Thực trạng về vấn đề phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện vĩnh tường

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu nghiên cứu. 1 3.Nhiệm vụ nghiên cứu. 2 4.Phương pháp nghiên cứu. 2 5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương 2 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 3 1.1. Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường. 3 1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường 3 1.1.2. Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường 3 1.1.3. Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường. 6 1.2. Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường. 9 1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ 10 Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG. 12 2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường. 12 2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc 12 2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc. 15 2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc 18 2.1.4. Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ 24 2.2.Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Nội vụ. 24 2.2.1.Phòng Nội vụ chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản. 24 2.2.2.Phòng Nội vụ chưa có các cán bộ được đào tạo về đúng trình độ chuyên ngành của mình. 26 2.2.3.Bản thân phòng Nội vụ chưa ý thức được sự quan trọng của phân tích công việc. 27 2.3. Ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới thực hiện công việc của nhân viên và cáchoạt động quản lý nhân lực tại các phòng Nội vụ. 28 2.3.1.Với sự thực hiện công việc của nhân viên: 28 2.3.2.Với các hoạt động quản lý nhân sự khác. 29 2.3.3.Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng không tiến hành phân tích công việc. 30 2.3.4. Quan điểm của ban lãnh đạo trong công tác phân tích công việc. 31 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ. 32 3.1.Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc. 32 3.1.1.Về phía ban lãnh đạo 32 3.1.2. Về phía người cán bộ phân tích công việc 32 3.1.3. Về phía sự hợp tác của phòng, ban khác trong cơ quan. 33 3.2 Một số khuyến nghị về xây dựng chương trình phân tích công việc 33 3.2.1.Về phía ban lãnh đạo 33 3.2.2.Về phía người cán bộ phân tích công việc. 34 KẾT LUẬN 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3

LỜI CẢM ƠN 4

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu nghiên cứu 1

3.Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4.Phương pháp nghiên cứu 2

5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương 2

CHƯƠNG 1: 3

TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 3

1.1 Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 3

1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường 3

1.1.2 Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường 3

1.1.3 Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 6

1.2 Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường 9

1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ 10

Chương 2: 12

THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 12

2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường 12

2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc 12

2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc 15

2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc 18

2.1.4 Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ 23

2.2 Thực trạng công tác phân tích công việc tại phòng Nội vụ 24

2.2.1.Phòng Nội vụ chưa có chương trình phân tích công việc được quy định thành văn bản 24

2.2.2.Phòng Nội vụ chưa có các cán bộ được đào tạo về đúng trình độ chuyên ngành của mình.

26

2.2.3.Bản thân phòng Nội vụ chưa ý thức được sự quan trọng của phân tích công việc 27

2.3 Ảnh hưởng của công tác phân tích công việc tới thực hiện công việc của nhân viên và cáchoạt động quản lý nhân lực tại các phòng Nội vụ 28

2.3.1.Với sự thực hiện công việc của nhân viên: 28

2.3.2.Với các hoạt động quản lý nhân sự khác 28

2.3.3.Ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân của quá trình tuyển dụng không tiến hành phân tích công việc 30

2.3.4 Quan điểm của ban lãnh đạo trong công tác phân tích công việc 30

CHƯƠNG 3: 32

GIẢI PHÁP, KHUYẾN NGHỊ CHO QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI PHÒNG NỘI VỤ 32

3.1.Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc 32

3.1.1.Về phía ban lãnh đạo 32

3.1.2 Về phía người cán bộ phân tích công việc 32

3.1.3 Về phía sự hợp tác của phòng, ban khác trong cơ quan 33

3.2 Một số khuyến nghị về xây dựng chương trình phân tích công việc 33

3.2.1.Về phía ban lãnh đạo 33

3.2.2.Về phía người cán bộ phân tích công việc 34

KẾT LUẬN 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 1

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LĐTH-XH Lao động thương Binh- Xã hội

NNPTNT Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

CBCCVC Cán bộ công chức viên chức

LỜI CẢM ƠN

Khoảng thời gian thực tậptại Phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường, em đã được tiếpcận và làm quen với các công việc liên quan đến chuyên ngành được đào tạo, qua quátrình học hỏi và nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị tại cơ quan

em đã hoàn thành được báo cáo thực tập của mình Qua đó có thể rút ra những bài học

từ quá trình thực tập quan sát với những lý thuyết đã được học Đồng thời vận dụngnhững kiến thức đã học vào quá trình thực tiễn thực thi công vụ từ đó tích lũy chomình những kiến thức bổ ích, hoàn thiện kiến thức lý luận của bản thân phục vụ chocông việc sau này

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Trịnh Việt Tiến và toàn thể cán bộ côngchức tại UBND huyện Vĩnh Tường đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và chỉ bảo cho emtrong suốt thời gian thực tập để em có thể hoàn thành tốt đề tài này

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong các tổ chức hiện nay bố trí người có trình độ chuyên môn trình độ phùhợp với công việc của mình là một vấn đề hết sức quan trọng nó đòi hỏi mỗi ngườilãnh đạo, người quản lý xắp xếp công việc hợp lý hay phải có cách thức tuyển dụng

để mang lại cho tổ chức nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao Ngoài việc trảcông hay đánh giá công việc của người lao động như thế nào thì trước hết người taphải xét công việc hay nói cách khác là phải phân tích công việc như thế nào để ápdụng các vấn đề trên đối với người thực hiện và đây là vấn đề quan trọng nhất hay nóchính là một phần không thể thiếu được trong bất kỳ tổ chức nào Phân tích công việcgiúp cho các tổ chức có được những hướng giải quyết đúng đắn trong mọi vấn đề lienquan đến quản trị nhân sựnhư các vấn đề kế hoạch hóa nguồn nhân lực, đánh giá thựchiện công việc, trả công lao động Những công việc trên để thực hiện một cách tốt nhấtthì phân tích công việc càng phải làm tốt hơn hay nói cách khác phân tích công việc làchìa khóa của quản trị nhân lực hay một công cụ quan trọng nhất của tổ chức Nếukhông có phân tích công việc ở các tổ chức các doanh nghiệp thì người lao độngkhông nắm rõ được mình phải làm những công việc gì phải có trách nhiệm và quyềnhạn ra sao liệu mình có khả năng đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công việc và côngviệc đó có phù hợp với mình hay không , ngoài ra việc trả lương hay tuyển dụng cũngkhông nằm ngoài phạm vi của phân tích công việc cho nên phân tích công việc khôngthể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào Phân tích công việc trong một tổ chức là hết sứcquan trọng trong bất kỳ một vấn đề nào trong quản trị nhân lực nó giúp cho các tổchức có được hướng giải quyết đúng đắn về nhân sự Với một đề tài tương đối khó vàhấp dẫn có ý nghĩa thực tế và rất lý thú với bản thân trong điều kiện quản trị nhân lựcvẫn đang là một vấn đề mới mẻ ở Việt Nam nên em quyết định lựa chọn đề tài này

2.Mục tiêu nghiên cứu.

- Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại phòng Nội Vụhuyện Vĩnh Tường

- Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc tạiphòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường

- Định hướng, đề xuất các giải pháp phân tích công việc trong tương lai chophòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường

3.Nhiệm vụ nghiên cứu.

- Tìm hiểu tất cả các hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại phòng Nội Vụhuyện Vĩnh Tường

- Đồng thời đi sâu vào nghiên cứu thực trạng hoạt động phân tích công việc tạiphòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường

- Định hướng, đề xuất các giải pháp phân tích công việc trong tương lai chophòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường

4.Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình thực tập em đã thu thập số liệu bằng cách sử dụng các phươngpháp thu thập thông tin như bản hỏi, phỏng vấn, quan sát, ghi chép

- Phương pháp điều tra thực địa: Điều tra khảo sát trực tiếp trên địa bàn thựctập

- Phương pháp phỏng vấn: Chủ yếu phỏng vấn sâu trưởng phòng, phó phòng

và các chuyên viên trong Phòng Nội vụ - UBND huyện Vĩnh Tường

Đồng thời em cũng thu thập và sử dụng các văn bản, tài liệu của phòng, tàiliệu tham khảo chuyên ngàn Sau đó để hoàn thành các số liệu thì em tiến hành xử lý,phân tích và tổng hợp các thông tin

5.Kết cấu đề tài báo cáo chia làm 3 chương

Chương 1:Tổng quan về UBND và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.

Chương 2: Thực trạng về vấn đề phân tích công việc tại phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.

Chương 3:Giải pháp, khuyến nghị cho việc phân tích công việc tại phòng Nội Vụ huyện Vĩnh Tường.

CHƯƠNG 1:

TỔNG QUAN VÊ UBND VÀ PHÒNGNỘI VỤ HUYỆN VĨNH TƯỜNG 1.1 Vị trí địa lý của Uỷ ban nhân dân và phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường 1.1.1.Giới thiệu chung về vị trí địa lý huyện Vĩnh Tường

Vĩnh Tường là huyện đồng bằng nằm ở phía Tây Nam tỉnh Vĩnh Phúc PhíaTây Bắc giáp huyện Lập Thạch, phía Đông Bắc giáp huyện Tam Dương, phía Đônggiáp với huyện Yên Lạc, phía Nam giáp với huyện Yên Lạc, phía Tây Nam giáp vớitỉnh Phú Thọ Ngoài ra huyện Vĩnh tường còn tiếp giáp với 3 trung tâm là thành phố

Việt Trì, thành phố Sơn tây và thành phố Vĩnh Yên

Diện tích là 141,8 km2, dân số 189100 người, mật độ là 1333 người/km2.Huyện lỵ là thị trấn Vĩnh Tường, huyện gồm 2 thị trấn: thị trấn Vĩnh Tường và thị trấnThổ Tang cùng 27 xã khác: Kim xá, Yên Bình , Chấn Hưng, Nghĩa Hưng, Yên Lập ,Việt Xuân, Bồ Sao, Đại Đồng, Tân Tiến, Lũng Hoà, Cao Đại, Vĩnh Sơn, Bình Dương,Tân Cương, Phú Thịnh, Thượng Trưng, Vũ Di, Lý Nhân , Tuân Chính, Vân Xuân ,Tam Phúc, Tứ Trưng, Ngũ Kiên, An Tường, Vĩnh Thịnh, Phú Đa, Vĩnh Ninh

