MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 6. Phương pháp nghiên cứu 2 7. Bố cục của đề tài 3 B. GIỚI THIỆU CHUNG 4 1.Qúa trình hình thành và phát triển. 5 2. Các lĩnh vực hoạt động chính 5 3. Hoạt động kinh doanh. 6 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 7 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM. 7 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty. 7 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM). 8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty. 9 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2) 9 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty. 9 1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 14 PHẦN II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 36 2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 36 2.1.1. Khái niệm 36 2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư 36 2.2 Thực tế công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37 2.2.1 Công tác xây dựng văn bản tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37 2.2.2 Công tác quản lý văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 38 2.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 38 2.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 41 2.2.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43 2.2.3 Công tác quản lý con dấu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 44 2.2.3.1 Quản lý con dấu 44 2.2.3.1 Sử dụng con dấu 44 PHẦN III. NHỮNG ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45 3.1 Đánh giá chung 45 3.1.1 Ưu điểm 45 3.1.2 Hạn chế 46 3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 47 3.2 Đề xuất kiến nghị 47 C. KẾT LUẬN 49
Trang 1MỤC LỤC
A LỜI NÓI ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Mục đích nghiên cứu 1
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 2
4 Nguồn tài liệu tham khảo 2
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2
6 Phương pháp nghiên cứu 2
7 Bố cục của đề tài 3
B GIỚI THIỆU CHUNG 4
1.Qúa trình hình thành và phát triển 5
2 Các lĩnh vực hoạt động chính 5
3 Hoạt động kinh doanh 6
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY 7
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM 7
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 7
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) 8
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 9
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2) 9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty 9
1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 14
PHẦN II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 36
2.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 36
2.1.1 Khái niệm 36
Trang 22.1.2 Ý nghĩa của công tác văn thư 36
2.2 Thực tế công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37
2.2.1 Công tác xây dựng văn bản tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 37
2.2.2 Công tác quản lý văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 38
2.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi 38
2.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến 41
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 43
2.2.3 Công tác quản lý con dấu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 44
2.2.3.1 Quản lý con dấu 44
2.2.3.1 Sử dụng con dấu 44
PHẦN III NHỮNG ĐỀ XUẤT- KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 45
3.1 Đánh giá chung 45
3.1.1 Ưu điểm 45
3.1.2 Hạn chế 46
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế 47
3.2 Đề xuất kiến nghị 47
C KẾT LUẬN 49
Trang 3A LỜI NÓI ĐẦU
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân,giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư có vai trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộphận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác vănthư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra đượcnhững quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp Để tìm hiểu rõhơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư nắm bắt đượcnhững thuận lợi và khó khăn của công tác này, trong quá trình thực tập tại mộtcông ty mà cụ thể là công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM em xin trình bày đề tài “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại
công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầnng và giao thông INTRACOM”
2 Mục đích nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu tư xâydựng Hạ tầng và Giao thông;
- Đánh giá ưu điểm và hạn chế và đưa ra những giải pháp góp phần nângcao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng vàGiao thông
Nhiệm vụ nghiên cứu:
Trang 4- Hệ thống hóa lý luận cơ bản về văn bản, công tác quản lý văn bản, côngtác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Khảo sát công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơtại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông;
- Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý vănbản, lập hồ sơ tại Công ty
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là: Văn bản hình thànhtrong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông;tình hình công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơquan của Công ty từ năm đến năm…
4 Nguồn tài liệu tham khảo
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm
2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Hệ thống chính sách của INTRACOM
- Giaso trình Ngiệp vụ văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề về công tác văn thư đã có nhiều đươn vị , cá nhân nghiên cứu:
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước
- Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ của giảng viên, sinh viên KhoaLưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhânvăn
- Báo cáo thực tập của sinh viên khoa Quản trị Văn phòng trường Đại họcNội vụ Hà Nội
Như vậy, đã có nhiều bài viết, luận văn, báo cáo và công trình nghiên cứukhoa học về vấn đề công tác văn thư
6 Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
Trang 5Đề tài đưuọc chia thành 3 phần
- Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư xâydựng ha tầng và giao thông
- Phần 2: Tìm hiểu về công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xâydựng ha tầng và giao thông
- Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Trang 6B GIỚI THIỆU CHUNG
Tên công ty Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM)
Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportationconstruction Joint stock Company
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP HàNội cấp
Trang 7Slogan: “ Tỏa sáng cùng đất nước” của công ty mang ý nghĩa sâu sắc: Làngôi sao trên bầu trời Việt, Intracom cam kết sẽ cùng doanh nghiệp Việt, gópphần khẳng định vị thế đất nước trong hội nhập toàn cầu, không những thếIntracom còn đem ánh sáng đến từng ngôi nhà Việt trên mọi miền của Tổ Quốc,thắp sáng những giấc mơ Việt tỏa sáng cùng Năm Châu.
