Công tác văn phòng của văn phòng UBND quận tây hồ

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Cơ sở lí luận về công tác văn phòng 3 1.1.1. Một số khái niệm của văn phòng 3 1.1.2. Nội dung của công tác văn phòng 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn phòng 6 1.2. Khái quát về UBND Quận Tây Hồ 6 1.2.1. Sự hình thành và phát triển 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ. 7 1.2.3. Quyền hạn và nhiệm vụ 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 12 2.1. Thực trạng về tổ chức công tác văn phòng 12 2.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 2.1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan . 12 2.1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị 13 2.1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 14 2.2. Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở. 14 2.3. Thực trạng về nghiệp vụ văn thư 16 2.3.1. Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ 16 2.3.2. Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 17 2.4. Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ 19 2.5. Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan 21 2.6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan 22 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 24 3.1. Xây dựng hệ thống hành chính hoàn chỉnh 24 3.2. Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 24 3.3. Nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 24 3.4. Nghiệp vụ văn thư và lưu trữ 25 3.4.1. Nghiệp vụ văn thư 25 3.4.2. Nghiệp vụ lưu trữ 26 3.5. Nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ thực hiện công tác hành chính 26 3.6. Sắp xếp, bố trí và đầu tư trang thiết bị văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 3

1.1.Cơ sở lí luận về công tác văn phòng 3

1.1.1.Một số khái niệm của văn phòng 3

1.1.2.Nội dung của công tác văn phòng 5

1.1.3.Vai trò của công tác văn phòng 6

1.2.Khái quát về UBND Quận Tây Hồ 6

1.2.1.Sự hình thành và phát triển 6

1.2.2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ 7

1.2.3.Quyền hạn và nhiệm vụ 10

Chương 2 12

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 12

2.1.Thực trạng về tổ chức công tác văn phòng 12

2.1.1.Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12

2.1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan 12

2.1.3.Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị 13

2.1.4.Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 14

2.2.Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở 14

2.3.Thực trạng về nghiệp vụ văn thư 16

2.3.1.Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ 16

2.3.2.Nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 17

2.4.Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ 19

2.5.Mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan 21

2.6.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan 22

Chương 3 24

GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Ở VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 24

3.1 Xây dựng hệ thống hành chính hoàn chỉnh 24

3.2 Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản 24

3.3 Nhiệm vụ của lãnh đạo trong công tác hành chính 24

3.4 Nghiệp vụ văn thư và lưu trữ 25

3.4.1 Nghiệp vụ văn thư 25

3.4.2 Nghiệp vụ lưu trữ 26

3.5 Nâng cao trình độ chuyên môn cán bộ thực hiện công tác hành chính 26 3.6 Sắp xếp, bố trí và đầu tư trang thiết bị văn phòng 27

KẾT LUẬN 29

TÀI LIỆU THAM KHẢO 30

PHỤ LỤC 1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng: Tham mưu tổng hợp và hậu cần Trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phận văn phòng có vị trí hết sức quan trọng là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động của UBND

Bên cạnh đó là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng, cá nhân em được đào tạo rất bài bản về công tác văn phòng Môi trường làm việc sau khi tốt nghiệp đều hướng đến các văn phòng các cơ quan nhà nước hoặc văn phòng doanh nghiệp UBND Quận Tây Hồ cũng là nơi em thực tập và làm việc trong một thời gian ngắn nên em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu về “Công tác văn phòng của Văn phòng UBND Quận Tây Hồ” Đề tài nhằm khảo sát, đánh giá và đưa ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác văn phòng của Văn phòng Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn phòng của Ủy ban Nhân dân Quận Tây Hồ từ năm 2013-2015

3 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của công tác văn phòng của Văn phòng UBND Quận Tây Hồ

Nghiên cứu đề tài nhằm hiểu thêm về công tác văn phòng, thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ, những mặt đã làm được và chưa làm được, chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế, nâng cao chất lượng, đảm bảo yêu cầu của công tác văn phòng

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài nghiên cứu này, chúng em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê – so sánh; phân tích, khảo sát thực tế…

5 Đóng góp của đề tài nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong công tác soạn thảo văn bản, qua đó đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Giải pháp đưa

ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả trong công tác văn phòng của UBND Quận Tây Hồ

Đề tài nghiên cứu có thể sử dụng làm tư liệu tham khảo cho quá trình học tập của sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng và của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung

6 Cấu trúc đề tài: “Công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ”.

Đề tài được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và khái quát về Văn phòng UBND Quận Tây Hồ

Chương 2 Thực trạng công tác văn phòng tại Văn phòng UBND Quận Tây Hồ

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại UBND Quận Tây Hồ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ

VĂN PHÒNG UBND QUẬN TÂY HỒ 1.1 Cơ sở lí luận về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm của văn phòng

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn phòng Các nhà chuyên môn cũng như các chuyên gia tiếp cận văn phòng theo nhiều phương diện khác nhau Tuy nhiên, các tác giả thường tiếp cận văn phòng theo phương diện “tổ chức” , phương diện “chức năng” của văn phòng

Theo phương diện “địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau:+ “Văn phòng là địa điểm làm việc của cơ quan, tổ chức” (Từ điển bách khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005);

+ “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000)

Như vậy, Theo quan điểm trên thì bất kỳ địa điểm hoặc trụ sở làm việc của một cơ quan, tổ chức như một “khu nhà”, “tòa nhà”, “một căn nhà” cũng gọi

là văn phòng

Theo phương diện “tổ chức” văn phòng được hiểu như sau:

+ “Văn phòng là bộ phận cấu thành giúp việc của một cơ quan, tổ chức” (Vương Hoàng Tuấn, Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM, 2000);

+ “ Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Trí, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và kỹ thuật, 2005)

Như vậy, theo các quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp việc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng

Theo phương diện “chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau:

+ Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan (Từ điển Tiếng Việt, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 1997)

+ Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lí công văn giấy tờ nhằm mục đích phục

vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lí có hiêu quả (Đào Xuân Chúc, Tập bài giảng Quản trị hành chính văn phòng – Trường KHXH&NV, 2006)

Vậy theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan

Kết hợp các quan điểm trên ta có một cách hiểu chung nhất về văn phòng

“ Văn phòng là một bộ phận cấu thành rất quan trọng, giúp việc của một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, thủ tục, các quy trình làm việc; Văn phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lí thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong công tác quản

lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức đó”(Nguyễn Hữu Danh, Tập bài giảng Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2014)

*Tên gọi của văn phòng trong thực tế:

- Với Cơ quan Hành chính Nhà nước như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban Nhân dân các cấp; tập đoàn, tổng công ty có quy mô lớn thì văn phòng thường có tên là Văn phòng gắn liền với tên cơ quan Ví dụ: Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban Nhân dân,văn phòng tập đoàn, văn phòng tổng công ty

- Đối với một số tổ chức, đơn vị khác thì văn phòng thường có tên là Phòng hành chính; phòng hành chính tổ chức; phòng quản trị, quản trị hành chính…

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, sự bùng nổ thông tin và tri thức, điều này dẫn tới sự xuất hiện của “ Văn phòng hiện đại”

- “Văn phòng hiện đại” là văn phòng mà ngoài các yếu tố của văn phòng nói chung thì nó bao gồm:

+ Các trang thiết bị hiện đại;

+ Các trang thiết bị hiện đại được sắp xếp khoa học;

+ Con người làm việc trong văn phòng hiện đại là những con người hiểu biết với tri thức sâu rộng, chuyên môn vững vàng, phong cách làm việc khoa học;

+ Năng suất lao động cao

1.1.2 Nội dung của công tác văn phòng

Công tác văn phòng gồm có “ Tham mưu, tổng hợp và Hậu cần”

- Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát các hoạt động của cơ quan, tổ chức “Tổng hợp” là thống kê, phân tích, xử lí thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý Tham mưu, tổng hợp luôn đi liền hỗ trợ nhau; Tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động tham mưu; Chức năng tham mưu chỉ đạt kết quả tốt khi mà hoạt động tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời

Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua:

• Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng;

• Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan;

• Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;

• Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan;

• Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của

cơ quan;

• Theo dõi đảm bảo tham mưu, đánh giá kết quả thi đua khen thưởng;

• Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan ban hành.-Văn phòng thực hiện chức năng “Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, công cụ, tài chính, hội họp, in ấn tài liệu, lễ tân… Đây là những hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của bất cứ cơ quan nào

Chức năng hậu cần được thực hiện thông qua những nội dung công việc sau:

• Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan;

• Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho cơ quan;

• Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan;

• Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan;

• Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ của cơ quan;

• Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan;

• Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ

• Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;

• Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;

• Quản lý tài khoản của văn phòng (nếu có)

