Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc 5 1.1.1 Chức năng 5 1.1.2 Nhiệm vụ 6 1.1.3 Quyền hạn 7 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 10 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10 1.2.1.1 Nội dung và sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty 10 1.2.1.2 Nội dung và sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công ty 11 1.2.1.3 Nội dung và sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo 11 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 12 1.2.2.1. Chức năng 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ 12 1.2.2.3 Quyền hạn: 14 1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự. 14 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong vănphòng 16 Phần II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 17 Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 17 KHÁI QUÁT CHUNG 17 I. Những vấn đề chung về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp 17 1.1 Một sốkhái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp 17 1.2 Các cấp độ của giao tiếp. 17 1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với doanh nghiệp 18 1.4 Một số yếu tốgóp phần nâng cao kỹ năng giao tiếp trong hoạt động công việc, kinh doanh 20 II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 22 2.1 Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở 22 2.2 Đặc trưng của văn hóa công sở 25 2.3 Tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với doanh nghiệp 26 III. Những yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 30 VI. Thực trạng về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 32 4.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 32 4.2 Thực trạng văn hóa công sở tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 36 4.2.1Văn hóa giao tiếp ứng xử của nhân viên trong công ty 36 4.2.2 Hoạt động giao tiếp trong nội bộ Công ty. 37 4.2.3. Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp. 38 4.2.4 Giao tiếp xã giao bên ngoài 40 4.2.5 Giao tiếp không trực diện 42 4.2.6 Trang phục nơi công sở 43 4.2.7 Sắp xếp tài liệu, phòng làm việc khoa học 44 4.2.8 Phong cách làm việc nơi công sở 44 4.2.9 Trình độ của nhân viên trong công ty 47 V. NHẬN XÉT, ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHẤP NHĂM XÂY DỰNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TỐT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG LÂM SẢN TMĐ GIA LỘC 47 3.1. Nhận xét 47 3.1.1. Ưu điểm 47 3.1.2. Những mặt xấu còn tồn tại 48 3.2. Định hướng, giải pháp 48 3.2.1. Định hướng 48 3.2.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn hóa công sở 49 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52 3.1 Đánh giá chung 52 3.1.1 Ưu điểm 52 3.1.2 Hạn chế 53 3.1.3 Nguyên nhân 53 3.2 Đề xuất, kiến nghị 53 PHẦN PHỤ LỤC 55

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Bố cục của đề tài 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc 5

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 10

1.2.1.1 Nội dung và sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty 10

1.2.1.2 Nội dung và sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong

vănphòng 16

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 17

Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 17

KHÁI QUÁT CHUNG 17

I Những vấn đề chung về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp 17

1.1 Một sốkhái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp 17

1.2 Các cấp độ của giao tiếp. 17

1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với doanh nghiệp 18

1.4 Một số yếu tốgóp phần nâng cao kỹ năng giao tiếp trong hoạt động công việc, kinh doanh 20

II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 22

2.1 Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở 22

2.2 Đặc trưng của văn hóa công sở 25

2.3 Tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với doanh nghiệp 26

III Những yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở 30

VI Thực trạng về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 32

4.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 32

4.2 Thực trạng văn hóa công sở tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc 36

4.2.1Văn hóa giao tiếp - ứng xử của nhân viên trong công ty 36

4.2.2 Hoạt động giao tiếp trong nội bộ Công ty. 37

4.2.3 Giao tiếp giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp 38

4.2.4 Giao tiếp xã giao bên ngoài 40

4.2.5 Giao tiếp không trực diện 42

4.2.6 Trang phục nơi công sở 43

4.2.7 Sắp xếp tài liệu, phòng làm việc khoa học 44

4.2.8 Phong cách làm việc nơi công sở 44

4.2.9 Trình độ của nhân viên trong công ty 47

V NHẬN XÉT, ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHẤP NHĂM XÂY DỰNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TỐT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG LÂM SẢN TMĐ GIA LỘC 47

3.2.2 Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của văn hóa công sở 49

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 52

LỜI NÓI ĐẦU

Trong sự phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế việt nam cũngđang ngày càng thay da đổi thịt, minh chứng cho sự phát triển này là cuộc sốngcủa người dân ngày càng được nâng cao vị thế kinh tế, chính trị của việt namtrên trường quốc tế ngày càng được cải thiện, để có được thành quả lớn nhưngày hôm nay là cả một quá trình phấn đấu lâu dài;

Cùng với nhu cầu phát triển của xã hội Việt Nam hiện nay, đội ngủ cán bộ,công nhân viên có đầy đủ các chuyên môn, nghiệp vụ trong mổi ngành nghề làđiều không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan nào đặc biệt là trong sự nghiệp côngnghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước Trong đó ngành Quản trị văn phòng làngành không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân nào;

Để đáp ứng nhu cầu của xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở thêmkhoa Quản trị văn phòng để đào tạo và đưa ra nguồn nhân lực có trình độchuyên môn để đáp ứng cho nhu cầu xã hội hiện nay, Là sinh viên năm thứ 4chuyên nghành Quản trị văn phòng được nhà trường tạo điều kiện cho đi thựctập, bản thân tôi đã liên hệ với Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm SảnTMĐ Gia Lộc tại trụ sở Cụm Công Nghiệp Hoàng Diệu, Xã Hoàng Diệu, HuyệnGia Lộc, Tỉnh Hải Dương để được làm quen, học hỏi thêm về thực tiễn côngviệc liên quan đến ngành nghề của mình Đây là bước tiên quyết đưa tôi tiếp cậnvới công việc thực tế và trưởng thành hơn đối với ngành nghề mình đã chọn lựa

1 Lý do chọn đề tài

Với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, kinh tế hàng hóa của cácdoanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ cùng nhau ra đời và phát triển mạnh, các doanhnghiệp nhà nước dần dần được cổ phần hóa, góp phần thúc đẩy các doanhnghiệp trong nước phát triển mạnh mẽ và có cơ hội vươn ra thị trường quốc tế

Để phát triển và cạnh tranh các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến tất cả cáckhâu trong quá trình sản xuất Một trong những công cụ giúp doanh nghiệp quản

lý hồ sơ - dữ liệu, nguồn vốn - tài sản, soạn thảo – ban hành văn bản và nguồnnhân lực của công ty đó là hệ thống văn phòng của công ty, đồng thời cũng làcông cụ để nhà nước quản lý vĩ mô nền kinh tế

Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là công tyluôn đứng hàng đầu về tiêu chuẩn và chất lượng sản phẩm cũng như chất lượngnguồn nhân lực trong công ty Cùng với những thành tích đã đạt được là sự cốgắng không ngừng của cán bộ, nhân viên trong công ty Sự chỉ đạo đúng đắn,đường lối khoa học cùng với sự nhiệt tình, chăm chỉ, nhiệt huyết của nhân viên

đã giúp công ty ngày một vững mạnh trên thị trường quốc tế Đó cũng chính là

lý do tôi chọn công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là

cơ quan để thực tập, nhằm giúp tôi có ý thức công việc, nề nếp, ý chí và sự nhiệttình, chăm chỉ, nhiệt huyết luôn là các yếu tố hàng đầu giúp mổi nhân viên vănphòng đạt được thành công bước đầu trong công việc;

Ngoài ra, công ty luôn được quan tâm chặt chẽ trong môi trường hoạt động

và làm việc, nhất là về giao tiếp, văn hóa công sở nơi công ty, chính vì vậy nó đãtạo nên một bước ngoạt mạnh mẽ cho công ty phát triển với đội ngủ cán bộ cóchuyên môn, giao tiếp tốt và có nền văn hóa hiện đại mang đậm nét đặc trưngcủa dân tộc từ những đặc điểm trên mà tôi đã chọn đề tài tự chọn riêng củamình là về văn hóa công sở điều kiện tiên quyết trong môi trường hiện đại giúpcông ty đứng vững trên thị trường trong nước và quốc tế

Nhận thức được tầm quan trọng của các lĩnh vực hoạt động trong công ty

và đặc biệt là trong công tác văn phòng Một nơi có nguồn nhân lực được đàotạo kỹ lưỡng và có chế tài văn hóa công sở tạo nên một nề nếp làm việc nghiêmtúc cho công nhân viên, công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gialộc là nơi giúp tôi trưởng thành hơn trong mọi mặt, cuối cùng đó là nơi tôi thựctập và thu hoạch bài báo cáo với đầy đủ các thông tin, tài liệu liên quan đến quátrình thực tập tại công ty

2 Mục tiêu của đề tài

Khảo sát công tác văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâmsản TMĐ gia lộc

Tìm hiểu về hoạt động giao tiếp, văn hóa công sở của công ty cổ phần xuấtnhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc

Đánh giá thực trạng giao tiếp, văn hóa công sở của công ty Nêu lên tầm

quan trọng của văn hóa công sở đối với môi trường doanh nghiệp

Đánh giá thực trạng công tác quản trị văn phòng tại công ty cổ phần xuấtnhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc

Đưa ra các đề xuất và kiến nghị góp phần cũng cos thêm công tác vănphòng của công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: các hoạt động trong công tác quản lý văn phòngnhư: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, nghiệp vụ kế toán, nghiệp vụ hànhchính của công ty

Phạm vi ngiên cứu: văn phòng công ty cổ phần xuất nhập khẩu nông lâmsản TMĐ gia lộc và tình tình chung của công ty và tình hình trong nước, ngoàinước

4 Nguồn tài liệu tham khảo

1/ Truy cập trang web http://tmdgialoc.com.vn/

2/ Business Edge, “Giao tiếp trong quản lý”, NXB Trẻ, 2005

3/ Đoàn Hồng Vân (chủ biên), Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống4/ Võ Nguyên Giáp, “Tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng văn hóa ViệtNam”, NXB Chính Trị Quốc gia, Hà Nội năm 2008

5/ Trịnh Thanh Hà, “Văn hóa ứng xử công vụ - Khái quát từ thực tiễn lịchsử”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 09 năm 2007

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Nghiên cứu lịch sử hoạt động và bản chất, nguyên tắc hoạt động của công

ty từ khi bước vào hoạt động đến hiện tại;

Nghiên cứu về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty;

Nghiên cứu bản chất tâm lý học của giao tiếp, đặc điểm giao tiếp của conngười chỉ ra nội dung, hiệu quả, phương pháp giao tiếp;

Nghiên cứu về các hoạt động giao tiếp hàng ngày của cán bộ nhân viêntrong các doanh nghiệp nói chung và trong công ty nói riêng;

Nghiên cứu thực trạng giao tiếp của một số đối tượng đặc biệt của cán bộnhân viên trong văn phòng công ty, đề xuất những tác động nhằm nâng cao hiệu

quả giao tiếp;

Nghiên cứu về kỹ năng giao tiếp trong lãnh đạo, quản lý kinh tế, kinhdoanh;

Nghiên cứu sự hình thành văn hóa công sở của công ty, theo truyền thống

nề nếp từ bao giờ và duy trì như thế nào

Ngiên cứu thực trạng giao tiếp và áp dụng quy chế văn hóa công sở củacông ty

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, em có sữ dụng một số phương pháp nhưsau:

Phương pháp điều tra, thu thập tài liệu: bằng việc sử dụng phương phápnghiên cứu và tham khảo ý kiến nhân viên trong công ty, tìm hiểu sổ sách, báocáo từ phòng tài vụ và phòng tổ chức hành chính của công ty để thu thập nhữngtài liệu cần thiết cho đề tài

- Phương pháp quan sát: Tiến hành xem xét, quan sát thực tiễn các khíacạnh tạo nênhoạt động thực tiễn tại công ty, từ đó đưa ra lý thuyết nghiên cứu.Phương pháp phân tích: trên cơ sở hệ thống nguồn liệu thu thập được quasang lọc, xử lý số liệu từ đó là cơ sở cho việc phân tích thực tế hoạt động củađơn vị

Phương pháp chọn lọc: qua quá trình phân tích nguồn tài liệu được tìm ra

em đã chọn lọc những tài liệu và thông tin cần thiết và hữu ích cho bài báo cáoPhương pháp nghiên cứu tài liệu liên quan đến kỹ năng giao tiếp

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc

Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là mộtcông ty thương mại tổ chức theo luật pháp của nhà nước, công ty là doanhnghiệp có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và có tài khoản riêng

Tên đầy đủ của doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬPKHẨU NÔNG LÂM SẢN TMĐ - GIA LỘC

Đặt trụ sở tại: Cụm Công nghiệp Hoàng Diệu – huyện Gia Lộc – tỉnh HảiDương

Giấy phép đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công

ty Cổ phần số: 0800336334 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh Hải Dương cấpngày 10 tháng 07 năm 2006

1.1.1 Chức năng

Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc là đơn vịkinh tế hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và lưu thông hàng hóa nên công ty trênthương trường vừa có vai trò là người mua, vừa có vai trò là người bán và làkhâu trung gian nối liền với nhà sản xuất và người tiêu dùng Công ty chuyênnhập khẩu và bán buôn, bán theo hợp đồng thiết kế nhà với mô hình lớn các mặthàng gỗ các loại phục vụ cho kinh doanh và trang trí nội thất Hàng hóa của

công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, màu sắc

Công tyđược thành lập 07/2006 dựa trên sự đóng góp cổ phần của các sánglập viên có bề dầy kinh nghiệm trong ngành chế biến lâm sản Với chức năngchủ yếu là sản xuất ván sàn, gỗ ghép thanh, cửa công nghiệp, phào mỹ thuậttrang trí nội thất để xuất khẩu và cung cấp cho thị trường nội địa cụ thể như sau:+ Xử lý và sơ chế gỗ nguyên liệu phục vụ xuất khẩu

+ Xuất khẩu gỗ

+ Sản xuất ván sàn gỗ tự nhiên và công nghiệp

+ Sản xuất ván ép Verneer, gỗ dán, gỗ ghép thanh

+ Sản xuất cửa công nghiệp, phào mỹ thuật trang trí nội ngoại thất

Ngoài ra, công ty còn mang các chức năng tiên quyết trong lĩnh vực kinhdoanh như sau:

 Tổ chức sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký với

cơ quan chức năng nhà nước

 Thực hiện đúng theo quyết định của Bộ Lao Động – Bộ thươngbinh và xã hội về việc ký kết các hợp đồng lao động và quyền lợi của ngườilao động

 Tìm kiếm, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối táctrong và ngoài nước

 Thực hiện các chế độ báo cáo, thống kê định kỳ theo quy định củanhà nước

1.1.2 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của công ty bao gồm:

Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiêp và các luật khác có liênquan

Hoạt động trong khuân khổ pháp luật và điều lệ công ty

Đăng ký kinh doanh và kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký Làmtốt nghĩa vụ với nhà nước về việc nộp đầy đủ các khoản tiền cho ngân sách nhànước dưới hình thức thuế thu nhập doanh nghiệp

Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty với

phương châm năm sau cao hơn năm trước

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch đào tạo phù hợp với chức năng,nhiệm vụ của công ty và nhu cầu của xã hội nhằm mang lại kiến thức cho họcviên trong các lĩnh vực đào tạo

Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý laođộng bảo đảm công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng caonghiệp vụ tay nghề co cán bộ, công nhân viên trong công ty

Tổ chức giảng dạy, đào tạo theo đứng quy định của phát luật

Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằmđảm bảo đúng tiến độ sản suất, tạo uy tín với khách hàng

Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường

Được quyền đào tạo và cấp chứng chỉ, chứng nhận theo quy định và phạm

vi được đào tạo đã được cấp phép;

Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu sử dụng lao động củacông ty;

Chủ động tìm kiếm thị trường khách hàng trong cả nước và ký kết hợpđồng đối với các cơ quan Nhà nước, doanh nghiệptrong nước và ngài nước, cánhân

Chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ để nâng cao hiệu quả kinhdoanh và khả năng cạnh tranh thị trường

Chủ động tìm hiểu, áp dụng các văn bản luật quy định mới để áp dụng vàthay đổi chương trình giảng dạy theo đúng yêu cầu của phát luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

Công Ty Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc có cơcấu tổ chức như sau:

Ban hội đồng

- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty CổphầnXuất Nhập Khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc Đại hội cổ đông có quyền

và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm

vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty;bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; vàquyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quyđịnh của Điều lệ Công ty

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danhcông ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộcthẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý caonhất của Công ty do đại hội đồng cổ đông bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hộiđồng quản trị và 04 (bốn) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm Thành viênHội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Tổng sốthành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít nhất mộtphần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị nhân danhCông ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công

ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông Hội đồng quảntrị có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lýkhác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật,Điều lệ Công ty và Nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định

- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợppháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt độngkinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chínhnhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát hoạt động độclập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc

Ban giám đốc

- Giám đốc: Là người đại diện theo pháp luật của công ty có nhiệm vụ điềuhành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, chỉ đạo giám sát chung mọihoạt động của công tychịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các

quyền hạn và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.

Là người điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; chịu sựgiám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị vàtrước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao

- Phó giám đốc: Giúp giám đốc quản lý, điều hành kinh doanh một số lĩnhvực tại công ty theo sự phân công ủy quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc

về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao

Các phòng ban

- Phòng kế hoạch: là phòng ban tham mưu tổng hợp cho giám đốc và phógiám đốc công ty về các mọi mặt, trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về cácmặt: công tác kế hoạch hóa, tổ chức sản xuất, quản lý nguyên vật liệu và sảnphẩm đã hoàn thành

- phòng Kỹ Thuật: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo công ty về các mặtnhư: công tác nghiên cứu, quản lý kỹ thuật, tham mưu các biện pháp có tính chấtnâng cao chất lượng ngành ngề, tổ chức hoạt động làm việc, đảm bảo an toàn laođộng, vệ sinh môi trường

- Phòng hành chính nhân sự: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo công ty

về các nguồn tài liệu đến và đi của công ty, đồng thời soạn thảo các văn bảndước sự chỉ đạo của cấp trên, lưu trữ hồ sơ tài liệu và lập bảng phân công côngviệc cho công ty, quản lý nguồn nhân sự, tuyển dụng và sa thải nguồn nhân sựđúng điều lệ của công ty

- phòng kế toán – tổng hợp: là phòng ban tham mưu cho lãnh đạo về côngtác tài chính của công ty, quản lý nhân sách, thu chi hợp lý các khoản vay nợ, trảlương cho nhân viên

- Phòng quản lý dự án: là phòng ban có nhiệm vụ tìm các dự án hợp tác vớicông ty và chịu trách nhiệm quản lý, giám sát tiến trình hoàn thành dự án với đốitác, Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là phòng ban có nhiệm vụ quản lý vàgiám sát hoạt đeoọng kinh doanh của công ty nhằm tìm ra các phương hướng tốtnhất giúp công ty phát triển vững mạnh

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty xem tại phụ lục số 01

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan

Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở công ty cổ phần xuất nhậpkhẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc, Văn phòng là nơi tiếp nhận và lưu trữ các

hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt đông công việc của công ty, đồng thời cũng lànơi soạn thảo và ban hành các văn bản dưới sự chỉ đạo của cấp trên Lập bảngphân công công việc, bảo quản nguồn vốn, quyết toán thu chi đối với phòng kếtoán Và quản lý nguồn nhân lực trong công ty đối với phòng nhân sự

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo công ty trong công tác lãnhđạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công ty

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng công ty cổ phần được tổ chức theo sự chỉ đạo của cấp trên với

ba bộ phận then chốt gồm trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên thực hiệncông viêc theo sự chỉ đạo của trưởng phòng và phó phòng

Văn phòng hoạt động theo chế độ một thủ trưởng Trong hoạt động củamình, Văn phòng tuân thủ Điều lệ của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt độngcủa Văn phòng, các văn bản quản lý của Công ty, các quyết định của Giám đốc,phó giám đốc Công ty và các văn bản pháp luật hiện hành

Văn phòng công ty có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theonguyên tắc tự chủ về tài chính Con dấu Văn phòng công ty không có hình quốchuy và do Bộ Công an quy định

Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần xuất nhập khẩu Nông Lâm Sản TMĐ Gia Lộc -> phụ lục số 02

1.2.1.1 Nội dung và sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty

Chương trình công tác là toàn bộ những công việc cần làm đối với một lĩnhvực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của công ty theo một trình tự nhấtđịnh và trong thời gian nhất định.Đối với những chương trình quan trọng, cần có

sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cáccá nhân có thẩm quyền Saukhi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì cán bộ, công nhân viên có liên quan

phải tổ chức thực hiện nghiêm túc

Chương trình công tác thường kỳ là chương trình xây dựng theo định kỳ,được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định như một năm, quý, tháng,tuần

Sơ đồ hóa Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của công ty xem tại phụ lục 03

1.2.1.2 Nội dung và sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công ty

Việc tổ chức hội nghị và cuộc họp được diễn ra thường xuyên và liên tụctại công ty trong năm

Quy trình tổ chức Hội nghị, cuộc họp của Công ty:

- văn phòng (phòng hành chính nhân sự) lấy thông báo từ lãnh đạo công ty

và lên kế hoạch cho cuộc họp, hội nghị

- Sau khi kế hoạch được lãnh đạo phê duyệt thì lên danh sách tcác đại biểutham dự

- Lập dự trù kinh phí

- Chuẩn bị các tài liệu liên quan như: giấy mời, báo cáo, chương trình cuộchọp, diễn văn khai mạc, bế mạc và các tài liệu liên quan khác

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, kỹ thuật: hội trường, âm ly, loa đài, bangzon

- Lập ban lễ tân để phục vụ cuộc họp diễn ra, cử chuyên viên ghi biên bảncuộc họp phục vụ cho ban lãnh đạo tổng kết cuộc họp

- Thanh quyết toán các chi phí

Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của công ty xem tại phụ lục 04

1.2.1.3 Nội dung và sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo

- Dự trù kinh phí cho chuyến đi.

- Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước: Phương tiện giao thông, Khách sạn

- Soạn thảo lịch trình chuyến đi: Các địa điểm trong chuyến đi, Ngày, giờ

dự kiến tại mỗi địa điểm

- Các kế hoạch khác trong chuyến đi: Lịch trình được gởi cho các nơi liênquan cần thiết

- Lập danh sách những thứ cần kiểm tra Tùy tính chất chuyến công tác,những thứ cần kiểm tra sẽ khác nhau

- An toàn cho chuyến đi

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo xem tại phụ lục 05 1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Công tác quản lý lao động và tiền lương

- Công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự

- Công tác lễ tân hội họp, lễ tân trực điện thoại…

- Công tác tổ chức hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, nhânviên

- Công tác truyền thông và quảng cáo thương hiệu công ty

- Công tác thanh tra bảo vệ, trực điện nước

Giúp lãnh đạo công ty quản lí, chỉ đạo và thực hiện công tác văn thư – lưutrữ của công ty

Tổ chức quản lí và lưu trữ toàn bộ hồ sơ của nhân viên làm việc trong công

ty và thương xuyên bổ sung các giấy tờ cá nhân liên quan

Soạn thảo các văn liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng

Lưu trữ, bảo quản hồ sơ trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ củaphòng, quản lí hồ sơ nhân viên đang công tác tại doanh nghiệp và quản lý hồ sơhọc viên đã từng tham gia các lớp tào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ của công ty tổchức theo quy định

Giải quyết các thủ tục về hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổnhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ, công nhân

Tham mưu cho giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối vớingười lao động theo quy định của bộ luật lao động Theo dõi giải quyết các chế

độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạnlao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ,chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, nhân viên.Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lí, sắp xếp cán bộ,nhân viên cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh

Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ lực lượng công nhân của doanhnghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo bồi dưỡng cán bộ

Lập kế hoạch, chương trình công tác về lĩnh vực đào tào hàng năm, quý,tháng, tuần và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ thực hiện

Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình côngtác theo tháng, quý, năm của công ty lên ban lãnh đạo công ty phê duyệt và lấy ýkiến chỉ đạo

Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị tổ chức các hội nghị, hộithảo, cuộc họpcủa công ty, lãnh đạo công ty và phục vụ các hội nghị đó

Lập kế hoạch tổ chức mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làmviệc, tài sản của công ty Quản lí và sử dụng có hiệu quả các phương tiện làmviệc, tài sản của công ty Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất kĩ thuật và phương tiện

làm việc cho công ty hoạt động.

Phân công, bố trí lao động hợp lí

Thực hiên công tác tuyển mộ, thu hút lao động và thực hiện công tác tuyểnchọn lao đông theo quy tình tuyển dụng của công ty

Thực hiện kí kết hợp đồng lao động theo quy định của Luật lao động

Xây dựng quỹ tiền lương chung của toàn công ty theo quy định phù hợpvới đặc điểm và nhiệm vụ đào tạo, tư vấn nghiệp vụ của công ty, đăng kí trìnhcấp có thẩm quyền để phê duyệt

Tổ chức khám sức khỏe định kì hằng năm, mua bảo hiểm y tế cho cán bộ,nhân viên

Lập kế hoạch đào tạo hằng năm cho cán bộ,nhân viên toàn công ty, đảmbảo nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ, nhân viên làm tốtnhiệm vụ được giao phù hợp với yêu cầu và chiến lược phát triển của công ty.Tham mưu cho lãnh đạo công tác thi đua khen thưởng theo đúng chế độchính sách Định kì tập hợp danh sách những tập thể, cá nhân có thành tích xuấtsắc trình công ty xem xét, kịp thời khen thưởng, động viên hoặc báo cáo cấp trênkhen thưởng

Lập và sử dụng các Quỹ theo quy định của công ty;

Quyết định sử dụng và phân phối lợi nhuận cho cán bộ, công nhân viên vàcác bộ phận trong văn phòng;

1.2.2.4 Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính nhân sự.

Phòng Hành chính nhân sự có cơ cấu tổ chức như sau:

- Trưởng phòng: là người có thẩm quyền cao nhất trong văn phòng, cóquyền tổ chức điều hành các hoạt động hành chính trong văn phòng, chịu tráchnhiệm về kết quả hoạt động văn phòng theo quyền hạn và trách nhiệm của mình

chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về điều hành và kết quả hoạt độngcủa văn phòng Giúp việc cho trưởng phòng là phó phòng chịu trách nhiệmtrước trưởng phòng về những việc được phân công và giải quyết một số côngviệc khi được sự ủy nhiệm của trưởng phòng.

- Phó phòng:có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp các thông tin và trực tiếpquản lý các nhân viên cho lãnh đạo văn phòng;

- Các nhân viên:

Nhân viên hành chính văn thư: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác tiếp nhận,

xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễtân, khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuậtphục vụ cho hoạt động của văn thư

Nhân viên tổng hợp: có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương đường lối chínhsách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan tư vấn cho thủ trưởngtrong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp tình hình hoạtđộng của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương ángiải quyết

Nhân viên quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiệnvật chất cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng cácphương tiện vật chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả

Nhân viên lưu trữ: có nhiệm vụ sưu tầm những tài liệu có liên quan đếnhoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữcác tài liệu theo quy định của ngành và yêu cầu của cơ quan, tổ chức hướng dẫncông tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của công tyNhân viên tổ chức nhân sự: xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cáchoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng lao động, theodõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ luật, quản lý hồ sơnhân dự

Nhân viên bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của

cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phậnchấp hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính nhân sự xem phụ lục số 06

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong vănphòng

Bản mô tả các vị trí công việc trong phòng Hành chính nhân sự trong công

ty gồm có : Trưởng phòng hành chính nhân sự, phó phòng, các nhân viên làmcông tác đào tạo, quản lý lớp học, văn thư…

Bảng mô tả công việc các vị trí công việc trong phòng hành chính nhân

sự xem phụ lục số 07

Phần II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Chuyên đề Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở KHÁI QUÁT CHUNG

I Những vấn đề chung về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp

1.1 Một sốkhái niệm về giao tiếp, kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một quá trình hoạt động trao đổi thông tin giữa người nói vàngười nghe nhằm đạt được một mục đích nào đó Thông thường, giao tiếp trảiqua ba trạng thái: Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý; Hiểu biết lẫn nhau; Tácđộng và ảnh hưởng lẫn nhau

Giao tiếp là sự tiếp xúc, trao đổi thông tin tạo nên các mối quan hệ giữa conngười với nhau nhằm nhận thức và hành động theo một mục đích nhất định.Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa ngườinày với người khác để đạt được mục tiêu

Kỹ năng giao tiếp là một tập hợp những qui tắc, nghệ thuật , cách ứng xử ,

đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giaotiếp hiệu quả thuyết phục hơn khi áp dụng thuần thục kỹ năng giao tiếp

1.2 Các cấp độ của giao tiếp.

Giao tiếp phi ngôn ngữ: Đó là cách giao tiếp thông qua các cử chỉ, ám hiệu,các cử động của cơ thể, cơ mặt,… Khi hiểu và nắm bắt được giao tiếp phi ngônngữ, chúng ta có thể hiểu được thông điệp từ người khác và truyền thông điệp

đó đi

Giao tiếp tập tung: Quá trình này diễn ra khi lượng người nhỏ truyền thôngtin tới một lượng người rất lớn Và thường ta sử dụng truyền thông để truyền tảiloại thông tin này

Giao tiếp cộng đồng: Gửi thông điệp tới một lượng lớn người và khôngphân biệt những cá nhân khác nhau Người phát ngôn sẽ đóng vai trò chủ chốttrong quá trình này

Giao tiếp theo nhóm nhỏ: Quá trình tác động diễn ra trong một nhóm từ

3-15 người có chung mục tiêu nào đó Mọi người cùng đưa ra thông tin và thunhận thông tin

Giao tiếp ứng xử: Được hiểu là việc trao đổi thông tin giữa 2 cá nhân Cácđộng tác của cơ thể: tay, chân, mắt cũng thuộc giao tiếp ứng xử Chức năngphổ biến của nó là nghe, nói và giải quyết mâu thuẫn

Giao tiếp nội tâm: Là khi con người giao tiếp với chính mình Nó gồmnhững suy nghĩ, cảm xúc cá nhân diễn ra trong não bộ Chủ thể giai quyết mâuthuẫn trong chính cá nhân và đưa ra quyết định, quy tắc ứng xử Hầu hết cáchành vi của các cấp độ giao tiếp trên đều bắt nguôn từ giao tiếp nội tâm

1.3 Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với doanh nghiệp

Con người là tổng hòa của các mối quan hệ xã hội, cho dù cuộc sống cóphức tạp và biến đổi như thế nào thì con người cũng phải tham gia vào các mối

quan hệ xã hội Có thể nói “giao tiếp là nhu cầu của mổi cá thể từ khi sinh ra đến khi mất đi” Khi chúng ta được sinh ra thì nhu cầu giao tiếp đã có và dần

dần phát triển để thỏa mãn được nhu cầu cần thiết của bản thân, giao tiếp là cơchế của sự tồn tại và phát triển con người Vì dù ở bất kì đâu, làm công việc gìthì giao tiếp luôn luôn gắn kiền với mổi chúng ta

“Thông qua giao tiếp con người gia nhập vào các mối quan hệ xã hội, lĩnh hội nền văn hóa xã hội, đạo đức, chuẩn mực xã hội” Trong quá trình giao tiếp

cá nhân sẽ điều chỉnh, điều khiển hành vi của mình cho phù hợp với các chuẩnmực xã hội, quan hệ xã hội, phát huy những mặt tích cực và hạn chế những mặttiêu cực và từ đó góp phần tạo nên kĩ năng giao tiếp thông thái Cùng với hoạtđộng giao tiếp con người biết cách tiếp thu nền văn hóa, xã hội, lịch sử biếnnhững kinh nghiệm đó thành vốn sống Đồng thời góp phần vào sự phát triểncủa xã hội

Hiện nay,kỹ năng giao tiếp nói chung và kỹ năng giao tiếp của nhân viênnói riêng đang là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm, đặc biệt là cácdoanh nghiệp Một doanh nhân thành công là khi chiếm được sự đồng tình củakhách hàng Một nhà quản lí hiệu quả là khi biết lắng nghe nhân viên nói và nói

nhân viên nghe Kỹ năng giao tiếp chính là hành trang không thể thiếu của mỗingười thành công.

khi giao tiếp tốt sẽ làm vị thế của Bạn trong mắt người khác tăng lên Từ đónhững lời mà bản thân phát ngôn ra luôn có trọng lượng với mọi người và ít khi

bị rơi vào trường hợp người khác bằng mặt mà không bằng lòng với mình Hơnthế nữa, nếu biết cách nắm bắt được tâm lý của những người tiếp xúc, chúng ta

sẽ chủ động điều chỉnh linh hoạt để phù hợp với những câu chuyện trao đổi vàluôn làm cho người đối diện cảm thấy gần gũi vì những vấn đề của họ luôn đượcquan tâm trong quá trình giao tiếp

Không những vậy, khi khả năng giao tiếp được rèn luyện ở những cấp bậccao hơn thì Bạn hoàn toàn có thể nâng cao khả năng thuyết phục và tạo ra mộtsức hút mãnh liệt với những đối tác kinh doanh từ đó mang lại những kết quả tốtnhất cho sự nghiệp của mình

Trên thực tế, không ít những người với khả năng giao tiếp giỏi, họ đã thànhcông, vững bước trên con đường sự nghiệp Bên cạnh đó, một bộ phận khôngnhỏ cần phải trau dồi thêm kỹ năng giao tiếp Kỹ năng giao tiếp ngày càng là bí

kíp không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại Đúng vậy, “lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” Xuất phát từ thực tế

công việc và từ những đòi hỏi của các doanh nghiệp, em đã chọn Chuyên đềTìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở

Qua những phân tích trên, có lẽ chúng ta đã phần nào hình dung đến tầmquan trọng cũng như những lợi ích thiết thực của kỹ năng giao tiếp và sự tácđộng, ảnh hưởng của kỹ năng này đối với cuộc đời của mỗi người là rất lớn Cónhiều người với khả năng giao tiếp tốt đã mang đến cho họ các mối quan hệ hòathuận trong gia đình, tình bằng hữu giữa những người bạn ngày càng gắn bó,bền chặt, được những đồng nghiệp và cấp trên yêu mến, được khách hàng đặttrọn niềm tin, được những người xung quanh thật sự nể trọng…

Và tất cả những thành quả đó không phải ngẫu nhiên đến với mỗi người ,

mà chỉ có thể có được thông qua một nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng củaviệc giao tiếp, luôn tìm cách rèn luyện nâng cao kỹ năng của bản thân thông qua

các khóa học, hỏi hỏi từ những người tiếp xúc, rút kinh nghiệm từ chính bảnthân mình…để tự tìm ra cách vận dụng phù hợp nhất với bản thân mình trướcmọi tình huống giao tiếp đa dạng trong cuộc sống

1.4 Một số yếu tốgóp phần nâng cao kỹ năng giao tiếp trong hoạt động công việc, kinh doanh

Chắc chắn trong cuộc sống sẽ có nhiều người cảm thấy lạc lõng giữa nhữngmối quan hệ Cảm thấy khó khăn khi mở đầu câu chuyện , hay bế tắc khi tìmhướng triển khai cho cuộc trò chuyện bị ngắt quãng Đó là vì bạn chưa nắmđược những bí quyết trong kỹ năng giao tiếp hằng ngày Có người hướng nội ,

có người hướng ngoại, nhưng có một điều người hướng nội chưa chắc giao tiếpkém và người hướng ngoại cũng không hẳn là người giao tiếp giỏi Người giaotiếp hiệu quả và thành công là những người sử dụng và thực hành kỹ năng giaotiếp một cách thuần thục nhất

 Ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là điều đầu tiên bạn cần cho kỹ năng giao tiếp, gặp gỡkhách hàng Có thể bề ngoài của bạn không xinh đẹp, hấp dẫn nhưng không cónghĩa khách hàng chấp nhận một đối tác ăn mặc lôi thôi tới gặp mình

Ngoài trang phục bạn cũng cần chú ý đến cách đi lại, biểu hiện của khuônmặt… Tất cả những điều tưởng như rất nhỏ đó lại là vấn đề mấu chốt cho việc

mở đầu cuộc trò chuyện được thuận lợi

 Chuẩn bị trước cho câu chuyện của bạn

Cần phân biệt rõ ràng giao tiếp trong kinh doanh và đời sống Trong kinhdoanh, cần sự chính xác và rõ ràng, vì vậy để không làm lãng phí thời gian và cóthể làm chủ cuộc trò chuyện bạn nên chuẩn bị trước cho câu chuyện của mình.Bạn hãy chuẩn bị những câu hỏi bạn muốn hỏi khách hàng và chuẩn bị trướcnhững câu trả lời mà khách hàng có thể sẽ hỏi bạn Việc làm này sẽ giúp bạn tựtin hơn khi đứng trước đối tác của mình và cũng là cách làm cho đối tác đánhgiá cao về bạn

 Cười và chào đối tác một cách thân thiện

Khi gặp đối tác của mình, bạn không nên giữ vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy

nở nụ cười và tiến lại gần chào họ một cách thân thiện Cách làm này sẽ giúpcho bạn lấy được cảm tình của đối tác và cũng là cách giúp cho việc mở đầucuộc trò chuyện suôn sẻ.

 Sử dụng ngôn từ chuẩn mực và chính xác

Bạn nên biết ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong kinh doanh cần sự chuẩnmực và chính xác Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện bạn là người hiểu biếthay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không.Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh cũng cần lịch sự và trang trọng hơn mộtcuộc nói chuyện bình thường khác

 Biết lắng nghe

Dù bạn là người làm chủ cuộc trò chuyện hay không cũng cần phải biếtlắng nghe đối tác của bạn Bạn không nên dành nói quá nhiều mà cần phải lắngnghe ý kiến của đối phương để biết họ nghĩ gì, muốn gì Điều đó không chỉ thểhiện bạn là người lịch sự, tôn trọng đối tác mà còn giúp bạn có thêm thông tin từphía bên kia

 Thể hiện sự Tôn trọng đối tác

Tôn trọng đối tác nghĩa là bạn luôn đặt họ lên hàng đầu, khi trò chuyện bạnphải dành hết sự tập trung cho câu chuyện và quan sát, lắng nghe họ Không nênnói chuyện với khách hàng mà mắt liên tục đảo xung quanh hoặc có những hànhđộng, lời nói khó nghe

 Hãy đưa ra lời khuyên đúng thời điểm

Giao tiếp trong kinh doanh đòi hỏi bạn phải là người nhanh nhạy trong việcnắm bắt thông tin truyền đạt từ đối tác Vì vậy, khi đối tác của bạn nói lên suynghĩ, ý định của họ bạn hãy lắng nghe cẩn thận để chắc chắn rằng đã hiểu rõnhững gì họ muốn truyền đạt, sau đó hãy từ tốn đưa ra lời khuyên nếu họ muốnnghe ý kiến của bạn Đừng vội vàng đánh giá suy nghĩ của đối phương, cho dùtheo bạn đó là một ý tưởng tồi và bạn có ý tưởng hay hơn

 Sự rõ ràng

Khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để nghe bạn vòng vo về điều bạnmuốn nói, vì vậy cách tốt nhất là bạn hãy đi thẳng vào vấn đề chính của câu

chuyện Bởi trong kinh doanh, nếu bạn nói bóng gió sẽ khiến cho đối tác cảmthấy khó chịu và có thể bạn sẽ để mất điểm trong mắt khách hàng vì điều này

 Kiên định quan điểm

Tôn trọng và đặt khách hàng lên trên hết là điều cần thiết để bạn thuyếtphục họ, nhưng không có nghĩa là bạn chấp nhận nhượng nhịn Dù trong bất kỳhoàn cảnh nào, bạn hãy kiên trì với quan điểm của mình Những khách hàngthông minh sẽ chọn những đối tác có chính kiến, kiên định quan điểm chứkhông bao giờ chọn đối tác dễ thay đổi vì sự tác động từ bên ngoài

 Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng

Cảm xúc của mỗi người rất khác nhau, nhất là đối với những người ưa nóinhiều Nhưng khi tiếp xúc với khách hàng bạn hãy luôn nhắc nhở bản thânkhông để cảm xúc riêng của cá nhân chi phối cuộc trò chuyện Bởi như vậy rất

dễ làm hỏng cuộc nói chuyện, tệ hơn nữa họ có thể đánh giá bạn là người khônglịch sự và không đáng tin tưởng để hợp tác

Giao tiếp trong kinh doanh không khó nhưng chúng ta cũng không thể xemnhẹ nó, bởi khi chúng ta nói ra điều gì đó với đối tác, khách hàng nghĩa là chúng

ta đã có dự định trước và điều đó rất quan trọng đối với mình Vì thế, nên chuẩn

bị thật kỹ cho những lần giao tiếp như vậy, bởi không thể nói với khách hàngmột điều gì đó xong lại nói rằng tôi nhầm, đó không phải là sự thật… Điều đó sẽkhiến đối tác của mình khó chịu và đẩy bạn vào thế bị động, làm ảnh hưởng đếnkết quả cuộc trò chuyện của cả hai bên

II NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ

2.1 Khái niệm về văn hóa và văn hóa công sở

Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựngnước và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dântộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tụctập quán, lối sống và lao động

Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng cho rằng: “Văn hóa là sự tổng hợp của mọiphương thức sinh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra

nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống, và đòi hỏi của sự sinh tồn”

Tổng Giám đốc UNESCO, Federio Mayor định nghĩa về văn hóa như sau:

“Văn hóa là tổng thể sống động các hoạt động sáng tạo của các cá nhân và cộngđồng trong quá khứ và hiện tại Qua các thế kỷ, hoạt động sáng tạo ấy đã hìnhthành nên các giá trị, các truyền thống và các thị hiếu - những yếu tố xác địnhđặc tính riêng của mỗi dân tộc”

Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản xuấtvật chất, tinh thần của con người Có thể nói văn hóa là tổng thể các giá trị vậtchất và tinh thần do con người sáng tạo, tích lũy, bảo tồn, duy trì và phát triểntheo dòng lịch sử phát triển của nhân loại

Văn hoá công sở là hệ thống những giá trị niềm tin, sự mong đợi của cácthành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chính thức và tạo nênnhững chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chất vấn về truyềnthống và cách thức làm việc của tổ chức mà mọi người trong đó đều tuân theokhi làm việc Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trongquá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhânviên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệuquả hoạt động Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoahọc, có kỉ cương và dân chủ Đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như cácthành viên của cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơquan mình Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đếndanh dự của cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên nhữngnguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội

Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở

Văn hóa công sở chính là:

 Văn hoá công sở là ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự;

 Văn hoá công sở là văn hoá ứng xử;

 Văn hoá công sở là sự tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thứctái sử dụng giấy in, phôto một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm Tiếtkiệm những tài nguyên vô hình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá

công sở).

 Văn hoá công sở là phong cách làm việc;

 Văn hoá công sở là bảo vệ thương hiệu của đơn vị mình

Văn hóa công sở được cấu thành từ các yếu tố sau:

Thứ nhất, các yếu tố hình thành hệ thống giá trị văn hóa công sở Đó là cácyếu tố truyền thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh, giá trị cấutrúc, giá trị chức năng và giá trị vật chất Các giá trị này có thể được bộc lộchính thức hay không chính thức như: mọi thành viên trong công sở đều phảibiết cư xử với nhau, đi làm đúng giờ, tôn trọng nhân cách và đời tư của đồngnghiệp, … đem lại hiệu quả giao tiếp hành chính cao Có thể nói văn hóa là nềntảng tinh thần của hoạt động công sở, nó biểu hiện sức mạnh tiềm tàng và bảnlĩnh của các thành viên trong công sở

Thứ hai, giá trị truyền thống và hiện đại Tất cả những hoạt động lưu truyền

từ trong lịch sử của công sở và được lưu giữ tồn tại đến ngày nay đã tạo ranhững giá trị văn hóa mang tính truyền thống Tuy nhiên văn hóa công sở khôngphải là bất biến, nó được phát triển và thích ứng với hoàn cảnh và môi trường, vìvậy nó mang các giá trị hiện đại

Thứ ba, trình độ học vấn và trình độ văn minh Trình độ học vấn là một yếu

tố cần và đủ cấu thành nên văn hóa công sở Trình độ học vấn là chìa khóa đểcon người bước vào nền văn hóa tiên tiến hơn Không ngừng nâng cao trình độhọc vấn giúp cho con người vươn tới đỉnh cao của sự sáng tạo, góp phần nuôidưỡng con người phát triển toàn diện hơn Còn trình độ văn minh là sự đánh dấumỗi thời kỳ phát triển của lịch sử Thế giới đã trải qua ba giai đoạn lớn của nềnvăn minh nhân loại: nền văn minh nông nghiệp, nền văn minh công nghiệp vànền văn minh trí tuệ Nền văn minh nông nghiệp xuất hiện cùng với sự xuất hiệncủa nền văn minh lúa nước; nền văn minh công nghiệp xuất hiện khi có sự ra đờicủa máy hơi nước của James Watl; nền văn minh trí tuệ xuất hiện khi các “côngnhân cổ cồn” xuất hiện, lúc này các chú robot được thay cho sức lao động củacon người Con người được giải phóng sức lao động chân tay, bước vào đỉnhcao của khoa học và công nghệ, chiếm lĩnh tri thức, làm chủ tri thức, lấy tri thức

cải tạo điều kiện tự nhiên, xã hội và con người Vai trò của văn hóa càng đượcphát huy nếu như nó được gắn liền với văn minh ngay trong hoạt động của cáccông sở.

Thứ tư, giá trị của Chân - Thiện - Mỹ

Một trong những yếu tố cấu thành cơ bản của văn hóa công sở được thểhiện là nền tảng mang tính nhân bản - giá trị của “Chân”, nó được biểu hiện ở

ba khía cạnh là: giá trị của cái đúng, của chân lý; giá trị của nền tảng quy phạmđạo đức, quy phạm pháp luật; giá trị của tri thức khoa học

Vai trò của văn hóa còn thể hiện nền tảng mang tính nhân ái (cái Thiện),giá trị của “Thiện” biểu hiện ở các khía cạnh: giá trị của lương tâm; giá trị củađạo đức; giá trị của của cái tốt Sự vô cảm, thiếu “cái tâm” trong hoạt động công

vụ sẽ mất đi giá trị “cái thiện” trong mỗi con người

“Cái Mỹ” thường gắn với các giá trị vật chất và hành động cụ thể trongthực tiễn hoạt động công sở Văn hóa thẩm mỹ công sở là vấn đề đem đến hiệulực và hiệu quả cao trong hoạt động công sở Cái đẹp thể hiện qua phong thái,

cử chỉ, hành vi, sắc thái tình cảm của người thừa hành công vụ, đồng thời cáiđẹp còn thể hiện văn hóa công sở minh bạch, lịch sự, trang trọng

Chân - Thiện - Mỹ qua thời gian luôn sàng lọc, nâng niu những giá trị tốtđẹp còn đọng lại ở mỗi thời đại, mỗi nền văn minh, mỗi quốc gia, dân tộc và đặcbiệt ở mỗi con người, đem lại những giá trị tốt đẹp nhất cho con người

2.2 Đặc trưng của văn hóa công sở

Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và tinh thần,

là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người, thể hiện bản chất nhà nước và bảnsắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử Chính vì vậy văn hóacông sở có những đặc trưng sau:

Tính hệ thống: Văn hóa công sở có tính tổ chức nhà nước và tổ chức xãhội;

Tính giá trị: Văn hóa có giá trị thẩm mỹ, bởi nó giúp mỗi người luôn vươntới cái hay, cái đẹp Với giá trị đạo đức, văn hóa sẽ điều chỉnh hành vi của conngười Đặc trưng này làm cho văn hóa công sở có tính điều chỉnh xã hội, cộng

- Mức độ tự quản cá nhân là trách nhiệm, mức độ độc lập và cơ hội mà các

cá nhân trong công sở đó có được để thực hiện sự sáng tạo của mình;

- Tính chính quy là mức độ áp dụng quy chế, điều lệ, nội quy để kiểm soáthành vi của các cá nhân trong công sở;

- Sự hỗ trợ của cấp trên, sự nhiệt tình quan tâm của người quản lý trongviệc giúp đỡ cấp dưới của mình;

- Sự hòa đồng là mức độ gắn bó giữa các thành viên với công sở, mức độgắn bó này phản ánh sự gắn bó và thống nhất về mục tiêu và lợi ích của cá nhânvới mục tiêu lợi ích của công sở;

- Hệ thống các chuẩn mực và giá trị, nội dung của các tiêu chuẩn đánh giá,khen thưởng, kỷ luật, hình thức và mức độ thực hiện;

- Khả năng chịu đựng các xung đột nội bộ và xung đột với bên ngoài, làmức độ các xung đột tồn tại trong các mối quan hệ cá nhân, các nhóm hoặc các

bộ phận cũng như thái độ, thiện ý, sự trung thực, cởi mở, …

- Khả năng chịu đựng rủi ro, là mức độ mà các thành viên được khuyếnkhích sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi;

- Hình ảnh bên ngoài của công sở, là sự trang trọng, uy nghi, lịch sự, bề thếhay thiếu trang trọng, không lịch sự

2.3 Tầm quan trọng của văn hóa công sở đối với doanh nghiệp

Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, làmột tập hợp những con người khác nhau về trình độ chuyên môn, trình độ vănhóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền địa lý, tư tưởng văn hóa…chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc đa dạng và phức tạp

Bên cạnh đó, với sự cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường và xu hướngtoàn cầu hóa, buộc các doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòinhững cái mới, sáng tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế Vậy làm thế nào đểdoanh nghiệp trở thành nơi tập hợp, phát huy mọi nguồn lực con người, làm giatăng nhiều lần giá trị của từng nguồn lực con người đơn lẻ, góp phần vào sự pháttriển bền vững của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng

và duy trì một nề nếp văn hóa đặc thù phát huy được năng lực và thúc đẩy sựđóng góp của tất cả mọi người vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức -

đó là Văn hóa công sở Vì vậy xây dựng văn hoá công sở tại doanh nghiệp làđiều rất cấp thiết đối với xã hội ngày nay

Văn hóa công sở trong công ty quyết định sự trường tồn của công ty Nógiúp công ty có bề dày văn hóa và hoạt động vững mạnh với những văn hóa đó.Rất Nhiều người cho rằng văn hóa công sở tại công ty là một tài sản của công ty,chính vì vậy văn hóa công sở là thứ không thể thiếu đối với mổi doanh nghiệp.Vai trò của văn hóa công sở thể hiện:

- Văn hóa công sở là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con người

Khả năng gây ảnh hưởng, để người khác chấp nhận giá trị của mình là mộtnghệ thuật Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những giá trị vật chất vàtinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự trọng, … Từ đó phát triểntinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chức góp phần vào sựphát triển, cải cách nền hành chính công

- Văn hóa công sở đem lại giá trị toàn diện cho con người.

Giá trị là cái tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của công sở Giá trịcủa văn hóa công sở cũng gắn bó với các quan hệ trong công sở, đó là:

Giá trị thiết lập một bầu không khí tin cậy trong công sở;

Sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho công việc;

Được chia sẻ các giá trị con người cảm thấy yên tâm và an toàn hơn;

Các giá trị làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các quy định nhưngvẫn đảm bảo đúng chính sách của công ty, của pháp luật làm cho hoạt động của

công ty thuận lợi hơn.

- Văn hóa công sở vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển con người.

Việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa công sở không chỉ là nhiệm vụ củamỗi cơ quan, tổ chức mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chứcđối với công việc của mình ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi nhiệm

vụ

Trong hoạt động công sở, quan hệ ứng xử và môi trường kinh doanh sảnxuất - hành chính mang đậm mà sắc văn hóa nhân bản (cái chân), nhân ái (cáithiện) và nhân văn (cái mỹ) là sự kết nối những giá trị truyền thống đến hiện đại.Con người không ngừng học tập, sáng tạo để tiếp thu những tri thức mới củanhân loại - đó là những yếu tố cấu thành văn hóa công sở, đồng thời khẳng địnhvai trò của văn hóa trong sự phát triển của mỗi cơ quan, công sở hiện nay

Thực tế đã chứng minh không thể coi nhẹ nhân tố con người trong sự pháttriển của các cơ quan, công sở Nói đến con người chính là nói đến văn hóa, vìtoàn bộ những giá trị văn hóa làm nên những phẩm chất, năng lực và tinh thầncủa con người Vận dụng các yếu tố văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt độngcủa công sở như xây dựng hệ thống thi đua - khen thưởng công bằng, minhbạch, tạo ra bầu không khí làm việc phát huy tối đa sự sáng tạo, cống hiến củacông nhân viên tạo động lực làm việc hăng say … sẽ kích thích, loại bỏ đượcsức ỳ trong công việc

Yếu tố văn hóa xuất hiện trong công sở xuất phát từ chính vai trò của công

sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của công ty Một công sở chỉ làmtròn nhiệm vụ và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa bcấptrên và cấp dưới trong công việc, các chuẩn mực ứng xử, các nghi thức tiếp xúchành chính, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài cơ quan

- Giúp Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hiệu quả, vững mạnh

Văn hóa công sở giúp xây dựng môi trường làm việc văn minh, có nề nếpcho công nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự đồng lòng giữa cấptrên và cấp dưới tạo mối quan hệ vững chắc trong công ty

Nếu mỗi cá nhân người lao động được làm việc trong một môi trường văn

hóa công sở đúng với mong muốn, sở thích hoặc tính cách của mình sẽ tạo ramột môi trường làm việc tích cực cho mỗi cá nhân đó Bản thân mỗi người laođộng thấy đi làm “mỗi ngày là một niềm vui” thì tất yếu hiệu quả công việc sẽtăng lên nhiều Bên cạnh đó, văn hóa công sở là nét riêng của mỗi công sở và lạichính là điểm chung gắn kết mỗi người lao động trong công sở nên sẽ tạo đượchiệu ứng thống nhất trong phong cách làm việc của mỗi người lao động

- Tạo động lực làm việc

Văn hóa công sở giúp nhân viên thấy rõ mục tiêu, định hướng và bản chấtcông việc mình làm Văn hóa công sở còn tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp giữacác nhân viên và một môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh Văn hóa công

sở phù hợp giúp nhân viên có cảm giác mình làm công việc có ý nghĩa hãnhdiện vì là một thành viên của công ty Điều này càng có ý nghĩa khi tình trạng

“chảy máu chất xám” đang phổ biến Lương và thu nhập chỉ là một phần củađộng lực làm việc Khi thu nhập đạt đến một mức nào đó, người ta sẵn sàngđánh đổi chọn mức thu nhập thấp hơn để được làm việc ở một môi trường hoàđồng, thoải mái, được đồng nghiệp tôn trọng.Vì vậy đây là một trong những vaitrò quan trọng khi xây dựng văn hoá công sở tại doanh nghiệp

- Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp

Vì văn hóa công sở có thể đem đến niềm tự hào cho mỗi người lao độnglàm việc tại công sở, cũng có thể tạo ra một sự ứng xử thống nhất của nhữngngười làm chung với nhau Vì vậy, văn hóa công sở có tác động mạnh mẽ gópphần làm nên phong cách làm việc chuyên nghiệp của mỗi cá nhân làm việctrong công sở và cả công sở nói chung

- Xây dựng hình ảnh của cơ quan tổ chức.

Từ việc góp phần tạo nên những con người có nhân sinh quan tương đồngnhau, phong cách làm việc chuyên nghiệp giống nhau, và những nét riêng củamỗi người được phát huy sẽ làm nên uy tín của tổ chức Điều này có ảnh hưởngtốt đến việc xây dựng hình ảnh của cơ quan tổ chức nếu tạo ra được nét văn hóacông sở tích cực

Văn hóa công sở là điều kiện phát triển tinh thần và nhân cách cho con

người Khả năng gây ảnh hưởng, để người khác chấp nhận giá trị của mình làmột nghệ thuật Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những giá trị vậtchất và tinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự trọng, … Từ đó pháttriển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chức góp phần vào

sự phát triển, cải cách nền hành chính công

Tóm lại, văn hóa công sở với vai trò cơ bản vừa là mục tiêu, vừa là độnglực phát triển của công sở, vì vậy, việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hoá trongcông sở không những là nhiệm vụ của nhà nước mà còn là nhiệm vụ của mỗicán bộ, công chức trong công việc của mình, ở các vị trí, cương vị khác nhautrong thực thi công vụ

III Những yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hoá củamỗi người

Trong quá trình thực tập tại công ty tôi nhận thấy được một số yếu tố ảnhhưởng không nhỏ tới kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở của công ty như sau:

Chế độ, chính sách của cơ quan

- Nội quy, quy chế làm việc của cơ quan

Trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào hoạt động cũng đều có nội quy,quy chế làm việc riêng phù hợp với đặc thù hoạt động của cơ quan đó Nội quy,quy chế làm việc là một nhân tố quan trọng có ảnh hưởng đến sự thành công haythất bại của chính cơ quan đó

Nội quy làm việc có tác dụng lâu dài trong việc phổ biến đến nhân viênnhững điều bạn mong họ làm và những hậu quả họ phải gánh chịu nếu vi phạmchúng Nội quy làm việc của cơ quan được đưa ra nhằm giữ cho cơ quan làmviệc được nghiêm túc, có hiệu quả, đồng thời các nội quy làm việc được viếtthành văn bản có thể nhắc nhở nhân viên về sự nghiêm túc của bạn trong việcquảng bá hình ảnh đẹp nhất của cơ quan mình tới công chúng

Chính vì vậy, Nếu công ty có nội quy, quy chế rỏ ràng quy định thái độgiao tiếp, cách ứng xử hòa đồng, văn minh, tạo nên một môi trường lành mạnh,

một văn hóa công sở theo nề nếp thì chắc chắn công ty sẽ có một môi trườnglàm việc tốt và ngược lại

- Phong cách làm việc của lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo là phương thức và cách tiếp cận của một nhà lãnh đạo

để đề ra các phương hướng, thực hiện các kế hoạch và tạo động lực cho nhânviên Dưới góc nhìn của một nhân viên, phong cách đó thường được thể hiệnqua các hành động hoặc rõ ràng hoặc ngầm ý từ lãnh đạo của họ (Newstrom,Davis, 1993)

Lãnh đạo là người có vị trí cao nhất, có nhiệm vụ quản lý điều hành côngviệc của một cơ quan, tổ chức Vì vậy, mọi quyết định của Lãnh đạo đều có thểảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến cơ quan, tổ chức mà mình quản lý Phongcách lãnh đạo có ảnh hưởng không nhỏ tới văn hóa công sở, việc giao tiếp củalãnh đạo đối với nhân viên thể hiện tài năng, sự nổi trội của mình so với cácnhân viên , nhằm làm cho cấp dưới “tâm phục, khẩu phục” bằng phong cách làmviệc của mình Ngoài ra, nếu nhà lãnh đạo luôn theo chuẩn mực hoạt động vàhướng tới một nền văn hóa công sở lành mạnh thì chắc chắn rang các nhân viêncấp dưới của mình sẽ nhìn vào đó mà ứng xử và sẽ có sự cố gắng nhắm tạo cáinhìn tốt với lãnh đạo Ngược lại, lãnh đạo công ty nếu giao tiếp không tốt vàkhông có lối sống văn hóa lành mạnh đó cũng là tấm gương xấu để nhân viêncủa mình nhìn vào và nói “lãnh đạo còn không ra gì nữa là mình”, chưa kể còn

sự thiếu tôn trọng giữa cấp dưới và cấp trên sẽ tạo nên một môi trường làm việctiêu cực cho công ty

- Phong cách làm việc của đội ngũ nhân viên:

Phong cách làm việc của đội ngũ nhân viên cũng một phần nào phụ thuộcvào phong cách làm việc của lãnh đạo Điều này có thể thấy vai trò của ngườilãnh đạo, nếu một người lãnh đạo có phong cách lãnh đạo độc đoán, chuyênquyền thì nhân viên luôn phải làm theo mệnh lệnh có sẵn và không phát huyđược năng lực và sự sáng tạo của bản thân, phong cách lãnh đạo của lãnh đạocông ty có sự kết hợp hài hòa giữa các phong cách vừa độc đoán chuyên quyềnvừa tự do, dân chủ tùy thuộc vào công việc và mức độ giải quyết

- Phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Phẩm chất của đội ngũ nhân viên luôn đóng một vai trò rất lớn đối với sựphát triển của công ty Nếu một công ty có một đội ngũ nhân viên không năngđộng không chuyên nghiệp không hướng tới lợi ích của công ty… thì điều này

sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất công việc và lợi nhuận mang lại của công

ty Nói chung là phẩm chất của đội ngủ nhân viên là nhân tố quyết định trực tiếptới sự phát triển của công ty

-Môi trường làm việc

Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc luôn tạo điềukiện để mỗi cán bộ, nhân viên trong công ty phát huy tối đa năng lực, sáng tạo

và sựu gắn bó với công ty Chính vì vậy, ngoài việc xây dựng môi trường làmviệc thân thiện, hòa đồng, hợp tác và phát triển bền vững công ty cũng đã xâydựng những chính sách chế độ nhiều ưu đãi dành cho cán bộ nhân viên như chế

dộ bảo hiểm, phúc lợi, các trợ cấp, khen thưởng…

Ngoài ra công ty luôn chú trọng đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng khang trang,hiện đại giúp cán bôn nhân viên có được không gian làm việc thoải mái, nhiềutiện nghi

Lãnh đạo công ty cũng luôn quan tâm sát sao tới khả năng giao tiếp khi ứngtuyển nhân viên vào công ty, nhằm tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp

và nâng cao hình ảnh của công ty trên thị trường

VI Thực trạng về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc

4.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc

Qua quá trình thực tập tại công ty bản thân em nhận thấy và rút ra đượcmột số kết luận cho hoạt động giao tiếp của cán bộ, công nhân viên trong công

ty như sau:

Về kỹ năng tạo ấn tượng ban đầu:

Qua hoạt động thực tiễn tại công ty đã cho tôi thấy các cán bộ, công nhânviên trong công ty đã tương đối linh hoạt trong việc tạo ra hình thức bề ngoài

phù hợp với môi trường và hoàn cảnh giao tiếp, biết xưng hô phù hợp với đốitượng giao tiếp Bên cạnh đó, kỹ năng mang đặc trưng của hoạt động giao tiếptrong doanh nghiệp cũng được các cán bộ, công nhân viên chú trọng và đưa vàovận dụng trong hoạt động giao tiếp Cán bộ công nhân viên ăn mặc phù hợp vớihoàn cảnh của công ty, chào hỏi ban đầu lịch sự, nhã nhặn giúp công ty tạo cáinhìn thân thiện đối với khách hàng

Công ty cũng đưa ra các yêu cầu và hướng dẫn nhân viên có tác phong làmviệc vững vàng và luôn thân thiện cởi mở với khách hàng cũng như đồngnghiệp điều này đã góp phần không nhỏ trong việc mang lại một cái nhìn tốt vềhình ảnh công ty

Về kỹ năng lắng nge trong giao tiếp:

Lắng nghe là cả một nghệ thuật Đó không chỉ đơn thuần là nghe qua Nóđòi hỏi người nghe phải biết chủ động trong buổi nói chuyện cũng như biết cáchkết hợp một số kĩ năng và kĩ thuật nhất định

Chính vì thấu hiểu kỹ năng lắng nghe là một thành phần quan trọng trongnghệ thuật giao tiếp nên các cán bộ công nhân viên trong công ty luôn luôn cốgắng lắng nghe và học hỏi những gì cần thiết để phục vụ cho hoạt động giao tiếpcủa mình Tôi nhận thấy các nhân viên, nhất là nhân viên tư vấn khách hàng đãrất cố gắng trong việc sử dụng kỹ năng lắng nghe của mình vào việc phục vụcho nhu cầu kinh doanh của công ty Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp vẫn

lơ lài, thờ ơ trong các cuộc họp, bàn luận… cứ ỷ lại theo ý kiến người khác vàcòn tình trạng làm việc riêng trong những hoạt động công việc mang tính bìnhthường

Về kỹ năng nói (thuyết phục) trong giao tiếp

Kỹ năng nói cũng là một khâu rất quan trọng trong kỹ năng giao tiếp, kỹnăng nói là nói cái gì, nói những gì và nói với ai Nói chuyện là phương pháphữu hệu nhất giúp các đối tượng hiểu nhau hơn về mục đích của mình người nóichuyện dể hiểu, ngắn gọn súc tích luôn mang lại hiệu quả giao tiếp cao và ngượclại, người không có khả năng nói lưu loát, vòng vo, nói sai sự thật sẽ khiến chocuộc nói chuyện trở nên nhàm chán và đi vào ngõ cụt kỹ năng nói chính là cách

thức giao tiếp bình thường nhưng không phải ai cũng sử dụng nó được hiệu quảtrong công việc.

Tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu TMĐ gia lộc thì việc sử dụng kỹ năngnói được đánh giá ở mức độ khá Hầu như mọi người luôn giao tiếp và nóichuyện với nhau cởi mở, chú ý tới lời ăn tiếng nói để tránh xúc phạm đối tượnggiao tiếp nhân viên cấp dưới nói chuyện với cấp trên luôn kính trọng, nhiệt tình.Cấp trên đối với cấp dưới luôn cởi mở, hòa đồng tuy nhiên, vẫn còn một số đốitượng là người lao động tay chân vẫn luôn giao tiếp ở mức độ phó mặc, họ chỉbiết chú ý tới công việc sản xuất và nhiều ngôn từ vẫn còn sử dụng không đúnghoàn cảnh

Kỹ nằng nói và thuyết phục đi vào lòng đối phương nhất vẫn là các banlãnh đạo và nhân viên bán hàng, nhân viên văn phòng Vì họ làm việc trong môitrường hiện đại và yêu cầu đặt ra khi họ có chức vụ đó là giao tiếp tốt họ biếtcách thuyết phục khách hàng và cấp trên trong hoạt động công việc, vì vậy mà

kỹ năng nói của họ luôn đạt mức độ tốt trong công ty

Về kỹ năng thuyết trình trong hoạt động giao tiếp

Với hầu hết các nhóm công việc hiện đại, thì bất cứ khi nào chúng ta mong muốn trình bày kế hoạch, nói chuyện trước đám đông, kỹ năng thuyết trình cũng

là một kỹ năng mấu chốt cần có Thuyết trình không còn là “trình bày, thuyết minh”, mà đã trở thành một nghệ thuật được sử dụng trong việc thu phục nhân tâm, tạo động lực cho những người xung quanh.Kỹ năng thuyết trình yếu kém sẽkhiến chúng ta mất đi nhiều cơ hội nghề nghiệp, thăng tiến và chứng tỏ năng lựccủa mình với người khác

Kỹ năng thuyết trình trong công ty cổ phần xuất nhập khẩu TMĐ gia lộc được sử dụng khá nhiều trong hoạt động công việc, hầu như là trong một tuần hoặc trong một tháng đều có thuyết trình một lần để trình bày về hoạt động sản xuất, mua bán hay nâng cao chất lượng sản phẩm… chính vì vậy mà trong công

ty hầu hết các nhân tố có địa vị và năng lục đều có khả năng thuyết trình tốt tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều nhân viên khác vì e ngại, lo sợ hoặc không đủ tự tin nênvẫn còn rất rụt rè và không giám thuyết trình

Về kỹ năng viết

Viết theo nghĩa đơn giản là hành động đặt chữ, biểu tượng, số, từ, ý lêngiấy theo quy luật, cấu trúc của ngôn ngữ (hoặc lên màn hình máy tính) Viếtthường là để nhấn mạnh hoặc giải thích ý tưởng Một bài viết tốt là một bài viết

rõ ràng, xúc tích, đúng ngữ pháp và cú pháp, đúng hình thức trình bày, ngườiđọc có thể dễ dàng hiểu được đúng và chính xác ý tưởng, mục đích của ngườiviết Viết là một công cụ tốt để giao tiếp có hiệu quả, muốn rèn luyện kỹ năngviết tốt cần phải luyện tập Viết giúp người gửi thông tin có thể xem xét tất cảcác khía cạnh chi tiết của thông tin mà mình gửi dưới dạng văn bản chính xác vàchau chuốt Viết làm người nhận thông tin có thể xem qua thông tin sau đónghiên cứu nó chi tiết hơn, lưu lại thông tin lâu dài Viết là để truyền tải thôngtin Kỹ năng viết tốt mở ra nhiều cơ hội cho chúng ta trong công việc và thăngtiến

Kỹ năng viết tại công ty được sử dụng tương đối nhiều qua hoạt động viếtblog công ty, giới thiệu sản phẩm qua truyền thông, giới thiệu sản phẩm vớikhách hàng, gửi email, gửi fax, viết bài diễn thuyết trước khách hàng… với cáchoạt động trên đòi hỏi trong công ty luôn có một đội ngủ nhân viên có kỹ năngviết đạt chuyên môn cao, tuy nhiên trong công ty vẫn còn rất nhiều công nhânviên chưa ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng viết và lơ lài, bỏ qua hoặcviết đơn giản theo suy nghỉ của họ

Về Kỹ năng sử dụng có hiệu quả các phương tiện giao tiếp

Kỹ năng sử dụng có hiệu quả các phương tiện giao tiếp là sự phối hợp hiệu quả các kỹ năng nói, viết, lắng nge, thuyết trình, thuyết phục vào hoạt động giao tiếp Để sử dụng hiệu quả các kỹ năng nói trên là một việc không hề đơn giản vàcần một quá trình lâu dài Người có khả năng sử dụng hiệu quả các kỹ năng nói trên sẽ mang lại cơ hội thăng tiến ccho bản thân mình rất cao, vì sử dụng được hiệu quả các kỹ năng đó là người giỏi cả kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn

và họ xứng đáng đưỡ nâng đỡ để vươn xa hơn nữa

Thực trạng tại công ty việc sử dụng hiệu quả các phương tiện giao tiếp có thể nói đạt ở mức độ trung bình Hầu như các lãnh đạo và nhân viên giỏi trong

công ty thì đều vận dụng tốt các kỹ năng trong giao tiếp, nhưng đa số các nhân viên trong công ty vẫn chưa sử dụng được thuần thục và hiệu quả.

4.2 Thực trạng văn hóa công sở tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ – gia lộc

4.2.1Văn hóa giao tiếp - ứng xử của nhân viên trong công ty

Như chúng ta đã biết, dù làm ở môi trường nhà nước hay môi trường doanhnghiệp thì giao tiếp luôn là chìa khoá dẩn tới thành công và theo cá nhân tôinghĩ nếu có được chiếc chìa khoá đó trong tay thì mỗi chúng ta đều có thể dễdàng mở rộng cánh cửa tương lai với những thành công và cơ hội mới Nghệthuật giao tiếp cũng là một cơ sở để tạo dựng phong cách làm việc

Ứng xử là những phản ứng hành vi của con người nảy sinh trong quá trìnhgiao tiếp, do những rung cảm cá nhân kích thích truyền đạt lĩnh hội những trithức, kinh nghiệm và vốn sống của cá nhân, xã hội trong những tình huống nhấtđịnh

Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chung nhằm gắn kết các thành viên của

tổ chức Công ty Cổ phần Đào tạo Tư vấn Đấu thầu và Phát triển Doanh nghiệpViệt Nam là một công ty đào tạo, bởi vậy giao tiếp vừa là một nội dung, lại vừa

là phương tiện để thực hiện công việc của công ty Nền văn hoá Việt Nam vớibản chất là lấy tình cảm làm thước đo cho mọi hành vi ứng xử do đó bạn phải có

sự thiện chí khi thiết lập quan hệ giao tiếp Giao tiếp ứng xử chính là sự biểuhiện của những hành vi giao tiếp mà trong đó các bên tham gia giao tiếp cầnphải tính tới đặc thù của bối cảnh như thời điểm, không gian hay các yếu tố liênquan đến bên cùng tham gia giao tiếp để có nhận thức và hành vi phù hợp Cóthể nói vai trò của giao tiếp trong thực hiện công việc trong môi trường công sở

là rất quan trọng, bởi đó là điều kiện nhằm đảm bảo các giá trị thủ tục và mụctiêu của tổ chức đồng thời là một bộ phận cấu thành căn bản của bất kỳ cơ quannào

Trong Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu nông lâm sản TMĐ gia lộc đã giúpmọi người hiểu biết nhau, trao đổi tin tức, trò chuyện với khách hàng… tất cảmọi người trong công ty đều phải vận dụng tất cả các ngôn ngữ lời nói, ngôn