Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa ứng xử tại công ty CP vậ tải sao mai

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài: 1 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Bố cục đề tài; 3 PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI 4 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4 1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng 9 1.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 12 1.2.2 Chức năng hậu cần 12 1.2.3 Về Xây dựng chương trình công tác 13 1.2.4 Về tổ chức hội nghị hội họp 13 1.2.5 Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13 1.3 Chức năng và nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 13 1.3.1 Chức năng nhiệm vụ 13 1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty( phụ lục II) 14 PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI 18 2.1 Những vấn đề chug về văn hóa công sở 19 2.1.1 Khái niệm về công sở 20 2.1.2 Văn hóa công sở 20 2.1.3 Sự cần thiết phải thực hiện văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính, doanh nghiệp và các đơn vị khác 21 2.2 Những nội quy , quy định về văn hóa công sở tại công ty 23 2.2.1 Những quy định chung 23 2.2.2 Những quy định cụ thể 24 2.3 Thực trạng triển khai những quy định về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp tại công ty 27 2.3.1 Thực trạng về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp ứng xử tại công ty CP vận tải sao mai 28 2.3.1.1 Về xưng hô trong công sở 28 2.3.2 .2 Giao tiếp ứng xử 29 2.3.2.3 Trang phục nơi công sở 34 2.3.2.4 Treo quốc huy, quốc kỳ 34 2.3.2.5 Về việc đeo thẻ, và thời gian đi làm của nhân viên 35 2.4. Nhận xét và đánh giá về quá trình thực hiện Quy định văn hóa công sở tại công ty cổ phần vận tải sao mai 35 2.4.1 Kết quả thực hiện những quy định về văn hóa công sở tại công ty 35 2.4.2 Về việc thực hiện văn hóa giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân viên trong công ty 37 2.4.3 Hạn chế 37 2.4.4 Nguyên nhân của những hạn chế 40 2.4.5 Một số giải pháp 40 PHẦN III: KÊT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42 3.1 Đánh giá chung 42 3.1.1 Ưu điểm: 42 3.1.2. Nhược điểm 43 3.1.2 Nguyên nhân 43 3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 45 KẾT LUẬN 47 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu của đề tài: 1

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 2

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu: 2

6 Phương pháp nghiên cứu: 3

7 Bố cục đề tài; 3

PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI 4

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 4

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng 9

1.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12

1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 12

1.2.2 Chức năng hậu cần 12

1.2.3 Về Xây dựng chương trình công tác 13

1.2.4 Về tổ chức hội nghị hội họp 13

1.2.5 Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 13

1.3 Chức năng và nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 13

1.3.1 Chức năng nhiệm vụ 13

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty( phụ lục II) 14

PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI 18

2.1 Những vấn đề chug về văn hóa công sở 19

2.1.1 Khái niệm về công sở 20

2.1.2 Văn hóa công sở 20

2.1.3 Sự cần thiết phải thực hiện văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính, doanh nghiệp và các đơn vị khác 21

2.2 Những nội quy , quy định về văn hóa công sở tại công ty 23

2.2.1 Những quy định chung 23

2.2.2 Những quy định cụ thể 24

2.3 Thực trạng triển khai những quy định về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp tại công ty 27

2.3.1 Thực trạng về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp ứng xử tại công ty CP vận tải sao mai 28

2.3.1.1 Về xưng hô trong công sở 28

2.3.2 2 Giao tiếp- ứng xử 29

2.3.2.3 Trang phục nơi công sở 34

2.3.2.4 Treo quốc huy, quốc kỳ 34

2.3.2.5 Về việc đeo thẻ, và thời gian đi làm của nhân viên 35

2.4 Nhận xét và đánh giá về quá trình thực hiện Quy định văn hóa công sở tại công ty cổ phần vận tải sao mai 35

2.4.1 Kết quả thực hiện những quy định về văn hóa công sở tại công ty.35 2.4.2 Về việc thực hiện văn hóa giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân viên trong công ty 37

2.4.3 Hạn chế 37

2.4.4 Nguyên nhân của những hạn chế 40

2.4.5 Một số giải pháp 40

PHẦN III: KÊT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

3.1 Đánh giá chung 42

3.1.1 Ưu điểm: 42

3.1.2 Nhược điểm 43

3.1.2 Nguyên nhân 43

3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 45

KẾT LUẬN 47 PHẦN PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tháng 1/2007 việt nam trở thành thành viên thứ 150 của WTO đã đánhdấu một bước ngoặt mới với sự phát triển của quốc gia Thị trường mở rộng vớihàng hóa trong nước cũng như quốc tế

Để hòa xu thế chung của thời đại , hội nhập với các nước trên thế giớinâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong và ngoài nước thì hoạt độngsản xuất bên trong của doanh nghiệp ngày phải càng hoàn thiện hơn Lợi nhuận

là mục đích sống còn của doanh nghiệp

-Trong xã hội ngày nay việc phát triển kinh tế là trọng điểm và chủ yếucủa con người đã có không ít những công ty những doanh nghịêp hoat động gópphần phát triển kinh tế của đất nước,trong nhịp sống ngày nay khi nền knh tếphát triển, một số nghành nghề đã đóng vai trò quan trong, trong đó phải kể đếnnghành dịch vụ vận tải

- Để cung ứng được nhu cầu vận tải hang hóa đã có rất nhiều các công tyđược thành lâp,họ đã đáp ứng được rất nhiều khi thị trường cần thiết đặc biệt lànhu cầu của con người với chất lượng phục vụ tốt em đã biết đến Sao Mai taxi

Được thành lập vào tháng 10/2005 với tên gọi là Công ty cổ phần vận tảiSao Mai và là thành viên của Sao Mai Group Là một trong những đơn vị thànhcông trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận chuyển hành khách bằng Taxi, gópphần giải quyết công ăn việc làm cho hàng trăm lao động, tích cực tham giacông tác xã hội, công tác từ thiện, Sao Mai taxi đã được trao tặng “Biểu tượngvàng” vì sự nghiệp văn hóa doanh nhân việt nam tháng 01/2008

Công ty cổ phần vận tải Sao Mai đã thành lập được 11 năm Đến nay saoMai đã có mặt ở một số các tỉnh thành trong cả nước Do khả năng của bản thâncòn nhiều hạn chế, thời gian thực tập ngắn nên em thực tập và tìm hiểu về công

ty cổ phần vận tải sao Mai có trụ sở tại Bắc Ninh - Là một công ty con thuộcCông ty cổ phần vận tải sao mai

2 Mục tiêu của đề tài:

* Mục tiêu chung:

Khảo sát công tác văn phòng tại công ty CP vận tải sao mai

Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty

* Mục tiêu cụ thể

- Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng công ty

+ tổ chức và hoạt động của văn phòng

+ tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng

+ xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong vănphòng

- Tìm hiểu văn hóa công sở tại công ty

+ những vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp,văn hóa công sở

+ thực trạng về kỹ năng giao tiếp , văn hóa công sở tại công ty

+đánh giá ưu điểm , nhược điểm và nêu một số giải pháp nâng cao kỹnăng giao tiếp, văn hóa công sở tại công ty

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:

Cán bộ , nhân viên trong công ty

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủtướng Chính phủ ban hành Quy chế Văn hóa công sở tại các cơ quan hành chínhnhà nước;

GS Trần Ngọc Thêm, Giáo trình “ Cơ sở văn hóa Việt Nam”,(2001)

GS Trần Quốc Vượng, “ Cơ sở văn hóa Việt Nam”, Nxb giáo dục

Nguyễn Hoàng Linh Chi, (2014), “ Văn hóa công sở trong các cơ quan

hành chính nhà nước:”

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu:

