chính trong công ty

+ Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

+ Phục vụ hành chính và công tác hậu cần cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty

+ Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của công ty

+ Tổ chức công tác lễ tân, tiếp khách Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp trong công ty, từng bước xây dựng nét văn hóa riêng cho công ty tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho khách hàng

+ Phục vụ tốt nhất các điều kiện pháp lý hành chính, hậu cần, an sinh để sản xuất thông suốt

+ Lưu giữ, bảo mật tài sản của công ty

+ Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích hợp pháp cho công ty, lưu giữ các hồ sơ pháp lý của công ty.

+ Phối hợp với các đơn vị khác để bảo vệ nhãn hiệu hàng hóa, phát minh, sáng chế…

+ Tiếp nhận các loại văn bản trong và ngoài công ty và theo dõi phát hành văn bản đi, đến thư từ báo chí theo quy định về quản lý văn bản

+ Kiểm tra thể thức và thủ tục hành chính trong việc ban hành các văn bản của Công ty

+ Săp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách và luân chuyển hồ sơ

+ Chuyển giao văn bản, tài liệu đến các bộ phận liên quan

- Tham mưu cho lãnh đạo công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính – nhân sự

+ Tham mưu cho Ban GĐ công ty về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty

+ Tham mưu cho Ban GĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.+ Tham mưu cho Ban GĐ về xây dựng các chính sách lương bổng, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, các phúc lợi xã hội cho nhân viên công ty

+ Tham mưu cho Ban GĐ về công tác hành chính của công ty

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Hành chính – Nhân sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

1.2.3.1 Xác định vị trí làm việc

Vị trí việc làm được hiểu là chỗ làm việc trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Vị trí việc làm có thể có 1 hoặc nhiều công việc, có tính thường xuyên, lặp đi lặp lại chứ không bao gồm những công việc thời vụ, tạm thời

Xác định vị trí làm việc nghĩa là xem xét trong một cơ quan, tổ chức có xác định vị trí việc làm cho người lao động trong cơ quan, tổ chức có bao nhiêu

vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức

Tại phòng Hành chính- Nhân sự công ty CP Hà Nội Diamond Palace sự phân công nhiệm vụ và sắp xếp vị trí việc làm cho từng thành viên trong văn phòng khá rõ ràng Mỗi nhân viên được phân công công việc cụ thể nghĩa là mỗi người có vị trí công việc của mình Tại văn phòng công ty có 04 vị trí việc làm,

cụ thể: Trưởng phòng, nhân viên văn thư, nhân viên Hành chính – Nhân sự, nhân viên lễ tân Mỗi nhân viên sẽ có một loại công việc riêng phù hợp với trình

độ chuyên môn của mình

Tuy nhiên, văn phòng công ty chưa có sự phân công công việc theo vị trí việc làm hợp lý Người thì làm quá ít công việc, người thì làm nhiều công việc Nhân viên Hành chính – Nhân sự đảm nhiệm hai mảng về hành chính và nhân

sự trong khi hai nhân viên lễ tân và văn thư có khối lượng công việc ít hơn Do vậy, nhiều trường hợp khi không giải quyết công việc kịp thời nhân viên sẽ làm công việc không thuộc nhiệm vụ của mình, dẫn đến tình trạng trách nhiệm không rõ ràng, giải quyết công việc không hiệu quả

1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng

a) Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

* Thông tin chung:

- Bộ phận: Phòng Hành chính- Nhân sự

- Chức danh công việc: Trưởng phòng Hành chính- Nhân sự

2 Hoạch định công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Theo dõi và dự báo biến động nhân sự, lập kế hoạch sử dụng và phát triển nhân lực

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh

và chiến lược của công ty

- Đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, định biên, bố trí sắp xếp nhân sự

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển và phối hợp tuyển chọn nhân sự; dự

- Thảo Hợp đồng lao động trình Tổng Giám đốc

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, năng lực của đội ngũ lao động

3 Lập kế hoạch và tổ chức quản trị thực hiện hệ thống đãi ngộ lao động

và đánh giá hoàn thành công việc tại các Phòng ban

- Giám sát thực hiện quy chế và các quy định về tiền lương, tiền thưởng

- Đề xuất các phương án điều chỉnh tiền lương của người lao động

- Tổ chức giám sát việc áp dụng và thực hiện các quy định về đánh giá hoàn thành công việc và xếp loại lao động tại các Phòng ban

- Tiếp nhận và giải đáp các thắc mắc về chế độ, chính sách của người lao động trong Công ty

- Cập nhật và phổ biến các quy định của pháp luật liên quan đến quyền và trách nhiệm, nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động

4 Giám sát công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, cung cấp dịch vụ văn phòng cho các Phòng ban, quan hệ đối ngoại với các cơ quan chức năng

5 Phối hợp và thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc

- Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ

và Người lao động trong Công ty Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển dụng nhân sự… Hỗ trợ các bộ phận liên quan

về công tác hành chính

b) Nhân viên Văn thư – Lưu trữ

* Thông tin chung:

- Bộ phận: Hành chính – Nhân sự

- Chức danh: Nhân viên

- Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

* Chức năng, nhiệm vụ:

– Công văn đến: Nhận và đóng dấu kiểm soát công văn đến các loại và chuyển Giám Đốc duyệt, chuyển các phòng – cá nhân

– Chuyển theo yêu cầu của người gửi (tên/ phòng ban) nếu thư cá nhân

– Công ăn đi: Fax/ thư: Theo yêu cầu của các phòng ban.

– Lưu: Tuỳ từng loại công văn lưu hay trả về các phòng lưu

– Theo dõi công văn đến đến nơi đúng thời gian cần, liên lạc người nhận gấp nếu có yêu cầu (giao dịch bằng điện thoại)

– Lưu – photo cung cấp các biểu mẫu giấy tờ, hướng dẫn CBCNV điền vào các mẫu theo quy định công ty

– Chấm công nội bộ khối văn phòng

*Các công việc nội chính, hành chính của phòng:

– Chấp hành Nội quy, quy chế và các quy định quản lý của Công ty

– Quan hệ đoàn kết nội bộ

– Thái độ tác phong chấp hành mệnh lệnh cấp trên.

Quản lý sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu được giao hiệu quả, tiết kiệm, bảo vệ bí mật thông tin, bí quyết công nghệ của Công ty

c) Nhân viên Hành chính – Nhân sự

* Những thông tin chung:

- Chức danh: Nhân viên Hành chính – Nhân sự

- Bộ phận : Hành chính – Nhân sự

- Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự

* Chức năng, nhiệm vụ

- Thực hiện công tác tuyển dụng:

+ Xem xét nhu cầu tuyển dụng của các bộ phận trong công ty

+ Báo cáo với giám đốc về công tác tuyển dụng nhân lực

+ Theo dõi kết quả thử việc, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc chính thức cho người lao động

- Đào tạo:

+ Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm

+ Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong và ngoài công ty.+

+ Đánh giá kết quả đào tạo

+ Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động

- Theo dõi và trực tiếp tính toán lương ,thưởng hàng tháng

+ Theo dõi việc chấm công

+ Trực tiếp nhập số lượng công, lương cơ bản, thưởng…vào máy và in bảng lương trình GD duyệt

+Kết hợp kế toán thanh toán để chi trả lương cho NV.

