Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty cổ phần dược phẩm sohaco miền bắc

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 4 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Sohaco miền Bắc 5 1.1.1. Chức năng của công ty 5 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 6 1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 6 1.2.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự 6 1.2.1.1. Chức năng 6 1.2.2.2. Nhiệm vụ: 7 1.2.2.3. Quyền hạn 11 1.2.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 12 Phần II. KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC 25 2.1. Những quy định về giao tiếp, văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 25 2.1.1. Những quy định về giao tiếp 25 2.1.2. Những quy định về văn hóa công sở 26 2.2. Giao tiếp ứng xử tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 27 2.2.1. Giao tiếp ứng xử trực tiếp 27 2.2.1.1. Giao tiếp trong ngày làm việc đầu tiên 27 2.2.1.2. Giao tiếp, ứng xử với cấp trên 28 2.2.1.3. Giao tiếp, ứng xử với cấp dưới 28 2.2.1.4. Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp 28 2.2.1.5. Giao tiếp, ứng xử với đối tác, khách hàng 29 2.2.2. Giao tiếp, ứng xử gián tiếp 30 2.2.2.1. Giao tiếp, ứng xử trong nội bộ 30 2.2.2.2. Giao tiếp, ứng xử với bên ngoài 31 2.3. Văn hóa công sở tại SOHACO 32 2.3.1. Logo và slogan của Công ty 32 2.3.1.1. Ý nghĩa logo 32 2.3.1.2. Ý nghĩa slogan “Vững bước tương lai” 33 2.3.2. Trang phục 34 2.3.3. Công tác lễ nghi, khánh tiết 35 2.3.3.1. Các hoạt động tập thể 35 2.3.4. Hoạt động văn hóa hội họp 37 2.3.4.1. Họp giao ban 37 2.3.4.2. Hội thảo quảng cáo và phát triển sản phẩm 37 2.3.4.3. Hội nghị khách hàng nhập khẩu 38 2.3.5. Môi trường cảnh quan 38 2.3.5.1. Cảnh quan bên ngoài 39 2.3.5.2. Cảnh quan bên trong 39 2.3.6.1. Phong cách lãnh đạo 41 2.3.6.2. Phẩm chất của lãnh đạo 41 2.3.6.3. Phong cách làm việc và phẩm chất của nhân viên 42 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 43 3.1. Đánh giá chung 43 3.1.1. Ưu điểm 43 3.1.2. Hạn chế 44 3.1.3. Nguyên nhân 44 3.1.3.1. Nguyên nhân khách quan 45 3.1.3.2. Nguyên nhân chủ quan 45 3.2. Đề xuất, kiến nghị 46 3.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quy định nội quy, quy chế thực hiện văn hóa công sở. 46 3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ nhân viên về giao tiếp ứng xử và văn hóa công sở. 46 3.2.3. Coi trọng và phát huy nhân tố con người. 47 3.2.4. Hoàn thiện bầu không khí làm việc trong Công ty. 47 3.2.5. Tăng cường công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh Công ty. 48 KẾT LUẬN 49 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

PHỤ LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

1.Lý do chọn đề tài 2

2.Mục tiêu của đề tài 3

3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

4.Nguồn tài liệu tham khảo 3

5.Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6.Phương pháp nghiên cứu 4

7.Bố cục của đề tài 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC 5

1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Sohaco miền Bắc 5

1.1.1.Chức năng của công ty 5

1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty 5

1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 6

1.2.1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự 6

1.2.1.1.Chức năng 6

1.2.2.2 Nhiệm vụ: 7

1.2.2.3 Quyền hạn 10

1.1.1.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 11

Phần II KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC 23

2.1.Những quy định về giao tiếp, văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 23

2.1.1.Những quy định về giao tiếp 23

2.1.2.Những quy định về văn hóa công sở 24

2.2.Giao tiếp ứng xử tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc 25

2.2.1.Giao tiếp ứng xử trực tiếp 25

2.2.1.1.Giao tiếp trong ngày làm việc đầu tiên 25

2.2.1.2.Giao tiếp, ứng xử với cấp trên 26

2.2.1.3.Giao tiếp, ứng xử với cấp dưới 26

2.2.1.4.Giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp 26

2.2.1.5.Giao tiếp, ứng xử với đối tác, khách hàng 27

2.2.2.Giao tiếp, ứng xử gián tiếp 28

2.2.2.1.Giao tiếp, ứng xử trong nội bộ 28

2.2.2.2.Giao tiếp, ứng xử với bên ngoài 29

2.3.Văn hóa công sở tại SOHACO 30

2.3.1.Logo và slogan của Công ty 30

2.3.1.1.Ý nghĩa logo 30

2.3.1.2.Ý nghĩa slogan “Vững bước tương lai” 31

2.3.2.Trang phục 32

2.3.3.Công tác lễ nghi, khánh tiết 33

2.3.3.1.Các hoạt động tập thể 33

2.3.4.Hoạt động văn hóa hội họp 34

2.3.4.1.Họp giao ban 35

2.3.4.2.Hội thảo quảng cáo và phát triển sản phẩm 35

2.3.4.3 Hội nghị khách hàng nhập khẩu 35

2.3.5 Môi trường cảnh quan 36

2.3.5.1.Cảnh quan bên ngoài 37

2.3.5.2.Cảnh quan bên trong 37

2.3.6.1.Phong cách lãnh đạo 39

2.3.6.2.Phẩm chất của lãnh đạo 39

2.3.6.3.Phong cách làm việc và phẩm chất của nhân viên 40

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 41

3.1 Đánh giá chung 41

3.1.1 Ưu điểm 41

3.1.2 Hạn chế 42

3.1.3 Nguyên nhân 42

3.1.3.1 Nguyên nhân khách quan 42

3.1.3.2 Nguyên nhân chủ quan 43

3.2.Đề xuất, kiến nghị 44

3.2.1.Ban hành hệ thống văn bản quy định nội quy, quy chế thực hiện văn hóa công sở 44

3.2.2.Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ nhân viên về giao tiếp ứng xử và văn hóa công sở 44

3.2.3.Coi trọng và phát huy nhân tố con người 45

3.2.4.Hoàn thiện bầu không khí làm việc trong Công ty 45

3.2.5.Tăng cường công tác truyền thông, quảng bá hình ảnh Công ty 45

KẾT LUẬN 47

PHỤ LỤC 50 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Để có những kiến thức, những bài học kinh nghiệm của ngày hôm nay,

em cũng như tất cả sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xin chân thành cảm

ơn Ban Giám hiệu nhà trường, các thầy cô giáo trong Trường nói chung, khoaQuản trị văn phòng và các thầy cô giáo bộ môn Quản trị văn phòng nói riêng -những người lái đò nhiệt tình, tâm huyết đã truyền đạt cho chúng em nhữngkiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng sống để cho chúng em làm hành trangbước vào đời Đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn emtrong quá trình thực tập để em hoàn thành báo cáo

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Lãnh đạo Công ty Cổ phần Dượcphẩm Sohaco miền Bắc, cán bộ công chức trong Công ty, đặc biệt là chị NguyễnThị Ánh Linh, chị Phạm Thị Thu Mỵ, chị Ngô Thị Phương đã quan tâm, giúp đỡ

em trong suốt thời gian vừa qua,tạo điều kiện cho em có cơ hội học tập, tích lũykinh nghiệm cho bản thân và tự tin hơn với nghề mình đã chọn Là sinh viênnăm thứ tư nhưng vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn, còn non nớt vànhiều thiếu sót nhưng em đã ngày một trưởng thành hơn chính là nhờ sự nhiệttình chỉ bảo, hướng dẫn của mọi người trong Công ty để em có thể hoàn thànhbài Báo cáo và kết thúc đợt thực tập thành công

