MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch Sử vấn đề nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 3 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Nội vụ 4 1.1.1 Vị trí và chức năng 4 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.3 Tổ chức và biên chế 8 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính phòng Nội vụ huyện Đình Lập 9 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 9 1.2.1.1. Quy định làm việc 9 1.2.1.2. Tổ chức bộ máy 9 1.2.1.3. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc 9 1.2.1.4. Chế độ hội họp, đi công tác và thông tin báo cáo 11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Đình Lập 12 1.2.2.1. Vị trí, chức năng 12 1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 12 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 16 1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí phòng Nội vụ huyện Đình Lập 17 PHẦN II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 21 PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN ĐÌNH LẬP 21 2.1 Quy chế công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Đình Lập 22 2.1.1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 22 2.1.2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư 22 2.1.3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư 22 2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản 23 2.2.1 Hình thức văn bản 23 2.2.2 Thể thức văn bản 23 2.2.3. Soạn thảo văn bản 24 2.2.4. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt 24 2.2.5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 25 2.2.6. Ký văn bản 25 2.2.7. Bản sao văn bản 25 2.3. Quản lý văn bản đi – đến 25 2.3.1 Nguyên tắc chung 25 2.3.2. Trình tự quản lý văn bản đến 26 2.3.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 26 2.3.2.2. Trình, chuyển giao văn bản đến 27 2.3.2.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 28 2.3.3. Trình tự quản lý văn bản đi 28 2.3.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 28 2.3.3.2. Đăng ký văn bản đi 29 2.3.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 30 2.3.3.4. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 32 2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 34 2.4.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 34 2.4.2. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 35 2.4.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức 36 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 36 2.5.1. Quản lý con dấu 36 2.5.2. Sử dụng con dấu 37 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1. Đánh giá chung 38 3.3.1. Ưu điểm 38 3.3.2. Hạn chế 38 3.3.3. Nguyên nhân 39 3.2. Đề xuất, kiến nghị 39 3.2.1. Đề xuất kiến nghị đối với cơ quan 39 3.2.2. Đề xuất, kiến nghị đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 40 PHỤ LỤC 41
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Lịch Sử vấn đề nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Bố cục đề tài PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ 1.1.1 Vị trí chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.3 Tổ chức biên chế 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành phòng Nội vụ huyện Đình Lập 1.2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.2.1.1 Quy định làm việc 1.2.1.2 Tổ chức máy 1.2.1.3 Trách nhiệm, phạm vi giải công việc 1.2.1.4 Chế độ hội họp, công tác thông tin báo cáo 11 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Đình Lập 12 1.2.2.1 Vị trí, chức 12 1.2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 12 1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức 16 1.2.3 Xác định vị trí việc làm xây dựng mô tả công việc vị trí phòng Nội vụ huyện Đình Lập .17 PHẦN II TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ 21 PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN ĐÌNH LẬP 21 2.1 Quy chế công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Đình Lập 22 2.1.1 Phạm vi đối tượng áp dụng 22 2.1.2 Trách nhiệm công tác văn thư 22 2.1.3 Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư 22 2.2 Soạn thảo ban hành văn 23 2.2.1 Hình thức văn 23 2.2.2 Thể thức văn 23 2.2.3 Soạn thảo văn 24 2.2.4 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt 24 2.2.5 Kiểm tra văn trước ký ban hành .25 2.2.6 Ký văn 25 2.2.7 Bản văn 25 2.3 Quản lý văn – đến 25 2.3.1 Nguyên tắc chung 25 2.3.2 Trình tự quản lý văn đến 26 2.3.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 26 2.3.2.2 Trình, chuyển giao văn đến 27 Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.3.2.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 28 2.3.3 Trình tự quản lý văn 28 2.3.3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn 28 2.3.3.2 Đăng ký văn 29 2.3.3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 30 2.3.3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 32 2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan .34 2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 34 2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 35 2.4.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức 36 2.5 Quản lý sử dụng dấu .36 2.5.1 Quản lý dấu 36 2.5.2 Sử dụng dấu 37 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 3.1 Đánh giá chung 38 3.3.1 Ưu điểm 38 3.3.2 Hạn chế 38 3.3.3 Nguyên nhân 39 3.2 Đề xuất, kiến nghị 39 3.2.1 Đề xuất kiến nghị quan 39 3.2.2 Đề xuất, kiến nghị trường Đại học Nội vụ Hà Nội 40 PHỤ LỤC 41 Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức, biên chế quan hành nghiệp nhà nước; cán công chức, viên chức nhà nước; cán công chức cấp xã, phường, thị trấn; địa giới hành chính; cải cách hành chính; tôn giáo; hội, tổ chức phi phủ; công tác niên; văn thư, lưu trữ nhà nước thi đua, khen thưởng Phòng Nội vụ phối hợp với phòng, đơn vị chuyên môn khác thuộc UBND huyện để tổ chức thực chức quản lý, tham mưu cho UBND huyện Phòng Nội vụ huyện Đình Lập thực chức quản lý nhà nước chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện , đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở Nội vụ tỉnh Lý chọn Phòng Nội vụ nơi thực tập quan phù hợp với chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên áp dụng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ học nhà trường soạn thảo loại văn bản: định, công văn, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, giấy mời, biên hội nghị, hội hop; đăng ký văn đi, văn đến; phân loại văn bản; chỉnh lý tài liệu; sử dụng dấu; kỹ giao tiếp; phân tích, đánh giá, tổng hợp; văn hóa công sở; sử dụng trang thiết bị văn phòng thực nghiệp vụ văn phòng quan thực tập Thực tập Phòng Nội vụ hội để sinh viên tìm hiểu rõ công việc thực tế, thực nhiệm vụ giao, từ giúp ích cho thân sinh viên sau trường có thêm kinh nghiệm làm việc Phòng Nội vụ thực chức quản lý nhà nước nhiều lĩnh vực khác nhau, sinh viên học hỏi, có thêm kiến thức, kinh Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệm số lĩnh vực quan kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ học nhà trường Ngoài thực tập Phòng Nội vụ huyện Đình Lập giúp cho em hiểu rõ tình hình sử dụng cán công chức, viên chức; công tác xây dựng quyền; cải cách hành chính….tại địa phương Mục tiêu đề tài Nghiên cứu, khảo sát công tác văn phòng; Nghiên cứu, khảo sát văn hóa công sở; Nghiên cứu, khảo sát công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng; Nghiên cứu, khảo công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Đình Lập Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu công tác tổ chức điều hành phòng Nội vụ Nguồn tài liệu tham khảo Khảo sát số báo cáo anh chị khóa trước học trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến tập, thực tập Phòng Nội vụ Khảo sát, nghiên cứu tài liệu, giáo trình Văn hóa công sở, Nghi thức nhà nước… Khảo sát, nghiên cứu số văn Luật: Thông tư 04/2008/TT-BNV ngày tháng năm 2008 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ UBND cấp tỉnh, cấp huyện Lịch Sử vấn đề nghiên cứu Nghiên cứu công tác tổ chức điều hành phòng Nội Vụ số sinh viên thực tập phòng thực tìm hiểu, nghiên cứu Tuy nhiên vấn đề nghiên cứu chưa thực cách cụ thể, chi tiết Công tác tổ chức điều hành phòng Nội vụ cần phải làm rõ vấn đề sau: - Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức; Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nội quy, quy chế; - Quản lý hoạt động công tác hành văn phòng; - Tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ; - Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng; - Tìm hiểu văn hóa công sở; - Công tác xây dựng quyền địa giới hành chính; - Công tác cải cách hành chính; - Công tác tôn giáo; - Công tác thi đua, khen thưởng; - Đánh giá, kiểm tra Phương pháp nghiên cứu Việc khảo sát, nghiên cứu thực theo phương pháp sau: - Phỏng vấn - Thống kê - Phân tích - Tổng hợp Bố cục đề tài Đề tài chia làm phần, gồm: Phần 1: khảo sát công tác văn phòng quan Phần Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Đình Lập Phần kết luận Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn phòng Nội vụ 1.1.1 Vị trí chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; vị trí việc làm, cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác niên Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao - Về tổ chức, máy: Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức Phòng Nội vụ +, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện - Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập: +, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện giao biên chế công chức, giao số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; +, Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật - Về quản lý vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức: +, Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành văn đạo, hướng dẫn quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên ; +, Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức; - Về công tác xây dựng quyền: +, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp địa bàn; +, Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật; Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân cấp xã việc xây dựng, thực văn bản, đề án liên quan đến công tác xây dựng nông thôn - Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách cấp xã: +, Thực công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức cấp xã; +, Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã; thực chế độ, sách cán bộ, công chức cấp xã người hoạt động không chuyên trách - Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức: +, Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn cấp Ủy ban nhân dân cấp xã thực công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương; +, Thực công tác tổng hợp, báo cáo cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương theo quy định - Về công tác văn thư, lưu trữ: +, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức cấp huyện cấp xã theo quy định pháp luật; +, Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Về công tác thi đua, khen thưởng: +, Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện; Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng, quản lý sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định pháp luật - Về công tác tôn giáo: +, Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn; +, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện giải vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ - Về công tác niên: +, Tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển niên công tác niên; +, Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề liên quan đến niên, công tác niên theo quy định theo phân cấp; - Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác nội vụ quan, đơn vị cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã - Thực việc kiểm tra, giải khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý vi phạm công tác nội vụ địa bàn huyện theo quy định - Thực công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa bàn - Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn - Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức quan Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện - Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật hướng dẫn Sở Nội vụ - Thực nhiệm vụ khác theo phân công Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định pháp luật 1.1.3 Tổ chức biên chế - Phòng Nội vụ có 01Trưởng phòng, không 03 Phó Trưởng phòng công chức thực công tác chuyên môn, nghiệp vụ: +, Trưởng phòng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Phòng Nội vụ; +, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phòng Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng; +, Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức thực chế độ, sách khác Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định theo quy định - Biên chế: +, Biên chế công chức Phòng Nội vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định tổng biên chế công chức huyện cấp có thẩm quyền phê duyệt; Dương Quang Hảo Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn 2.3.2.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Sau nhận văn đến, cá nhân phụ trách, có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu Trưởng phòng, theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật - Trường hợp văn đến yêu cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan - Chuyên viên văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn giải quyết, đến hạn chưa giải Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Chuyên viên văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định - Chuyên viên có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo quan, tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến, cần thiết thông báo cho đơn vị liên quan 2.3.3 Trình tự quản lý văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn - Đăng ký văn - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đỉ - Lưu văn 2.3.3.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Dương Quang Hảo 28 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải - Ghi số ngày, tháng ban hành văn +, Ghi số văn Tất văn quan ghi số theo hệ thống số chung quan Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành +, Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật đánh số đăng ký riêng 2.3.3.2 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn - Lập sổ đăng ký văn +, Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm quan thực việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp +, Văn mật đăng ký riêng - Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phương pháp cổ truyền (đăng ký số) Dương Quang Hảo 29 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÌNH LẬP PHÒNG NỘI VỤ (1) SỔ CÔNG VĂN ĐI Năm: (2) Từ tháng .đến tháng .(3) Quyển số:………… (4) ( Bìa sổ đăng ký công văn ) Số lượng văn phòng Nội vụ huyện Đình Lập từ 01/2014 02/2016 sau: - Công văn: 2320 - Tờ trình: 1536 - Báo cáo: 1977 - Chương trình: 880 - kế hoạch 1483 - Thông báo: 1759 - Quyết định: 1714 2.3.3.3 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Nhân +, Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách người soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; Dương Quang Hảo 30 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vuợt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo +, Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định +, Việc nhân văn mật phải có ý kiến Trưởng phòng thực theo quy định Khoản 1, Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Đóng dấu quan +, Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái +, Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định +, Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tên phụ lục +, Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang - Đóng dấu độ khẩn, mật +, Việc đóng dấu độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Dương Quang Hảo 31 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Việc đóng dấu độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu thu hồi khắc sẵn theo quy định Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước +, Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV 2.3.3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Thủ tục phát hành văn Cán văn thư tiến hành công việc sau phát hành: +, Lựa chọn bì; +, Viết bì; +, Vào bì dán bì; +, Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) - Chuyển phát văn +, Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn +, Đối với văn "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành +, Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ; Dương Quang Hảo 32 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức) cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; +, Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ +, Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an - Theo dõi việc chuyển phát văn +, Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; +, Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; +, Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; +, Trường hợp phát văn bị thất lạc, người nhận phải báo cáo lãnh đạo quan để xử lý 2.3.3.5 Lưu văn - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan 01 lưu hồ sơ công việc - Bản gốc lưu Văn thư quan phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Dương Quang Hảo 33 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức 2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập - Nội dung việc lập hồ sơ công việc +, Mở hồ sơ Căn vào công việc quan Phòng Nội vụ, thực tế công việc giao cho cán bộ, công chức, phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, công chức, trình giải công việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ công việc kết thúc +,Thu thập văn vào hồ sơ Cán bộ, công chức quan, có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) +, Kết thúc biên mục hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, công chức, có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, phải biên mục hồ sơ đầy đủ - Yêu cầu hồ sơ lập Dương Quang Hảo 34 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội +, Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Phòng Nội vụ, hình thành hồ sơ; +, Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc; +, Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.4.2 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Trách nhiệm cán bộ, công chức +, Cán bộ, công chức, phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, theo thời hạn quy định Khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho Lưu trữ quan, biết phải đồng ý Lãnh đạo quan, thời hạn giữ lại không 02 năm; +,Cán bộ, công chức, chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, làm tài liệu riêng mang sang quan khác - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu +, Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; +,Đối với tài liệu hành thông thường Phòng Nội vụ hết năm, giao nộp vào Quý I Quý II năm liền kề; +, Đối với hồ sơ Đào tạo bồi dưỡng sau 03 tháng kể từ ngày Bế giảng khóa học kết thúc - Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, cán bộ, công chức, phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ quan bên giao tài liệu bên giữ loại Dương Quang Hảo 35 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.4.3 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức - Trách nhiệm người đứng đầu quan Lãnh đạo quan, có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan, đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý - Trách nhiệm cán bộ, công chức +, Cán bộ, công chức quan, có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; +, Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định +, Trách nhiệm công chức, văn thư Công chức văn thư, có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức, lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, theo quy định Nhà nước 2.5 Quản lý sử dụng dấu 2.5.1 Quản lý dấu Các dấu quan giao cho công chức văn thư quản lý sử dụng Công chức phụ trách văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: Con dấu phải bảo quản tủ riêng công chức văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, phải đồng ý người đứng đầu quan phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng, công chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu quan, làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, người Dương Quang Hảo 36 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đứng đầu quan phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.5.2 Sử dụng dấu Chuyên viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Không đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người thẩm quyền Dương Quang Hảo 37 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung 3.3.1 Ưu điểm Lãnh đạo đánh giá vai trò công tác văn thư hoạt động quản lý điều hành quan ; triển khai tương đối đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước công tác văn thư Chuyên viên văn thư có trình độ chuyên môn phù hợp, có kinh nghiệm qua nhiều năm công tác, có ý thức tinh thần trách nhiệm phương pháp giải công việc cách khoa học Việc đăng ký văn xác giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, kịp thời phục vụ yêu cầu cán chuyên môn giải công việc Cơ quan sử dụng phần mềm eoffice kết nối với UBND huyện xã, thị trấn giúp cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời công tác văn thư giúp cho việc quản lý văn – đến đạt hiệu cao Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư máy in, máy photo, máy tính, giá tài liệu… trang bị đầy đủ hoạt động có hiệu 3.3.2 Hạn chế Việc soạn thảo văn nhiều tồn nhược điểm soạn thảo văn chưa theo trình tự chưa tuân thủ theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Chuyên viên văn thư hạn chế sử dụng công nghệ thông tin ứng dụng phần mền công tác quản lý văn thư Chuyên viên phụ trách mảng văn thư kiêm nghiệm số công việc khác hiệu suất làm công tác văn thư chưa đạt đươc hiệu cao Dương Quang Hảo 38 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.3 Nguyên nhân Công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Đình Lập tồn hạn chế chuyên viên văn thư chưa nghiên cứu kỹ văn hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Cơ quan ứng dụng phần mền quản lý công tác văn thư giúp cho hoạt động quản lý điều hành quan có hiệu hơn, nhiên chuyên viên văn thư chưa bồi dưỡng việc sử dụng công nghệ thông tin mà chủ yếu làm việc theo phương pháp truyền thống kinh nghiệm lâu năm Số lượng biên chế phòng chuyên viên phải kiêm nghiệm thêm nhiều công viêc khác, với số lượng công việc lớn nên chuyên viên làm công tác văn thư tránh khỏi sai sót 3.2 Đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Đề xuất kiến nghị quan Trưởng phòng cần nhận thức, đánh giá vai trò, tác dụng công tác văn thư hoạt động quan Tăng cường công tác đạo điều hành công việc cách khoa học Chuyên viên văn thư cần có đầy đủ văn quy phạm pháp luật Nhà nước quản lý đạo công tác văn thư – Lưu trữ Tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Đào tạo, bồi dưỡng cho chuyên viên văn thư việc sử dụng ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Lãnh đạo cấp cần tăng cường thêm cán bộ,công chức có chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc Có tổng kết, đánh giá để động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật văn thư Đề nghị UBND huyện đầu tư thêm kinh phí thường xuyên cho việc thực công tác văn thư đầu tư sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin Dương Quang Hảo 39 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Đề xuất, kiến nghị trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang bị cho sinh viên đầy đủ kiến thức cần thiết công tác văn phòng công tác văn thư nói riêng Đầu tư trang thiết bị máy in, máy photo, máy tính đầy đủ cho trình học tập sinh viên Nhà trường cần tổ chức cho sinh viên học tập trường có điều kiện đến quan, trung tâm lưu trữ tham quan để hiểu biết thêm công việc thực tế bên trước thực tập Trên số đề xuất, kiến nghị thân em trình thực tập quan trình học tập trường Rất mong kiến đóng góp giúp cho công tác văn thư phòng Nội vụ huyện Đình Lập hoàn thiện phát triển Dương Quang Hảo 40 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức phòng Nội vụ TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG PHÓ PHÒNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Dương Quang Hảo 41 Lớp QTVP K1C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ máy tổ chức phòng Nội vụ huyện Đình Lập TRƯỞNG PHÒNG Trần Thị Yến PHÓ PHÒNG Hoàng Văn Hưng CÁN SỰ Bế Văn Hải CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN Hoàng Ngọc Thảo Nông Thị Viên Mã Thị Huệ Nguyễn Mộng Dần Dương Quang Hảo 42 Lớp QTVP K1C