- Giải quyết khiếu nại, kỷ luật

+ Nhận các biên bản kỷ luật, giấy khiếu nại của nhân viên trong công ty + Tổ chức việc giải quyết các khiếu nại, kỹ luật theo quy định

- Quản lý hồ sơ nhân sự

+ Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quy định

+ Cập nhật danh sách CNV toàn công ty định kỳ hàng tháng và báo cáo GD

+ Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy định của công ty

+ Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản

- Thực hiện các thủ tục liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành chính:

+ Thủ tục đăng ký lao động

+ Thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, y tế

+ Phụ trách tiếp đoàn kiểm tra về lao động, hành chính

- Quản lý các công việc hành chính công ty:

+ Quản lý biểu mẫu, tài liệu của công ty

+Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm

+ Trực tiếp quản lý hoạt động bảo trì, bảo vệ công ty

+ Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty

+ Thực hiện công tác văn thư hành chính của công ty

+Thực hiện các hoạt động hành chánh khác do GD giao

e) Nhân viên lễ tân

* Những thông tin chung:

- Chức danh: Nhân viên lễ tân

- Bộ phận : Hành chính – Nhân sự

- Người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính – Nhân

* Chức năng, nhiệm vụ

– Trực tổng đài điện thoại, nhận chuyển cuộc gọi đến từ khách hàng, thông tin từ khách hàng nhắn lại Gọi điện thoại ra ngoài theo yêu cầu của nhân viên công ty

– Hướng dẫn khách đến liên lạc công tác Tuỳ theo từng trường hợp công việc của khách cần hay có yêu cầu cácbộ phận, sắp xếp khách làm việc ở trong phòng hay quầy giao dịch

– Quản lý các phương tiện vật dụng như máy tính, điện thoại

PHẦN II: CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ NỘI DIAMOND PALACE

2.1 Cơ sở lý luận về công tác tổ chức quản lý nhân sự văn phòng

2.1.1 Khái niệm tổ chức quản lý nhân sự

- Theo Giáo trình Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri:

“Nhân sự văn phòng là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan, đơn vị Do đó, trong phạm vi của thuật ngữ nêu trên được trình bày ở đây chỉ đề cập đến những cán bộ, nhân viên hoạt động trong những lĩnh vực tổng hợp, tham mưu và hậu cần của cơ quan, đơn vị để giúp cho các lãnh đạo quản lý, điều hành cơ quan, đơn vị”

- Tổ chức quản lý nhân sự văn phòng là công tác tuản lý nhân sự của văn phòng trong một tổ chức, công ty Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và đã ngộ người lao động đảm bảo phù hợp với luật lao động và việc làm

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công tác tổ chứ quản lý nhân sự trong văn phòng

* Chức năng của công tác tổ chức nhân sự:

Các hoạt động liên quan đến công tác tổ chức quản lý nhân sự văn phòng rất đa dạng và thay đổi trong các tổ chức khác nhau Tuy nhiên, ta có thể phân chia thành ba nhóm chức năng khác nhau:

+ Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này hướng tới mục tiêu thu hút được các ứng cử viên sáng giá để thực hiện tốt công việc văn phòng , đảm bảo đủ số lượng nhân viên văn phòng

+ Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức năng này chú trọng đến việc nâng cao chất lượng cho cán bộ, nhân viên, đảm bảo các nhân viên nắm vững các kỹ năng, trình độ tốt để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ được giao và tạo điều kiện để cho nhân viên phát triển tối đa năng lực của bản thân

+ Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cầu tạo từ hai nhóm chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ tốt đẹp trong văn phòng

* Nhiệm vụ của tổ chức quản lý nhân sự văn phòng

- Hoạch định nhân sự văn phòng: Là một tiến trình của quản trị bao gồm việc phân tích nhu cầu nhân sự của văn phòng dưới những điều kiện thay đổi và sau đó khai thác các chính sách, các biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu đó

- Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thoả mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có

- Bố trí, sắp xếp nhân sự: Bố trí, sắp xếp nhân sự là quá trình sắp đặt người lao động vào vị trí công việc phù hợp nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình để thực hiện mục tiêu chung

- Đào tạo, phát triển nhân sự: Theo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân và ThS.Nguyễn Vần Điềm: “ Đào tạo và phát triển nhân sự là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp, là điều kiện quyết định để cá doanh nghiệp có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh Do đó, trong môi trường doanh nghiệp , công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch

**) Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Nguyễn Ngọc Quân và Nguyễn Vân Điềm, NXB Đại học kinh tế Quốc dân, 2014.

- Đánh giá nhân sự: Là quá trình đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân sự

2.1.3 Căn cứ và các nguyên tắc bố trí nhân sự văn phòng

* Căn cứ bố trí nhân sự văn phòng

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng để bố trí nhân sự có chuyên môn phù hợp

- Căn cứ vào tính chất, nghiệp vụ của từng bộ phận để bố trí nhân sự có sở thích, các tính, năng lực thích hợp

- Căn cứ vào biên chế và nguồn cung cấp nhân sự

- Căn cứ vào năng lực, trình độ của người lao động

- Căn cứ vào kết quả thực hiện công việc để điều chỉnh nhân sự cho phù hợp

- Căn cứ vào yêu cầu của người lao động

* Nguyên tắc bố trí nhân sự văn phòng

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri có những nguyên tắc bố trí nhân sự văn

phòng sau:

a) Nguyên tắc theo yêu cầu cầu công việc

Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu công việc và chức năng của đơn vị mà bố trí nhân sự cho phù hợp, đảm bảo thực hiện được thống nhất những nhiệm vụ của

cơ quan, đơn vị, từ đó yêu cầu công việc chính là những mục tiêu phải đạt được trong từng thời kỳ nhằm thực hiện chức năng chung của tổ chức

b) Nguyên tắc chuyên môn hóa

Nhằm giúp cho nhân sự nần cao được chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong từng lĩnh vực công việc

c) Nguyên tắc liên hoàn trong hoạt động

Hoạt động văn phòng là hoạt động thông tin nên hoạt động này phải được diễn ra thường xuyên, liên tục Giữa các khâu, các quy trình trong hoạt động văn phòng có mối liên hệ mật thiết với nhau, kết quả của khâu này là đầu vào của khâu kia, do đó, nếu các khâu này không thực hiện thường xuyên sẽ gây ta sự mâu thuẫn với nhau

Để bố trí nhân sự đảm bảo nguyên tắc này cần bố trí nhân sự vào những công việc phù hợp với chuyên môn, vào những bộ phận có mối quan hệ với nhau để họ có thể hỗ trợ nhau khi cần thiết

d) Nguyên tắc chủ động thay thế

Nguyên tắc này đòi hỏi chúng ta không nên bố trí nhân sự vào các hoạt động quá chuyên sâu, bố trí nhân sự máy móc theo biên chế hoặc tổ chức cán bộ quá độc lập

e) Nguyên tắc phát triển nhân sự

Nguyên tắc này đòi hỏi phải quan tâm thường xuyên tới sự phát triển của nhân viên trong tương lai cả về chuyên môn và hàm cấp để họ cống hiến nhiều hơn cho cơ quan, đơn vị

Muốn vậy, cán bộ quản trị văn phòng cần phải quan tâm tới bố trí nhân sự

dự phòng, quan tâm tới việc động viên, khích lệ, tạo điều kiện cho nhân viên học tập và phát triển

f)Nguyên tắc công khai

- Đối với việc bố trí nhân sự vào vị trí của văn phòng phải được thông báo rộng rãi cho các hoạt động trong văn phòng cũng như tuyển dụng nhân viên văn phòng cũng phải công khai trong xã hội

2.1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng

* Nhóm nhân tố thuộc về người lao động,

Nhóm nhân tố thuộc về người lao động có ảnh hưởng đến công tác tổ chức quản lý nhân sự văn phòng trog cơ quan như: Nhân thức của người lao động, trình độ và chế độ kích thích người lao động làm việc