1.1.2 Khái quát chung về UBND huyện Vĩnh Tường

-Tên cơ quan: UBND huyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

- Địa chỉ: Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường đặt tại thị trấn Vĩnh Tườnghuyện Vĩnh Tường, tỉnh Vĩnh Phúc

- Điện thoại : 02113859298

- Email: daittvt.vinhphuc@gmail.com

 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Vĩnh tường

 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra, là

cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan quản lý nhànước cấp trên

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước

từ Trung ương đến cơ sở

 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được quy định tại điều 97, 98, 99,100,101,102,103,104, 105, 106, 107 và 110 Luật tổ chức HĐND và UBND ngày

26/11/2003, Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/04/2004 của Chính phủ về việcquy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên Ủy ban nhân dân các cấp Nhiệm vụ,quyền hạn của UBND huyện được thể hiện cụ thể ở các lĩnh vực như: kinh tế, côngnghiệp, nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, văn hóa, xã hội,…

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường

Ghi chú: các đơn vị sự nghiệp bao gồm 4 đơn vị sau; tổ chức xã hội nghềnghiệp, đài truyền thanh-truyền hình, trạm khuyến nông khuyến lâm, trung tâm pháttriển quỹ đất và giải phóng mặt bằng, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Ủy ban nhân dân

Chủ tịch ủy ban nhân dân

Phòng Giáo dục và Đào tạo

1.1.3 Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường.

 Lịch sử hình thành phòng Nội vụ

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, đượcthành lập năm 2008 theo Quyết định số 310/QĐ-UBND, ngày 11 tháng 04 năm 2008của Uỷ ban nhân dân huyện Vĩnh Tường “ Về việc thành lập phòng nội vụ trên cơ sởtách phò

 Vị trí:

Phòng nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện vĩnh tường, chịu sựlãnh đạo trực tiếp, toàn diện về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện VĩnhTường, đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn, nghiệp vụcủa sở nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc.ng Nội vụ - Lao động thương binh xã hội”

 Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của phòng Nội vụ huyện Vĩnh tường.

Chức năng:

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, thammưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnhvực: tổ chức, biên chế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước cải cách hànhchính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhànước; cán bộ, công chức xã, phường thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưutrữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sựchỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồngthời chịu sụ chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội Vụ

- Tham mưu cho UBND huyện tổ chức và thực hiện các cuộc bầu cử Quốc Hội,HĐND các cấp theo quy đinh của pháp luật Giúp HĐND, UBND để bầu cử các chứcdanh của HĐND, UBND

- Quản lý hướng dẫn các hoạt động của chính quyền cơ sở, đánh giá, phân loạichính quyền cơ sở hàng năm, quản lý đội ngũ CBCC chính quyền cơ sở.

- Tham mưu giúp UBND huyện theo dõi các hoạt động trên địa bàn

- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điềuchỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng cấp thông qua đểtrình cấp trên xem xét Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới bản đồ địa chính trên địa bàn

- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhànước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng

- Phối hợp với một số cơ quan hữu quan hướng dẫn thực hiện pháp luật, chínhsách về nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhà nước, thi đua – khen thưởng, tôn giáo

- Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật, chính sách của nhà nước thuộclĩnh vực nội vụ, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân về lĩnh trongphạm vi quản lý

- Tổ chức công tác sơ kết, tổng kết nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo,thi đua – khen thưởng

- Xây dựng phương án sắp xếp tổ chức bộ máy các cơ quan chuyên môn, cácđơn vị sự nghiệp trực thuộc từ đó trình UBND huyện xem xét, quyết định

- Quản lý và sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức theo phân cấp của UBND tỉnh.Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cồng chức và tổ chức việc thực hiện sa u khiđược phê duyệt

- Tham mưu cho UBND huyện tổ chức và thực hiện các cuộc bàu cử Quốc Hội,HĐND các cấp theo quy đinh của pháp luật Giúp HĐND, UBND để bầu cử các chứcdanh của HĐND, UBND

- Quản lý hướng dẫn các hoạt động của chính quyền cơ sở, đánh giá, phân loạichính quyền cơ sở hàng năm, quản lý đội ngũ chính quyền cơ sở

- Tham mưu giúp UBND huyện theo dõi các hoạt động trên địa bàn

- Thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch, điềuchỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng cấp thông qua đểtrình cấp trên xem xét Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới bản đồ địa chính trên địa bàn

- Xây dựng phương hướng nhiệm vụ về công tác nội vụ, văn thư, lưu trữ Nhànước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng trình UBND và một số tổ chức thực hiện khiđược phê duyệt

- Phối hợp với một số cơ quan hữu quan hướng dẫn thực hiện pháp luật, chínhsách về nội vụ, văn thư, Lưu trữ Nhà nước, thi đua – khen thưởng, tôn giáo.

