Công tác văn phòng công ty cổ phần vận tải đường sông hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 2 A. PHẦN MỞ ĐẦU 3 1. Lời nói đầu 3 B. BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 6 1. Thời gian thực tập 6 2. Địa điểm thực tập 6 3. Kế hoạch thực tập 6 4. Những việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 7 CHƯƠNG I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SÔNG HÀ NỘI 8 1.1.Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội 10 1.1.1.Chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.1.1.1Chức năng 10 1.1.1.1.1.Nhiệm vụ 10 1.1.2.Cơ cấu tổ chức 12 1.2.Chức năng ,nhiệm vụ,,cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổ chức 12 1.2.1 Chức năng,nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức 12 1.2.2.Vị trí làm việc và bản mô tả công việc cho các vị trí trong văn phòng 14 CHƯƠNG II.TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG CÔNG TY 18 2.1 Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp trong công ty 18 2.1.1.kỹ năng giao tiếp là gì?tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp? 18 2.1.2.Thực trạng và các giải phấp nâng cao hiệu quả của kỹ 19 2.2.Tìm hiểu về xây dựng văn hóa công sở trong công ty 29 2.2.1.Thực trạng của việc xây dựng văn hóa công sở trong công ty 29 2.2.2.Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằn nâng cao hiệu quả của việc xây dựng văn hóa trong doanh nghiệp 31 2.2.2.1.Thuận lợi 31 2.2.2.2.Khó khăn 32 CHƯƠNG III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41 3.1.Đánh giá chung 41 3.3.1.Ưu điểm 41 3.3.2.Nhược điểm 41 3.3.3 Nguyên nhân 42 3.2Kiến nghị và đề xuất giải pháp 43 3.2.1 Giải pháp về nhân sự trong hoạt động Văn phòng 43 3.2.2.. Kiến nghị của bản thân 48 KẾT LUẬN 50

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU Lời nói đầu B BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .7 1.Thời gian thực tập 2.Địa điểm thực tập 3.Kế hoạch thực tập 4.Những việc làm thời gian thực tập kết đạt CHƯƠNG I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SÔNG HÀ NỘI 1.1.Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội 10 1.1.1.Chức ,nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.1.1.1Chức 10 1.1.1.1.1.Nhiệm vụ 11 1.1.2.Cơ cấu tổ chức 12 1.2.Chức ,nhiệm vụ,,cơ cấu tổ chức phòng hành tổ chức 13 1.2.1 Chức năng,nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức 13 1.2.2.Vị trí làm việc mô tả công việc cho vị trí văn phòng 15 CHƯƠNG II.TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG CÔNG TY 19 2.1 Tìm hiểu kỹ giao tiếp công ty 19 2.1.1.kỹ giao tiếp gì?tầm quan trọng kỹ giao tiếp?.19 2.1.2.Thực trạng giải phấp nâng cao hiệu kỹ 20 2.2.Tìm hiểu xây dựng văn hóa công sở công ty 30 2.2.1.Thực trạng việc xây dựng văn hóa công sở công ty .30 2.2.2.Đánh giá đề xuất giải pháp nhằn nâng cao hiệu việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp .32 2.2.2.1.Thuận lợi 32 2.2.2.2.Khó khăn 33 CHƯƠNG III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 3.1.Đánh giá chung 42 3.3.1.Ưu điểm 42 3.3.2.Nhược điểm 42 3.3.3 Nguyên nhân 43 3.2Kiến nghị đề xuất giải pháp 44 3.2.1 Giải pháp nhân hoạt động Văn phòng 44 3.2.2 Kiến nghị thân 49 KẾT LUẬN 51 LỜI CẢM ƠN Đại học Nội Vụ Hà Nội đơn vị trực thuộc Bộ nội vụ, nơi đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức,nhân viên văn phòng Nhà nước doanh nghiệp Hàng năm, trường tổ chức cho sinh viên quy thực tập đơn vị, quan nhằm giúp sinh viên tìm hiểu rõ cấu tổ chức, hoạt động quan, nắm chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan, đơn vị; cán bộ, công chức,viên chức,nhân viên, đơn vị thực tập Đồng thời dịp để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng , bổ sung nâng cao kiến thức tiếp thu trình học tập trường ; giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ, tác phong, lề lối làm việc công sở Là sinh viên trường, tham gia học tập trường tham gia đợt thực tập cuối khóa lần niềm vinh dự em Đây hội để em học hỏi, đúc kết kinh nghiệm cho thân hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội giúp em có kiến thức quản trị văn phòng Cảm ơn thầy giáo, cô giáo trực tiếp gián tiếp tổ chức giảng dạy, đem hết khả tâm huyết để truyền đạt kiến thức quản trị văn phòng em tiếp thu cách đầy đủ Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Xin chân thành cảm ơn đồng chí cán bộ, chuyên viên phòng hành công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội nhiệt tình giúp đỡ em, hướng dẫn em thực công việc Văn phòng thời gian thực tập phòng Chân thành cảm ơn Phó Chánh văn phòng Vũ Thị Hường người trực tiếp hướng dẫn em phòng hành cung cấp tài liệu cho em hoàn thành báo cáo thực tập A PHẦN MỞ ĐẦU Lời nói đầu Nền kinh tế việt nam từ đổi đến có bước phát triển thành công, đưa Việt Nam từ nước nông nghiệp lạc hậu dần bước trở thành nước công nghiệp đại Trong hoàn cảnh hàng loạt ngành thuộc lĩnh vực khác đời : Kinh tế, văn hóa, quân sự, thể thao, du lịch… Do đặt thuận lợi khó khăn cho ban ngành nói chung đặc biệt ngành giáo dục nói riêng Làm để có đội ngũ cán nhân viên động, nhiệt tình cống hiến cho nghiệp nước nhà Làm để có đội ngũ cán chủ trì tri thức thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước, để theo đuổi kịp với xu phát triển giới Nhà nước ta đào tạo chuyên môn lĩnh vực đặc biệt giáo dục đề cập đề cấp thiết để sinh viên trường học tâp làm việc tốt Để giúp việc cho ban lãnh đạo công việc người nhân viên văn phòng Vì hoạt động văn phòng hoạt động thiếu quan hay tổ chức doanh nghiệp nào, đóng vai trò quan trọng cấp thiết nhất, góp phần lớn vào phát triển chung kinh tế Hòa vào xu chung để phục vụ cho nươc nhà Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tập trung vào lĩnh vực văn phòng, để sinh viên phụng cho nghiệp đất nước, để sinh viên tiếp xúc với công việc cách thực tế, sau trường làm việc quan doanh nghiệp nhà nước Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan doanh nghiệp, nhà nước để sinh viên tiếp xúc làm việc với kiến thức học lớp Quản trị văn phòng ngành chuyên sâu đào tạo tất lĩnh vực đòi hỏi người thư ký phải có kiến thức chuyên môn sâu tất lĩnh vực kiến thức xã hội, kiến thức tâm lý, ngôn ngữ, trang phục, trang điểm.Người nhân viên văn phòng phải rèn luyện cho phong cách giao tiếp tốt, thiện chí thiết lập mối quan hệ ngoại giao, thước đo tiêu chuẩn để đánh giá nhận xét người nhân viên văn phòng Trong nghiệp đổi công tác quản lý nước ta xuất vị trí người quản trị văn phòng văn phòng lãnh đạo điều tất yếu thiếu nhân viên văn phòng người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức nhiệm vụ văn phòng Bất quan tổ chức doanh nghiệp muốn trì hoạt động phải có văn phòng phận để thực chức văn phòng Trên thực tế người làm việc văn phòng thực công việc thư ký, họ phải đảm nhiệm nhiều công việc : thực công tác văn thư, đảm bảo sở vật chất phương tiện làm viêc cho máy lãnh đạo quản lý đặc biệt thời kỳ đại kinh tế phát triển vũ bão Người trợ lý giúp việc cho lãnh đạo lĩnh vực chuyên môn định thuộc phạm vi chức văn phòng Theo định số 1638 hiệu trưởng trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội việc cử sinh viên thực tập cuối khóa Em tiếp nhận vào thực tập phòng hành công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 Với kiến thức đào tạo kinh nghiệm thực tế thân giúp đỡ nhiệt tình cán văn phòng em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Trong thời gian thực tập em cố gắng vận dụng triệt để kiến thức học kinh nghiệm riêng cá nhân vào công việc thực tiễn quan em học hỏi nhiều môi trường lĩnh vực chuyên môn kiến thức xã hội nhằm đạt mục đích đánh giá tổng hợp kết trình thực tập quan em cố gắng vận dụng hết khả để hoàn thành nhiệm vụ Em xin trình bày báo cáo thực tập em sau: Bài thực tập gồm chương: I.Khảo sát công tác văn phòng công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội II.Tìm hiểu kỹ giao tiếp văn hóa công sở công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội III.Kết luận đề xuất kiến nghị Trong trình thực tập làm báo cáo, chưa có kinh nghiệm thực tế, dựa vào lý thuyết học với hai tháng thực tập ngắn ngủi nên báo cáo chắn không tránh khỏi sai sót Kính mong nhận góp ý từ quý thầy, cô cô, chú, anh (chị) phòng hành để kiến thức em hoàn thiện rút kinh nghiệm bổ ích áp dụng vào thực tiễn cách hiệu vào nghiệp sau Kính chúc người vui vẻ, hạnh phúc, dồi sức khỏe thành công công việc Em xin trân thành cảm ơn! B BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Thời gian thực tập Thời gian thực tập tháng (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016) Địa điểm thực tập Phòng hành công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội Địa chỉ: số 881 bạch đằng phường bạch đằng quận hai bà trưng , Hà Nội Số điện thoại: Kế hoạch thực tập Thời gian Tuần (04/1 – 08/1) Công việc - Đến công ty làm quen với anh chị phòng - Bước đầu tiếp xúc với công việc phòng - Tìm hiểu học Quy chế phòng hành công ty Tuần (11/1 – 14/1) - Xây dựng kế hoạch