Công tác văn thư sở nội vụ tỉnh hải dương

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 4. Mục đích nghiên cứu: 3 5. Phương pháp nghiên cứu được sử dụng: 3 6. Giả thuyết khoa học: 3 7. Đóng góp đề tài: 4 8. Cấu trúc của đề tài: 4 Chương 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 5 1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.1.2.Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư 6 1.1.4.Vị trí và ý nghĩa của công tác văn thư. 7 1.2. Khái quát về Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 9 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 13 2.1. Lịch sử công tác văn thư của Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 13 2.1.1. Giai đoạn từ 1954 2005. 13 2.1.2. Giai đoạn từ 2005 – 2011. 14 2.1.3. Giai đoạn từ tháng 112011 đến nay. 16 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương: 17 2.2.1. Tổ chức cán bộ trong phòng văn thư tại Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương. 17 2.2.2. Điều kiện làm việc của tổ văn thư. 17 2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản: 19 2.3. Đánh giá và nhận xét về công tác văn thư. 33 2.3.1 Ưu điểm công tac văn thư. 33 2.3.2. Hạn chế công tác văn thư. 34 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 37 3.1 Những yêu cầu đối với công tác văn thư trong giai đoạn mới. 37 3.1.1. Yêu cầu về tính kịp thời: 37 3.1.2. Yêu cầu về khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 38 3.2. Phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương. 38 3.2.1. Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi mới cơ bản, toàn diện công tác văn thư tại Sở Nội vụ. 38 3.2.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 40 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 44 CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 48 PHỤ LỤC 49

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu hướng dẫn khoa học TS Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, nghiên cứu sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc.Nếu phát có gian lận xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Sinh viên thực hiện: Ký tên LỜI CẢM ƠN Hoàn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền người hướng dẫn, bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn Sở Nội vụ ban ngành đoàn thể tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết quan, giúp hoàn thành nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt HĐND UBND CHXHCN VTLT Chữ đầy đủ Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: .5 Lịch sử nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: .7 Phương pháp nghiên cứu sử dụng: Giả thuyết khoa học: Đóng góp đề tài: .8 Cấu trúc đề tài: Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ .9 KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2.Nội dung công tác văn thư 10 1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư 10 1.1.4.Vị trí ý nghĩa công tác văn thư .11 1.2 Khái quát Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 14 Chương 17 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ 17 TỈNH HẢI DƯƠNG 17 2.1 Lịch sử công tác văn thư Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 17 2.1.1 Giai đoạn từ 1954 - 2005 17 2.1.2 Giai đoạn từ 2005 – 2011 18 2.1.3 Giai đoạn từ tháng 11/2011 đến 20 2.2 Thực trạng công tác văn thư Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương: .21 2.2.1 Tổ chức cán phòng văn thư Sở Nội vụ Tỉnh Hải Dương 21 2.2.2 Điều kiện làm việc tổ văn thư 21 2.2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản: 23 2.3 Đánh giá nhận xét công tác văn thư 37 2.3.1 Ưu điểm công tac văn thư 37 2.3.2 Hạn chế công tác văn thư 38 Chương 41 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 41 3.1 Những yêu cầu công tác văn thư giai đoạn .41 3.1.1 Yêu cầu tính kịp thời: 41 3.1.2 Yêu cầu khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: 42 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương .42 3.2.1 Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi bản, toàn diện công tác văn thư Sở Nội vụ .42 3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 44 KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU .48 CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA 48 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 PHỤ LỤC .53 53 Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 53 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Công tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phòng công tác Văn thư, nhằm mục đích đảm bảo thông tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành nhà nước Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Các văn hình thành công tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị ngành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch nhà trường quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương.Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Được giúp đỡ, hướng dẫn cán quan với vốn kiến thức trang bị trường định chọn đề tài “Công tác Văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương” Lý chọn đề tài thấy hay Vì làm tốt công tác Văn thư làm tốt công tác Lưu trữ Lịch sử nghiên cứu: Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hànhg công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan tổ chức Mặc dù công tác văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực Nóii đến công tác văn thư có số đề tài công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến Trong có số đề tài nghiên cứu tiêu biểu sau: + Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; + Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; + Căn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; + Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn + Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành +Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ quan thuộc hệ thống trị Không riêng nhà nước mà cán công chức, giáo viên, thạc sĩ, tiến sĩ sinh viên tham gia làm tạp chí, luận nghiên cứu công tác văn thư: Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 3.2 Phạm vị nghiên cứu - Thời gian: 2014-2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương Mục đích nghiên cứu: 4.1: Tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư, khái quát sở Nội vụ Hải Dương 4.2: Thực trạng công tác văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 20142015, phân tích nguyên nhân hạn chế công tác văn thư 4.3: Đánh giá thực trạng, đề xuất giải phapsnaang cao hiệu Phương pháp nghiên cứu sử dụng: + Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát + Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo + Nguồn tin từ mạng Internet + Thông tin từ báo cáo định kỳ phòng Văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương Giả thuyết khoa học: - Giả thuyết có đặc tính sau: - Giả thuyết phải theo nguyên lý chung không thay suốt trình nghiên cứu - Giả thuyết phải phù hợp với điều kiện thực tế sở lý thuyết - Giả thuyết đơn giản tốt - Giả thuyết kiểm nghiệm mang tính khả thi - Một giả thuyết tốt phải thoả mãn yêu cầu sau: - Phải có tham khảo tài liệu, thu thập thông tin - Phải có mối quan hệ nhân - - Có thể thực nghiệm để thu thập số liệu Đóng góp đề tài: - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác Văn thư sở Nội vụ tỉnh Hải Dương - Kết đạt đè tài sử dụng làm tài liệu tham khảo Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài kiệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Khái niệm văn thư từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ "Văn" có nghĩa văn tự, "thư" có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm công tác văn thư tức làm công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư không xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Theo khoản 2, điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư, Khái niệm công tác văn thư quy định: “công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” Từ khái niệm ta thấy công tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nước 1.1.2.Nội dung công tác văn thư - Soạn thảo, ban hành văn bản: • Thảo văn (soạn thảo) • Duyệt thảo (duyệt nội dung văn bản) • Đánh máy, (in) văn • Ký ban hành văn - Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động: • Quản lý, giải văn đến • Quản lý văn • Lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ - Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư: • Bảo quản dấu • Sử dụng dấu theo quy định 1.1.3.Yêu cầu công tác văn thư Để công tác văn thư đảm bảo cho phục vụ công tác quản lý, điều hành đạt hiệu quả, công tác văn thư phải đảm bảo thực yêu cầu bản: Nhanh chóng - Chính xác - Bí mật - Hiện đại Nội dung cụ thể yêu cầu hiểu cụ thể sau: Nhanh chóng: có nghĩa trình tổ chức, thực nội dung cụ thể công tác văn thư, từ khâu xây dựng văn đến khâu tổ chức quản lý, giải văn bẳn (đến - đi) tiến hành nhanh, kịp thời góp phần nhanh tiến độ giải công việc quản lý, điều hành Trong van quản lý chứa đựng thông tin việc định, nên việc tổ chức giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật cảu việc, thông tin nêu văn Chính xác: nội dung, thể thức văn khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác quản lý văn - tài liệu hình thành hoạt động - Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Công tác văn thư Sở gặp không khó khăn, cần quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo Sở để bước hoàn thiện công tác này:Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh điều dễ nhận thấy nhiều quan Mặc dù từ Nghị định 142/CP công việc lập hồ sơ đặt thức nhiệm vụ cán làm việc quan nhà nước không ý thực đầy đủ Phải nhiều khó khăn việc lập hồ sơ khắc phục được? Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, nguyên nhân quan trọng chế cụ thể đặt để xử lý trách nhiệm cho vấn đề Tình trạng bao cấp chung, nhận thức cán chế trách nhiệm không rõ ràng đẩy công tác vào chỗ gần bế tắc thập kỷ qua Hậu nghi ngờ không xử lý kịp thời - Việc quản lý tài liệu, văn thủ công - Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều không kịp thời Tình trạng văn không xử lý quan cá biệt, trái lại phổ biến - Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng quan thấp Văn chưa chuẩn hoá Ngay văn quy phạm pháp luật dù có hai đạo luật điều chỉnh việc soạn thảo chúng nhiều tồn Nhiều văn chồng chéo, chí có không văn vi phạm thẩm quyền luật định không sửa đổi kịp thời việc áp dụng văn vào thực tế gây hậu nghiêm trọng - Thực tế cho thấy, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành văn phòng, văn thư, lúng túng, thiếu khoa học thực chức năng, nhiệm vụ Việc am hiểu, tinh thông áp dụng có hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng văn thư giúp Nhà trường đảm bảo tính liên tục, ổn định, tập trung đại hoạt động công vụ Giải vấn đề yêu cầu tất yếu công tác văn thư nước ta bước vào thời kỳ đổi mới, thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế Thời kỳ đòi hỏi công tác văn thư nước ta phải đổi toàn diện từ nhận thức đến khâu nghiệp vụ ứng dụng cụ thể Nếu muốn tránh giá phải trả quản lý nhà nước thời chế thị trường nhiệm vụ lập hồ sơ văn (hồ sơ hành) phải làm tốt nghiêm túc; theo dõi giải văn phải kịp thời; soạn thảo văn phải chuẩn mực, phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đăng ký, tra tìm văn theo dõi công việc hàng ngày quan Từ trình bày đây, khẳng định công tác văn thư Sở Nội vụ phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ quan trọng cấp thiết Một cách hiển nhiên, nhiệm vụ cần có đội ngũ cán đào tạo tốt chuyên môn, đạo quán hoạt động quan nhà nước quan chức chuyên ngành Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH HẢI DƯƠNG 3.1 Những yêu cầu công tác văn thư giai đoạn 3.1.1 Yêu cầu tính kịp thời: Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức.Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung 3.1.2 Yêu cầu khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin: Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ 3.2 Phương hướng giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương 3.2.1 Nâng cao kiến thức, kĩ năng, hoạt động vững chắc, ổn định, tạo tiền đề đổi bản, toàn diện công tác văn thư Sở Nội vụ Các nội dung công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước thành phố quy định, hướng dẫn cụ thể Vì vậy, để khắc phục nâng cao công tác văn thư, cần quan tâm, đạo liệt thủ trưởng đơn vị; mạnh dạn tham mưu, đề xuất người trực tiếp làm công tác văn thư, tích cực đạo, đôn đốc, nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực quy định công tác văn thư, lưu trữ Cụ thể: - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HDSNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ Tăng cường ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư - Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến theo hướng dẫn Phụ lục II, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV - Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng dẫn Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) 3.2.2 Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm ngành, cấp công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương Trước mắt cần tập trung phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV nội vụ; văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cục văn thư lưu trữ nhà nước văn UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND định 34/2012/QĐ-UBND Tiếp tục thực công văn số 2864/UBND-NC việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013) Kết kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho đơn vị kiểm tra biết có hình thức khen thưởng - Kiện toàn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ngành, cấp phải phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp - Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức - Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc nâng cao khả hội nhập với Khu vực duyên hải miền trung nước - Củng cố kiện toàn cán hệ thống quản lý công tác văn thư: cán làm công tác văn thư tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ quan chuyên môn tổ chức thực tốt chế độ bồi dưỡng vật cho cán làm công tác văn thư theo quy định hành - Sắp xếp, tổ chức bố trí cán bộ, công chức làm công tác văn thư ổn định, ý đào tạo chuyên sâu, bố trí cán công chức có lực, có kinh nghiệm để tích lũy kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ xây dựng mối quan hệ đồng quan để có nhận thức đắn công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm chung, có cán bộ, công chức làm công tác văn thư có trách nhiệm - Xây dựng quy chế công tác văn thư Phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để thành viên có trách nhiệm công việc Giao quyền hạn cho cán văn thư, từ nâng cao vai trò trách nhiệm công tác quản lý công tác văn thư Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động ngành mà có nhiều tài liệu quan trọng khác quan Ngay với cán chuyên môn có trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ, tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính công cụ hỗ trợ đắc lực công việc, phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý.Việc áp dụng vào công tác văn thư hoàn toàn phù hợp cần thiết Do cần bố trí máy vi tính riêng cho phận văn thư đại xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính, trình tự đơn giản, thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót - Cần ban hành hệ thống biểu mẫu văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm tăng cường công tác kiểm tra thể thức văn trước trình ký, ban hành - Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đào tạo ngành văn thư, lưu trữ, người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ - Nhu cầu ứng dụng máy tính vào công tác văn phòng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động ngành mà có nhiều tài liệu quan trọng khác quan Ngay với cán chuyên môn có trình độ cao ghi nhớ xử lý tất hồ sơ, tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính công cụ hỗ trợ đắc lực công việc, phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý.Việc áp dụng vào công tác văn thư hoàn toàn phù hợp cần thiết Do cần bố trí máy vi tính riêng cho phận văn thư đại xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính, trình tự đơn giản, thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chế sai sót Cần ban hành hệ thống biểu mẫu văn để áp dụng thống quan thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm tăng cường công tác kiểm tra thể thức văn trước trình ký, ban hành - Cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đào tạo ngành văn thư, lưu trữ, người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ trung cấp văn thư, lưu trữ - Xây dựng kiện toàn máy công tác văn thư đủ mạnh, người làm công tác văn thư phải có tâm, có tầm, có trình độ chuyên môn tốt, nghiệp vụ tay nghề cao, thạo việc ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng nhiệm vụ đơn vị thời kỳ hội nhập quốc tế; trang bị phương tiện, sở vật chất đại hóa hành KẾT LUẬN VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CỦA TỪNG NHIỆM VỤ ĐẶT RA Văn thư - Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm , công tác đảm bảo hoạt động nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành Đảng Nhà nước ta quan tâm , có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong năm qua, quan tâm đạo Chính phủ Bộ, ngành Ủy ban nhân dân cấp, công tác văn thư , lưu trữ đạt dduuowcj nhiều thành tích đáng kể Một số văn quy phạm pháp luật lưu trữ ban hành bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ vào nề nếp, tổ chức lưu trữ hệ thống kho lưu trữ bước củng cố, tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản an toàn đáp ứng ngày tốt hoạt động quản lý, đạo điều hành công việc quan, tổ chức yêu cầu khai thác sử dụng xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu trình đổi hành nhà nước Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư phạm vi tỉnh đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dung công tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, tỉnh quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Trong văn quan trọng tạo sở pháp lý cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư Sở, ban, ngành, huyện, thị xã, thành phố Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 UBND tỉnh việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Quyết định 34/2012/QĐUBND ngày 19/9/2012 UBND tỉnh việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữu UBND cấp ngành thuộc tỉnh; văn quy phạm pháp luật điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, toàn diện cụ thể công tác văn thư như: Quy định soạn thảo, ban hành văn hành hình thức văn hành chính; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; duyệt thảo, sữa chữa, bổ sung thảo duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn trước ký ban hành; ký văn bản; văn gồm: y chính, trích lục; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện toàn ngành, cấp Đến cán văn thư có trình độ trung cấp, cao đẳng đại học số lượng tương đối đáp ứng yêu cầu quan, tổ chức tỉnh Ngoài ra, hàng năm tỉnh huyện, thị xã, thành phố tổ chức lớp tập huấn văn thư, lưu trữ cho cán phụ trách trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: - Tổ chức văn thư cấp, ngành nhìn chung chưa kiện toàn theo quy định nhà nước Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư khó khăn chưa có định mức lao động cho hoạt động văn thư - Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư - Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Việc lập hồ sơ hành có chuyển biến nhiều hạn chế Tình trạng không lập hồ sơ công việc có lập hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu nội dung công tác lập hồ sơ diễn phổ biến Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực nghiêm túc - Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhiều hạn chế sở hạ tầng công nghệ thông tin bắt đầu hình thành Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy trình hoạt động Nói tóm lại, công tác văn thư công tác thiếu hoạt động quan Thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn Chẳng hạn, soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính cần phải quan tâm tổ chức tốt công tác văn thư để phục vụ cho công việc hàng ngày lâu dài sau DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạp chí Văn thư Lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Bài giảng Công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Trần Hoàng Hạnh Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 4.Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb văn hóa thông tin Bài giảng Tổ chức Quản lý dấu - GV Đặng Như Hảo PHỤ LỤC Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương