Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại công ty cổ phần hưng quốc

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LỜI CẢM ƠN PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 1 I. TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 1 1. Thông tin chung. 1 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 2 2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty 3 2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty: 5 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 5 1, Chức năng của phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần Hưng Quốc 5 2, Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính nhân sự công ty cổ phần Hưng Quốc 6 2.1. Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo 6 2.2. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 6 2.3. Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường 7 2.4. Về công tác quản lý tài sản 7 III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 7 1, Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng Hành chính nhân sự (HCNS) 7 Phụ lục 02. 7 2, Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng HCNS 7 2.1 Điều kiện làm việc của phòng HCNS 7 2.1.1 Trang thiết bị của phòng 7 2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng 8 2.2. Tổ chức 9 2.3, Hoạt động quản lý và công tác văn phòng của phòng HCNS 12 2.3.1 Công tác văn thư 12 2.3.2 Công tác lưu trữ 17 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 20 I, Thực trạng Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, nhân viên công ty Cổ phần Hưng Quốc 20 1, Kỹ năng giao tiếp 21 1.1, Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ 21 1.2, Văn hóa giao tiếp bằng ngôn ngữ nói 24 II, Thực trạng văn hóa công sở trong công ty Cổ phần Hưng Quốc 30 1, Văn hóa ăn mặc, trang phục 30 2, Văn hóa giờ giấc làm việc. 31 3, Thái độ làm việc 32 4,Văn hóa giao tiếp với khách hàng 33 5,Văn hóa quan hệ với đồng nghiệp 34 6, Ứng xử với đồng nghiệp 36 7, Văn hóa nơi làm việc 37 8, Văn hóa sử dụng tài sản công 39 9,Văn hóa làm việc, cộng tác cho công ty khác 40 10, Văn hóa hội họp 41 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 I, Kiến nghị và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở 42 1, công tác văn phòng 42 1.1, Giải pháp về công tác thông tin 42 1.2, Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ. 43 1.3, Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị 44 1.4, Giải pháp về công tác hậu cần 45 1.5, Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ 45 1.6, Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của CBNV văn phòng 46 1.7, Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBNV 46 1.8, Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 46 II, Kỹ năng giao tiếp và ăn hóa công sở 47 1, Đề xuất kiến nghị nâng cao kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở. 47 2, Giải pháp thực hiện 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC 50

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 4

LỜI CẢM ƠN 6

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 1

I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 1

1 Thông tin chung 1

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty 2

2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty 3

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty: 5

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 5

1, Chức năng của phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần Hưng Quốc 5

2, Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính nhân sự công ty cổ phần Hưng Quốc 6

2.1 Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo 6

2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 6

2.3 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường 7

2.4 Về công tác quản lý tài sản 7

III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty 7

1, Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng Hành chính nhân sự (HCNS) 7

Phụ lục 02 7

2, Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng HCNS 7

2.1 Điều kiện làm việc của phòng HCNS 7

2.1.1 Trang thiết bị của phòng 7

2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng 8

2.2 Tổ chức 9

2.3, Hoạt động quản lý và công tác văn phòng của phòng HCNS 12

2.3.1 Công tác văn thư 12

2.3.2 Công tác lưu trữ 17

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC 20

I, Thực trạng Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, nhân viên công ty Cổ phần Hưng Quốc 20

1, Kỹ năng giao tiếp 21

1.1, Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ 21

1.2, Văn hóa giao tiếp bằng ngôn ngữ nói 24

II, Thực trạng văn hóa công sở trong công ty Cổ phần Hưng Quốc 30

1, Văn hóa ăn mặc, trang phục 30

2, Văn hóa giờ giấc làm việc 31

3, Thái độ làm việc 32

4,Văn hóa giao tiếp với khách hàng 33

5,Văn hóa quan hệ với đồng nghiệp 34

6, Ứng xử với đồng nghiệp 36

7, Văn hóa nơi làm việc 37

8, Văn hóa sử dụng tài sản công 39

9,Văn hóa làm việc, cộng tác cho công ty khác 40

10, Văn hóa hội họp 41

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

I, Kiến nghị và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở 42

1, công tác văn phòng 42

1.1, Giải pháp về công tác thông tin 42

1.2, Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ 43

1.3, Giải pháp về công tác tổ chức hội nghị 44

1.4, Giải pháp về công tác hậu cần 45

1.5, Giải pháp về công tác bảo vệ, tạp vụ 45

1.6, Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của CBNV văn phòng 46

1.7, Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBNV 46

1.8, Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban, bộ phận 46

II, Kỹ năng giao tiếp và ăn hóa công sở 47

1, Đề xuất kiến nghị nâng cao kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở 47

2, Giải pháp thực hiện 48

KẾT LUẬN 49

PHỤ LỤC 01 50

LỜI NÓI ĐẦU

Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nềnkinh tế Đặc biệt từ sau khi nước ta ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hộinhập.Hơn thế nữa thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranhgay gắt như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuấtphải luôn nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.Để quản lý quátrình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạtcác công cụ khác nhau Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếutrong bất kì doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng Văn phòng

là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối ngoạitrong văn bản đi, đến, văn bản nội bộ.đồng thời các hoạt động tham mưu tổnghợp Hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với

vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng

ở của các nhà quản trị Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cầnthiết bộ phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm

nỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị

Hiểu được tầm quan trọng đó của công tác văn phòng, khoa Quản trị vănphòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội với mục đích gắn liền nhà trường với

xã hội, lý luận với thực tiễn, hằng năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức chosinh viên đi thực tập thực tế ở các cơ nhà nước và doanh nghiệp tư nhân Quađợt thực tâp này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cốkiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm

và phong cách làm việc của một nhân viên lam công tác văn phòng

Được sự đồng ý của lãnh đạo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Khoa Quảntrị văn phòng và lãnh đạo công ty Cổ phần Hưng Quốc, em về thực tập tại phòngHành chính Nhân sự (HCNS) của công ty từ ngày 4/01/2016 đến ngày11/3/2016 Mà dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạnnhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của lãnh đạo và các anh chị trong phòng

HCNS công ty, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng sự cố gắngcủa chính bản thân, em đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.

Trong quá trình trình thực tập tại công ty em nhận thấy công tác vănphòng tại công ty bên cạnh những kết quả đạt được thì vẫn còn bộc lộ nhữngmặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tác văn phòng làchưa cao, một trong những mặt hạn chế đó là “ Kỹ năng giao tiếp và văn hóacông sở” chính vì vậy được sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo Lâm Thu Hằng

và sự giúp đỡ của toàn thế các cán bộ, nhân viên trong công ty Cổ phần HưngQuốc, em đã chọn đề tài “ Kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở” tại công ty Cổphần Hưng Quốc với mục đích áp dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng caonhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và nângcao hiệu quả giao tiếp và văn hóa công sở trong hoạt động của văn phòng tạicông ty được tốt hơn

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên cho em xin gửi tới quí thầy cô khoa Quản trị vănphòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho emtrong thời gian qua để em có thể hoàn thành tốt quá trình thực tập này

Và hơn hết em xin cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn cô Lâm Thu Hằng.Sau khi kết thúc thời gian thực tập, em đã thu thập tài liệu, thông tin dựatrên yêu cầu của Nhà trường, Khoa đề ra cùng với sự học hỏi và trải nghiệm củabản thân Em đã tổng kết lại thành bài báo cáo với các nội dung sau:

Phần I Khảo sát công tác văn phòng – phòng Hành chính của công ty Cổphần Hưng Quốc

Phần II Chuyên đề kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở tại công ty Cổphần Hưng Quốc

Phần III Kết luận và đề xuất kiến nghị

Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh chị,

cô chú đang làm việc tại công ty Cổ phần Hưng Quốc, bạn Trịnh Văn Hưng đãcùng em sát cánh trong thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn

Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế cònhạn chế nên bài báo cáo thực tập sẽ còn nhiều thiếu sót.Nhưng với sự nghiêncứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được sự chỉ bảotận tình của quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Hoàng Văn Thuận

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN HƯNG QUỐC

I TÌM HIỂU CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

* Giới thiệu vài nét về công ty.

1 Thông tin chung.

TÊN CÔNG TY : CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

TÊN GIAO DỊCH : HUNG QUOC JOINT STOCK COMPANY

TÊN VIẾT TẮT : HUNG QUOC., JSC

ĐỊA CHỈ : SỐ A8, TT BGD & ĐT, P XUÂN LA, Q TÂY HỒ, TP.

cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực

Tư vấn xây dựng, Hoạt động đo đạc bản đồ, Quản lý đất đai, Tư vấn môitrường

Đến nay, Công ty đã tham gia thiết kế, giám sát nhiều công trình cóquy mô vừa và lớn Trước cơ chế thị trường và sự đổi mới chung của cảnước, Công ty đã không ngừng nâng cao bồi dưỡng trình độ khoa học kĩthuật và nghiệp vụ chuyên môn trong quản lý

Với vốn điều lệ ban đầu là 9.000.000.000 đồng

Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng

Tổng số cổ phần: 90.000

Công ty đã từng bước phát triển để trở thành một trong những công

ty lớn mạnh và thu hút sự quan tâm cũng như đầu tư của khách hàng

- Tư vấn lập quy hoạch sử dụng đất, Hoạt động đo đạc bản đồ chođội ngũ cán bộ và nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao nhất

- Điều này đã tạo cho Công ty có uy tín và có chỗ đứng vững chắctrên thị trường

- Các công trình Công ty tư vấn, thiết kế đều đảm bảo chất lượng, kỹ

mỹ thuật, đáp ứng được yêu cầu cao của các chủ đầu tư nên Công ty đãđược các chủ đầu tư đánh giá cao

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

Chức năng của Công ty là hoạt động kinh doanh đa ngành nghề như: tưvấn xây dựng, hoạt động đo đạc bản đồ, quản lý đất đai, tư vấn môi trường vàmột số ngành nghề khác phù hợp với năng lực của công ty, được chủ sở hữunhà nước chấp thuận theo quy định của Pháp luật

- Quản lý chuyên ngành về khảo sát, lập dự án, lập thiết kế kỹ thuậtcáccông trình đo đạc và bản đồ

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ, lập hồ sơ địa chính, cấpgiấy chứng nhận quyền sử dụng đất

-Bảo toàn và phát triển vốn của chủ sở hữu giao, vốn tự bổ sung, sửdụng hợp lý các nguồn lực, tối đa hóa lợi nhuận, tích lũy và phát triển côngty

2.1 Ngành nghề kinh doanh của công ty

STT Tên ngành nghề kinh doanh

1 Khảo sát, lập dự án, dự toán, lập thiết kế kỹ thuật các công trình đo

đạc và bản đồ

2 Đo vẽ thành lập bản đồ địa chính, bản đồ địa hình

3 Đo vẽ thành lập bản đồ địa giới hành chính, bản đồ thổ nhưỡng và

7 Lập quy hoạch đô thị, quy hoạch phát triển nông nghiệp nông

thôn, quy hoạch du lịch sinh thái

8 Lập quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội các cấp, quy hoạch vùng

và quy hoạch ngành kinh tế

9 Lập dự án đánh giá tác động môi trường và bảo vệ môi trường

10 Dịch vụ công nghệ môi trường và xử lý nước thải

11 Khảo sát, lập dự án, thiết kế công trình Giao thông, và Thủy lợi

12 Tư vấn trong lĩnh vực thu hồi đất, đền bù GPMB phục vụ dự án

13 Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm

và đồ uống

14 Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cơ sở

hạ tầng, đường dây và trạm biến áp đến 110KV

15 Tư vấn, lập và triển khai các dự án, chương trình phát triển kinh tế nông,

lâm, ngư nghiệp và phát triển nông thôn

16 Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm

và đồ uống

17 Trồng, chế biến, mua bán hàng nông, lâm sản, hàng lương thực, thực phẩm

vàđồ uống

18 Xây dựng hệ thống điểm đo đạc trọng lực và độ sau

19 Xây dựng cơ sở dữ liệu đo đạc và bản đồ

20 Đo vẽ thành lập bản đồ địa hình, địa chính và địa giới hành chính

21 In các loại bản đồ (trong lĩnh vực được Nhà nước cho phép)

22 Mua bán sắt thép, ống thép, kim loại màu

23 Cho thuê xe ô tô.

24 Kinh doanh bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê (không bao gồm

hoạt động tư vấn về giá đất)

25 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng

26 Phá dỡ.Chuẩn bị mặt bằng

27 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

28 Xây dựng công trình công ích

29 Lắp đặt hệ thống điện

30 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí

31 Lắp đặt hệ thống xây dựng khác

32 Hoàn thiện công trình xây dựng

33 Trang trí nội thất công trình

34 Thiết kế công trình đường bộ

35 Khảo sát địa hình công trình

36 Thiết kế công trình cầu hầm

37 Thiết kế các loại công trình dân dụng, công nghiệp

38 Thiết kế công trình thủy lợi

39 Giám sát thi công xây dựng loại công trình: Công trình xây dựng giao

thông các cấp không phân biệt vùng, lĩnh vực chuyên môn giám sát cầuđường

40 Hoạt động dịch vụ lâm nghiệp

41 Xây dựng hệ thống điểm đo đạc trọng lực và độ sau

2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty:

- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

- Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HUNG QUOC., JOINT

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần Hưng Quốc ( phụ lục 1)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

1, Chức năng của phòng hành chính nhân sự công ty Cổ phần Hưng Quốc

* Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Công ty về:

2, Nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Hành chính nhân sự công ty

cổ phần Hưng Quốc

2.1 Về công tác nhân sự, bộ máy, đào tạo

- Tham mưu về công tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua,khen thưởng, kỷ luật nhân sự trong toàn Công ty theo đúng luật pháp và quy chếcủa Công ty

- Tham mưu tổ chức về phát triển bộ máy, mạng lưới Công ty phù hợp với

sự phát triển của Công ty trong từng giai đoạn

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực

- Tham mưu về quy chế, chính sách trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự,thiết lập cơ chế quản trị nhân sự khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triểnSXKD

- Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực toàn Công tyđáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn

- Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT theo đúng chính sách,chế độ, Pháp luật Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm của CBCNV trongtoàn Công ty

2.2 Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Soạn thảo các văn bản, các tài liệu hành chính lưu hành nội bộ Công tycũng như gửi các cơ quan, các đơn vị bên ngoài

- Thực hiện công việc lễ tân khánh tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chứcĐại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Quản lý con dấu Công ty và các loại dấu tên, chức danh của cán bộ trongCông ty, cấp phát và quản lý theo chức năng các loại giấy giới thiệu, giấy điđường, giấy uỷ nhiệm của Công ty

- Quản lý phương tiện thông tin liên lạc của Toàn Công ty

- Quản lý xephục vụ đi công tác theo Quy chế Công ty

- Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo

định mức quy định.

- Quan hệ với các cơ quan địa phương và các đơn vị liên quan trong cácvấn đề liên quan đến Công ty về mặt hành chính

2.3 Công tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường

- Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, antoàn cơ sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh môi trường trong toàn Công ty

- Quản lý công tác vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Công ty(Nghiên cứu hướng dẫn triễn khai, kiểm tra, xử lý vi phạm )

2.4 Về công tác quản lý tài sản

-Quản lý tài sản phục vụ làm việc của Văn phòng Công ty (tính toán nhucầu, tổ chức mua sắm, phân phối, cấp phát, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng,theo dõi quản lý, sửa chữa, thay thế)

- Quản lý toàn bộ tài sản cố định của Công ty: Nhà cửa, lán trại, kho tàng,sân bãi (Mở sổ sách theo dõi, kế hoạch di tu, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp)

- Quản lý điện năng, lượng nước tiêu thụ và xác định tiền nước, tiền điệncủa từng đơn vị và các hộ tiêu thụ hàng tháng phải thu cho Công ty

- Quản lý việc di tu, bảo dưỡng, sửa chữa các tài sản cố định do Công tytrực tiếp quản lý (Trừ các TSCĐ đã giao cho các đơn vị trực thuộc quản lý)

- Quản lý toàn bộ đất đai của Công ty theo các hợp đồng thuê đất và quyđịnh của Pháp luật

III, Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của công ty

1, Sơ đồ bộ máy tổ chức phòng Hành chính nhân sự (HCNS)

Phụ lục 02.

2, Tổ chức và hoạt động văn phòng của phòng HCNS

2.1 Điều kiện làm việc của phòng HCNS

2.1.1 Trang thiết bị của phòng

Yếu tốhiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc.đây lànhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành hiệu quả Máy móc thiết bị

được trang bị đầy đủ, hiện đại phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năngsuất lao động tăng lên Phòng HCNS công ty được bố trí ở tầng 1 của dãy nhà 5tầng.các trang thiết bị trong phòng được trang bị khá đầy đủ bao gồm các loạisau:

- các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu truyền các thôngtin xử lý như: máy photo coppy, máy in, máy fax, điện thoại…

- các phương tiện làm việc như: bàn ghế, giá, tủ đựng tài liệu, các loại fileđựng hồ sơ…

- các trang thiết bị đảm bảo công việc của văn phòng được diễn ra bìnhthường, an toàn và hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thông gió,thiết bị chiếu sáng…

- Các trang thiết bị dùng trong phòng HCNS

+ máy vi tính: 05 bộ

+ máy photo: 01 cái

+ máy in:02 chiếc

+ máy fax: 01 chiếc

+ điện thoại: 01 chiếc

+ tủ đựng hồ sơ: 02 cái

+ giá đựng tài liệu: 03 cái

+……

2.1.2 Môi trường làm việc của văn phòng

Lãnh đạo công ty đã nhận thức được sức mạnh tập thể và con người làyếu tố thúc đẩy sự phát triển của công ty, nên đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đểcho cán bộ nhân viên có thể làm việc đạt hiệu quả cao, sáng tạo phát huy đượchết khả năng của mỗi cá nhân như trang bị các phần mềm tiên tiến phục vụ chocông việc, thường xuyên cử CBNV đi học tập và chuyển giao công nghệ ở cácnước phát triển, tạo điều kiện cho các kỹ sư, của nhân kinh tế tham gia các khóađào tạo văn bằng 2 chuyên nghành kỹ thuật và quản lý…

Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng chăm lo đời sống tinh thần cũng

như vật chất cho người lao động công ty có nhà ăn được trang bị sạch đẹp, cóchế độ ưu tiên đối với phụ nữ, các chế độ lương thưởng và phúc lợi xã hội công

ty cũng thường xuyên tổ chức cho cán bộ công nhân viên đi du lịch, tổ chức tặngquà cho học sinh nghèo vượt khó là con em cán bộ nhân viên trong công ty

2.2 Tổ chức

a) Trưởng phòng: ông Nguyễn Danh Hiệu

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc công ty Kiểm tra, đônđốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

- Quản lý nhân nhân lực của phòng Phân công cụ thể nhiệm vụ các nhiệm

vụ thường xuyên và đột xuất cho nhân viên của phòng theo lệnh của giám đốccông ty

- Tham gia làm thư ký các hội đồng do công ty thành lập : Tuyển dụng,nâng lương, khen thưởng , kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao động, chấm dứt HĐLĐ.+ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể

+ Giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động

+ Trật tự trị an khu vực, trật tự nội vụ

+ Khen thưởng, kỷ luật của phòng cũng như công ty

+ Hồ sơ cán bộ công nhân viên

+ Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty

+ Đối nội, đối ngoại

+ Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc công ty

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

+ Thừa lệnh giám đốc ký tên đóng dấu công ty các loại văn bản đã đượcgiám đốc ủy quyền: giấy giới thiệu khám chữa bệnh, giấy công tác của CBCNV

và khách, giấy giới thiệu công tác và các văn bản giải quyết các công việc hànhchính khác

+ Giải quyết cho nhân viên nghỉ việc riêng 1 ngày

b) Phó phòng: Bà Nguyễn Thị Thanh Thủy

- Trách nhiệm

Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, khả năng và sự phân công của Trưởngphòng có thể chia sẻ một số công việc với Trưởng phòng Quản lý và giám sátthực hiện thủ tục hành chính của Công ty trong việc chăm lo cho đời sống Công– Nhân – Viên trong Công ty

Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự,

an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

Thay mặt trưởng phòng trực tiếp điều hành và quản lý Nhân viên hậu cần,nhân viên Bảo vệ và nhân viên sản xuất phụ

Thay mặt cho Trưởng phòng tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ, nộiquy quy định của Công ty; kiểm tra và đề xuất việc kỷ luật Công – Nhân – Viên

vi phạm nội quy, quy định của Công ty

- Quyền hạn:

Có toàn quyền phân công và chỉ đạo nhân viên trong phòng về lĩnh vựchành chính khi Trưởng phòng vắng mặt

Đề xuất Trưởng phòng xử lý các sai phạm của Công – Nhân – Viên căn

cứ nội quy Công ty và pháp luật của Nhà nước

Xây dựng kế hoạch và giám sát nhân viên trực thuộc thực hiện công việc

Có quyền quyết trong kế hoạch công việc (đã trình Trưởng phòng ký ) và thammưu phương pháp quản lý với Trưởng phòng

c) Nhân viên tổ chức, hành chính:

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Bảo hộ lao động, an toàn phòng chống cháy nổ

+ Chăm sóc sức khỏe cho người lao động, theo dõi, thực hiện chế độ ốmđau, thai sản, tai nạn lao động trong toàn công ty

+ Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người lao động

+ Định mức lao động

+ Đánh máy, văn thư lưu trữ hồ sơ công văn công ty (trừ hồ sơ cá nhân,Bảo hiểm xã hội)

+ Công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu công ty

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

+ Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khitrưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

d) Nhân viên văn thư:

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Công tác thủ quỹ tiền mặt công ty

+ Bảo quản và sử dụng con dấu công ty theo quy chế

+ Phân phát công văn của công ty và cấp trên

+ Mua sắm các dung cụ, vật tư văn phòng phẩm phục vụ toàn công ty+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

e) Nhân viên bảo vệ

- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên vàđột xuất có liên quan đến những việc cụ thể sau:

+ Bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty

+ Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn công ty.

+ Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai hỏahoạn

+ Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng Phối hợp cùngcác bộ phận duy trì thời gian làm việc

+ Bơm nước lên bể phục vụ sản xuất, vệ sinh của công ty

+ Bảo quản các dụng cụ phòng chống cháy nổ, thiên tai và tài sản côngcộng

+ Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phógiám đốc, trưởng phòng

+ Lên kế hoạch dự trù mua sắm các dụng cụ, thiết bị phòng chống cháy

nổ thiên tai

+ Là cán bộ chủ chốt trong lực lượng xung kích phòng chống cháy nổ,thiên tai

- Quyền hạn:

+ Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong các lĩnh vực trên

f) Nhân viên lái xe

Là nhân viên lái xe cho lãnh đạo công ty, bảo quản và sửa chữa xe đảmbảo cho ô tô được vận hành liên tục

Mua sắm xăng dầu, quản lý việc sử dụng xăng dầu, các phụ tùng thaythế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng

2.3, Hoạt động quản lý và công tác văn phòng của phòng HCNS

2.3.1 Công tác văn thư

Ngay từ ngày đầu thành lập, công ty Cổ phần Hưng Quốc đã được chútrọng đến công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách cóhiệu quả tốt nhất Nó bao gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếpnhận, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty.Trong phòng HCNS công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết

sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sảnxuất kinh doanh của đơn vị từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua côngtác văn thư của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu,nhiệm vụ của công ty.

Nhiệm vụ chính của văn thư là:

- Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến

- Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành

- Phục vụ tra tìm tài liệu

- Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu

Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng,lien quan đến nhiều bộ phận, CBNV trong công ty

a) Soạn thảo văn bản

Công ty cổ phần Hưng Quốc là một doanh nghiệp hoạt động chủ yếutrong lĩnh vực Tư vấn xây dựng, Hoạt động đo đạc bản đồ, Quản lý đất đai, Tưvấn môi trường nên việc soạn thảo ban hành văn bản chủ yếu là dựa trên chứcnăng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các CBNV kỹ thuậtnghiệp vụ trong công ty

Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thựchiện theo đúng các bước sau: khi CBNV được phân công giải quyết một văn bảnđến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bảnmới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, CBNV đó tiến hành soạn thảo một vănbản mới trên máy tính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung vănbản, chuyển phòng tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình kýlãnh đạo công ty Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệmđăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhậnđược ghi trong văn bản

Theo thẩm quyền ban hành, công ty được phép ban hành các loại văn bảnsau: quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp đồngkinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạtđộng của đơn vị

Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn

đi của văn thư

Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án…trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ýkiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo

Nhìn chung công tác soan thảo văn bản ở Công ty được tiến hành tươngđối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản.tuy nhiên theo quy trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay thì còn cónhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc banhành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phầnlớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách Do đó dẫn đến nhiềuvăn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trongvăn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lí caonhư các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ rangnên gây khó khan cho việc thực hiện

b) Quản lý công văn đi - đến

Công văn đi, đến của công ty Cổ phần Hưng Quốc đều tập trung một đầumối ở văn thư của phòng HCNS

- Đối với công văn đi

Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một quitrình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban,đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức,tính hợp pháp của văn bản, sau khi đã hoàn tất về thể tức văn bản Trưởng phòngtrình lên cho Giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư kí đăng ký số,ngày, tháng, năm ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu.bản chính lưu tại văn thư, 01 bản photo chuyển cho bộ phận soạn thảo, còn lạichuyển theo nơi nhận trong văn bản

Sơ đồ qui trình xử lý công văn đi

Sơ đồ quản lý công văn đi

Tiếp nhận

công văn

tài liệu xin

Xem xét thể thức, nội dung tính hợp

Trình ký

Cho số ký hiệu, ngày tháng, năm ban hành

Đóng dấu lưu công

Chuyển công văn tài liệu di

Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty banhành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả cácloại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1

sổ đăng ký công văn đi nội bộ công ty và 1 sổ đăng ký công văn đi các cơ quanbên ngoài Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵncủa Cục Lưu trữ Nhà nước

- Đối với công văn đến.

Công văn, tài liệu đến công ty qua nhiều hình thức: Gửi trực tiếp, gửitay, gửi qua bưu điện, fax… từ các đơn vị trong công ty, các cơ quan bên ngoài.Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dấu công văn đến(trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệucông văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến

có dấu mật Sau đó trình cho Giám đốc hoặc Phó Giám đốc chỉ đạo theo dõi.Giám đốc và Phó Giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng bannghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể

Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty, văn thư vào sổ côngvăn đến ( theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước), in sao theo số lượng các

bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận thực hiện phải có chữ kýcủa người nhận

Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại

1 số đăng ký công văn đến

Mọi công văn đến đều được giải quyết trong ngày chậm nhất là buổi sángngày hôm sau, như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp

lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty Tránhđược việc công văn gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởngđến việc cập nhật thông tin

Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty đượcthực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnhđạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản

lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục vụ tốtcho việc tra tìm tài liệu của công ty

Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật được theo qui chế bảo mật củacông ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước Công văn, tài liệu mật được lưu trữ riêng

và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian, sau khi giảiquyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của công ty theo chế độ quản lý tàiliệu mật

- Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xãhội, các lực lượng vũ trang và một số chức danh… Khẳng định giá trị pháp lý

Sơ đồ quản lý công văn đến

Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết công văn

Tiếp nhận lại công văn đã có

ý kiến của Lanh đạo

Vào sổ chi tiết

Chuyển

CV theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo

của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn

vị, tổ chức và công dân Con dấu của công ty Cổ phần Hưng Quốc là dấu trònkhông mang hình quốc huy, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.Đối với một số văn bản như bản thảo, chương trình hội nghị… thì đóng dấu treo

ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản.văn thư công ty là người trực tiếpquản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc đống dấu vào văn bản Khi cácvăn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải cóchữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóngdấu, nhất là các văn bản quan trong như hợp đồng kinh tế, chứng từ ngânhàng.Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức chữ kýcủa cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm con dấu Nếu phát hiện có trườnghợp văn bản không đúng qui định thì văn thư phải báo cáo Trưởng hoặc Phóphòng HCNS để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý

và sử dụng con dấu theo qui định

Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong

tủ có khóa Không có hiện tượng đóng dấu khống Ngoài ra công ty còn sử dụngmột số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độkhẩn, mật… trong những trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấulại cho Trưởng hoặc Phó phòng HCNS

2.3.2 Công tác lưu trữ

Về công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Trưởng phòng Hành chính:công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảoquản, tổ chức khai thác, sử dụng và tiêu huỷ các hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị;

Hồ sơ tài liệu lưu trữ là hồ sơ, tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư, đã giảiquyết xong và sắp xếp thành hồ sơ và tập trung bảo quản, quản lý tại các kho lưutrữ

a, Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Đây là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác địnhnguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc phòng lưu trữ cơ quan (cụ thể ở đây

là phòng Hành chính Công ty Cổ phần Hưng Quốc ) theo quyền hạn và phạm viđược quy định Công tác thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ gồm 04 nộidung cơ bản sau:

Xác định nguồn thu thập, bổ sung

Xác định thành phần tài liệu thuộc diện đối tượng nộp lưu

Phân chia các nguồn tài liệu

Thực hiện thủ tục giao nộp tài liệu và kho lưu trữ cơ quan

Ưu điểm: Xác định đúng nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu; Tiến hànhcác thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan được thực hiện nhanhchóng và đúng theo quy định

Nhược điểm: Tuy xác định được nguồn thu nhập, bổ sung tài liệu nhưngkhông thực hiện thu nhập được những tài liệu theo yêu cầu; Thủ tục giao nộp tàiliệu vào kho lưu trữ cơ quan nhiều khi còn chậm chễ, chưa kịp thời

b, Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật đểkéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt cho công táckhai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan

Ưu điểm:

- Tài liệu lưu trữ của phòng Hành chính công ty được bảo quản cẩn thận,

an toàn, thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

- Diện tích nơi lưu trữ bảo quản tài liệu tương đối rộng, thoáng và cácthiết bị trong kho hiện đại giúp bảo quản tài liệu được lâu hơn, không bị các yếu

tố bên ngoài tác động nhiều

- Nhược điểm: khối lượng tài liệu của phòng tương đối lớn các tủ, kệ chứatài liệu không được nhiều buộc phải bố trí sắp xếp nhiều các tủ kệ đựng tài liệugần nơi làm việc của cán bộ, chuyên viên, tại phòng làm việc điều này làm chocông tác quản lý và sử dụng gặp nhiều khó khăn

c, Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài

liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu để giải quyết công việc, nhiệm vụ hiệnhành của Phòng, đơn vị và cá nhân.

Ưu điểm: Tra tìm nhanh chóng; phục vụ cho quá trình nghiên cứu và khaithác

Nhược điểm: Thực tế tại kho lưu trữ hiện nay của phòng Hành chính công

ty số lượng cán bộ công tác lưu trữ còn thiếu nên chất lượng phục vụ công tác sửdụng tài liệu không cao

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ VĂN HÓA CÔNG

SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HƯNG QUỐC

I, Thực trạng Kỹ năng giao tiếp của cán bộ, nhân viên công ty Cổ phần Hưng Quốc

Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tincho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiệnmột nhiệm vụ được nhà nước giao Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc vớinhân dân, với các cơ quan hữu quan, đồng cấp và cấp trên.Cơ sở hạ tầng, trangthiết bị hiện đại nơi công sở chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc vàgiao tiếp, yếu tố quan trọng hơn cả chính là yếu tố con người Con người sẽquyết định văn hóa công sở, quyết định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của

cơ quan, tổ chức trong suốt quá trình tổ chức đó hoạt động Văn hoá công sởgiống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạt hành vi và quy ước màcon người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tương tác của mình vớinhững người khác

Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học,

có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất

đi tính dân chủ Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp nhưhiện nay, bên cạnh việc sáng tạo để tìm ra phương pháp giúp làm việc nhanhhơn và đạt hiệu quả cao hơn thì việc xây dựng giá trị riêng của bản thân thôngqua việc hình thành những thói quen, lề lối làm việc, phong cách ứng xử cùnghành vi văn minh, lịch sự chốn công sở là điều hết sức quan trọng

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vănhoá của mỗi người Để bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động củacác cơ quan hành chính nhà nước, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quy chếvăn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước (tại Quyết định số129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007), có hiệu lực thi hành từ ngày 5/9/2007 Trên

cơ sở đó, đối với hoạt động của công ty Cổ phần Hưng Quốc, Giám đốc công tycũng đã ban hành “Quy chế văn hóa công sở của công ty Cổ phần Hưng Quốc”(kèm theo Quyết định số 54/QĐ-HQ ngày 26/2/2008)

1, Kỹ năng giao tiếp

Có rất nhiều yếu tố cấu thành nên văn hóa công sở, trong đó một trongnhững yếu tố then chốt là văn hóa kỹ năng giao tiếp Giao tiếp là một quá trìnhhoạt động trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lí, hiểu biết lẫn nhau, tác động và ảnhhưởng lẫn nhau và thường xuyên diễn ra trong cuộc sống nói chung và trongcông sở nói riêng Giao tiếp nơi công sở luôn đòi hỏi sự chuẩn mực về văn hoá,thể hiện chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xây dựng lề lốilàm việc khoa học, văn minh của đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty Do đó, Quychế văn hóa công sở của công ty cũng đã dành một phần không nhỏ quy định chitiết, cụ thể về phương diện giao tiếp và ứng xử của CBNV công ty Cổ phầnHưng Quốc

Quá trình giao tiếp bao gồm các yếu tố: ngôn ngữ, phi ngôn ngữ (hay còngọi là ngôn ngữ cơ thể) và giọng điệu

1.1, Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ

Văn hoá trong giao tiếp trước hết được nhận biết qua cảm quan và nhữngđộng thái hình thể, được gọi là giao tiếp phi ngôn ngữ hay giao tiếp cơ thể Đó là

hệ thống tín hiệu đặc biệt, được tạo thành bởi những thao tác, chuyển động củatừng bộ phận cơ thể bao gồm các cử chỉ, sự biểu lộ trên khuôn mặt, sự thể hiệnqua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay, giọng điệu, điệu bộ cơ thể,… hoặccủa nhiều bộ phận phối hợp và có chức năng giao tiếp hoặc phụ trợ cho ngônngữ nói trong quá trình giao tiếp Tục ngữ dân gian ta có câu “Trông mặt mà bắthình dong”.Một nghiên cứu xã hội học về kỹ năng giao tiếp ở phương Tây cũngcho thấy, phong cách giao tiếp phi ngôn ngữ đóng góp khoảng 55% trong việcgiao tiếp giữa con người với nhau

Một nghiên cứu chỉ ra nằng, trong cuộc đàm phán kéo dài 30 phút, haingười có thể biểu hiện hơn 800 thông điệp phi lời nói khác nhau Do tốc độ suy

nghĩ của con người nhanh hơn lời nói (trung bình 1 phút ta nghĩ được khoảng

700 đến 1200 từ trong khi ta chỉ có thể nói với tốc độ khoảng 120 đến 150 từ/ 1phút) Vì thế, khi lời nói không thể hiện hết thì cơ thể tìm cách bộc lộ ra thôngqua ngôn ngữ cơ thể.Đôi khi ngôn ngữ cơ thể còn là công cụ hữu hiệu để thểhiện những điều mà vì hoàn cảnh, tình huống nào đó mà con người không thểdiễn đạt bằng lời

- Thực trạng tại Công ty

Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ nơi công sở của Hưng Quốc hiện nay, cókhông ít CBNV công ty chưa đánh giá hết tầm quan trọng cũng như chưa thựchiện tốt nghệ thuật giao tiếp phi ngôn ngữ này.Ví dụ như có những người đượcmời diễn thuyết, phát biểu trong tọa đàm, cuộc họp mà suốt cả tiếng đồng hồgần như chỉ cúi mặt đọc to tài liệu lên chứ không có một động tác biểu lộ của cơthể nào.Có những người trong suốt cả quá trình giao tiếp, chuyện trò luôn giữ bộmặt lạnh lùng hoặc cau có.Có người khi trò chuyện ánh mắt lại luôn đảo quanh,nhìn đi chỗ khác, cũng có người lại nhìn quá thẳng và chằm chằm mà khôngthỉnh thoảng nhìn xuống làm người đối diện bị bối rối khi bắt gặp ánh mắt ngườiđối thoại quá nhiều Có người ngồi trong phòng họp mà dường như ánh mắt lúcnào cũng bận rộn nhìn ngó xung quanh, miệng luôn nhai nhóp nhép kẹo cao su,lâu lâu vươn vai, ưỡn ngực rồi ngáp một cách tự nhiên trước sự bỡ ngỡ củanhiều người Có người trong khi đứng nói chuyện với người khác lại luôn đungđưa người, nhịp chân, thỉnh thoảng búng tay tách tách hay vung tay, vung chânquá nhiều Có người khi giao tiếp có thói quen xem đồng hồ nhiều lần, ngắmmóng tay, xoa cằm, gãi đầu, ngoáy mũi… Đó đều là những hành vi chưa đẹptrong văn hóa giao tiếp phi ngôn ngữ, tác động tiêu cực đến cảm nhận, đánh giácủa những người xung quanh và ảnh hưởng không nhỏ đến thành công trongcông việc

- Giải pháp

+ Rèn luyện: Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể thôngqua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng để cải thiện khả năng giao tiếp đòi hỏi