Có rất nhiều bài viết , bài tiểu luận nhiên cứu về văn hóa công sở những

đó là những bài viết về cơ quan hành chính , còn nghiên cứu về văn hóa công sởtại công ty CP vận tải sao mai thì chưa có tác giải nào đề cập đến hoặc đã cónhưng chỉ nghiên cứu trong phạm vi hẹp mà chủ yếu là nghiên cứu về bộ phận

kế toán tại công ty

6 Phương pháp nghiên cứu:

Có nhiều phương pháp được sử dụng để nghiên cứu nhưng dưới đây lànhững phương pháp chính

- Phương pháp khảo sát thực tiễn bằng phương pháp phỏng vấn hỏi trựctiếp Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có thông tin khảo sát tác giả tiếnhành phân tích và tổng hợp

- Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trình nghiên cứu sẽ tiếnhành thu thập tài liệu từ thư viện, báo trí, đài, internet

7 Bố cục đề tài;

Phần I: Những vấn đề chung về công tác văn phòng công ty

Phần II: Tìm hiểu kỹ năng giao tiếp, văn hóa ứng xử tại công ty CP vậ tảisao mai

Phần III : Kết luận và kiến nghị đề xuất

PHẦN I : KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CP

VẬN TẢI SAO MAI

1.1 Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Trong giải Thiên Hà có rất nhiều vì sao Nhưng Sao Mai là ngôi sao sángnhất Từ ý tưởng đó, cái tên Sao Mai đã ra đời Các thành viên sáng lập hy vọngrằng: cái tên Sao Mai thể hiện được khát vọng vươn lên, nỗ lực, nhiệt huyết củatuổi trẻ, giúp các thế hệ Sao Mai “Thắp sáng những ước mơ”

Sao Mai Taxi là một trong những đơn vị đi đầu tại thủ đô, cũng như cáctỉnh đưa dòng Matiz làm dịch vụ Taxi với nhiều ưu thế phù hợp với giao thông

và thu nhập, nhu cầu của người tiêu dùng thủ đô

Hiện nay, Sao Mai đã đưa 500 đầu xe vào phục vụ hành khách và đưathêm các dùng xe chất lượng cao hơn như: Toyota Vios, Hyundai Getz, HyundaiGrand I10, Kia morning, Honda Civic vào phục vụ hành khách với các gói dịchvụ: Taxi trả trước, Taxi tháng, Taxi hợp đồng, Taxi đường dài, Taxi đưa đón sânbay

Là một trong những đơn vị thành công trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụvận chuyển hành khách bằng Taxi, góp phần giải quyết công ăn việc làm chohàng trăm lao động, tích cực tham gia công tác xã hội, công tác từ thiện nhưỦng hộ quỹ Trái tim cho em, ủng hộ đồng bào bão lụt, ủng hộ phong trào Biểnđảo Việt Nam , Sao Mai taxi đã được trao tặng “Biểu tượng vàng” vì sự nghiệpvăn hóa doanh nhân việt nam tháng 01/2008, Doanh nghiệp hội nhập và pháttriển năm 2010

Công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực cho thuê xe và vận chuyển hànhkhách bằng Taxi Ngày nay cùng với xu thế đô thị hóa và tốc độ tăng trưởngkinh tế nhanh, mức sống của người dân ngày càng nâng cao, kéo theo là nhu cầu

cơ bản trong đó có nhu cầu đi lại của người dân Những năm gần đây, thị trườngvận chuyển hành khách công cộng ở Bắc ninh đã có những thay đổi đáng kểtheo chiều hướng tích cực Trong những loại hình vận chuyển công cộng như xe

bus, tàu hỏa, xe ôm, taxi, thì taxi là một loại hình đặc biệt hơn, nó có thể khắcphục những yếu điểm khi đi xe bus, tàu hỏa, xe ôm giúp khách hàng cảm thấyhài lòng và thoải mái như đang đi trên xe của mình Tuy nhiên, đối tượng kháchhàng chủ yếu là những người có thu nhập Chính vì vậy, các công ty Taxi khôngchỉ tập trung ở các thành phố lớn mà còn mở rộng mạng lưới xuống các tỉnh lẻ

để đáp ứng kịp thời nhu cầu đi lại của người dân Hội đồng quản trị Công ty cổphần Sao mai đã nhận thức đúng đắn vấn đề này, mạnh dạn đầu tư cả chiều rộng

và chiều sâu, từng bước chỉ đạo hiệu quả kinh doanh một cách có hiệu quả vàlâu dài

Công ty đang nỗ lực hoàn thiện mình, phát triển và xây dựng thêm nhiềudịch vụ tiện ích hơn, thêm nhiều chi nhánh tại các tỉnh, thành trong cả nước đểSao Mai được đồng hành trên mỗi bước đường đi của quý khách

* Quá trình phát triển của Công ty CP Vận tải Sao Mai

Năm 2007:

Ngày 17/12/2007, thành lập Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai tại BắcNinh, địa chỉ là: Số 40 Lê Văn Thịnh, Phường Suối Hoa, TP Bắc Ninh, tỉnh BắcNinh

Điện thoại: 0241.3.875.876

Năm 2008:

Ngày 30/04/2008, thành lập Công ty cổ phần Vận tải Sao Mai tại BắcGiang, địa chỉ là: Số 279 Hùng Vương, Phường Hoàng Văn Thụ, TP Bắc Giang,

tỉnh Bắc Giang.

Điện thoại: 0241.3.857.858

Ngày 20/10/2008 Công ty nhận sáp nhập của Công ty CP Dịch vụ vận tảiThời Đại có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 0103008532 cấp ngày12/07/2005 và nâng vốn điều lệ lên là: 35,8 tỷ đồng

Hà Nam) lượng khách của công ty ngày càng tăng

Hiện nay, Công ty có 4 công ty thành viên Các công ty thành viên nàyhạch toán riêng

Đến tháng 03/2015, Tổng số CBCNV của Công ty khoảng: 800 nhânviên, trong đó: 02 người trình độ Thạc sỹ quản lý kinh doanh và kinh tế tàichính, 20 người trình độ Đại học, Cao đẳng về các lĩnh vực quản lý kinh doanh,kinh tế, kế toán tài chính, cơ khí, còn lại là trình độ trung cấp và lao động phổthô

* Tầm nhìn, sứ mệnh Sao Mai taxi

Mang đến cho khách hàng dịch vụ taxi tốt nhất, hài lòng nhất

* Các chuẩn mực văn hóa Công ty

• Kịp thời và nhanh chóng

• Chu đáo và niềm nở

• Lịch sự và vui vẻ

•Dịch vụ chất lượng cao

• Vui lòng khách đến vừa lòng khách đi

* Ngành nghề kinh doanh của công ty

Thành lập theo giấy chứng nhận kinh doanh thay đổi lần 3 số 0101859895ngày 20/05/2010 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp Công ty kinhdoanh các lĩnh vực, ngành, nghề sau:

• Vận tải hành khách bằng xe Taxi;

• Vận tải hành khách du lịch, vận chuyển hàng hóa;

•Dịch vụ cho thuê xe từ 04 chỗ ngồi đến 45 chỗ ngồi;

• Sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì phương tiện vận tải;

• Buôn bán linh kiện, phụ tùng ô tô;

•Đại lý bán lẻ xăng, dầu, khí gas hóa lỏng;

• Kinh doanh bất động sản;

• Lữ hành quốc tế, lữ hành nội địa;

• Sản xuất, buôn bán vật liệu xây dựng;

• Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi;

• Môi giới thương mại;

• Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa;

• Đại lý bán vé máy bay nội địa và quốc tế;

• Buôn bán ô tô, phương tiện vận tải;

• Lắp đặt trạm biến thế đến 35KV;

• Dịch vụ xe chạy tuyến cố định

* Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty

Sản phẩm của hoạt động kinh doanh dịch vụ đại bộ phận là không manghình thái vật chất, quá trình sản xuất, tiêu thụ và phục vụ thường gắn liền nhau,không thể tách rời Dịch vụ không có hình thái vật chất nên không có tồn kho,quá trình phục vụ khách hàng cũng là quá trình tiêu thụ, vì thế phương thức tiêuthụ của Công ty là phương thức tiêu thụ trực tiếp Trong tháng cung cấp dịch vụtaxi cho khách hàng.Kế toán tập hợp số liệu Cuối tháng tập hợp số liệu từngkhách hàng, xuất hoá đơn và chuyển cho phòng kinh doanh thu tiền của kháchhang

Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Công ty cồ phần Vận tải Sao Mai

là tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập, bộ máy của Công ty có tính tổ chức vàmang tính xã hội hoá cao, đảm bảo phát huy được tính sáng tạo, tự tin trongcông việc của mỗi thành viên trong Công ty

1.1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Công ty cổ phần vận tải Sao Mai là hình thức công ty cổ phần do một số

cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộnhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình Công ty tự chịu tráchnhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn giải

quyết hài hòa lợi ích Nhà nước , công ty và người lao động theo kết quả kinhdoanh đạt được và theo Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập chugdân chủ chế độ trong quản lí điều hành mọi mặt hoạt động của công ty mọi chủtrương chính sách đều được đảng ủy thông qua, công ty tạo điều kiện để cácđoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủcủa người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty Sản xuất kinh doanh docông ty tự cân đối và đảm bảo nghĩa vụ với Nhà nước.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của văn phòng

+ Cơ cấu tổ chức của công ty ( phụ lục I)

+ Chức năng, nhiệm vu của các phòng ban

- Giám đốc điều hành

Là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về toàn bộ công tác tàichính của công ty theo quy đinh của pháp luật có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Là chủ tài khoản của công ty mở tại ngân hàng và chịu trách nhiệm quản

lý, sử dụng tài khoản theo đúng quy định của pháp luật

Lập kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty tr×nh hội đồng quản trịphê duyêt

Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư củacông ty

Trình các báo cáo kế toán hàng quý, năm lên hội đồng quản trị

Định kỳ hoặc hoặc đột xuất báo cáo tình hình tài chính của công ty theoyêu cầu của hội đồng quản trị hoặc khi công ty khó khăn về tình hình tài chínhảnh hưởng đến việc thanh toán các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác

Quyết định kế toán và sử dụng các khoản chờ phân bổ, dự phòng củacông ty

Phê duyệt kế hoạch thu- chi quỹ phúc lợi, khen thưởng của công ty

Duyệt chi toàn bộ các khoản chi của công ty

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác được quy định tại điều lệ của công ty

- Phó giám đốc Điều Hành

Là chịu trách nhiệm trước giám đốc, người trực tiếp điều hành các

hoạt động kinh doanh của cụng ty nhằm bỏo cỏo, đề xuất, giải quyết cũng nhưthực hiện chỉ thị của giỏm đốc để cú thể thực hiện tốt hoạt động kinh doanh.

- Phú giỏm đốc Tài Chớnh

Chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc về tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty, theodừi, giỏm sỏt và phõn bổ , sử dụng cỏc khoản tài chớnh hợp lý đảm bảo sự ổnđịnh trong hoạt động kinh doanh của cụng ty Kịp thời thụng bỏo tỡnh hỡnh tàichớnh, đề xuất kế hoạch và biện phỏp đề phũng khắc phục khú khăn về tài chớnhcủa cụng ty

- Phũng tổ chức – hành chớnh

Là cơ quan tuyển dụng lao động, bố trớ, sắp xếp cỏn bộ lỏi xe để đảm bảocho hoạt động của cụng ty được liên tục khụng bị giỏn đoạn Ngoài ra, bộ phậnnày cũn thực hiện một số cụng việc mang tớnh chất hành chớnh như: phụ trỏchvấn đề liờn quan người lao động

- Phũng kinh doanh tiếp thị:

Gồm 2 bộ phận: Tiếp thị kinh doanh và tổng đài

+ Bộ phận tiếp thị:

Cú nhiệm vụ chớnh là mở rộng thị trường, nghiờn cứu và phõn tớch thịtrường hiện tại, từ đú dự bỏo xu hướng trong tương lai của thị trường để thammưu cho Giỏm đốc cú những điều chỉnh về chớnh sỏch kinh doanh cho phự hợp,ngoài ra bộ phận này còn cú nhiệm vụ quan trọng là chăm súc khỏch hàng

+ Bộ phận tổng đài:

Cú nhiệm vụ nhận cỏc địa chỉ từ cỏc phớa khỏch hàng sau đú chuyển tảitới tất cả cỏc xe taxi của cụng ty trong phạm vi quy định thông qua hệ thống bộđàm Ngoài ra bộ phận này cũn cú nhiệm vụ thu nhận cỏc thông tin phản ỏnh từphớa khỏch hàng sau đú chuyển đến cỏc phũng ban liờn quan để xử lý và phõntớch thông tin, từ đú cú những tham mưu, đề xuất giúp ban giỏm đốc trong vấn

đề điều chỉnh chớnh sỏch kinh doanh cho phự hợp

- Phũng kế toỏn-tài chớnh:

Cú nhiờm vụ hạch toỏn kế toỏn theo chế độ kế toỏn hiện hành, quản lýgiỏm sỏt mọi hoạt động tài chớnh của cụng ty, giỳp giỏm đốc trong việc lập tài

chính hàng năm.

- Ban điều hành đôi xe:

Công ty áp dụng phương thức quản lý trực tuyến, điều hành phương tiệntập trung Trung tâm điều hành được trang bị hệ thống phương tiện thông tinquản lý và điều hành hiện đại như: bộ đàm để quản lý mọi hoạt động của lái xe

và phương tiện trên đường

Tổng số xe kinh doanh ở công ty đến thời điểm này là 112 xe Lái xeđược giao xe theo ca, mỗi ca 24 tiếng, hết mỗi ca làm việc lái xe phải đưa xe vềbãi đỗ để thực hiện giao ca

- Xưởng sửa chữa

Xưởng sửa chữa làm việc dưới sự điều hành của Giám đốc và một phụtrách kĩ thuật xưởng mỗi xe taxi có một quyển sổ theo dõi tình trạng kĩ thuật của

xe Nhiệm vụ của xưởng là söa chữa, bảo dưỡng định kỳ, kiểm tra đột xuất toàn

bộ các xe taxi của Công ty, luôn đảm bảo cho c¸c xe hoạt động liên tục với tìnhtrạng kĩ thuật tốt đảm bảo an toàn và hình thức bên ngoài luôn sạch đẹp

- Bộ phận an toàn

Bộ phận an toàn có nhiệm vụ thay mặt Giám đốc giải quyết các vấn đềliên quan đến các vụ tai nạn xảy ra Phối hợp với cơ quan công an trong việckhám nghiệm hiện trường, thỏa thuận với các bên có liên quan tới vụ tai nạn,làm thủ tục với cơ quan bảo hiểm

Ngoài ra bộ phận an toàn còn có nhiệm vụ theo dõi, giám sát toàn bộ tìnhtrạng kỹ thuật của các xe Lập các kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và đạitu

Người điều hành hoạt động : Nguyễn Văn Thế

- Phương án tổ chức bộ phận an toàn của đơn vị vân tải: Bộ phận an toàngiao thông của đơn vị gồm 02 thành viên, được thành lập theo quyết định số13/2010/QĐ-SM ngayy 01 tháng 09 năm 2010, bộ phận an toàn giao thông cóchức năng

+ Theo dõi , tổng hợp phân tích tình hình chấp hành các quy định vềtrật tự an toàn giao thông

+ Kiểm tra đảm bảo các điều kiện về an toàn kỹ thuật và bảo vệ môitrường trước khi xe tham gia hoạt động.

+ Theo dõi quản lý và xử lý thông tin từ thiết bị giám sát hành trình trênxe; có nhiệm vụ cung cấp các thông tin, số liệu từ thiết bị giám sát hành trìnhcho các cơ quan quản lý tuyến khi có yêu cầu

+ Giúp Lãnh đạo đơn vị giải quyết các yêu cầu, phản ảnh của hành khách

về chất lượng phục vụ hành khách của các xe, thái độ phục vụ của lái xe, về giácước hoặc các vấn đề liên quan đến việc phục vụ nhu cầu đi lại của hành khách;các vụ việc liên quan đến TTATGT, tổ chức các lớp tập huấn hướng dẫn nghiệp

vụ về vận tải hành khách và ATGT, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng phục vụ hànhkhách, giáo dục nâng cao đạo đức người lái xe cho toàn bộ lái xe của đơn vị theotài liệu do Tổng cục ĐBVN ban hành

1.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động tham vấn cảu công tác văn phòng Còn nội dungtổng hợp nghiêng về khía cạnh thống kê, xử ký thông tin dữ liệu phục vụ thiếtthực cho hoạt động quản lý, như vậy nội dung của công tác tham mưu là trợ giúpcho lãnh đạo công ty có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưunhất phục vụ cho hoạt động của công ty

1.2.2 Chức năng hậu cần

Hoạt động của công ty không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhàcửa, phương tiện , công cụ , tài chính các điều kiện , phương tiện ấy phải đượcsắp xếp và phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp, kịp thời đầy

đủ cho mọi hoạt động cảu công ty

Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác của phòng hành chính có

ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Phònghành chính phải chăm lo về cơ sở vật chất của công ty nhằm phục vụ cho họatđộng sản xuất kinh doanh của công ty

Tóm lại, phòng hành chính là đầu mối giúp lãnh đạo công ty thực hiện cácchức năng trên

1.2.3 Về Xây dựng chương trình công tác

Trước khi xây dựng chương trình công tác cho công ty Trưởng phònghành chính ra thông báo đề nghị các phòng đăng ký chương trình công tác của

bộ phận mình do đó tránh được việc chương trình bị thiếu nội dung

Giúp lãnh đạo quản lý được quá trình giải quyết công việc của các đơn vịtrong cơ quan Tuy nhiên việc đăng ký chỉ là tương đối chưa thể nắm bắt hếtđược những công việc sẽ làm vì thế sẽ có những chương trình được đăg kýnhưng không thực hiện hoặc những nội dung không đăng ký thì lại phải làm

1.2.4 Về tổ chức hội nghị hội họp

Là những chương trình làm việc được diễn ra thường xuyên tại cơ quan.Khâu chuẩn bị tổ chức là phần quan trọng giúp cho hội nghị làm việc đượcthành công

Trong quá trình thực tập tại công ty CP vận tải Sao Mai em đã được thamgia mọt vài buổi họp Tuy nhiên việc họp ở đây thường xuyên nhất là cuộc giaoban đàu tuần của ban Giám đốc với các trưởng phòng ban Thông thường chỉ làcác cuộc họp ngắn mang tính chất chỉ đạo

1.2.5 Về tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Chuyến đi công tác của lãnh đạo được chuẩn bị rất chu đáo từ việc lâp kếhoạch cho chuyến đi , trình thủ trưởng phê duyệt, liên hệ đến nơi công tác, đônđốc nhắc nhở giải q các đơn vị thực hiện nhiệm vụ được phân công, chuẩn bịphương tiện đi lại, kinh phí, vă bản tài liệu có liên quan, khi lãnh đạo đi công tác

về thì báo cáo tình hình giải quyết công việc thanh quyết toán kinh phí chuyến đi

1.3 Chức năng và nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty

1.3.1 Chức năng nhiệm vụ

Tham mưu cho Giám đốc công ty về tổ chức bộ máy sản xuất – kinhdoanh và bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty

Quản lý hồ sơ , sơ yếu lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết thử tục

và chế độ tuyển dụng thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, kỷ luật, khen thưởng, nghĩhưu là thành viên thường trực của hội Đồng thi đua va hội Đồng kỷ luật củacông ty

Quy hoạch cán bộ, tham mưu Giám đốc quyết định việt đề bạt và phâncông cán bộ lãnh đạo và quản lý ( Giám đốc, phó giám đốc, trưởng phó phòngcủa công ty và các đơn vị trực thuộc

Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi taynghề cho cán bộ, nhân viên và công nhân cho toàn công ty

Quản lý lao động, tiền lương cán bộ – công nhân viên cùng với phòng kếtoán thì vụ xây dựng tổng quỹ tiền lương va xét duyệt phân bổ quỹ tiền lương,kinh phí hành chính công ty và các đơn vi trực thuộc

Nghiên cứu và tổ chức lao động khoa học, xây dựng các định mức laođộng, giá thành của lao động trên đơn vị sản phẩm (cùng các phòng nghiệp vụ )cho các đơn vị trực thuộc

Quản lý xây dựng cơ bản trụ sở Công ty và các đơn vị trực thuộc (nếu cóyêu cầu)

Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu Thực hiệncông tác lưu trữ các tài liệu thường và tài liệu quan trọng

Xây dựng lịch công tác, lịch dao ban, hội hợp, sinh hoạt định kỳ bấcthuờng

Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ Đảng (theo quy định của Trungương và các cấp của địa phương ) bảo vệ cơ quan và tham gia về an ninh quốcphòng với chính quyền địa phương

Tham gia bảo vệ môi trường, môi sinh, phòng cháy, chữa cháy của công

ty và các đơn vị trực thuộc

Theo dõi pháp chế về hoặt động sản xuất – kinh doanh của công ty, hướngdẫn các đơn vị thuộc Công ty hoạt động, ký kết hợp đồng, liên kết kinh doanhđúng pháp luật

1.3.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty( phụ lục II)

Văn phòng công ty bao gồm

Trưởng phòng 01 người

Phó Trưởng phòng 01 người

Nhân viên văn thư, lưu trữ : 01 người

Nhân viên trực tổng đài: 01 người

Nhân viên quản trị thiết bị: 01 người

Chức năng cụ thể của từng bộ phận như sau :

• Trưởng phòng

Là quản lí đứng đầu phòng Tổ chức Hành chính – Nhân sự là người cótrách nhiệm , có nghiệp vụ quản lí điều hành toàn bộ hoạt động của phòng.Trưởng phòng chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn nhưtổng hợp , kiểm tra, giám sát… và có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố cótrong văn phòng cho phù hợp với yêu cầu, tương ứng thời kì hoạt động của cơquan Bên cạnh đó, Giám đốc ủy quyền của Trưởng phòng kí các bản sao, giấy

đi đường ( trong một số lĩnh vực thông thường ), thông báo …

Tham mưu cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong công tácthi đua khên thưởng, công tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu,đống thời làm thủ tục trình cấp trên…

• Phó Trưởng phòng

Là người giúp Trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vưc trong vănphòng, cũng có thể kiêm nhiệm một số bộ phận trong văn phòng và có thể đảmnhiệm một số công việc cụ thể do Trưởng phòng giao Đồng thời Phó Trưởngphòng cũng là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực phụ tráchnhư : đối ngoại , phụ trách đội xe

Tham mưu chỉ đạo về việc thực hiện các nội quy, quy chế của công ty,biên tập quản lí các văn bản,tài liệu, giấy tờ…

• Nhân viên văn thư, lưu trữ

Chịu trách nhiệm quản lí công ty… của cơ quan theo đúng quy địnhcủa

cơ quan và pháp luật Nhà nước

Đảm bảo phát hành các văn bản đi, đến thông suốt và kịp thoiwfvaf ngoài

cơ quan theo đúng quy định của cơ quan va phấp luật

Quản lí sổ sách…và bưu phẩm chuyển đến và gửi đicủa cơ quan…

Phát hành các văn bản hành chính ra ngoài cơ quan, xử lí công văn theo

sự phân công của Trưởng phòng và lưu trữ đúng quy địnhcủa các loại văn bản

theo quy định lưu trữ của cơ quan Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tiến

độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc , soạn thảo các văn bảnchứng từ bằng máy vi tính

Tham mưu đề xuất cho lãnh đạo những vấn đề trong lĩnh vực mình đangthực hiện, làm các công việc khác do Trưởng phòng phân công Chủ động đềnghị , đánh giá đề xuất xử lí các công việc liên qua

Phân công công việc cho các vị trí trong văn phòng:

Nhân viên trực tổng đài: nguyễn thanh Nga

+ Nghe điện thoại tổng đài, chuyển - nhắn cho người nhận

+ Tiếp khách đến liên hệ công tác

+ Lập kế hoạch thanh toán các chi phí : cước điện thoại, internet, phí dịch

vụ toà nhà

+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ

+ Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ

- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thư chào

- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên Internet

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên văn thư: Nguyễn thị thoa

Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty và chuyển cấp có thẩm quyềngiải quyết

Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ văn bản ra ngoài công ty

Tổ chức lưu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệuliên quan

Tiếp nhận các báo cáo lao động của cns bộ công ty ( xin đến muộn , vềsớm, nghỉ ốm, nghỉ phép )

Theo dõi và chịu trách nhiệm quản lí lịch làm việc của công ty

Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công tyThu xếp in ấn, photocopy tài liệu cho các phòng ban trong công ty khi cầnthiết

Công tác quản lí tài sản thiết bị công ty: Hà văn Nam

Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi, quản lí các tài sản thiết

+ Tạm ứng, thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ

+ Thanh quyết toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ

- Soạn thảo các văn bản, hợp đồng, thư chào

- Tìm kiếm, thu thập thông tin, bài viết trên Internet

- Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Nhân viên nguyễn thị linh ( bộ phận hậu cần

Hỗ trợ đặt lịch công tác cho lãnh đạo ( nhà hàng , khách sạn vé máy bay)Mua sắm nhu yếu phẩm ( trà Café) cho văn phòng công ty

Tổ chức sinh nhật cho các thành viên trong công ty hàng tháng

Hậu cần cho các sự kiện của công ty

PHẦN II: TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ

TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI SAO MAI

Cùng với quá trình hội nhập ngày càng có nhiều những doanh nghiệp ,công ty ra đời sức cạnh tranh ngày càng lớn vậy.Làm thế nào để tạo được sự nổibật lên so với họ? Văn hoá giao tiếp - ứng xử trong hoạt động kinh doanh chính

là bí quyết làm nên sự khác biệt của các công ty Việt Nam, tạo uy tín, danh tiếng

và sức sống cho các công ty, phát huy tối đa năng lực của các cá nhân và hướng

họ về mục tiêu chiến lược của công ty, giúp chúng ta vươn tới thành công nhờvào nguồn nội lực của chính mình Những sản phẩm dịch vụ mà các công ty đưa

ra thị trường phải có sức cạnh tranh cao hơn trước, không chỉ trên thị trườngquốc tế mà ngay cả ở thị trường trong nước Song, cần nhấn mạnh rằng, đókhông chỉ đơn thuần là hàng hoá dịch vụ đem lại giá trị kinh tế, mà ẩn chứatrong đó trước hết là những giá trị văn hoá giao tiếp - ứng xử của công ty – nơisản xuất và cung ứng những hàng hoá, dịch vụ đó và rộng hơn qua đó thấy rõbản sắc văn hoá của cả Việt Nam ta

Trong bối cảnh thực tế như hiện nay, khi nhìn kỹ lại nền văn hoá truyềnthống của dân tộc, bên cạnh mọi thế mạnh vốn có của nó chúng ta vẫn thấy cònnhững chỗ khiếm khuyết rất đáng lưu ý Do hàng ngàn năm sống tự cấp tự túcbằng một nền kinh tế tiểu nông sản xuất nhỏ là phổ biến, hơn nữa lại mới vừaphải trải qua một cuộc chiến tranh dai dẳng với cơ chế quan liêu bao cấp đã hằnsâu trong nếp nghĩ, nếp làm thậm chí đã trở thành nếp vận hành của toàn bộ đờisống xã hội kéo dài tận sau ngày giải phóng thống nhất đất nước, đến hiện thờichúng vẫn chưa có được một nền văn hoá kinh doanh đúng nghĩa hay nói cáchkhác doanh nghiệp của ta chưa phát huy được thế mạnh của văn hoá giao tiếp -ứng xử trong hoạt động kinh doanh Đi vào thời đại công nghiệp hoá - hiện đạihoá, đi vào xã hội phát triển theo cơ chế thị trường hình như đây là chỗ hạn chếlớn nhất của văn hoá Việt Nam? Trong cuộc sống, giao tiếp hàng ngày conngười luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúcthật phức tạp, khó xử Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con

người càng cao Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, cóhiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thànhcông trong cuộc sống , đặc biệt là trong công việc kinh doanh.

Văn hoá giao tiếp - ứng xử nói chung là một thành tố đặc trưng của vănhoá được tạo nên bởi các quan hệ xã hội như: Truyền thống, đạo đức, luật pháp,tôn giáo, phong tục, quy tắc, tâm lý cộng đồng…dẫn đến tình cảm, lý trí, ý thức

hệ và hành vi của chủ thể nhằm vươn tới mục đích: Chân - thiện - mỹ trong mọihoàn cảnh nhất định

Văn hóa giao tiếp là một phần không thể thiếu trong cuộc sống của conngười vì nó chính là những mắc xích gắn kết các mối quan hệ giữa con ngườivới con người Phong cách sống của mỗi con người sẽ khác nhau và điều đó thểhiện qua văn hóa giao tiếp ứng xử của chính những con người đó, bởi vì giaotiếp là một nghệ thuật Và trong thời đại của thế giới phẳng ngày nay, khikhoảng cách về địa lý đã không thể ngăn nổi con người xích lại gần nhau hơn thìgiao tiếp là một cầu nối rất quan trọng để các quốc gia,các nền văn hóa có thểhội nhập cùng nhau

Có thể nói bất kỳ cơ quan nào muốn phát triển toàn diện đều phải xây

dựng văn hóa công sở, đó là xây dựng một nề nếp , phương thức làm việc khoahọc, có kỷ cương , dân chủ thống nhất , đồng bộ

2.1 Những vấn đề chug về văn hóa công sở

Văn hóa là là một khái niệm được dùng phổ biến hàng ngày và là đốitượng nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học thuộc nhiều lĩnh vực Có rất nhiềukhái niệm về văn hóa được đưa ra:

Theo E.B.Tylor thì: “Văn hóa là một phúc thể bao gồm kiến thức, tínngưỡng nghệ thuật, đạo đức, pháp luật, tập quán, mọi kinh nghiệm, thói quen màcon người với tư cách là thành viên của xã hội đạt được”

Theo GS.Trần Ngọc Thêm: “Văn hóa là hệ thống hữu cơ giá trị vật chất

và tinh thần do con người sáng tạo ra và tích lũy qua quá trình hoạt động và thựctiễn trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội loàingười

Chủ tịch Hồ Chí Minh thì cho rằng: “Vì lẽ sinh tồn như mục đích củacuộc sống loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức,pháp luật, khoa học, tôn giáo văn hóa, nghệ thuật , những công cụ trong sinhhoạt hàng ngày về mặc, ăn, ở và các phương thức sử dụng toàn bộ những sángtạo và phát minh đó là văn hóa.

Tóm lại, theo nghĩa chung nhất văn hóa chính là tất cả những gì mà conngười sáng tạo ra được xã hội công nhận và được lưu truyền từ thế hệ này sangthế hệ khác

2.1.1 Khái niệm về công sở

Có rất nhiều khái niệm để định nghĩa về công sở như: “Công sở là một tổchức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước tiến hành một công việc chuyênngành của nhà nước

Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính, là nơi soạn thảo văn bản để thực hiện công vụ đảm bảo thông tincho hoạt động quản lý nhà nước, nơi phối hợp thực hiện nhiệm vụ được nhànước giao Hay tóm lại nó là công sở có tư cách pháp nhân được pháp luật điềuchỉnh để quản lý các công việc có tính chất chuyên ngành và phục vụ lợi íchcông

2.1.2 Văn hóa công sở

Văn hóa công sở không còn xa lạ nữa với những ai làm việc tại các cơquan, tổ chức kể cả doanh nghiệp hay cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên

có rất nhiều cách nhận đinh riêng về văn hóa công sở như:

“Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa

cán bộ, công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với côngdân và giữa cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạthiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ.”

“Văn hóa công sở là một dạng đặc thù của văn hóa xã hội, là một sự phatrộn riêng biệt của các giá trị, chuẩn mực, niềm tin và cách hành xử trong hoạtđộng công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục

vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực

và tính xã hội, tạo nên một dấu ấn riêng biệt giúp phân biệt công sở này vớicông sở khác”.

2.1.3 Sự cần thiết phải thực hiện văn hóa công sở trong các cơ quan hành chính, doanh nghiệp và các đơn vị khác

Đối với công sở, phải xây dựng được văn hóa công sở tiến bộ, văn minh,hiện đại từ đó góp phần tạo nên nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương, dânchủ

Tạo được tình đoàn kết và giúp cho mỗi cán bộ công chức tự nhìn lạimình, đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hóa như tham ô, mócngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội chống tham nhũng, hối lộ, quanliêu, đặc quyền đặc lợi trong công sở

Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ, côngchức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của côngsở

Tính tự giác của cán bộ, công chức, viên chức, trong công việc sẽ đưacông sở này phát triển vượt hơn lên so với công sở khác

Văn hóa công sở giúp hướng các cán bộ, công chức đến một giá trịchung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở

Đó chính là làm cho cán bộ công chức hoàn thiện mình

Văn hóa công sở giúp công sở phát huy hết năng lực của cán bộ, côngchức, khuyến khích họ hăng say với công việc từ đó nhanh chóng đạt được mụctiêu của công sở

Văn hóa công sở còn giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôntrọng ý thức kỷ luật, danh dự của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì

sự nghiệp chung của cơ quan, đơn vị

Văn hóa công sở không còn xa lạ nữa với những ai làm việc tại các cơquan, tổ chức kể cả doanh nghiệp hay cơ quan hành chính nhà nước Tuy nhiên

có rất nhiều cách nhận đinh riêng về văn hóa công sở như:

“Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa

cán bộ, công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công

dân và giữa cán bộ công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạthiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ.”

“Văn hóa công sở là một dạng đặc thù của văn hóa xã hội, là một sự phatrộn riêng biệt của các giá trị, chuẩn mực, niềm tin và cách hành xử trong hoạtđộng công sở cùng tiếp nhận để ứng xử với nhau trong nội bộ công sở và phục

vụ cộng đồng với sự tác động của hệ thống quan hệ thứ bậc mang tính quyền lực

và tính xã hội, tạo nên một dấu ấn riêng biệt giúp phân biệt công sở này vớicông sở khác

Văn hóa công sở có thể được biểu hiện thông qua các hành vi điều hành

và hoạt đông của công sở như sau:

+ Tinh thần tự quản, tính tự giác của cán bộ công chức làm việc tại công

sở cao hay hay thấp Thái độ trách nhiệm trước công việc

+ Mức độ áp dụng các quy chế để điều hành, kiểm tra công việc

+ Thái độ chỉ huy dân chủ hay độc đoán

+ Các xung đột nội bộ được giải quyết thỏa đáng hay không

Giao tiếp là một trong những hoạt động hàng này không thể thiếu với mỗingười chúng ta Dù là nơi công sở, trường học, gia đình hay nơi công cộng,chúng ta luôn có nhu cầu được trao đổi và trò chuyện với những người khác Đó

là nét văn hóa

Ta có thể nhận định rằng : con người chính là giá trị cao nhất của mọi giátrị văn hóa nâng cao chất lượng nguồn nhân lực con người – tài nguyên đặcbiệt quý giá, tài nguyên của mọi tài nguyên, nguyền lực của mọi nguồn lực , đó

là giải pháp chiến lược sâu xa để phát triển kinh tế

Văn hóa là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc cóthể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính là vănhóa Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì phải cóvăn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng không nằmngoài quy luật đó Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới

sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn hóa công sở

sẽ trở thành một tập tục, một thói quen của cơ quan Tuy nhiên văn hóa công sở

không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càngkhông phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng mà văn hóa công sởchính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viên chứctrong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành công Đánh giá thựctrạng văn hóa công sở ở Việt Nam hiện nay, ta thấy còn mang tính tình cảmnhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở

ở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưng vẫn chưa được hiện thực hóa bằng thểchế và điều luật sao cho phù hợp và linh hoạt Trong điều kiện hội nhập, cạnhtranh văn hóa công sở càng trở nên quan trọng, cần phải được chú trọng nhiềuhơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính nhà nước và các doanh nghiệp

2.2 Những nội quy , quy định về văn hóa công sở tại công ty

2.2.1 Những quy định chung

Được quy định tại điều 1,2,3,4,5 trong quy chế văn hóa công sở của côngty:

* Phạm vi và đối tượng thực hiện

Quy chế này quy định những chuẩn mực văn hoá những đối tượng sauđây khi thi hành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của Công ty phải thực hiện:

+ Cán bộ, nhân viên cơ quan Công ty;

+ Cán bộ, nhân viên các đơn vị trực thuộc Công ty;

* Mục tiêu

+ Đảm bảo tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, nhân viên cơ quanCông ty, các bộ, nhân viên các đơn vị trực thuộc với khách hàng, với đội ngũcông nhân lao động của Công ty và từng cán bộ, công nhân viên với nhau, tạo ramột đội ngũ người lao động mang tính chuyên nghiệp cao, có phẩm chất đạođức tốt, đạt hiệu quả cao trong lao động và sản xuất

* Các hành vi bị cấm

+ Hút thuốc lá tại nơi làm việc, hội họp

+ Sử dụng chất ma tuý trong bất kỳ trường hợp nào

+ Sử dụng đồ uống có cồn tại cơ quan Công ty, nơi làm việc của đơn vị

trực thuộc, các công trường, nhà máy, đơn vị sản xuất khác của Công ty trừtrường hợp được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty vào các dịp liên hoan, lễ tết,tiếp khách.

+ Sử dụng phương tiện làm việc của Công ty vào các mục đích cá nhân.+ Tụ tập đông người để tán chuyện, gây rối làm mất an ninh, trật tự nơilàm việc

+Nói tục, chửi bậy tại nơi làm việc

2.2.2 Những quy định cụ thể

* Về lễ phục, trang phục: được quy định tại điều 6.7.8

+ Lễ phục: Lễ phục của cán bộ, công nhân viên là trang phục chính thứcđược sử dụng trong các nghi lễ chính thức, trong các cuộc họp trọng thể, tiếpkhách, đối ngoại:

• Lễ phục của nam: Bộ Complê, áo sơmi, cà vạt

• Lễ phục của nữ: Áo dài truyền thống, hoặc bộ Complê nữ

+ Trang phục

• Đối với cán bộ, nhân viên làm việc thường xuyên ở cơ quan Công ty vàcác đơn vị trực thuộc, trang phục phải lịch sự, gọn gàng hoặc mặc đồng phụctheo quy định (nếu có); không mặc áo phông, trang phục loè loẹt; không đi dép

lê khi làm việc

• Đối với cán bộ, kỹ sư, nhân viên và công nhân trực tiếp chỉ đạo hoặc sảnxuất ở các công trình, nhà máy của Công ty, trang phục bảo hộ lao động theoquy định Trên trang phục có gắn lô gô và tên Công ty

* Thẻ cán bộ, công nhân viên

• Cán bộ, nhân viên cơ quan Công ty phải đeo thẻ trong khi làm việc

• Thẻ cán bộ, công nhân có tên cơ quan, họ tên, ảnh, chức danh, số hiệucủa cán bộ công nhân

• Giám đốc Công ty quy định cụ thể từng loại thẻ cán bộ,

* Về giao tiếp , ứng xử của cán bộ công nhân viên

Được quy định tại điều 9 10 , 11 trong quy định về văn hóa công sở tạicông ty

+ Trong khi làm việc phải tuân thủ nghiêm túc nội quy, các quy chế củaCông ty, và các quy định pháp luật.

+ Trong giao tiếp, ứng xử phải phù hợp với thuần phong mỹ tục, phải cóthái độ tôn trọng, lịch sự, ngôn ngữ giao tiếp phải mạnh lạc, rõ ràng Khi giaotiếp với người nước ngoài, nếu không thông thạo ngôn ngữ thì phải sử dụngphiên dịch do Công ty bố trí

• Đối với khách hàng:

Giao tiếp ứng xử khi làm việc với khách hàng tôn trọng, lịch sự với kháchhàng, bảo vệ được thương hiệu Công ty, làm hài lòng khách hàng và phải đượcchuẩn bị chu đáo, cụ thể, có nội dung thiết thực

• Đối với cấp dưới:

Cấp trên khi giao tiếp với cấp dưới phải nhã nhặn, chân thành, thẳng thắn,lắng nghe và tiếp thu ý kiến với tinh thần cầu thị Khi cần hướng dẫn hoặc giảithích thì nội dung giải thích, hướng dẫn phải rõ ràng, cụ thể và đúng các quyđịnh về nội dung liên quan đến công việc

Phải có thái độ khôn khéo, kiên quyết khi xử trí những trường hợp nhạycảm

• Đối với đồng nghiệp:

Trong giao tiếp ứng xử phải trung thực, thân thiện hợp tác giúp đỡ lẫnnhau

• Đối với cấp trên:

Trong giao tiếp ứng xử phải đúng mực, lễ phép

• Đối với nhân dân:

Trong giao tiếp phải nhã nhặn, lịch sự, lắng nghe nguyện vọng, ý kiến củanhân dân; hướng dẫn, giải thích rõ ràng các nội dung liên quan đến công việcđang tiến hành giải quyết

+ Ứng xử giao tiếp trên điện thoại, thư điện tử, trên các phương tiệntruyền thông khác

Cán bộ, công nhân, nhân viên Công ty khi sử dụng điện thoại (cố định, diđộng), thư điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác để giao dịch phải nhã

nhặn, lịch sự và tôn trọng người đối thoại, phải xưng rõ tên, chức danh củamình Trong quá trình giao dịch phải lựa chọn thông tin chính xác, trung thực vàđẩy đủ để có được kết quả giao dịch tốt nhất, không được tự động cắt điện thoạiđột ngột khi đang đàm thoại.

* Thực hiện nhiệm vụ công tác được giao

+ Thời gian làm việc

• Tuỳ theo mùa và điều kiện làm việc cụ thể, Giám đốc Công ty quy địnhthời gian làm việc và nghỉ ngơi cụ thể theo đúng quy định của Bộ luật lao động

• Một ngày làm việc phải đảm bảo thời gian làm việc hiệu quả là 8 giờ,một tuần tối thiểu phải làm việc 44 giờ

* Về công tác bài trí nơi làm việc

+ Treo quốc kỳ, Đảng kỳ, cờ doanh nghiệp

• Treo cờ:

Tại cơ quan công ty:

Treo Quốc kỳ vào các dịp sau:

- Thứ hai hàng tuần;

- Các ngày lễ theo quy định của Nhà nước

- Các dịp hội nghị của Công ty, Tổng Công ty;

- Kỷ niệm thành lập ngành, Tổng Công ty và Công ty

• Treo Đảng kỳ:

- Ngày lễ thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam, ngày Quốc khánh và cácngày Đại hội Đảng Công ty, Tổng Công ty, Thành phố Hà Nội và Đại hội Đảngtoàn

Vị trí treo cờ:

Cờ được treo ở vị trí trang trọng

+ bài trí nơi làm việc

• Phòng làm việc

Phòng làm việc của cán bộ, nhân viên cơ quan Công ty và các đơn vị trựcthuộc phải có biển ghi tên phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của phòng vàđơn vị Đối với phòng làm việc của cán bộ từ Kế toán trưởng, Phó Giám đốc trở

lên phải ghi đầy đủ họ tên, chức danh cán bộ.

Trong phòng làm việc đảm bảo sắp xếp bàn ghế, tài liệu, phương tiện làmviệc gọn gàng ngăn nắp thuận tiện cho công tác Từ chức danh Đội trưởng,Trưởng phó phòng Công ty trở lên có biển chức danh, họ tên cán bộ đặt trên bànlàm việc

Không thắp hương, không lập bàn thờ trong phòng làm việc

Biển tên cơ quan: Cơ quan phải có biển tên được đặt tại cổng chính, trên

đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của cơ quan

Bố tri phòng làm việc: Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị,

họ và tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức; Việc sắp xếp, bài trí phònglàm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý; Không lập bànthờ, thắp hương, không đun, nấu trong phòng làm việc

Khu vực để phương tiện giao thông: Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu

vực để phương tiện giao thông của cán bộ, công chức, viên chức và của ngườiđến giao dịch, làm việc Không thu phí gửi phương tiện giao thông của ngườiđến giao dịch,

2.3 Thực trạng triển khai những quy định về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp tại công ty

Ban lãnh đạo công ty đã triển khai, ban hành các văn bản, kế hoạch tổchức phổ biến, tuyên truyền sâu rộng mục đích, ý nghĩa, tầm quan trọng của việcxây dựng quy chế văn hóa công sở đến toàn thể cán bộ, nhân viên và lao độngtrong cơ quan, yêu cầu tất cả quán triệt, học tập và thực hiện các nội dung quyđịnh trong Quy chế văn hóa công sở

Trên cơ sở đó , Văn phòng công ty đã triển khai, quán triệt đến nhân viêncủa đơn vị bằng nhiều hình thức Trong đó, nhấn mạnh mục đích, ý nghĩa củaviệc thực hiện Quy chế văn hóa công sở nhằm tạo ý thức và chuyển biến tíchcực trong giao tiếp và ứng xử khi thi hành nhiệm vụ; tổ chức rà soát cơ sở vậtchất, trang thiết bị và bài trí trụ sở để phù hợp với quy định Việc triển khai, tổchức thực hiện Quy chế văn hóa công sở dưới nhiều hình thức như:

- Đối với các phòng, bộ phận thường xuyên tiếp xúc, giải quyết công việc

cho cá nhân, tổ chức đã nghiêm túc thực hiện việc niêm yết các quy định về Nộiquy, Quy chế, trình tự thủ tục giải quyết hồ sơ…

- Niêm yết Quy tắc ứng xử tại nơi công cộng, xây dựng chuẩn mực đạođức của cán bộ, công chức, viên chức trong thi hành công vụ theo tinh thần họctập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh; đồng thời, niêm yết ở mỗiphòng bộ phận điều cán bộ, công chức được làm và không được làm

- Phổ biến Quy chế văn hóa công sở tại hội nghị cán bộ công chức, photoQuy chế phổ biến đến từng phòng, bộ phận để sinh hoạt; thường xuyên, nhắcnhở việc chấp hành Quy chế tại các phiên họp

- Tham gia Hội thi do ngành, do công đoàn phát động, trong đó có nộidung về Quy chế văn hóa công sở;

- Thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy chế vănhóa công sở, kết quả thực hiện được sử dụng làm căn cứ, tiêu chuẩn để xét thiđua, khen thưởng cuối năm

2.3.1 Thực trạng về văn hóa công sở , kỹ năng giao tiếp ứng xử tại công

ty CP vận tải sao mai

2.3.1.1 Về xưng hô trong công sở

Xưng hô trong công sở là một phần của văn hoá công sở Muốn làm tốtphải có những quy định, phép tắc ứng xử cho phù hợp Chào như thế nào, xưng

hô ra sao… mỗi cơ quan sẽ lựa chọn và quy định dựa trên những chuẩn mựcchung về đạo đức của xã hội

Trong công sở, mỗi công chức đều có nhiều mối quan hệ: Quan hệ giữacác đồng nghiệp cùng cơ quan với nhau, giữa công chức với khách, giữa lãnhđạo với nhân viên, giữa cấp dưới với cấp trên… Tuỳ trường hợp cụ thể mà ta cónhững cách xưng hô sao cho đúng chuẩn mực mà vẫn không quá suồng sã, cũngkhông quá xa cách Cho dù bạn là ai trong cơ quan (bảo vệ, nhân viên, trưởngphòng hay lãnh đạo) thì vẫn là công chức nhà nước Vậy bạn hãy để hình ảnhcủa cơ quan mình đọng lại trong lòng khách khi đến liên hệ công việc một ấntượng tốt đẹp qua cách xưng hô của mình

Qua một quá trình làm việc và tiếp xúc tại công ty thì việc xưng hô nói

chung theo cách phổ biến chung và tương đối phù hợp là gọi cấp trên ngườilãnh đạo là sếp và xưng em, còn đồng nghiệp thì tùy thuộc vào độ tuổi để xưng

hô sao cho phải phép Tuy nhiên đôi khi việc xưng hô mang tính chất tùy tiện,

có không ít người sử dụng những từ lóng hoặc dùng những kiểu xưng hô quenthuộc trong gia đình để giao tiếp trong công việc, có khi gép tên này với tênkhác, lấy cả tên facebook để gọi,

Từ ngữ xưng hô trong tiếng Việt rất phong phú và phức tạp Cuộc giaotiếp sẽ trở nên tốt đẹp nếu chúng ta tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực giaotiếp như lịch sự, lễ phép, đúng mực, đúng vai giao tiếp, đúng hoàn cảnh và tuântheo những ước định, chế định của xã hội và có tính khuôn mẫu trong văn hóangười Việt nói chug và cơ quan công sở nói riêng

2.3.2 2 Giao tiếp- ứng xử

Người xưa thường có câu nói:

Lời nói chẳng mất tiền mua

Lựa lời mà nới cho vừa lòng nhau

Văn hóa ứng xử là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với cuộc sống củachúng ta Trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội chúng ta đều phải giao tiếp,ứng xử với nhau Để tạo nên một mối quan hệ tốt chúng ta cần phải có cách giaotiếp và ứng xử tốt Cách ứng xử tốt, giao tiếp tốt sẽ là một trong những nhân tốtạo nên sự thành công của mỗi cá nhân trong xã hội Trong môi trường công sở,công vụ thì vấn đề ứng xử và giao tiếp lại càng vô cùng quan trọng Tuy nhiên,hiện nay việc ứng xử, giao tiếp trong môi trường công sở đang bị lơ là và xemnhẹ, nhất là trong các cơ quan hành chính Nhà nước Trong môi trường tiếp xúcvới nhiều mối quan hệ xã hội, việc ứng xử, giao tiếp của các công chức, củanhững người làm công vụ cần phải được nâng cao, phải được quan tâm và chútrọng hơn nữa Vậy tìm hiểu về việc ứng xử trong công sở là rất cấp thiết và cầnthiết Giải quyết tốt các mối quan hệ thông qua cách ứng xử nơi công sở sẽ tạonên những nét văn hóa riêng của công sở và các nét đẹp trong giao tiếp, ứng xử

đó sẽ cá tác dụng làm nhân tố định hướng tốt đối với các công việc nơi công sở

Giao tiếp, ứng xử là quá trình trao đổi thông tin cho nhau Giao tiếp ứng

xử diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong cuộc sống của chúng ta, giúp ta hiểu đƣợcnhau để có những hành động, phản ứng phù hợp với từng đối tƣợng, hoàn cảnh

và tình huống Trong cuộc sống, giao tiếp để được lòng nhau là việc không phải

dễ dàng Còn trong kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh du lịch dịch vụ, công việc này trở nên khó khăn và phức tạp hơn Nó đòi hỏi một quátrình trau dồi kiến thức cả về chuyên môn nghiệp vụ lẫn kinh nghiệm cuộc sống.Thế nhưng không phải công ty nào cũng có thể có được phong cách giao tiếp –ứng xử văn minh lịch sự, đạt hiệu quả nhƣ mong mun Trong hoạt động kinhdoanh của công ty cổ phần sao mai chú trọng đến mối quan hệ về văn hoá giaotiếp - ứng xử như: giao tiếp với cấp trên, giao tiếp với cấp dưới, Văn hoá giaotiếp - ứng xử của nhân viên công ty với khách hàng

-Và đối với một công ty vận tải thì nhân viên trong công ty là rất it mà chủyếu là nhân viên hoạt động bên ngoài đó là phục vụ những hành khách là phầnlơn Có thể nói chất lượng cũng như kết quả đạt được của công ty đều phụthuộc vào khách hàng,vì vậy dưới một góc độ nào đó văn hóa ứng xử là yếu tốcấu thành và là công cụ quản lí của công ty,

* Giao tiếp với cấp trên

Lãnh đạo là người có quyền lớn nhất trong bất kì cơ quan, tổ chức haydoanh nghiệp, là người ra quyết định và quản lý, tạo ra các chuẩn mực tất cả cácnhân viên đều phải nể và thừa nhận họ

Cấp dưới thường quan sát về mọi hoạt động nói năng, giao tiếp của cấptrên để họ có thể học hỏi vì cấp trên là mẫu hình của tổ chức và mọi người trong

tổ chức phải noi theo

Trong khi giao tiếp cấp dưới phải biết cư xử khéo léo với cấp trên: cấpdưới không được làm mất mặt cấp trên hay chê bai họ sau lưng và đặc biệt làkhông được thể hiện là mình giỏi hơn họ

Biết quý trọng thời gian : có thể nói thời gian của lãnh đạo quý hơn tiềnbạc đặc biệt là đối với những lãnh đạo của những công ty doanh nghiệp khi cóviệc cần báo cáo , hay xin ý kiến thì khi xong việc phải xin phép về chỗ làm củamình Việc báo cáo lãnh đạo nên có lịch, theo ngày , tuần chứ không phải chốc