- Kiểm tra, thanh tra việc chấp hành pháp luật, chính sách của nhà nước thuộclĩnh vực nội vụ, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của nhân dân về lĩnh trong

phạm vi quản lý

- Tổ chức công tác sơ kết, tổng kết nội vụ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo,thi đua – khen thưởng

 Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Vĩnh tường:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Vĩnh Tường:

Căn cứ vào khoản 1, khoản 2 quyết định số 2214/QĐ-UBND huyện VĩnhTường ngày 08 tháng 8 năm 2011 về việc phê chuẩn quy chế làm việc của phòng Nội

Chuyên viên phụ trách công tác cải cách hành chính

Chuyên viên quản lý

cán bộ, công chức, viên chức

Chuên viên phụ trách công tác thanh niên Hội

Chuyên viên phụ trách công tác Tôn giáo

Quan hệ thông tin báo cáo Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo

Phòng Nội vụ do Trưởng phòng phụ trách và có từ 01 đến 02 Phó trưởng phònggiúp việc; 04 chuyên viên;

Trưởng phòng : là người chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân

huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng, đồng thời chịu trách nhiệmthực hiện các chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ Vĩnh Phúc;

Chỉ đạo thực hiện các chỉ thị nghị quyết của đảng trong công tác chuyên mônnghiệp vụ của nghành; có trách nhiệm quản lý cán bộ công chức cơ quan, lắng nghe ýkiến phản ánh, phê bình của cán bộ, công chức Hàng năm đánh giá đối với cán bộ,công chức thuộc quyền quản lý của trưởng phòng, trưởng phòng chịu trách nhiệmtrước việc sử dụng tài liệu của cơ quan , tiết kiệm kinh phí được cấp, thực hiện quyđịnh về công khai tài chính, phòng ngừa ngăn chặn tình trạng tham nhũng

Phó trưởng phòng: là người trực tiếp giúp việc cho Trưởng phòng, chịu trách

nhiệm trước Trưởng phòng và Pháp luật về các nhiệm vụ được phân công Khi Trưởngphòng đi vắng, một phó Trưởng phòng được Trưởng phòng ủy quyền điều hành cáchoạt động của phòng;

1.2 Khái quát sơ qua về công tác quản trị nhân sự tại Ủy ban nhân dân huyện Vĩnh Tường.

 Về công tác đào tạo và phát triển nhân lực.

- Hình thức đào tạo và phát triển:

+Cán bộ công chức chủ động thâm gia các khóa học;

+Cán bộ được cơ quan cử đi học;

+Có sự phối hợp giữa cơ quan và cán bộ trong việc tham gia các khóa học ( cán

bộ chủ động đăng kí các khóa học và cơ quan hỗ trợ kinh phí)

- Phương pháp đào tạo và phát triển:

+Giảng dạy theo phương pháp truyền thống

+Giảng dạy theo phương pháp thảo luận, hội nghị

+Giảng dạy theo phương pháp lý thuyết kết hợp với thực hành (tin hoc,ngoạingữ)

+Tự học, tự nghiên cứu

 Về công tác thu hút nhân lực.

Hàng năm UBND huyện tổ chức các đợt tuyển dụng cán bộ công chức, viênchức trẻ mang bao nhiệt huyết và khả năng vốn có để phục vụ nhu cầu của các xã Báocáo và gửi lên trên theo quy định của tỉnh đề ra , quy trình tuyển dụng một cách khoahọc, nghiêm minh, công khai, minh bạch

 Về công tác duy trì nhân lực.

- Mục đích: Nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của UBNDhuyện Vĩnh Tường

1.3.Các mối quan hệ trong giải quyết công việc của Phòng Nội vụ

 Quan hệ trong nội bộ Phòng Nội vụ:

+ Phó phòng cùng với chuyên viên đều thực hiện các chức trách đã được phâncông, có trách nhiệm tham mưu với lãnh đạo phòng các công việc được phân công

+ Những việc liên quan đến chức năng,nhiệm vụ của phòng Trưởng phòng trựctiếp chỉ đạo điều hành Phó phòng, Chuyên viên, cán bộ không tự ý báo cáo lãnh đạo

ủy ban các công việc của phòng khi chưa thông qua Trưởng phòng

+ Khi có công viêc đột xuất, Trưởng phòng căn cứ vào tình hình thực tế để điềuhành bất kỳ chuyên viên, cán bộ nào để triển khai thực hiện nhiệm vụ thì phải có tráchnhiệm thi hành nhiệm vụ và báo cáo kết quả với lãnh đạo phòng

 Các mối quan hệ công tác với các đơn vị công tác có liên quan:

+ Với Sở Nội vụ:

Phòng Nội vụ chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn , nghiệp

vụ của Sở Nội vụ nhằm thống nhất việc chỉ đạo, quản lí tốt các hoạt động đã đượcpháp luật quy định Đảm bảo thực hiện và phối hợp tốt các hoạt động đã được giao.Cung cấp thông tin, báo cáo công tác theo yêu cầu của Sở Nội vụ; đề xuất, kiến nghịvới Sở về những vấn đề mà phòng phụ trách

+ Với UBND huyện:

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND, Phòng Nội vụ huyện cótrách nhiệm chấp hành và triển khai, tổ chức thực hiện các Quyết định, Chỉ thị và chỉđạo của UBND huyện Đồng thời là cơ quan tham mưu cho UBND huyện.Đồng thời là

cơ quan tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về ngành lĩnh vực trên địa bàn.Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo với UBND, Chủ tịch UBND huyện về các lĩnhvực hoạt động của phòng theo quy chế làm việc của huyện Vĩnh Tường.

+ Với UBND các xã, thị trấn:

Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, giúp UBND các xã, thị trấn thực hiệnchủ trương đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước Đồng thời chỉ đạo

về chuyên môn nghiệp vụ đối với với cán bộ quản lý ngành ở địa phương

+ Với các cơ quan chuyên môn, tổ chức đoàn thể trong huyện:

Phòng Nội vụ có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan chuyên môn, tổ chứcđoàn thể trong huyện, thực hiện tốt các mục tiêu, chương trình, kế hoạch của huyện đề

ra, giải quyết các vấn đề nảy sinh thuộc thẩm quyền của phòng

- Hoạt động: Khích lệ và động viên cán bộ, nhân viên về những vấn đề liênquan đến chính sách ,hoạt động; giao những công việc mang tính chất nâng cao nănglực chuyên môn; thường xuyên tổ chức các phong trào thi đua khen thưởng; đặc biệtgiải quyết đầy đủ chính sách xã hội đúng quy định pháp luật( vấn đề lương, thưởng,phúc lợi xã hội…)

2.1.Cơ sở lý luận về phân tích công việc tại phòng nội vụ huyện Vĩnh Tường.

2.1.1.Khái niệm và nội dung của phân tích công việc

 Các khái niệm cơ bản của phân tích công việc.

Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần thiết phải biết của mọi quản trị giatrong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực.Phân tích công việc là cơ sở cho giải quyết cácvấn đề trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực

Sự cần thiết của phân tích công việc:

- Các nhà quản lý nhân sự cần hiểu biết về công việc để có thể tìm người phùhợp với công việc

- Người lao động cần hiểu biết vai trò của họ trong tổ chức trước khi bắt đầulàm việc

Nhưng trước khi tìm hiểu rõ về khái niệm phân tích công việc, chúng ta cầnhiểu rõ công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hóa lao động dẫnđến nghề được chia thành các công việc, công việc lại bao gồm các đơn vị nhỏ hơn cấuthành nên

- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động của nhân viên riêng biệt với tính mục đích

cụ thể mà mỗi người phải thực hiện

Ví dụ: nhiệm vụ phô tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp

Nhiệm vụ phải là đơn vị nhỏ nhất

- Vị trí ( vị trí làm việc): là tập hợp tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi mộtngười lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng

Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao động

- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ gắnkết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi hỏi ngườilao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có kỹ năng, kinh nghiệm cầnthiết để thực hiện

Ví dụ: nghề quản trị nhân lực có công việc như: “ nhân viên tiền lương”, “nhân viên tuyển dụng lao động”, “ nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…

Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ chức,thông qua sự thực hiện công việc của từng người mà tổ chức hoàn thành mục tiêu đềra

Phân tích công việc : là quá trình thu thập, xử lý , đánh giá thông tin về côngviệc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng công việc

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác địnhđiều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc vàcác phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để hoàn thành công việc Tất cảcác thông tin này được thể hiện qua nội dung phân tích công việc

Phân tích công việc được tiến hành nhằm để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm

vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực quyền hạn và trách nhiệm cụ thể cần phải có

để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất

Như vậy: “Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đếncông việc một cách có hhệ thống”

 Nội dung của phân tích công việc

Phân tích công việc có nội dung sau:

Những người quản lý nhân sự sẽ kết hợp với những người cán bộ quản lý bộ

phận, các nhân viên khác để thu thập các thông tin về các công việc có liên quan đếncông tác phân tích công việc.

Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là: bản

mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩnthực hiện công việc

Bản mô tả công việc:

Là văn bản liệt kê, chức năng, nhiệm vụ, quy trình thực hiện các mối quan hệtrong công việc các điều kiện làm việc giúp người lao động hiểu được quyền hạn,trách nhiệm khi thực hện công việc

Trên thực tế, bản mô tả công vệc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức tùycác tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được trình bàykhác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:

Xác định công việc: phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc; tên bộphận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám sát/ quản lýtrực tiếp; số người dưới quyền, ngạch lương…ngoài ra còn có thể gồm từ một đến haicâu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về thực chất công việc thế nào?

Điều kiện làm việc: Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như : thời gian làmviệc, chế độ làm việc, số lượng, chất lượng công việc điều kiện an toàn lao động: ánhsáng, nhiệt độ, độ ồn, độ ẩm, hóa chất

Bản yêu cầu nhân sự.

Trong bản này người phân tích sẽ liệt kê các yêu cầu của công việc với ngườithực hiện về kiến thức kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ giáo dục và đào tạocần thiết,các đặc trưng về tinh thần và thể lực…và các yêu cầu khác cần thiết đối vớitừng công việc cụ thể

Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo thứ

tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ bản nhất,cần thiết nhất Không nên dặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa ra những yêu cầu

ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được công việc, đặc biệt khôngđược có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử với người lao động, như yêu cầu

về dân tộc, tôn giáo…

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

“ Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/ tiêu chí phản ánhcác yêu cầu về số lượng, chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy địnhtrong bản mô tả công việc”

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết quả thựchiện công việc, về hành vi, thái độ…trong quá trình làm việc của người lao động Cáctiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử dụng các tiêu chuẩn địnhlượng.Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn thì nên dùng các câu diễn đạtđịnh tính để miêu tả.Không nên đưa các tiêu chuẩn thực hiện quá cao

Ba văn bản phân tích công việc trên thường gộp vào trình bày chung trong mộtbản Văn bản phân tích công việc được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viếtngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải phù hợp theo các tiêu chí của cơ quan để đưacác văn bản này vào thực hiện tại các bộ phận, phòng ban trong việc quản lý nhân sựđược chính xác đầy đủ

2.1.2.Các điều kiện đảm bảo hiệu quả và lợi ích của phân tích công việc.

 Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc.

Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự, là tàiliệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động quản lýnhân sự khác

Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây dựngđược hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa ra các văn bảnnày vào sử dụng

Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc gồm:

Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn và mối quan hệtrong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo Cơ cấu tổ chức cho biếtmối quan hệ giữa các phòng ban, các công việc khác nhau có liên quan với nhau nhưthế nào; nó là cơ sở để phân công lao động trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn tới từng phòng ban, từng công việc hiệu quả phải dựa trên phân cônglao động hợp lý Nếu cơ cấu tổ chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trongchức năng, quyền hạn, gây khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tíchcông việc

Quan điểm, sự quan tâm của các nhà lãnh đạo, nhân viên với phân tích công việc:

Có rất nhiều nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công việc là công tácrườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác dụng nhiều trong thực

tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này Nhân viên thường nghi ngờ vềmục đích của phân tích công việc, họ cho rằng phân tích công việc nhằm đặt ra nhữngnhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thựchiện công việc cao hơn hiệu quả của phân tích công việc không được mọi người thấymột cách trực tiếp và lâu dài Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiệnhoàn thiện tại Việt Nam, nhất là đối với các cơ quan hành chính nhà nước

Nếu các nhà lãnh đạo và từng nhân viên hiểu biết, nhận thức được vai trò, mụcđích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ, quan tâm đến phân tích côngviệc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích công việc,nhân viên sẽ hợp tác đểcung cấp thông tin chính xác, đầy đủ… Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phântích công việc

Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc.

Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong tổchức, có hiểu biết, kiến thức kỹ năng về phân tích công việc Họ phải biết cách lựachọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng thiết kế các biểumẫu thu thập thông tin, có khả năng thu hút người lao động cùng tham gia vào quátrình phân tích công việc, có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý thông tin, có kỹ năngviết các văn bản phân tích công việc

 Lợi ích của phân tích công việc

- Phân tích công việc ảnh hưởng đến quá trình thực hiện công việc của nhânviên

Khi cơ quan xây dựng và đưa vào thực hiện chương trình phân tích công việcthì sự thực hiện công việc của nhân viên sẽ tốt hơn lên rất nhiều Đơn giản bởi vì khiphân tích công việc thì tất cả các yếu tố có liên quan đến công việc đã được thể hiện

ra nên mỗi người đều biết các công việc của những người khác, họ ý thức được nhiệm

vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình trong công việc, mọi sự phân công và côngviệc đều trở nên rõ ràng, tránh xảy ra tình trạng chồng chéo, đan xen trong thực hiệncông việc, mỗi người đều có công việc riêng của mình đồng thời cũng có trách nhiệm

với chính những công việc thuộc phạm vi quyền hạn của mình.

- Phân tích công việc ảnh hưởng đến các công tác quản lý nhân sự khác

Với công tác kế hoạch hóa nhân lực:

Kế hoạch hóa nhân lực là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu nhân lực.Hoạtđộng này giữ vai trò làm cơ sở cho các hoạt động quản trị nhân sự khác Khi có kếtquả của phân tích công việc, cơ quan sẽ biết chỗ nào đang thừa hoặc thiếu bộ phậnnào, mỗi công việc sẽ cần nhân viên như thế nào, phân bổ cán bộ như thế đã hợp lýchưa,…từ đó các cán bộ nhân sự đưa ra kế hoạch nhân sự hợp lý như đào tạo, bố trílại người bằng cách thuyên chuyển,…Qua phân tích công việc, kế hoạch hóa nhân lựctrở nên chính xác hơn Vì vậy muốn thực hiện được kế hoạch hóa nguồn nhân lực tốtthì tất yếu cần một chương trình phân tích công việc hoàn thiện

Với công tác tuyển dụng bố trí nhân sự :

Kết quả của phân tích công việc phục vụ rất nhiều cho công tác tuyểndụng.Hiện nay hầu hết các cơ quan khi đăng mục thông báo tuyển người đều soạn thảo

ra bản quảng cáo mà nội dungchính lấy ra từ bản mô tả công việc và bản yêu cầu côngviệc với vị trí dự tuyển Xuyên suốt quá trình tuyển chọn, các cán bộ tuyển dụng cũnglấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêu chí, tiêu chuẩn tuyển chọn,các cán bộ tuyển dụng cũng lấy hai văn bản này như là căn cứ để soạn thảo ra các tiêuchí, tiêu chuẩn tuyển chọn, lựa chọn các bài kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyểnchọn nhằm loại bớt dần các ứng viên qua các vòng loại sao cho cuối cùng sẽ chọnđược người phù hợp với vị trí công việc đang tìm kiếm Hai bản kết quả phân tíchcông việc trên sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng được thực hiện dễ hơn tìm người phùhợp từng vị trí công việc

Với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

Cơ quan sẽ dựa vào bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc vớingười thực hiện ở từng công việc để nhận định xem liệu các nhân viên làm các côngviệc đó đã đáp ứng đủ các yêu cầu để thực hiện công việc hay chưa, còn thiếu nhữngyếu tố gì, từ đó cán bộ nhân sự sẽ sử dụng bản mô tả công việc để xây dựng chươngtrình đào tạo như thế nào cho phù hợp từng người với yêu cầu của phòng Như vậyphân tích công việc là cơ sở giúp cho công tác đào tạo và phát triển nhân lực đượcthực hiện thành công

Với công tác thù lao lao động:

Với một tổ chức việc cần thiết là phải lương cho người lao động phù hợp vớinăng lực, trình độ và tổ chức đó vẫn có lợi nhuận để tồn tại và phát triển Sau khi xâydựng và sử dụng chương trình phân tích công việc với mục đích là cơ sở để xác địnhcấu trúc tiền lương.

Với quan hệ lao động:.

Hiện nay trong các cơ quan nhà nước vấn đề về mối quan hệ giữa người lãnhđạo với nhân viên, giữa người quản lý với người lao động đang rất được quan tâm.Các quy định trong bản mô tả công việc là rất rõ ràng, bản phân tích công việc sẽ giúpngười lãnh đạo cải tiến mối quan hệ, cải thiện các vấn đề có liên quan đến quan hệ laođộng, điều kiện làm việc, sẵn sàng xử lý các vướng mắc khi cần

Với kỷ luật lao động, an toàn lao động:

Với kỷ luật lao động: những thông tin cơ bản trong bản mô tả công việc, bảntiêu chuẩn thực hiện công việc giúp tổ chức xây dựng nên các tiêu chuẩn quy định vềhanh vi của người lao động trong quá trình thực hiện công việc như: quy trinh thựchiện công việc, số lượng và chất lượng công việc cần đạt được, thời giờ làm việc…

Với an toàn lao động: thông tin trong bản mô tả công việc là cơ sở giúp tổ chứcxác định quy trình làm việc an toàn hoặc có biện pháp đảm bảo an toàn lao động, vệsinh lao động

Về mặt pháp luật các văn bản phân tích công việc còn là bằng chứng để xử lýcác vụ.3.Trình tự tiến hành và đưa vào sử dụng, kiểm tra định kỳ công việc

2.1.3.Trình tự tiến hành phân tích công việc

Công tác phân tích công việc gồm nhiều hoạt động vì vậy việc phân chia quátrình phân tích côngviệc ra thành bao nhiêu bước ở các tổ chức khác nhau có thể khácnhau Phân tích công việc thường được thực hiện theo sơ đồ:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc.

Xác định mục đích sử dụng những thông tin trong các văn bản phân tích côngviệc nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự như: tuyển dụng lao động, bố trí laođộng, thù lao lao động, đào tạo nhân lực… Nắm rõ được mục đích của phân tích côngviệc giúp ta xác định cần thu thập những loại thông tin gì? Và mức độ sâu sắc của cáccông việc

Xác định mục đích của phân tích công việc

Thu nhập thông tin

Lựa chọn phần việc đặc trưng hay quan trọng để phân tích công việc

Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp để tiến hành

xử lý thông tin

Kiểm tra các thông tin cần thiết để tiến hành thập thông tin

Xây dựng văn bản phân tích công việc

Phân tích công việc không phải là công tác được thực hiện thường xuyên vớitất cả các công việc trong tổ chức, tùy vào mục đích và nhu cầu phân tích công việc

mà xác định công việc cần phân tích như

Phân tích tất cả các công việc : Khi tổ chức mới thành lập, bắt đầu đi vào hoạtđộng, phân tích công việc lần đầu tiên được thực hiện

Phân tích công việc mới phát sinh: Khi tổ chức có những công việc mới xuấthiện

Phân tích mang tính chất nâng cấp công việc: Khi công việc có sự thay đổi đáng

kể về nội dung, bản chất do tổ chức có quy trình công nghệ, quy trình sản xuất mới,

có phương pháp và thủ tục làm việc mới

Phân tích theo chu kỳ: Khi tổ chức tiến hành kiểm tra, rà soát lại tất cả côngviệc theo chu kỳ để kịp thời cập nhật những thông tin cho các văn bản phân tích côngviệc đảm bảo chúng chính xác, phù hợp với công việc hiện tại

Bước 2.Thu thập thông tin.

Xác định các thông tin cân thu thập:

Các thông tin cần thu thập có rất nhiều nhưng cần thiết phải khai thác các thôngtin có gắn với công việc gồm: thông tin về nhiệm vụ, chức năng trách nhiệm, các mốiquan hệ thuộc công việc, lấy từ bản tiêu chuẩn, mô tả công việc, thông qua phổng vấn

Lựa chọn và thiết kế các phương pháp thu thập thông tin:

Hiện tại có rất nhiều cách để có thể thu thập thông tin cho việc phân tích côngviệc nhưng cần tùy vào các yếu tố như: đặc điểm công việc để người phân tích côngviệc quyết định sử dụng phương pháp nào sao cho có lợi nhất

Bước 3:Lựa chọn phần việc đặc trưng hay quan trọng để phân tích.

Để lựa chọn được công việc phù hợp, hiệu quả, cán bộ phân tích công việc dựatrên các căn cứ sau:

Mục đích của phân tích công việc: Từ đó xác định những loại thông tin liênquan đến công việc nên tập trung thu thập và mức độ sâu sắc cần phải tìm hiểu củathông tin

Tính chất của công việc được phân tích: Như công việc có những hoạt động laođộng dễ dàng quan sát hay không dễ dàng quan sát được

Đặc điểm của đối tượng cung chấp thông tin: Ví dụ như người cung cấp thôngtin có trình độ giáo dục- đào tạo không cao thì không nên áp dụng phương pháp bản

câu hỏi, phỏng vấn.

Ngân quỹ và thời gian: Ví dụ nếu ngân quỹ hạn hẹp không nên áp dụng phươngpháp bản câu hỏi, nếu thời gian hạn chế không nên lựa chọn phương pháp phỏng vấnquan sát

Sau khi xác định phương pháp thu thập thông tin, thì cán bộ phân tích công việcphải thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin như: bảnxa câu hỏi, mẫu câu hỏi phỏng vấn,mẫu phiếu quan sát, mẫu phiếu ghi chép…Biểu mẫu thu thập thông tin là công cụ thuthập thông tin một cách có tổ chức và hiệu quả

Bước 4 Lựa chọn phương pháp thu thập phù hợp để xử lý thông tin

Phương pháp quan sát:

Trong phương pháp quan sát, cán bộ phân tích công việc, thiết kế mẫu phiếuquan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc củangười lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát công việc mà xác định loại thôngtin cần thu thập, mức độ cần tìm hiểu sâu của từng loại Để xây dựng bản mô tả côngviệc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, cần phải thu thập các loạithông tin công việc đó được thục hiện như thế nào, các mối quan hệ trong khi làmviệc; máy móc; phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc…

 Ưu điểm: Phương pháp này dễ thực hiện, thông tin thu thập được chi tiết,đầy đủ, phong phú, sát với thực tế công việc

 Nhược điểm: quan sát tốn thời gian, thông tin thu được dễ ảnh hưởng bỏi yếu

tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người đượcquan sát, khi biết mình đang được quan sát có thể dẫn tới thiếu sự chính xác trong thựchiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quanđến trí não, tư duy, những công việc kế…

Tự ghi chép:

Tự ghi chép là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại nhữngthông tin có liên quan đến công việc của mình vào một cuốn sổ với những mục đãđược thiết kế sẵn

Với phương pháp này có thể thu được nhiều thông tin sát với thực tế mà tiếtkiệm chi phí và thời gian Nhưng độ chính xác của thông tin thì hạn chế do dễ bị ảnhhưởng bởi yếu tố chủ quan của người ghi chép, quá trình ghi chép có thể không đảmbảo sự liên tục, nhất quán

Ghi chép các sự kiện quan trọng:

Là phương pháp nghiên cứu ghi chép lại các hành vi thực hiện công việc củanhững người lao động làm việc hiệu quả và những người lao động làm việc chưa hiệuquả, thông qua đó có thể khái quát lại và phân loại các đặc trưng chung của công việccần mô tả và các đòi hỏi của công việc.

 Ưu điểm: ghi chép sự kiện quan trọng phù hợp với xây dựng bản mô tả côngviệc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Phương pháp này cho thấy sự biến thiên,tính linh động trong thực hiện công việc của những người lao động khác nhau

 Nhược điểm: phương pháp này là tốn thời gian để quan sát, ghi chép, kháiquát và phân loại các hành vi Khi ghi chép bỏ qua các hành vi trung bình Việc xâydựng các hành vi trung bình trong thực hiện công việc cũng rất khó khăn

Phương pháp sử dụng bản hỏi:

Được thực hiện khi nhân viên nhận được một danh mục các câu hỏi đã đượcthiết kế sẵn và họ sẽ điền thông tin vào trong đó.Trong bản hỏi này hiện đang có hệthống câu hỏi đóng, các câu hỏi mở

Phương pháp này hiện đang được áp dụng phổ biến và được thực hiện dễdàng.Tuy nhiên cần lưu ý rằng các câu hỏi cần dễ hiểu và dễ trả lời để tránh gây tìnhtrạng khó khăn cho người trả lời

Phương pháp phỏng vấn:

Đối với những công việc mà người nghiên cứu khó quan sát hoặc không có điềukiện quan sát thì nên sử dụng phương pháp này Các thông tin sẽ được ghi chép lạitheo những bản mẫu đã được quy định sẵn Phỏng vấn theo mẫu giúp ta so sánh đượccác câu trả lời của các nhân viên khác nhau khi làm cùng một việc Tuy nhiên để thựchiện được phương pháp này đòi hỏi khá nhiều thời gian

Phương pháp hội thảo chuyên gia:

Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức một cuộc hội thảo, thảo luận vềcông việc cần phân tích giữa các chuyên gia là những người có trình độ,am hiểu vềcông việc , có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộphận, phòng ban Đồng thời phương pháp này giúp làm bổ sung thêm thông tin chocác phương pháp khác, để phục vụ vào mục đích phân tích công việc Tuy nhiên đây làphương pháp tốn kém về thời gian và tiền bạc nên thông thường chỉ những công việc

có chức vụ cao và khó phân tích công việc thì mới được sử dụng đến

Bước 5: Kiểm tra các thông tin cần thiết để tiến hành thu thập thông tin

Áp dụng các phương pháp thu thập thông tin đã lựa chọn để thu thập thông tin