Thực trạng về vấn đề phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện vĩnh tường

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu nghiên cứu. 1 3.Nhiệm vụ nghiên cứu. 2 4.Phương pháp nghiên cứu. 2 5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương 2 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 3 1.1. Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường. 3 1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường 3 1.1.2. Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường 3 1.1.3. Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường. 6 1.2. Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường. 9 1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ 10 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG. 12 2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường. 12 2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc 12 2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc. 15 2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc 18 2.1.4. Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ 24 2.2.Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Nội vụ. 24 2.2.1.Phòng Nội vụ chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản. 24 2.2.2.Phòng Nội vụ chưa có các cán bộ được đào tạo về đúng trình độ chuyên ngành của mình. 26 2.2.3.Bản thân phòng Nội vụ chưa ý thức được sự quan trọng của phân tích công việc. 27 2.3. Ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới thực hiện công việc của nhân viên và cáchoạt động quản lý nhân lực tại các phòng Nội vụ. 28 2.3.1.Với sự thực hiện công việc của nhân viên: 28 2.3.2.Với các hoạt động quản lý nhân sự khác. 29 2.3.3.Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng không tiến hành phân tích công việc. 30 2.3.4. Quan điểm của ban lãnh đạo trong công tác phân tích công việc. 31 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ. 32 3.1.Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc. 32 3.1.1.Về phía ban lãnh đạo 32 3.1.2. Về phía người cán bộ phân tích công việc 32 3.1.3. Về phía sự hợp tác của phòng, ban khác trong cơ quan. 33 3.2 Một số khuyến nghị về xây dựng chương trình phân tích công việc 33 3.2.1.Về phía ban lãnh đạo 33 3.2.2.Về phía người cán bộ phân tích công việc. 34 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 3.Nhiệm vụ nghiên cứu 4.Phương pháp nghiên cứu 5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm chương CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 1.1 Vị trí địa lý Uỷ ban nhân dân phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 1.1.1.Giới thiệu chung vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường 1.1.2 Khái quát chung UBND huyện Vĩnh Tường .3 1.1.3 Khái quát chung phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 1.2 Khái quát sơ qua công tác quản trị nhân Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường .9 1.3.Các mối quan hệ giải công việc Phòng Nội vụ .10 Chương 2: 12 THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 12 2.1.Cơ sở lý luận phân tích công việc phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường .12 2.1.1.Khái niệm nội dung phân tích công việc 12 2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu lợi ích phân tích công việc 15 2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc .18 2.1.4 Đưa vào sử dụng kiểm tra định kỳ 23 2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc phòng Nội vụ 24 2.2.1.Phòng Nội vụ chưa có chương trình phân tích công việc quy định thành văn 24 2.2.2.Phòng Nội vụ chưa có cán đào tạo trình độ chuyên ngành 26 2.2.3.Bản thân phòng Nội vụ chưa ý thức quan trọng phân tích công việc 27 2.3 Ảnh hưởng công tác phân tích công việc tới thực công việc nhân viên cáchoạt động quản lý nhân lực phòng Nội vụ 28 2.3.1.Với thực công việc nhân viên: 28 2.3.2.Với hoạt động quản lý nhân khác 28 2.3.3.Ưu điểm, nhược điểm nguyên nhân trình tuyển dụng không tiến hành phân tích công việc .30 2.3.4 Quan điểm ban lãnh đạo công tác phân tích công việc .30 CHƯƠNG 3: 32 GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ .32 3.1.Giải pháp xây dựng chương trình phân tích công việc 32 3.1.1.Về phía ban lãnh đạo 32 3.1.2 Về phía người cán phân tích công việc 32 3.1.3 Về phía hợp tác phòng, ban khác quan 33 3.2 Một số khuyến nghị xây dựng chương trình phân tích công việc .33 3.2.1.Về phía ban lãnh đạo 33 3.2.2.Về phía người cán phân tích công việc 34 KẾT LUẬN 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UNBD HĐND Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân LĐTH-XH Lao động thương Binh- Xã hội GD-ĐT Giáo dục- Đào tạo TCKH Tài kế hoạch TNMT Tài nguyên Môi trường NNPTNT THCS CBCCVC TH-MN Nông nghiệp Phát triển nông thôn Trung học sở Cán công chức viên chức Tiểu học Mầm non LỜI CẢM ƠN Khoảng thời gian thực tậptại Phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường, em tiếp cận làm quen với công việc liên quan đến chuyên ngành đào tạo, qua trình học hỏi nhận giúp đỡ nhiệt tình cô chú, anh chị quan em hoàn thành báo cáo thực tập Qua rút học từ trình thực tập quan sát với lý thuyết học Đồng thời vận dụng kiến thức học vào trình thực tiễn thực thi công vụ từ tích lũy cho kiến thức bổ ích, hoàn thiện kiến thức lý luận thân phục vụ cho công việc sau Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Trịnh Việt Tiến toàn thể cán công chức UBND huyện Vĩnh Tường tận tình giúp đỡ, hướng dẫn bảo cho em suốt thời gian thực tập để em hoàn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong tổ chức bố trí người có trình độ chuyên môn trình độ phù hợp với công việc vấn đề quan trọng đòi hỏi người lãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao Ngoài việc trả công hay đánh giá công việc người lao động trước hết người ta phải xét công việc hay nói cách khác phải phân tích công việc để áp dụng vấn đề người thực vấn đề quan trọng hay phần thiếu tổ chức Phân tích công việc giúp cho tổ chức có hướng giải đắn vấn đề lien quan đến quản trị nhân sựnhư vấn đề kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thực công việc, trả công lao động Những công việc để thực cách tốt phân tích công việc phải làm tốt hay nói cách khác phân tích công việc chìa khóa quản trị nhân lực hay công cụ quan trọng tổ chức Nếu phân tích công việc tổ chức doanh nghiệp người lao động không nắm rõ phải làm công việc phải có trách nhiệm quyền hạn liệu có khả đáp ứng yêu cầu đòi hỏi công việc công việc có phù hợp với hay không , việc trả lương hay tuyển dụng không nằm phạm vi phân tích công việc phân tích công việc thiếu tổ chức Phân tích công việc tổ chức quan trọng vấn đề quản trị nhân lực giúp cho tổ chức có hướng giải đắn nhân Với đề tài tương đối khó hấp dẫn có ý nghĩa thực tế lý thú với thân điều kiện quản trị nhân lực vấn đề mẻ Việt Nam nên em định lựa chọn đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu tất hoạt động quản trị nguồn nhân lực phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường - Đồng thời sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường - Định hướng, đề xuất giải pháp phân tích công việc tương lai cho phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 3.Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu tất hoạt động quản trị nguồn nhân lực phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường - Đồng thời sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường - Định hướng, đề xuất giải pháp phân tích công việc tương lai cho phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 4.Phương pháp nghiên cứu Trong trình thực tập em thu thập số liệu cách sử dụng phương pháp thu thập thông tin hỏi, vấn, quan sát, ghi chép - Phương pháp điều tra thực địa: Điều tra khảo sát trực tiếp địa bàn thực tập - Phương pháp vấn: Chủ yếu vấn sâu trưởng phòng, phó phòng chuyên viên Phòng Nội vụ - UBND huyện Vĩnh Tường Đồng thời em thu thập sử dụng văn bản, tài liệu phòng, tài liệu tham khảo chuyên ngàn Sau để hoàn thành số liệu em tiến hành xử lý, phân tích tổng hợp thông tin 5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm chương Chương 1:Tổng quan UBND phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường Chương 2: Thực trạng vấn đề phân tích công việc phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường Chương 3:Giải pháp, khuyến nghị cho việc phân tích công việc phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 1.1 Vị trí địa lý Uỷ ban nhân dân phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 1.1.1.Giới thiệu chung vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường Vĩnh Tường huyện đồng nằm phía Tây Nam tỉnh Vĩnh Phúc Phía Tây Bắc giáp huyện Lập Thạch, phía Đông Bắc giáp huyện Tam Dương, phía Đông giáp với huyện Yên Lạc, phía Nam giáp với huyện Yên Lạc, phía Tây Nam giáp với tỉnh Phú Thọ Ngoài huyện Vĩnh tường tiếp giáp với trung tâm thành phố Việt Trì, thành phố Sơn tây thành phố Vĩnh Yên Diện tích 141,8 km2, dân số 189100 người, mật độ 1333 người/km2 Huyện lỵ thị trấn Vĩnh Tường, huyện gồm thị trấn: thị trấn Vĩnh Tường thị trấn Thổ Tang 27 xã khác: Kim xá, Yên Bình , Chấn Hưng, Nghĩa Hưng, Yên Lập , Việt Xuân, Bồ Sao, Đại Đồng, Tân Tiến, Lũng Hoà, Cao Đại, Vĩnh Sơn, Bình Dương, Tân Cương, Phú Thịnh, Thượng Trưng, Vũ Di, Lý Nhân , Tuân Chính, Vân Xuân , Tam Phúc, Tứ Trưng, Ngũ Kiên, An Tường, Vĩnh Thịnh, Phú Đa, Vĩnh Ninh 1.1.2 Khái quát chung UBND huyện Vĩnh Tường -Tên quan: UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc - Địa chỉ: Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường đặt thị trấn Vĩnh Tường huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc - Điện thoại : 02113859298 - Email: daittvt.vinhphuc@gmail.com  Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Vĩnh tường  Chức năng: Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan quản lý nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương đến sở  Nhiệm vụ, quyền hạn: Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện quy định điều 97, 98, 99, 100,101,102,103,104, 105, 106, 107 110 Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003, Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/04/2004 Chính phủ việc quy định Phó Chủ tịch cấu thành viên Ủy ban nhân dân cấp Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện thể cụ thể lĩnh vực như: kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, văn hóa, xã hội,…  Cơ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh tường HĐND bầu theo nhiệm kỳ năm bao gồm 07 09 thành viên, UBND huyện Vĩnh tường thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo chương III mục Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 Ủy ban nhân dân Chủ tịch ủy ban nhân dân Phó chủ tịch kinh tế Phó chủ tịch văn hóa-xã hội Các ủy viên Phòng Lao động-Thương binh xã hội Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng Nội vụ Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Dân tộc Phòng Y tế Phòng Tư pháp Thanh tra huyện Phòng Tài chính-Kế hoạch Phòng Nông nghiệp PTNT Phòng Công thương Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Văn hóa Thông tin Các đơn vị nghiệp Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường Ghi chú: đơn vị nghiệp bao gồm đơn vị sau; tổ chức xã hội nghề nghiệp, đài truyền thanh-truyền hình, trạm khuyến nông khuyến lâm, trung tâm phát triển quỹ đất giải phóng mặt bằng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất 1.1.3 Khái quát chung phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường  Lịch sử hình thành phòng Nội vụ Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thành lập năm 2008 theo Quyết định số 310/QĐ-UBND, ngày 11 tháng 04 năm 2008 Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường “ Về việc thành lập phòng nội vụ sở tách phò  Vị trí: Phòng nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện vĩnh tường, chịu lãnh đạo trực tiếp, toàn diện tổ chức, biên chế công tác UBND huyện Vĩnh Tường, đồng thời chịu hướng dẫn, kiểm tra, tra chuyên môn, nghiệp vụ sở nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.ng Nội vụ - Lao động thương binh xã hội”  Chức nhiệm vụ quyền hạn phòng Nội vụ huyện Vĩnh tường  Chức năng: Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế, quan hành chính, nghiệp Nhà nước cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chịu sụ đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội Vụ  Nhiệm vụ quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn phòng Nội vụ huyện quy định Thông tư số: 04/2008/TT- BNV ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ bao gồm nhiệm vụ sau đây: - Xây dựng phương án xếp tổ chức máy quan chuyên môn, đơn vị nghiệp trực thuộc từ trình UBND huyện xem xét, định - Quản lý sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức theo phân cấp UBND tỉnh Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức tổ chức việc thực sau phê duyệt - Tham mưu cho UBND huyện tổ chức thực bầu cử Quốc Hội, HĐND cấp theo quy đinh pháp luật Giúp HĐND, UBND để bầu cử chức danh HĐND, UBND theo dõi, giám sát việc thực chương trình phân tích công việc Đồng thời người lãnh đạo phải nắm rõ thông liên quan đến công việc , tình hình thực nhân viên phương pháp làm việc, cách sử dụng nhân viên cách tối ưu để tiến hành phân tích Các nhiệm vụ bao gồm có lên kế hoạch cho giai đoạn phân tích công việc ; thiết kế phiếu thu thập thông tin, câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin; tổng hợp thông tin thu thập viết văn phân tích công việc để phát huy tác dụng việc phân tích công việc Để chương trình phân tích công việc phòng hoàn thiện cần có đầu tư nguồn nhân lực, cụ thể hóa nguồn lực cần thiết sau trình lên cấp xã xem xét hỗ chợ để kế hoạch tiến hành 3.2.2.Về phía người cán phân tích công việc Trước hết, cán phân tích trình phân tích công việc để xây dựng văn cho công việc cho tất công việc nhân Về trình tự thực em xin khuyến nghị trình phân tích công việc gồm bước sau: Bước 1: Thống kê công việc cần phân tích: Xác định công việc cần phân tích: Phòng tiến hành phân tích công việc hoàn thiện lần đầu nên công việc phân tích Cán hướng dẫn phó trưởng phòng tổ chức khảo sát thông tin để thảo luận, đưa vị trí công việc cần phân tích Sau em xin đưa danh mục thống kê công việc cần phân tích là: Ví dụ: Thống kê vị trí phân tích công việc 34 Phòng / ban/ phận Trưởng phòng Nội vụ BP.PT-LV: Chính quyền Chức danh công việc Trưởng phòng Phó phòng Nội vụ Mã số công việc TP-01 PP-02 địa Phụ trách mảng cải cách PTCCHC-01 phương, cải cách hành chính; cán hành Chuyên viên kế toán công chức thuộc xã: BP.PT: Sự nghiệp, giáo dục Phụ trách mảng nghiệp THCS giáo dục trung Chuyên viên công tác tôn giáo BP.PT: Sự nghiệp giáo dục khối Nhân viên văn thư lưu trữ Phụ trách mảng tiểu học, tiểu học, mầm non mầm non BP.PT- LV: Làm công cập nhật văn Phụ trách văn đến CVKT-02 PTSNGDTH-01 CVCTTG-02 PCVTLT-01 PCTH MN-02 PTVBĐ Đ đến Với quy tắc: Mã số công việc tên viết tắt công việc có thêm số thứ tự đằng sau theo phòng ban, phận Ví dụ: Trưởng phòng có mã số công việc TP-01 Do thời gian có hạn nên em thu thập thông tin viết văn cho 02 công việc nhân viên, Trưởng phòng Thiết kế mẫu văn phân tích công việc Phòng nên đưa mẫu văn mô tả công việc chung cho tất vị trí Sau trình tổng hợp kết trình phân tích công việc.Mẫu phiếu trình bày phụ lục (Mẫu mô tả công việc- phụ lục số 01) Bước 2: Thu thập thông tin Xác định thông tin cần thu thập Để có thu thập thông tin cần phải biết xác thông tin cần thu thập gì, thông tin thu thập xoay quanh vấn đề công việc, tiêu chuẩn thực công việc, yêu cầu công việc với người thực công việc Xác định phương pháp thu thập thông tin Sau xác định loại thông tin cần thu thập cán phân tích công việc xác định phương pháp thu thập thông tin thiết kế biểu mẫu Phòng có số phận 35 nhân viên trực tiếp số nhân viên gián tiếp làm công việc phức tạp nên phòng kết hợp phương pháp hỏi, quan sát, vấn kết hợp khắc phục nhược điểm tận dụng lợi phương pháp Tiến hành thu thập thông tin Đối với phương pháp hỏi: Khi tiến hành phân tích công việc nhân viên trưởng phòng em có sử dụng hỏi, mẫu câu vấn, phát thu phiếu thu thập thông tin, thời gian phát /03/2016 thời gian thu lại hết ngày 12/03/2016 Mẫu hỏi, mẫu vấn trình bày phần phụ lục ( Mẫu hỏi, mẫu câu vấn- phụ lục số 02) Đối với phương pháp quan sát: trước hết cán phân tích phải xuống chỗ nhân viên làm việc, quan sát công việc liên tục vài ngày để tiến hành thu thập, phân tích, sử dụng phương pháp chụp ảnh ghi lại chi tiết thông tin để tiện cho việc quan sát, phân tích công việc Mẫu quan sát trình bày phụ lục ( Mẫu quan sát- Phụ lục số 03) Bước 3: Tiến hành viết văn phân tích công việc Xử lý thông tin: thông tin thu thập được, xử lý, loại bỏ thông tin không phù hợp, sau tổng hợp lại, phân loại, xếp thông tin để phục vụ cho việc phân tích vị trí công việc Nếu thấy có thông tin chưa đầy đủ, rõ ràng cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, thảo luận với người cung cấp thông tin Thẩm định thông tin thu thập được: bước tìm hiểu lại thông tin công việc thông qua người quản lý trực tiếp, người nhân viên làm công việc đó, phòng ban thường xuyên tiếp xúc Tìm hiểu lại thông tin vị trí trưởng phòng tổ chức, trước tiên cách hỏi trực tiếp người đó, sau dựa vào thông tin ban lãnh đạo đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc, làm việc Tiến hành viết phân tích công việc: Dựa mẫu tiến hành viết phân tích công việc cho vị trí công việc Trình tự tiến hành có chi tiết chương Sau em xin đưa kết thử nghiệm thu sau trình phân tích vị trí công việc phòng Ví dụ bảng :Mô tả công việc Chuyên viên phòng Nội vụ Chức danh công việc: CVCTKT 36 Mã số công việc: CVCTKT -02 Phòng/ ban: Bộ phận phụ trách nghiệp giáo dục THCS Người lãnh đạo trực tiếp: PTBPSNGDTHCS Địa điểm làm việc: tầng Số làm việc tuần: 44h/tuần Tình trạng công việc: thường xuyên MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC: Thực công việc khen thưởng địa bàn huyện giải vấn đề thắc mắc , khen thưởng lĩnh vực tôn giáo xã phân công CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN: Hướng dẫn sở tổ chức thực chủ trương đảng, sách pháp luật Nhà nước lĩnh vực khen tưởng địa bàn huyện Xây dựng phát huy khen thưởng sở tôn giáo làng thị trấn vĩnh tường CÁC TRÁCH NHIỆM: Nếu thiếu nhân viên hay sở vật chất đề nghị với trưởng phòng Hoàn thành công việc giao, đảm bảo thời gian hoạt động QUYỀN HẠN: Được quyền kiến nghị với ban lãnh đạo vấn đề không hợp lý công việc Được quyền kiểm tra giám sát việc thực nhân viên làm việc Được quyền kiểm tra giám sát việc thực nhân viên làm việc CÁC QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC: Trong phòng: gặp gỡ hàng ngày với trưởng phòng làm việc gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp làm việc phòng Ngoài phòng: Gặp gỡ đơn vị tổ chức tham gia hợp tác làm việc ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Trang thiết bị dụng cụ: thiết bị văn phòng máy tính, máy in, điện thoại ánh sáng… 37 Thời gian làm việc: Làm việc theo hành từ 7h-11h 13h- 17h Môi trường làm việc: Làm việc văn phòng tầng nhà D BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC: Trong sáu tháng cuối năm xây dựng thêm sở thờ tự địa bàn huyện Trong sáu tháng đầu năm hoàn thành tốt nhiệm vụ công tác tôn giáo địa bàn huyện, tiêu tín đồ phật tử tu gia Phối hợp quan địa phương thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn huyện Trong tháng cải tạo, nâng cấp công trình tôn giáo xã Vĩnh thịnh BẢN YÊU CẦU NHÂN SỰ Trình độ giáo dục đào tạo: tốt nghiệp đại học khoa nhạc trở lên âm nhạc Kỹ năng, khả năng: kỹ giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sử dụng tin học văn phòng, có khả giao tiếp tốt, biết xử lý tình huống; Kinh nghiệm: có kinh nghiệm làm việc năm lĩnh vực Tính cách: cởi mở, thân thiện, nhiệt tình, cẩn thận , trung thực Thể lực: có ngoại hình khá, sức khoẻ tốt Ví dụ bảng mô tả công việc Trưởng phòng Nội vụ: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Trưởng phòng Nội vụ Mã số công việc: TP -01 Người lãnh đạo trực tiếp: UBND – SỞ NỘI VỤ Địa điểm làm việc: Phòng VHTT Số làm việc tuần: 44h/tuần Tình trạng công việc: Thường xuyênTạm thời MỤC ĐÍCH CỦA VỊ TRÍ CÔNG VIỆC: Điều hành quản lý chung công tác phòng Nội Vụ CÁC NHIỆM VỤ CƠ BẢN: Quản lý khoản kinh phí tài sản thuộc phạm vi phòng trách nhiệm Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn lĩnh vực VHVN Thực công tác thống kê, thông tin báo cáo UBND huyện- Sở NV tình hình triển khai công việc phòng Nội vụ Khi công tác, học phải bàn giao cho phó báo cáo Chủ tich UBND 38 CÁC TRÁCH NHIỆM: Đề xuất khen thưởng kỷ luật cán phòng Ký duyệt văn phòng ban khác lĩnh vực liên quan Kiểm tra, nhắc nhở, chủ trì hoạt động thực công việc nhân viên Phối hợp với phòng ban khác thực công việc tổ chức QUYỀN HẠN: Ký duyệt thông báo, hướng dẫn thực thuộc phạm vi hành nhân phòng Đề xuất định khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên toàn quan lên sở CÁC QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC: Trong phòng: gặp gỡ cấp để trao đổi công việc gặp gỡ hàng ngày phận phòng làm việc Ngoài phòng: Gặp gỡ ngoại giao với đơn vị huyện Gặp gỡ với đối tượng khác có vấn đề liên quan đến công việc ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Trang thiết bị dụng cụ: thiết bị văn phòng máy tính, máy in, điện thoại ánh sáng… Thời gian làm việc: Làm việc theo hành từ 8h-12h 13h- 17h Môi trường làm việc: Làm việc văn phòng quan tầng 2, thoáng mát , có bàn làm việc riêng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC:(6 tháng cuối năm) Xây dựng xã phát triển Tôn giáo theo đề nghị sở Nội vụ Hoàn thiện nhiệm vụ giao Xây dựng chiến lược Hoàn thành 80% tu gia địa bàn huyện mà cấp đề Đề chiến lược hoạt động nhằm giải vướng mắc, phát sinh, tránh 39 để bọn xấu lợi dụng địa bàn huyện 100% đội ngũ cán công chức tham gia vào việc đẩy mạnh vai trò làm tốt công tác tôn giáo địa bàn huyện BẢN YÊU CẦU NHÂN SỰ Trình độ giáo dục đào tạo: tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản lý công chuyên môn khác quản lý nhân sự… Kỹ năng, khả năng: kỹ giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sử dụng tin học văn phòng, có khả giao tiếp tốt, biết xử lý tình huống; khả tổ chức quản lý, phân công nhiệm vụ Kinh nghiệm: có kinh nghiệm làm việc năm lĩnh vực quản Nắm vững luật lao động quy đinh nhà nước lý Tính cách: cởi mở, thân thiện, nhiệt tình, cẩn thận , trung thực Thể lực: có ngoại hình khá, sức khoẻ tốt Qua kiến nghị em nhằm giúp phòng Nội vụ thấy tầm quan trọng phân tích công việc để áp dụng vào thực tiễn để quan đạt hiệu công việc cao KẾT LUẬN Phân tích công việc trình thực khó khăn, với phát triển nhiệt tình người tham gia người phân tích công việc thu 40 kết tương đối tốt đẹp, qua phân tích người ta hiểu vấn đề liên quan tổ chức , công việc giúp cho người lao động hiểu rõ chất công việc từ đưa yêu cầu nhân tuyển dụng, hoạch định nhân trình phân tích công việc Các tài liệu luôn vấn đề khó khăn đòi hỏi tài liệu mang tính chủ quan, không sát thực với thực tế gây cản trở người phân tích công việc việc phân tích công việc cho cấp gây ảnh hưởng tới mối quan hệ tổ chức dễ căng thẳng Việc tìm cách thức thu thập thông tin dễ dàng gì, với văn hóa người phương đông việc bấm định mức phải quan sát không công khai gây phản ứng người lao động hay có ý định quan sát không trực diện số mang lại mang tính chủ quan Tóm lại phân tích công việc vấn đề khó tổ chức công cụ quản trị nhân lực Phân tích công việc chìa khóa nội dung thiếu hệ thống nhân thời đại kinh tế phát triển nay.Nó đem lại hiệu cao công việc Đồng thời giúp tổ chức thực công việc khoa học hơn, rõ ràng hơn, tránh tượng chồng chéo công việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ cá nhân, phận Việc phân tích giúp nhà quản lý tìm người vào vị trí công việc, lực, sở trường điều quan trọng Chính phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường phải trọng đến công tác phân tích công việc để nâng cao hiệu làm việc đội ngũ cán bộ, công chức Quản trị nhân lực hiệu chìa khóa giải phóng sức sáng tạo Tuy nhiên môi trường cạnh tranh có nhiều biến động, phòng Nội vụ không trọng mà cần phải quan tâm đặc biệt đến vấn đề để có sửa đổi bổ sung hợp lý, nhằm hỗ trợ tốt cho toàn hoạt động quản trị nhân lực, góp phần đưa quan, tổ chức phát triển lên Trên báo cáo “ Hoàn thiện công tác phân tích công việc phòng Nội vụ” với báo cáo em hi vọng nội dung đề tài giúp ích cho phòng Nội vụ việc xây dựng chương trình phân tích công việc để tạo điều kiện thúc đẩy cánh bộ, công chức quan làm việc đạt nhiều thành tích tốt hơn, hiệu với mục tiêu “ học làm việc, làm người, làm cán bộ” 41 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ths.Nguyễn Văn Điềm – PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân ( 2007)Giáo trình quản trị nhân lực Nhà xuất Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội Business Edge, Đánh giá hiệu làm việc – Phát triển lực nhân viên , Nhà xuất trẻ PGS.TS Trần Kim Dung(2009) Giáo trình quản nguồn nhân lực Nhà xuất Thống kê Hà Nội Nguyễn Hữu Thuân( 2007), Quản trịn nhân lực, nhà xuất lao động – xã hội Tài liệu mạng internet Trang web: http://vikipedia.org http://tailieu.vn http://doanhnhan.net http://quantritructuyen.com http://hrlink.vn www.ebook.edu.vn 43 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC TRƯỞNG PHÒNG Bộ phận: Chức danh: Mã công việc: Cán quản lý trực tiếp: Trách nhiệm: - Tổ chức thực công tác nhân theo chức nhiệm vụ theo yêu cầu Ban Giám đốc - Xây dựng quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị phòng - Xây dựng kế hoạch tổ chức, giám sát việc thực an tinh trật tư, an toàn lao động, vệ sinh lao động phòng chống cháy nổ - Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lãnh - Tham mưu cho BGĐ công tác nhân xã địa bàn huyện - Hỗ trợ phận liên quan công tác nhân Quyền hạn: - Quản lý toàn nhân viên Phòng Nọi Vụ ,Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn nhân viên phòng - Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá việc thực công việc nhân viên trực thuộc - Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên phòng - Giải không giải đề xuất cá nhân hay phận khác dựa nội qui, qui định phòng pháp luật hành - Được quyền kiểm tra chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh vấn đề có liên quan đến thiệt hại củaphòng - Thừa uỷ nhiệm BGĐ truyền đạt chủ trương, thị BGĐ, nhà nước để CNV am hiểu thực - Yêu cầu phận, phòng ban báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ BGĐ giao - Ký, y số giấy tờ nhân BGĐ uỷ quyền.- Ký thông báo thực nhiệm vụ chuyên môn Phòng - Thừa ủy nhiệm BGĐ truyền đạt đạo, thị đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, 3.Báo cáo uỷ quyền: - Báo cáo cho Ban Giám đốc công tác nhân theo nhiệm vụ giao định kỳ tuần, tháng, quí, tháng, năm báo cáo trường hợp đột xuất nhiệm vụ Ban Giám đốc giao - Khi vắng mặt uỷ quyền lại cho nhân viên Phòng thực Tiêu chuẩn: 4.1 Trình độ học vấn/chuyên môn - Tốt nghiệp đại học kinh tế, quản trị, nhân sự, luật trở lên - Vi tính văn phòng tương đương B trở lên 4.2 Kỹ năng: - Kỹ lãnh đạo nhân viên - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ tổ chức giám sát công việc - Kỹ phân tích, tổng hợp, làm báo cáo - Kỹ giao tiếp tốt 4.3 Kinh nghiệm: - Ít năm kinh nghiệm công tác quản trị nhân - Ít năm kinh nghiệm vị trí tương đương 4.4 Phẩm chất cá nhân: - Có khả chịu áp lực cao công việc - Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác - Sáng tạo công việc PHỤ LỤC 02: BẢN CÂU HỎI PHỎNG VẤN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Thời gian:………………………………………… Vị trí:……………………………………………… Đơn vị:………………………………………………… Chuyên gia vấn:………………………………… Câu hỏi: I.NHIỆM VỤ 1.Nêu nhiệm vụ mà anh/chị thực hàng ngày? 2.những nhiệm vụ bạn phải thực hàng tuần/tháng thời gian thực cho nhiệm vụ? 3.Những nhiệm vụ mà bạn thực không thường xuyên.? II.QUẢN LÝ Bạn quản lý nhân viên, vị trí, số lượng nhân viên/vị trí Bạn có quyền hành việc định công việc, thưởng phạt, thuyên chuyển? Bạn định, hướng dẫn, phối hợp hoạt động phận ? III TRANG THIẾT BỊ Danh sách tên máy móc, trang thiết bị sử dụng khu vực ban? Danh sách tên công cụ, phương tiện sử dụng công việc? IV.PHỐI HỢP Miêu tả tên, phận cá nhân, phòng ban mà bạn yêu cầu làm việc nười quản lý bạn? Mô tả chất mối quan hệ đó? V QUYẾT ĐỊNH 1.Bạn định mà không cần ý kiến cấp bạn VI.TRÁCH NHIỆM Miêu tả chất trách nhiệm bạn tiền bạc,máy móc, thiết bị, hồ sơ Trách nhiệm lien quan đến bồi thường sảy lỗi, bạn bị xử lý sao? VII.HỒ SƠ 1.bạn phải chuẩn bị lưu trữ hồ sơ nào? 2.Nguồn liệu gì? VIII.KIỂM TRA CÔNG VIỆC Bằng cách công việc bạn kiểm tra, bị kiểm tra, xác nhận? Ai thực công việc trên? IX.YÊU CẦU THỂ CHẤT: Tỷ lệ thời gian công việc bạn: Đứng Ngồi Đi lại Bạn phải nâng, mang , vác vật nặng tối đa bao nhiêu? Tỷ lệ thời gian mà bạn phải mang vác vật nặng? Có yêu cầu thể chất, điều kiện lao động công việc bạn? X ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC: Nêu điều kiện làm việc cho công việc bạn độ ồn, nóng,bụi… XI.NGUY HIỂM: 1.Hãy mô tả nguy hiểm, tai nạn xảy cho công việc bạn? PHỤ LỤC 03:BẢN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC MẪU QUAN SÁT DANH MỤC CÔNG VIỆC THƯỜNG NGÀY CỦA NHÂN VIÊN Hàng Hàng Hàng ngày tuần tháng (D) (W) (M) Hoạt động Tiếp đón khách giới thiệu đến phòng ban thích hợp Soạn thảo mẫu thư chuẩn để trả lời thư từ hàng ngày Lưu trữ xử lý phát hành cập nhật ghi hồ sơ tài liệu Sao tài liệu Ghi ngày tháng đóng dấu văn Xem xét đơn/người nộp dơn xin việc tiến hành vấn sơ tuyển Lưu trữ biên lai thu chi Xin chữ ký văn mang tính pháp lý Trả lời điện thoại chuyển gọi Mở chọn lọc,phân phát thư Ghi đánh máy , phân phát biên họp Sắp xếp hẹn, hội họp ,hội nghị Lưu trữ ghi hồ sơ mật xử lý thư từ Chuẩn bị xử lý kiểm tra hóa đơn, phiếu toán Lưu trữ, báo cáo hoạt động thu chi Xử lý bảng lương Tính toán vào sổ kiểm tra số liệu theo dõi chỉnh sửa sai sót Duy trì kho lưu trữ đồ dung văn phòng yêu cầu mua phân phát đến phòng/ ban Xem xét đơn/ người nộp đơn xin việc tiến hành vấn sơ tuyển