1.1.3 Vai trò của công tác văn phòng

Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện các chức năng chung của Văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu cần Vậy nên văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là nơi giao tiếp với cơ quan khác, nơi đón tiếp cán

bộ và nhân dân đến kiến nghị và trình bày nguyện vọng với UBND Do đó văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan trọng vào hiệu quả công việc của toàn cơ quan

Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khoa học thì công việc đi vào hoạt động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc của cơ quan có năng xuất chất lượng hiệu quả cao

1.2 Khái quát về UBND Quận Tây Hồ

1.2.1 Sự hình thành và phát triển

Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội

tụ của dân cư đất Việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực

rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội

UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được UBND Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ QLNN trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996

Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của mình

Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000 người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nước.

Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội

Sau 18 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa của Thủ đô Hà Nội

1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Quận Tây Hồ.

Lãnh đạo văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn phòng và 03 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của văn phòng

• Chánh văn phòng HĐND&UBND quận – Đ/c Lê Trung Đức

Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND – UBND quận Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc sau

- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính, tham mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế toán - Thủ quỹ

- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng lực, trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND&UBND quân truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo

- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột xuất của HĐND&UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn đại biểu HĐND thành phố

- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.

- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ

- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh giá kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Võ Bích Thủy

- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúp chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ

và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin

- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao nhiệm vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách;

- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp về quản lý đất đai, trật tự xây dựng đô thị và tiếp dân – Đ/c Phạm Khánh Sinh

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: Công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, quản trị; Giúp CVP quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện nước, giao thông, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh;

- Điều hành tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận đơn thư kiên nghị, khiếu nại, tố cáo của công dân, đôn đốc các phòng ban, UBND các phường giải quyết

đơn thư theo quy định; Phối hợp cùng Thanh tra quận bố trí lịch tiếp dân của Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận

- Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ tịch UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ tiếp dân thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách

• Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị - Đ/c Dương Văn Trường

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các

bộ phận: Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái

xe, trực tổng đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ theo quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận

- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, ban thuộc UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND - UBND và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý tài sản, mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo điều hành thực hiện công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận, đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy,

vệ sinh môi trường, công tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trường

- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được phân công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị, họp kiểm điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng UBND phụ lục 1)

1.2.3 Quyền hạn và nhiệm vụ

Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND quận giao

Cụ thể là các công việc sau:

- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và lên lịch làm việc hang tuần, hang tháng Theo dõi đôn đốc và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ

- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức việc thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND quận

- Xây dựng chương trình UBND quận thong qua và giúp UBND quận kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp UBND, lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận với Thường trực Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cung cấp

- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi cấp trên Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành thực hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên Bên cạnh đó giúp UBND quận tổ chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết

- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp UBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tập phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều kiện phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND và UBND quận

HĐND Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán

bộ công chức quận Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, văn bản theo quy định của công tác lưu trữ

- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điều hào trong cơ quan Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quần chúng Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn

an ninh trật tự cho cơ quan

TIỂU KẾT

Như vậy ở Chương 1, em đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về công tác văn phòng và Văn phòng UBND Quận Tây Hồ Từ đó chúng ta có thể nắm được nội dung và vai trò của công tác văn phòng trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

và mang tính hệ thống.Tuy nhiên việc áp dụng vào thực tế chưa đạt được hiệu quả nhất định.Do nhiều lí do khác nhau về cơ bản thì có 2 li do: Thứ nhất: việc xây dựng quy chế còn chưa chặt chẽ mang tính hình thức Thứ hai: Cán bộ trong phòng ban chưa có ý thức thực hiện các quy chế đó một cách nghiêm túc, thẳng thắn để thông qua việc thực hiện các quy chế nâng cao hiệu quả cao trong công việc của cả cá nhân và tập thể

2.1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình công tác thường kì của cơ quan

Xây dựng kế hoạch công tác là yêu cầu không thể thiếu của bất kì một cơ quan nào Nhằm đảm bảo cho cơ quan hoạt động có hiệu quả và đạt năng suất cao trong công việc, tránh hiện tượng chồng chéo công việc

Chương trình công tác thường kì là nhiệm vụ của một cơ quan, tôt chức phải thực hiện trong 1 khoảng thời gian nhất định như xây dựng theo từng định kì Để có 1 chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng, vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn chương trình công tác của cơ quan thông thường được tiến hành theo trình tự thời gian sau:

Văn phòng HĐND-UBND yêu cầu phòng ban đăng kí lịch làm việc thuộc

thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch, Phó chủ tịch, trên cơ sở đó, văn phòng lập

dự thảo chương trình công tác của cơ quan và gửi bản thảo đến các phòng ban

để lấy ý kiến bổ sung Các phòng ban đóng góp xong thì văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình Chủ tịch phê duyệt, ban hành

Việc xây dựng công tác thường kì ở UBND quận Tây Hồ là công việc cần

độ chính xác cao, điều này đòi hỏi văn phòng phải hết sức cẩn thận và đôn đốc các phòng ban thực hiện tốt hơn UBND quận Tây Hồ có các kế hoạch công tác:

- Kế hoạch công tác năm ;

- Kế hoạch công tác quý;

- Kế hoạch công tác tháng ;

- Kế hoạch công tác tuần

( Phụ lục 2)

* Ưu điểm:

- Quy trình xây dựng chương trình công tác của cơ quan được triển khai

từ trên xuống dưới đảm bảo tính thống nhất và khoa học

- Đồng thời đây cũng là cơ sở để văn phòng kiểm tra giám sát hoạt động thường kì của các đơn vị trực thuộc Quận Dựa trên chương trình công tác thường kì của cơ quan các đơn vị trực thuộc sẽ chủ động hơn trong công việc và quá trình giải quyết thực hiện công việc được tiến hành nhanh chóng và chính xác hơn Bên cạnh đó cũng tránh lãng phí thời gian Và chương trình công tác thường kì của năm trước sẽ là cơ sở để xây dựng công tác thường kì của năm sau

* Hạn chế:

Trong quá trình xây dựng chương trình công tác thường kì của Quận còn chưa đảm bảo Do khối lượng công việc lớn phát sinh đột ngột nên đôi khi không thể đảm bảo về mặt thời gian thực hiện chương trình của Quận nên hiệu quả công việc bị giảm sút Chính vì thế nên có các bản xây dựng chương trình công tác dự phòng để ứng phó trong mọi sự thay đổi

2.1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị

Tổ chức Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để nhà quản

lý thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động cơ quan và còn là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của UBND.

(Phụ lục 3)

2.1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ cảu cơ quan Vì vậy ở bất kì cơ quan nào lãnh đạo cũng đi công tác, mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác động đến nhiều phương diện và cần được chuẩn bị một cách chu đáo

(Phụ lục 4)

2.2 Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở.

Nhằm xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ công chức trong hoạt động công vụ bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả của các cơ quan hành chính nhà nước Ngày 2 tháng 8 năm 2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg kèm theo Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước

Cán bộ công chức, viên chức tại UBND quận Tây Hồ luôn tuân thủ và gương mẫu thực hiện đúng chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước, không ngừng học tập, tu dưỡng và rèn luyện để nâng cao năng lực, phẩm chất chính trị, đạo đức nghề nghiệp, ứng xử có văn hóa để hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao

Triển khai thực hiện Quyết định số 129 của Thủ tướng Chính phủ UBND quận Tây Hồ đã ban hành “ Quy ước nếp sống văn hóa nơi công sở” ngày 12 tháng 3 năm 2009 Quy ước gồm 5 phần: Văn hóa trong làm việc, Văn hóa trong hội họp, Văn hóa trong giao tiếp ứng xử, Văn hóa trong giữ gì vệ sinh an toàn nơi làm việc và Văn hóa trong sinh hoạt Bản quy ước đã được toàn thể cán

bộ, công chức, viên chức, nhân viên cơ quan Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ thảo luận và nhất trí thông qua để cùng nhau thực hiện

Quy ước này đã được đưa vào thực hiện một cách nghiêm túc.Trong giao tiếp với công dân, cán bộ công chức, viên chức của Quận luôn có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thích rõ ràng cụ thể về các quy định liên quan đến

giải quyết công việc.

Cán bộ, công chức, viên chức trong UBND quận Tây Hồ khi làm việc tại công sở và trong trời gian thực thi nhiệm vụ, công vụ luôn mặc trang phục , đeo thẻ công chức, phù hiệu đúng quy định, luôn giữ uy tín, danh dự cho cơ quan, đơn vị, lãnh đạo trong văn phòng

Trong giao tiếp tại công sở và với công dân, cán bộ, công chức, viên chức cảu UBND quận Tây Hồ luôn có thái độ lịch sự, hòa nhã, văn minh Khi giao dịch trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng văn bản hoặc các phương tiện thông tin ( điện thoại, thư tns, qua mạng…) luôn coi trọng đảm bảo thông tin trao đổi đúng nội dung trong công việc mà cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân hướng dẫn trả lời

Cán bộ, công chức, viên chức của UBND quận luôn tôn trọng địa vị của người lãnh đạo, luôn phục tùng và chấp hành nhiệm vụ được giao đồng thời phát huy tinh thần tự chủ, dám chịu trách nhiệm; có trách nhiệm đóng góp ý kiến trong hoạt động, điều hành cơ quan, đơn vị mình đảm bảo hoạt động nhiệm vụ, công vụ đạt hiệu quả cao

Trong quan hệ với đồng nghiệp luôn chân thành, nhiệt tình đảm bảo sự đoàn kết; phối hợp và góp ý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công vụ để công việc được giải quyết nhanh, hiệu quả Luôn chấp hành quyết định của người lãnh đạo, quản lí; thường xuyên chủ động sáng tạo và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi thực hiện nhiệm vụ được giao Không lợi dụng việc góp ý, phê bình làm tổn hại đến thanh danh, uy tín cảu cán bộ, lãnh đạo và đồng nghiệp

Tuy nhiên Quận vẫn còn những tồn tại một số hạn chế trong quá trình thực hiện quy chế văn hóa công sở Một số cán bộ công chức còn quên đeo thẻ gây khó khăn trong việc kiểm soát người ra vào cơ quan trường hợp xấu có thể dẫn đến thất thoát tài sản của cơ quan Vẫn còn có 1 số trường hợp cán bộ đi muộn về sớm chưa thực hiện đúng theo quy chế đưa ra Quy ước về “ Văn hóa nơi công sở” đã được thống nhất bởi chính các cán bộ, công chức, viên chức, ngân viên trong văn phòng HĐND-UBND Quận vì vậy tất cả mọi người nên

cùng nhau nghiêm túc thực hiện.

2.3 Thực trạng về nghiệp vụ văn thư

2.3.1 Tìm hiểu về mô hình tổ chức Văn thư của UBND quận Tây Hồ

Mô hình tổ chức công tác văn thư “ văn thư tập trung” Văn thư tập trung được hiểu như sau: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy,in; trình ký, đóng dấu, vào sổ văn bản đều do văn phòng cơ quan thực hiện

Mô hình phòng làm việc là kiểu “ văn phòng khép kín” Đây là kiểu mô hình văn phòng cổ điển Phòng văn thư được tách riêng biệt với các phòng khác,

có tường xây ngăn cách, cưa ra vào có thể đóng kín và khóa chặt lại Không những UBND quận Tây Hồ còn áp dụng kiểu mô hình văn phòng này mà hiện nay nhiều cơ quan cả nhà nước và doanh nghiệptư nhân vẫn áp dụng xây dựng kiểu văn phòng đó trong cơ quan

Công tác văn thư là một trong những nghiệp vụ không thể thiếu trong nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ văn thư, đó là toàn bộ công việc liên quan đến việc ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan của các lãnh đạo hay việc trao đổi thông tin của cơ quan với các cơ quan sự nghiệp bên ngoài và phục vụ cho công ác quản lý Nhà nước

Quận đã áp dụng phần mềm quản lý đăng ký văn bản và lập hồ sơ công việc trên mạng nội bộ, kết nối mạng LAN

Do là cơ quan cấp quận nên để đáp ứng khối lượng công việc lớn Văn phòng HĐND-UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ phụ trách chuyên môn và nhận nhiệm vụ nhập thông tin công văn đến, công văn đi vào phần mềm Quản lí văn bản trên mạng nội bộ 02 cán bộ phụ trách việc sao chụp tài liệu cho khối cơ quan quận( phụ trách phòng máy) và 01 cán bộ phụ trách kho lưu trữ Các cán

bộ văn thư chuyên trách đều tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Quản trị văn phòng hoặc đã được đào tạo về nghiệp vụ VTLT

Tất cả các công việc liên quan đến công tác văn thư đều được thực hiện theo quy định của nhà nước phòng văn thư được bố trí các trang thiết bị chuyên