Văn hóa công sở và kỹ năng giao tiếp trong môi trường Viện nghiên cứu

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính

Xây dựng kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn về công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ và phát triển nguồn nhân lực của Viện;. Thực hiện công tác quản trị mạng nội bộ (LAN), trang tin điện tử; cải cách thủ tục hành chính và quản lý tài sản của Viên;.

Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Quản lý toàn bộ công tác nhân sự, tiền lương, chính sách, chế độ đối với người lao động; công tác đào tạo, đào tạo sau đại học và quản trị hành chính của Viện.

Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính

Tổ chức chấm chuyên đề Tiến sĩ; tổ chức bảo vệ cấp cơ sở và tổ chức bảo vệ luận án Tiến sĩ cấp Nhà nước cho Nghiên cứu sinh Đoàn ra Tiếp nhận, xử lý các văn bản và làm thủ tục đề nghị cho CCVC –. Kết nạp, chuyển chính thức; Tiếp nhận đảng viên, chuyển Hồ sơ đảng; Thu nộp và lập báo cáo thu nộp đảng phí.

Các mối quan hệ trong công việc

Phân công, đánh giá kết quả công việc của CBVC – LĐ trong Văn phòng; đề nghị tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ trong Văn phòng; ký các giấy tờ thanh toán của CBVC – LĐ Văn phòng. Tham gia các khóa học về chuyên môn, nghiệp vụ theo yêu cầu của Bộ; học tập chỉ thị nghị quyết, các nghị định cần triển khai theo chỉ đạo của Viện Học tin học, tự học tập nâng cao kiến thức trong lĩnh vực được giao.

Phạm vi quyền hạn

• Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở trong Viện nghiên cứu Hải sản

• Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở và hiệu quả hoạt động của nó. - Văn hóa công sở cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên. Con người tác động đến việc hình thành văn hóa công sở thì đồng thời văn hóa công sở với những giá trị bền vững của nó sẽ tác động trở lại đối với việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong nó.

Hiện tại, Viện nghiên cứu Hải sản chưa xây dựng Quy chế Văn hóa công sở chính thức và đang áp dụng Quy chế Văn hóa công sở của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Ban hành kèm theo Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn). Nghị quyết Trung ương 5 (khóa X) nhận định: Giao tiếp, ứng xử văn hóa nơi công sở thể hiện đến chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học của đội ngũ CBCC, góp phần vào quá trình cải cách nền hành chính nước nhà. Trong công sở, mỗi công chức đều có nhiều mối quan hệ: Quan hệ giữa các đồng nghiệp cùng cơ quan với nhau, giữa công chức với khách, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa cấp dưới với cấp trên… Tuỳ trường hợp cụ thể mà ta có những cách xưng hô sao cho đúng chuẩn mực mà vẫn không quá suồng sã, cũng không quá xa cách.

Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở trong thái độ làm việc, cách làm việc và mọi cử chỉ của cán bộ công chức trong Viện khá chủ động và nghiêm túc, không còn xảy ra tình trạng khách cứ phải chờ đợi lâu, còn cán bộ đang bận… trà nước, tán gẫu. Văn hoá công sở là một trong những vấn đề nhạy cảm; yếu tố nhận thức là vấn đề then chốt để mỗi cán bộ lãnh đạo, đội ngũ CBCC hiểu được vai trò, trách nhiệm của chính mình và từ đó nâng cao các hành vi văn hoá công sở và là một trong những điều kiện cần và đủ để đội ngũ CBCC thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp và hiện đại”.

Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Văn hóa công sở tại Viện nghiên cứu Hải sản

Quyết định có hiệu lực từ ngày ký

Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính, trưởng các đơn vị thuộc Viện chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./

Quy chế này quy định về trang phục, bài trí công sở, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức và người lao động (sau đây gọi là công chức viên chức) khi thi hành nhiệm vụ tại Viện nghiên cứu Hải sản.

