Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong viện nghiên cứu hải sản

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Bố cục của bài báo cáo 3 PHẦN I . KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN 4 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu Hải sản 4 1.1.1 Vị trí và chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5 1.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản 6 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện nghiên cứu Hải sản 6 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính 7 1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 8 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN 25 2.1 Tổng quan về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở 25 2.1.1 Kỹ năng giao tiếp 25 2.1.2 Văn hóa công sở 27 2.2 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở trong Viện nghiên cứu Hải sản 28 2.2.1 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp 28 2.2.2 Thực trạng về Văn hóa công sở 31 2.3 Công tác tuyên truyền đối với Văn hóa công sở 34 2.4 Xây dựng Quy chế Văn hóa công sở cho Viện nghiên cứu Hải sản 35 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 3.1 Đánh giá chung 42 3.1.1 Ưu điểm 42 3.1.2 Hạn chế 42 3.1.3 Nguyên nhân 43 3.2 Đề xuất, kiến nghị 43 3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở đối với Viện nghiên cứu Hải sản 43 3.2.2 Đề xuất, kiến nghị đối với Nhà trường 45 PHẦN PHỤ LỤC

Trang 1

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC a DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT c LỜI CẢM ƠN d

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Bố cục của bài báo cáo 3

PHẦN I 4

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN 4

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu Hải sản 4

1.1.1 Vị trí và chức năng 4

1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5

1.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản 6

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện nghiên cứu Hải sản 6

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính 7

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 8

PHẦN II 25

TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN 25

2.1 Tổng quan về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở 25

2.1.1 Kỹ năng giao tiếp 25

2.1.2 Văn hóa công sở 27

2.2 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở trong Viện nghiên cứu Hải sản 28

2.2.1 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp 28

2.2.2 Thực trạng về Văn hóa công sở 31

Trang 2

2.4 Xây dựng Quy chế Văn hóa công sở cho Viện nghiên cứu Hải sản 35

PHẦN III 42

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

3.1 Đánh giá chung 42

3.1.1 Ưu điểm 42

3.1.2 Hạn chế 42

3.1.3 Nguyên nhân 43

3.2 Đề xuất, kiến nghị 43

3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở đối với Viện nghiên cứu Hải sản 43

3.2.2 Đề xuất, kiến nghị đối với Nhà trường 45

PHẦN PHỤ LỤC i

LÃNH ĐẠO VIỆN vi

Trang 3

DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

Trang 4

LỜI CẢM ƠN

Thực tập là giai đoạn quan trọng đối với sinh viên nói chung và sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng Thông qua quá trình này sinh viên được tiếp xúc với những điều kiện thực tiễn, được làm quen với công việc để mỗi sinh viên có thể hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp của mình để áp dụng, để so sánh giữa

lý thuyết với thực tế cụ thể Qua đó giúp cho sinh viên có lòng đam mê công việc,

tự tin, vững vàng hơn với những định hướng cho tương lai

Trong thời gian em thực tập ở phòng Tổ chức – Hành chính, Viện nghiên cứu Hải sản, em đã có điều kiện tiếp xúc với công việc "văn phòng", tập làm quen với vai trò của một nhân viên văn phòng Thời gian đó tuy không dài (từ 04/01 đến 11/3) nhưng em cũng đã tích lũy cho mình được nhiều bài học quý báu về cách giải quyết công việc, thái độ tác phong khi làm việc, cách xử lý mỗi quan hệ giữa các đồng nghiệp trong giải quyết công việc Những bài học qúy báu này sẽ là hành trang giúp em tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc mới với nhiều khó khăn

và thử thách sau này.

Trong quá trình thực tập, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng; sự quan tâm giúp đỡ của các cán bộ trong phòng Tổ chức – Hành chính,Viện Nghiên cứu Hải sản; và đặc biệt người hướng dẫn trực tiếp là anh Trần Quốc Tuyển – Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính đã giúp em có được những nhận thức sâu sắc trong việc giải quyết công việc và có được những tư liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập Quản trị văn phòng.

Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, nhận thức của bản thân còn nhiều hạn chế nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn nhất định Chính vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ dạy từ quý thầy cô

để bài báo cáo của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn nữa.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hải Phòng, ngày 11 tháng 3 năm 2016

Sinh viên

Vũ Kim Dung

Trang 5

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở ở Việt Nam hiện nay đang là một trongnhững đề tài nóng được nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm đến KNGT và VHCScòn mang tính tình cảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quychế văn hóa công sở, văn hóa giao tiếp ở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưngvẫn chưa được hiện thực hóa bằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linhhoạt

Nhằm mục đích tìm hiểu thực tế về Kỹ năng giao tiếp, Văn hóa công sởđang áp dụng tại một số cơ quan hành chính nhà nước có mang lại hiệu quả cao

hay không, em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”

cho chuyên đề tốt nghiệp của mình Hy vọng rằng có thể vận dụng kiến thức đãhọc vào thực tế và tích luỹ thêm kinh nghiệm, trao dồi học hỏi thêm về chuyênmôn

Viện nghiên cứu Hải sản là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ công lậptrực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Từ khi thành lập (năm 1961)cho đến nay, Viện đã có một bề dày lịch sử hoạt động và phát triển đáng trân trọngvới nhiều thành tựu đạt được Chính vì vậy, em xin được lựa chọn Viện Nghiêncứu Hải sản, cụ thể là phòng Tổ chức – Hành chính là cơ quan để nghiên cứu về đềtài “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Khảo sát công tác văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính, Viện nghiêncứu Hải sản

Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc thực hiện các quy định về kỹnăng giao tiếp, văn hóa công sở tại VHS Từ đó đưa ra những quan điểm, nhậnđịnh và giải pháp để nâng cao văn hóa công sở tại cơ quan, đạt hiệu quả cao, đápứng yêu cầu cải cách hành chính ở Việt Nam hiện nay

Trang 6

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Trong khuôn khổ một bài báo cáo, em xin tập trung nghiên cứu tổng quan vềcông tác tổ chức, điều hành văn phòng của phòng TC – HC, VHS và kỹ năng giaotiếp, văn hóa công sở tại Viện nghiên cứu Hải sản

Đối tượng nghiên cứu là công tác văn phòng của phòng TC – HC, và các cán

bộ, công chức, viên chức

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuấtbản Thống kê 2004

Giáo trình Quản trị văn phòng – GS.TS Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất bảnLao động – xã hội 2005

Giáo trình Hành chính văn phòng trong các cơ quan nhà nước – Học việnHành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Giáo dục 2005

Văn hóa công sở – TS Đào Thị Ái Thi, NXB Chính trị - Hành chính 2012.Nghi thức nhà nước – TS Lưu Khiếm Thang, NXB Thanh niên, Hà Nội2001

Quyết định số 428/QĐ-VHS ngày 13 tháng 4 năm 2015 V/v Qui định chứcnăng, nhiệm vụ các đơn vị thuộc Viện Nghiên cứu Hải sản

Quy chế Văn hóa công sở, Quy chế Quản lý công sở ( Ban hành kèm theoQuyết định số 484/ QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ Nông nghiệp

và Phát triển nông thôn)

Quy chế Văn hoá công sở tại các CQHCNN (Ban hành kèm theo Quyết định

số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ)

5 Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo vận dụng các phương pháp quan sát, thống kê; đồng thời có sử dụngtổng hợp các phương pháp phân tích – tổng hợp; phương pháp so sánh; lấy mẫu,phỏng vấn khảo sát thực tế trong quá trình giải quyết những vấn đề đặt ra của bàibáo cáo Ngoài ra còn nghiên cứu thêm những tài liệu tham khảo về công tác vănphòng, xây dựng và thực hiện văn hóa công sở, kỹ năng giao tiếp

Trang 7

6 Bố cục của bài báo cáo

Bài báo cáo gồm phần Mục lục, Lời cảm ơn, Lời nói đầu, 3 phần và Phụ lục:Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Viện nghiên cứu hải sản

Phần II: Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong Việnnghiên cứu Hải sản

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Trang 8

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI

SẢN

Hình 1: Viện nghiên cứu Hải sản 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu Hải sản

(Phụ lục 1: Quyết định số 466/QĐ-BNN-TCCB ngày 06 tháng 02 năm 2015Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứuHải sản)

1.1.1 Vị trí và chức năng

Viện nghiên cứu Hải sản là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ công lậptrực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng nghiêncứu khoa học, chuyển giao công nghệ, đào tạo, hợp tác quốc tế, tư vấn và dịch vụ

về bảo tồn và phát triển nguồn lợi hải sản; khai thác, chế biến hải sản trong phạm

vi cả nước

Viện nghiên cứu Hải sản (sau đây gọi tắt là Viện) có tư cách pháp nhân, cócon dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng để hoạt

Trang 9

động theo quy định của pháp luật Tên giao dịch tiếng Anh: Research Institute forMarine Fisheries, viết tắt là RIMF.

Trụ sở của Viện đặt tại thành phố Hải Phòng Kinh phí hoạt động của Việnđược bố trí từ ngân sách nhà nước và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy địnhcủa pháp luật

- Quan trắc cảnh báo môi trường biển và dịch bệnh hải sản

- Tham gia xây dựng quy hoạch không gian biển và quản lý các khu bảo tồnbiển; xây dựng các bản đồ về nguồn lợi hải sản

- Đào tạo sau đại học, đào tạo chuyên đề phục vụ phát triển nguồn nhân lực;hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghề cá biển theo quy định của Pháp luật

- Tham gia hoạt dộng khuyến ngư, chuyển giao công nghệ nghề cá biển đốivới các thành phàn kinh tế; liên doanh, liên kết với các tổ chức, các nhân trong vàngoài nước để sản xuất, kinh doanh các mặt hàng thủy sản theo quy định

- Tư vấn, dịch vụ KH & CN thuộc các lĩnh vực nghiên cứu được giao theoquy định của pháp luật

- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy đinh của pháp luật

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ NN & PTNT giao

- Xây dựng trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý tổ chức bộ máy, biên chếcông chức theo ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp và ngườilao động theo phân cấp quản lý của Bộ và quy định của pháp luật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Viện

Trang 10

NN & PTNT bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định;

+ Phó Viện trưởng giúp Viện trưởng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công táctheo phân công của Viện trưởng và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, trước phápluật về nhiệm vụ được phân công phụ trách hoặc ủy quyền

- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: 9 phòng và 1 đội tàu

- Các đơn vị trực thuộc: 1 phân viện và 4 trung tâm

1.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản

(Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản)

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện nghiên cứu Hải sản

(Phụ lục 3: Quyết định 428/QĐ-VHS ngày 13 tháng 4 năm 2015 Quy địnhchức năng, nhiệm vụ các đơn vị thuộc Viện nghiên cứu Hải sản)

1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Văn phòng có Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh Văn phòng và các côngchức khác

a Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trướcLãnh đạo Viện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của Văn phòng

b Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một sốmặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phâncông Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Vănphòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng

c Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễnnhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, PhóChánh Văn phòng do Lãnh đạo Viện quyết định theo quy định

Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là nhữngngười có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,

am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng chế

Trang 11

độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương xứng vớinhiệm vụ được giao.

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính

(Phụ lục 4: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính)

Nhân sự: Tổng số cán bộ, công nhân viên: 15 người

- Trưởng phòng: Trần Quốc Tuyển

- Phó Trưởng phòng: Phạm Thị Duyên Hương

- Có 5 bộ phận: Bộ phận VT – LT; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận Y tế,chính sách xã hội; Bộ phận hậu cần, nội vụ; Bộ phận bảo vệ

Trang 12

phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.

1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

a Xác định vị trí việc làm

Phòng TC – HC làm việc theo chế độ thủ trưởng Đứng đầu là Trưởngphòng do Viện trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Viện trưởng vàtrước pháp luật Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ cáchoạt động của Văn phòng

Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịutrách nhiệm trước Viện trưởng và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Viện; quản lý, tổ chức thựchiện công tác VT- LT hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,văn thư theo quy định của pháp luật Hiện tại Bộ phận VT – LT có 02 chuyên viên:

- Chuyên viên soạn thảo văn bản: Nguyễn Thị Hải Vân

- Lưu trữ kiêm văn thư: Mai Thị Ngân

- Bảo vệ: Đàm Đình Giang; Lê Thị Nguyệt; Hoàng Đăng Sơn

- Lái xe: Bùi Ngọc Cải; Hồ Quang Thành

b Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong phòng TC – HC

Trang 13

•Vị trí Chánh Văn phòng

BỘ NÔNG NGHIỆP

VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bảo vệ chính trị nội bộ; Công tác thanh tra lao độngQuản lý, lưu trữ các Văn bản vào hồ sơ cán bộCông tác đào

tạo

Tiếp nhận, xử lý các văn bản về đào tạo ngắn hạn, dài hạn trong

và ngoài nước đối với CBVC – LĐLàm Công văn, Quyết định cử CBVC – LĐ đi đào tạo

Trang 14

Công tác đào

tạo sau đại học

Thông báo tuyển thí sinh Nghiên cứu sinhLập kế hoạch, theo dõi tiến độ trong quá trình đào tạo làm luận áncủa Nghiên cứu sinh

Tổ chức chấm chuyên đề Tiến sĩ; tổ chức bảo vệ cấp cơ sở và tổchức bảo vệ luận án Tiến sĩ cấp Nhà nước cho Nghiên cứu sinh

LĐ ra nước ngoài công tác, học tậpCông tác Văn

thực hiện

Xây dựng kế

hoạch

XD chương trình thực hiện chỉ thị, nghị quyếtXây dựng KH cá

nhân và phòng

XD kế hoạch CT cá nhân và công tác của Vănphòng

Theo quí,nămNhiệm vụ khác

do cấp trên giao

Tham gia các công tác khác do Lãnh đạo Việngiao

Khi có yêucầu

3 Các mối quan hệ trong công việc:

3.1 Quan hệ trong Viện:

Trang 15

Đối tượng Nội dung quan hệ Mức độ

Báo cáo tiến độ, đề xuất ý kiến thực hiệnnhiệm vụ trong lĩnh vực được giao

Theo công việc

Tham gia hội đồng đào tạo, nâng bậc lương,biên chế, đào tạo, đoàn ra

Theo công việc

3.2 Quan hệ ngoài Viện:

Các cơ quan hữu

quan

Liên hệ công tác về Nhà, đất, xuất nhậpcảnh, công tác an ninh trật tự

Theo công việc

hạn trong phòng

Phân công, đánh giá kết quả công việc của CBVC – LĐ trongVăn phòng; đề nghị tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ trong Vănphòng; ký các giấy tờ thanh toán của CBVC – LĐ Văn phòng

Trang 16

Tiêu chí Thông số đo lường

Các chính sách, qui trình liên quan

6.1 Trình độ:Đại học chuyên ngành: Quản lý hành chính

6.2 Kinh nghiệm: 5 năm trở lên

6.3 Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, mức độ cam kết:

Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:

- Am hiểu về chế độ chính sách đối với người LĐ

- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo

- Khả năng đánh giá và nhìn nhận con người Có kỹ năng giao tiếp, nói trướcđông người

Yêu cầu về thể chất, thái độ, hành vi:

- Có sức khỏe tốt, kiên nhẫn và hòa nhã Có quyết tâm cao và tâm huyết vớicông việc Tinh thần trách nhiệm cao Tự tin, trung thực, đáng tin cậy, công bằng.Mức độ cao kết, gắn bó với Viện:

- Cam kết gắn bó với Viện từ 10 năm trở lên

Người đảm nhiệm Phê duyệt của Viện trưởng

Trang 17

•Vị trí Phó Chánh Văn phòng

BỘ NÔNG NGHIỆP

Theo dõi đánh giá công chức hàng nămCông tác Lao

Trang 18

Theo dõi quản lý cho thuê phòng họp, hội thảoPhụ trách và theo dõi công tác bảo vệ

Phụ trách công tác quân sự, an ninh quốc phòngTrực tiếp quản lý, đôn đốc công tác vệ sinh môi trường, vườnhoa cây cảnh của Viện

Quản lý hồ sơ nhà đất và các vấn đề liên quan Soạn thảo vănbản, báo cáo thông kê về nhà, đất

Công tác hộ khẩuCông tác khác Theo dõi và quản lý một số hợp đồng của Viện; HĐ bảo

dưỡng, sửa chữa nhỏ

Quản lý và theo dõi tài sản của Lãnh đạo ViệnCông tác Văn

Thu thập thông tin, số liệu và đè nghị của các đơn

vị để lập báo cáo theo lĩnh vực được phân công

ThườngxuyênHoạt động

chung

Tham gia các hoạt động của Viện: họp giao bantuần, tháng; đánh giá nghiệm thu Đề tài, Dự án,hội thảo liên quan đến lĩnh vực công tác được giao

Theo địnhkỳ

Học tập,

bồi dưỡng

Tham gia các khóa học về chuyên môn, nghiệp vụtheo yêu cầu của Bộ; học tập chỉ thị nghị quyết,các nghị định cần triển khai theo chỉ đạo của ViệnHọc tin học, tự học tập nâng cao kiến thức tronglĩnh vực được giao

Thỉnhthoảng

2.3 Nhiệm vụ khác:

Trang 19

Tên nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ Thời

lượng

Xây dựng kế

hoạch

Kế hoạch huấn luyện quân sự, phòng chống cháynổ

do cấp trêm giao

Tham gia các công tác khác do Lãnh đạo Việngiao

Khi cóyêu cầu

Lãnh đạo Viện Đề xuất ý kiến về một số lĩnh vực theo

nhiệm vụ được giao trong công tác của Viện

Theo công việc

Báo cáo tiến độ thực hiện nhiệm vụ tronglĩnh vực được giao

Giải quyết chế độ, công tác BHXH, BHYT3.2 Quan hệ ngoài Viện:

Vụ Tổ chức cán bộ BC theo yêu cầu về LĐ tiền lương, nâng

bậc lương, nhà đất

Theo công việc

hành Quân sự Quận

Theo yêu cầu

Trang 20

Công an Phường,

Quận, Thành phố

Cung cấp số liệu, nhận yêu cầu trong côngtác

Theo công việc

khi Chánh Văn phòng đi vắng

Ký phiếu thanh toán khi Chánh Văn phòng đi vắng

5 Chỉ số đánh giá kết quả công việc:

Chế độ, chính sách liên quan đến

nhân sự

Tuân thủ đúng chế độ chính sách của Nhànước

6 Các yêu cầu:

6.1 Trình độ:

- Đại học chuyên ngành: Quản lý hành chính

6.2 Kinh nghiệm: 4 năm trở lên

- Am hiểu về chế độ chính sách đối với người LĐ

- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo

Trang 21

- Khả năng đánh giá và nhìn nhận con người

- Có kỹ năng giao tiếp, nói trước đông người

- Có sức khỏe tốt

- Kiên nhẫn và hòa nhã

- Có quyết tâm cao và tâm huyết với công việc

- Tinh thần trách nhiệm cao

- Tự tin, trung thực, đáng tin cậy, công bằng

Mức độ cao kết, gắn bó với Viện:

Trang 22

•Vị trí chuyên viên 1

BỘ NÔNG NGHIỆP

1 Tóm tắt công việc:

Trực tiếp làm các công việc do Chánh Văn phòng phân công

2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:

2.1 Nhiệm vụ chính:

Làm BC Lao động tiền lương, BHXHGhi sổ, đối chiếu sổ BHXH với BHXH quân Ngô QuyềnThống kê danh sách tiền lương theo định kỳ

Soạn thảo HĐLĐ

ngắn và dài hạnSoạn thảo văn bản về đào tạoTheo dõi các lớp học do Viện tổ chức

Trang 23

2.2 Nhiệm vụ phụ trợ thường xuyên:

Hoạt động

chung

Tham gia các hoạt động của Viện khi có yêu cầuTrực tiếp nhận, đôn đốc các đơn vị cung cấp thôngtin, số liệu để tham gia báo cáo thống kê

vực công tác được giao

Thườngxuyên

Tự Học tin học, tiếng Anh hoặc tham gia các lớpbồi dưỡng

Công tác khác Làm một số công tác khác khi Chánh văn phòng

giao

Khi có yêucầuXây dựng KH công tác cá nhân

Lãnh đạo Viện,

Văn phòng

Đề xuất, xây dựng kế hoạch công tácBáo cáo kết quả thực hiện công việc

Đề xuất ý kiến trong giải quyết công việcCác đơn vị thuộc

Viện

của công việcCác thành viên

khác trong Viện

Hợp tác làm việc theo nhómThảo luận chuyên môn

Trang 24

3.2 Quan hệ ngoài Viện:

Các cơ quan hữu

quan

4.1 Trình độ:

- Đại học chuyên ngành: Lao động tiền lương

- Ngạch công chức: Chuyên viên

- Tiếng Anh trình độ: C

- Tin học: Văn phòng

4.2 Kinh nghiệm: có kinh nghiệm

- Biết tổng hợp, tiếp thu và lĩnh hội ý kiến nhanh

- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo, làm việc độc lập, theo nhóm

- Có sức khỏe tốt, chăm chỉ

- Tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, đáng tin cậy

Trang 25

•Vị trí Chuyên viên 2

(Phụ lục 5: Bảng mô tả công việc: Vị trí chuyên viên 2)

BỘ NÔNG NGHIỆP

Soạn thảo tài liệu về công tác VT – LT và hành chính quản trịCông tác khác Theo dõi, mua bảo hiểm cho tàu, bảo hiểm con người khi Viện,

Trang 26

có sự cố xảy raTheo dõi, thanh toán tiền điện nước, điện thoại, thuế đất của ViệnQuản lý tài sản, thiết bị máy móc thuộc Văn phòng, lập kế hoạchbảo trì, sửa chữa máy móc theo định kỳ và khi cần thiết

Theo dõi, quản lý khu ký túc xáMột số công tác khác do Chánh Văn phòng giao2.2 Nhiệm vụ phụ trợ thường xuyên:

Tham gia các khóa học về chuyên môn, nghiệp

vụ theo phân công của Lãnh đạo Viện, ChánhVăn phòng

Khi có yêucầu

Đọc, nghiên cứu chế độ, chính sách về các lĩnhvực công tác được giao

Thườngxuyên

Tự Học tin học, tiếng Anh hoặc tham gia các lớpbồi dưỡng

Làm một số công tác khác khi Chanh Văn phònggiao

Theo yêucầu

Lãnh đạo Viện,

Văn phòng

Đề xuất, xây dựng kế hoạch công tácBáo cáo kết quả thực hiện công việc

Đề xuất ý kiến trong giải quyết công việc

Trang 27

Các đơn vị thuộc

Viện

của công việcCác thành viên

khác trong Viện

Hợp tác làm việc theo nhómThảo luận chuyên môn3.2 Quan hệ ngoài Viện:

4.2 Kinh nghiệm: áp dụng được kiến thức đã học vào công việc

Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng: - Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo

- Sắp xếp bố trí tài liệu khoa học, ngăn nắp

Yêu cầu về thể chất, thái độ, hành vi: - Có sức khỏe tốt Tinh thần trách nhiệm cao

- Trung thực, đáng tin cậy

•

Trang 28

•Vị trí bảo vệ

BỘ NÔNG NGHIỆP

1 Tóm tắt công việc:

Thường trực, bảo vệ cơ quan tại 224 Lê Lai, Hải Phòng

2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:

2.1 Nhiệm vụ chính:

Lễ, Tết)Đảm bảo an toàn trong cơ quan, không để xảy ra mất mát tài sảncủa cơ quan, của CBVC – LĐ Nếu để xảy ra mất mát tài sảncủa cơ quan và xe của CBVC – LĐ phải có trách nhiệm

Một số công tác khác khi Chánh Văn phòng giao

Tổ trưởng Bảo

vệ

Bố trí phân công ca trực cho tổ bảo vệĐảm bảo tự sắp xếp bố trí người trong tổ trực thay nhau khingười của tổ có việc bận đột xuất

3.Các yêu cầu: Có sức khỏe tốt Chăm chỉ, tự giác, làm việc có trách nhiệm

•Vị trí lái xe

(Phụ lục 7: Bảng mô tả công việc: vị trí Lái xe)

Trang 29

PHẦN II TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG

Hình 2: Văn hóa công sở 2.1 Tổng quan về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở

2.1.1 Kỹ năng giao tiếp

a Khái niệm

trò rất lớn trong sự phát triển của con người Đồng thời, giao tiếp còn là phươngtiện hiện nhân cách Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp vớinhững người xung quanh

Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất địnhtrong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữnhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống, tạo nên những ảnh hưởng,tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau

Trang 30

Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không baogiờ chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của ngườinhận tin Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:

+ Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý

+ Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm

+ Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau

Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽlàm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc

Chức năng của giao tiếp:

- Chức năng truyền đạt thông tin

- Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau

- Chức năng phối hợp và hành động

- Chức năng điều chỉnh hành vi

và đoán biết diễn biến tâm lý bên trong của con người (với tư cách là đối tượnggiao tiếp) Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, biếtcách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt một mục đích

Trang 31

2.1.2 Văn hóa công sở

a Khái niệm

trong quan hệ qua lại giữa con người và xã hội Song chính văn hóa lại tham giavào việc tạo nên con người, và suy trì sự bền vững cũng như trật tự xã hội Vănhóa được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác thông qua quá trình xã hội hóa.Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước,một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước vàgiữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác,

từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán,lối sống và lao động

hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làmviệc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạtđộng của nó

Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉcương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viêncủa cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình Muốnnhư thế cán bộ phải tôn trọng kĩ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quantrong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung,chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, cơ hội

b Vai trò của Văn hóa công sở

Văn hóa bao giờ cũng gắn liền với sự phát triển, là chìa khóa của sự pháttriển và tiến bộ xã hội

- Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh,hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ.Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Môi trường vănhóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của CBCC với cơ quan, với nhân dân góp

Trang 32

- Tính tự giác của CBCC trong công việc sẽ đưa công sở này phát triển vượthơn lên so với công sở khác.

- Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính vănhóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong mộtchừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sựđối lập có tính bản thể của các thành viên Hướng các CBCC đến một giá trịchung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở Đóchính là làm cho CBCC hoàn thiện mình

- Mỗi kiểu văn hóa có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển của công

sở Kiểu văn hóa quyền lực giúp công sở có khả năng vận động nhanh, tạo nên tínhbền vững trong khi theo đuổi mục tiêu của mình Kiểu văn hóa vai trò giúp công sởphát huy hết năng lực của CBCC, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đónhanh chóng đạt được mục tiêu của công sở

Xây dựng, đổi mới, chấn chỉnh không ngừng hoàn thiện công sở giúp công

sở phát triển bền vững, nhanh chóng đạt hiệu quả cao Thắng lợi của mỗi công sởkhông chỉ là mục tiêu kinh tế, chính trị hay xã hội mà trước hết và hơn hết đó làvăn hóa công sở Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồngthời văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối vớiviệc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó

2.2 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở trong Viện nghiên cứu Hải sản

Hiện tại, Viện nghiên cứu Hải sản chưa xây dựng Quy chế Văn hóa công sởchính thức và đang áp dụng Quy chế Văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn (Ban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn)

2.2.1 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp

Công sở là nơi công dân, các cơ quan hữu quan, bạn đồng nghiệp trongngành… đến liên hệ, công tác Vì vậy, CBCC làm việc ở đây cần có những ứng xử

Trang 33

văn minh, thanh lịch trong giao tiếp.

Nghị quyết Trung ương 5 (khóa X) nhận định: Giao tiếp, ứng xử văn hóa nơicông sở thể hiện đến chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xâydựng lề lối làm việc khoa học của đội ngũ CBCC, góp phần vào quá trình cải cáchnền hành chính nước nhà

a Xưng hô nơi công sở

Xưng hô nơi công sở là biểu hiện văn hoá Trong thời kỳ mở cửa, cùng vớihội nhập và phát triển kinh tế, các luồng văn hoá nước ngoài cũng theo đó mà vào

Có nhiều luồng gió mát nhưng cũng không ít luồng gió độc Làm sao điều chỉnhnhững hành vi ứng xử để bảo tồn văn hóa mà vẫn du nhập được văn minh, tiến bộnhân loại? Điều này hết sức khó Nó đòi hỏi mọi thành viên trong xã hội phải biết

tự mình điều chỉnh quan điểm hành vi ứng xử sao cho phù hợp

Trong công sở, mỗi công chức đều có nhiều mối quan hệ: Quan hệ giữa cácđồng nghiệp cùng cơ quan với nhau, giữa công chức với khách, giữa lãnh đạo vớinhân viên, giữa cấp dưới với cấp trên… Tuỳ trường hợp cụ thể mà ta có nhữngcách xưng hô sao cho đúng chuẩn mực mà vẫn không quá suồng sã, cũng khôngquá xa cách

Thực tế, khi xây dựng quy chế nội bộ, Bộ NN & PTNT cũng như Việnnghiên cứu Hải sản vẫn chưa chú trọng lắm đến ngôn ngữ xưng hô Những cáchxưng hô dông dài ta có thể thấy sau đây:

- Kiểu xưng hô “sếp – lính” vẫn còn Chẳng hạn lúc không có lãnh đạo ở cơquan, khi khách đến liên hệ công việc thì được trả lời: “Sếp đi họp” hay “Sếp đicông tác rồi” Khi cấp dưới gặp lãnh đạo để trình ký văn bản, giấy tờ hoặc xin ýkiến thì hồn nhiên nói: “Sếp ký giúp em tờ trình này”,

- Những từ lóng “sếp”, “lính” chỉ là cách gọi vui, ngắn gọn khi nói chuyệnbình thường chứ không phải là những lời xưng hô chính thức trong giao tiếp nơicông sở Có cấp trên còn gọi cấp dưới là “thằng A”, “con B” như cha chú gọi concháu, rồi “mày - tao” Cách xưng hô đó thể hiện sự thân mật, gần gũi nhưng cũng

Trang 34

Xưng hô trong công sở là một nét văn hoá công sở, vì vậy cách xưng hôcũng phải làm sao vừa lịch sự dễ nghe lại vẫn trân trọng mà có văn hoá Nênchăng, Viện cần đưa vấn đề xưng hô trong công sở vào quy chế nội bộ và thôngqua Hội nghị Cán bộ công chức đầu năm để mọi người cùng thực hiện Có như thế,việc xây dựng cơ quan văn hoá mới ngày càng phát huy hiệu quả.

b Giao tiếp trực tiếp

Công chức, viên chức của Bộ khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quyđịnh về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định củapháp luật Công chức, viên chức khi tham dự các buổi làm việc, hội họp, tiếpkhách và các hoạt động tập thể phải có mặt trước giờ quy định tối thiểu 05 phút

Trong giao tiếp với khách, công chức, viên chức phải nhã nhặn, lắng nghe ýkiến, giải thích, hướng dẫn rõ ràng, cụ thể về các quy định liên quan đến giải quyếtcông việc

Công chức, viên không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khókhăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ

Thực trạng cho thấy, khi có khách đến liên hệ công tác, CBCC đứng lênchào niềm nở, tươi cười, sau đó mời khách ngồi Đồng thời luôn có chỉ dẫn, hướngdẫn khách đến bàn làm việc, phòng làm việc, thủ tục hành chính ra sao, chứ không

để khách tự tìm đến nơi cần giải quyết Ngoài ra, CBCC có thái độ rất lịch sự,ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, với đồng nghiệp rất hợp tác, với cấp trênluôn tôn trọng, cấp dưới luôn thân thiện

c Giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, công chức, viên chức phải xưng tên, cơ quan,đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn gọn, tập trung vào nội dung công việc, khôngngắt điện thoại đột ngột

Khi tham dự các buổi làm việc, hội họp, tiếp khách phải ngắt chuông điệnthoại di động; không đàm thoại bằng điện thoại trong phòng họp khi đang dự làmviệc, hội họp, tiếp khách

Việc tiếp chuyện, trao đổi điện thoại cũng là một trong những kỹ năng quan

Trang 35

trọng của CBCC Tuy nhiên, trên thực tế có thể khẳng định rằng phần nhiều nộidung trao đổi còn rườm rà bởi những tình tiết không thuộc mục đích chính Dĩnhiên trong giao tiếp không nên cứng nhắc nhưng cũng cần có những chuẩn mựcchung khi trao đổi công việc, và từ đó sẽ góp phần tạo ra tính chuyên nghiệp tronghoạt động công vụ.

Tuy vậy, nét đẹp về giao tiếp, ứng xử cũng như việc đối đáp trên điện thoạidường như khá chuẩn mực của một công sở văn minh

2.2.2 Thực trạng về Văn hóa công sở

a Trang phục và Lễ phục

Hình 3: Trang phục nơi công sở

Trang phục, ăn mặc có lẽ là chủ đề được đề cập nhiều nhất mỗi khi nhắc đếnvăn hóa công sở Rất khó để đưa ra một định nghĩa rõ ràng thế nào là trang phụcphù hợp nơi công sở do vậy những quy định chỉ mang tính khung mà không thểbao quát hết từng chi tiết vốn có tính rất đa dạng của thời trang

Áp dụng theo quy chế, khi thực hiện nhiệm vụ, công chức, viên chức của Bộphải ăn mặc gọn gàng, lịch sự; không đi dép lê, guốc không có quai hậu, giày thểthao Nam giới không bỏ áo sơ mi ngoài quần Nữ giới không mặc minizýp, áokhông có tay Về lễ phục, lễ phục của CCVC là trang phục chính thức được sửdụng trong những buổi lễ, cuộc họp trọng thể, các cuộc tiếp khách nước ngoài, cụ

Định dạng
Số trang	70
Dung lượng	1,74 MB