MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 B. GIỚI THIỆU CHUNG 4 1.Qúa trình hình thành và phát triển. 5 2. Các lĩnh vực hoạt động chính 5 3. Hoạt động kinh doanh. 6 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM. 7 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty. 7 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM). 8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty. 9 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2) 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty. 9 1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 14 PHẦN II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 36 2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 36 2.1.1. Khái niệm 36 2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 36 2.2 Thực tế công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37 2.2.1 Công tác xây dựng văn bản tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37 2.2.2 Công tác quản lý văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 38 2.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 38 2.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 41 2.2.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43 2.2.3 Công tác quản lý con dấu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 44 2.2.3.1 Quản lý con dấu 44 2.2.3.1 Sử dụng con dấu 44 PHẦN III. NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45 3.1 Đánh giá chung 45 3.1.1 Ưu điểm 45 3.1.2 Hạn chế 46 3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 47 3.2 Đề xuất kiến nghị 47 C. KẾT LUẬN 49
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài .1 2.Mục đích nghiên cứu 3.Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Nguồn tài liệu tham khảo 5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Bố cục đề tài B GIỚI THIỆU CHUNG 1.Qúa trình hình thành phát triển .5 Các lĩnh vực hoạt động Hoạt động kinh doanh PHẦN 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CÔNG TY 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty .7 1.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông(INTRACOM) .8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng cơng ty 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông.(Phụ lục 2) 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phịng cơng ty 1.2.3 Vị trí việc làm xây dựng mơ tả cơng việc vị trí Văn phịng Cơng ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 14 PHẦN II 36 TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 36 2.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư .36 Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1 Khái niệm 36 2.1.2 Ý nghĩa công tác văn thư 36 2.2 Thực tế công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 37 2.2.1 Công tác xây dựng văn công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 37 2.2.2 Công tác quản lý văn Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 38 2.2.2.1 Công tác quản lý văn 38 2.2.2.2 Quy trình quản lý văn đến .41 2.2.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .43 2.2.3 Công tác quản lý dấu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 44 2.2.3.1 Quản lý dấu 44 2.2.3.1 Sử dụng dấu .44 PHẦN III 45 NHỮNG ĐỀ XUẤT- KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45 3.1 Đánh giá chung .45 3.1.1 Ưu điểm .45 3.1.2 Hạn chế 46 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế .47 3.2 Đề xuất kiến nghị 47 C KẾT LUẬN 49 Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú.Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng.Vì cơng tác văn thư có vai trị lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phịng, đặc biệt công tác văn thư nắm bắt thuận lợi khó khăn cơng tác này, q trình thực tập cơng ty mà cụ thể công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng INTRACOM em xin trình bày đề tài “ Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầnng giao thông INTRACOM” Mục đích nghiên cứu Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt mục đích sau: - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông; - Đánh giá ưu điểm hạn chế đưa giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Nhiệm vụ nghiên cứu: Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hệ thống hóa lý luận văn bản, công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Khảo sát công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông; - Nghiên cứu đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn bản, lập hồ sơ Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận là: Văn hình thành hoạt động Cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông; tình hình cơng tác quản lý văn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công ty từ năm đến năm… Nguồn tài liệu tham khảo - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm 2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Hệ thống sách INTRACOM - Giaso trình Ngiệp vụ văn thư trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề cơng tác văn thư có nhiều đươn vị , cá nhân nghiên cứu: - Các đề tài nghiên cứu khoa học Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước - Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ giảng viên, sinh viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn - Báo cáo thực tập sinh viên khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Như vậy, có nhiều viết, luận văn, báo cáo cơng trình nghiên cứu khoa học vấn đề công tác văn thư Phương pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Đề tài đưuọc chia thành phần - Phần 1: Khảo sát công tác văn phịng Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng tầng giao thơng - Phần 2: Tìm hiểu công tác văn thư công ty cổ phần đầu tư xây dựng tầng giao thông - Phần 3: Kết luận đề xuất kiến nghị Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B GIỚI THIỆU CHUNG Tên công ty Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation construction Joint stock Company Giấy phép kinh doanh: 0101911295 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà Nội cấp Mã số thuế: 0101911295 Địa chỉ: Intracom Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội Văn phòng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom 2, phường Phú Diễn Quận Bắc Từ Liêm - TP Hà Nội Điện thoại:+ 84 37 941 111 Fax: + 84 37 914 112 Website: www.intracom.com.vn Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Slogan: “ Tỏa sáng đất nước” công ty mang ý nghĩa sâu sắc: Là bầu trời Việt, Intracom cam kết doanh nghiệp Việt, góp phần khẳng định vị đất nước hội nhập tồn cầu, khơng Intracom cịn đem ánh sáng đến nhà Việt miền Tổ Quốc, thắp sáng giấc mơ Việt tỏa sáng Năm Châu 1.Qúa trình hình thành phát triển Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng (INTRACOM) cổ phần hóa từ Doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 311/QDD-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội; hoạt động theo GCNĐKKD số 013010756 phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Định hướng xây dựng Công ty Intracom trở thành đơn vị mạnh toàn diện với việc đa dạng hóa ngành nghề, sản phẩm, có sức cạnh tranh lớn tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu Các lĩnh vực hoạt động Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản; Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện Đầu tư lĩnh vực Y tế Đầu tư Tài chính; Xây lắp cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, cơng trình giao thơng, thủy lợi, ; Đầu tư sản xuất - kinh doanh Vật liệu xây dựng Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm , INTRACOM với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều cơng trình, dự án như: Dự án Trung Văn Intracom 1, Dự án Phú Diễn Intracom 2, Dự án Vĩnh Ngọc Intracom 8, Dự án nhà tái định cư NOCT - Cầu Diễn, Dự án Bệnh viện đa khoa Phương Đông, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy 1, Dự án thủy điện Pờ Hồ… đặc biệt tham gia thi công nhiều công trình hạ tầng kỹ thuật, giao thơng, thủy lợi như: Cơng trình san lấp mặt dự án Bệnh viện đa khoa Phương Đông; San lấp mặt khu sản xuất nông nghiệp công nghệ Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cao Hà Nguyên huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc; san lấp mặt khu văn phòng điều hành, khu nhà máy thủy điện Nậm Pung; tuyến đường số II cầu vượt đường sắt - Dự án Rừng quốc Gia đến Hùng Phú Thọ; cơng trình đường nối QL 8A với nhà máy thủy điện Hương Sơn - Hà Tĩnh; đường cơng trình hai bên đường Láng Hạ Thanh Xuân - Hà Nội; đường Lê Văn Lương kéo dài; Tỉnh lộ 314 Huyện Thanh Ba - Tỉnh Phú Thọ; Tu bổ, hoàn chỉnh gia cố mặt đê tả sông Thao; đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung; Cầu Sông Lô Huyện Hạ Hịa, tỉnh Phú Thọ; Gói thầu XL04: Xây dựng đường cơng trình tuyến đoạn Km873+054 - Km879+230 thuộc Dự án đầu tư xây dựng cơng trình mở rộng Quốc lộ đoạn Km848+875 - Km890+200… INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng vinh dự nhận Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Bằng khen UBND thành phố Hà Nội 2010 Mong muốn đem lại cho đối tác, khách hàng “An lạc - Hạnh phúc” nên sản phẩm INTRACOM đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành Xây dựng Hoạt động kinh doanh Trong định hướng phát triển INTRACOM đổi phương thức quản lý điều hành, đầu tư thiết bị chiều sâu, ứng dụng công nghệ tiên tiến, mở rộng thị trường, phát triển sản xuất, hướng tới đa dạng hoá sản phẩm hoạt động kinh doanh; Xây dựng đội ngũ CBCNV có trình độ chun mơn, kỹ thuật cao, phát triển tồn diện Giải đủ việc làm không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho nguời lao động Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động cơng ty Các phịng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phịng, dịch vụ cơng cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngồi cơng ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực cơng trình dự án cơng ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất cơng trình, an toàn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn 1.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông(INTRACOM) Cơ cấu tổ chức Công ty: - Hội đồng quản trị - Ban kiểm soát - Ban giám đốc - Các phịng ban Cơng ty: + Phịng Tổ chức - Hành + Phịng Kế hoạch - Kỹ thuật + Ban pháp chế + Ban quản lý dụ án số + Phịng Tài - Kế toán - Các đơn vị thành viên: + Xí nghiệp Xây lắp số + Xí nghiệp Xây lắp số + Xí nghiệp Xây lắp số + Xí nghiệp Xây lắp số + Xí - nghiệp Xây lắp số Phạm Thị Nga Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hành Quy trình ban hành đảm bảo theo bước: Bước Chuẩn bị thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu phạm vi đối tượng điều chỉnh văn Căn thẩm quyền ban hành để xây dựng thảo cho phù hợp Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao thủ trưởng phê duyệt; Bước Tiến hành thu thập thơng tin cần thiết có liên quan đến văn ban hành; Bước Căn vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước soạn thảo; Bước Tiến hành soạn thảo văn bản, soạn thảo người giao trách nhiệm soạn thảo vào đề cương để soạn Trong trình soạn thảo phải tổ chức xin ý kiến đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi văn bản; Bước Sửa chữa duyệt thảo: sau hoàn thành thảo, người soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý ký duyệt Những văn liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực phải giữ lại thảo để đơn vị trao đổi; Bước Hoàn thiện văn bản: sau Chánh Văn phòng ký tắt vào thảo tức thảo duyệt Cán soạn văn hoàn thiện nội dung thể thức văn theo quy định pháp luật 2.2.2 Công tác quản lý văn Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 2.2.2.1 Công tác quản lý văn Bước 1: kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn * Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông, Trước phát hành văn bản, đơn vị cá nhân soạn thảo văn phải trình văn lên phận ISO cơng ty để kiểm tra mặt pháp lý nội dung văn Sau văn trình lên phụ trách phịng hành duyệt nội Phạm Thị Nga 38 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dung văn bản.Nếu đạt yêu cầu vân chuyển qua phận văn thư để làm thủ tục Nếu khơng đạt văn chuyển trả lại đơn vị soạn thảo * Ghi số ngày, tháng, năm văn Ghi số văn - Tất văn công ty ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp có quy định khác - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng * Ghi ngày, tháng, năm văn - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành - Viêc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bước 2: đăng ký văn Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính * Đăng ký văn sổ * Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Văn đăng ký máy tính thơng qua bảng excel để thuận lợi cho việc quản lý tìm kiếm văn cơng ty Bước 3: nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật * Nhân Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định * Đóng dấu quan - Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên Phạm Thị Nga 39 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái * Đóng dấu mức độ khẩn, mật - Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bước 4: làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn * Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua - Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) *Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác - Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ * Chuyển phát văn qua Bưu điện - Tất văn chuyển phát qua Bưu điện phải đăng ký vào sổ * Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho Phạm Thị Nga 40 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi * Chuyển phát văn mật *Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Bước 5: lưu văn Sau tiến hành thủ tục nêu người làm cơng tác văn thư phải tiến hành lưu văn đi, bước cuối công tác quản lý văn Việc lưu văn tiến hành sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức 2.2.2.2 Quy trình quản lý văn đến Bước 1: Tiếp nhận Văn đến Văn quan, tổ chức, cá nhân gửi đến quầy lễ tân chị Nguyễn Thùy Dương ký nhận kiểm tra sơ sau chuyển đến cho người Văn thư sau tiếp nhận văn đến tiến hành phân loại sơ thành loại: Các văn gửi đề tên quan; Các văn gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc Sau phân loại xong, văn thư làm cơng tác bóc bì văn theo trình tự pháp lý dựa quy định Phạm Thị Nga 41 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác văn thư – lưu trữ hành Văn bóc bì đóng dấu đến Sau văn thư làm cơng tác phân loại văn cho lãnh đạo xử lý Đây cơng tác khó khăn, địi hỏi trình độ nghiệp vụ chun mơn cơng tác hành cao, phải phân loại sơ loại lĩnh vực văn thuộc khối chuyên viên Văn phòng chịu trách nhiệm giải Sau làm công tác phân loại chuyên viên giải xong, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn máy vi tính Cơng tác đăng ký văn đến máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; Loại công văn; Số ký hiệu; Ngày ký; Ngày nhận; lĩnh vực; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn ( có ); Hạn giải quyết(nếu có)…Sau Văn thư làm cơng tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn đưa vào ô tiếp nhận văn chuyên viên Văn phòng “Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi: Số công văn, ngày tháng năm, quan gửi, ý kiến Bộ, ý kiến Chánh, Phó Văn phịng; ý kiến đề xuất chuyên viên trực tiếp xử lý Bước 2: Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến phải trình cho lãnh đạo văn phòng xem xét, giải xác định phận cá nhân có trách nhiệm giải Sau xác định phận có trách nhiệm giải quyết, lãnh đạo đạo văn phòng ghi vào phiếu xử lý văn bản, để phân tới phận chịu trách nhiệm giải Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy vi tính văn thư Bước 3: Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ý kiến chuyên viên ghi Phiếu xử lý văn Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Phạm Thị Nga 42 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời hạn pháp luật quy đinh Văn thư phải thường xuyên, đôn đốc theo dõi việc giải văn đến để tránh trường hợp văn giải chậm giải không 2.2.3 Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Bước 1: Mở hồ sơ Mở hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thơng tin ban đầu hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc (theo Danh mục hồ sơ, kể trường hợp quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ) Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời văn bản, tài liệu phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo… bảo đảm toàn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Bước 3: Kết thúc hồ sơ + Khi cơng việc giải xong hồ sơ kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ - Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, nháp, thảo có (trừ thảo vấn đề quan trọng có ghi ý kiến đạo lãnh đạo quan ý kiến góp ý quan hữu quan thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ - Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải cơng Phạm Thị Nga 43 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc theo thời gian, tên loại, tác giả văn Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình bỏ vào hộp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày cm tách thành đơn vị bảo quản khác (không nên tách 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn quy phạm pháp luật phân thành đơn vị bảo quản như: lần dự thảo, lần hội thảo, lần trình ) - Xem xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu trong, hồ sơ) - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong, chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau 2.2.3 Công tác quản lý dấu Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông 2.2.3.1 Quản lý dấu - Thủ quỹ kiêm văn thư Công ty chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc quản lý, sử dụng dấu quan - Khi nét dấu bị mịn biến dạng, cán bộ, cơng chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người đứng đầu quan, tổ chức phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên 2.2.3.1 Sử dụng dấu - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền - Khi cần mang dấu cần đồng ý Giám đốc - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Phạm Thị Nga 44 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III NHỮNG ĐỀ XUẤT- KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 3.1 Đánh giá chung Thơng thường doanh nghiệp sản xuất lợi nhuận lên hàng đầu mà không coi trọng công tác văn thư Nhưng Intracom công tác văn thư – lưu nhận quan tâm đặc biệt Ban lãnh đạo cơng ty, công tác văn thư công tyluôn đảm bảo chặt chẽ đem lại hiệu cao Nhưng bên cạnh cơng tác văn thư khơng tránh khỏi hạn chế vài nguyên nhân khách quan chủ quan Dưới nhận định cụ thể thời gian thực tập công ty mà em thấy được: 3.1.1 Ưu điểm - Công tác văn thư nhận quan tâm đạo sát từ phía lãnh đạo cơng ty, chương trình, kế hoạch mà cấp giao phó cụ thể, rõ ràng, thực tế - Việc phân công cơng tác hoạt động Văn phịng tổ chức khoa học, không chồng chéo Việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật góp phần lớn vào thành cơng cơng tác chun mơn văn thư nói riêng cơng tác Văn phịng nói chung - Cán văn thư người có trình độ chun mơn tương đối cao nên công tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ, xác - Phịng ln nhận tích cực phối hợp phịng ban cơng ty - Văn bản, giấy tờ đưuọc xếp khoa học - Công ty có Bộ phận ISO nên thực tốt quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 giúp cho công tác văn thư giải nhanh chóng khoa học - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ Phạm Thị Nga 45 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2 Hạn chế - Mọi văn đến chưa tập trung hoàn toàn vào đầu mối vào phận văn thư quan Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy - Văn phòng chưa sử dụng phần mềm quản lý văn để đem lại hiệu cao công việc - Thiếu quy chế công tác văn thư -lưu trữ - Công tác kiểm tra thể thức văn chưa thực kỹ, chưa cập nhập quy định Nhà nước thể thức văn bản; Ví dụ: Theo thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Cơng văn loại văn khơng có tên loại cơng ty ghi số ký hiệu “ Số:/ CV-… - Việc soạn thảo văn đơi cịn gặp phải sai sót phơng chữ thể thức trình bày - Số ký hiệu văn đơi cịn bị chồng chéo, chưa thống số thứ tự đăng ký vào sổ bị trùng - Thiếu, sót, văn cịn xảy văn gốc lấy để sử dụng khơng hồn trả lại cặp hồ sơ - Con dấu công ty không giao cho người phục trách công tác văn thư quản lý mà thủ quỹ công ty giữ - Việc đăng ký văn – đến chưa thực đầy đủ, số văn nhập liệu máy tính từ năm 2012 trở lại - Hiện cơng ty có nhân viên phụ trách mảng văn thư cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác nhau, khối lượng văn cần xử lý tương đối nhiều, nên công việc chưa giải nhanh chóng, kịp thời - Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ không đồng bộ, hệ thống máy phơ tơ thường xun bị hỏng hóc gây khó khăn cho việc nhân lưu văn Phạm Thị Nga 46 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Trong q trình thực tập cơng ty cá nhân em nhận thấy nguyên nhân mặt hạn chế do: - Hiện cơng ty cịn thiếu quy chế văn thư lưu trữ nên công tác văn thư không đảm bảo tuân thủ theo quy trình đặt - Chưa có biện pháp cứng rắn việc xử lý văn sai thể thức nội dung, nên chưa thực tạo nên ý thức thực có trách nhiệm với cơng việc - Cịn thiếu lớp tập huấn nâng cao chuyên môn cho chuyên viên phục trách mảng văn thư công ty - Thiếu phần mềm quản lý văn hồ sơ nên dẫn tới khó khăn việc tra tìm hồ sơ, tài liệu 3.2 Đề xuất kiến nghị - Để thực tốt nhiệm vụ lãnh đạo giao phó, người làm cơng tác văn thư cần tích cực chủ động việc phối hợp hoạt động với phòng ban khác cơng ty - Các cán nhân viên phịng phải thường xun báo cáo tiến trình thực cơng việc cho lãnh đạo phịng trao đổi cơng việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng công việc không giải - Nâng cao tinh thần trách nhiệm thành viên phòng - Thường xuyên cử cán văn thư tham gia vào chương trình, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng trị chun mơn nghiệp vụ - Đẩy mạnh công tác quản lý phân công rõ ràng nâng cao trách nhiệm phận cấp, cá nhân trình thực nhiệm vụ, thực chế độ khen thưởng kỷ luật nghiêm minh - Bám sát mục tiêu, nhiệm vụ thực hiên nghiêm túc chủ trương đạo ban lãnh đạo Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiên nhiệm vụ để kịp thời đạo việc thực kế hoạch đề công tác quản lý văn - Người phụ trách công tác văn thư cần phải riêng biệt, tránh kiêm nhiệm nhiều việc lúc Phạm Thị Nga 47 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Con dấu nên giao cho văn thư chuyên trách để thuận lợi cho việc giải xử lý công việc - Về trang thiết bị Phịng cần đề nghị đầu tư tài để nâng cao trang thiết bị máy móc Trên kiến nghị em nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Hy vọng với số kiến nghị góp phần làm hồn thiện tăng hiệu hoạt động công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng giao thông Phạm Thị Nga 48 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN Công tác văn thư Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông công tác quản lý cần thiết tương đối phức tạp, đặc điểm tình hình công ty lớn lớn nên khối lượng công tác hành cần giải lớn Chất lượng hiệu làm việc Văn phịng Cơng ty có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý hành Cơng ty Trong q trình thực tập Văn phịng Công ty, quan sát khối lượng công việc Phòng thực hiện, trực tiếp tham gia giải cơng việc phịng Những kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho công tác sau em Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Công ty Đối với để tài báo cáo thân em, khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn công tác văn thư Công ty em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định, phải đảm bảo dựa sở lý luận định Thời gian hai tháng thực tập Intracom thực bổ ích, từ em có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho công việc đam mê mà theo đuổi tương lai Tuy trình thực tập gặp phải sai sót chưa có kinh nghiệm, em tin sai sót giúp em trưởng thành có kinh nghiệm quý báu để không mắc phải sai sót Qua em xin đuộc gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt Thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phịng; Cơ Nguyễn Thị Kim Chi – Phó trưởng khoa Quản trị Văn phịng – gv Chủ nhiệm lớp cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn thực tập đax Phạm Thị Nga 49 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ em tập vừa Về phía cơng ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông xin chân thành cảm ơn ngài Nguyễn Thanh Việt – Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Công ty; chị Nguyễn Thị Kim Anh – Phụ trách Văn phòng anh chị nhân viên cơng ty ln tận tình bảo, hướng dẫn đợt thực tập công ty thời gian vừa qua Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm SINH VIÊN Phạm Thị Nga Phạm Thị Nga 50 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC (Phụ lục 1) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG ĐHĐ Cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Văn phịng cơng ty Các xí nghiệp vận hành điện Phịng Kế hoạch -Kĩ thuật Các đội xây lắp Phạm Thị Nga Phòng Đầu tư dự án nhàĐô thị số Các công ty Phịng Đầu tư dự án nhàĐơ thị số Các cơng ty liên doanh liên kết 51 Phịng Đầu tư dự án thủy điện Ban quản lí dự án thịnhà số Phịng Tài chínhKế tốn Ban quản lí dự án thị nhà số Ban quản lí dự án thủy điện Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG (Phụ lục 2) TRƯỞNG PHỊNG Quản trị Nhân Nhân sự, tuyển dụng đào tạo LĐTL, BH chế độ sách Phạm Thị Nga Truyền thơng, đồn thể Quản trị Hành Lễ tân Văn thư, Lưu trữ Quản trị văn phòng 52 Lái xe Truyền thông Pháp chế, ISO Công tác pháp lý, ISO Lớp QTVP K1C