Mục đích

Nguyên tắc thực hiện văn hóa công sở

Phù hợp với định hướng xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương hiện đại hoá nền hành chính nhà nước. Phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan và các Quy chế công vụ của Bộ.

Các hành vi bị cấm

Lễ phục

Lễ phục của nữ công chức, viên chức: Áo dài truyền thống, bộ comple nữ, đi giầy, dép có quai hậu. Đối với công chức, viên chức là người dân tộc thiểu số, trang phục ngày hội dân tộc cũng coi là lễ phục. Trong một số trường hợp cụ thể, đơn vị chủ trì có trách nhiệm thông báo trước về sử dụng lễ phục.

Thẻ, phù hiệu công chức, viên chức

Giao tiếp với nhân dân

Trong giao tiếp với nhân dân, công chức, viên chức của Viện phải nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải thớch, hướng dẫn rừ ràng, cụ thể về cỏc quy định liờn quan đến giải quyết công việc. Công chức, viên chức của Viện không được có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Giao tiếp qua điện thoại

BÀI TRÍ CÔNG SỞ

Điều khoản thi hành

• Đề xuất, kiến nghị

Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, tạo cảm giác thoải mái trong công tác nghiên cứu, đội ngũ công chức ngày càng gương mẫu hơn với những tiêu chí: công chức có chuyên môn, nghiệp vụ; ứng xử văn hóa; ăn mặc đẹp, gọn gàng, lịch sự; tiết kiệm (thời gian, văn phòng phẩm, tiết kiệm điện…); công sở sạch đẹp, an toàn, gắn với cuộc vận động xây dựng người cán bộ công chức, viên chức “trung thành - sáng tạo - tận tụy - gương mẫu”,. Vì khối lượng công việc khá lớn, số lượng cán bộ về Văn thư – Lưu trữ còn khá khiêm tốn lại đảm nhiệm nhiều vai trò, nhiệm vụ khác nên tính chuyên nghiệp trong công việc chưa cao, khả năng kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản còn hạn chế. Một số thói quen xấu của CBCC từ thời bao cấp chưa được xóa bỏ; Viện nghiên cứu Hải sản chưa xây dựng Quy chế Văn hóa công sở chính thức; Các đơn vị cũng chưa quan tâm nhiều đến việc đào tạo, bồi dưỡng về văn hóa công sở cho CBCC (trừ phòng Tổ chức – Hành chính); Ý thức của CBCC, viên chức tại Viện trong việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở cũng chưa cao.

Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn phòng; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, hiện đại hóa phương tiện làm việc hơn nữa như: mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng. Đối với người cán bộ lãnh đạo cần phải tạo được cơ chế tốt để các nhân viên có điều kiện phát triển, một môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao thì hiệu quả công tác sẽ cao; quan trọng hơn chính là việc cần thay đổi nhận thức, suy nghĩ của một số CBCC về thái độ, hành vi ứng xử với nhân dân từ những việc làm rất nhỏ như bố trí người giữ xe; cảnh trí nơi làm việc, ghế, bàn, nước uống. Để quy chế văn hóa công sở đạt hiệu quả cao trước hết cần phải xây dựng quy chế một cỏch cụ thể, chi tiết, rừ ràng và phải phự hợp với điều kiện của Viện để mọi người phấn đấu; cần có quy định về thưởng, phạt đúng mức đối với những CBCC làm tốt và chưa tốt.

Vì vậy, ngoài việc thường xuyên giáo dục nâng cao văn hóa cho các đối tượng giao tiếp ở công sở còn cần phải tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát của cán bộ lãnh đạo, đồng thời phải biết quan tâm đến ý kiến của những người dân có tham gia vào lĩnh vực phụ trách để có những điều chỉnh kịp thời. Các phòng, trung tâm thuộc Viện phải nghiêm túc kiểm điểm những hạn chế, thiếu sót nơi công sở, kể cả cách bài trí công sở, trong giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, cần phải thấy được những hạn chế, thiếu sót đó sẽ cản trở tiến trình phát triển của Viện.