thực tập -Tìm hiểu vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty phòng hành - Tìm hiểu nghiên cứu Nội quy, Quy chế quan - Nhận phân công công việc nhiệm vụ cụ thể nơi thực tập Tuần - Nghiên cứu, chọn đề tài thực tập -Hoàn thiện đề cương báo cáo thực tập (17/1 – 20/1) Tuần - Nghiên cứu tài liệu phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập -Tìm hiểu vấn đề xác nhận đề cương (23/1 – 29/1) - Thực công việc giao phòng hành Tuần công ty -Thực công việc giao phòng hành (2/2 – 9/2) Tuần (11/2 – 17/2) Tuần công ty -Thực công việc giao phòng hành - Viết báo cáo thực tập -Thực công việc giao (19/2 – 26/2) Tuần (28/2 – 11/3) -Hoàn thiện báo cáo thực tập - Xin ý kiến đánh giá Lãnh đạo quan trình thực tập Những việc làm thời gian thực tập kết đạt STT Những Công Kết Quả Việc Đã Làm Lĩnh vực -Đánh văn cụ thể nội quy, quy chế Văn phòng hành - Đánh máy, làm báo cáo giúp cô anh chị văn phòng - Hàng ngày xuống phòng Văn Thư lấy sách báo giấy tờ gửi cho lãnh đạo phòng, phận công ty - Thường xuyên giúp anh, chị xử lý văn đến Lĩnh vực tổ văn -Đã kiểm tra đột xuất với lãnh đạo phòng tình hình chức nhân làm việc số phòng, ban công ty - Tìm hiểu thực trạng xây dựng văn hóa công sở công ty -Tìm hiểu kỹ giao tiếp công ty Lĩnh vực -Tìm hiểu thực hành máy tính, máy in, máy công nghệ photocopy thông tin Lĩnh vực tài -Được tìm hiểu tài nguyên môi trường công ty nguyên môi trường CHƯƠNG I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SÔNG HÀ NỘI Khái quát chung công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐƯỜNG SÔNG HÀ NỘI (HARITCO.,JSC) Địa chỉ: Số 881 Bạch Đằng, Phường Bạch Đằng, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Mã số thuế: 0105383582 () Người ĐDPL: Lê Thị Lan Ngày hoạt động: Giấy phép kinh doanh: 0105383582 () Lĩnh vực: Gia công khí; xử lý tráng phủ kim loại Ngành nghề kinh doanh Công Ty Cổ Phần Vận Tải Đường Sông Hà Nội Mã Ngành ngành Mô tả 1702 Sản xuất giấy nhăn, bìa nhăn, bao bì từ giấy bìa N 25920 Gia công khí; xử lý tráng phủ kim loại Y 30110 Đóng tàu cấu kiện N 33150 Sửa chữa bảo dưỡng phương tiện vận tải (trừ ô tô, mô tô, N xe máy xe có động khác) 41000 Xây dựng nhà loại N 4210 Xây dựng công trình đường sắt đường N 42200 Xây dựng công trình công ích N 42900 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác N 43110 Phá dỡ N 43120 Chuẩn bị mặt N 43210 Lắp đặt hệ thống điện N 4322 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi điều hoà không N khí 43290 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác N 43300 Hoàn thiện công trình xây dựng N Mã Ngành ngành Mô tả 43900 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác N 4511 Bán buôn ô tô xe có động khác N 45200 Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô xe có động khác N 4541 Bán mô tô, xe máy N 45420 Bảo dưỡng sửa chữa mô tô, xe máy N 4543 Bán phụ tùng phận phụ trợ mô tô, xe máy N 5011 Vận tải hành khách ven biển viễn dương N 5012 Vận tải hàng hóa ven biển viễn dương N 5021 Vận tải hành khách đường thuỷ nội địa N 5022 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa N 5210 Kho bãi lưu giữ hàng hóa N 5224 Bốc xếp hàng hóa N 5229 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải N 5610 Nhà hàng dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động N 56210 Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường N xuyên với khách hàng (phục vụ tiệc, hội họp, đám cưới ) 56290 Dịch vụ ăn uống khác N 5630 Dịch vụ phục vụ đồ uống N 8532 Giáo dục nghề nghiệp N 1.1.Chức ,nhiệm vụ ,quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội 1.1.1.Chức ,nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.1.1Chức 10 Điều đặc biệt quan trọng giai đoạn seiri loại bỏ hỗn độn tạo không gian trống qúy giá để chuẩn bị cho bước Bước 2: seiton, xếp, xếp đặt lại sau áp dụng bước seiri, xếp đặt cần thiết nơi làm việc Điều có nghĩa xếp vật vào vị trí chúng, giống thư viện Seiton liên quan đến việc dán nhãn, ghi ký hiệu cho vật dụng nơi làm việc dụng cụ, hồ sơ, thiết bị vật dụng văn phòng Một nơi làm việc trật tự có tổ chức sẵn sàng cho bước thứ Bước 3: seiso, nghĩa làm sạch/ làm vệ sinh loại bỏ rác ruởi, bụi bặm vật lạ khác khỏi nơi làm việc để tạo không gian ngăn nắp, Bước bao gồm việc quét dọn, sơn phết hoạt động sửa sang khác Sau thực ba bước S này, hai bước S sau thực để trì môi trường làm việc Bước 4: seiketsu, nghĩa tiêu chuẩn hóa, định quy trình để tất nhân viên phải thực tuân thủ Ví dụ, đặt quy định việc hủy bỏ gì, thực bước seiri Đặt quy định việc lưu trữ hồ sơ đâu nào, việc mượn hoàn trả hồ sơ nào, trả lại vị trí cũ Bước quy định cụ thể việc vệ sinh nơi làm việc và làm công việc Một quy định 5S có hiệu nhiều công ty Nhật nhân viên phải làm nhà vệ sinh Kết nhà vệ sinh luôn Bước 5: shitsuke bước cuối cùng, gọi bước huấn luyện kỷ luật Nhân viên, đặc biệt nhân viên mới, huấn luyện kỹ lưỡng nguyên tắc quy định 5S để gíup họ dễ thực tuân thủ Kỷ luật việc thực 5S thấm nhuần tới mức cho nhân viên trở lại lề thói (không hay) trước Từ hoạt động 5S phận làm việc có tinh thần tập thể, người hoà đồng với hơn, anh chị công nhân viên có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm ý thức với công việc 37 Xây dựng văn hóa doanh nghiệp a Phải đặt biệt coi trọng lấy người làm gốc Nó bao gồm: - Bồi dưỡng tinh thần trách nhiệm người lao động để kích thích lòng say mê, tính chủ động, sáng tạo họ - Giáo dục ý thức cho người lao động coi doanh nghiệp “tổ ấm” cá nhân để trở thành nhận thức chung tập thể tạo nội lực để phát triển cho doanh nghiệp - Có chế quản trị hợp lý cho người có cống hiến cho phát triển doanh nghiệp tôn trọng hưởng lợi ích vật chất xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra, chế độ thưởng, phạt hợp lý b Xây dựng quan niệm hướng tới thị trường Việc doanh nghiệp phải trở thành doanh nghiệp tự chủ để phù hợp với kinh tế thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải nhanh chóng hình thành quan niệm thị trường động, sát với thực tiễn Quan niệm thị trường bao gồm nhiều mặt giá thành, khả tiêu thụ, chất lượng đóng gói chất luợng sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng, kỳ khuyến nhằm thu hut khách hàng Tất phải hướng tới việc tăng cường sức cạnh tranh, giành thị phần cho doanh nghiệp Cần phải coi nhu cầu thị trường điểm sản sinh điểm xuất phát văn hóa doanh nghiệp c Xây dựng quan niệm khách hàng hết Doanh nghiệp hướng thị truờng nói cho hướng tới khách hàng, phải lấy khách hàng làm trung tâm, với việc nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng sau nghĩ tới doanh lợi d Hướng tới vấn đề an sinh xã hội Đó thách thức lớn tất doanh nghiệp Bởi doanh nghiệp phát triển nhanh chóng hậu phát triển nặng nề ô nhiễm môi trường lãng phí tài nguyên thiên nhiên Do đó, doanh nghiệp cần thông qua văn hóa doanh nghiệp hướng tới mục tiêu phát triển bền vững lợi ích người cho đời sau e Xây dựng tinh thần trách nhiệm xã hội Một doanh nghiệp không 38 phải coi sản phẩm phận làm nên trình phát triển nhân loại mà phải coi việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp phận văn hóa nhân loại Doanh nghiệp đóng góp cho xã hội không số lượng cải mà phải thỏa mãn nhu cầu văn hóa nhiều mặt xã hội đại tích cực ủng hộ, tài trợ cho nghiệp giáo dục, văn hóa, xã hội, thúc đẩy khoa học kỹ thuật phát triển tiến Thông qua hoạt động nhân đạo văn hóa làm hình ảnh doanh nghiệp đẹp hơn, uy tín doanh nghiệp nâng lên đáng kể Đó hướng phát triển lành mạnh, thiết thực để doanh nghiệp đóng góp ngày nhiều vào công đổi mới, mục đích: “dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, văn minh” mà Đảng đề toàn dân ủng hộ Thực tế văn hóa tồn khách quan doanh nghiệp có văn hóa riêng Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trình kiên nhẫn, lâu dài đòi hỏi ý chí lớn lao nhà lãnh đạo Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp cần: Tìm hiểu yếu tố ảnh hưởng tới chiến lược kinh doanh doanh nghiệp tương lại Xác định giá trị cốt lõi làm sở cho thành công Xây dựng tầm nhìn mà doanh nghiệp hướng tới Đánh giá văn hóa xác định yếu tố cần thay đổi Xác định vai trò nhà lãnh đạo việc thay đổi văn hóa Thể chế hóa, mô hình hóa thay đổi văn hóa Tiếp tục đánh giá văn hóa doanh nghiệp thiết lập chuẩn mực Xây dựng văn hóa văn phòng Với vai trò hoạt động văn phòng, làm xây dựng văn hóa công sở? Xây dựng văn hóa công sở xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo nội quy, quy định chung không tính dân chủ Văn hóa công sở hình thành trình hoạt động công sở góp phần tạo niềm tin tạo đoàn kết, trí tập thể mang lại lợi 39 ích chung Văn hóa ứng xử nói chung văn hóa ứng xử văn phòng nói riêng thước đo văn minh nhân viên văn phòng Vãn hoá tổ chức công sở hệ thống hình thành trình hoạt động công sở, tạo nên niềm tin giá trị thái độ nhân viên làm việc công sở, ảnh hýởng ðến cách làm việc công sở hiệu hoạt ðộng Xây dựng vãn hóa công sở gì? Vãn hoá công sở ãn mặc ðẹp, gọn gàng, lịch sự; Vãn hoá công sở vãn hoá ứng xử; Vãn hoá công sở tiết kiệm (Tiết kiệm công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in, phôto mặt ðể tiết kiệm vãn phòng phẩm Tiết kiệm tài nguyên vô hình thể nét ðẹp vãn hoá công sở) Vãn hoá công sở phong cách làm việc; Vãn hoá công sở bảo vệ thương hiệu đơn vị Xây dựng văn hóa công sở văn minh, tiến bộ, đại vô quan trọng Văn hóa công sở hình thành theo tính kế thừa tiếp thu có sáng tạo, có chọn lọc qua giai đoạn văn hóa công sở không ngừng bổ sung ngày hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội đại Trong văn phòng doanh nghiệp để tạo nét văn hóa riêng đòi hỏi phải có cố gắng đồng thuận tinh thần tự giác cá nhân văn phòng Xây dựng văn hóa văn phòng thực chất xây dựng người Hoàn thiện xây dựng văn hóa công sở có ý nghĩa tầm quan trọng to lớn thể chất lượng hiệu xử lý, giải công việc xây dựng lề lối làm việc khoa học Bên cạnh xây dựng văn hóa công sở hoạt động văn phòng cần đẩy mạnh xây dựng văn hóa giao tiếp, ứng xử.Văn hóa giao tiếp,ứng xử nơi văn phòng Đây cụm từ quen thuộc hiểu hết Giao tiếp, ứng xử thước đo giá trị không cho nhân viên văn phòng mà văn phòng chí doanh nghiệp 40 Một số nguyên tắc cần tuân thủ giao tiếp, ứng xử nơi văn phòng: Xưng hô lịch sự, quy tắc Hành cử tôn trọng người nói Nói rõ ràng, dễ hiểu Dùng từ lịch sự, ngắn gọn, xác Khi giao tiếp không đề cập tới chủ đề người nghe không hiểu Bình đẳng giao tiếp Tôn trọng giá trị văn hóa Giao tiếp thái độ chân thành, tự nhiên Khi nói chuyện nên giữ khoảng cách thích hợp Phải tôn trọng đối tượng giao tiếp, không ngắt lời đối tượng giao tiếp trường hợp không cần thiết Hiểu lắng nghe người khác nói Đừng tiếc lời khen ngợi Sử dụng ánh mắt giao tiếp Khi giao tiếp nhìn thẳng vào người đối diện tránh nhìn chằm chằm, không nheo lông mày, không nhìn xuống chân, … Một văn hóa tạo nên nét đẹp văn phòng văn hóa giao tiếp điện thoại Để giao tiếp điện thoại hiệu tạo ấn tượng tốt với đối tượng giao tiếp cần lưu ý số điểm: Xưng danh sẵn sàng nghe Điều thể tự tin quan hệ giao tiếp biểu văn minh Rút ngắn thời gian giao tiếp qua điện thoại, tập trung vào vấn đề cần truyền đạt Thân thiện giao tiếp qua điện thoại Cúp máy nhẹ nhàng 41 CHƯƠNG III.KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1.Đánh giá chung 3.3.1.Ưu điểm - Về công tác thu thập xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, đạo công ty Văn phòng chọn lọc, xử lý, biên tập xác, khách quan, công tác soạn thảo, thẩm định, biên tập văn thực đảm bảo chất lượng, quy trình, thể thức thẩm quyền ban hành - Về công tác soạn thảo văn bản: Đảm bảo tương đối thể thức kỹ thuật trình bày theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, thực tốt việc rà soát văn trước ban hành - Về công tác Văn thư – Lưu trữ: Nghiệp vụ quản lý văn đến, 100% văn đến Văn phòng tiếp nhận đầy đủ gửi đối tượng Nghiệp vụ quản lý văn đi, quản lý thống thực tốt công việc ban hành văn Nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu, Văn phòng thực quản lý sử dụng dấu theo trách nhiệm quyền hạn Nghiệp vụ lưu trữ, thực tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ công ty, không để xảy mát - Về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho quan, Lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo thời gian quy định, tiến độ thực nhiệm vụ phòng - Về công tác tổ chức hội họp: Được phòng hành tổ chức chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp - Tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác Văn phòng: hệ thống mạng LAN; mạng internet công ty trì thường xuyên, góp phần nâng cao hiệu quả, điều hành hoạt động công ty 3.3.2.Nhược điểm Bên cạnh kết đạt bản, công tác văn phòng công ty hạn chế, yếu cần khắc phục là: - Công tác nắm bắt, tổng hợp, xử lý thông tin chưa có phân tích đánh giá toàn diện, chưa trọng tập trung phân tích nguyên nhân, kết việc Bên cạnh cán làm công tác tổng hợp chưa nhanh nhạy, kịp thời, chưa sáng 42 tạo cách tiếp nhận xử lý thông tin - Việc xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm thời gian qua có nhiều chuyển biến, nhiên chủ yếu tổng hợp thông tin quan, đơn vị cách học, chưa có phân tích tư khoa học việc xếp công việc tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành lãnh đạo công ty - Công tác thẩm định văn hành quan tâm trú trọng, song chưa toàn diện nhiều phòng ban, ngành tham mưu cho lãnh đạo công ty soạn thảo văn trình lãnh đạo không qua văn phòng thẩm định nên văn nhiều sai xót làm giảm hiệu lực pháp lý - Nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ quản lý văn công tác kiểm soát văn nhiều hạn chế, như: Thụ động, bảo thủ soạn thảo… - Công tác tham mưu, tổng hợp thông tin, số liệu, báo cáo phục vụ đạo điều hành lãnh đạo công ty có lúc chưa xác, kịp thời, chất lượng thông tin cung cấp cho Lãnh đạo nhiều hạn chế, mang tính chất chung chung không sát với tình hình điều kiện - Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự toán cung cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chưa quan tâm mức - Công tác vệ sinh môi trường, công tác phục vụ tăng cường đôi lúc chưa thực đảm bảo, chưa đáp ứng yêu cầu - Chế độ hội họp chưa trì thường xuyên, hội họp nhiều tổ chức chưa thực hợp lý nên dẫn đến tình trạng nhiều thời gian tốn 3.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân tích cực: Thứ nhất, nghiệp phòng hành tổ chức công ty có văn hướng dẫn cụ thể nên thực xác, quy định đảm bảo theo yêu cầu nghiệp vụ, nguyên nhân Thứ hai, có kết nỗ lực Lãnh đạo nhân viên Văn phòng cố gắng để hoàn thành tốt nhiệm vụ 43 Nguyên nhân hạn chế - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ số nhân viên chưa cao, thụ động công việc Phần lớn nhân viên đạt trình độ cao đẳng đại học chức - Lãnh đạo phòng chưa thường xuyên theo dõi, đôn đốc công việc phận chuyên môn, chưa quan tâm nhiều đến nhân viên, mối quan hệ nhân viên với Lãnh đạo phòng chưa thực khăng khít - Một hạn chế lớn phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội thiếu biên chế Khối lượng công việc phòng tương đối lớn, số lượng nhân viên ít, dẫn đến tình trạng nhân viên kiêm hai ba công việc Chính mà phòng chưa có chuyên môn hóa công việc.Lãnh đạo nhân viên phòng phải cố gắng để hoàn thành nhiệm vụ - Cơ sở vật chất lạc hậu cũ kỹ, chưa đáp ứng yêu cầu công việc yêu cầu đổi mới, kho chứa nhiều bất cập, kho chứa chuyên dụng nên không đủ điều kiện thoáng mát, khô rộng rãi Đây nguyên nhân quan trọng khiến phòng hoạt động hiệu - Chế độ đãi ngộ cho nhân viên phòng thấp, lương chưa đáp ứng điều kiện sống nhân viên Văn phòng, không kích thích nhiệt tình sáng tạo công việc Nhìn chung thời gian qua, Văn phòng thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo công ty Có kết nhờ cố gắng Ban Lãnh đạo nhân viên Văn phòng, khắc phục khó khăn, tận dụng thuận lợi để hoàn thành tốt nhiệm vụ 3.2Kiến nghị đề xuất giải pháp 3.2.1 Giải pháp nhân hoạt động Văn phòng Tăng cường trách nhiệm thủ trưởng Việc điều hành quản lý lãnh đạo công ty thành viên xiết chặt xử lý nghiêm túc trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ thời gian quy định 44 Chủ động giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định pháp luật nhiệm vụ lãnh đạo công ty giao, không hoàn thành nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước lãnh đạo công ty Trách nhiệm thủ trưởng phải xiết chặt nữa.Thủ trưởng người đứng đầu quan.Ở phận Văn phòng trưởng phòng – người phải gương mẫu, đầu công tác, Thủ trưởng có nghiêm nói nhân viên Đồng thời thủ trưởng phải huy động nhân viên phối hợp với đơn vị phòng ban, đơn vị liên quan giải công việc theo thẩm quyền Tuyệt đối không đùn đẩy công việc cấp giao phó Trưởng phòng hành tổ chức phải thường xuyên rà soát chức năng, nhiệm vụ phận đơn vị văn phòng để khắc phục tình trạng trùng lặp, chồng chéo đề xuất cấp thẩm quyền, xem xét, điều chỉnh, giải quyết; rà soát, bổ sung nghiêm túc thực quy chế hoạt động; phân công nhiệm vụ cụ thể; làm rõ trách nhiệm tập thể cá nhân; đề cao trách nhiệm người đứng đầu Đồng thời ngăn ngừa xử lý nghiêm biểu quan liêu, hách dịch, tham nhũng lãng phí cán bộ, công chức; có dấu hiệu vi phạm pháp luật phải kịp thời phối hợp kiểm tra, xác minh rõ Chấp hành nghiêm đạo lãnh đạo công ty, trường hợp chậm không thực phải báo cáo lý do; trường hợp phát định trái với pháp luật phải báo cáo kịp thời với người định Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Với công đổi toàn diện kinh tế - xã hội nay, đòi hỏi đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc quan doanh nghiệp cần phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Đối với phòng hành cần phải xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, đặc biệt quan tâm cán giữ vị trí quan trọng Văn phòng trưởng phòng ,phó phòng Đồng thời cử cán bộ, nhân viên đào tạo bồi dưỡng 45 Văn phòng nên trọng tới việc xếp lại đội ngũ cán bộ, nhân viên cách công phu có tính toán theo cấu ngành nghề, độ tuổi Ngoài cần phải đẩy mạnh, coi trọng công tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, nhằm nâng cao hiệu hoạt động phòng hành tổ chức Tăng cường công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức công vụ cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Bên cạnh giải pháp nhằm nâng cao chất lượng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên công tác giáo dục phẩm chất, đạo đức cho đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội nói chung Văn phòng nói riêng quan trọng Vì người cán bộ, công chức thời đại cần đáp ứng ba chữ “T” “có tâm”, “có tầm”, “có tài” Nâng cao hoàn thiện công tác Văn thư – Lưu trữ Văn thư – Lưu trữ phận quan trọng Văn phòng, Văn phòng cần tiếp tục củng cố tổ chức, bổ sung cán chuyên trách làm công tác phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội cần đưa cán bộ, công chức làm công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý lưu trữ tài liệu Xây dựng kế hoạch chi tiết, định toàn cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý bảo quản, ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác tài liệu lưu trữ Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi, chuyên môn nghiệp vụ từ phòng lưu trữ huyện, thị xã Thành phố.Cần đưa đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo công ty nhằm bổ sung trang thiết bị máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ, tài liệu tốt đảm bảo Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo cán bộ, nhân viên Văn phòng Môi trường làm việc bao gồm: Môi trường vật chất môi trường tinh thần Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu 46 môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mãi, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp Vì vậy, phòng hành tổ chức cần xây dựng môi trường làm việc tốt, cụ thể: - Cán bộ, nhân viên phòng hành tổ chức cần phải rèn luyện cho đức tính yêu nghề, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, khả làm việc mệt mỏi, nhiệt tình công việc - Đối với Lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết khả mình, đồng thời có sách Khen thưởng – Kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành Nội quy cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh Ngoài cán bộ, công chức Văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến, Lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc nhân viên Văn phòng Nâng cao hiệu công tác tham mưu, tổng hợp Văn phòng Với thực trạng vấn đề trên, em xin đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế công tác tham mưu, tổng hợp phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội là: - Bộ phận tham mưu, tổng hợp phân công tham dự họp, giao ban định kỳ, đột xuất lãnh đạo công ty cần bố trí thời gian hợp lý để tham gia đầy đủ, lựa chọn chỗ ngồi hợp lý, ghi chép đầy đủ kiến nghị, đề xuất đơn vị để từ rút kinh nghiệm, sửa chữa sai sót - Luôn nâng cao phát huy tinh thần tự học, tự nghiên cứu từ tài liệu, hệ thống văn pháp lý liên quan, từ thực tiễn khả khai thác thông tin từ internet để thực tốt công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ công tác đạo, điều hành lãnh đạo công ty Giải pháp hậu cần Thường xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật máy móc thiết bị 47 Phòng hành tổ chức cần có chế độ bảo dưỡng định kỳ máy móc, trang thiết bị, hạn chế tối đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hưởng đến tiến độ thực công việc Thực tế cho thấy phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội trang thiết bị, máy móc bị hỏng hóc nhiều lác hậu cũ kỹ, không sửa chữa, bảo dưỡng thay ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động Văn phòng Vì vậy, Văn phòng nên có phận chuyên sửa chữa bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc luôn nâng cao ý thức nhân viên Văn phòng việc bảo quản tài sản chung Văn phòng Đảm bảo việc cung ứng Văn phòng phẩm đầy đủ, kịp thời Văn phòng phẩm cần cung ứng đầy đủ kịp thời, điều kiện không đảm bảo dẫn đến tình trạng gián đoạn hoạt động Văn phòng.Vì vậy, phòng hành tổ chức công ty cần cung cấp Văn phòng phẩm cách nhanh chóng, đầy đủ kịp thời Cần có quản lý chặt chẽ tránh tình trạng lãng phí không cần thiết trang thiết bị Văn phòng, đồng thời cần phải có biện pháp xử lý nghiêm khắc cán bộ, nhân viên lạm dụng công Văn phòng Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động Văn phòng Trong điều kiện phát triển nhanh chóng khoa học, kỹ thuật công nghệ thông tin nay, quan, tổ chức cần phải ứng dụng nhanh thành mà mang lại vào trình hoạt động mình, nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực vật lực Phòng hành tổ chức tô chức công ty cần phải tiến hành đào tạo tin học cho cán bộ, công chức, tạo khả tiếp cận sử dụng công nghệ công việc, nhằm đáp ứng cao hiệu chất lượng công việc Tăng cường công tác kiểm tra, tra Hoạt động phòng hành tổ chức cần phải có kiểm tra giám sát thường xuyên Lãnh đạo công ty Tại phòng hành tổ chức công ty , công tác kiểm tra cần phải đẩy mạnh để giúp cho phận thực theo mục tiêu, 48 nhiệm vụ giao, đồng thời phát kịp thời thiếu sót sai phạm, từ có giải pháp đề xuất giải kịp thời Cần tăng cường chế tra, kiểm tra chéo phòng, ban, công khai hóa hoạt động để công dân tham gia giám sát đóng góp ý kiến cho hoạt động quan Đi liền với công tác tra, kiểm tra công tác Thi đua – Khen thưởng, Văn phòng cần tiến hành phong trào thi đua phòng, ban, ngành chế độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán bộ, công chức hăng say công tác phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ giao Một số giải pháp khác Ngoài giải pháp nêu trọng tâm giải pháp đổi hoàn thiện công tác quản lý, điều hành Văn phòng đơn giản hóa thủ tục làm việc có vai trò quan trọng.Lãnh đạo phòng hành tổ chức cần tạo mối quan hệ tốt Văn phòng, động viên giúp nhân viên Mặt khác, Lãnh đạo Văn phòng cần trang bị cho kỹ sau: Thành thạo nghiệp vụ Văn phòng, kỹ quản lý, kỹ điều hành công việc Cần phải đơn giản hóa thủ tục làm việc Văn phòng để phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội nâng cao hiệu hoạt động 3.2.2 Kiến nghị thân Sau tháng thực tập phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội , với nghiệp vụ quan sát từ phía cá nhân em, em nhận thấy hành tổ chức công ty bộc lộ số hạn chế, em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị thân với mong muốn nhằm nâng cao hiệu hoạt động phòng hành tổ chức công ty Văn phòng nên giao nhiệm vụ, quyền hạn quy định trách nhiệm cụ cho cán bộ, công chức để họ giải công việc cách linh hoạt, nhanh chóng, xác Cần quan tâm đến đời sống vật chất cho cán bộ, công chức, thường xuyên tổ chức buổi tham quan du lịch vào dịp nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Tăng cường công tác quản lý cán bộ, nhân viên đề cao trách nhiệm 49 người Lãnh đạo Văn phòng Thường xuyên tổ chức gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân để lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân vào trình hoạt động Văn phòng, lắng nghe tâm tư, nguyện vọng nhân dân thái độ làm việc đội ngũ cán bộ, nhân viên Đặc biệt trình thực tập phòng hành tổ chức công ty , em nhận thấy vấn đề đáng quan tâm vấn đề sử dụng tài sản công cách không hiệu nhiều lãng phí, ý thức tiết kiệm công số cán bộ, công chức chưa cao Vì vậy, Văn phòng cần có biện pháp tuyên truyền phổ biến giáo dục việc sử dụng công cách tiết kiệm hiệu đến toàn đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Trên giải pháp kiến nghị em xin đóng góp ý kiến việc nâng cao hiệu hoạt động phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội.Hy vọng đóng góp phần đóng góp vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng 50 KẾT LUẬN Phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội có vai trò quan trọng.Nó có ảnh hưởng không nhỏ tới phát triển ổn định, bền vững công ty Trong năm qua, phòng hành tổ chức phát huy vai trò to lớn mình, thực tôt chức tham mưu, tổng hợp hậu cần phục vụ đạo, điều hành Lãnh đạo công ty Bên cạnh kết đạt hoạt động phòng hành tổ chức tồn yếu sai phạm cần khắc phục Nguyên nhân vấn đề thiếu nhiều song thấy bật lên nguyên nhân sau, sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị phục vụ hoạt động thiếu thốn, cũ kỹ lạc hậu, với yếu chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng Để giải tồn yếu cần phải có phương hướng biện pháp cụ thể nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Sau tháng thực tập, tìm kiếm thực trạng hoạt động phòng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội em mạnh dạn đóng góp số giải pháp, kiến nghị mang tính chất chủ quan thân nhằm hoàn thiện công tác Văn phòng phòng hành tổ chức Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm nên báo cáo tránh khỏi khuyết điểm thiếu sót Kính mong nhận bảo đóng góp tận tình Thầy (cô) Một lần em xin chân thành cảm ơn Thầy (cô) toàn thể cán bộ, nhân viên phồng hành tổ chức công ty cổ phần vận tải đường sông Hà Nội tận tình giúp em hoàn thiện báo cáo Hà Nội tháng năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Thị Thùy Linh 51