MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 3 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của UBND huyện Tiền Hải 3 1.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND Huyện Tiền Hải 4 1.2 Chức Năng, Nhiệm Vụ, Quyền Hạn Và Cơ Cấu Tổ Chức Của Bộ Phận Văn Thư UBND Huyện Tiền Hải. 9 1.2.1 Vị trí, chức năng: 9 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 9 1.2.2.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến 10 1.2.2.2 Đối với việc quản lý văn bản đi 10 1.2.2.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành 10 1.2.2.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của phòng Văn Thư – Lưu Trữ UBND huyện Tiền Hải: 10 CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN TIỀN HẢI 11 2.1 Hoạt Động Quản Lý 11 2.1.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan 11 2.1.2. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Văn phòng UBND huyện Tiền Hải 14 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 14 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 14 2.2.2 Quản lý công văn “đi” và “đến” 16 2.2.2.1 Quản lý văn bản đến 16 2.2.2.2 Quản lý văn bản đi 17 2.2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 17 CHƯƠNG III.THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN, NHỮNG NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 19 3.1 Nhận Xét, Đánh Giá 19 3.2 Một Số Đề Xuất 22 3.3 Một Số Khuyến Nghị 23 3.3.1 Đối với cơ quan tổ chức 23 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường 23 KẾT LUẬN 24 PHỤ LỤC
Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ LỜI NÓI ĐẦU Công tác Văn thư công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực hành quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư quan tâm công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành thông qua Văn - tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác , bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư lĩnh vực quản lý Hành chính, Đảng Nhà Nước ta quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt hoạt động Quản lý nhà nước quan Thực phương châm “ Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế ” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập quan , tổ chức Được quan tâm, giúp đỡ nhà trường giúp đỡ HĐND-UBND huyện Tiền Hải , em tiếp nhận kiến tập Văn Phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải, kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 19/6/2016 Trong khoảng thời gian , thân em nỗ lực , cố gắng không ngừng học hỏi kinh nghiệm rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫ tậ tình cán văn phòng nơi Là văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển đất nước , thấy bất cập quan Từ thấy Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ trách nhiệm , nghĩa vụ cán trẻ chúng em lớn Có thể nói đợt kiến tập giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức , trưởng thành sau kiến tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lỹ luận chuyên môn mà em đúc rút từ quan kiến tập Do thời gian kiến tập ngắn thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo em nhiều thiếu sót khó tránh Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô giáo, để em có hội học tập thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND huyện Tiền Hải , cán Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập thầy cô giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập Xin chân thành cảm ơn ! Tiền Hải, ngày 17 tháng năm 2016 Sinh Viên Hoàng Mạnh Hùng Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN TỔ CHỨC 1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Tiền Hải UBND huyện Tiền Hải quan hành cấp huyện , thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19/6/2015 UBND huyện Tiền Hải nhiệm kỳ 2016-2021 Hội Đồng Nhân Dân khóa XIX bầu , quan chấp hành HĐND , quan hành địa phương chịu trách nhiệm báo cáo mặt công tác với HĐND huyện UBND tỉnh , chịu lãnh đạo tòa diện Huyện Uỷ , đạo UBND tỉnh UBND huyện Tiền Hải chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng thực sách khác theo quy định Pháp luật địa bàn huyện UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới địa phương - Tuân thủ trình tự, thủ tục thời gian giải công việc theo quy định pháp luật quy chế hoạt động UBND huyện - Đề cao phối hợp công tác, trao đổi thông tin giải công việc, bảo đảm dân chủ hoạt động theo quy định Uỷ ban nhân dân huyện Tiền Hải quan hành Nhà nước địa phương đại diện cho Nhà nước quản lý lĩnh vực như: Kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, môi trường, thể dục thể thao, truyền thanh, truyền hình… - Trong lĩnh vực kinh tế: UBND huyện có nhiệm vụ xây dựng Kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội huyện, phê chuẩn Kế hoạch kinh tế- xã hội xã, thị trấn; lập dự toán chi tiêu ngân sách Nhà nước địa bàn Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ - Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thủy lợi, chương trình khuyến khích phát triển Nông- Lâm- Ngư; xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn - Trong lĩnh vực CN- TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở CN- TTCN địa bàn - Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử dụng chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng - Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch - Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, Văn hoá- xã hội, Thông tin - thể thao: Xây dựng, tổ chức kiểm tra chương trình, Đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin thể thao, y tế địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt - Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ- Tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương - Trong lĩnh vực Quốc phòng- an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công an huyện vững mạnh; phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội - Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực sách dân tộc tôn giáo -Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 1.1.2 Cơ cấu tổ chức máy UBND Huyện Tiền Hải * Về cấu: Hiện tại, UBND huyện Tiền Hải bao gồm thành viên: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch, 02 Uỷ viên UBND huyện Căn Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Căn Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 Chính phủ quy định số lượng Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấu Thành viên UBND cấp; Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Căn Quyết định số 1798/QĐ-UBND ngày 10/8/2015 Ủy ban nhân dân tỉnh việc phê chuẩn kết bầu bổ sung Thành viên Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải, nhiệm kỳ 2011-2016; l Đồng chí Phạm Văn Nghiêm, Chủ tịch UBND huyện Phụ trách chung hoạt động UBND huyện trực dõi, đạo điều hành lĩnh vực sau: - Khối kinh tế: Trực tiếp chủ tài khoản, đạo điều hành công tác quy hoạch, kế hoạch đầu tư, xây dựng bản, tài ngân sách, chế sách Chủ tịch Hội đồng thuế huyện - Khối Nội chính, gồm ngành: Công an, Quân sự, Thanh tra, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân huyện Chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân huyện - Về công tác tổ chức, cải cách hành chính, thi đua khen thưởng: Trực tiếp đạo công tác xếp tổ chức máy, tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm điều động cán bộ, công chức, viên chức quan hành chính, nghiệp huyện theo quy định; đạo công tác cải cách hành chính; ký văn đề nghị cấp khen thưởng, định khen thưởng, giấy khen UBND huyện chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng huyện - Trực tiếp phụ trách đạo hoạt động: Văn phòng HĐND UBND huyện, phòng Tài Kế hoạch, phòng Nội vụ (Lĩnh vực tổ chức), phòng Tài nguyên Môi trường, Ban quản lý dự án Cụm công nghiệp, Công an, Ban huy Quân huyện - Chỉ đạo công tác đảm bảo an toàn giao thông Trưởng Ban an toàn giao thông huyện Đồng chí Hoàng Văn Tuý, Phó Chủ tịch Thường trực UBND huyện Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực văn hoá, xã hội, cụ thể là: Văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, du lịch, phát thanh, truyền thanh, giáo dục đào tạo, khuyến học, y tế, chữ thập đỏ, lao động TB&XH, phòng chống tai tệ nạn xã hội, dân số gia đình, trẻ em; Lĩnh vực tư pháp, thi hành án, tôn giáo, Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ nhân quyền thi đua khen thưởng; Là Chủ tịch Hội đồng Giáo dục quốc phòng huyện, Trưởng ban Chỉ đạo Thi hành án dân huyện - Phụ trách quan: Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục Đào tạo, Thanh tra, phòng Lao động Thương binh Xã hội, phòng Nội vụ, Phòng Y tế, Trung tâm Y tế, Phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm Văn hoá Thể thao, Trung tâm dân số KHHGĐ, Trung tâm dạy nghề, Đài truyền huyện, Ban quản lý khu du lịch Sinh thái Cồn Vành, Hội chữ thập đỏ, Hội người mù người tàn tật - trẻ mồ côi, Hội khuyến học, Hội chất độc da cam, Hội cựu Thanh niên xung phong, Hội đông y, Hội Cựu giáo chức, Hội tâm dưỡng sinh Là Chủ tài khoản Quỹ Đền ơn đáp nghĩa, Quỹ bảo trợ trẻ em - Chỉ đạo vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm UBND huyện đối với: Chi cục thi hành án huyện, Bệnh viện Đa khoa, Bảo hiểm xã hội, Cửa hàng Dược Đồng chí Trần Minh Tiến, Phó Chủ tịch UBND huyện Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi, Thuỷ sản, xây dựng nông thôn mới, Tài nguyên Môi trường (lĩnh vực môi trường, tài nguyên nước, khoáng sản) - Phụ trách quan: Phòng Nông nghiệp PTNT, Tài nguyên Môi trường, Hội làm vườn, Hội sinh vật cảnh - Chỉ đạo vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm UBND huyện đối với: Công ty khai thác công trình thủy lợi, Trạm bảo vệ thực vật, Trạm Khuyến nông, Trạm thú y, Cửa hàng thuốc BVTV Đồng chí Vũ Huy Hoàng, Phó Chủ tịch UBND huyện Giúp đồng chí Chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Tài chính, thương mại, dịch vụ, quản lý thị trường; quản lý đất đai, công tác giải phóng mặt bằng; Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp, quản lý doanh nghiệp, quản lý điện Cụ thể đạo điều hành lĩnh vực công việc: - Tổ chức thu ngân sách huyện, quản lý thu chi ngân sách xã, thị trấn nguồn thu khác; trưởng Ban đạo thu ngân sách huyện - Chỉ đạo hoạt động Khoa học công nghệ, Thương mại dịch vụ, Bưu Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ viễn thông, HTX điện năng, công tác chống buôn lậu gian lận thương mại địa bàn huyện - Phụ trách đơn vị: Phòng Công thương (Lĩnh vực Khoa học công nghệ, thương mại, dịch vụ, Công nghiệp - Tiểu thủ công nghiệp quản lý điện năng), Trung tâm phát triển quỹ đất Cùng với đồng chí Chủ tịch UBND huyện đạo hoạt động phòng Tài kế hoạch, Tài nguyên - Môi trường, Ban quản lý dự án cụm công nghiệp - Chỉ đạo vấn đề thuộc thẩm quyền, trách nhiệm UBND huyện đối với: Ngân hàng thương mại, Ngân hàng sách xã hội, Kho bạc Nhà nước huyện, Chi cục thuế, Quỹ tín dụng nhân dân, Quản lý thị trường, Chi cục Thống kê, Xổ số kiến thiết, Bưu điện huyện, Trung tâm Viễn thông Đồng chí Phạm Đình Tâm, Uỷ viên UBND huyện Trưởng Công an huyện phụ trách công tác an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, phụ trách quan Công an huyện Đồng chí Hoàng Việt Huy, Uỷ viên UBND huyện Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện, phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc công việc Văn phòng HĐND UBND huyện Ngoài nhiệm vụ phân công trên, đồng chí Phó Chủ tịch đồng chí Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện phân công số nhiệm vụ khác theo đạo cụ thể đồng chí Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Thông báo thay Thông báo số 37/TB-UBND ngày 20/5/2015 Ủy ban nhân dân huyện việc phân công đồng chí Thành viên Ủy ban nhân dân huyện phụ trách lĩnh vực công tác, nhiệm kỳ 2011-2016 - Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực đầy đủ nghiêm túc nhiệm vụ quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND UBND quy định Chủ tịch UBND huyện lãnh đạo công tác tập thể UBND huyện, thủ trưởng quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn Trực tiếp đạo, điều hành công việc lớn, quan trọng, vấn đề có tính chiến lược tất lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND huyện, phụ trách lĩnh vực sau : + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn; công tác quy hoạch, tài chính, tín dụng, địa giới hành chính, tài nguyên môi trường; Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ + Công tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân địa phương, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo công dân; + Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức máy, cán bộ, quy chế lề lối làm việc, chương trình công tác UBND huyện; vấn đề chung công tác thi đua khen thưởng; + Công tác đối nội, đối ngoại huyện; + Những giải pháp quan trọng có tính đột phá thời gian mà Chủ tịch UBND huyện thấy cần trực tiếp đạo điều hành; *Về máy: Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, nay, UBND huyện Tiền Hải có 14 phòng đơn vị nghiệp 14 phòng chuyên môn : Văn phòng HĐND-UBND huyện Tiền Hải Phòng Nội vụ huyện Phòng Tài nguyên Môi trường Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Văn hoá-Thông tin Phòng Tư pháp Thanh tra huyện Phòng Y tế 10 Phòng Lao động-TB xã hội huyện 11 Phòng Công Thương 12 Phòng Nông nghiệp Phát triển nông thôn 13 Chi cục Thống kê 14 Trung tâm Dân số - KHHGĐ đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện : Đài phát – truyền hình Trung tâm Thể dục thể thao Trung tâm dạy nghề Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ 4.Trạm Khuyến nông Trung tâm Giáo dục thường xuyên Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước nhiều ngành, lĩnh vực địa bàn huyện theo quy định pháp luật đảm bảo thống quản lý ngành lĩnh vực công tác từ tỉnh đến sở Các phòng chịu quản lý, đạo trực tiếp UBND huyện, đồng thời chịu đạo hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ Sở quản lý ngành, lĩnh vực tỉnh Mỗi phòng có 01 Trưởng phòng, có từ 01 đến 02 Phó Trưởng phòng cán bộ, công chức chuyên môn Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh Văn phòng 02 Phó Chánh Văn phòng, Thanh tra huyện có Chánh Thanh tra 01 Phó Chánh Thanh tra Các đơn vị nghiệp có 01 thủ trưởng có từ 01 đến 02 phó Thủ trưởng viên chức giúp việc Biên chế phòng, đơn vị nghiệp UBND huyện phân bổ nằm tổng biên chế UBND huyện UBND tỉnh giao hàng năm (sơ đồ phụ lục 1) 1.2 Chức Năng, Nhiệm Vụ, Quyền Hạn Và Cơ Cấu Tổ Chức Của Bộ Phận Văn Thư UBND Huyện Tiền Hải 1.2.1 Vị trí, chức năng: Phòng Văn Thư-Lưu trữ UBND huyện Tiền Hải quan chuyên môn thuộc UBND huyện Tiền hải, có chức tham mưu tổng hợp cho Văn Phòng UBND huyện hoạt động HĐND UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND huyện; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND huyện quan nhà nước địa phương 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn: + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm + Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ an toàn bí mật văn + Thực nghiêm túc quy chế quan Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 10 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn phải đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình nhà nước Có văn quan làm có tác dụng thiết thực với quan Để tổ chức quản lý thống văn đi, tất văn UBND huyện Tiền hải quy đầu mối phận văn thư Các văn UBND huyện Tiền Hải thông thường giao cho phòng, ban tự soạn thảo máy vi tính phòng, ban Văn sau dự thảo xong trình Trưởng phòng phê duyệt nội dung Sau trình Chủ tịch ký duyệt qua văn thư hoàn thành thủ tục pháp lý để ban hành Nhiệm vụ văn thư tổ chức làm thủ tục để chuyển công văn gồm: đánh số, đăng ký, đóng dấu, chuyển công văn (Sơ đồ : phụ lục 3) Sau bảng thống kê công văn năm trở lại đây: Năm 2012 2013 2014 2015 (8 tháng đầu năm) Số lượng công văn 2898 3379 3859 2149 2.2.2.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Đối với công văn đến phòng văn thư không lập hồ sơ Các văn đến sau đăng ký vào sổ, vào máy chuyển tới đơn vị hay cá nhân giải văn Các đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Đối công văn cán văn thư xếp thành loại văn như: Quyết định, Công điện, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn đăng ký vào sổ, vào máy Sau đăng ký toàn công văn năm cán văn thư lập thành báo cáo công in thành sổ để đưa sang phòng lưu trữ bao gồm công văn để đưa sang phòng lưu trữ UBND huyện Tiền Hải Phòng văn thư phải lập hồ sơ cho công văn cách xếp chúng Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ theo thể loại, ngày tháng, số ký hiệu chuyển sang phòng lưu trữ với báo