Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại phòng nội vụ huyện lâm bình

MỤC LỤC NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT A. LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục đề tài 4 B. PHẦN NỘI DUNG 5 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Lâm Bình 5 1.1.1. Vị trí và chức năng 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 7 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ 9 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 10 1.2.3. Vị trí làm việc và bản mô tả việc các vị trí trong Phòng 16 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 21 CHƯƠNG I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ 21 I. Một số vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp 21 1. Khái niệm 22 2. Bản chất của giao tiếp hành chính 22 3. Vai trò của giao tiếp hành chính 23 4. Các nguyên tắc giao tiếp 23 5. Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính 26 II. Một số vấn đề chung về văn hóa công sở 27 1. Khái niệm văn hóa 27 2. Khái niệm văn hóa công sở 27 2.1. Thế nào là công sở? 27 2.2. Văn hoá công sở là gì? 28 3. Biểu hiện của văn hóa 29 3.1. Giá trị tinh thần 29 3.2. Giá trị vật chất 29 4. Vai trò của văn hóa 29 5. Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước 30 6. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở 31 6.1. Vai trò 31 6.2. Ý nghĩa 32 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 34 1. Ứng xử nơi công sở 36 2. Thái độ và cách làm việc trong công sở 38 3. Thời gian đi làm chưa được cải thiện 39 4. Trách nhiệm đối với công việc 40 5. Văn hóa trong các cuộc họp 41 6. Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ 41 7. Trang phục nơi công sở 42 8. Bài trí công sở 44 CHƯƠNG III. XÂY DỰNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 46 1. Tạo thiện cảm từ lời nói 47 2. Đến hình thức 48 3. Các yếu tố phi ngôn từ 49 4. Phong trào xây dựng văn hóa công sở ở cơ quan 51 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 3.1. Đánh giá chung 52 3.1.1. Ưu điểm 52 3.1.2. Hạn chế 53 3.1.3. Nguyên nhân 53 3.2. Đề xuất, kiến nghị 54 C. KẾT LUẬN 57 PHẦN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

MỤC LỤC NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

A LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục đề tài 4

B PHẦN NỘI DUNG 5

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Lâm Bình 5

1.1.1 Vị trí và chức năng 5

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ 9

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ 9

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ 10

1.2.3 Vị trí làm việc và bản mô tả việc các vị trí trong Phòng 16

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 21

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ 21

I Một số vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp 21

1 Khái niệm 22

2 Bản chất của giao tiếp hành chính 22

3 Vai trò của giao tiếp hành chính 23

4 Các nguyên tắc giao tiếp 23

5 Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính 26

II Một số vấn đề chung về văn hóa công sở 27

1 Khái niệm văn hóa 27

2 Khái niệm văn hóa công sở 27

2.1 Thế nào là công sở? 27

2.2 Văn hoá công sở là gì? 28

3 Biểu hiện của văn hóa 29

3.1 Giá trị tinh thần 29

3.2 Giá trị vật chất 29

4 Vai trò của văn hóa 29

5 Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước 30

6 Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở 31

6.1 Vai trò 31

6.2 Ý nghĩa 32

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 34

1 Ứng xử nơi công sở 36

2 Thái độ và cách làm việc trong công sở 38

3 Thời gian đi làm chưa được cải thiện 39

4 Trách nhiệm đối với công việc 40

5 Văn hóa trong các cuộc họp 41

6 Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ 41

7 Trang phục nơi công sở 42

8 Bài trí công sở 44

CHƯƠNG III XÂY DỰNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH 46

1 Tạo thiện cảm từ lời nói 47

2 Đến hình thức 48

3 Các yếu tố phi ngôn từ 49

4 Phong trào xây dựng văn hóa công sở ở cơ quan 51

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52

3.1 Đánh giá chung 52

3.1.1 Ưu điểm 52

3.1.2 Hạn chế 53

3.1.3 Nguyên nhân 53

3.2 Đề xuất, kiến nghị 54

C KẾT LUẬN 57 PHẦN PHỤ LỤC

TÀI LIỆU THAM KHẢO

NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT

A LỜI NÓI ĐẦU

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đàotạo, trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị Văn phòng nóiriêng đã đề ra kế hoạch thực tập ngành Quản trị Văn phòng tại các cơ quan, đơn

vị, tổ chức chuyến thực tập này giúp cho chúng em làm quen với công việc tại

cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học được khi còn ngối trên ghếnhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan Tạo tiền đề cho chúng em đúc kếtnhững kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình (từ ngày04/01/2016 đến ngày 11/03/2016), nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị trong cơquan em đã có cơ hội thực hành các công tác văn phòng như một nhân viên thựcthụ, đồng thời tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân

em cũng được cải thiện rất nhiều, đó là kết quả lớn nhất mà em đã đạt được

Em viết báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng để nhậnđược sự đóng góp ý kiến của các thầy cô phụ trách môn học chuyên ngành này,nhằm giúp em hoàn thiện hơn để bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đồng thờilàm nền tảng cho công tác sau này với hi vọng giúp sức được phần nào cho đấtnước trong công cuộc đổi mới

Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng

và giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng đã tạo điều kiện cho chúng em được đithực tập tại các đơn vị, cơ quan và hướng dẫn em những nội dung cần làm trongthời gian thực tập; về phía Phòng Nội vụ em xin gửi lời cảm ơn đến các anh, chịtrong phòng, đặc biệt là anh Hoàng Văn Hanh đã tận tình giúp đỡ em hoàn thànhtốt đợt thực tập vừa qua

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2016

Sinh viên

Hoàng Thị Yến

1 Lý do chọn đề tài

Người xưa từng nói “lạt mềm buộc chặt” - lời nói ngọt ngào, dịu dàng baogiờ cũng mang ấn tượng tốt, mang lại cảm tình, niềm vui giao tiếp cho ngườiđược tiếp xúc:

"Chim khôn kêu tiếng rảnh rang Người khôn nói tiếng dịu dàng, dễ nghe"

Ca dao còn nhắc nhở, khuyên nhau khi nói phải lựa lời, chọn lời, cân nhắc

ý tứ Lời nói luôn có sẵn, đối với từng trường hợp cụ thể mà chúng ta dành

những “lời hay ý đẹp” cho nhau.

Văn hóa phản ánh và thể hiện một cách tổng quát và sống động mọi mặtcủa cuộc sống (của mỗi cá nhân và cả cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ cũngnhư đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao thế kỷ, nó đã cấu thành một hệthống các giá trị, truyền thống thẩm mỹ và lối sống mà dựa trên đó từng dân tộc

tự khẳng định bản sắc riêng của mình, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái cònđọng lại đó chính là văn hóa Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nàomuốn trường tồn thì phải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanhnghiệp cũng không nằm ngoài quy luật đó Theo đó thực trạng văn hóa công sở

có mức độ ảnh hưởng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khithực trạng văn hóa công sở sẽ trở thành một tập tục, một thói quen của cơ quan

Văn hóa công sở là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với các cơ quanhành chính Trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội chúng ta đều phải giaotiếp, ứng xử với nhau Để tạo nên một mối quan hệ tốt chúng ta cần phải có cáchgiao tiếp và ứng xử tốt Cách ứng xử tốt, giao tiếp tốt sẽ là một trong nhữngnhân tố tạo nên sự thành công của mỗi cá nhân trong xã hội Trong môi trườngcông sở, công vụ thì vấn đề ứng xử và giao tiếp lại càng vô cùng quan trọng.Tuy nhiên, hiện nay việc ứng xử, giao tiếp trong môi trường công sở đang bị lơ

là và xem nhẹ, nhất là trong các cơ quan hành chính Nhà nước Trong môitrường tiếp xúc với nhiều mối quan hệ xã hội, việc ứng xử, giao tiếp của cáccông chức, của những người làm công vụ cần phải được nâng cao, phải đượcquan tâm và chú trọng hơn nữa Vậy tìm hiểu về việc ứng xử trong công sở là rất

cấp thiết và cần thiết Do đó, đề tài “Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở” có

tính cấp thiết cao, cần được nghiên cứu, tìm hiểu nhằm phục vụ cho các côngviệc, công vụ ở công sở Giải quyết tốt các mối quan hệ thông qua cách ứng xửnơi công sở sẽ tạo nên những nét văn hóa riêng của công sở và các nét đẹp tronggiao tiếp, ứng xử đó sẽ cá tác dụng làm nhân tố định hướng tốt đối với các côngviệc nơi công sở

2 Mục tiêu của đề tài

Nghiên cứu, tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong cơ quan.Phân tích thực trạng kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong cơ quannhằm đưa ra những giải pháp khắc phục

Trên cơ sở đó chọn lọc những biện pháp có tính khả thi trong cơ quan đểgóp phần nâng cao hiệu quả công việc

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: kỹ năng giao tiếp trong cơ quan, cách ứng xử, vănhóa công sở trong cơ quan

Phạm vi nghiên cứu: các cán bộ, công chức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủtướng Chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chínhnhà nước

Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng 02 năm 2013 củaUBND huyện Lâm Bình ban hành quy chế văn hóa công sở tại UBND huyệnLâm Bình

Giáo trình Nghi thức nhà nước

Giáo trình Kỹ năng giao tiếp

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, cách giao tiếp, cư xử giữa người vớingười, đặc biệt là trong cơ quan hành chính nhà nước cần được quan tâm và chútrọng, nhằm giúp cho văn hóa xã hội ngày càng văn minh, trong sạch hơn Vănhóa chốn công sở đã được văn bản hóa đưa vào thực tiễn xã hội từ năm 2007 đó

là Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướngChính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhànước Từ đó các cơ quan nhà nước đã áp dụng vào đó mà đưa ra những quy chếphù hợp với cơ quan mình.

Có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề công sở nhưng chưa có tàiliệu nào nghiên cứu phù hợp với cơ quan về vấn đề này, vậy nên bài nghiên cứunày sẽ nghiên cứu cụ thể về Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở của phòng Nội

vụ huyện Lâm Bình

6 Phương pháp nghiên cứu

Áp dụng kiến thức đã học

Thu thập những thông tin trong cơ quan có liên quan đến đề tài

Tìm hiểu thực tế trong cơ quan bằng cách: quan sát, phân tích, tổng hợp,đánh giá

7 Bố cục đề tài

Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của phòng Nội vụ huyện Lâm Bình.Phần II: Chuyên đề tự chọn: Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trongphòng Nội vụ huyện Lâm Bình

Bố cục đề tài trong phần II, gồm 3 chương sau:

Chương I: Những vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở.Chương II: Thực trạng về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong phòngNội vụ huyện Lâm Bình

Chương III: Xây dựng kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong phòngNội vụ huyện Lâm Bình

Phần III: Kết luận và đề xuất, kiến nghị

B PHẦN NỘI DUNG

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

LÂM BÌNH 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Lâm Bình

Cũng giống như việc tổ chức bộ máy của UBND cấp huyện ở các tỉnhthành khác UBND huyện Lâm Bình, tỉnh Tuyên Quang cũng quy định rõ về: Vịtrí và chức năng; nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau:

1.1.1 Vị trí và chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, cácvăn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dâncùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xãhội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhnhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổchức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt Quản lý, khai thác, sử dụng các công trìnhgiao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp.

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thôngtin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện saukhi được cấp có thẩm quyền phê duyệt

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện.quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ

- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc vàtôn giáo Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kếhoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộcthiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt

- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ,quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mìnhtheo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện Xâydựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa

phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết định.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình là

cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷquyền của Ủy ban nhân dân và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm

sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ được giao

Về cơ cấu tổ chức, Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình gồm các phòng banchuyên môn sau:

(1) Văn phòng HĐND và UBND huyện;

(2) Phòng Kinh tế và Hạ tầng;

(3) Phòng Tài nguyên và Môi trường;

(4) Phòng Văn hóa và Thông tin;

(10) Phòng Giáo dục và Đào tạo;

(11) Phòng Lao động - Thương binh và xã hội;

(12) Phòng Thanh tra huyện

Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức

và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và xuất phát từ tình hình thực tế của

địa phương, Thành viên Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình bao gồm 01 Chủ tịch

Ủy ban nhân dân; 02 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viên Ủy ban,trong đó mỗi thành viên có nhiệm vụ như sau:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo, điều

hành các lĩnh vực công tác: Nội chính; tổ chức cán bộ; công tác quy hoạch, quản

lý quy hoạch và đô thị; kế hoạch; đầu tư; tài chính, ngân sách; trật tự an toàn

giao thông; công tác phòng chống tham nhũng; công tác đối ngoại; hợp tác đầu

tư trong và ngoài nước; công tác cải cách hành chính; thực hiện quy chế dânchủ; công tác thi đua khen thưởng và chủ tịch Hội đồng kỷ luật

Giữ mối quan hệ làm việc với Thường trực Thành ủy; Thường trựcHĐND huyện, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban mặt trận tổquốc, Liên đoàn lao động, đồng thời trực tiếp phụ trách một số đơn vị hànhchính cụ thể

01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Được phân công làm Phó Chủ

tịch Thường trực, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: Văn hóa - xãhội, thi hành án dân sự, dân tộc và tôn giáo; công tác chính sách xã hội; Là Thủtrưởng cơ quan, chỉ đạo các mặt công tác của Văn phòng HĐND-UBND huyện

Được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền giải quyết một số côngviệc khi cần thiết và Chủ tịch đi vắng; Thường xuyên giữ mối quan hệ công tácvới Hội liên hiệp phụ nữ, Hội chữ thập đỏ huyện và trực tiếp phụ trách một sốđơn vị hành chính cụ thể

01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Phụ trách kinh tế, xây dựng cơ

bản, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: công nghiệp và tiểu thủcông nghiệp; nông - lâm - ngư nghiệp; công tác thủy lợi; quản lý hồ đập, đền

bù giải phóng mặt bằng; thanh tra xây dựng; xây dựng cơ bản; phòng chốngbuôn lậu; thương mại, du lịch, dịch vụ; cháy nổ; phòng chống thiên tai; giaothông vận tải; phòng chống dịch bệnh; đất đai, tài nguyên, môi trường; khoahọc công nghệ

Thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với Hội nông dân và Hội cựuchiến binh huyện; Thành đoàn Tuyên Quang; Trực tiếp phụ trách một số đơn vịhành chính cụ thể

01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Trưởng Công an huyện): Phụ trách

công tác an ninh trật tự trên địa bàn huyện và trực tiếp phụ trách một số đơn vịhành chính cụ thể

01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Chỉ huy trưởng Ban chỉ Huy quân sự

huyện): Phụ trách công tác quân sự địa phương và được phân công phụ trách

một số đơn vị hành chính cụ thể.

01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Chánh Văn phòng HĐND-UBND

huyện): Trực tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBNDhuyện về các mặt công tác: Công văn văn phòng; công tác quản lý nhà nước vềngoại vụ; quản lý bộ phận một cửa; công tác dân tộc; công tác quản trị cổngthông tin điện tử huyện và được phân công phụ trách một số đơn vị hành chính

cụ thể

01 Ủy viênỦy ban nhân dân huyện (Trưởng phòng Nội vụ huyện): Trực

tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện về các mặt công tác: Tổ chức bộ máy biên chế và cán bộ; chính quyền địaphương; cải cách hành chính; quy chế dân chủ; chính sách xã hội; thi đua khenthưởng; kỷ luật; công tác tôn giáo; công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ

Giúp Phó Chủ tịch phụ trách chính sách xã hội, tôn giáo và được phâncông phụ trách một số đơn vị hành chính cụ thể

01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Trưởng phòng Tài nguyên môi

trường huyện): Trực tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịchUBND huyện về các mặt công tác: Công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực đấtđai, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước;môi trường; khí tượng thủy văn; đo đạc bản đồ; cấp giấy chứng nhận quyền sửdụng đất Đồng thời được phân công phụ trách một số đơn vị hành chính cụ thể

Chủ tịch, các phó Chủ tịch và các thành viên UBND huyện trực tiếp làmTrưởng các Ban chỉ đạo và chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình mụctiêu quốc gia thuộc lĩnh vực được phân công

 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (phụ lục 01)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ phối hợp với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBNDhuyện và các xã, phường trên địa bàn huyện để tham mưu cho UBND huyệngiải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của

các phòng, ban theo đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượnghoạt động chung của UBND huyện Mặt khác, Phòng Nội vụ hướng dẫn, đônđốc các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện và các xã, phường trên địabàn huyện những công vụ thuộc chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ của Phòng.

Đối với UBND huyện và Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ huyện chịu sự chỉ đạo

và quản lý trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn vềchuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang

Đối với Ban Tổ chức Thành ủy Tuyên Quang, Phối hợp với Ban tổ chứcThành ủy về công tác quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, điều động, bổnhiệm, miễn nhiệm đối với cán bộ, công chức của các phòng, ban, đơn vị và cán

bộ công chức cấp xã thuộc UBND huyện quản lý

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

* Chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lâm Bình, cóchức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán

bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã; tổ chức hội, tổ chứcphi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; quichế dân chủ

* Nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:

- Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị; qui hoạch, kế hoạchdài hạn, trung hạn, hàng năm và dự thảo các đề án, dự án; chương trình, biệnpháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhànước được giao theo chức năng nhiệm vụ của phòng

- Tổ chức thực hiện các văn bản qui phạm pháp luật, qui hoạch, kếhoạch, đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý

nhà nước được giao.

- Về tổ chức bộ máy hành chính, sự nghiệp thuộc huyện: tham mưu giúpUBND huyện trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập,sát nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị thuộc huyện quản lý

- Phụ trách về tổ chức chính quyền cấp xã:

+ Trình UBND huyện đề án về thành lập, sát nhập, chia tách, điều chỉnhđịa giới hành chính dưới cấp huyện trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyềnxem xét, quyết định;

+ Giúp UBND huyện nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức

và hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc huyện; phối hợp với các cơquan hữu quan của huyện tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốchội; tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo qui địnhcủa pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của côngdân về việc thực hiện các qui định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo cáo kếtquả bầu cử HĐND, bầu cử UBND; thực hiện các thủ tục để thường trực HĐNDhuyện, UBND huyện phê chuẩn kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo củaHĐND, UBND cấp xã; giúp thường trực HĐND huyện, UBND huyện trìnhthường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử thườngtrực HĐND, UBND huyện theo qui định của pháp luật;

+ Làm đầu mối giúp thường trực HĐND và UBND huyện quản lý côngtác bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, đối với đại biểu HĐND; tổchức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp

để tổng hợp, báo cáo theo qui định

- Phụ trách về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vịhành chính:

+ Tổ chức thực hiện các qui định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địagiới hành chính trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và hướngdẫn của cấp trên

+ Theo dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn huyện; chuẩn bị cácthủ tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành

chính, thành lập đô thị theo qui định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quiđịnh của nhà nước về việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địagiới hành chính tại địa phương; giúp Chủ tịch UBND huyện thực hiện, hướngdẫn và quản lý về công tác phân loại đơn vị hành chính các cấp theo qui địnhcủa pháp luật;

+ Tổng hợp và quản lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính củahuyện theo hướng dẫn của Chính phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên

- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Qui chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trên huyện

- Giúp UBND huyện trình UBND tỉnh quyết định thành lập thôn, bản theoqui chế hoạt động của thôn, bản, khu phố

- Phụ trách về cán bộ, công chức, viên chức:

+ Trình UBND huyện các đề án thực hiện về: phân công, phân cấp quản

lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cơ sở; chínhsách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, laođộng hợp đồng trong các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp; tuyển dụng, sửdụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khenthưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ quản lý doanhnghiệp thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo qui định của pháp luật;

+ Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ, côngchức, công chức dự bị, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã phường, cán

bộ bán chuyên trách Xây dựng qui hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũcán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, côngchức dự bị Tham mưu và tổ chức thực hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và

sử dụng, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức nhànước trên huyện;

+ Trình UBND huyện quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánhgiá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độchính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBNDhuyện quản lý;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các qui định về chức danh,tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán bộ, côngchức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã, phường thuộchuyện.

- Giúp UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổchức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo quyếtđịnh của UBND tỉnh và UBND huyện

- Thường trực về cải cách hành chính (CCHC) của Huyện:

+ Giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra côngtác CCHC nói chung; trình UBND huyện quyết định phân công các cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện phụ trách các nội dung của CCHC, bao gồm:cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển độingũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;

+ Trình Chủ tịch UBND huyện quyết định các chủ trương, biện phápCCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý các cơ quan hành chính nhà nướcthuộc UBND huyện; chủ trì, phối hợp với các cơ quan ngành dọc của Trungương, của tỉnh đóng trên địa bàn trong việc triển khai công tác CCHC;

+ Tổng hợp báo cáo công tác CCHC trình UBND huyện; giúp UBNDhuyện thực hiện chế độ báo cáo công tác CCHC với UBND tỉnh và sở Nội vụtheo qui định;

+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, UBND các xã, phường triển khai công tác CCHC theo chương trình, kếhoạch CCHC của huyện đã được phê duyệt;

+ Phối hợp với các cơ quan liên quan để tổng hợp chung việc thực hiệncác qui định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý biên chế, kinhphí quản lý hành chính đối với các cơ quan hành chính và chế độ tự chủ, tự chịutrách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối vớicác đơn vị sự nghiệp nhà nước

- Về công tác tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ: tham mưu cho UBNDhuyện quyết định thành lập và quản lý các tổ chức hội theo phân cấp của Chính

phủ và UBND tỉnh.

- Về công tác văn thư, lưu trữ: Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quanhành chính, tổ chức sự nghiệp trên địa bàn huyện chấp hành các chế độ, quiđịnh của pháp luật về văn thư, lưu trữ

- Về công tác Tôn giáo:

+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương,chính sách của Đảng và nhà nước về công tác tôn giáo trên địa bàn huyện;

+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo qui định của pháp luật;

+ Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo; làm đầu mối liên

hệ giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn huyện;

- Về công tác Thi đua - Khen thưởng:

+ Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng Thi đua - Khenthưởng huyện; tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo,thống nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chínhsách của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với thực

tế của huyện;

+ Tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khenthưởng của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nộidung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng và quản lý qũy thi đua,khen thưởng theo qui định của pháp luật;

+ Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theoqui định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo quiđịnh của pháp luật

- Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo các lĩnhvực công tác được UBND huyện giao theo qui định của pháp luật

- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các cơquan hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc huyện, UBND các xã, phường

- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên

về tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính

cấp xã, thôn, bản, khu phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước,tôn giáo, thi đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫnthực hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo qui định của pháp luật.

- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thốngthông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn,nghiệp vụ được giao

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hìnhthực hiện nhiệm vụ được giao theo qui định với UBND huyện và sở Nội vụ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chínhsách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên mônnghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức của phòng theo qui định

- Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo qui định của pháp luật và phâncấp của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện Lâm Bình phân công

b Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình gồm 01 Trưởng phòng;

01 Phó Trưởng phòng và các Chuyên viên, cụ thể:

Trưởng phòng: Có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động của

cơ quan theo chế độ Thủ trưởng; chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịchUBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạncủa cơ quan

Phó Trưởng phòng: Là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt

công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công

Phụ trách các lĩnh vực về: Chính quyền địa phương, địa giới hành chính,cán bộ công chức xã, phường, Hội, Tổ chức phi Chính phủ, Văn thư lưu trữ nhànước, thanh kiểm tra ngành và công tác xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viênchức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường; Là ngýời quản lý và chịu mọitrách nhiệm về các hoạt ðộng của phòng khi trýởng phòng đi vắng

Phụ trách các lĩnh vực về: Công tác thi đua khen thưởng và các công táckhác khi Trưởng phòng phân công Là người quản lý và chịu mọi trách nhiệm vềcác hoạt động của phòng khi Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng 01 đi vắng.

Các Chuyên viên: Là công chức thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo

phòng giao Nhiệm vụ cụ thể của các chuyên viên Phòng Nội vụ như sau:

+ Chuyên viên phụ trách mảng cán bộ công chức: phụ trách bộ phận biên

chế quản lý, sử dụng, tuyển dụng; thực hiện chế độ chính sách, quản lý hồ sơcông chức, viên chức đối với cán bộ công chức các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước, cán bộ công chức và cán bộ bán chuyên trách các xã, phường

+ Chuyên viên phụ trách cải cánh hành chính, tôn giáo và quy chế dân chủ + Cán sự phụ trách văn thư lưu trữ nhà nước: Phụ trách công tác văn thư lưu trữ

nhà nước ; tiếp nhận và xử lý các hồ sơ, công việc do Lãnh đạo phòng giao

+ Nhân viên thi đua khen thưởng - tổng hợp: Theo dõi công tác văn

phòng tổng hợp, văn thư bảo mật, tài vụ - kế toán, công tác thi đua khen thưởng;tiếp nhận và xử lý các hồ sõ, công việc do lãnh đạo phòng giao

1.2.3 Vị trí làm việc và bản mô tả việc các vị trí trong Phòng

Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong một cơquan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một công việc hoặcmột nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại, cótên gọi cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chất công việc và đượcgắn liền với quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó.Mục tiêu của xác định vị trí việc làm là trả lời câu hỏi: Trong cơ quan, tổ chức

có bao nhiêu vị trí và ứng với mỗi vị trí cần bao nhiêu người làm việc để hoànthành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó Với cách hiểu như vậy, một

vị trí việc làm có thể do một người đảm nhiệm hoặc nhiều người đảm nhiệm vàngược lại, một biên chế có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều vị trí việc làm (vị tríviệc làm kiêm nhiệm)

Vị trí việc làm được thể hiện dưới hình thức bản mô tả công việc vàkhung năng lực để thực hiện công việc đó Nguyên tắc để xác định vị trí việclàm trong mỗi cơ quan, tổ chức là phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan, tổ chức đó, trên cơ sở bảo đảm tính khoa học và tính thực tiễn, tuân thủcác quy định về quản lý công chức và phải gắn với một chức danh nhất định.Triển khai xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch, bậc đối với công chức các

cơ quan, tổ chức nhà nước từ trung ương đến địa phương được thực hiện theohướng dẫn tại Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, ngày 22 tháng 04 năm 2013 củaChính phủ và Thông tư số 05/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về vị trí việc làm và

cơ cấu ngạch công chức; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tính chất,đặc điểm công việc, mức độ hiện đại hóa công sở…, các cơ quan sẽ tiến hànhxác định danh mục vị trí việc làm của công chức trong cơ quan Sử dụng phươngpháp tổng hợp giữa phương pháp phân tích tổ chức, mô tả công việc với phươngpháp thống kê, rà soát thực tế, xác định vị trí việc làm được hướng dẫn thực hiệntheo các bước:

+ Trước hết là, thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa tổ chức, đơn vị Bước này do từng cán bộ, công chức thực hiện theo nguyêntắc chỉ kê khai những công việc thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đilặp lại có tính chu kỳ Tại bảng kê khai này, công chức phải ước tính tỷ lệ phầntrăm thời gian thực hiện công việc, khối lượng công việc hoàn thành, các điềukiện cơ sở vật chất bảo đảm thực hiện công việc và các yêu cầu về năng lực cần

có của công việc

+ Từ bảng liệt kê toàn bộ công việc của tất cả công chức, tiến hành phânnhóm công việc vào 3 nhóm lớn gồm nhóm công việc quản lý điều hành, nhómcông việc chuyên môn nghiệp vụ và nhóm công việc hỗ trợ phục vụ Với mỗinhóm có thể tiếp tục phân thành các nhóm công việc chi tiết hơn có tính chất,đặc thù tương tự nhau Việc phân chia các nhóm công việc nhỏ hơn sẽ là cơ sởchính xác, cụ thể để xác định tên của các vị trí việc làm trong 3 nhóm công việc

+ Tiếp đó là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm:tính chất, đặc điểm, độ phức tạp công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý;quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cách thức tổchức công việc; mức độ hiện đại hóa công sở; yêu cầu về hiệu quả, hiệu lựcquản lý, chất lượng công việc; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức; các yếu tố

mang tính đặc thù của ngành, lĩnh vực Ngoài ra đối với việc xác định vị trí việclàm tại các cơ quan, tổ chức địa phương còn phải tính đến các yếu tố ảnh hưởngnhư: quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình độ phát triển kinh tế - xã hội củađịa phương; số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã; đặc điểm lịch sử vănhóa, an ninh, chính trị, trật tự xã hội Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng là rấtquan trọng bởi với mức độ khác nhau của các yếu tố ảnh hưởng sẽ cho cách nhìnnhận khác nhau để đánh giá về hiệu quả làm việc của công chức tại mỗi vị tríviệc làm Với một vị trí việc làm có độ phức tạp công việc như nhau nhưng sẽphải sử dụng số lượng biên chế khác nhau ở những cơ quan, tổ chức có mức độhiện đại hóa công sở, có trình độ phát triển kinh tế địa phương khác nhau.

+ Trên cơ sở bảng thống kê công việc và nhận định các yếu tố ảnh hưởng,thực hiện đánh giá thực trạng đội ngũ công chức, việc sử dụng và mức độ hoànthành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đánh giá sự phù hợp với yêu cầunhiệm vụ, sự phù hợp của việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thànhnhiệm vụ của từng người Việc đánh giá này là căn cứ để xác định biên chế hiệntại là đủ, thừa hay thiếu so với các vị trí việc làm đã được xây dựng ở trên, từ đó

có kế hoạch tuyển dụng mới, tinh giản hay tiếp tục duy trì biên chế hiện có

+ Sau đó là các bước xây dựng bản mô tả công việc đối với từng vị tríviệc làm (gồm các nhiệm vụ chính phải làm, tiêu chí đánh giá hoàn thành côngviệc, kết quả sản phẩm, điều kiện làm việc) và khung năng lực của từng vị trícông việc (gồm các năng lực và kỹ năng cần có) để từ đó xác định ngạch côngchức tương ứng với vị trí việc làm

Căn cứ Quyết định số 01/QĐ-PNV ngày 02 tháng 12 năm 2015 củaPhòng Nội vụ về việc phân công phụ trách các lĩnh vực công tác đối với côngchức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình:

I Ông Nguyễn Văn Độ, Trưởng phòng phụ trách chung

II Bà Chẩu Thị Thiện, Phó trưởng phòng trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:

1 Tổ chức, bộ máy:

+ Thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộcUBND cấp huyện;

+ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quanchuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp huyện;

+ Thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập

2 Quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trongđơn vị sự nghiệp công lập

3 Quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức

4 Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động biệt phái

5 Quy hoạch cán bộ, lãnh đạo, quản lý

III Ông Nguyễn Thế Cường, chuyên viên trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:

1 Công tác xây dựng chính quyền: Bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đạibiểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật vàhướng dẫn của UBND cấp tỉnh;

2 Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức;

3 Cán bộ, công chức và ngưới lao động không chuyên trách cấp xã;

4 Phòng chống tham nhũng;

5 Học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh

IV Ông Hoàng Văn Hanh, chuyên viên trực tiếp phụ trách lĩnh vực:

1 Giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, vàngười hoạt động không chuyên trách cấp xã;

2 Quản lý hồ sơ đối với cán bộ, công chức, viên chức, người hoạt độngkhông chuyên trách;

3 Cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức

V Bà Nguyễn Thị Hương, chuyên viên phụ trách lĩnh vực:

1 Công tác văn thư, lưu trữ; bảo vệ bí mật nhà nước;

2 Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;

3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;

4 Văn thư, tài chính và ISO của phòng

VI Ông Nguyễn Thế Dong, chuyên viên phụ trách lĩnh vực:

1 Công tác tôn giáo; hội;

2 Công tác thanh niên;

 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ (phụ lục 02)

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ

TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH

Cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lâm Bình

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA

CÔNG SỞ

I Một số vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp

Trong công tác quản lý hành chính, hoạt động giao tiếp thường xuyêndiễn ra: giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các nhóm làm việc, giữa cácđồng nghiệp với nhau Hiệu quả của hoạt động giao tiếp sẽ ảnh hưởng khôngnhỏ tới hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, nhóm, người lãnh đạo và hoạtđộng chung của tổ chức

1 Khái niệm

Có rất nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp:

- Dưới góc độ thông tin coi giao tiếp là một quá trình trao đổi, truyền đạtthông tin

- Dưới góc độ tâm lý học có nhiều quan niệm khác nhau:

+ Giao tiếp là sự tác động qua lại giữa con người với con người, có nộidung là sự nhận thức và trao đổi thông tin, với sự giúp đỡ của các phương tiệnkhác nhau, nhằm mục đích thông báo và xây dựng mối quan hệ có lợi cho hoạtđộng của con người

+ Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thứchay vô thức, nhờ một mạng lưới hay một hệ thống truyền thông tin giữa nhữngngười cùng đối thoại

Tóm lại, giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội, nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống tạo nên những ảnh hưởng, những tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau trong công việc.

2 Bản chất của giao tiếp hành chính

Xét về mặt bản chất, giao tiếp hành chính là giao tiếp của giữa con ngườivới nhau trong hoạt động hành chính.Giao tiếp hành chính là giao tiếp của độingũ công chức hành chính với các đối tượng để trao đổi tư tưởng, tình cảm,hành vi thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ hành chính - công vụ, được điềuchỉnh bởi pháp luật và các thiết chế hành chính nhà nước trong mối quan hệ hành chính để thiết lập và duy trì các hoạt động hành chính - công vụ nhằm thỏamãn những nhu cầu và mục tiêu nhất định của Nhà nước

Giao tiếp trong quản lý hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ vàtiếp xúc giữa công chức với nhau hệ thống hành chính, giữa công chức với côngdân nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định của cá nhân và tổ chức

a Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin

Trong quản lý hành chính, giao tiếp có chức năng chủ yếu là thu nhận vàtrao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp Trong quá trình trao đổi, thông tin

không đơn thuần là được truyền đi mà còn được hình thành, chính xác hoá vàphát triển Nói cách khác, giao tiếp không phải đơn giản như một quá trìnhtruyền thông điệp Giao tiếp là cuộc đối thoại hai chiều làm thay đổi nhận thứccủa cả hai bên giao tiếp, tức là có sự chia sẻ thông tin.

b Giao tiếp là quá trình tác động qua lại

Trong quá trình giao tiếp cùng với sự trao đổi thông tin các bên tham giavào quá trình này còn thực hiện sự giao lưu tình cảm, tư tưởng Qua giao tiếpcon người hiểu biết về nhau và đều có những thay đổi nhất định

Tác động qua lại giữa các bên giao tiếp có tác dụng tạo ra những dạng,những chuẩn mực hành động chung Hầu hết các công việc thuộc lợi ích côngđều được tiến hành thông qua con đường giao tiếp Các cuộc giao tiếp đều cómục đích, do vậy sự tác động diễn ra trong quá trình giao tiếp xét đến cùng đềuhướng đến đạt mục đích giao tiếp mà mỗi bên đã xác định Trong quản lý, tácđộng qua lại trong giao tiếp phải làm cho các bên tham gia giao tiếp đều cảmthấy tốt hơn, thuận lợi hơn khi cùng nhau làm việc, cùng nhau xây dựng giảipháp tốt nhất để giải quyết vấn đề mà cả hai bên cùng quan tâm

3 Vai trò của giao tiếp hành chính

- Giao tiếp hành chính góp phần xây dựng một nền hành chính dân chủ

- Giao tiếp hành chính đem lại sự trong sạch, vững mạnh cho nền hànhchính của dân, do dân và vì dân

- Giao tiếp hành chính góp phần xây dựng một nền hành chính chuyênnghiệp, hiện đại hóa, hoạt động hiệu lực và hiệu quả theo nguyên tắc Nhà nướcpháp quyền xã hội chủ nghĩa dưới sự lãnh đạo của Đảng

- Giao tiếp hành chính góp phần xây dựng đội ngũ công chức có phẩmchất, năng lực đáp ứng yêu cầu của xây dựng và phát triển đất nước

4 Các nguyên tắc giao tiếp

- Nguyên tắc tuân theo pháp luật

Đây là nguyên tắc cơ bản, bao trùm toàn bộ hoạt động giao tiếp hànhchính Nội dung của nguyên tắc này đòi hỏi: Người cán bộ, công chức phải tuântheo thủ tục, trình tự, thẩm quyền mà pháp luật đã quy định; căn cứ vào pháp

luật, chính sách, quyết định của cấp có thẩm quyền; Không một cơ quan, tổchức, cá nhân nào được can thiệp trái pháp luật vào quá trình giao tiếp Cán

bộ, công chức phải tuân thủ pháp luật, xử lý mọi tình huống linh hoạt “có lý,

có tình” trong từng trường hợp giao tiếp cụ thể, phải lấy giáo dục, thuyết phụclàm chính

- Nguyên tắc bảo đảm chính xác trung thực, khách quan

Muốn quá trình giao tiếp đạt được hiệu quả, thì cán bộ, công chức phảibảo đảm tính chính chính xác khi đưa ra những tư liệu, nhận định, kết luận,quyết định…Vì vậy, việc đảm bảo tính chính xác trong quá trình tiếp xúc vớicác chủ thể tham gia quá trình giao tiếp sẽ giúp cho hoạt động hành chính đạtđược hiệu quả cao Tính khách quan, toàn diện đòi hỏi người tiến hành giao tiếpphải đánh giá trung thực tình hình vụ việc; xem xét toàn diện các khía cạnh kinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội của vụ việc; phải đề cập đến ý nghĩa tác dụng tíchcực hoặc tiêu cực của vụ việc ; không có thái độ thiên lệch và bóp méo sự thật

để có thái độ tiếp xúc với các đối tượng cho phù hợp Khi giao tiếp với các đốitượng, người cán bộ, công chức phải chuẩn bị kỹ về tâm lý, nắm chắc pháp luật,đảm bảo chứng cứ đầy đủ, sẵn sàng đối thoại đấu tranh để làm sáng tỏ chân lýcủa sự việc một cách khách quan và chính xác

- Nguyên tắc công khai, dân chủ

Tính công khai của giao tiếp hành chính thể hiện ở chổ vào những thờiđiểm thích hợp cá bộ, công chức phải thông báo đầy đủ nội dung cần công khaitrong tổ chức và với nhân dân để những người có trách nhiệm và có liên quanbiết để nhằm khuyến khích sự tham gia của nhân dân và tổ chức vào hoạt độngnày Tính dân chủ cũng cần phải được bảo đảm khi giao tiếp hành chính Cán

bộ, công chức cần phải lắng nghe, tôn trọng ý kiến của các chủ thể có liên quannhư các đối tượng được có quyền giải trình, tiếp xúc với cơ quan, tổ chức, cánhân cần có thái độ tôn trọng, trao đổi thông tin chính xác trong phạm vi thẩmquyền của mình và phù hợp với quy định của pháp luật

Nguyên tắc công khai, dân chủ nhằm đảm bảo sự bình đẳng trước phápluật trong mối quan hệ các bên Trong hoạt động hành chính, giao tiếp cũng cần

có phong cách nhằm gây thiện cảm với các đối tượng, nhất là phải đảm bảo dânchủ, công khai, gần gũi với các đối tượng, qua đó làm cho họ được thoải mái, tựtin Việc bình đẳng, dân chủ trong giao tiếp sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cán

bộ, công chức và các đối tượng Tuy nhiên, cần phải đảm bảo được sự nghiêmtúc và tôn trọng lẫn nhau, giữ vững tính lịch sự, giao tiếp có văn hóa, đồng thờitránh việc tự do, bình đẳng quá trớn

- Nguyên tắc thận trọng, cân bằng, trách nhiệm, “Dĩ bất biến, ứng vạn biến”

Mục đích của giao tiếp là làm hài lòng người dân, các đối tượng tham giavào quá trình giao tiếp, nên nó mang tính chính trị, pháp lý, xã hội sâu sắc Vìthế, đòi hỏi cán bộ, công chức phải thận trọng, có trách nhiệm cao, bởi mọi sựnóng vội, chủ quan như biểu thị thái độ khi giao tiếp nóng nảy, bực tức đều dễdẫn đến sai lầm, xung đột giữa các bên, không đạt được hiệu quả trong hoạtđộng hành chính

Nhìn chung, để hoạt động hành chính có hiệu quả thì thái độ, ứng xử củangười cán bộ, công chức phải luôn chuẩn mực, luôn thể hiện sự bình tĩnh, tự chủtrong mọi tình huống, nhất là không được thể hiện thái độ trịnh thượng, quancách hay nóng nảy, cáu giận Khi giao tiếp với người dân hoặc đối tượng, đòihỏi người cán bộ, công chức luôn phải biết tự kiềm chế, vừa thể hiện sự cởi mở,chân thành, thông cảm nhưng lại nghiêm túc, đúng mực Đặc biệt, người cán bộ,công chức phải luôn cảm giác được sự cân bằng

- Nguyên tắc chuẩn mực đạo đức

Người cán bộ, công chức phải có phong cách làm việc tốt, phải coi trọng

và luôn ứng xử theo những tiêu chuẩn, nguyên tắc, chuẩn mực đạo đức của nghềnghiệp Phong cách làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là tinhthần trách nhiệm cao trong công việc Có trách nhiệm cao thì mới có khả năngtạo ra hiệu quả công tác tốt

Cán bộ, công chức luôn là những người có chức vụ, quyền hạn, do đóphong cách làm việc tốt của người cán bộ, công chức trước hết là phải biết dựavào quần chúng, gần gũi quần chúng Mặt khác, người cán bộ, công chức phải

biết phòng, chống các biểu hiện chủ quan, tác phong quan liêu, đại khái, phôtrương, quan cách.

- Nguyên tắc hài hoà các lợi ích

Nguyên tắc này thừa nhận quan niệm giao tiếp dưới hình thức thông cảm,thống nhất với nhau không phải là tranh đua, đối địch Thành công của giao tiếpkhông phải là sự việc chiến thắng đối tác mà là đem lại lợi ích càng nhiều càngtốt cho cả hai bên Trong hầu hết các tình huống, đều tồn tại những giải phápthích hợp với lợi ích của cả hai bên, hợp tác các bên sẽ có cơ may tìm ra giảipháp tốt nhất Nguyên tắc này phù hợp với hoạt động hành chính là hoạt động

mà mọi người hợp tác để thực hiện công vụ Những người giao tiếp có ý thức rõ

về lợi ích của họ và lợi ích của phía bên kia sẽ dự kiến được cách thức, lựa chọncác giải pháp để có các lợi ích đó Họ sẽ cùng nghiên cứu tìm các cơ may xâydựng được giải pháp đem lại lợi ích tối đa cho mỗi bên

5 Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính

Kỹ năng giao tiếp là năng lực vận dụng tri thức và sử dụng phương tiệngiao tiếp vào việc nhận thức những biểu hiện bên ngoài và diễn biến tâm lý bêntrong của đối tượng và bản thân

Kỹ năng năng giao tiếp hành chính là sự điều chỉnh có hiệu quả từ giá trị

tự tại của chủ thể nào đó trở thành giá trị xã hội

Kỹ năng giao tiếp nói chung và kỹ năng giao tiếp hành chính nói riêngbao gồm các kỹ năng như: nghe, nói, đọc, viết Các kỹ năng này phát triển trên

cơ sở các kỹ năng quản lý sau:

- Kỹ năng kĩ thuật bao gồm các kiến thức, phương pháp, quá trình, thủ

tục… để thực hiện các công việc chuyên môn và năng lực trong việc sử dụngcác công cụ, thiết bị có liên quan

- Kỹ năng quan hệ là những kiến thức về hành vi con người và quá trình

tương tác giữa các cá nhân, năng lực hiểu biết cảm giác, thái độ và động cơ củangười khác qua lời nói và việc làm, năng lực thiết lập những quan hệ hợp tác cóhiệu quả Kỹ năng này được phát triển một cách tự nhiên, liên tục và nhất quántrong mọi hành vi của người quản lý

- Kỹ năng nhận thức là năng lực phân tích các sự kiện và các xu thế, đoán

trước được những thay đổi và nhận dạng được những cơ hội, những vấn đề còntiềm ẩn; sáng tạo trong việc đề ra các ý tưởng giải quyết các vấn đề một cách cóhiệu quả

* Ngoài ra, còn một số kỹ năng giao tiếp trong thực thi công vụ như: kỹnăng nghe, kỹ năng nghe có hiệu quả, kỹ năng nói, kỹ năng đọc, kỹ năng viết,

kỹ năng phản hồi…

Khi sử dụng ngôn từ trong giao tiếp cần phải: Chính xác, rõ ràng, dễ hiểu, có sức thuyết phục và khách quan, lịch sự.

II Một số vấn đề chung về văn hóa công sở

1 Khái niệm văn hóa

Văn hóa là một trong những mặt cơ bản của đời sống xã hội

Văn hóa là một hệ thống các giá trị chân lý, chuẩn mực, mục tiêu mà conngười cùng thống nhất với nhau trong quá trình tương tác và hoạt động sáng tạo

Nó được bảo tồn và chuyển hóa cho những thế hệ nối tiếp theo sau

Văn hóa là toàn bộ những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựngnước và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dântộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tụctập quán, lối sống và lao động

2 Khái niệm văn hóa công sở

2.1 Thế nào là công sở?

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiếnhành một công việc chuyên ngành của nhà nước Công sở là một tổ chức thựchiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản

để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhànước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Lànơi tiếp nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân Do đó, công sở là một

bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước

Là tổ chức của hệ thống bộ máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được

Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệmtheo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhànước Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơ cấu tổ chức

do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nướchoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng

2.2 Văn hoá công sở là gì?

Là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của các thành viên trong

tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nên những chuẩn mựchành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyền thống và cách thức

là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theo khi làm việc

Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trìnhhoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làmviệc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạtđộng của nó

Công sở là nơi cán bộ, công chức (CBCC) hàng ngày tiếp xúc và giảiquyết những công việc liên quan đến người dân Vì vậy, từ nề nếp đến phongcách làm việc và thái độ tiếp cận của đội ngũ CBCC đều ảnh hưởng đến hiệuquả công việc và hiệu lực quản lý nhà nước Bên cạnh những yếu tố mang tínhchuyên môn, kỷ thuật tác động trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc củangười dân thì yếu tố văn hóa công sở giữ một vai trò rất quan trọng Môi trườnglàm việc, thái độ phục vụ cũng như cách thức giao tiếp, ứng xử đối với ngườidân của đội ngũ CBCC sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện mối quan hệthân thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa củamột nền hành chính hiện đại

Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữaCBCC - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân và giữaCBCC với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhấttrong hoạt động công vụ Khi văn hóa công sở của CBCC được nâng cao thì nấcthang văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng

sẽ được nâng cao Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn