Công tác văn thư sở nội vụ tỉnh hải dương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục đích nghiên cứu: 3 5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 3 6. Giả thuyết khoa học: 3 7. Đóng góp đề tài: 4 8. Cấu trúc của đề tài: 4 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.1.2.Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư 6 1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư. 7 1.2. Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 13 2.1. Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 13 2.1.1. Giai đoạn từ 1954 2005. 13 2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011. 14 2.1.3. Giai đoạn từ tháng 112011 đến nay. 16 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương: 17 2.2.1. Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 17 2.2.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư. 17 2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 19 2.3. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư. 33 2.3.1 Ưu điểm công tac văn thư. 33 2.3.2. Hạn chế công tác văn thư. 34 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 37 3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới. 37 3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời: 37 3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 38 3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương. 38 3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Sở Nội vụ. 38 3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 40 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 44 CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC 49

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi và được sựhướng dẫn khoa học của TS Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết quảtrong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trướcđây Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét,đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trongphần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong bài nghiên cứu còn sử dụng một số nhận xét, đánh giácũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn

và chú thích nguồn gốc.Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàntoàn chịu trách nhiệm về nội dung khóa luận của mình

Sinh viên thực hiện:

Ký tên

LỜI CẢM ƠN

Hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS Lê ThịHiền người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu,tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này

Tôi xin chân thành cảm ơn Sở Nội vụ và các ban ngành đoàn thể đã tạođiều kiện cung cấp số liệu và những thông tin cần thiết về cơ quan, giúp tôihoàn thành bài nghiên cứu này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN 1

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 3

MỤC LỤC 4

MỞ ĐẦU 5

1 Lý do chọn đề tài: 5

2 Lịch sử nghiên cứu: 6

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

4 Mục đích nghiên cứu: 7

5 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 8

6 Giả thuyết khoa học: 8

7 Đóng góp đề tài: 8

8 Cấu trúc của đề tài: 8

Chương 1 9

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 9

KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 9

1.1 Khái niệm công tác văn thư 9

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 9

1.1.2.Nội dung của công tác văn thư 10

1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư 10

1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư 11

1.2 Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 14

Chương 2 17

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ 17

TỈNH HẢI DƯƠNG 17

2.1 Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 17

2.1.1 Giai đoạn từ 1954 - 2005 17

2.1.2 Giai đoạn từ 2005 – 2011 18

2.1.3 Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay 20

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương: 21

2.2.1 Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 21

2.2.2 Điều kiện làm việc của tổ văn thư 21

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 23

2.3 Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư 37

2.3.1 Ưu điểm công tac văn thư 37

2.3.2 Hạn chế công tác văn thư 38

Chương 3 41

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT

LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG

41

3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới 41

3.1.1 Yêu cầu về tính kịp thời: 41

3.1.2 Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 42

3.2 Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 42

3.2.1 Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Sở Nội vụ 42

3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 44

KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 48

CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 48

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

PHỤ LỤC 53

53

Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 53

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác Văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho các thế hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông

tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nóiriêng Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của vănphòng đó là công tác Văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủtrương, đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của nhà nước Công tácquản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từnhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất

là thông tin bằng văn bản Công tác Văn thư được làm tốt sẽ góp phần giảiquyết công việc được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúngchính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảmbảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cánhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Các văn bản hình thành trongcông tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trongngành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơquan đạt hiệu quả cao Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tàiliệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch của nhà trườngcùng sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng SởNội vụ tỉnh Hải Dương.Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và banhành văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng condấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan Được sự giúp đỡ,hướng dẫn của các cán bộ trong cơ quan cùng với vốn kiến thức đã đượctrang bị ở trường tôi quyết định chọn đề tài “Công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnhHải Dương” Lý do tôi chọn đề tài này là vì tôi thấy nó rất hay Vì chỉ khi làmtốt công tác Văn thư thì mới có thể làm tốt công tác Lưu trữ

2 Lịch sử nghiên cứu:

Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thôngtin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hànhg côngviệc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việcgiải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi

cơ quan tổ chức Mặc dù công tác văn thư đã có từ rất lâu, tồn tại song song

với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của cơ quan, tổchức và trách nhiệm thực hiện Nóii đến công tác văn thư đã có một số đề tài

và công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Trong đó có một số đề tàinghiên cứu tiêu biểu như sau:

+ Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

+ Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ

Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng 7 năm 2010 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký sốchuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị

Không chỉ riêng nhà nước mà cán bộ công chức, giáo viên, thạc sĩ,tiến sĩ và sinh viên cũng tham gia làm tạp chí, bài luận nghiên cứu về công tácvăn thư:

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương

Hải Dương.

4.2: Thực trạng công tác văn thư tại sở Nội vụ tỉnh Hải Dương

2014-2015, phân tích nguyên nhân và những hạn chế của công tác văn thư

4.3: Đánh giá thực trạng, đề xuất giải phapsnaang cao hiệu quả

5 Phương pháp nghiên cứu được sử dụng:

+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát

+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp sốliệu

+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

+ Nguồn tin từ mạng Internet

+ Thông tin từ báo cáo định kỳ của phòng Văn thư sở Nội vụ tỉnh HảiDương

6 Giả thuyết khoa học:

- Giả thuyết có những đặc tính sau:

- Giả thuyết phải theo một nguyên lý chung và không thay trong suốtquá trình nghiên cứu

- Giả thuyết phải phù hợp với điều kiện thực tế và cơ sở lý thuyết

- Giả thuyết càng đơn giản càng tốt

- Giả thuyết có thể được kiểm nghiệm và mang tính khả thi

- Một giả thuyết tốt phải thoả mãn các yêu cầu sau:

- Phải có tham khảo tài liệu, thu thập thông tin

- Phải có mối quan hệ nhân - quả

- Có thể thực nghiệm để thu thập số liệu

8 Cấu trúc của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài kiệu tham khảo, đề tài được

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 1.1 Khái niệm công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác văn thư

Khái niệm văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ

"Văn" có nghĩa là văn tự, "thư" có nghĩa là thư tịch Theo quan niệm của cáctriều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những côngviệc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư không còn

xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản,giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Theo khoản 2, điều 1Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư, Khái niệm công tác văn thư được quy định: “công tác vănthư quy định tại Nghị định bao gồm công việc về soạn thảo, ban hành vănbản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” Từ

khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơquan, đơn vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở các cơ quan,góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan vàtrong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máynhà nước.

1.1.2.Nội dung của công tác văn thư

- Soạn thảo, ban hành văn bản:

• Thảo văn bản (soạn thảo)

• Duyệt bản thảo (duyệt nội dung văn bản)

• Đánh máy, sao (in) văn bản

• Ký và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động:

• Quản lý, giải quyết văn bản đến

• Quản lý văn bản đi

• Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư:

• Bảo quản con dấu

• Sử dụng con dấu theo đúng quy định

1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư

Để công tác văn thư đảm bảo cho phục vụ công tác quản lý, điều hànhđạt hiệu quả, công tác văn thư phải đảm bảo thực hiện được 4 yêu cầu cơ bản:Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại Nội dung cụ thể của 4 yêu cầutrên được hiểu cụ thể như sau:

Nhanh chóng: có nghĩa là quá trình tổ chức, thực hiện các nội dung cụthể của công tác văn thư, từ khâu xây dựng văn bản đến khâu tổ chức quản lý,giải quyết văn bẳn (đến - đi) được tiến hành nhanh, kịp thời sẽ góp phần đấynhanh tiến độ giải quyết mọi công việc quản lý, điều hành Trong van bảnquản lý đều chứa đựng những thông tin về một sự việc nhất định, nên nếuviệc tổ chức giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết côngviệc, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật cảu sự việc, những thông tinđược nêu ra trong văn bản

Chính xác: về nội dung, thể thức văn bản và các khâu kỹ thuật nghiệp

vụ trong công tác quản lý văn bản - tài liệu được hình thành trong hoạt động

quản lý

Bí mật: nguyên tắc này được hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng chocông chức Văn phòng Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quanđến văn thư, văn phòng có ý thức quán triệt được tinh thần giữ bí mật theođúng quy định của Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Và trong một khía cạnh khác của quản lý cũngphải giữ gìn bí mật cả những nội dung, thông tin mới chỉ đang bàn bạc, chưathành các quyết định chính thức hoặc chưa được ban hành bằng văn bản

Hiện đại: nội dung công tác văn thư rất phong phú đa dạng, phức tạp,

có những thao tác được lặp đi lặp lại rất nhiều lần theo chu kỳ, có những thaotác cần phải được sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độgiải quyết và xử lý văn bản kịp thời yêu cầu của hiện đại trong công tác vănthư đã trở thành một trong những tiền đề để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu lựccho hoạt động quản lý

Hiện đại hóa công tác văn thư được hiểu là ứng dụng công nghệ thôngtin trong nghiệp vụ công tác văn thư và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bịvăn phòng hiện đại

Hiện đại hóa công tác văn thư đang được coi là một yêu cầu cấp báchnhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học kỹ thuậtchung của đất nước cũng như của từng đơn vị, cơ quan Việc áp dụng cácphương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh, sáng chế có liên quan đến việctăng cường hiệu quả công tác văn thư trong cải cách nền hành chính trong giaiđoạn ngày nay

1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư.

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổchức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ.Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánhtình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sựkiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn

phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếpgiúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - Xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chứcnăng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lạicàng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước

Tổ chức và thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết côngviệc được nhanh chóng, chính xác, đúng chế độ; góp phần giữ gìn bí mật củaĐảng, Nhà nước của cơ quan, đơn vị, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ vàviệc lợi dụng việc sở hở tong quản lý văn bản để làm những việc trái phápluật

Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của đơn vị, cơ quan Nộidung thông tin trong các văn bản chứa đựng thông tin phản ánh hoạt độnghàng ngày của cơ quan, đơn vị cũng như hoạt động của các cá nhân giữ cácchức vụ, trách nhiệm khác nhau Trong quá trình hoạt động, các văn bản đượclưu giữ đầy đủ, nội dung văn bản ban hành chính xác, phản ánh đúng các hoạtđộng, khi cần thiết các văn bản là bằng chứng pháp lý chứng minh cho cáchoạt động của cơ quan, đơn vị

Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn được đầy đủ hồ

sơ, tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác lưu trữ Vì nguồn bổxung chủ yếu, thường xuyên cho lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ vănthư Nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt (không đúng yêu cầu), văn bản giữlại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ không đạt chất lượng,gây khó khăn cho công tác lưu trữ sau này khi nghiên cứu khai thác sử dụng

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phầnnâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổchức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựngchương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiếnnghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải

quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thôngtin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệuquả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khácnhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từvăn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tinmang tính pháp lý.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉđạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quanliêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đềuđược phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơquan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặtchẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữgìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổchức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động củacác cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chílãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnhtrung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hộithì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ

tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việccủa cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tàiliệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạothuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như

phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công táckhai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

1.2 Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương.

Trải qua 70 năm xây dựng và phát triển, nhất là từ khi tái lập tỉnh HảiDương đến nay, đội ngũ cán bộ lãnh đạo và công chức, viên chức ngành Nội

vụ đã kế thừa những thành tích, truyền thống tốt đẹp của các thế hệ cán bộ đitrước, luôn luôn đoàn kết, nỗ lực phấn đấu vượt qua mọi khó khăn để hoànthành xuất sắc những nhiệm vụ công tác được giao Trong công tác xây dựngchính quyền, Sở Nội vụ đã tham mưu và phối hợp với Ủy ban Mặt trận tổquốc tỉnh, các cơ quan, đơn vị và chính quyền các cấp triển khai thực hiệnthành công các cuộc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp.Về cơcấu tổ chức, Sở Nội vụ hiện nay có 6 tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộcSở; 03 cơ quan trực thuộc Sở Cụ thể là:

- Các tổ chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Sở, gồm: Văn phòng;Thanh tra; Phòng Cải cách hành chính; Phòng Tổ chức biên chế và Tổ chứcPhi Chính phủ, Phòng Công chức, viên chức; Phòng Xây dựng chính quyền

và Công tác thanh niên;

- Các cơ quan trực thuộc Sở, gồm: Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khenthưởng, Chi cục Văn thư- Lưu trữ

Những năm gần đây, ngành Nội vụ đã chủ động, tích cực tham mưucho Tỉnh uỷ, UBND tỉnh tổng kết Chương trình tổng thể cải cách hành chínhgiai đoạn 2001-2010 và triển khai Chương trình tổng thể cải cách hành chínhgiai đoạn 2011-2020 trên cả 6 nội dung cơ bản: Cải cách thể chế; cải cách thủtục hành chính; sắp xếp tổ chức bộ máy; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức; cải cách tài chính công và hiện đại hoá nền hành chính nhà nước.Trong đó đã tập trung đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, giải quyết thủtục hành chính theo cơ chế “một cửa hiện đại” tại UBND cấp huyện và cơ chế

“một cửa”, “một cửa liên thông” tại các sở, ngành nhằm đơn giản các thủ tụchành chính ở những lĩnh vực có liên quan trực tiếp, thường xuyên đến cáchoạt động và đời sống của các tổ chức và công dân nhằm tạo ra một môi

trường thuận lợi để doanh nghiệp và công dân làm ăn sinh sống, phù hợp vớipháp luật và cơ chế mới Ngoài ra, với chức năng thực hiện nhiệm vụ đangành, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ đã tham mưu cho Tỉnh ủy,HĐND, UBND tỉnh tăng cường công tác quản lý nhà nước về Thi đua-Khenthưởng, Tôn giáo và Văn thư-Lưu trữ, đưa những lĩnh vực công tác này dần đivào nền nếp và phát huy hiệu quả tích cực, góp phần vào việc hoàn thànhnhiệm vụ chung của toàn ngành.

Ban lãnh đạo Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương:

1 Giám đốc Sở: Ông Phạm Văn Tỏ

2 Phó Giám đốc: Ông Nghiêm Đình Huân

3 Phó Giám đốc: Ông Phạm Văn Mạnh

4 Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Kim Điện

5 Phó Giám đốc: Ông Phạm Đức Tuấn

6 Phó Giám đốc, Trưởng Ban Tôn giáo: Ông Nguyễn Như Độ

Cùng với thành tích của Sở Nội vụ, phòng Nội vụ các huyện, thị xã,thành phố, phòng Tổ chức cán bộ (Văn phòng) các sở, ngành của tỉnh đãthường xuyên tham mưu cho cấp ủy, chính quyền cấp huyện và thủ trưởngcác cơ quan làm tốt công tác tổ chức cán bộ và thực hiện chế độ, chính sáchđối với cán bộ, công chức, viên chức; đẩy mạnh cải cách hành chính và giảiquyết thủ tục hành chính; quản lý biên chế hành chính sự nghiệp; thực hiệnquy chế dân chủ; xây dựng chính quyền tiên tiến xuất sắc, cơ quan văn hóa; quản lý địa giới hành chính; quản lý nhà nước về Tôn giáo, Thi đua-Khenthưởng và Văn thư-Lưu trữ, đã đóng góp quan trọng vào việc hoàn thành mụctiêu phát triển kinh tế-xã hội của các sở, ngành, các huyện, thị xã, thành phốtrên địa bàn tỉnh

Trải qua các thời kỳ, từ khi thành lập cho đến nay, các thế hệ cán bộ nốitiếp nhau của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương luôn trung thành với Đảng, Nhànước và nhân dân, tận tuỵ, sáng tạo trong công việc, đoàn kết, gương mẫu,phấn đấu vươn lên hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, góp phần thựchiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế -xã hội của tỉnh và của cả nước Ghi nhận

những đóng góp to lớn của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương, Chủ tịch NướcCHXHCN Việt Nam đã tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất cho

Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương nhân dịp kỷ niệm 70 năm ngày truyền thống củangành Nội vụ Đây là phần thưởng cao quý của Đảng và Nhà nước chonhững đóng góp to lớn của Ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương trong suốt 70 nămqua Phần thưởng này không chỉ thuộc về những người hiện đang công táctrong ngành Nội vụ ngày hôm nay, mà còn thuộc về lớp lớp các thế hệ đitrước đã cống hiến, phục vụ trong ngành suốt 70 năm qua Đó là lớp người đãxây đắp nền móng và những truyền thống tốt đẹp để ngày nay chúng ta tiếptục noi theo và phát huy

Những thành tích đạt được hôm nay có sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạocủa Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Nội vụ; sự phối hợp chặt chẽ của các

sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan,đơn vị trong tỉnh, đặc biệt là sự đóng góp của toàn thể cán bộ, công chức, viênchức ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương qua nhiều thế hệ đã phấn đấu không mệtmỏi hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ và đem lại vinh dự lớn lao cho ngành

Dưới sự lãnh đạo của Đảng, nhân dân cả nước và tỉnh ta đang thực hiện

sự nghiệp đổi mới đất nước Nhiều yêu cầu mới trong xây dựng, hoàn thiệnNhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân và xây dựngnền hành chính hiện đại mang tính phục vụ đang được đặt ra cho ngành Nội

vụ Tiếp tục phát huy truyền thống vẻ vang 70 năm qua, toàn thể cán bộ, côngchức, viên chức của ngành Nội vụ tỉnh Hải Dương tiếp tục nỗ lực phấn đấu,rèn luyện nâng cao trình độ năng lực, phẩm chất của người cán bộ, công chức,hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh và Bộ Nội

vụ giao cho, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu kinh tế - xã hội củatỉnh và của cả nước

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ

TỈNH HẢI DƯƠNG 2.1 Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương.

2.1.1 Giai đoạn từ 1954 - 2005

Sau chiến thắng lịch sử Điện Biên Phủ ngày 07-5-1954, Miền Bắc hoàntoàn giải phóng, bước vào thời kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội và đấu tranhthống nhất đất nước Để thực hiện nhiệm vụ vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội ởMiền Bắc, vừa làm tròn nghĩa vụ của hậu phương lớn chi viện cho tiền tuyếnlớn Miền Nam, cán bộ, công chức toàn ngành đã nhanh chóng bắt tay ngayvào công tác ổn định tổ chức bộ máy chính quyền nhân dân nhằm khôi phục

và phát triển kinh tế - xã hội, xây dựng nền dân chủ, bảo đảm an ninh, chínhtrị, trật tự an toàn xã hội, cải thiện đời sống nhân dân sau chiến tranh, xâydựng hậu phương lớn để chi viện sức người, sức của cho tiền tuyến chống

2004 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức cơ quan chuyên môn giúp UBND quản lý nhà nước về công tác nội vụ ở

địa phương, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 2620/QĐ-UB ngày

02-7-2004 quyết định đổi tên Ban Tổ chức chính quyền tỉnh thành Sở Nội vụ, quyđịnh rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Bộmáy của Sở được bố trí, sắp xếp lại Cùng với việc củng cố kiện toàn Sở Nội

vụ, hệ thống tổ chức ở các huyện, thành phố, các sở, ban, ngành cũng đượccủng cố, tăng cường Đối với các huyện, thành phố phòng Tổ chức-Lao động-

Xã hội đổi thành phòng Nội vụ-Lao động Thương binh và Xã hội.Cán bộ vănthư của Sở còn rất nhỏ bé chưa đáp ứng được yêu cầu văn thư trong giai đoạnmới:

Các cán bộ công nhân viên chức còn thiếu kinh nghiệm chuyên mônnên kém trong việc xử lý các tài liệu đến và đi;

- Việc kiểm tra, sử dụng các tài liệu chưa hiệu quả;

- Văn bản quản lý ban hành hiệu lực thi hành chưa cao;

- Thiếu cơ sở vật chất, các trang thiết bị kĩ thuật và kinh phí nên việcxây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc vẫn chưa tốt;

- Vẫn chưa áp dụng được công nghệ thông tin vào công tác

Từ tình hình thực tiễn đó, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trươngcũng như biện pháp nhằm tập trung chỉ đạo xây dựng công tác văn thư tại nhàtrường tốt hơn để tạo điều kiên đưa công tác văn thư trong nhà trường sớmbắt kịp đà phát triển chung cả nước

Thực hiện Nghị định của Chính phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội

vụ, UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành các Quyết định số 20 và21/2008/QĐ-UBND ngày 17-3-2008 sáp nhập Ban Thi đua- khen thưởng,

Ban Tôn giáo vào Sở Nội vụ; Quyết định số 50/2008/QĐ-UBND ngày

20-10-2008 quy định về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Sở Nội vụ, đồng thời chuyển giao Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Vănphòng UBND tỉnh về Sở Nội vụ từ ngày 01-01-2009 Song song với việc sápnhập, chuyển giao các đơn vị vào Sở Nội vụ, hệ thống tổ chức nhà nước ở các

sở, ngành, huyện, thành phố cũng được kiện toàn, Phòng Nội vụ -Lao Thương binh và Xã hội ở cấp huyện được chia tách thành 2 phòng: Phòng Nội

động-vụ và Phòng Lao động- Thương binh và Xã hội Trong đó, Phòng Nội động-vụ cóthêm chức năng quản lý nhà nước về Thi đua-Khen thưởng, Tôn giáo và Vănthư, Lưu trữ

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ, ngày27/10/2010, UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định số 2240/QĐ-UBND sáp nhập Phòng Quản lý Văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ với Trungtâm lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trựcthuộc Sở Nội vụ

Ngoài ra Sở Nội vụ đã mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độchuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư vàcác lĩnh vực khác theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức và phù hợp với nănglực đào tạo của Sở Đặc biệt các cán bộ công chức đã biết ứng dụng côngnghệ tin học vào công tác vì vậy, văn bản đi, đến các cơ quan đều được cậpnhật, quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ tạo điềukiện cho việc xử lý, theo dõi, tra tìm văn bản theo đúng trình tự quy định Cácvăn bản trước khi được ban hành đều được xét soát chặt chẽ, đảm bảo đúngpháp luật, thể thức và kỹ thuật trình bày

Tuy nhiên bên cạnh đó công tác văn thư của Sở Nội vụ vẫn còn bộc lộ

rõ một số hạn chế, tồn tại:

- Các cán bộ thiếu trách nhiệm trong công việc, trình độ của cán bộ phụtrách công tác này còn mang tính chất kế thừa chưa được đào tạo đúngchuyên môn, nghiệp vụ nên hạn chế đến chất lượng công việc;

- Việc giải quyết văn bản đi, đến còn chậm

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư chưa tốt

- Hầu hết tất cả các đơn vị chưa ban hành Quy chế công tác văn thư;Danh mục hồ sơ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

- Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng chưa thực hiện, tài liệu qua cácnăm còn để ở dạng rời lẻ chưa được thu thập, chỉnh lý và xác định thời hạnbảo quản

2.1.3 Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến nay

Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 củaChính phủ; Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của

Bộ Nội vụ; UBND tỉnh Hải Dương đã ban hành Quyết định số UBND ngày 30 tháng 3 năm 2015 về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

04/2015/QĐ-và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Năm 2014 đã xét tuyển đặc cách được 4.646viên chức các trường mầm non và trường THPT bán công chuyển đổi thànhcông lập và tuyển dụng hơn 700 công chức cấp xã được dư luận nhân dântrong tỉnh đồng tình, đánh giá cao.Năm 2014 được Tỉnh ủy tặng Bằng khen

và năm 2015 được tặng thưởng Huân chương lao động hạng Nhất

Ở giai đoạn này nhìn chung công tác văn thư tại Sở Nội vụ từng bướcđược nâng cao, biểu hiện:

- Cán bộ làm công tác văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đãđược tập huấn các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư ngắn hạn;

- Các văn bản đi và đến đều được giải quyết nhanh chóng và kịp thời;

- Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện đúng theo quyđịnh của pháp luật hiện hành, tất cả các đơn vị chưa để xảy ra vi phạm trongquản lý và sử dụng con dấu;

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đều áp dụng theo Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Mẫu sổ quản lý văn bản đến và phát hành văn bản đi đúng theo theomẫu của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước quy định

Đặc biệt, tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

Ngành Nội vụ lại vinh dự đón nhận Huân chương Lao động hạng Nhất- Phầnthưởng cao quý mà Chủ tịch nước tặng thưởng vì những đóng góp to lớn cho

sự phát triển chung của tỉnh

2.2 Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương:

2.2.1 Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh HảiDương

1 Chuyên viên: Đỗ Hải Yến

Số điện thoại: 0904.388.255

2 Chuyên viên: Nguyễn Thị Lan

2.2.2 Điều kiện làm việc của tổ văn thư

Điều kiện làm việc của tổ văn thư là yếu tố tác động trực tiếp đến tâmsinh lý của mỗi cán bộ công nhân viên Người lao động không thể làm việc cóchất lượng và hiệu quả trong điều kiện lao động không tốt Bởi đối với nhucầu của con người khi đã thoả mãn đầy đủ về vật chất lẫn tinh thần thì sẽ tạocho họ cảm giác hứng thú, say sưa với công việc tạo điều kiện giúp họ pháthuy những sáng kiến, ý tưởng trong quá trình làm việc Nhận thấy vấn đề đó

là hết sức cần thiết trong những năm qua Sở Nội vụ đã có quan tâm và đầu tưkinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác văn phòng theo xuhướng dần dần hiện đại hoá nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho Sở Nội

vụ Hiện tổ văn thư cũng được đầu tư trang bị tương đối đầy đủ các máy móc,vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc.Gắn với điều kiện vật chất kỹthuật phục vụ cho công tác văn thư thì nhân tố con người là rất quan trọng.Muốn vậy người cán bộ văn thư phải đáp ứng những yêu cầu sau :

- Về phẩm chất chính trị : Người cán bộ văn thư cơ quan thường xuyêntiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơquan, trong đó có những sự vụ, sự việc có tính chất bí mật Vì vậy, đòi hỏiđầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị Cụ thể làngười cán bộ phải có lòng trung thành, ở đây có nghĩa là trung thành với chế

độ xã hội chủ nghĩa, với lợi ích giai cấp, trung thành với cơ quan và cả bảnthân mình; Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối chính

sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản trong mọitình huống

Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnhpháp luật của Nhà nước; phải luôn luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tậpchính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vôsản là nhiệm vụ thường xuyên

- Về chuyên môn nghiệp vụ : thể hiện hai mặt lý luận và kỹ năng thựchành Phải nắm vững lý luận lẫn nội dung nghiệp vụ công tác văn thư, lý luậntrên cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để tiến hành thực hiện nghiệp vụ.Người cán bộ văn thư không những học ở trường mà còn phải có ý thức luônhọc tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác;từng bước hoàn thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện lý luận nghiệp vụ.Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹnăng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế củangười cán bộ văn thư Không thể nói người cán bộ văn thư giỏi mà khôngthực hành nghiệp vụ văn thư một cách thuần thục, có chất lượng và năng suấtcao Ngoài ra, người cán bộ văn thư còn phải có những yêu cầu khác như :tính tỉ mỉ, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin cậy, tính nguyêntắc, tính tế nhị…

Người lãnh đạo và cán bộ văn thư có quan hệ mật thiết, gắn bó chặt chẽvới nhau Lãnh đạo phải luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo, nhắc nhở, uốn nắncán bộ trong công tác văn thư Người cán bộ văn thư phải tuân thủ tuyệt đốinhững quy định của Nhà nước về công tác này Tích cực tham mưu, đề xuấtvới lãnh đạo về công tác chuyên môn của mình

- Bộ phận văn thư được trang bị đầy đủ phương tiện như bàn, ghế xoay,

tủ sắt đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy phô tô, máy điệnthoại và máy gọi trong nội mạng để tiện cho việc liên hệ công việc Dưới đây

là một số trang thiết bị, vật dụng tại Phòng Văn thư:

+ 2 máy tính để bàn;

+ 1 máy in, 2 máy photocopy;

+ 1 máy fax;

+ 2 điện thoại để bàn liên hệ;

+ 3 tủ đựng tài liệu

2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:

- Hiện nay, ở Sở Nội vụ, các đơn vị tự chịu trách nhiệm soạn thảo vănbản liên quan, sau đó trình lên cấp trên trực tiếp xem xét bản dự thảo và sửachữa những sai sót rồi ký nháy vào văn bản Tiếp đó, văn bản được chuyểnxuống cho văn thư đánh máy và in ra thành văn bản rồi chuyển lại cho đơn vịsoạn thảo để kiểm tra lại về hình thức và nội dung Sau đó, văn bản lại đượcchuyển cho Trưởng phòng hành chính, VTLT để kiểm tra lại lần cuối rồi trìnhlên người ký chính thức Sau khi có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền,văn thư sẽ photo ra ít nhất là 03 bản (01 bản gửi cho cá nhân hoặc cơ quannhận, 01 bản lưu ở văn thư và 01 bản gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồsơ) và đóng dấu Cuối cùng, văn thư sẽ làm thủ tục chuyển văn bản đi.Cácvăn bản do Sở Nội vụ ban hành đều đúng về thể thức và thủ tục theo quy địnhcủa Nhà nước;

- Các văn bản hành chính mà Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hải Dươngthường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định, chỉ thị, thông cáo,thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờtrình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy mời, giấy giớithiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển, thư trả lời và công văn hành chính, Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể màcác chuyên viên soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫncủa Chánh văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bảnhành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết địnhhành chính

- Văn bản phải có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng,

dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán.Một văn bản có tính khoa học cần đảm bảo:

+ Loogic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề

+ Thể thức văn bản theo quy định của Nhà nước.

+ Đảm bảo tính hệ thống của văn bản

+ Có đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thôngtin phải được xử lý và đảm bảo chính xác

2.2.3.1 Quản lý công văn đi

* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản:

+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trước khithực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại vềthể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phảikịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

+ Ghi số và ngày, tháng văn bản: Ghi số của văn bản, tất cả văn bản đicủa cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh

số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhtại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm bkhoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướngdẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bảnhành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phươngpháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì

có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản mộtnăm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từngloại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cábiệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhómvăn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch,

báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một nămthì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

+Ghi ngày, tháng văn bản: Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiệntheo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP

+ Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việcnhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghịđịnh số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chitiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:

+ Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặcphụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

+ Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ),

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm

a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tàiliệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư

số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bảnđược thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.

* Đăng ký văn bản đi:

- Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đi trên máy vi tính

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổchức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên,không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần

để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản

đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này,

cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thìchỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản mộtnăm có thể lập các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),

chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại

thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một nămthì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt),

chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

· Sổ đăng ký công văn (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi.