Nghiên cứu kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong công ty EV ENTERTAINMENT

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

- Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ nhân viên lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc;. - Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động,.;. - Giám sát việc thực hiện theo các phương án đã được duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực tình hình diễn biến kết quả công vieecjkhi thực hiện nhiệm vụ của BGĐ;.

- Nghiên cứu, nắm vững qui định của pháp luật liên quan đến hoạt động công ty, đảm bảo cho hoạt động của Công ty luôn phù hợp pháp luật;.

Xác định vị trí việc làm và xác định bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Hành chánh

- Tham mưu cho BGĐ xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty; xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành công ty; công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty; xây dựng các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động;. - Báo cáo cho BGĐ về công tác hành chánh nhân sự theo nhiệm vụ được giao và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Ban Giám đốc giao. Quản lý dấu và đóng dấu tất cả các công văn phát hành trong Công ty, các hóa đơn bán hàng, HĐ xuất nội bộ, chứng từ XNK, HS thanh khoản, chứng từ đi ngân hàng.

Phòng chống vàphát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngay, đồng thời thông báocho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời.

Những vấn đề về Văn hóa công sở Khái niệm văn hóa

• Văn hóa công sở trong doanh nghiệp

- Mang tính nhận thức: Cá nhân ý thức được mục đích giao tiếp, nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp, phương tiện giao tiếp; ngoài ra còn có thể hiểu đặc trưng được của giao tiếp là khả năng nhận thức và hiểu biết lẫn nhau. - Sự kế thừa chọn lọc: Giao tiếp bản thân nó chứa đựng sự kế thừa, sự chọn lọc, tiếp tục sáng tạo những giá trị tinh thần, vật chất thông qua các phương tiện giao tiếp nhằm lưu giữ, gìn giữ những dấu ấn về tư tưởng, tình cảm, vốn sống kinh nghiệm của con người. Mức độ ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể giao tiếp và hiệu quả giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào các đặc điểm cá nhân của chủ thể như vị trí xã hội, vai trò xã hội, tính cách, uy tín, giới tính, tuổi tác…cũng như các mối quan hệ và tương quan giữa họ.

Có thể nói kỹ năng giao tiếp đã được nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp bởi trong bộ kỹ năng này có rất nhiều kỹ năng nhỏ khác như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thấu hiểu, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng sử dụng ngôn từ, âm điệu… Để có được kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi người sử dụng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào mọi hoàn cảnh mới có thể cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp của mình.

Thái độ và cách làm việc trong công sở

Thực trạng văn hóa công sở trong thái độ làm việc, cách làm việc và mọi cử chỉ của các nhân viên công ty trong công việc vần còn kém, không có tự chủ động, nghiêm túc trong giờ làm và trong mọi công việc không được xử lý tốt. Môi trường công sở ở công ty hiện nay đã tạo cho người ta nhiều khoảng thời gian ngồi chơi xơi nước dẫn đến tình trạng "buôn chuyện”, dòm ngó chức vụ tạo bè, kéo cánh mà quên đi cả nhiệm vụ chuyên môn của mình. Có không ít lần, còn nửa tiếng mới hết giờ làm việc, nhưng khi có khách đến liên hệ công việc, cán bộ văn thư đã trả lời là hết giờ nhận giấy tờ, mai quay lại.

Trong khi đó, đáng lẽ ra trên cương vị của mình, họ phải là người dìu dắt những người đi sau, chỉ bảo và giúp họ tiến bộ, trưởng thành hơn từng này, trong từng công việc được giao.

Thời gian đi làm

Thái độ tuỳ tiện thiếu trách nhiệm này làm ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh của công ty, cũng như chất lượng công việc. Có những cá nhân lấy cớ vì hiệu quả chung của công việc mà cố tình không thừa nhận năng lực, làm khó dễ cho những thành viên khác trong công ty. Tấm gương về tư tưởng và đạo đức Hồ Chí Minh đã học rồi, bây giờ đến giai đoạn mỗi cá nhân công ty hành động và làm theo lời bác.

Thiết nghĩ xây dựng một quy chế làm việc công sở, từ giờ giấc đến thái độ lao động, từ trang phục đến lời ăn tiếng nói, sao cho văn minh hiện đại, lịch sự và hiệu quả, cũng là một việc thiết thực và giàu ý nghĩa.

Trách nhiệm đối với công việc

Cách ứng xử qua điện thoại

Danh thiếp

Hình thức

Còn có trường hợp nhân viên mặc váy quá ngắn hoặc cỗ trễ hở hang không phù hợp với môi trường làm việc công sở. Tuy nhiên, nhìn chung nhân viên công ty mặc trang phục đẹp mắt, gọn gàng, phù hợp với từng hoàn cảnh giao tiếp như: cồn sở, đón tiếp, gặp gỡ khách hàng, đối tác,. Dù trong hoàn cảnh nào, cũng không nên mặc quần quá chật, váy ngắn quá mức hoặc để lộ một khoảng rộng, khoét sâu ở cổ áo sơ mi.

Chris Hauri – người sáng lập miror Image, một công ty tư vấn hình ảnh và nhận diện thương hiệu ở Chicago, cho rằng trang phục của bạn ảnh hưởng đến nhận thức trong kinh doanh, xây dựng hình ảnh trong trí nhớ khách hàng.

Bắt tay

Bắt tay là một nghi thức lễ tân, xã giao, một nét văn hóa trong giao tiếp nói chung và trong giao tiếp công sở nói riêng. Theo cách nhìn của em, toàn bộ nhân viên công ty EV Entertainment đã thực hiện khá tốt nghi thức quan trọng này. Bước 1: Tiến lại gần, cách khoảng 30cm, chìa tay ra hơi chéo với ngực, ngón tay cái chĩa thẳng.

Bước 2: Nắm tay lại, ngón tay cái khít với ngón tay cái người đối phương, nắm chặt tay họ mà không siết chặt.

Tìm hiểu thêm về văn hóa công sở của công ty qua các khía cạnh khác nhau

Có được thương hiệu trên thị trường như ngày hôm nay không phải là do công sức của một mình giám đốc hay của riêng một nhân viên nào mà đó là kết quả của sự đồng tâm hiệp lực của cả một tập thể, sau đó là sức mạnh của tình yêu đối với công ty, sự trung thành với đường lối kinh doanh của nhà lãnh đạo, là văn hóa ứng xử tốt đẹp mà nhân viên công ty EV Entertainment giành cho những người lãnh đạo công ty – gia đình thứ hai của mình. Với mục tiêu hướng tới khách hàng, mỗi cán bộ, nhân viên của các cơ quan quản lý Nhà nước cũng như của các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tại đây phải tuân thủ “4 xin” và “4 luôn”, bao gồm: “Xin chào - Xin lỗi - Xin cảm ơn - Xin phép” và “Luôn mỉm cười - Luôn nhẹ nhàng - Luôn thấu hiểu - Luôn giúp đỡ”. - Trang phục làm việc của cán bộ, nhân viên cơ bản tốt, bảo đảm gọn gàng, lịch sự phù hợp với bản sắc văn hoá dân tộc và điều kiện làm việc; việc đeo thẻ đã trở thành bắt buộc, nhất là những bộ phận có quan hệ làm việc thường xuyên với khách hàng, việc bài trí trong các phòng làm việc khá ngăn nắp, gọn gàng.

- Tình trạng: Đi họp muộn, nói chuyện riêng trong buổi họp, cách ứng xử không nhã nhặn với khách và đồng nghiệp, trang phục không phù hợp trong khi đi làm, tác phong làm việc không chuyên nghiệp, thiếu ý thức trách nhiệm với công việc được giao… vẫn còn, nhưng rất ít khi sảy ra.

Đề xuất, kiến nghị

- Gương mẫu: với những tiêu chí: có chuyên môn, nghiệp vụ; ứng xử văn hóa; ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; tiết kiệm (thời gian, văn phòng phẩm, tiết kiệm điện…); công sở sạch đẹp, an toàn, nhằm cải tiến lề lối làm việc, đẩy mạnh thực hiện đề án “cải cách thủ tục hành chính nhà nước”, áp dụng cơ chế một cửa, công khai minh bạch và từng bước đơn giản thủ tục hành chính công;. - Xây dựng môi trường văn hóa thấm đậm tinh thần dân chủ, kỷ cương, nhân văn trong đội ngũ cán bộ công chức trên cơ sở phát huy các giá trị văn hóa truyền thống kết hợp với tiếp thu tinh hoa văn hóa nhân loại; vì rằng văn hóa với những ý nghĩa là những giá trị sáng tạo của con người, đều là nguồn lực nội sinh vô tận, tác động trực tiếp hay gián tiếp đến con đường phát triển của một quốc gia, dân tộc;. Để thực hiện được yêu cầu nói trên, ngoài việc thường xuyên giáo dục nâng cao văn hóa cho các đối tượng giao tiếp ở công sở còn cần tới những quy tắc, quy chuẩn ứng xử theo các chế tài bắt buộc của văn hóa công sở do Nhà nước quy định và các chế tài xử lý vi phạm, khen thưởng, động viên.

Thực tế cho thấy, nơi nào cán bộ công nhân viên chức càng gương mẫu, thực hiện tốt quy chế văn hóa công sở, nơi đó càng có sự đoàn kết, thống nhất nội bộ cao, chất lượng, hiệu quả công việc tốt hơn, nhiệm vụ chính trị luôn đảm bảo, thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch đề ra.