cáo Phòng lưu trữ chịu trách nhiệm phân loại lập thành loại hồ sơ để lưu trữ Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ CHƯƠNG III THU HOẠCH CỦA BẢN THÂN, NHỮNG NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận Xét, Đánh Giá Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết học em có số nhận xét công tác Văn thư UBND huyện Tiền Hải sau: * Công tác văn thư UBND huyện Tiền Hải có ưu nhược điểm sau: a) Công tác soạn thảo văn UBND huyện Tiền Hải thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc b) Quản lý văn Tại UBND huyện Tiền Hải việc quản lý văn có ưu điểm, nhược điểm sau * Ưu điểm: Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu Việc đăng ký văn UBND huyện Tiền Hải cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn Qua khảo sát em thấy UBND huyện Tiền Hải vào số lượng ban hành văn năm mà lập thành loại sổ Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND huyện Tiền Hải đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ * Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND huyện Tiền Hải tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn công sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn c) Quản lý văn đến Qua khảo sát UBND huyện Tiền Hải em thấy việc quản lý văn đến có ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Cán văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm mà lập thành loại sổ Hiện nay, UBND huyện Tiền Hải lập thành loại sổ là: - Sổ đăng ký văn đến UBND tỉnh - Sổ đăng ký văn đến Sở, ban ngành, quan, tổ chức khác Nhìn chung công tác đăng ký văn đến sổ UBND huyện Đông Sơn tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND huyện Tiền Hải số hạn chế là: chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát d) Quản lý sử dụng dấu Qua trình kiến tập UBND huyện Tiền Hải em thấy công tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thông tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái * Về chất lượng cán bộ: UBND huyện Tiền Hải có cán Văn thư trữ có trình độ chuyên môn, có nghiệp vụ nên công tác Văn thư tiến hành hiệu Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt ( có 12 đồng chí đảng viên), có tinh thần trách nhiệm với công việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ mà làm tốt công tác ngoại giao, tiếp khách, giúp lãnh đạo cần thiết * Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND: UBND huyện Tiền Hải có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ như: đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp tỉnh * Về trang thiết bị : UBND huyện Tiền Hải trang bị thiết bị văn phòng đại máy tính, máy in, máy scan, giá, tủ đựng tài liệu * Nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ quản trị Văn phòng UBND huyện Tiền Hải , là: Trong công tác văn thư, số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND huyện Tiền Hải nói riêng toàn văn – tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ * Nhược điểm công tác lưu trữ UBND huyện Tiền Hải : UBND huyện Tiền Hải chưa bố trí cán chuyên trách làm công tác Lưu trữ Cán lưu trữ cán Văn thư kiêm nhiệm Vì mà công tác Lưu trữ UBND huyện nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban chuyên môn Một số tài liệu thu hồi Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND huyện Tiền Hải kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu 3.2 Một Số Đề Xuất Qua khảo sát thực tế em thấy để làm tốt công tác Văn thư, UBND huyện Tiền Hải cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát đến công tác văn thư –lưu trữ quan Ban hành chủ chương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán Văn thư, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán - Lãnh đạo UBND huyện đôn đốc kiểm tra thường xuyên phòng, ban lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo UBND huyện tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ban đưa vào lưu trữ huyện, cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước - Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu quả, cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng 3.3 Một Số Khuyến Nghị 3.3.1 Đối với quan tổ chức Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, máy phôtô phục vụ cho công tác văn thư Kho lưu trữ huyện cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, bình ôxi, quạt thông gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xảy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Thủ trưởng quan cần cử cán chuyên môn bồi dưỡng nghiệp vụ , tập huấn nghiệp vụ để nâng cao thêm trình độ chuyên môn 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường Cán Văn thư cần có tiếp thu nhanh chóng quy định Nhà Nước Sớm đưa vào thực để đảm bảo tính khoa học, thống công tác chuyên môn Đồng thời cần trọng đến tất khâu nghiệp vụ Để quy trình tổ chức quản lý giải văn cách đầy đủ xác Nên đưa vào loại sổ đăng ký văn cụ thể Nếu làm tốt việc nói trên, công tác Văn thư vào ổn định, thống Góp phần giúp công tác văn thư hoạt động hiệu Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ KẾT LUẬN Sau tuần kiến tập UBND huyện Tiền Hải, thời gian nhiều, song đợt thực tập mang lại cho em nhiều điều bổ ích, nhiều kết khả quan chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng Đợt thực tập cho em có hội học hỏi kiến thức thực tế, bổ sung cho phần lý luận, học hỏi phong cách làm việc cán Văn phòng, tự hoàn thiện công tác chuyên môn để trở thành Cán chuyên trách Văn thư – Lưu trữ thực thụ tương lai Trước hết, đợt thực tập tạo cho em điều kiện để xâm nhập thực tế, làm quen cụ thể hoá phần lý luận học Tuy thời gian ngắn em thực hành đầy đủ khâu Nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ đặt đề cương như: * Về công tác văn thư: + Trực tiếp làm công việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ công văn đi, đến + Lập hồ sơ hành + Lập sơ đồ mô hình tối ưu nơi làm việc văn phòng văn thư quan + Thực hành sử dụng số trang thiết bị văn phòng như: soạn thảo văn máy tính, máy phôtô Qua thời gian kiến tập cho em thấy lý luận thực tiễn có khác nhau, bổ sung cho Để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ không cần sở lý luận vững mà cần kiến thức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế chức hoạt động quan, áp dụng lý luận cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuân, có công tác Văn thư – Lưu trữ quan thực tổ chức tốt, có hiệu Về lý luận cần có cán Văn thư – Lưu trữ là: Nắm khâu Nghiệp vụ chuyên môn, có kỹ thực hành cách thành thạo bước như: Về văn thư gồm: Soạn thảo văn bản, quản lý Văn Đi - Đến, đóng Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ dấu Điều quan trọng Cán Văn thư – Lưu trữ cần rèn luyện cho : Một phẩm chất trị tốt, có lập trường tư tưởng vững vàng, tin tưởng vào đường lối sách Đảng , pháp luật Nhà nước công việc liên quan đến bí mật quốc gia Bên cạnh em nhận thấy để trở thành Cán Văn thư – Lưu trữ thực thụ cần có kiến thức sâu rộng kết hợp với phong cách làm việc nhanh nhẹn, tận tuỵ, tinh thần trách nhiệm cao, đoán sáng tạo khâu Nghiệp vụ tất nhiên cần tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần khéo léo tế nhị giao tiếp ứng xử công việc đòi hỏi người Cán phải tiếp xúc với nhiều đối tượng, khách đến quan giao dịch Trên thu hoạch thân em qua đợt kiến tập , thực gặt hái không nhỏ giúp em tự hoàn thiện công tác chuyên môn Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ PHỤ LỤC (Phụ lục 1: sơ đồ tổ chức) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Tiếp cận văn đến kiểm tra bì Phân loại, bóc bì văn đến Đóng dấu đến, ghi sổ đến, ngày đến Đăng ký văn đến vào sổ vào máy tính Trình văn đến cho Chủ tịch Sao văn Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi đôn đôc giải văn đến (Phụ lục : Sơ đồ quản lý văn đến) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ Soạn thảo văn Kiểm tra nội dung văn Chỉnh sửa, kiểm tra thể thức văn Duyệt ký nháy Trình ký văn Xử lý văn Văn thư (Phụ lục : Sơ đồ quản lý văn đi) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ ( văn sai thể thức ) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ (Một số hình ảnh minh họa) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A Báo cáo kiến tập Khoa Văn thư - Lưu trữ (Sổ đăng ký văn đi) (Sổ đăng ký văn đến) Sinh viên: Hoàng Mạnh Hùng Lớp: ĐH Lưu trữ học 13A