Công tác văn phòng phòng nội vụ huyện gia viễn

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Bố cục của đề tài 3 PHẦN 1. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦAPHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN 4 I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA VIỄN. 4 1.Vị trí, địa lý, diện tích, dân số, đơn vị hành chính 4 2. Vị trí, tính chất. 8 3. Nhiệm vụ, quyền hạn. 10 4. Cơ cấu tổ chức 11 II. TỔNG QUAN VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN. 14 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn 14 1.1.Chức năng 15 1.2. Nhiệm vụ: 15 1.3. Trách nhiệm và quyền hạn: 18 1.3.1.Trách nhiệm của Trưởng phòng 18 1.3.2.Trách nhiệm của các Phó Trưởng phòng 20 1.4. Cơ cấu tổ chức 20 1.5. Xây dựng bản mô tả công việc 21 1.5.1. Bản mô tả công việc của lãnh đạo Phòng Nội vụ 21 1.5.1.1. Trưởng phòng: 21 1.5.1.2. Phó Trưởng phòng 22 1.5.2. Bản mô tả công việc của các vị trí trong Văn phòng 24 1.5.2.1. Chuyên viên phụ trách công tác văn thư; công tác quản lý nhà nước về tôn giáo 24 1.5.2.2. Chuyên viên pháp chế, tổng hợp và phụ trách công tác thi đua khen thưởng 25 PHẦN 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠIPHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN 27 I. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư 27 1. Khái niệm về công tác văn thư 27 2. Vị trí của công tác văn thư 27 3. Ý nghĩa của công tác văn thư 27 II. Thực trạng công tác văn thư huyện Gia Viễn 29 1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư 29 2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 31 2.1.Quy trình soạn thảo 31 2.2.Thể thức văn bản 32 3. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn. 37 3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 37 3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 44 4.Quản lý và sử dụng con dấu. 49 5. Lập hồ sơ hiện hành 50 PHẦN 3.THU HOẠCH BẢN THÂN 51 I. Thu hoạch của bản thân 51 II.Nhận xét, kiến nghị. 52 III. Gỉải pháp 55 PHẦN 4. KẾT LUẬN 56 PHỤ LỤC 1

MỤC LỤC

1

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnhđạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổchức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhànước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như : truyền miệng, khắc trênphiến đá, gỗ,… để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm chocác thế hệ sau Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểutheo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổsách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị tríquan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơnbằng cái tên mới là công tác văn thư Công tác văn thư ngày càng khẳng định vịtrí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơquan nói riêng Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cầnthiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủyếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Công tác văn thư được làm tốt

sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chấtlượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tácvăn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt độngcủa cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan Công tác văn thư đảm bảo giữgìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn bản; quản lýgiải quyết văn bản đi - đến; quản lý sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào kho lưu trữ cơ quan

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tácvăn thư nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trìnhthức tập tại phòng Nội vụ - Uỷ ban nhân dân huyện Gia Viễn em xin đưa ra đềtài “Tìm hiểu về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ - Uỷ ban nhân dân huyệnGia Viễn” Lý do em chọn đề tài này vì em thấy đây là một chuyên đề hay vàthú vị Được sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan

cùng với vốn kiến thức đã được trang bị ở nhà trường, trong quá trình nghiêncứu chuyên đề của bản thân, em cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cần vớithực tế để hiểu sâu hơn về công tác văn thư Bên cạnh những thuận lợi đó thìcòn một số khó khăn nhỏ trong quá trình thực hiện chuyên đề Qua bài báo cáocủa mình, cá nhân em cũng xin bày tỏ long cảm ơn tới tất cả mọi người đã giúp

đỡ em hoàn thành tốt thực tập của mình trong quá trình học tập cũng như kinhnghiệm thực tế của bản thân trong suốt khóa học Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tớicác thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em nhữngkiến thức là những bài giảng trên lớp và những ví dụ sát với thực tế để chúng emtích lũy được kiến thức làm hành trang khi bước vào cuộc sống Em xin gửi lờicám ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ, lãnh đạo của Phòng Nội vụ huyệnGia Viễn đã tạo điều kiện giúp đỡ em được tiếp xúc với thực tế công việc để tìmhiểu kỹ hơn và phát hiện ra những thiếu xót của mình Cuối cùng em xin chânthành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập vàcủng cố kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc cũng như học tập củabản thân sau này

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát công tác văn phòng nói chung

- Chuyên đề nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:

Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư

Phân tích đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại Phòng Nội vụ

-Uỷ ban nhân dân huyện Gia Viễn, thấy rõ được những ưu điểm và hạn chế nhằmđưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo thực tập là lý thuyết củavăn thư và thực tiễn các hoạt động văn thư tại Phòng Nội vụ bao gồm:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành của huyện Gia Viễn

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Phòng Nội vụ đặc biệt là côngtác văn thư

- Thực trạng các hoạt động của cơ quan về công tác văn thư

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Gia

Viễn về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế Trên cơ sở đó đưa ramột số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tácvăn thư.

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Tìm hiểu về công tác Văn thư – lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Gia Viễnchúng ta tìm hiểu về:

- Các nghị định của Chính phủ về công tác Văn thư – lưu trữ;

- Quyết định, công văn, báo cáo…của Phòng Nội vụ về công tác Văn thư– lưu trữ;

- Các văn bản liên quan của Uỷ ban nhân dân huyện Gia Viễn

Ngoài ra em còn tìm hiểu các tài liệu được ban hành hàng ngày tại Phòngnhư quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ công việc và công tác quản lý con dấu…

5 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo thực tập sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

Phần III Thu hoạch bản thân

Phần IV Kết luận

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN GIA VIỄN.

1.Vị trí, địa lý, diện tích, dân số, đơn vị hành chính

Gia viễn là vùng đất linh thiêng sinh ra người con Định Bộ Lĩnh, quê làngĐại Hữu, nay là xã Gia Phương, đã Cờ Lau tập trận dẹp loạn 12 sứ quân thốngnhất sơn hà, lập nên nước Đại Cồ Việt, nhà nước phong kiến trung ương tậpquyền đầu tiên của nước Việt Nam Tiếp nối truyền thống, trong hai cuộc chiếntranh bảo vệ Tổ quốc, Đảng bộ và nhân dân Gia Viễn quyết tâm tất cả vì tiền

tuyến với khẩu hiệu “ Thóc không thiếu một cân, quân không thiếu một người”,

lớp lớp con em của quê hương Gia Viễn lại hăng hái lên đường làm nhiệm vụbảo vệ Tổ quốc giải phóng miền Nam thống nhất đất nước Với những thànhtích và kết quả đã đạt được, huyện Gia Viễn được Chủ tịch nước phong tặng

danh hiệu cao quý “ Đơn vị Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân”

Dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam, Đảng bộ và nhân dân GiaViễn đạt được những thành tựu quan trọng Kinh tế có tốc độ tăng trưởng khá,

cơ cấu kinh tế chuyển dich hướng tăng tỉ trọng công nghiệp, dịch vụ và du lịch,giảm tỷ trọng nông nghiệp; cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ sản xuất, cơ sở hạtầng được tăng cường; đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân được nânglên; an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội được giữ vững, quốc phòng đượccủng cố và tăng cường Công tác xây dựng Đảng và chính quyền, mặt trận Tổquốc và các đoàn thể nhân dân có nhiều chuyển biến tiến bộ Phát huy truyềnthống, Đảng bộ và nhân dân huyện Gia Viễn đã và đang quyết tâm phấn đấu xâydựng quê hương Gia Viễn ngày càng giàu đẹp

Hành chính, đất đai:

Gia Viễn là một huyện nằm ở cửa ngõ phía bắc tỉnh Ninh Bình Phía tâygiáp huyện Nho Quan, phía nam giáp huyện Hoa Lư, phía bắc giáp huyện Lạc

Thủy của tỉnh Hòa Bình và huyện Thanh Liêm của tỉnh Hà Nam, phía đông giáphuyện Ý Yên của tỉnh Nam Định qua sông Đáy.

Gia Viễn là huyện đồng chiêm trũng của tỉnh Ninh Bình có tổng diện tích178,5km2 Trong đó có 2.218 ha núi đá vôi, 9.382 ha đất nông nghiệp, còn lại làsông ngòi Địa hình không bằng phẳng được chia thành 3 vùng rõ rệt: vùng núi

đá vôi, vùng bán sơn địa và vùng đồng bằng Núi chiếm khoảng ¼ diện tích tậptrung ở phía bắc huyện thuộc các xã Gia Hưng, Gia Hòa, Gia Vân, Gia Lập, GiaTân, Gia Thanh và tập trung ở cực nam huyện thuộc xã Gia Sinh Các vùng khácchủ yếu là đồng bằng chiêm trũng như đầm Cút và các bãi sông Hoàng Long

Gia Viễn có đặc điểm khí hậu vùng đồng bằng sông Hồng, chịu ảnhhưởng khí hậu Bắc Trung Bộ Lượng mưa hàng năm trên địa bàn huyện lớn,trung bình gần 2.000 mm Là huyện có nhiều sông ngòi, lại là hạ lưu các sônglớn, hệ thống đê bao bọc các xã vùng tả và vùng hữu ngạn sông Hoàng Long,đồng ruộng chỗ cao chỗ thấp, nên Gia Viễn gặp rất nhiều khó khăn trong sảnxuất Mùa khô hay bị hạn hán, mùa mưa thường bị lụt,úng

Gia Viễn gồm có thị trấn Me và 20 xã: Gia Xuân,Gia Tân, Gia Trấn, GiaLập, Gia Vân, Gia Hòa, Gia Thanh, Liên Sơn, Gia Vượng, Gia Thắng, Gia Tiến,Gia Trung, Gia Sinh, Gia Phong, Gia Minh, Gia Lạc, Gia Hưng, Gia Phú, GiaThịnh

Dân số, lao động:

Theo thống kê 2013, tổng dân số của Gia Viễn là 119.080 người, 35.368

hộ Mật độ dân số là 660 người/km2 Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên là 6,72% caohơn nhiều so với cả nước Đây cũng chính là nguồn cung cấp lao động dồi dàocho phát triển kinh tế xã hội của Gia Viễn và tỉnh Ninh Bình nói chung

Gia Viễn có tháp dân số trẻ với tỷ trọng dân số ở độ tuổi lao động chiếm63,47% (2013) Trong tổng số 75.580 lao động, số người làm việc trong ngànhnông nghiệp và lâm nghiệp chiếm 63,37%

Lịch sử, văn hóa:

Theo tài liệu lịch sử địa danh, Gia Viễn xưa có tên là phủ Thiên Quanthuộc trấn Thanh Hoa Ngoại ( sau đổi thành trấn Thanh Bình, đến năm 1831 gọi

là tỉnh Hà Nam Ninh (cũ) nay tách ra 3 tỉnh: Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình).

Nơi đây có câu “ của Thiên Quan, hoàn Đế Viến”, có nghĩa là Đế và Viến là hai

trung tâm thương mại của vùng Gia Viễn Huyện Gia Viễn được các triều đạiphong kiến lập ra năm 669 với tên gọi đầu tiên là Như Viễn, sau đổi thành AnViễn Đến đời nhà Trần gọi là huyện Gia Viễn theo tài liệu năm 1802 huyện GiaViễn có 12 tổng gồm: Kỳ Vỹ, Trường Yên, Lê Xá, Đa Giá, Trì Hối, Đại Hữu,Thanh Quyết, La Mai, Vân Trình, Quán Vinh, Uy Viễn, Viên Đăng

Năm 1953-1954, huyện Gia Viễn có 28 xã gồm: Gia Phong, Gia Minh,Gia Lạc, Gia Sinh, Gia Hòa, Gia Vân, Gia Trấn, Gia Thanh, Gia Tân, Gia Xuân,Gia Tiến, Gia Thắng, Gia Phương, Gia Thịnh, Gia Phú, Gia Vượng, Gia Lập,Gia Sơn, Gia Lâm, Gia Thủy, Gia Tường, Gia Ninh, Gia Trung, Trường Yên,Xích Thổ, Liên Sơn…

Ngày 27 tháng 4 năm 1977, huyện Gia Viễn hợp nhất với huyện NhoQuan thành huyện Hoàng Long, thuộc tỉnh Hà Nam Ninh Ngày 9 tháng 4 năm

1981, tách huyện Gia Viễn khỏi huyện Hoàng Long; tách các xã Gia Lâm, GiaTường, Gia Thủy, Xích Thổ nhập vào huyện Nho Quan và từ đó huyện Gia Viễn

có 20 xã, trụ sở huyện đóng ở xã Gia Vượng Ngày 1 tháng 4 năm 1986, thànhlập thị trấn Me, huyện lị với diện tích 89,3ha, 3.297 nhân khẩu

Kinh tế - xã hội:

Năm 2013, Gia Viễn đã đạt tốc độ tăng trưởng kinh tế 9,6%; tổng thungân sách trên địa bàn đạt 96,13 tỷ đồng Nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hộinhững năm tiếp theo chỉ rõ: Đảm bảo tốc độ tăng trưởng kinh tế hợp lý để pháttriển bền vững; tập trung phát triển công nghiệp, dịch vụ và du lịch, xây dựngnông thôn mới; tăng cường quản lý, nâng cao hiệu quả đầu tư và xử lý nợ đọngtrên địa bàn; nâng cao chất lượng các hoạt động văn hóa, xã hội; tăng cườngcông tác quản lý, bảo vệ môi trường, cải cách hành chính; tăng cường quốcphòng, giữ vững an ninh chính trị, đảm bảo trật tự, an toàn xã hội Chú trọngcông tác bồi dưỡng cán bộ, xây dựng chính quyền trong sạch, vững mạnh

Thương mại, du lịch:

Trong quy hoạch phát triển kinh tế của tỉnh Ninh Bình, Gia Viễn là một

đầu mối thương mại, dịch vụ ở phía bắc của tỉnh, giàu tiềm năng du lịch vănhóa, giải trí, ẩm thực,

Gia Viễn là vùng đất cổ, giàu truyền thống lịch sử Đây là vùng đất “ sinh vương, sinh thánh” nơi đã sinh ra vua Đinh Tiên Hoàng và thánh Nguyễn Minh

Không ( Lý Quốc Sư) Huyện Gia Viễn có nhiều di tích lịch sử văn hóa như:

• Động Hoa Lư: thuộc xã Gia Hưng, là căn cứ ban đầu của sứ quân Đinh

• Ðền thờ Ðinh Bộ Lĩnh: là ngôi ðền cổ, xây dựng tại nõi sinh ra danhnhân Ðinh Tiên Hoàng

• Ðền Thánh Nguyễn: xýa là chùa Viên Quang Tự, týõng truyền do quốc

sý Nguyễn Minh Không lập nên ðể tu hàn

• Suối nýớc nóng Kênh Gà: là nõi ðýợc ðầu tý phát triển du lịch giải trí,chữa bệnh

• Khu bảo tồn thiên nhiên Vân Long: khu bảo tồn thiên nhiên đất ngậpnước lớn nhất Bắc Bộ

Công nghiệp:

Những năm gần đây thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước ta về “

Công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông nghiệp nông thôn”, huyện đã giải phóng

mặt bằng tạo điều kiện cho các nhà đầu tư phát triển kinh tế tại địa phương Hiệnnay trên địa bàn có 3 khu, cụm công nghiệp đang hoạt động sôi động và hiệuquả đó là

- Khu công nghiệp Gián Khẩu: nằm tại xã Gia Trấn và Gia Xuân với diệntích: 93 ha, cách thành phố Ninh Bình 10km, là điểm nút giao thông đi Hà Nội,

các tỉnh đồng bằng và vùng Tây Bắc, cơ sở hạ tầng tốt, địa hình bằng phẳng Bốtrí: các cơ sở sản xuất công nghiệp vật liệu cao cấp; sản xuất hàng tiêu dùng,may mặc và dịch vụ thương mại, du lịch.

- Cụm công nghiệp Gia Sinh: nằm tại xã Gia Sinh (khu vực Núi Đính)với diện tích 70 ha Thuận lợi: địa hình bằng phẳng ( trước đây đã được san lấp

dự kiến xây dựng khu hóa chất), xa khu dân cư, giàu nguyên liệu đá vôi, đất sét

Bố trí: công nghiệp vật liệu xây dựng, phân bón

- Cụm công nghiệp Gia Vân: xã Gia Vân với diện tích: 20 ha Nằm cạnhkhu du lịch Vân Long, địa hình bằng phẳng Bố trí: các làng nghề thủ công mỹnghệ, mây tre đan và dịch vụ du lịch

Chăn nuôi phát triển gắn với các mô hình kinh tế trang trại, gia trại Cónhiều con nuôi đặc sản như ba ba, ốc, ếch, nhím, gà đồi, dê núi,…

2 Vị trí, tính chất.

Uỷ ban nhân dân nói chung và Uỷ ban nhân dân huyện Gia Viễn nói riêng

là bộ phận cấu thành quan trọng của bộ máy nhà nước, chiếm vị trí quan trọngtrong thực thi quyền lực nhà nước Điều 123 trong Hiến pháp 1992 sửa đổi, bổsung thì vị trí, tính chất của Uỷ ban nhân dân được xác định: “Uỷ ban nhân dân

do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơquan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồngnhân dân”

UBND Huyện là cơ quan hành chính nhà nước cấp trên của UBND 21 xã,thị trấn thuộc Huyện

UBND Huyện tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ.Chủ tịch UBND là người đứng đầu UBND, lãnh đạo, điều hành hoạt động củaUBND Chủ tịch UBND phân công công tác cho các phó chủ tịch và các thànhviên khác của UBND Từng thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân trongviệc tổ chức điều hành lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước Chủtịch và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động củaUBND trước Huyện Uỷ, HĐND Huyện và UBND tỉnh.

UBND Huyện có các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc Huyện thammưu giúp UBND Huyện thực hiện các chức năng quản lý nhà nước ở địaphương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBNDHuyện theo quy định của pháp luật

UBND Huyện Gia Viễn thực hiện chế độ sử dụng một con dấu Quốc huy

Số lượng, cơ cấu các thành viên UBND Huyện thực hiện theo quy địnhcủa chính phủ và UBND Tỉnh

Về tính chất, Uỷ ban nhân dân là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhândân Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân lập ra, chịu trách nhiệm triển khai

tổ chức thực hiện những nghị quyết của Hội đồng nhân dân về các vấn đề kinh

tế - xã hội, văn hóa, giáo dục, quốc phòng, biến những quyết định của Hội đồngnhân dân thành hiện thực cuộc sống Trong quá trình thực hiện các nghị quyếtcủa Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phải bàn bạc, đưa ra những biện pháphữu hiệu để các quyết định đó đạt hiệu quả cao nhất Trong quá trình hoạt động,

Uỷ ban nhân dân chịu sự kiểm tra, giám sát của Hội đồng nhân dân

Uỷ ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, thực hiệnquản lý toàn diện các quá trình diễn ra trên địa bàn lãnh thổ theo Hiến pháp,pháp luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và nghi quyết của Hộiđồng nhân dân Trong quá trình quản lý, Uỷ ban nhân dân tổ chức điều hànhphối hợp hoạt động của các cơ quan nhà nước địa phương, chỉ đạo, đôn đốc, bảođảm để các cơ quan thực hiện đầy đủ, có kết quả những nhiệm vụ ở từng lĩnhvực công tác cụ thể, áp dụng những biện pháp thiết thực bảo đảm để các cơ quanhoạt động theo đúng tinh thần pháp luật Mục đích hoạt động quản lý cuối cùng

nhằm huy động mọi tiềm lực của địa phương phục vụ cho phát triển toàn diệnđịa phương, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.

3 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân năm 2003 đã quyđịnh nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân mỗi cấp Qua đó, chức năngquản lý nhà nước của Uỷ ban nhân dân cấp huyện được thể hiện thông quanhững nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định một cách cụ thể

Là cơ quan nhà nước thẩm quyền chung, Uỷ ban nhân dân huyện GiaViễn quản lý tất cả các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội trên địa bànhuyện Gia Viễn, do đó phạm vi hoạt động rất rộng, với những nhiệm vụ đượcgiải quyết rất khác nhau, được thể hiện thành 4 nhóm:

- Trong thực hiện quản lý nhà nước:

Uỷ ban nhân dân Huyện thống nhất quản lý nhà nước trong các lĩnh vựckinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng…trên địa bàn huyện GiaViễn Xây dựng kế hoạch, quy hoạch, đề án phát triển, triển khai, tổ chức thựchiện, kiểm tra đôn đốc, chỉ đạo các tổ chức hữu quan đảm bảo đúng tiến độ,đúng pháp luật…

- Trong lĩnh vực pháp luật:

Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, phápluật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết Hội đồng nhândân cấp huyện Tổ chức tuyên truyền giáo dục ý thức pháp luật trong nhân dân;tiến hành kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn bản của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết Hội đồng nhân dân huyện trong các tổ chức kinh tế

xã hội, các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân; có cácbiện pháp xử lý đối với những vi phạm pháp luật diễn ra trên địa bàn huyện…

Uỷ ban nhân dân ban hành các quyết định, chỉ thị để cụ thể hóa văn bảncủa nhà nước cấp trên vào hoạt động quản lý địa phương

- Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền nhà nước ở địa phương:

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm trong tổ chức bầu cử đại biểu Quốc hội

và Hội đồng nhân dân tại địa phương Căn cứ vào quy định của Chính phủ và

tình hình thực tế của địa phương, Uỷ ban nhân dân quyết định thành lập mới,sáp nhập hoặc giải thể và quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể cho các cơ quanchuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc Uỷ ban nhân dân; xây dựng các đề ánphân vạch, điều chỉnh các đơn vị hành chính ở địa phương…

Uỷ ban nhân dân thực hiện công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lươngtheo phân cấp của Chính phủ; tổ chức việc khen thưởng, thực hiện chế độ, chínhsách đối với cán bộ, công chức nhà nước trên địa bàn huyện theo quy định củapháp luật…

- Trong lĩnh vực kiểm tra, giám sát:

Uỷ ban nhân dân huyện giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, các vănbản của các cơ quan nhà nước cấp trên và thực hiện nghị quyết Hội đồng nhândân của các cơ quan, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân ở địaphương

Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt nghi quyết của Hội đồng nhân dân cấp

xã về dự toán ngân sách, quyết toán ngân sách địa phương, kiểm tra việc thựchiện các quy hoạch, kế hoạch của Uỷ ban nhân dân cấp xã…

Uỷ ban nhân dân tổ chức chỉ đạo công tác thanh tra Nhà nước, tổ chứctiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; thanh tra, kiểmtra các cơ quan thuế và cơ quan có chức năng thu ngân sách nhà nước trên địabàn lãnh thổ; thanh tra giáo dục, đào tạo, quản lý hộ tịch, hộ khẩu…

tổ chức HĐND – UBND năm 2003)

Khi cần thiết có thể ủy quyền cho các phó chủ tịch hoạc các thành viênUBND Huyện, hoặc chủ trương các cơ quan, đơn vị chuyên môn giải quyết

công việc thuộc quyền hạn của chủ tịch UBND Huyện và chịu trách nhiệm vềkết quả công việc đã được ủy quyền theo quy định pháp luật.

Các phó chủ tịch UBND Huyện chịu trách nhiệm điều hành, giải quyếtcác công việc của UBND theo lĩnh vực được chủ tịch UBND phân công theoquy định tại điều 126 Luật tổ chức HĐND – UBND năm 2003, bao gồm:

1 – phối hợp liên hệ với các cơ quan chuyên môn cấp trên; chỉ đạo, đônđốc các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc Huyện, UBND 21 xã, thị trấn triểnkhai các mặt công tác của UBND thuộc khối phụ trách Triển khai thực hiện kếhoạch ngành ở Huyện theo hướng dẫn của Sở ngành Tỉnh; tổ chức thực hiện cácNghị quyết của Huyện Uỷ, HĐND huyện liên quan đến các lĩnh vực được phâncông phụ trách

2 – Thường xuyên kiểm tra, sâu sát cơ sở, phát hiện và xử lý kịp thời cácvấn đề phát sinh thuộc lĩnh vực được phân công; chủ động phối hợp với cácthành viên khác của UBND để giải quyết các công việc có liên quan đến tráchnhiệm của các thành viên đó, trường hợp chưa nhất trí thì báo cáo xin ý kiến chủtịch

Khi xử lý công việc, phó chủ tịch thay mặt chủ tịch quyết định và báo cáolại chủ tịch ý kiến giải quyết của mình

3 – Tổ chức tổng kết kinh nghiệm, nghiên cứu đề xuất các giải pháp cụthể, cùng chủ tịch và tập thể UBND nâng cao chất lượng chỉ đạo và điều hànhcông việc có hiệu quả

Các Uỷ viên UBND là thành viên UBND có trách nhiệm tập thể cùngUBND và Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo và điều hành công việc chung củaUBND theo quy định tại điều 126 luật tổ chức HĐND – UBND năm 2003 cụthể:

Nghiên cứu tài liệu chuẩn bị ý kiến tham gia giải quyết những vấn đềthuộc thẩm quyền của UBND Huyện trên nguyên tắc tâp trung dân chủ chấphành kỷ luật phát ngôn, bảo quản tài liệu, không tiết lộ bí mật theo quy định củanhà nước

Tham gia ý kiến với các thành viên khác của UBND để xử lý những vấn

Uỷ viên UBND đồng thời là thủ trưởng các cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND Huyện làm việc với hai tư cách: một là thành viên UBND, hai làthủ trưởng các cơ quan chuyên môn giúp việc UBND.

Chủ tịch UBND huyện - Bùi Quang Hưng: là người đứng đầu cơ quan

khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của UBNDhuyện

Phó chủ tịch (Văn xã) - Lưu Thị Huyền: quản lý các hoạt động văn hóa

– xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBNDhuyện

Phó chủ tịch (Kinh tế) - Nguyễn Anh Tuấn: quản lý và giải quyết các

vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện

UBND huyện Gia Viễn có các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp như sau:

- Phòng TN&MT

- Phòng LĐTB&XH

- Phòng Văn hóa, thông tin

- Phòng GD&Đ

*Các đơn vị sự nghiệp thuộc huyện

- Trung tâm dạy nghề

- Trung tâm môi trường

- Trung tâm VHTT

- Đài truyền thanh

Sơ đồ tổ chức bộ máy UBND huyện Gia Viễn ( phụ lục 1.e.)

II TỔNG QUAN VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN.

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội

vụ huyện Gia Viễn

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện GiaViễn; chịu sự lãnh đạo và quản lý trực tiếp toàn diện của Uỷ ban nhân dânHuyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn, nghiệp

kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.

3.Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục phápluật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4.Về tổ chức, bộ máy:

a, Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Huyện quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp Huyện theo quy định của

Uỷ ban nhân dân Thành phố và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

b, Trình Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định hoặc tham mưu giúp Uỷban nhân dân Huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập,giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Huyện;

c, Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định;

d, Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện quyết định thànhlập, giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp Huyện theo quy địnhcủa pháp luật

5.Về quản lý và sử dụng biên chế hành hính, sự nghiệp:

a, Tham mưu giúp Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện phân bố chi tiêubiên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm;

b, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sửdụng biên chế hành chính, sự nghiêp;

c, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện tổng hợp việc thực hiện các quy định vềchế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp của Huyện và Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

a, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chứcthực hiện công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân Thànhphố và đại biểu Hội đồng nhân dân xã, thị trấn theo quy định của pháp luật;

b, Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện phê chuẩn

các chức danh bầu cử của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;

c, Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Huyện xây dựng đề án thành lậpmới, nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để trình cấp cóthẩm quyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới,bản đồ địa giới hành chính của Huyện;

d, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giảithể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của ấp, khu phố, tổnhân dân, tổ dân phố trên địa bàn Huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác choTrưởng, Phó ấp, khu phố, tổ nhân dân, tổ dân phố

7 Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị

sự nghiệp, xã, thị trấn

8 Về cán bộ, công chức, viên chức:

a, Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân Huyện trong việc tuyển dụng, sửdụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức;thực hiện chính sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thứcquản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức;

b, Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiệnchính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấntheo phân cấp

9.Về cải cách hành chính:

a, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơquan chuyên môn của Huyện và Uỷ ban nhân dân xă, thị trấn thực hiện công táccải cách hành chính ở địa phương;

b, Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân Huyện về chủ trương, biện phápđẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn Huyện;

c, Tổng hợp công tác hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ ban nhân dânHuyện và Uỷ ban nhân dân Thành phố

10 Giúp Ủy ban nhân dân Huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức

và hoạt động của hội và tổ chức phi Chính phủ trên địa bàn

11 Về công tác văn thư, lưu trữ:

a, Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn Huyện chấp hànhchế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

b, Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bànHuyện và lưu trữ Huyện

12 Về công tác tôn giáo:

a, Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chứcthực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôngiáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;

b, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiệnnhiệm vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ bannhân dân Thành phố và theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua, khen thưởng:

a, Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân Huyện tổ chức các phongtrào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhànước trên địa bàn Huyện; làm nhiệm vụ Thường trực Hội đông Thi đua – Khenthưởng Huyện;

b, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua khen thưởng trên địa bàn Huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ Thi đua– Khen thưởng theo quy định của pháp luật

14 Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm

về các công tác nội vụ theo thẩm quyền

15 Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ bannhân dân Huyện và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tácnội vụ trên địa bàn

16 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, xây dựng

hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước về công tác nội

vụ trên địa bàn

17 Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi

ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đốivới cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theoquy định của pháp luật và theo chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân Huyện.

18 Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của phápluật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân Huyện

19 Giúp Uỷ ban nhân dân Huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vựccông tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫncủa Sở Nội vụ

20 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dânHuyện

1.3 Trách nhiệm và quyền hạn:

1.3.1.Trách nhiệm của Trưởng phòng

Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm cao nhất trước Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng, đồng thờichịu trách nhiệm thực hiện các chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ

Ký các văn bản của Phòng theo thẩm quyền, ủy quyền ký văn bản choPhó Trưởng phòng theo quy định Trong thời gian Trưởng phòng vắng mặt,Trưởng phòng ủy quyền cho một Phó Trưởng phòng điều hành công tác chung

Phối hợp các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt cáccông việc có liên quan đến lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ củaPhòng

Tham mưu UBND huyện tổ chức kiểm tra hoặc phối hợp kiểm tra đốivới cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn về các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ củaPhòng Nội vụ

Thực hiện nhiệm vụ khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân công hoặc

ủy quyền thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dânhuyện

Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân huyện nhận xét, đánh giá, đề bạt,

khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức theo quy định Giúp Ủy ban nhân dânhuyện thực hiện tốt công tác quy hoạch, quản lý cán bộ.

Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhiệm vụ, quản lý, điều hành, kiểm tra, đánhgiá kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức do mình trực tiếp quản lý,phụ trách, tham gia sắp xếp các công việc xây dựng nề nếp làm việc, bố trí, đánhgiá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức thuộc phòng Nộivụ

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn hành vi quan liêu, cửaquyền, tham nhũng trong cơ quan

Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu, chi ngân sách của Phòng theoquy định của Nhà nước

Phát huy quyền làm chủ của cán bộ, công chức, lắng nghe ý kiến phảnánh, phê bình của tập thể cán bộ, công chức trong cơ quan, chỉ đạo việc quản lý,

sử dụng tiết kiệm tài sản trong cơ quan

1.3.2.Trách nhiệm của các Phó Trưởng phòng

Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng, chịu tráchnhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công.Khi Trưởng phòng đi vắng, một Phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủyquyền điều hành các hoạt động của Phòng;

Phó Trưởng phòng phân công phụ trách Quản lý Nhà nước về lĩnh vựctôn giáo được chủ động, phối hợp và trực tiếp tham mưu với Ban Thường vụHuyện uỷ, Ủy ban nhân dân huyện về lĩnh vực phụ trách

1.3.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức Phòng

Chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Trưởng phòng; có trách nhiệmthực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của lãnh đạo phòng và chịu trách nhiệm

về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao; chủ động trong thực hiện nhiệm vụ,thu thập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các sốliệu, lưu trữ các tài liệu, tư liệu liên quan đến công việc đang phụ trách nhằmbảo đảm việc quản lý chặt chẽ khi đề xuất ý kiến trong phạm vi giải quyết côngviệc của mình trên cơ sở đúng pháp luật và phù hợp với thực tiễn tình hình Đi

công tác, làm việc với các cơ quan có liên quan, nghỉ việc, phải báo cáo vớitrưởng phòng (hoặc Phó Trưởng phòng khi Trưởng phòng đi vắng).

Tham gia tích cực và đầy đủ các hoạt động phong trào, sinh hoạt đoàn thể

và trực cơ quan theo sự phân công

1.4 Cơ cấu tổ chức

Phòng Nội vụ gồm có 06 cán bộ, chuyên viên:

Trưởng phòng: 01 Ông Đinh Văn Phụng

Phó Trưởng phòng: 02: Bà Đinh Thị Đô

Bà Đinh Thúy Hằng

Ông Phạm Anh Tú: Chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ

Bà Trần Thị Kim Dung: Chuyên viên phụ trách công tác quản lý nhà nước

về tôn giáo, phụ trách công tác văn thư

Ông Vũ Anh Tuấn: Chuyên viên phụ trách pháp chế,công tác thi đua –khen thưởng và tổng hợp chung

1.5 Xây dựng bản mô tả công việc

1.5.1 Bản mô tả công việc của lãnh đạo Phòng Nội vụ

- Chủ động tổ chức thực hiện các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụcủa Phòng;

- Ký các văn bản của Phòng theo thẩm quyền, ủy quyền ký văn bản choPhó Trưởng phòng theo quy định Trong thời gian Trưởng phòng vắng mặt,Trưởng phòng ủy quyền cho một Phó Trưởng phòng điều hành công tác chung;

- Phối hợp các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện tốt cáccông việc có liên quan đến lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ củaPhòng;

- Tham mưu UBND huyện tổ chức kiểm tra hoặc phối hợp kiểm tra đốivới cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn về các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ củaPhòng Nội vụ;

- Thực hiện nhiệm vụ khi Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân cônghoặc ủy quyền thực hiện một số công việc thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhândân huyện;

- Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân huyện nhận xét, đánh giá, đề bạt,khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức theo quy định Giúp Ủy ban nhân dânhuyện thực hiện tốt công tác quy hoạch, quản lý cán bộ;

- Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhiệm vụ, quản lý, điều hành, kiểm tra,đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức do mình trực tiếpquản lý, phụ trách, tham gia sắp xếp các công việc xây dựng nề nếp làm việc, bốtrí, đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức thuộcphòng Nội vụ;

- Thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn hành vi quan liêu, cửaquyền, tham nhũng trong cơ quan;

- Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu, chi ngân sách của Phòng theoquy định của Nhà nước;

- Phát huy quyền làm chủ của cán bộ, công chức, lắng nghe ý kiến phảnánh, phê bình của tập thể cán bộ, công chức trong cơ quan, chỉ đạo việc quản lý,

sử dụng tiết kiệm tài sản trong cơ quan

c Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp Đại học trở lên;

- Là chuyên viên chính 5 năm trở lên;

- Am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;

- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị;

- Có khả năng tổng hợp Báo cáo, lập Kế hoạch, tổ chức thực hiện Kếhoạch;

- Có khả năng giao tiếp tốt;

- Có tầm nhìn bao quát, chiến lược

- Trực tiếp quản lý, theo dõi, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ, quản

lý hồ sơ tài liệu, quản lý con dấu, công tác soạn thảo ban hành văn bản và đônđốc việc xử lý văn bản của huyện;

- Xây dựng chương trình kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp

vụ, đào tạo lại cho cán bộ công chức của các đơn vị thuộc huyện theo chươngtrình của huyện và của Sở

- Thay mặt Trưởng phòng quản lý công việc của Phòng khi nhận được ủyquyền

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch huyện giao

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch huyện giao

c Yêu cầu trình độ, chuyên môn nghiệp vụ:

- Tốt nghiệp Đại học trở lên;

- Tin học Văn phòng B trở lên;

- Am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước;

- Hiểu biết về ngành, nắm vững kiến thức chuyên môn về lĩnh vự đảmnhiệm;

- Có năng lực lãnh đạo, tổ chức đơn vị;

- Có khả năng lập Kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạchthuộc lĩnh vực quản lý;

- Có khả năng giao tiếp và tham mưu tốt

1.5.2 Bản mô tả công việc của các vị trí trong Phòng

1.5.2.1 Chuyên viên phụ trách công tác văn thư; công tác quản lý nhà nước về tôn giáo

a Số lượng: 01 người

b Nhiệm vụ và quyền hạn

- Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng,chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địabàn;

- Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ về văn thư theo quyđịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, chuyển giao, luân chuyển toàn bộ côngvăn đi, đến của huyện; theo dõi quản lý công văn, tài liệu của huyện;

- Trình Lãnh đạo huyện xem xét cho ý kiến chỉ đạo, xử lý đối với tất cảcác văn bản đến

- Theo dõi việc xử lý, tiến độ giải quyết văn bản của huyện

- Kiểm tra văn bản về thể thức và kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ban hànhvăn bản của các đơn vị thuộc huyện khi trình Lãnh đạo Phòng ký Đăng ký,quản lý, theo dõi toàn bộ các văn bản đi của huyện; thực hiện việc lưu trữ, thống

kê danh mục, mục lục văn bản đi theo quy định

- Đảm nhiệm việc nhân bản, phát hành tài liệu; theo dõi, giám sát các tàiliệu gửi đi; làm thủ tục thanh toán kinh phí gửi, chuyển phát tài liệu

- Tham gia hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ hiện hành

- Trình, nhận, chuyển giao vản bản giữa huyện với Sở và các đơn vị khácngoài Sở; theo dõi việc trình, ban hành các văn bản trình Lãnh đạo Sở ký

- Mua sắm, in ấn các văn phòng phẩm cho Phòng

- Đảm nhiệm một số nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

c Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Nữ, tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ hoặcLưu trữ học và Quản trị Văn phòng

- Có 02 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí tương đương

- Thành thạo các nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ

- Cẩn thận, nhanh nhẹn, nhiệt tình, có nguyện vọng gắn bó lâu dài với cơquan

1.5.2.2 Chuyên viên pháp chế, tổng hợp và phụ trách công tác thi đua khen thưởng

a Số lượng: 01 người

b Nhiệm vụ và quyền hạn

- Đảm nhiệm, phối hợp và làm đầu mối thường trực giúp Lãnh đạo Phòngcác công việc có liên quan đến công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáothuộc thẩm quyền của Phòng

- Tổng hợp ý kiến kết luận của Lãnh đạo huyện và có thông báo cho cácđơn vị thuộc huyện thực hiện

- Thu thập, khai thác, cập nhật các văn bản QPPL có liên quan đến chứcnăng, nhiệm vụ và các công việc của huyện để làm tư liệu cung cấp cho Lãnhđạo Phòng và các đơn vị thuộc huyện

- Tham gia chương trình cải cách hành chính của huyện theo nội dung,chương trình cải cách hành chính của Sở

- Đầu mối tổng hợp, theo dõi, thực hiện các công việc liên quan đến côngtác thi đua-khen thưởng của huyện và Sở

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhândân Huyện và giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội

vụ trên địa bàn

- Đảm nhiệm một số nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

c Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

-Trình độ Đại học trở lên, có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc trongcác công ty Luật/ Và hoặc làm các công việc liên quan đến pháp chế nội bộ

- Có kinh nghiệm làm việc với cơ quan nhà nước

- Tốt nghiệp Đại học Luật

- Nhanh nhẹn, cẩn thận, chung thực, có khả năng tổ chức, triển khai côngviệc một cách độc lập, tác phong chuyên nghiệp, tự tin

- Sử dụng thành thạo tin học Văn phòng.

- Có kỹ năng tổng hợp, phân tích, trình bày tốt

1.5.2.3 Chuyên viên thực hiện nhiệm vụ lưu trữ

a Số lượng: 01 người

b Chức năng, nhiệm vụ

- Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Phòng, tổ chức phục vụ việc khai thác

hồ sơ tài liệu khi có yêu cầu Trực tiếp thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vịthuộc Phòng để phục vụ cho công tác chỉnh lý

- Quản lý hồ sơ, văn bản đến của cơ quan, đơn vị tại phòng theo quy định

- Chủ trì việc chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu để phục vụ khaithác hiện hành và đề xuất tiêu hủy những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạnnộp lưu

- Phối hợp, tham gia cùng các cán bộ khác của Phòng, những công việckhi Lãnh đạo phòng yêu cầu

- Đảm nhiệm một số nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

c Yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học ngành Lưu trữ học, Lưu trữ học

và quản trị văn phòng, ngành hành chính văn thư;

- Độ tuổi từ 22 đến 28 tuôi

- Thái độ làm việc cầu tiến, hòa đồng, nhanh nhẹn, hoạt bát, trung thực

- Kỹ năng làm việc độc lập, khả năng giao tiếp, chịu được áp lực côngviệc;

PHẦN 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN GIA VIỄN

I Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư

1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụcông tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyếtvăn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệpNhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tácvăn thư là một bộ phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lýthông tin

2 Vị trí của công tác văn thư

Nói đến công tác văn thư là nói đến công việc liên quan đến văn bản giấy

tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản,lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơquan, tổ chức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thưchưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạtđộng khác của cơ quan

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lýnói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng Trong văn phòng công tácvăn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của vănphòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậycông tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộphận quản lý Nhà nước

3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lýNhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệuquả Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếuhiểu không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năngsuất lao động quản lý của cơ quan Nhà nước

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp khịp thời, đầy đủ, chính xác nhữngthông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nóichung Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhaunhưng nguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.

Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúngchế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêugiấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước đểlàm trái pháp luật

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nộidung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiếtcác văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan làsát thực và hiệu quả

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làmtốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữquốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan đượcnộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cầnphải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoànchỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càngđược tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn

để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình

4 Nội dung của công tác văn thư.

* Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Thể thức văn bản:

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

* Quản lý văn bản:

+ Quản lý văn bản đến

+ Quản lý văn bản đi

* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Lập hồ sơ hiện hành

+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

* Quản lý và sử dụng con dấu

II Thực trạng công tác văn thư huyện Gia Viễn

Như chúng ta đã biết bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự pháttriển và bộ mặt của cơ quan, vì đó là đầu mối giao tiếp, là bộ phận đảm bảothông tin bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan.Chính vì vậy bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thểkhông có bộ phận văn thư

Theo quy định của Nhà nước thì có 02 loại văn thư: văn thư tập trung vàvăn thư phân tán

Công tác văn thư của Phòng thực hiện hình thức văn thư tập chung nghĩa

là tất cả các văn bản đến của cơ quan đều tập chung tại văn thư để vào sổ đăng

ký văn bản đến và trình lãnh đạo xem xét giải quyết sau đó sẽ quay lại văn thư

để đăng ký vào sổ chuyển giao và gửi đến các phòng liên quan

Các văn bản đi do các chuyên viên tại phòng soạn thảo, đánh máy, trình

ký Khi có chữ ký của lãnh đạo thì tập trung lại văn thư để lấy số, ngày thángvào sổ theo dõi, nhân bản đóng dấu sau đó văn bản mới được phát hành

Tại các phòng khác thuộc huyện đều bố trí văn thư kiêm nhiệm, ngoàicông tác chuyên môn của mình thì họ đảm nhận thêm nhiệm vụ nhận văn bảnđến của Phòng tại văn thư huyện Theo dõi và quản lý văn bản đến của đơn vịmình vào sổ đăng ký văn bản của phòng Trình văn bản đến cho Lãnh đạoPhòng phân công Chuyển văn bản cho chuyên viên xử lý Theo dõi và phối hợp

với các cán bộ trong phòng giải quyết công việc.

1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư

Công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn nhận được sự quan tâmcủa các cấp, các ngành bằng những văn bản quản lý Cụ thể là các văn bản sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính

phủ về công tác văn thư

-Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ: sửa đổi bổ sung một sốđiều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ về công tác văn thư

- Quyết định số 687 QĐ-BNV ngày 02/7/2014 của Bộ Nội vụ ban hànhQuy chế xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngay 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Công văn 1297/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 12 năm 2015 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác vănthư, lưu trữ năm 2016 đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương

- Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơtrong môi trường mạng

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng, kịpthời và khoa học thì Phòng Nội vụ cũng có quy định và quy chế làm việc cho bộphận văn thư – lưu trữ Cùng với đó Phòng cũng luôn quan tâm cụ thể đến côngviệc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh, để nhằm nâng cao chấtlượng cán bộ Vào cuối mỗi năm hoạt động, Phòng thường tổ chức hội nghị tổng

kế về công tác Văn thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện, đề ra phương hướngnhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động

có nề nếp và hiệu quả, phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan

Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Uỷ ban nhân dânhuyện đã dược tổ chức thực hiện tốt Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quanđược vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụcho cán bộ Văn thư nhiều hơn.

2 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Trong công tác Văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản là khâu nghiệp vụquan trọng Do đó công tác này luông được chú trọng trong các cơ quan

Tại Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn, công tác soạn thảo, ban hành văn bảnđược tiến hành theo đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản Văn bảnđược ban hành đảm bảo đúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lýcao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy địnhcủa Nhà nước

2.1.Quy trình soạn thảo

Công tác soạn thảo, ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách

ở Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn đảm nhận

Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo đúng trình tự sau:Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyểnđến Trưởng phòng xem xét, kiểm tra sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủtịch UBND huyện ký ban hành

Sau khi văn bản được tập trung ở Phòng để kiểm tra lại lần nữa Khi đãkiểm tra thấy không có vấn đề gì, nhân viên Văn thư tiến hành đánh số, ghingày, tháng năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “ Đăng ký văn bản đi ”sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi mộtcách nhanh chóng, chính xác Phòng giữ lại hai bản

01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo

01 bản lưu ở bộ phận Văn thư

Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp Phòng làm tốt công tác quản ký vănbản, tài liệu Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải quyếttốt công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên quanđến văn bản

Thẩm quyền ban hành: Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn có thẩm quyền banhành các văn bản như: Quyết định, Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo, Công văn, Giấymời… các văn bản ban hành luôn được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lựcpháp lý.

Ví dụ:CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

Dòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam” ðýợc trình bày bằng chữ

in hoa cỡ chữ 12 đên 13, kiểu chữ đứng đậm

Dòng chữ “Độc lập- Tự do- Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ thường

cỡ chữ 13 đến 14 chữ đứng đậm được đặt canh giữa dòng thứ nhất, giữa cụm từ

có dấu gạch nối, có cách chữ + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Là tácgiả của văn bản giúp người đọc, người thi hành văn bản nhận biết văn bản đó làcủa cơ quan nào ban hành

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ và đượctrình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu của văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày cùng cỡ chữ củaQuốc hiệu, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ

Ví dụ

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN GIA VIỄN

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, đơn

vị chủ quản cấp trên trực tiếp):

UBND HUYỆN GIA VIỄN

Ký hiệu văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theobảng chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức

Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì: Đánh số thứ tự theo năm banhành cho từng loại văn bản và mỗi loại có ký hiệu riêng theo kết cấu

Số: năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản- nhóm chữ viếttắt tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Quyết định của Uỷ ban nhân dân huyện Gia Viễn ban hành đượcghi như sau: Số: …………./QĐ-UBND

Đối với văn bản quy phạm pháp luật liên tịch thì:

Số/ năm ban hành/ nhóm chữ viết tắt của tên loại văn bản quy phạm phápluật- nhóm chữ viết tắt của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Số ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trái sau tên cơ quan ban hànhvăn bản

Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡchữ 13, kiểu chữ đứng; sau “số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phảighi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữacác nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.

Ví dụ: Số 15/ QĐ - UBND

+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: Được trình bày cùngmột dòng với số, ký hiệu văn bản và được đặt canh các chữ cái đầu của địa danhphải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặtdưới Quốc hiệu

Ví dụ: Gia Viễn, ngày tháng năm

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản được trình bày ở phíadưới địa danh và thời gian ban hành văn bản, cỡ chữ in hoa cỡ chữ 14, kiểu chữđứng đậm

BÁO CÁO

Trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại

ô Tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản (phụ lục III, sơ đồ 3.2); tên loạivăn bản (nghị định, thông tư, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loạivăn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ

14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngaydưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bêndưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dàicủa dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm cán bộ

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô trích yếu nội dung côngvăn hành chính (phụ lục III, sơ đồ 3.1), sau chữ viết tắt “V/v”(về việc) và đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt

canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản,

ví dụ:

Số: 432/UBND-TNMT

V/v tổ chức các hoạt động

hưởng ứng ngày môi trường thế giới

+ Nội dung của văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Phần nộidung được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữđứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một

cỡ chữ); khi xuống dòng chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm

+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trướctên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM ỦY BAN NHÂN DÂN

Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viếttắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó kýthay cấp trưởng

+ Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2

và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 thang 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việcđóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theođược thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Nhân viên văn thư tham khảo thêm tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP củaChính phủ: sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CPngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

+ Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn

bản và có trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết;

để thi hành; để trao đổi công việc; để báo cáo; để biết và để lưu

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định củapháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan

hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứyêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạnthảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận vănbản trình người ký văn bản quyết định

Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng

cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặcmột số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;

- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Các trường đào tạo trực thuộc Bộ

Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” vàphần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:

- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, đơn vịhoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;

- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếptheo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận vănbản

+ Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô nơi nhận

Phần nơi nhận ghi trên đầu văn bản với từ “Kính gửi” (chỉ áp dụng đốivới công văn hành chính) được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bảnđược trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân

được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan,đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhânhoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng

có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấuhai chấm

Phần nơi nhận ghi tại góc cuối bên trái cùng với từ “Nơi nhận” (áp dụngchung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày nhưsau:

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng vớidòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau đó có dấu haichấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản đượctrình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổchức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bảnđược trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuốidòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau đó códấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, đơn vị), dấu phẩy,chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu(chỉ trong những trường hợp cần thiết) được đặt trong ngoặc đơn, cuối cùng làdấu chấm

3 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Phòng Nội vụ huyện Gia Viễn.

3.1 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

*Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văm bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản saovăn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ) do cơ quan, tổ chức pháthành

*Việc tổ chức văn bản đi phải đảm bảo nguyên tăc: tập trung, chính xác,nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy định của Nhà nước quy định