1.Qúa trình hình thành và phát triển.
Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) được
cổ phần hóa từ Doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 311/QDD-UB ngày17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội; hoạt động theo GCNĐKKD số
013010756 do phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006
Định hướng xây dựng Công ty Intracom trở thành đơn vị mạnh toàn diệnvới việc đa dạng hóa ngành nghề, sản phẩm, có sức cạnh tranh lớn và tổ chứcsản xuất kinh doanh có hiệu quả
2 Các lĩnh vực hoạt động chính
1 Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản;
2 Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện
3 Đầu tư lĩnh vực Y tế
4 Đầu tư Tài chính;
5 Xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông, thủylợi, ;
6 Đầu tư sản xuất - kinh doanh Vật liệu xây dựng
7 Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm ,
INTRACOM với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dàydạn kinh nghiệm đã và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án TrungVăn Intracom 1, Dự án Phú Diễn Intracom 2, Dự án Vĩnh Ngọc Intracom 8, Dự
án nhà ở tái định cư NOCT - Cầu Diễn, Dự án Bệnh viện đa khoa Phương Đông,
Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy
1, Dự án thủy điện Pờ Hồ… đặc biệt tham gia thi công nhiều công trình hạ tầng
kỹ thuật, giao thông, thủy lợi như: Công trình san lấp mặt bằng dự án Bệnh viện
đa khoa Phương Đông; San lấp mặt bằng khu sản xuất nông nghiệp công nghệ
Trang 8cao Hà Nguyên tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc; san lấp mặt bằng khu vănphòng điều hành, khu nhà máy thủy điện Nậm Pung; tuyến đường số II và cầuvượt đường sắt - Dự án Rừng quốc Gia đến Hùng Phú Thọ; công trình đườngnối QL 8A với nhà máy thủy điện Hương Sơn - Hà Tĩnh; đường và công trìnhhai bên đường Láng Hạ Thanh Xuân - Hà Nội; đường Lê Văn Lương kéo dài;Tỉnh lộ 314 Huyện Thanh Ba - Tỉnh Phú Thọ; Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt
đê tả sông Thao; đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung; Cầu Sông Lô Huyện
Hạ Hòa, tỉnh Phú Thọ; Gói thầu XL04: Xây dựng đường và các công trình trêntuyến đoạn Km873+054 - Km879+230 thuộc Dự án đầu tư xây dựng công trình
mở rộng Quốc lộ 1 đoạn Km848+875 - Km890+200…
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
và vinh dự nhận Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hộinhập WTO 2009, Bằng khen của UBND thành phố Hà Nội 2010
Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “An lạc - Hạnh phúc”nên những sản phẩm của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành Xây dựng
3 Hoạt động kinh doanh.
Trong định hướng phát triển của mình INTRACOM luôn đổi mới phươngthức quản lý điều hành, đầu tư các thiết bị chiều sâu, ứng dụng công nghệ tiêntiến, mở rộng thị trường, phát triển sản xuất, hướng tới đa dạng hoá sản phẩm vàhoạt động kinh doanh; Xây dựng đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn, kỹthuật cao, phát triển toàn diện Giải quyết đủ việc làm và không ngừng nâng caođời sống vật chất, tinh thần cho nguời lao động
Trang 9PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện TàLơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tếPhương Đông
Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh
Trang 10Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
Trang 11Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty :Phụ lục 1
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2)
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty.
Phòng tổ chức hành chính.
1 Chức năng:
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và
công tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho ngườilao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân
- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngượclại
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thựchiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt độngSXKD của Công ty
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trườnglàm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhpháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
Trang 12- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công tyvới các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;
Nhiệm vụ :
Công tác tổ chức, cán bộ:
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quychế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòngban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợpvới nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trongcông tác tổ chức và hoạt động Công ty
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKDcủa Công ty
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động vàtiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp
- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánhgiá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao độngtrong Công ty
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
Trang 13- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao độngsản xuất kinh doanh.
- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định;Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty
- Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty
Công tác Lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chínhsách, chế độ cho người lao động
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa Pháp luật
- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nângbậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định công ty và Pháp luật
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người laođộng theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, cácchế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi chongười lao động
- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động
Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính
Trang 14- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của cácđơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,thông suốt
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty
- Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủtục hành chính cho CBNV Công ty
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làmviệc với Công ty
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạoCông ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế
- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty
Công tác quản trị văn phòng
- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng
- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Mua sắm, quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩmtheo định mức
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí vănphòng
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháykhối văn phòng Công ty
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty
Công tác truyền thông
Trang 15 Truyền thông nội bộ
- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hìnhthành Công ty
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các vănbản pháp luật
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nộibộ )
- Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty; thu nhận, phản ánh đến Banlãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông
Truyền thông đối ngoại
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng báhình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến vớikhách hàng
- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông
- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty chokhách hàng
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công
ty
- Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của kháchhàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác
Quản trị thương hiệu
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty
- Xây dựng, quản trị trang Web công ty
Trang 16- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Côngty.
Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh,quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sảnxuất kinh doanh của đơn vị
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho cácĐoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xâydựng chính quyền Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt cácđợt vận động xã hội
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoànthể
Công tác pháp lý, công tác ISO
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhpháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO
1.2.3 Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Phụ trách Văn phòng
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chung
- Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn
đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phòng phụ trách
Trang 17Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban giám đốc Công ty về thực hiện các quyềnhạn và nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhânviên của phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ phòng
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty giao,những chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành
- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng
- Xây dựng phương án bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, bộ máy SXKD củaphòng
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sản xuấtkinh doanh
- Cập nhật các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư …liên quan đến côngtác chuyên môn
Nhiệm vụ chuyên môn
Công tác tổ chức, cán bộ:
- Xây dựng Điều lệ về Tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạtđộng, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và pháttriển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vịtrực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụSXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổchức và hoạt động Công ty
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinhdoanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động vàtiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
Trang 18giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động,đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho NLĐ trong Công ty
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năngnhiệm vụ của phòng
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định
Công tác Lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa Pháp luật
- Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương chongười lao động trình Hội đồng lương phê duyệt
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định công ty và Pháp luật
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người laođộng theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, cácchế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động
- Ký duyệt bảng lương hàng tháng của các Ban quản lý dự án, các Đội xâylắp trực thuộc Công ty
Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính
- Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn
đi, công văn đến, quản lý con dấu
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty
- Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác Lễ tân
Trang 19- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạoCông ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
Công tác Quản trị văn phòng
- Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các thiết bị máy móc,trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công tác truyền thông
- Chỉ đạo tổ chức các sự kiện quan trọng của công ty, các cuộc hội họp,tiếp khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBCNV công ty
- Là đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty
- Chủ trì việc tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp,lịch sử hình thành Công ty
Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chứcnăng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh,quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sảnxuất kinh doanh của đơn vị
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận thức
của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn thể
Công tác pháp chế, ISO
Chủ trì kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng; Cập nhật, tuyêntruyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng cácvăn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật này củaPhòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao
Kiểm tra và đánh giá khả năng cập nhật và áp dụng văn bản pháp luật vào
Trang 20hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Quyền hạn
Đối với công tác tổ chức, nhân sự
- Chỉ đạo theo nghành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xínghiệp, Đội xây lắp
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động
- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con
- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ Công ty
Đối với công tác Lao động tiền lương
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở
Đối với công tác Hành chính
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, khôngđảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành
Đối với công tác Quản trị văn phòng
- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đicông tác
Đối với công tác Truyền thông
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
Trang 21chức các sự kiện của công ty.
Phụ trách hợp đồng mua bán Dự án Intracom 1 của Công ty – bà Phạm Thị Hồng Thúy
Mối liên hệ công tác
Nội bộ phòng:
- Phân công, đôn đốc, kiểm tra, kiểm điểm công việc trong phòng
- Yêu cầu nhân viên trong phòng thực hiện, báo cáo công việc
Ban lãnh đạo, các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong công ty:
- Báo cáo công việc thường xuyên và nhận nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp từban giám đốc công ty
- Phối hợp các phòng ban khác:
+ Phối hợp chung : quản lý nhân sự, quản lý hành chính
+ Phòng Kế hoạch: công tác báo cáo kế hoạch
+ Phòng TCKT: công tác kế toán văn phòng, BHXH, tiền lương
Các cơ quan chức năng, đối tác bên ngoài công ty:
- Liên hệ với các cơ quan BHXH giải quyết các chế độ cho CBNV Côngty
- Liên hệ với các cơ quan chức năng tiến hành các thủ tục thay đổi nộidung ĐKKD, tuyển dung, đào tạo lao động
- Làm việc với các cơ quan báo chí về công tác truyền thông của Công ty
- Làm việc với các đối tác cung cấp các dịch vụ hành chính văn phòng
Nhân viên nhân sự
Nhiệm vụ:
Công tác tuyển dụng
- Theo dõi tình hình phát triển của công ty và xác định nhu cầu nhân sự
- Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn, dài hạn
- Lập bản mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng, nêu rõ các yêu cầu
cụ thể
- Lập bảng thông báo tuyển dụng bao gồm cả thiết kế nếu đăng trên các báo
- Lựa chọn các phương tiện đăng thông báo tuyển dụng
Trang 22- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm,các trường đại học và các nguồn cung cấp lao động khác.
- Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về các nội dung tuyển
dụng
- Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách ứng viên
- Trình danh sách ứng viên dự tuyển cho Hội đồng tuyển dụng
- Lập chương trình tuyển dụng, chuẩn bị cho cuộc thi tuyển/phỏng vấn
- Liên hệ mời ứng viên đến thi tuyển/phỏng vấn
- Tiến hành tổ chức thi tuyển/phỏng vấn
- Tham gia đánh giá và lựa chọn ứng viên, tổng hợp kết quả tuyển dụng
- Gửi thư cám ơn đến các ứng viên đã tham gia tuyển dụng
- Thông báo kết quả cho ứng viên, gặp gỡ và trao đổi với các ứng viêntrúng tuyển
- Thương thảo Hợp đồng và ký kết Hợp đồng lao động, soạn thảo quyếtđịnh tiếp nhận
- Lưu hồ sơ nhân sự
Công tác tiếp nhận nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc
- Hướng dẫn nhân sự mới: vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trangthiết bị, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, các nội quy, quy định của Công ty…
- Giới thiệu nhân sự mới với các phòng, ban; chỉ rõ chức năng của từngphòng, ban và phối hợp khi có việc liên quan
- Hướng dẫn các thủ tục hành chính cho nhân sự mới (làm thẻ ATM, thẻ
xe, thẻ thang máy, chấm công…)
- Theo dõi, kiểm tra, báo cáo Ban lãnh đạo công ty việc phân công côngviệc cho nhân sự mới
- Đánh giá nhân sự mới trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc
- Hướng dẫn nhân sự mới các thủ tục đề nghị Công ty xét ký tiếp HĐLĐsau thời gian thử việc
- Tổng hợp báo cáo công việc của các nhân sự mới, tổ chức họp đánh giá
Trang 23nhận xét công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc.
- Tổng hợp kết quả, thông báo lại kết quả cho nhân sự mới
- Thương thảo, soạn thảo HĐLĐ, quyết định tiếp nhận chính thức đối vớinhân sự được tiếp nhận
- Lưu hồ sơ nhân sự
Công tác quản lý và đánh giá nhân sự:
- Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, quý,
năm
- Đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, 3 tháng
- Tổng hợp kết quả đánh giá làm cở sở xét trả lương hàng tháng
- Lập kế hoạch, phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theođịnh kỳ 6 tháng, năm
- Tổng hợp kết quả đánh giá làm cở sở đề xuất Ban lãnh đạo trong việcđiều động, bổ nhiệm, bãi/miễn nhiệm, bình xét thi đua khen thưởng, kỷ luật đốivới CBNV
- Soạn thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, bãi/miễn nhiệm nhân sự
và hướng dẫn các thủ tục bàn giao công việc (nếu có)
- Thông báo và thanh lý các Hợp đồng lao động với nhân sự thôi việchoặc Công ty không ký tiếp HĐLĐ
- Lưu hồ sơ nhân sự
Báo cáo công tác nhân sự
- Cập nhật, hoàn thiện thông tin nhân sự
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự (quyết định khen thưởng, kỷ luật, báocáo công việc, báo cáo đánh giá thành tích nhân viên….)
- Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin, tham mưucho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và cácchế độ chính sách cho người lao động trong Công ty
Công tác Đào tạo
- Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty
- Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo
Trang 24- Lập Kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trìnhlãnh đạo Công ty duyệt
- Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nội bộ, đào tạo tại cácđơn vị chuyên nghiệp
- Tìm kiếm và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo
- Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ (chế độ chính sách, nội quy, quyđịnh, văn hoá Công ty và các kỹ năng mềm) trình lãnh đạo Công ty duyệt
- Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo
- Soạn thảo quyết định cử CBNV tham dự các khoá đào tạo (bên ngoài)kèm theo quy định trách nhiệm của nhân sự sau khi được Công ty cử đi đào tạo
- Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình đã được duyệt
- Đánh giá và báo cáo kết quả đào tạo
- Cập nhật hồ sơ đào tạo và lưu hồ sơ nhân sự
Các công tác khác:
- Tham gia xây dựng văn hóa Công ty
- Theo dõi và tổng hợp công tác nhân sự của các đơn vị trực thuộc công ty
- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quychế quản lý thuộc lĩnh vực tổ chức lao động, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá nhânsự
- Cập nhật tài liệu pháp luật có liên quan đến chuyên môn
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và lãnhđạo công ty
Quyền hạn
- Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công táctuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự
- Góp ý, đề xuất giải pháp liên quan đến chính sách cho người lao động
Mối liên hệ công tác
Nội bộ phòng:
Trang 25- Nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo phòng, chủ động lập kế hoạch giải quyếtcông việc.
- Phối hợp với nhân viên tiền lương, BHXH giải quyết chế độ chính sáchcho CBNV công ty
- Phối hợp với nhân viên quản trị hành chính giám sát giờ giấc làm việccủa CBNV khối văn phòng
Ban lãnh đạo, các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong công ty:
- Báo cáo công việc thường xuyên và nhận nhiệm vụ từ ban giám đốccông ty
- Phối hợp các phòng ban khác: quản lý, đánh giá nhân sự các phòng ban
Các cơ quan chức năng, đối tác bên ngoài công ty:
- Liên hệ với các cơ quan chức năng tiến hành các thủ tục thay đổi nộidung ĐKKD, tuyển dung, đào tạo lao động
Nhân viên Lao động tiền lương, BHXH và các chế độ chính sách
Nhiệm vụ:
Lao động tiền lương và các chế độ chính sách cho người lao động
- Phụ trách và thực hiện công tác tiền lương, các chế độ chính sách choCBNV Công ty: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo
- Phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, các chế độ chínhsách theo quy định
- Theo dõi và tổng hợp công tác tiền lương, các chế độ chính sách của cácđơn vị trực thuộc công ty
- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quychế quản lý thuộc lĩnh vực tiền lương, các chế độ chính sách
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác tiền lương, các chế
độ chính sách Công ty
- Làm việc với các đại diện công đoàn để giải quyết các vấn đề về quan
hệ, quyền lợi của người lao động
- Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về các vấn đề nhân sự, chính
Trang 26sách của Công ty.
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (gọi chung làbảo hiểm)
- Hàng tháng rà soát danh sách CBNV tham gia và chấm dứt tham giaBảo hiểm
- Lập danh sách CBNVtham gia, chấm dứt tham gia Bảo hiểm theo mẫu
- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội đối chiếudanh sách tham gia Bảo hiểm, đối chiếu số tiền phải nộp Bảo hiểm hàng tháng
- Rà soát, lập danh sách CBNV nghỉ việc, CBNV hưởng các chế độ Bảohiểm
- Làm việc với cán bộ phụ trách của cơ quan Bảo hiểm xã hội chốt sổ,chốt danh sách, chế độ CBNV được hưởng các chế độ của Bảo hiểm
- Đối chiếu số liệu tham gia Bảo hiểm của CBNV với phòng Tài chính kếtoán, làm thủ tục thanh toán tiền Bảo hiểm sau khi thống nhất số liệu
- Phối hợp cùng phòng Tài chính kế toán trong việc thu hồi công nợ Bảohiểm của CBNV
Công tác văn thư:
* Công văn đến:
- Tiếp nhận các văn bản chuyển đến (gửi trực tiếp, gửi qua đường bưuđiện, gửi qua fax, gửi qua Mail) đóng dấu công văn đến và vào sổ theo dõi vănbản đến (số văn bản đến, ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nội dung vănbản)
- Phân loại văn bản đến, vào phiếu xử lý văn bản và chuyển chánh vănphòng cho ý kiến xử lý và chuyển Ban giám đốc Công ty cho ý kiến chỉ đạo
- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc, nhân bản chuyển tới cácphòng ,ban hoặc người có trách nhiệm xử lý công việc
- Khi chuyển văn bản đến các phòng ban, yêu cầu cán bộ nhận văn bản kýnhận vào Sổ giao nhận văn bản nội bộ
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bảnđến, ý kiến chỉ đạo của Ban giám đốc Công ty và kết quả xử lý của các phòng
Trang 27* Công văn đi
- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, ban chuyển Tổ giúp việc Hộiđồng quản trị xử lý và chuyển ban Giám đốc ký duyệt
- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn bản theo đúngnơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng, ban.Đối với các văn bản gửi ra ngoài Công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đườngbưu điện đảm bảo thông tin được kịp thời, thông suốt
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản
đi, nơi gửi văn bản
Công tác lưu trữ và quản trị hành chính:
- Lập Kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty và đơn
vị trực thuộc
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ củaCông ty
- Chịu trách nhiệm tạm ứng, thanh tóan, hoàn tạm ứng các chi phí vănphòng
- Tổng hợp và thu tiền ăn trưa của cán bộ nhân viên Công ty
- Thanh toán các chi phí: điện thoại, Internet, chi phí trà nước, tiếp kháchcho Công ty và Ban giám đốc
- Tổng hợp báo cáo hàng tháng của các phòng ban Công ty
- Chấm công hàng ngày, tổng hợp bảng chấm công tháng CBNV khối vănphòng Công ty
- Cấp thẻ thang máy, mã code điện thoại, đăng ký vân tay chấm công choCBNV mới
- Giám sát việc thực hiện các nội quy quy chế Công ty (thời gian làm việc,mặc đồng phục, đeo thẻ nhân viên) tổng hợp báo cáo Ban Công ty các trườnghợp vi phạm, soạn thảo thông báo nhắc nhở, phê bình