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, của khoa học kỹ thuật thì trình độ nhận thực của người lao động ngày càng nâng cao, trình độ ngày càng được hoàn thiện Chính điều này đã làm ảnh hưởng đến quá trình nhận thức của

họ, thái độ của họ với công việc, với mức lương và môi trường làm việc Nếu trước kia mong muốn của người đi làm chỉ giản đơn là có việc làm ổn định và mức lướng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú hơn nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần

Tiền lương là thu nhập chính của người lao động, đó là công cụ quan trọng để thu hút lực lượng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, ngoài ra tiền thưởng cũng có vai trò quan trọng trong việc kích thích thi đua, tăng năng suất lao động

Tuy nhiên tiền lương, tiền thưởng không phải là mục đích duy nhất của nhân viên Họ còn cần:

- Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc phải thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý

- Được cung cấp đầy đủ thông tin, được tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề xuất của họ

- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tương lai trong nghề nghiệp

Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm bắt

và thoả mãn được nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay không?Song vẫn phải đảm bảo được mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra

* Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị

Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phương pháp lãnh đạo văn

Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hưởng rất nhiều đến công tác tổ chức quản lý nhân sự.Nếu nhà quản lý nhân sự có trình độ giao tiếp tốt với nhân viên, biết quan tâm và động viên họ, thì ở đó công tác quản lý nhân sự sẽ thành công

Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng nhiều đến công tác quản lý nhân sự

Có 3 phong cách lãnh đạo thường thấy là: Phong cách lãnh đạo chuyên môn, phong cách lãnh đạo tản quyền và phong cách lãnh đạo dân chủ Một câu hỏi luôn đặt ra đối với nhà quản trị là "áp dụng phương pháp quản lý nào là hợp lý nhất?tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, từng cơ cấu tổ chức mà nhà quản trị đưa

ra những phong cách lãnh đạo hợp lý

* Nhóm nhân tố thuộc môi trường lao động

Môi trường lao động là tổng thể các yếu tố liên quan đến các điều kiện lao động Môi trường lao động của công ty có thể hiểu là một nền văn hoá được hình thành và phát triển cùng với quá trình vận hành của tổ chức, đó là triết lý kinh doanh, các tập quán thói quen truyền thống, phong cách sinh hoạt, nghệ thuật ứng xử Tất cảcác yếu tố này tạo ra một bầu không khí, một bản sắc tinh thần đặc trưng riêng cho từng cơ quan, đơn vị Những vấn đề này ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân sự và tuỳ từng điều kiện môi trường mà nhà quản trị áp dụng phong cách quản trị riêng với nhân viên của mình

2.2 Công tác tổ chức quản lý nhân sựtại phòng Hành chính – Nhân

sự công ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palace

2.2.1 Công tác hoạch định nhân sự tại Phòng Hành chính – Nhân sựCông ty Cổ phần Hà Nội Diamond Palacce

Muốn có một đội ngũ nhân viên làm công tác văn phòng có trình độ chuyên môn, kỹ năng tốt, hoàn thành mục tiêu của công ty CP Hà Nội Diamond Palace nói chung và của văn phòng công ty nói riêng thì bộ phận nhân sự công

ty đã hoạch định nhân sự văn phòng để xác định đúng nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài

Quá trình hoạch định nhân sự tại phòng Hành chính – Nhân sự :

- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển, kinh doanh của công ty

- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh của công ty

- Dự báo khối lượng công việc của phòng HCNS đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạnh, trung hạn của công công ty

- Dự báo nhu cầu nhân lực

- Phân tích quan hệ cung cầu nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho công ty thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

2.2.2 Công tác tuyển dụng nhân sựtại văn phòng công ty CP Hà Nội DiamPond Palace

Công tác tuyển dụng nhân sự do Phòng Hành chính – Nhân sự đảm nhiệm Phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng nhân viên toàn công ty nhằm đảm bảo đủ số lượng và chất lượng

2.2.2.1 Tình hình tuyển dụng một số năm gần đây

Số lao tuyển dụng và nghỉ việc trong năm 2014 và năm 2015

(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự)