Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong công ty EV entertainmant

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1) Lý do chọn đề tài. 2 2) Mục tiêu của đề tài. 3 3) Đối tượng, phạm vị nghiên cứu. 4 4) Nguồn tài liệu tham khảo. 4 5) Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6) Phương pháp nghiên cứu 5 7) Bố cục của đề tài 5 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT. 6 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty EV Entertainment. 7 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan. 21 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 21 1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, của văn phòng. 22 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xác định bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chánh. 25 PHẦN 2: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 34 TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 34 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 34 1. Những vấn đề về Văn hóa công sở 34 1.1. Khái niệm văn hóa 34 1.2. Vai trò 34 1.3. Văn hóa công sở trong doanh nghiệp 35 1.3.1. Khái niệm văn hóa công sở 36 1.3.2. Các thành tố của văn hóa công sở 36 1.3.5. Vai trò của văn hóa công sở 42 CHƯƠNG II: THỰC TẾVĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 43 2.Thực trạng vấn đề văn hóa công sở của công ty 43 2.1. Giao tiếp nơi công sở 43 2.2. Thái độ và cách làm việc trong công sở 46 2.3. Thời gian đi làm 46 2.4. Trách nhiệm đối với công việc 47 2.5. Cách ứng xử qua điện thoại 47 2.6. Danh thiếp 48 2.7. Hình thức 48 2.8. Bắt tay 49 2.9. Tìm hiểu thêm về văn hóa công sở của công ty qua các khía cạnh khác nhau 50 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 58 3.1. Đánh giá chung: 58 3.1.1. Ưu điểm: 58 3.1.2. Hạn chế: 59 3.1.3. Nguyên nhân: 59 3.2. Đề xuất, kiến nghị: 60 LỜI KẾT 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

1)Lý do chọn đề tài 2

2)Mục tiêu của đề tài 3

3)Đối tượng, phạm vị nghiên cứu 4

4)Nguồn tài liệu tham khảo 4

5)Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4

6)Phương pháp nghiên cứu 5

7)Bố cục của đề tài 5

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty EV Entertainment 7

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan .20

1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng 20

1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, của văn phòng 20

1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xác định bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chánh 23

PHẦN 2: CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN 31

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 31

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 31

1 Những vấn đề về Văn hóa công sở 31

1.1 Khái niệm văn hóa 31

1.2 Vai trò 31

1.3 Văn hóa công sở trong doanh nghiệp 32

1.3.1 Khái niệm văn hóa công sở 33

1.3.2 Các thành tố của văn hóa công sở 33

1.3.5 Vai trò của văn hóa công sở 39

CHƯƠNG II: THỰC TẾVĂN HÓA CÔNG SỞ CỦA CÔNG TY EV ENTERTAINMENT 39

2.Thực trạng vấn đề văn hóa công sở của công ty 40

2.1 Giao tiếp nơi công sở 40

2.2.Thái độ và cách làm việc trong công sở 43

2.3.Thời gian đi làm 43

2.4.Trách nhiệm đối với công việc 44

2.5.Cách ứng xử qua điện thoại 44

2.6.Danh thiếp 45

2.7.Hình thức 45

2.8.Bắt tay 46

2.9.Tìm hiểu thêm về văn hóa công sở của công ty qua các khía cạnh khác nhau 47

PHẦN III: 55

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 55

3.1 Đánh giá chung: 55

3.1.1 Ưu điểm: 55

3.1.2 Hạn chế: 56

3.1.3 Nguyên nhân: 56

3.2 Đề xuất, kiến nghị: 56

LỜI KẾT 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

LỜI NÓI ĐẦU

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tiền thân là Trường Cao đẳng Văn thưLưu trữ Trung ương I, là trường đào tạo cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ,Quản trị văn phòng lớn nhất cả nước Để đào tạo ra những cán bộ có trình độchuyên môn cao có phẩm chất chính trị tốt, thì việc đào tạo lý thuyết gắn vớithực tiễn là yêu cầu cần thiết Đây là điều mà Lãnh đạo nhà trường và các Khoaluôn quan tâm, với phương châm đào tạo “học đi đôi với hành” Hàng năm KhoaQuản trị Văn phòng Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội luôn cử sinh viên đi thựctập về chuyên ngành Hành chính văn phòng, nhằm trang bị cho sinh viên nhữngkiến thức thực tiễn để phục cho công việc khi ra trường Đợt thực tập này đượctiến hành khi học sinh, sinh viên đã được trang bị một số kiến thức về văn thư,lưu trữ, thư ký văn phòng, và quản trị văn phòng

Trong hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin là không thể thiếuđược, trong việc trao đổi thông tin con người có nhiều phương tiện và cách thểhiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất và nó

đã trở thành phương tiện không thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức, nó là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội là căn cứ pháp lý

để truy cứu trách nhiệm…chính vì vậy có thể khẳng định: Công tác Hành chínhvăn phòng là một hoạt động quan trọng của bộ máy quản lý nói chung, và hoạtđộng quản lý của từng cơ quan nói riêng Do đó, công tác Hành chính văn phònggắn liền với hoạt động quản lý của của cơ quan, tổ chức có ảnh hưởng trực tiếpđến công việc của cơ quan, tổ chức

Với Công ty EV Entertainment là Doanh nghiệp hay đúng ra là doanh

thương là một tổ chức kinh tế, có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổnđịnh, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thựchiện các hoạt động kinh doanh Công tác Hành chính văn phòng ở Công ty có vịtrí và vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động của toàn cơ quan Trong thờigian thực tập từ ngày 04 – 01 – 2015 đến 11 – 03 – 2016 thời gian thực tậpngắn, công việc của cơ quan nhiều, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn có nhiềuđiểm khác cần phải có sự linh hoạt trong công việc mới có thể hoàn thành tốt

nhiệm vụ được giao Với sự nỗ lực của bản thân, lý thuyết các thầy cô đã trang

bị trong Trường và sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong Văn phòng nên em đãhoàn thành đợt thực tập một cách tốt đẹp

Qua hơn 2 tháng thực tập, em đã thu được những kiến thức và những kinhnghiệm vô cùng quý báu từ thực tiễn công việc và từ những cán bộ chuyên viênVăn phòng Những kiến thức và kinh nghiệm này rất cần thiết cho nghề nghiệpcủa em trong tương lai

Thông qua bản báo cáo này em xin cảm ơn các thầy cô giáo trong Trườngcùng toàn thể các cán bộ trong Văn phòng cơ quan Công ty EV Entertainment

đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập Bản báo cáo này con nhiềuthiếu sót kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo giúp đỡ để bản báo cáo được hoànthiện hơn

1) Lý do chọn đề tài.

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay cùng với nhữngsóng gió và những thử thách của thời kỳ hội nhập, các doanh nghiệp trên thếgiới nói chung và Việt Nam nói riêng cần nhanh nhạy nắm bắt được sự thay đổicủa thị trường để thích nghi phát triển đồng thời nắm bắt được những cơ hội mới

để có thể vươn tới những tầm cao hơn nữa.và một trong những chính sách hiệuquả để giúp cho doanh nghiệp phát triển bền vững đó là xây dựng 1 nền văn hóadoanh nghiệp vừa mang bản sắc riêng độc đáo của doanh nghiệp mình mà vẫnphù hợp với xu hướng chung của thời đại và nhất là phù hợp với các giá trị vănhóa truyền thống của mỗi quốc gia dân tộc

Để thực hiện được chính sách liên kết phát triển doanh nghiệp bằng vănhóa ấy thì không thể thiếu được vai trò của văn hóa trong công sở Văn hóa ứng

xử chính là một phần quan trọng của văn hóa doanh nghiệp và chưa bao giờ nóđược cả xã hội nói chung và những người hoạt động kinh doanh quan tâm nhưthời kỳ hội nhập hiện nay Các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp được xâydựng, duy trì và phát triển se tạo ra mối liên kết chặt chẽ trong toàn doanhnghiệp, đó cũng chính là nguồn nội lực to lớn của mỗi công ty Bên cạnh do môitrường kinh doanh ngày càng trở nên đa dạng, cách ứng xử của doanh nghiệp

với các đối thủ cạnh tranh của mình như thế nào cũng là vấn đề làm đâu đầungười lãnh đạo Sự tồn tại, phát triển hay phá sản của một công ty đều hụ thuộcvào việc công ty đó có nắm bắt nhanh nhạy các thay đổi của thời đại hay không,

có ứng xử thích nghi có văn hóa hay không? Văn hóa ứng xử hơn lúc nào hếtđòi hỏi phải được thiết lập bền vững

Đối với công ty EV Entertainment nói riêng, kết quả hoạt động kinhdoanh có liên quan đến vào văn hóa ứng xử của công ty, bao gồm văn hóa ứng

xử giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các đồng nghiệp trong công ty với nhau, nhất là văn hóa ứng xử giữa các nhân viên với khách hàng Đây vừa là nhu cầuđòi hỏi khách quan, cũng vừa là sự lữa chọn thích ứng để công ty đứng vững,tồn tại và phát triển trong điều kiện mới

Các doanh nghiệp khác cũng thể hiện sự cạnh tranh quyết liệt trước xu thếhội nhập của nền kinh tế khu vực và thế giới Với sự phát triển mạnh mẽ, sự rađời của hàng loạt công ty, doanh nghiệp như hiện nay với các sản phẩm đặctrưng tương đối giống nhau thì cái khác khác biệt duy nhất còn lại chính là cáchứng xử có văn hóa thể hiện trong mọi hoạt động kinh doanh của công ty, đặcbiệt là khi tiếp xúc với khách hàng Đây chính là cái có thể giúp ta phân biệtđược công ty này với công ty khác, hóp phần tạo nên thương hiệu trong mắtkhách hàng

Chính vì vậy nhìn từ góc độ văn hóa có thể khẳng định: văn hóa ứng xửgóp phần quan trọng trong việc phát triển công ty, trong cạnh tranh và trongchiếm lĩnh thị trường

Là một sinh viên thực tập tại công ty em mong muốn bằng sự am hiểu ít

ỏi và chưa có kinh nghiệm của mình cố gắng đưa ra một số kiến nghị nhằm nângcao hiệu quả văn hóa ứng xử trong văn phòng của công ty Đó là lí do em chọn

và nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trongCông ty EV Entertainmant”

2) Mục tiêu của đề tài.

- Hệ thống hóa lý luận về văn hóa ứng xử trong hoạt động của doanhnghiệp

- Tìm hiểu về thực trạng văn hóa ứng xử, kỹ năng giao tiếp, văn hóa công

sở tại Công ty EV Entertainment.

- Đưa ra nhận xét, đánh giá và đề xuất nhằm nâng cao hiểu quả hoạt độngcủa công ty

- Đề xuất một só giải pháp xây dựng văn hóa ứng xử, kỹ năng giao tiếp,văn hóa công sở trong Công ty EV Entertainmant

3) Đối tượng, phạm vị nghiên cứu.

- Đối tượng nghiên cứu:Nội bộ công ty EV Entertainment

- Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian nghiên cứu có hạn nên em đã nghiêncứu lý luận dựa trên một số tài liệu tham khảo và tiến hành quan sát thực tế vềvăn hóa ứng xử, kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty EVEntertainment

4) Nguồn tài liệu tham khảo.

- “Tâm lý học ứng xử” - tác giả Lê Thị Bừng, NXB Giáo dục, 2001

- “Nghệ thuật ứng xử và sự thành công của mỗi con người” – của NguyễnNgọc Lan, Nguyễn Công Khanh, Nguyễn Hồng Ngọc, NXB Thanh niên

- “Giao tiếp - ứng xử trong hoạt động kinh doanh” do PGS.TS.Bùi TiếnQuý chủ biên, NXB Khoa học và Kỹ thuật, 2001

- “Giao tiếp trong kinh doanh” do PGS.Vũ Thị Phượng chủ biên, NXBThống kê, 1998

- “Văn hóa và kinh doanh” do GS.Phạm Xuân Nam chủ biên, NXB Khoahọc xã hội, 1996

- “Doanh nghiệp, doanh nhân văn hóa”, tác giả Trần Quốc Dân, NXBChính trị quốc gia, 2008

-do PGS.TS.Bùi Tiến Quý chủ biên, NXB Khoa học và Kỹ thuật, 2001;“Giao

tiếp trong kinh doanh” do PGS.Vũ Thị Phượng chủ biên, NXB Thống kê,1998;“Văn hóa và kinh doanh” do GS.Phạm Xuân Nam chủ biên, NXB Khoahọc xã hội, 1996; “Doanh nghiệp, doanh nhân văn hóa”, tác giả Trần Quốc Dân,NXB Chính trị quốc gia, 2008

V.I Lenin khi bàn về quan hệ giữa người với nhau lệ thuộc vào sự phát triểncủa lực lượng sản xuất đã từng viết “ quan hệ giữa người với nhau trong việc sảnxuất những vật phẩm cần thiết để thỏa mãn nhu cầu của con người là do sự pháttriển của lực lượng sản xuất quyết định Và chính những mối quan hệ ấy giải thíchđược tất cả những hiện tượng của đời sống xã hội”, theo ông quan hệ giao tiếp, ứngdụng trong lĩnh vực sản suất vật chất là quan trọng nhất của con người

6) Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo sử dụng các phương pháp như:

- Nghiên cứu tài liệu

đã học và tận dụng vào thực tế Qua thời gian thực tập em đã tìm hiểu về nhữnghoạt động của công ty và hoàn thành báo cáo với nội dung gồm 3 phần:

Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của Công ty EV Entertainment.

Phần 2: Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở của Công ty

EV Entertainment.

Phần 3: Kết luận và đề suất kiến nghị.

PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY EV

ENTERTAINMENT.

 Giới thiệu khái quát về công ty:

Địa chỉ: 22 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Chi nhánh: 39 Ngô Đức Kế - Bến Nghé - Hồ Chí Minh

Email: support@ev-entertainment.vn

Điện thoại: 04 - 3772.8218

Fax: 04 - 3772.8228

Website: http://ev-entertainment.vn/

Công ty EV ENTERTAINMENT được thành lập ngày 16/04/2012 trên cơ

sở hợp tác liên doanh giữa Trung tâm Điện ảnh của Công ty Cổ phần Điện ảnhTruyền hình CBC - Vinematim (Bộ Văn hóa Thể thao & Du lịch) và Tập đoànEugenetek Corporation (Hàn Quốc)

Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của kỹ thuật điện ảnh,máy chiếu phim kỹ thuật số định dạng 2D, 3D đang ngày càng phát triển và thaythế dần các máy chiếu phim nhựa tại các rạp chiếu phim trên thế giới nói chungcũng như Việt Nam nói riêng Tại Việt Nam, Công ty EV là đơn vị chuyênnghiệp hàng đầu trong tư vấn, thiết kế, cung cấp thiết bị và thực hiện các dịch vụbảo hành bảo trì cho ngành Điện ảnh và các cụm rạp chiếu phim trên toàn quốc

Tuy mới được thành lập nhưng Công ty EV ENTERTAINMENT tự hàokhi được nhiều Công ty kinh doanh lớn về rạp chiếu phim như: Lotte CinemaViệt Nam, MegaStar, BHD Star, Công ty Thiên Ngân cũng như khách hàng cánhân lựa chọn làm đơn vị tư vấn, cung cấp thiết bị, lắp đặt và thực hiện bảo hànhbảo trì các cụm rạp chiếu phim tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ ChíMinh, Hải Phòng, Đà Nẵng, Nha Trang, Biên Hòa, Ninh Thuận, Bình Dương…

Với sự tín nhiệm của Quý khách hàng cùng những hiệu quả kinh doanhvượt bậc, Công ty EV ENTERTAINMENT đã được Cục Điện ảnh Việt Namtrao Bằng Khen vì có những đóng góp cho nền Điện ảnh nước nhà.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

EV Entertainment.

 Cơ cấu tổ chức của công ty EV Entertainment:

Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty EV Entertainment:

 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:

- Tổng giám đốc:

- Chịu trách nhiệm về các mặt hoạt động của công ty trước Hội đồngthành viên và pháp luật hiện hành;

- Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại;

- Là người quyết định các chủ trương, chính sách, mục tiêu chiến lược củacông ty;

- Phê duyệt tất cả các quy định áp dụng trong nội bộ công ty;

- Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, đầu tưcủa công ty;

TỔNG GIÁM ĐỐC

P TỔNG GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN CÔNG TRÌNH

CHỈ HUY CÔNG TRƯỜNG

CÁC ĐỘI THI CÔNG

- Đề xuất các chiến lược kinh doanh, đầu tư cho Hội đồng thành viên;

- Phát triển thị trường trong khu vực và trên thế giới;

- Trực tiếp ký các hợp đồng của công ty;

- Quyết định toàn bộ giá cả mua bán hàng hóa vật tư thiết bị;

- Quyết định ngân sách hoạt động cho các đơn vị và các phòng ban cụ thểtrong công ty theo kế hoạch phát triển do hội đồng thành viên phê duyệt;

- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính;

- Giám sát toàn bộ hệ thống hoạt động trong công ty;

- Phân công nhiệm vụ và quyền hạn cho P.Giám đốc và các Giám đốc

- Phó Tổng Giám đốc:

- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của xí nghiệp;

- Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty;

- Tổ chức điều hành, thực hiện hoàn thành kế hoạch của công ty giaođồng thời đảm bảo kế hoạch nguồn hàng bên ngoài để thu về lợi nhuận cao nhất;

- Quản lý, điều hành, đào tạo đội ngũ nhân viên, xây dựng hệ thống quảnlý;

- Thực hiện các nội quy, quy chế về quản lý lao động, quản lý vật tư thiết

bị, tài sản của công ty;

- Xây dựng mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh theo quý, năm và đảmbảo lợi nhuận và vốn công ty đầu tư;

- Quyền ký quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động nhân sự;

- Báo cáo kết quả tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cho TổngGiám đốc công ty;

- Tự chủ về hoạt động tài chính, ưu tiên nhận kế hoạch sản xuất từ Công

- Xây dựng, đề xuất quy chế lương áp dụng trong toàn công ty;

- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, luật khiến khíchđầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý tài chính do nhànước ban hành để áp dụng cho công ty;

- Xây dựng và trình Tổng Giám đốc duyệt các thông số tài chính;

- Tham mưu cho Tổng Giám đốc về việc điều hành vốn trong công ty;

- Nghiên cứu các biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí trong công ty;

- Thẩm định các bản quyết toán lãi lỗ hàng quý, hàng năm;

- Kiểm tra bảng cân đối kế toán do Phòng Kế toán lập ra;

- Ký hợp đồng kinh tế nội theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc, phê duyệtmột số văn bản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty theo ủyquyền của Tổng Giám đốc;

- Giám sát, phê duyệt việc mua bán vật tư;

- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành trong toàn công ty;

- Hàng năm xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo, quản lý nguồn nhânlực để đáp ứng yêu cầu của công ty;

- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính như: lương, chính sách xã hội

và những chính sách khác đối với người lao động

- Giám đốc Kỹ thuật:

Chức năng: Tham mưu cho P.T Giám đốc các lĩnh vực sau:

- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;

- Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;

- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;

- Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thicông kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình;

- Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do P.T.Giám đốc giao;

- Công tác quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ;

- Công tác thẩm tra, trình duyệt thiết kế, dự toán và tổng dự toán;

- Công tác đấu thầu;

- Công tác bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường;

- Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật;

- Công tác kế hoạch;

- Công tác liên quan đến định mức, đơn giá, dự toán;

- Công tác quản lý thiết bị cơ giới;

- Công tác xây dựng kế hoạch đầu tư và xúc tiến đầu tư;

- Công tác lập Dự án đầu tư, thẩm định, thẩm tra Dự án đầu tư;

- Quản lý công tác đầu tư: Giám sát, đánh giá Dự án đầu tư;

- Quản lý đầu tư và khai thác sau đầu tư các dự án của công ty;

- Công tác liên doanh, liên kết phát triển Công ty;

- Các chức năng, nhiệm vụ khác được giao

Quyền hạn:

- Được quyền yêu cầu các đơn vị trong Công ty phối hợp và quan hệ vớicác cơ quan có liên quan để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theoquy định;

- Được quyền tham gia góp ý kiến và đề xuất giải pháp thực hiện các lĩnhvực hoạt động của Công ty;

- Ký các văn bản hành chính và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật vàcủa Công ty để thực hiện các công việc được phân công và theo sự ủy quyền củaGiám đốc;

- Được tham gia việc bố trí, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật cán bộ nhânviên thuộc phòng và đề xuất với Giám đốc chấm dứt hợp đồng trước thời hạnđối với những nhân viên trực thuộc phòng không hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao;

- Được phép cử cán bộ của phòng tham gia các tổ chức do Giám đốc kýquyết định thành lập;

- Được quyền sử dụng các trang thiết bị, phương tiện của Công ty vàomục đích phục vụ công tác để hoàn thành các nhiệm vụ nêu trên;

- Được quyền từ chối thực hiện những nhiệm vụ do lãnh đạo giao nhưngkhông phù hợp với quy định của pháp luật và quy trình thực hiện công việc đó;

- Được quyền phối hợp tác nghiệp với các phòng ban khác theo chứcnăng nhiệm vụ được giao;

- Được quyền đề xuất tham mưu xây dựng các dự án đầu tư của Công tytheo từng giai đoạn;

- Được quyền phối hợp tác nghiệp với các phòng ban khác theo chứcnăng nhiệm vụ được giao;

- Được quyền kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thi công xây dựngcủa các đơn vị thi công vá báo cáo Ban Giám đốc Công ty theo định kỳ;

- Được Tổng giám đốc Công ty ủy quyền quan hệ với các cơ quan chứcnăng hữu quan trong phạm vi công việc được giao;

- Được quyền yêu cầu các dơn vị thi công, đơn vị thầu nhân công hoànthiện các hồ sơ, chứng chỉ theo đúng quy định của Nhà nước;

- Có quyền đề xuất với Tổng Giám đốc Công ty thay đổi, bổ sung nhàthầu thi công nếu xét thấy hợp lý và có cơ sở chứng minh;

- Được tham gia các cuộc họp với Ban Giám đốc Công ty về các nộidung có liên quan

Nhiệm vụ:

- Xây dựng trình Giám đốc kế hoạch và chương trình làm việc của đơn vịmình được quy định, đảm bảo đúng quy định, chất lượng và hiệu quả của côngtác tham mưu;

- Bảo đảm tuân thủ theo quy định của Công ty và pháp luật của Nhà nướctrong quá trình thực hiện công việc;

- Thường xuyên báo cáo Giám đốc việc thực hiện các nhiệm vụ đượcgiao;

- Bảo quản, lưu trữ, quản lý hồ sơ tài liệu, thuộc công việc của phòngtheo đúng quy định, quản lý các trang thiết bị, tài sản của đơn vị được Công tygiao;

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về việc thực hiệncác nhiệm vụ nêu trên;

- Công tác Quản lý khối lượng, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ:

- Chủ trì tổ chức thẩm tra thiết kế các giai đoạn trong quá trình đầu tư xâydựng công trình;

- Nghiên cứu và áp dụng các tiêu chuẩn, quy chuẩn, quy phạm xây dựng,các quy định về công tác kỹ thuật, đảm bảo chất lượng các công trình xây dựng;

- Kiểm tra giám sát việc tuân thủ các quy định kỹ thuật, quy trình, quyphạm và công tác thi công của nhà thầu, kịp thời đề xuất phương án xử lý;

- Chủ trì lập phương án thực hiện các công tác giám định, trình lãnh đạoCông ty phê duyệt;

- Theo dõi, tổng hợp khối lượng thi công, tình hình thi công, tình hình thuhồi vốn; Đề nghị các giải pháp kỹ thuật, biện pháp cụ thể cho công tác thi công,công tác thu hồi vốn, giúp Tổng giám đốc kịp thời chỉ đạo tiến độn thi công,quản lý chất lượng của công trình;

- Chủ trì phối hợp, đôn đốc các đơn vị thi công trong việc lập và trìnhduyệt biện pháp thi công, tổng mặt bằng tổ chức thi công, tổng tiến độ thi công

công trình; Kiểm tra rà soát kết quả thực hiện tiến độ theo tiến độ thi công đãđược phê duyệt để đề xuất các biện pháp đẩy nhanh tiến độ;

- Chủ trì lập báo cáo tổng định kỳ, hàng năm, hàng tháng và đột xuất vềcông tác quản lý kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn;

- Quản lý lưu trữ, các tài liệu hồ sơ kỹ thuật, chất lượng;

- Công tác thẩm tra trình duyệt thiết kế dự toán và tổng dự toán;

- Thẩm tra phần đề cương, chất lượng, khối lượng công việc; Chủ trì lậpbáo cáo thẩm tra thiết kế phần chất lượng và khối lượng;

- Cùng các phòng liên quan lập và trình phê duyệt đề cương, phê duyệtthiết kế và tổng dự toán và các phê duyệt điều chỉnh khác;

- Tổ chức nghiệm thu giai đoạn khảo sát, lập dự án, thiết kế, giai đoạn thicông xây lắp, tổng nghiệm thu kỹ thuật sản phẩm thiết kế và công trình hoặchạng mục công trình xây dựng theo quy định;

- Kiểm tra tính đúng đắn và đầy đủ về hồ sơ hoàn công, khối lượngnghiệm thu thanh quyết toán của đơn vị thi;

- Công tác đấu thầu;

- Lập và đánh giá về kỹ thuật, chất lượng, khối lượng trong công tác đấuthầu hoặc chỉ định thầu lựa chọn đơn vị Tư vấn, thi công xây lắp, cung cấp thiết

bị trình lãnh đạo Công ty;

- Tham gia hội đồng lập kế hoạch phân chia, đánh giá và xét duyệt cácgói thầu

- Kiểm tra hồ sơ và năng lực của nhà thầu làm cơ sở xét chọn đơn vịtrúng thầu

- Công tác bảo hộ an toàn lao động, vệ sinh môi trường;

- Tập hợp, phổ biến các quy định về công tác bảo hộ an toàn lao động chocác nhân viên; Tổ chức các khoá huấn luyện về công tác bảo hộ an toàn lao độngcho cán bộ kỹ thuật trong Công ty;

- Kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện chế độ an toàn, bảo hộ laođộng

- Giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện bảo hộ an toàn laođộng và đề xuất xử lý các trường hợp vi phạm về bảo hộ lao động trình lãnh đạoCông ty;

- Lập hoặc đôn đốc, theo dõi đơn vị lập các biện pháp an toàn thi côngkèm theo biện pháp thi công của các công trình;

- Thường xuyên kiểm tra hiện trường, phát hiện ngăn ngừa và sử lý cáctrường hợp mất an toàn trong thi công;

- Lập kế hoạch cung cấp bảo hộ lao động cho cán bộ nhân viên toànCông ty;

- Công tác ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật;

- Cập nhật thường xuyên những ứng dụng công nghệ mới vào việc thiết

kế, thi công để đẩy nhanh tiến độ công trình, giảm giá thành sản phẩm;

- Chủ trì tổng hợp, nhận xét, đánh giá các sáng kiến, cải tiến kỹ thuật và

đề xuất khen thưởng kịp thời cho các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc;

- Công tác kế hoạch;

- Chủ trì phối hợp cùng các Phòng chức năng Công ty lập kế hoạch đầu

tư đối với các dự án do Công ty làm chủ đầu tư, báo cáo Tổng giám đốc đề trìnhHội đồng quản trị phê duyệt;

- Tổng hợp kế hoạch các lĩnh vực do các phòng chuyên môn và các đơn

vị lập để xây dựng kế hoạch chung trong toàn Công ty;

- Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh đã được Hội đồng quản trịCông ty phê duyệt và năng lực của các đơn vị trực thuộc, giao kế hoạch sản xuấtkinh doanh hàng tháng, quý, năm cho các đơn vị phù hợp với kế hoạch chungcủa Công ty;

- Bám sát chỉ tiêu kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý để thammưu giúp Tổng giám đốc Công ty về kế hoạch cho Công ty;

- Công tác hợp đồng;

- Phòng Kỹ thuật là đầu mối thực hiện công tác quản lý hợp đồng kinh tế;

- Dự thảo và đàm phán hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan đàm phán

để lãnh đạo Công ty ký kết tất cả các loại Hợp đồng kinh tế bao gồm: Nhận thầu

tư vấn xây dựng, thuê tư vấn, thuê chuyên gia trong và ngoài nước, mua sắmmáy móc thiết bị, vật tư, phụ tùng trong và ngoài nước, bảo hiểm ;

- Làm thủ tục uỷ quyền thực hiện các Hợp đồng Kinh tế theo quy chếquản lý Hợp đồng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Kiểm tra

và theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng kinh tế của các đơn vị khi được Tổnggiám đốc Công ty uỷ quyền ký kết và thực hiện;

- Phối hợp với các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốcthực hiện Hợp đồng Kinh tế, nghiệm thu, thanh quyết toán và thanh lý các Hợpđồng sau khi hoàn thành;

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện Hợp đồng kinh tế trong toànCông ty hàng quý, năm và báo báo cáo đột xuất theo yêu cầu;

- Công tác liên doanh, liên kết phát triển Công ty;

- Tìm hiểu năng lực, kinh nghiệm sở trường và lợi thế của đối tác, báocáo đề xuất về cơ hội hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác trongnước và ngoài nước trong việc đầu tư dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Quan hệ với các cơ quan quản lý nhà nước trong việc đăng ký đầu tư,hoàn tất các thủ tục đầu tư theo đúng các quy chế hiện hành của nhà nước và củađịa phương;

- Chủ trì phối hợp với phía đối tác lập thoả thuận liên doanh, liên kếttrong việc thoả thuận hợp tác đầu tư, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối tác đề xuất với lãnh đạo công typhương án góp vốn cổ phần, mua lại một phần hoặc toàn bộ tài sản của Doanhnghiệp khác theo quy định của pháp luật với mục đích phát triển sản xuất kinhdoanh

- Soạn thảo, trình Tổng giám đốc ký hợp đồng với người lao động và theodõi, quản lý tình hình thực hiện hợp đồng lao động;

- Theo dõi, kiểm tra việc chấp hành các nội quy, quy chế của các phòngban và cán bộ công nhân viên trong Công ty, kiến nghị Tổng giám đốc áp dụngcác biện pháp khen thưởng, kỷ luật nhằm nâng cao tinh thần, trách nhiệm củangười lao động;

- Phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc để giám sát, đánh giáchất lượng công việc của cán bộ công nhân viên hàng tháng, quý, năm để làm cơ

sở tính lương, thưởng và đánh giá năng lực người lao động;

- Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quanquản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Tổng giám đốc giảiquyết

Trong công tác hành chính:

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Công ty;

- Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáoviệc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ;

- Cung cấp các tài liệu cho các phòng ban, đơn vị trực thuộc liên quanphục vụ công tác sản xuất, kinh doanh theo đề xuất được duyệt;

- Lập kế hoạch dự trù mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng, vănphòng phẩm trình Tổng giám đốc duyệt và thực hiện việc mua sắm theo kếhoạch đã được duyệt;

- Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếpkhách;

- Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong cácdịp lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quy địnhcủa pháp luật và Công ty;

- Điều động phương tiện vận chuyển, đi lại phục vụ theo yêu cầu công táctheo quy định;

- Đảm bảo công tác an ninh, trật tự, tham gia xây dựng các phương ánphòng chống cháy nổ, lụt bão và an toàn vệ sinh lao động Thực hiện lệnh Nghĩa

vụ quân sự và các chính sách xã hội tại địa phương nơi đơn vị đăng ký hoạtđộng

- Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các tổ bổ trợ trực thuộc phòng;

- Tổng hợp yêu cầu, kiến nghị của phòng ban, đơn vị trực thuộc trìnhTổng giám đốc và phòng ban liên quan giải quyết

- Yêu cầu các phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liênquan đến công tác tổ chức hành chính tổng hợp của Công ty;

- Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động các phòng, bankhác hỗ trợ cùng giải quyết công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung củacông ty;

- Đề nghị với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc về công tác tuyểndụng, đào tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷluật lao động theo luật hiện hành và quy chế của Công ty

- Phòng sale:

Chức năng:

- Thực hiện triển khai để đạt doanh thu theo mục tiêu ban giám đốc đề ra

- Quản trị hàng hóa Nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho cáccông trình Đặt hặng sản xuất;

- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đếnhoạt động kinh doanh của công ty;

- Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mìnhphụ trách;

- Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyếtđịnh khen thưởng, kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận

- Kiểm tra giám sát công việc quản lý nhân viên;

- So sánh đối chiếu doanh thu thực tế với doanh thu theo chỉ tiêu.tìm ranguyên nhân và đưa ra phương hướng khắc phục

Chức năng:

- Tổ chức hệ thống thu nhập về hàng hóa( nhập, xuất tồn kho, );

- Tổ chức thu thập thông tin về mẫu sản phẩm mới, ý kiến khách hàng;

- Lập kế hoạch đặt hàng sản xuất;

- Tham mưu cho BGĐ về việc phát triển thương hiệu;

- Tham mưu cho BGĐ về việc phát triển kênh phân phối;

- Tham mưu cho BGĐ về nhãn hiệu mới;

- Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới thộc bộ phận mình;

- Xây dựng quy chế đào tạo huấn luyện nhân viên thuộc bộ phận mình;

- Xây dựng quy trình công việc trong bộ phận mình và các mối quan hệcông việc với các bộ phận khác trong công ty;

- Lập kế hoạch giao việc cho nhân viên thuộc bộ phận mình;

- Lập kế hoạch ken thưởng, kỷ luật, xét tăng lương nhân viên theo quychế công ty

- Phòng kỹ thuật:

Chức năng chung:

- Tham mưu giúp việc cho Giám đốc và Lãnh đạo Công ty trong việcquản lý vận hành, lĩnh vực kinh tế, kế hoạch, kỹ thuật, đầu tư, thi công xâydựng, công tác vật tư của các công trình đang thi công;

- Xây dựng kế hoạch và tổng hợp kết quả thực hiện theo định kỳ củaCông ty để báo cáo cơ quan cấp trên khi có yêu cầu;

- Thực hiện và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác kinh tế, kế hoạch, kỹthuật trong Công ty như: Văn bản, thông tư, chế độ chính sách mới để vận dụng,tiêu chuẩn, quy chuẩn thay đổi hoặc mới ban hành…;

- Quản lý công tác kỹ thuật, thi công xây dựng, tiến độ, chất lượng đốivới những công trình do Công ty ký hợp đồng;

- Tham mưu giúp việc Giám đốc trong lĩnh vực tìm kiếm, phát triển vàquản lý các dự án đầu tư;

- Phối hợp với các phòng, ban chức năng để tham gia quản lý hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty;

- Tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong công tác kỹ thuật;

- Hỗ trợ các công việc liên quan đến thiết kế đồ họa, thiết kế website,mạng nội bộ, domain, hosting, quản lý website nội bộ, email, các vấn đề liênquan đến kỹ thuật;

- Hỗ trợ các phòng ban khác các vấn đề về kỹ thuật chuyên môn (khônggiải đáp các thắc mắc linh tinh)

- Quản lý hệ thống mạng nội bộ, phần mềm chuyển giao của công ty;

- Quản lý, đăng ký, gia hạn, khắc phục sự cố, sao lưu, phục hồi các vấn

đề liên quan đến domain và hosting, email;

- Lập kế hoạch, nâng cấp các sản phẩm kinh doanh của công ty;

Công tác Kinh tế - Kế hoạch:

- Lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra và báo cáo tình hình thực hiện sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp định kỳ hàng tháng, quý, năm và đột xuất theo yêucầu của Lãnh đạo Công ty;

- Phối hợp với phòng Tài chính kế toán Công ty xây dựng nhu cầu và kếhoạch vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh;

- Xây dựng kế hoạch đấu thầu và hồ sơ mời thầu trình Công ty phê duyệtđối với các gói thầu do Công ty làm chủ đầu tư;

- Thực hiện việc soạn thảo các Hợp đồng kinh tế, theo dõi tiến độ thựchiện và thanh lý hợp đồng theo quy định của pháp luật;

- Xây dựng định mức vật tư, định mức kinh tế kỹ thuật, nhiên liệu … vàthường xuyên kiểm tra việc thực hiện các định mức đó;

- Thống kê tổng hợp Công việc thực hiện kế hoạch theo định kỳ giúpLãnh đạo Công ty đề ra biện pháp chỉ đạo kịp thời;

- Chủ trì trong việc kiểm tra thiết bị, xe máy, trước khi đưa vào sửa chữa;

- Trực tiếp hoặc phối hợp với Ban quản lý dự án để quản lý về mặt kỹthuật, tiến độ, chất lượng đối với các công trình và hạng mục công trình thi côngthuộc các dự án do Công ty đầu tư hoặc tại các gói thầu do Công ty ký kết hợpđồng;

Công tác Đầu tư:

- Thực hiện các thủ tục để đầu tư các dự án đầu tư mới do Công ty làmchủ đầu tư;

- Theo dõi tình hình triển khai các dự án của Công ty đầu tư;

Công tác Vật tư và các công tác khác:

- Lập kế hoạch vật tư, thiết bị, công cụ lao động theo kế hoạch hàng năm,

để chủ động đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho hoạt động của Công ty;

- Thực hiện việc quản lý vật tư của Công ty theo đúng quy chế Có tráchnhiệm kiểm tra tình hình sử dụng thiết bị ở tất cả các bộ phận trong Công ty,đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả;

- Thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán thiết bị, nguyên nhiên liệu theo

quy định của của Công ty;

- Ban hành các biểu mẫu, sổ sách phục vụ việc quản lý thiết bị;

- Làm thường trực Hội đồng thẩm định giá của Công ty;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác về lĩnh vực kế hoạch kỹ thuật theo sựphân cấp, giao quyền của Giám đốc

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

Sơ đồ bộ máy tổ chức và hoạt động của phòng hành chính./.(sơ đồ 2)

1.2.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, của văn phòng.

- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã phê duyệt;

- Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động;

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của nhân viên toàn công ty;

- Thực hiện công tác tuyển dụng, điều dộng nhân sự, theo dõi số lượngnhân viên công ty nghỉ việc;

- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ nhân viênlập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc;

- Làm cầu nối giữa Lãnh đạo công ty và nhân viên

• Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đàotạo và tái đào tạo:

- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm;

- Tổ chức thực hiện đào tạo trong công ty;

- Đánh giá kết quả đào tạo;

CHÁNH VĂN PHÒNG

- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vàocông ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động, ;

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty

• Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty:

- Điều động nhân sự theo yêu cầu thiết yếu;

- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ;

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự;

- Quản lý nghỉ việc riêng nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên;

- Lập ngân sách nhân sự;

- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho kinh doanh và chiếnlược của công ty;

- Giải quyết khiếu nại kỷ luật nhân viên công ty

• Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích –kíchthích nhân viên làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động:

- Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với nhân viên;

- Bảo vệ lợi ích hợp pháp của công ty và người lao động;

- Tham gia nghien cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trảlương, thưởng , phụ cấp làm việc tại công ty;

- Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo quyđịnh của công ty;

- Theo dõi thực hiện các chế độ cho người lao động theo quy định củacông ty;

- Lập danh sách lao động định kỳ theo quy định của nhà nước;

- Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép nămcho người lao động;

- Tổ chức, trình ké hoạch và thực hiện đối với các chế dộ lễ tết;

- Giao dịch với các cơ quan nhà nước để thực hiện chế độ người laođộng;

- Đánh giá thực hiện công việc

• Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị củaBan Giám đốc:

- Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy

đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến kết quả công vieecjkhi thực hiệnnhiệm vụ của BGĐ;

- Lập phương án, tổ chức thực hiện các Quyết định, Qui định của BGĐ

• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định ấp dụng trong công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện:

- Xây dựng hệ thống các quy chế, qui trình, qui định cho công ty và giám

sát việc chấp hành các nội qui đó;

- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của công ty

• Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo –điều hành, phục vụ hành chánh để các dệ phận khác có điều kiện hoạt động tốt:

- Nghiên cứu, nắm vững qui định của pháp luật liên quan đến hoạt độngcông ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật;

- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin;

- Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của công ty;

- Lưu trữ bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty;

- Thực hiện công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các

hồ sơ pháp lý của công ty;

- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến;

- Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liênquan;

- Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tàiliệu hồ sơ theo yêu cầu;

- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần quyềnđược giao;

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ;

- Giữ bí mật các nội dung công văn, giấy tờ, tài liệu;

- Giao nhận hàng hóa, công văn tài liệu đến các bộ phận liên quan;

- Quản lý tổng đài, máy fax theo quy định của công ty

• Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các tài sản của công ty, đảm bảo anninh trật tự, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong công ty:

- Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sảncông ty của các bộ phận;

- Quản lý hồ sơ các loại tài sản của công ty;

- Phối hợp nhà cung cấp tổ chức việc lắp đặt tài sản;

- Xử lí kịp thời những công việc liên quan đến công tác bảo vệ;

- Phối hợp với các đơn vị bảo trì thực hiện việc bảo trì thường xuyên vàbảo trì đột xuất;

- Thực hiện các công tác an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao

động và phòng chống cháy nổ trong công ty;

- Kiểm tra giấy tờ, hướng dẫn người, phương tiện ra vào cơ quan chokhách đến liên hệ công tác, nhân viên công ty

• Hỗ trỡ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và à cầu nối giữa BGĐ

và Người lao động:

- Hộ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh;

- Hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo nhân viên, cáchthức tuyển dụng nhân sự

• Tham mưu đề suất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổchức – Hành chính – Nhân sự:

- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hanh củacông ty;

- Tham mưu cho BGĐ về việc xây dựng các phương án về lương bổng,khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động;

- Tham mưu cho BGĐ về công tác hành chánh của công ty

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xác định bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chánh.

Địa chỉ làm việc 22 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Cán bộ quản lý trực tiếp Ban Giám đốc

• Nhiệm vụ:

- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳnăm, quý, tháng;

- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty;

- Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự;

- Lập ngân sách nhân sự;

- Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích nhân viêntích cực làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động;

- Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực hiện về trật tự an ninh,

vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ;

- Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,trang thiết bị công ty;

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công

- Xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thựchiện;

- Đề suất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành công ty;

- Xây dựng hệ thống các quy chế, qui trình, qui định cho Công ty và giámsát việc chấp hành các nội quy đó;

- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chứchoạt động của công ty; xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành công ty; công tác đàotạo tuyển dụng trong công ty; xây dựng các phương án về lương bổng, khenthưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động;

- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổchức – Hành chính – nhân sự;

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự;

- Là cầu nối giữa BGĐ và nhân viên trong công ty;

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chánh

• Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính;

- Giám sát thực hiện công việc, tiến độ, đánh giá việc thực hiện công việccủa nhân viên trực thuộc;

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ nhân viêntrong phòng, đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc;

- Đề suất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, đối với nhân viên vănphòng;

- Ký sao y một số giấy tờ hành chánh được ủy quyền;

- Ký các thông báo thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hànhchánh;

- Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hànhchính

• Báo cáo và ủy quyền:

- Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thựchiện;

- Báo cáo cho BGĐ về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ đượcgiao và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốcgiao

• Tiêu chuẩn:

Trình độ học vấn/chuyên môn:

- Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, hành chánh, luật trở lên;

- Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.

Kỹ năng:

- Kỹ năng lập kế hoạch;

- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên;

- Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo;

- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc;

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Chịu được áp lực cao trong công việc;

- Sáng tạo trong công việc;

- Trung thực, nhiệt tình công tác

• Điều kiện làm việc:

- Từ 8h30 – 12h; 13h30 – 17h, ngày chủ nhật được nghỉ;

- Địa điểm làm việc: tại văn phòng trong công ty;

- Phương tiện làm việc: bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ; 01 máy vi tính; máy

in, máy fax, điện thoại, mail sử dụng của công ty

 Văn thư :

Đơn vị công tác Công ty EV Entertainment

Cấp trên trực tiếp Trưởng phòng Hành chính

Địa chỉ làm việc 22 Thành Công, Ba Đình, Hà nội

Tiếp nhận các công văn đến , phân phát báo chí đến các đơn vị

Kiểm tra xem xét công văn đến trước khi trình TGĐ, lấy số pho to gửichuyển công văn đến các đơn vị khi đã có bút phê của TGĐ

Lấy số công văn, phát hành các văn bản trong công ty

Trình TGĐ duyệt hồ sơ bằng văn bản và mail

Lập lịch công tác hàng tuần của CQ.TGĐ, tổng hợp lịch làm việc của cácđơn vị

Đôn đốc nhắc nhở, mời họp các đơn vị nhằm đảm bảo các cuộc họp đày

đủ các thành phần dự họp

Quản lý dấu và đóng dấu tất cả các công văn phát hành trong Công ty, cáchóa đơn bán hàng, HĐ xuất nội bộ, chứng từ XNK, HS thanh khoản, chứng từ đingân hàng

Lập giấy giới thiệu cho CBCN viên đi công tác

Chuẩn bị quà tặng cho các đơn vị, cá nhân đến làm việc với CQTGĐ theophê duyệt của TGĐ và CQTGĐ

Tạm ứng, thanh toán các khoản cho CQ.TGĐ

Chuyển khẩu lệnh trực tiếp từ TGĐ đến các trưởng đơn vị

Đánh tất cả các văn bản của TGĐ khi TGĐ yêu cầu đưa lên mail

Thực hiện một số công tác sự vụ do TGĐ và CVP giao

Đơn vị công tác Công ty EV Entertainmen

Cấp trên trực tiếp Trưởng phòng Hành chánh

Địa chỉ nơi làm việc 22 Thành công, Ba Đình, Hà nội

• Nhiệm vụ:

- Một số công việc hành chính khác theo sự phân công của Ban Giám đốcCông ty;

- Phân tích, tổng hợp, làm báo cáo;

- Quản lí lưu trữ hồ sơ;

- Xủ lí công văn đi, công văn đến;

- Nghiệp vụ hành chính văn phòng khác (đóng dấu, …);

- Lưu, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ;

- Trình ký các văn bản cho Giám đốc;

- Các công việc khác khi được sự phân công của Ban giám đốc Công ty

• Tiêu chuẩn công việc:

- Có nhiều năm kinh nghiệm về công tác lưu trữ;

- Có khả năng soạn thảo văn bản, hợp đồng tốt;

- Hiểu biết những quy định của pháp luật;

- Khả năng đánh máy, sử dụng work,exel tốt;

- Nữ, tốt nghiệp từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ hoặcLưu trữ học và Quản trị Văn phòng;

- Thành thạo các nghiệp vụ về Văn thư, Lưu trữ;

- Nhanh nhẹn, nhiệt tình, có nguyện vọng gắn bó lâu dài với Công ty

 Tổ bảo vệ:

• Trách nhiệm:

- Lập sổ theo dõi tài sản đem vào/ra khỏi công ty;

- Ghi sổ sách chính xác các trường hợp đem tài sản vào/ra khỏicông ty;

- Mọi tàisản, vật tư đem ra khỏi Công ty phải có giấy đồng ý của Lãnhđạo phòng Tổ chức -Hành chính;

- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những nhân viên xâm phạmtài sản vànội quy của công ty, báo cáo cho Đội trưởng xem xét và xử lý;

- Khi khách đến liên hệ giao dịch, nhân viên bảo vệ đề nghị khách đăng

ký, xuấttrình giấy tờ tùy thân và cấp thẻ khách vào Công ty;

- Kiểm tra, nhắc nhở người học và nhân viên đeo bảng tên/thẻ khi đếncông ty

- Hàng ngày có nhiệm vụ mở và tắt hệ thống LCD (mở lúc bắt đầu catrực, tắt lúc20g30) Khi LCD bị hỏng phải báo ngay cho Phòng Kỹ thuật;

- Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra,biết bảodưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC Phòngchống vàphát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay, đồng thờithông báocho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời Chủ động

phát hiệnđể phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ sở vậtchất, kỹthuật của Công ty;

- Liên hệ công an địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết;

- Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo phòng phân công

• Những việc không được làm trong ca trực

- Tự ý bỏ vị trí gác, trực; lơ là, chây lười; ngủ trong ca trực;

- Hút thuốc, sử dụng các chất ma túy và uống rượu, bia;

- Đánh bài; đọc báo, chơi game;

- Làm ảnh hưởng đến CBVC bộ phận khác đang làm việc

• Báo cáo và ủy quyền:

- Báo cáo công việc cho Tổ trưởng Tổ trưởng báo cáo cho Đội trưởng;

- Đội trưởng báo cáo trực tiếp cho đồng chí Cao Văn Tiến - Phó trưởngphòng

 Tạp vụ:

- Kiến thức: có bằng tốt nghiệp THCS hoặc tương đương

- Kỹ năng: có kinh nghiệm làm việc ít nhất 1 năm

- Phẩm chất đạo đức: cẩn thận, tỉ mỉ, vui vẻ, hòa nhã với mọi thành viêntrong, ngoài trung tâm

• Thời gian làm việc:

- Theo ca

• Trách nhiệm:

- Theo dõi việc sữa chữa xe được giao;

- Thường xuyên lau chùi xe được giao;

- Đến công ty đúng giờ, ngồi đúng vị trí, sẵn sàng lái xe khi có yêu cầu;

- Lái xe đúng hành trình theo lệnh điều xe;

- Phụ giúp việc giao hàng, bốc xếp hàng

• Quyền hạn:

- Từ chối yêu cầu của người đề nghị xe, người bốc xếp không đúng theo

lệnh điều xe.

• Báo cáo và uỷ quyền:

- Báo cáo công việc cho Phó phòng HC

• Tiêu chuẩn:

- Có bằng lái xe theo yêu cầu cụ thể đối với loại xe được giao;

- Có kinh nghiệm lái loại xe cùng loại, tương đương it nhất 02 năm;

- Trung thực, nhanh nhẹn, khỏe mạnh