Do thời gian có hạn và kiến thức chuyên môn chưa sâu Hơn nữa, đây làlần đầu tiên làm quen với thực tế dù đã cố gắng nhưng không thể tránh khỏinhững thiếu xót Kính mong nhận được sự chỉ bảo, đánh giá của các thầy cô và

sự góp ý của các anh chị, các bạn để bài báo cáo được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN

Vũ Thị Quỳnh Trang

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn hóa công sở là toàn bộ các giá trị tinh thần và vật chất được gây dựngnên trong quá trình tồn tại và phát triển của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới sự phát triển của

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn hóa công sở sẽ trởthành một tập tục, một thói quen của cơ quan

Tuy nhiên, văn hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ nhữngthiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựnghoành tráng, mà văn hóa công sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của nhữngcán bộ, nhân viên trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thànhcông

Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc với kinh nghiệm hoạtđộng nhiều năm, có thể nói đã xây dựng cho mình được một nét văn hóa riêng,độc đáo Qua quá trình thực tập, được quan sát và làm việc giúp em có thêmnhiều kinh nghiệm làm việc cũng như giao tiếp, ứng xử tại đây.Với cách làmviệc chuyên nghiệp và nghiêm túc, các hoạt động tại công ty được toàn thể cán

bộ nhân viên trong Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc hưởng ứngnhiệt tình, mọi người làm việc thân thiện Cùng với tính chất công việc là manghình ảnh đẹp của Công ty giới thiệu với mọi người nên văn hóa của Công ty rấtđược chú trọng

Là một sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãhiểu được vai trò của kỹ năng giao tiếp và văn hóa tại các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Từ đó có thể áp dụng vào thực tiễn để phát huy hiệu quả trongviệc xây dựng văn hóa của từng đơn vị

Chính vì những lý do trên, em quyết định lựa chọn chuyên đề “ Tìm hiểu

kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc” để làm chủ đề chính cho bài báo cáo thực tập này.

2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu đầu tiên của bài báo cáo thực tập này là khảo sát công tác vănphòng tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc Cụ thể là khảo sát vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dượcphẩm Sohaco miền Bắc cũng như về tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động côngtác hành chính văn phòng tại đây

Mục tiêu thứ hai là tìm hiểu các quy định và thực trạng về giao tiếp ứng

xử và văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc

Mục tiêu thứ ba là một vài đề xuất của em nhằm nâng cao chất lượng vănhóa công sở tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trong bài báo cáo thực tập này là công tác tổ chứcvăn phòng và kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Dượcphẩm Sohaco miền Bắc

Phạm vi nghiên cứu

Bài báo cáo này nghiên cứu trong phạm vi Công ty Cổ phần Dược phẩmSohaco miền Bắc

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Bài báo cáo của em có thể hoàn thiện một phần là nhờ tham khảo nhữngtài liệu sau:

- TS Đỗ Minh Cương (2001), Văn hóa kinh doanh và triết lý kinh doanh, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.

- Trần Quốc Dân (2005), Sức hấp dẫn – Một giá trị văn hóa doanhnghiệp, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội

- Nguyễn Thị Minh Thuận (2009), Báo cáo Thực trạng văn hóa trong các cơ quan Hành chính Nhà nước hiện nay, Báo cáo thực tập, Trung cấp Đăk

các ngành đặc biệt chú trọng quan tâm Lĩnh vực này đã được đăng tải trên cácgiáo trình, luận văn, tạp chí và các phương tiện thông tin cụ thể Bởi xây dựngvăn hóa công sở có ý nghĩa và tầm quan trọng to lớn vì nó thể hiện chất lượng

và hiệu quả khi xử lý, giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học

Một vài nghiên cứu về văn hóa công sở như: Báo cáo Thực trạng văn hóa trong các cơ quan Hành chính Nhà nước hiện nay của Nguyễn Thị Minh Thuận,

trường Trung cấp Đăk Lăk hay Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Đặng Trần

Nha Trang, trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài Thực trạng và giải pháp xây dựng Văn hóa công sở tại Ngân hàng TMCP An Bình Ngoài ra có các nghiên cứu về văn hóa tại các doanh nghiệp như: Văn hóa kinh doanh và triết lý kinh doanh của TS Đỗ Minh Cương hay Khóa luận của sinh viên Lê Tường Lan, trường Đại học Kinh tế quốc dân về Thực trạng Văn hóa doanh nghiệp Việt Nam trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế,

6 Phương pháp nghiên cứu

Trong bài báo cáo thực tập này em đã sử dụng những phương pháp nghiêncứu sau:

- Phương pháp thu thập thông tin

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp

7 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, bố cục của bài báo cáo gồm 3 phần:Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔPHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC

Phần II KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ

PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ phần Sohaco miền Bắc

1.1.1 Chức năng của công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc

Năm thành lập:2008

Mã số thuế : 0102727210

Địa chỉ trụ sở chính: số 5 Láng Hạ, phường Thành Công, quận Ba Đình,Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Địa điểm văn phòng làm việc: tầng 11 tòa nhà Hapulico Centre building,

số 1 Nguyễn Huy Tưởng, quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc được thành lập năm làđơn vị bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; bán buôn máy móc, thiết bị và phụtùng máy khác; sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu Chịu sự giám sát kiểmtra của Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm và Thương mại Sohaco

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứngđầu là Giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP Sohaco miền Bắc hoạt động mạnh về lĩnh vực dược phẩm

- Bán buôn thực phẩm: Kinh doanh thực phẩm chức năng;

- Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửahàng chuyên doanh: Kinh doanh mỹ phẩm (trừ loại mỹ phẩm có hại cho sứckhỏe con người);

- Sản xuất thuốc, hóa dược và dược liệu;

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn.

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc ngày càng mở rộng lĩnhvực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh

và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc

- Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngượclại

- Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thựchiện cáchính sách Công ty và thu thập phản hồi một cách kịp thời, chính sách

-Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng phục hoạt động SXKDcủa công ty

- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trườnglàm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp

- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giảiđáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh

doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy địnhcủa pháp luật này của Phòng ( Ban ) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ đượcgiao.

- Giải quyết quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty;Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty

1.2.2.2 Nhiệm vụ:

• Công tác tổ chức, cán bộ

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quychế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiệntoàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòngban và các đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phùhợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lýtrong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty

- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép kinh doanh;Các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa phòng

- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKDcủa Công ty

- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

- Tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động vàtiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụcho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp

- Phổ biến hướng dẫn văn hóa nghiệp vụ, lịch sử hình thành Công ty

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánhgiá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự

- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí laođộng, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động

trong Công ty.

- Nghiên cứu soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng Hành chính – Nhân sự

- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao độngsản xuất kinh doanh

- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chốngtham nhũng tiêu cực, thực hánh tiết kiệm, chống lãng phí

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tậpthể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tậpthể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của công ty xem xét quyết định;Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty

- Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty

• Công tác lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế

độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chínhsách, chế độ cho người lao động

- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết Hợp động lao động theoquy định của pháp luật

- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nângbậc lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trựcthuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theoquy định của công ty và pháp luật

- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người laođộng theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp,các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người laođộng

- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi chongười lao động

- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định

kỳ cho người lao động

• Công tác quản trị hành chính

- Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của cácđơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời,thông suốt

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảomật, đúng quy định

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

- Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tụchành chính cho CBNV trong Công ty

- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty

- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việc vớiCông ty

- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạoCông ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

- Công chức Hồ sơ pháp lý Công ty

• Công tác quản trị Văn phòng

- Quản lý Văn phòng và trang thiết bị Văn phòng

- Duy trì hoạt động các trang thiết bị máy móc, trang thiết bị Văn phòngphục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Mua sắm, quản lý,cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng theođịnh mức

- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng

- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí vănphòng

- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháykhối văn phòng Công ty

- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện nước, dụng

cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho phòng ban.

- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty

• Công tác truyền thông

- Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty

-Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanhnghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty

- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hìnhthành Công ty

- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các vănbản pháp luật

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ ( truyền thanh, bản tin nội

- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho cácđoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xâydựng chính quyền Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt cácđợt vận động xã hội

- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhậnthức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia tổ chức đoàn thể

1.2.2.3 Quyền hạn

• Đối với công tác tổ chức, nhân sự.

- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạc các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ của Công ty

• Đối với công tác lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị khikhông có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở

• Đối với công tác Hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, khôngđảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận SOHACOạn thảo

- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành

• Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ

- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đicông tác

• Đối với công tác Truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức sự kiện của Công ty

d) Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông

1.1.1 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bộ phận: Hành chính – Nhân sự

Chức danh: Trưởng phòng

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám Đốc công ty

1 Nhiệm vụ:

- Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn

đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phòng Hành chính– Nhân sự phụ trách

Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban Giám đốc Công ty về việc thựchiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao

- Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhânviên trong phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của phòngHành chính – Nhân sự

- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty giao,những

chủ chương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành

- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng

- Công tác đào tào, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sảnxuất kinh doanh

- Cập nhập các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư… liên quan đến côngtác chuyên môn

 Công tác tổ chức, cán bộ

− Xây dựng Điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạtđộng, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng , kiên toàn vàphát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban vàđơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp vớinhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ xung, sửa đổi những bất hợp lý trongcông tác tổ chức và hoạt động Công ty

− Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh

doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng.

− Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kếhoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn

− Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhân sự vào vị trí phù hợp

− Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợpđánh giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

 Công tác lao động tiền lương

− Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và

sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế

độ chính sách cho người lao động

− Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy địnhcủa pháp luật

− Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương chongười lao động trình Hội động lương phê duyệt

 Công tác quản trị hành chính

− Chỉ đạo giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý côngvăn đi, công văn đến, quản lý con dấu

− Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

− Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác lễ tân

− Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công

ty bổ xung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

− Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các trang thiết bịmáy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

 Công tác truyền thông

− Tổ chức chỉ đạo các sự kiện quan trọng của công ty, các cuộc họp, tiếp

khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBNV Công ty.

− Là đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty

 Công tác đoàn thể

− Là đầu mối giúp cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các tổchức đoàn thể quần chúng trong trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúngchức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vứngmạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được côngtác sản xuất kinh doanh của đơn vị

2 Quyền hạn

 Đối với công tác tổ chức, cán bộ

− Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theoquy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với ngườilao động và những vấn đề liên công tác tổ chức lao động

− Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty contheo quy định tại Điều lệ công ty

 Đối với công tác lao động tiền lương

− Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vịtrực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định

− Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợphết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốcnhắc nhở

 Đối với công tác hành chính

− Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận SOHACOạnthảo

− Ký ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạmcác nội quy về giờ giấc làm việc

− Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành

 Đối với công tác quản trị văn phòng

− Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác vănphòng có giá trị dưới 300.000đ.

− Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV đi côngtác

 Đối với công tác truyền thông

− Điều đông, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổchức các sự kiện của công ty

3 Tiêu chuẩn

• Chuyên ngành đào tạo

− Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân sự, hànhchính Nếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác thì phải trải qua các lớp đào tạo vểnghiệp vụ tổ chức, lao động tiền lương, hành chính

• Yêu cầu kinh nghiệm

− Có kinh nghiệm 3 năm trở nên tại vị trí quản lý tương đương

− Kỹ năng giao tiếp

− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]

− Kỹ năng tổng hợp

− Kỹ năng xủ lý tình huống

• Kiến thức khác

− Tiếng anh trình độ B trở lên

− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

• Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

− Trung thực

− Tận tụy

− Có tinh thần trách nhiệm cao

− Chuyên nghiệp và năng động

Chức danh: Nhân viên

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng

− Lựa chọn các phương tiện đăng thông tin tuyển dụng

− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm,các trường Đại học và các nguồn lao động khác

− Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về các nội dung tuyểndụng

− Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách ứng viên

− Trình danh sách ứng viên cho Hội đồng tuyển dụng

− Lập chương trình tuyển dụng, chuẩn bị cho các cuộc thi tuyển, phỏngvấn

− Thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng lao động, soạn thảo quyếtđịnh tiếp nhận

− Lưu hồ sơ nhân sự

 Công tác tiếp nhân nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi ký kếtthúc thời gian thử việc

− Hướng dẫn nhân sự mới: Vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trang

thiết bị, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, các nội quy, quy định của Công ty….

− Giới thiệu nhân sự mới với các phòng, ban, và chỉ rõ chức năng củatừng phòng, ban và phối hợp khi có liên quan

− Đánh giá nhân sự mới trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc

− Hướng dẫn nhân sự mới các thủ tục đề nghị Công ty xét ký tiếp HĐLĐsau thời gian thử việc

− Tổng hợp báo cáo công việc của nhân sự mới, tổ chức họp đánh giánhận xét công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc

− Tổng hợp kết quả, thông báo lại kết quả cho nhân sự mới

− Thương thảo, SOHACOạn thảo HĐLĐ, quyết định tiếp nhận chínhthức đối với nhấn sự mới

− Lưu hồ sơ nhân sự

 Công tác quản lý và đánh giá nhân sự

− Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng,quý, năm

− Đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng , 3 tháng

− Tổng hợp kết quả đánh giá làm cơ sở xét lương hàng tháng

− Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theođịnh kỳ 6 tháng, năm

 Báo cáo công tác nhân sự

− Cập nhập, hoàn thiện công tác nhân sự

− Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự

− Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin, thammưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động vàcác chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty

 Công tác đào tạo

− Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty

− Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo

− Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trìnhlãnh đạo phê duyệt

− Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nôi bộ, đào tạo tại cácđơn vị chuyên nghiệp

− Tìm kiến và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy

− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo

− Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia đào tạo

− Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ

− Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo

− Soạn thảo quyết định cử CBNV tham dự các khóa học đào tạo

− Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình kế hoạch đã phêduyệt.

 Các công tác khác

− Tham gia xây dựng văn hóa Công ty

− Theo dõi và tổng hợp công tác nhân sự của các đơn vị thuộc Công ty

− Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quychế quản lý thuộc lĩnh vực tổ chức lao động, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá cánhân sự

− Cập nhập tài liệu pháp luật có liên quan đến chuyên môn

− Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng vàlãnh đạo công ty

• Chuyên ngành đào tạo

− Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành luật, quản trị nhân sự, hànhchính Nếu tốt nghiệp các chuyên ngành khác thì phải trải qua các lớp đào tạo vểnghiệp vụ tổ chức, lao động tiền lương, hành chính

• Yêu cầu kinh nghiệm

− Có kinh nghiệm 2 năm trở nên tại vị trí quản lý tương đương

− Kỹ năng giao tiếp

− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm

− Kỹ năng tổng hợp

− Kỹ năng xử lý tình huống

• Kiến thức khác

− Tiếng anh trình độ B trở lên

− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

• Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

− Trung thực

− Tận tụy

− Có tinh thần trách nhiệm cao

− Chuyên nghiệp và năng động

Chức danh: Nhân viên lễ tân

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng HCNS

1 Nhiệm vụ

 Đón tiếp khách

− Đón tiếp khách, hỏi khách đến liên hệ với CBNV/ bộ phận nào, đã cóhẹn trước chưa và bố trí phòng đón khách

− Liên hệ với CBNV/bộ phận để tiếp khách

− Chuẩn bị nước uống cho khách và người tiếp khách

− Trong trường hợp CBNV/bộ phận cần gặp không có tại văn phòng thìliên hệ với người cần gặp thông báo lại nội dung để bố trí lịch hẹn khác

− Phục vụ nước uống trong quá trình họp

− Kết thúc cuộc họp thu gon phòng họp, cắt các thiết bị điện, máy chiếu

 Liên hệ điều xe cho CBNV đi công tác

− Cấp mẫu giấy đề nghị xe đi công tác cho bộ phận yêu cầu

− Nhận và kiểm tra giấy đề nghị xe đi công tác

− Nếu giấy đề nghị xe có đủ nội dung và chữ ký của người yêu cầu xe vàthủ trưởng bộ phận yêu cầu xe thì trình Giám đốc hoặc Phó Giám đốc ký duyệtcấp xe đi công tác

− Liên hệ với bộ phận quản lý xe để cấp xe

− Thông báo bộ phận yêu cầu xe thông tin ( Lái xe, chủng loại xe )

− Cuối mỗi tháng, kết hợp cùng với bộ phận quản lý xe thực hiện đối

chiếu công nợ thuê xe.

− Chuyển bộ phận hành chính làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính

+ Nếu phong bì còn nguyên vẹn và đúng nơi thì ký nhận văn bản

+ Phân loại nơi nhận: Nếu nơi nhận ghi Công ty thì chuyển cán bộ vănthư xử lý theo quy định, nếu nơi nhận ghi đích danh tên người nhận thì chuyểntrực tiếp cho người nhận

− Chuyển văn bản

+ Nhận văn bản từ các phòng ban khi được yêu cầu gửi văn bản

+ Ghi các nội dung cần thiết lên Bill thư để phục vụ cho việc kiểm tra quátrình chuyển thư và đối chiếu công nợ

+ Liên hệ đơn vị chuyển phát nhanh chuyển văn bản

+ Kiểm tra kết quả chuyển giao văn bản

+ Cuối mỗi quý kết hợp với đơn vị chuyển phát nhanh đối chiếu công nợ.+ Làm thủ tục thanh toán với phòng Tài chính Kế toán

 Tập hợp phiếu đi công tác hàng ngày của CBNV

− Nhận và kiểm tra nội dung Phiếu đi công tác của CBNV

− Hàng tuần tập hợp Phiếu đi công tác chuyển bộ phận giám sát để chấmcông CBNV

 Tập hợp và báo suất ăn trưa hàng ngày cho CBNV

− Nhận thông tin đăng ký suất ăn trưa của CBNV, tổng hợp số lượng theongày

− Liên hệ với Lễ tân tòa nhà để đăng ký số lượng suât ăn cho CBNVCông ty

− Trong trường hợp có sự thay đổi suất ăn trưa thông báo lại Lễ tân tòanhà trước 9h00 sáng

− Sau 9h00 sáng không nhận thông tin về thay đổi số suất ăn

− Cuối mỗi tháng, tổng hợp số lượng suất ăn của Công ty và từng CBNVtrong tháng; Đối chiếu số lượng suất ăn với bộ phận bếp

− Chuyển bộ phận Kế toán làm thủ tục thanh toán

 Các công việc khác

− Tập hợp đề nghị cấp Văn phòng phẩm của các phòng ban, đối chiếuđịnh mức trình Tổng giám đốc phê duyệt Gọi VPP và phát cho các phòng

Trực tổng đài điện thoại, nhận các cuộc gọi đến từ khách hàng bên ngoài,chuyển máy đến các bộ phận; Trả lời các thông tin liên quan đến lĩnh vực hànhchính.

− Phô tô tài liệu cho Ban lãnh đạo Công ty khi được yêu cầu

− Quản lý và lưu giữ giấy tờ, tài liệu và lập hồ sơ công việc được giao

− Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng vàLãnh đạo Công ty

2 Quyền hạn

− Chủ trì và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trng công tác

Lễ tân hành chính

3 Tiêu chuẩn

• Chuyên ngành đào tạo

− Tốt nghệp trung cấp trở lên chuyên ngành lễ tân Nếu tốt nghiệpchuyên ngành khác phải trải qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về lễ tân

• Yêu cầu kinh nghiệm

− Có kinh nghiệm 1 năm trở lên về vị trí tương đương

− Kỹ năng giao tiếp

− Kỹ năng làm việc độc lập và theo nhóm]

− Kỹ năng tổng hợp

− Kỹ năng xủ lý tình huống

• Kiến thức khác

− Tiếng anh trình độ B trở lên

− Trình độ tin học sử dụng thành thạo các phần mềm Tin học quản lýVăn phòng

• Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

− Trung thực

− Tận tụy

− Có tinh thần trách nhiệm cao

− Chuyên nghiệp và năng động

− Nhanh nhẹn

− Khiêm nhường

• Yêu cầu khác

− Quyết đoán

− Nhạy bén trong quan hệ giao tiếp

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Bộ phận: Văn phòng

Chức danh: Nhân viên lái xe

Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty và Trưởng phòng HCNS

1 Nhiệm vụ

− Lái xe phục vụ Ban Giám đốc và các Quản lý vùng

− Theo dõi tình trạng hoạt động của xe, đảm bảo xe được luôn trong tìnhtrạng sẵn sàng hoạt động

− Bảo dưỡng xe theo quy định

− Tham gia công tác tại Văn phòng theo nội dung phân công của phụtrách phòng trong thời gian lãnh đạo làm việc tại phòng hoặc đi công tác

− Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công táclái xe

Phần II KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM SOHACO MIỀN BẮC

Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn tồn tại lau dài đều phải có sự

ổn định trong hoạt động; phải tạo được dấu ấn, bản sắc riêng để phân biệt đượccác cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác Các cơ quan, tổ chức phải hướng đếnmục tiêu chung thì mới xây dựng và phát triển thương hiệu, hình ảnh của mìnhqua các yếu tố biểu hiện của văn hóa công sở Do đó văn hóa công sở tốt sẽ phảnchiếu hình ảnh công ty có vững mạnh hay không Dưới đây là những quan sát vềgiao tiếp, ứng xử cũng như văn hóa công sở tại Công ty CP Dược phẩmSOHACOhaco miền Bắc (gọi tắt là SOHACO)

2.1 Những quy định về giao tiếp, văn hóa công sở của Công ty Cổ phần Dược phẩm Sohaco miền Bắc

Văn hóa công sở không chỉ giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp pháttriển bền vững mà nó còn giúp cho doanh nghiệp xây dựng được tên tuổi riêng,mang bản sắc riêng nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp đó

Hiểu được tầm quan trọng đó cũng như để chuẩn hóa cách thức giao tiếpứng xử trong nội bộ, Công ty CP Tập đoàn Dược phẩm và Thương mạiSOHACOhaco (SOHACO GROUP) đã ban hành Quyết định số 112/QĐ-TĐ-HCNS của Tổng Giám đốc ngày 01 tháng 12 năm 2014 về việc ban hành Cách

thức giao tiếp ứng xử trong SOHACO GROUP ( xem phụ lục 2 ) để phổ biến

cách thức giao tiếp ứng xử đến các đơn vị thành viên, trong đó có Công ty CPDược phẩm Sohaco miền Bắc, đơn vị chính trong các hoạt động thương mại củaTập đoàn

Bộ tài liệu này vừa chứa đựng quy định về giao tiếp vừa quy định văn hóacông sở mà toàn thể Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên SOHACO cần thực hiện

2.1.1 Những quy định về giao tiếp

Trong tài liệu này, SOHACO chú trọng việc giao tiếp lên hàng đầu vàđược quy định tại mục I “GIAO TIẾP VÀ TRUYỀN ĐẠT” với hướng dẫn chonhân viên như:

- Ngày đầu tiên đi làm phải làm những gì;