THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĨNH THẠNH Chương I: Giới thiệu về UBND huyện Vĩnh Thạnh và Văn phòng HĐND và UBND huyện Vĩnh Thạnh; Chương II: Thực trạng thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư; Chương III: Đề xuất giải pháp, kiến nghị.
Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa LỜI NĨI ĐẦU Đối với hoạt động quan nhà nước hay tổ chức nghiệp cơng tác Văn thư trở thành cơng cụ thiết yếu, quan trọng, có hiệu hoạt động quản lý quan nói riêng nhà nước nói chung Hoạt động Văn thư phận gắn liền với công tác đạo, điều hành cơng việc Theo đó, người làm cơng tác Văn thư có hội khẳng định công việc Thực tế công việc cho thấy, doanh nghiệp hay quan quản lý nhà nước cơng tác Văn thư đóng vai trị, vị trí quan trọng việc trợ giúp lãnh đạo công việc ngày, cầu nối phận lãnh đạo,…Chính mà cơng tác Văn thư Văn phòng ngày trọng quan tâm nhiều Cùng với xu hội nhập mở cửa Việt Nam, quan hành nhà nước phải đặt yêu cầu cấp thiết việc cải cách hành Việt Nam Với vai trò người tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan việc đổi nâng cao chất lượng công tác Văn thư quan hành nhà nước có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu xuất lao động Để làm điều việc hồn thiện kĩ cho người làm công tác Văn thư điều vô quan trọng Nắm bắt nhu cầu thực tế đó, năm 2009, Trường CĐSP Trung Ương Nha Trang thành lập nghành Quản trị Văn phòng nhằm đào tạo cán bộ, cơng chức có đủ khả năng, lực trình độ chun mơn nghiệp vụ để đảm đương tốt nghiệp vụ công tác Văn thư Trên sở kế hoạch thực tập mục đích đó, Em chọn Văn phịng UBND huyện Vĩnh Thạnh địa điểm thực tập Đây quan địa phương, Văn phòng HĐND UBND huyện Vĩnh Thạnh đạt thành tựu định q trình hoạt động Việc khảo sát cơng tác Văn thư quan giúp Em tiếp cận với hệ thống văn quản lý nhà nước đa dạng, phong phú nội dung hình thức Hơn nữa, cịn cung cấp cho Em nhận định ban đầu hoạt động Văn thư Do đó, nội dung trình bày báo cáo kết hợp lý thuyết thực tiễn công việc dựa kiến thức học trường với thực tế thực tập quan Bài báo cáo Em gồm ba chương: Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa Chương I: Giới thiệu UBND huyện Vĩnh Thạnh Văn phòng HĐND UBND huyện Vĩnh Thạnh; Chương II: Thực trạng thực nghiệp vụ công tác văn thư; Chương III: Đề xuất giải pháp, kiến nghị Trong trình thực tập quan, giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, cơng chức Em hoàn thành tốt đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn đến Ông Huỳnh Đức Bảo - Chánh văn phịng UBND huyện Vĩnh Thạnh, Ơng Nguyễn Đình Ngân – Phó Chánh Văn phịng UBND huyện Vĩnh Thạnh, Chị Đặng Thị Ly – cán trực tiếp hướng dẫn, bảo cho Em tận tình cô, chú, anh, chị quan hỗ trợ cung cấp tài liệu, thông tin UBND huyện đặt biệt Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh để Em hoàn thành tốt báo cáo thực tập thời hạn qui định Là sinh viên năm ba, thời gian thực tập hạn chế (trong 04 tuần) nên chưa tiếp xúc với công việc nhiều, chưa có kinh nghiệm thực tế nên Em cịn nhiều bỡ ngỡ tránh khỏi thiếu xót q trình tìm hiểu, cách trình bày lời văn Vì vậy, Em mong nhận thơng cảm góp ý kiến q thầy khoa để báo cáo Em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ Vĩnh Thạnh, ngày 10 tháng năm 2015 Sinh viên Đặng Thành Viên Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH VÀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN CỦA HUYỆN VĨNH THẠNH VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH Lịch sử hình thành phát triển huyện Vĩnh Thạnh *Hình ảnh quan huyện Vĩnh Thạnh (Xem phụ lục I) Vĩnh Thạnh nằm phía Tây bắc tỉnh Bình Định, vĩ độ 13058’ Bắc kinh độ 1080 Đông Tây Tây bắc giáp thị xã An Khê huyện K’Bang (Gia Lai); Kon Plong (Kon Tum); An Lão (Bình Định) Đơng Đơng bắc nối liền huyện Hồi Ân, Phù Mỹ, Phù Cát Nam sát cánh huyện Tây Sơn Vân Canh Vĩnh Thạnh huyện miền núi điều kiện hồn lưu gió mùa kết hợp với vị trí địa lý điều kiện địa hình, đặc biệt dãy Trường Sơn có ảnh hưởng lớn đến yếu tố khí hậu huyện Có khí hậu nhiệt đới ẩm, mưa mùa Nhiệt độ trung bình hàng năm 26 – 280C Lượng mưa trung bình năm 1.716 mm, phân bổ theo mùa rõ rệt Mùa mưa (từ tháng 10 đến tháng 12) tập trung 70 – 80% lượng mưa năm, lại trùng với mùa bão nên thường xuyên gây bão, lụt Mùa khô kéo dài gây nên hạn hán nhiều nơi Lượng bốc trung bình hàng năm 900 – 1.100 mm, chiếm 50 – 55% tổng lượng mưa Độ ẩm tương đối trung bình hàng năm 81% Là huyện miền núi nằm dọc theo lưu vực sông Kôn với chiều dài giới hạn phía Tây huyện giáp Gia Lai chạy dọc dãy núi từ đèo An Khê lên Kanát với độ cao bình quân so với mực nước biển 700m, phía Đơng giáp Hồi Ân, Phù Cát khống chế bỡi dãy núi từ Hòn Khá tới cuối xã An Toàn, bề ngang chỗ hẹp 15km, chỗ rộng 22km Tồn huyện Vĩnh Thạnh có thung lũng lớn thung lũng sống Kôn thung lũng Suối Xem Thung lũng sống Kôn dài 42 km, chia bỡi dãy núi lớn kéo dài có nhiều nhánh suối lớn chảy vào suối Xem, Tà Xôm, Hà Rơn, Nước Trinh nhiều nhánh suối khác đổ vào mạng lưới kênh mương nhân tạo tạo nên cảnh quan đa dạng, thuận lợi cho quy hoạch xây dựng phát triển kinh tế xã hội huyện Vĩnh Thạnh Vĩnh Thạnh vốn làng người dân tộc Bana Khoảng đầu kỷ XVIII, người Kinh lên vùng đất lập nghiệp dựng xóm ấp cuối năm Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa 1945, làng vùng thuộc Tổng Vĩnh Thạnh huyện Bình Khê (nay huyện Tây Sơn) Tổng Kim Sơn huyện Hoài Ân Tháng năm 1947 tỉnh Bình Định lập huyện miền núi: Vân Canh, Vĩnh Thạnh, Kim Sơn An Lão Tên huyện Vĩnh Thạnh Khoảng cuối năm 1952, theo chủ trương Khu 5, huyện Vĩnh Thạnh nhập vào tỉnh Gia-Kon, đến tháng 7-1954 trở thuộc tỉnh Bình Định Cho đến năm 1954 toàn huyện Vĩnh Thạnh gồm 50 làng thuộc 11 xã: Vĩnh An, Vĩnh Hòa, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Kim, Vĩnh Châu, Vĩnh Trường, Vĩnh Bình, Vĩnh Nghĩa, Vĩnh Hưng Vĩnh Thuận Năm 1961, nhằm động viên nhân dân bước vào chiến đấu chống giặc Mỹ xâm lược để giữ bí mật, lãnh đạo tỉnh lấy tên sơng núi, tên người có cơng đặt tên cho xã (như núi Yang Điêng thay cho tên gọi xã Vĩnh Hiệp, suối LơPin xã Vĩnh Trường, Bok Toih xã Vĩnh Bình …) chữ kèm số đặt tên cho số làng từ có tên mật danh: M6 (làng Lơ Ye), K11 (Kon Kriêng), N3 (Đe Klăng), O5 (Kon Trinh) … Trong suốt kháng chiến chống Mỹ cứu nước (1954 - 1975) địi hỏi cơng tác chống địch sản xuất, việc tách, nhập làng Vĩnh Thạnh ln ln xảy (cuối năm 1955 tồn huyện có 60 làng, đến năm 1971 cịn 40 làng, đến năm 1974 45 làng) Năm 1976, hai huyện Vĩnh Thạnh Bình Khê hợp thành huyện Tây Sơn Năm 1982 lập lại huyện Vĩnh Thạnh gồm xã có xã miền núi (Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hòa) xã trung du Bình Quang Năm 1986 tỉnh điều chỉnh địa giới xã Bình Quang, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo thành xã: Vĩnh Hiệp, Vĩnh Hảo, Vĩnh Thịnh, Vĩnh Quang Hiện tồn huyện có 57 thơn, làng nằm xã, 01 thị trấn: Vĩnh Sơn, Vĩnh Kim, Vĩnh Hảo, Vĩnh Hòa, Vĩnh Thuận, Vĩnh Hiệp, Vĩnh Quang, Vĩnh Thịnh thị trấn Vĩnh Thạnh Giới thiệu UBND huyện Vĩnh Thạnh - Chức UBND huyện Vĩnh Thạnh; nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện thực theo quy định pháp luật tổ chức HĐND UBND năm 2003; Nghị số 725/2009/NQ-UBTVQH12 ngày 16/01/2009 Uỷ Ban Thường Vụ Quốc Hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương quy định nhiệm vụ, quyền hạn, Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa tổ chức máy UBND huyện, quận, phường nơi không tổ chức HĐND huyện, quận - UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định Điều 124 Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003, Điều 10 nghị số 725/2009/NQ-UBTVQH12 vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện *Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Vĩnh Thạnh (Xem phụ lục II) Định hướng phát triển thời gian tới UBND huyện Vĩnh Thạnh 3.1 Định hướng tổng quát - Duy trì ổn định phát triển kinh tế bền vững, tranh thủ thuận lợi, tháo gỡ khó khăn cho sản xuất kinh doanh, phấn đấu đạt mức tăng trưởng cao năm 2014 Gắn liền phát triển kinh tế với bảo vệ môi trường Bảo đảm an sinh xã hội cải thiện, bước nâng cao đời sống nhân dân Đẩy mạnh cải cách hành chính, phịng chống tham nhũng, lãng phí Bảo đảm quốc phịng an ninh trị, trật tự an toàn xã hội 3.2 Định hướng cụ thể 3.2.1 Lĩnh vực kinh tế - Triển khai biện pháp phịng chống thiên tai (hạn hán, mưa lũ xảy ra) vụ Phối hợp kiểm tra cơng trình thủy lợi cách tồn diện để đảm bảo an toàn mưa lũ - Chuẩn bị chứng từ, sổ sách để phịng Tài kế hoạch kiểm tra tiến hành toán thu - chi ngân sách với kho bạc phịng Tài - Lập phương án điều hành ngân sách nhà nước theo tiến độ thu ngân sách nhà nước - Lập đồ trạng, báo cáo công tác kiểm kê đất đai theo quy định năm 2015 - Đẩy mạnh việc phát triển sản xuất nông – lâm – nghiệp (chuyển đổi cấu trồng vật nuôi) 3.2 Lĩnh vực Văn hóa - Xã hội - Tiếp tục nhận hồ sơ miễn giảm học phí theo Nghị định 49/NĐ-CP - Làm băng rôn tuyên truyền, cờ Đảng, cờ Tổ quốc Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Thực tốt cơng tác Thương binh liệt sĩ, giải tốt chế độ sách đồng bào dân tộc thiểu số - Tun truyền phịng chống tai nạn, thương tích trẻ em, phổ biến luật bảo vệ, chăm sóc trẻ em Phát động tháng hành động trẻ em, vận động “Quỹ bảo trợ trẻ em” 3.3 Lĩnh vực nội - Tuần tra, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội địa bàn huyện - Hoàn thành văn trình kỳ họp thứ III UBND huyện - Thực tốt công tác chứng thực giải đơn thư khiếu nại tố cáo - Tiến hành tổng điều tra sở hành kinh tế, nghiệp năm 2014 giai đoạn I (thu thập thông tin sở sản xuất kinh doanh) - Duy trì nghiêm chế độ trực, sẵn sàng chiến đấu, bảo vệ trụ sở 24/24 lên kế hoạch bảo vệ ngày lễ lớn Chuẩn bị giáo án, thao trường, bãi tập phục vụ huấn luyện vào cuối tháng 4/2014 - Hoàn chỉnh hệ thống văn kiện theo mệnh lệnh Ban huy quân tỉnh II GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN VĨNH THẠNH Lịch sử hình thành phát triển Văn phịng HĐND UBND huyện Vĩnh Thạnh Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thành lập thay đổi tên gọi qua thời kỳ sau: - Căn Nghị định số: 86/HĐBT ngày 27/3/2001 Hội đồng Bộ trưởng nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện Tên quan Văn phòng UBND huyện; - Căn Nghị định số: 12/2001/NĐ-CP ngày 27/3/2001 Chính phủ việc tổ chức lại số quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Tên quan Văn phòng UBND huyện Sáp nhập Phòng Tư pháp Văn phòng UBND huyện; - Căn Nghị định số: 72/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ qui định tổ chức chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc Trung ương UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Tên Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa quan Văn phòng HĐND-UBND huyện Tách Bộ phận Tư pháp thành lập Phòng Tư pháp; - Căn Nghị định số: 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ qui định tổ chức chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Tiếp nhận công tác dân tộc, chuyển công tác thi đua khen thưởng, tôn giáo, quản lý nhà nước Văn thư - Lưu trữ sang Phòng Nội vụ thực Văn phòng HĐND-UBND huyện thành lập theo Quyết định số: 325/QĐ-UBND ngày 20/3/2009 UBND tỉnh Bình Định - Căn Nghị 725/2009/UBTVQH12 ngày 16/01/2009 Ủy ban Thường vụ Quốc hội việc điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy UBND huyện, quận, phường nơi không tổ chức HĐND huyện, quận, phường Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh thành lập theo Quyết định số: 402/QĐ-UBND ngày 21/04/2009 UBND tỉnh Bình Định Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh 2.1 Vị trí, chức 2.1.1 Vị trí - Văn phịng UBND huyện Vĩnh Thạnh quan chuyên môn, máy giúp việc UBND huyện Chủ tịch UBND huyện Vĩnh Thạnh - Văn phịng có tư cách pháp nhân, có dấu riêng, cấp kinh phí hoạt động mở tài khoản Kho bạc Nhà Nước theo quy định - Trụ sở làm việc Văn phịng đặt địa chỉ: Thơn Định Tố - Thị Trấn Vĩnh Thạnh – Vĩnh Thạnh – Bình Định , 2.1.2 Chức - Tham mưu – tổng hợp cho Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành hoạt động huyện - Giúp UBND huyện điều hòa, phối hợp hoạt động chung Phòng, Ban, Ngành, UBND xã - Đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động UBND huyện 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Sơn Hòa thực theo quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003; Nghị số 725/2009/NQUBTVQH12 ngày 16/01/2009 Uỷ ban Thường vụ Quốc Hội điều chỉnh nhiệm vụ, quyền hạn HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức máy UBND huyện, quận, phường nơi không tổ chức HĐND huyện, quận 2.2.1 Nhiệm vụ - Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tuần, tháng, quý, sáu tháng năm UBND huyện Vĩnh Thạnh Đôn đốc, kiểm tra quan, đơn vị cấp huyện, UBND xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác UBND Chủ tịch UBND huyện sau phê duyệt Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác phối hợp quan, đơn vị UBND xã, thị trấn theo quy định pháp luật - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn bản, phối hợp với quan, đơn vị tham mưu, giúp UBND huyện Theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị soạn thảo, chuẩn bị đề án, văn phân công - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành UBND Chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật - Chịu trách nhiệm rà sốt trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn trước trình UBND huyện Chủ tịch UBND huyện xem xét, định - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị UBND huyện, văn quy phạm pháp luật quan, nhà nước cấp có liên quan - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư - lưu trữ, hành nhà nước UBND huyện - Tổ chức phục vụ phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách UBND huyện, Chủ tịch Phó chủ tịch UBND huyện - Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý UBND huyện - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn phòng UBND huyện - Thực nhiệm vụ khác UBND, Chủ tịch UBND huyện giao Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa 2.2.2 Quyền hạn - UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định Điều 124 Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003, Điều 10 Nghị số 725/2009/NQ-UBTVQH vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện Công tác nội vụ Văn phịng (cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ hành, công báo tin học UBND huyện Vĩnh Thạnh) - Quản lý thống việc ban hành văn UBND, Chủ tịch UBND huyện, quản lý, tổ chức thực công tác văn thư - lưu trữ hành huyện Hướng dẫn, Văn phòng UBND xã – Thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành Nhà nước theo quy định pháp luật - Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phịng - Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành Nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng - Chủ trì, phối hợp với phịng Nội vụ quan chun mơn trình UBND huyện ban hành tiêu chuẩn chức danh: Chánh văn phịng, Phó Chánh văn phịng UBND - Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng - Giải khiếu nại, tố cáo Thực cơng tác phịng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch UBND huyện - Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm UBND huyện Thực việc quản lý, chi tiêu, toán tài UBND huyện theo chế độ tài Nhà nước - Quản lý tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức 4.1 Lãnh đạo Văn phịng - Có 01 Chánh Văn phịng 01 Phó Chánh Văn phịng 4.2 Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Do Chủ tịch UBND huyện bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định pháp luật 4.2.1 Chánh Văn phòng - Chánh văn phòng người chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND UBND huyện Chủ tịch UBND huyện việc lãnh đạo, tổ chức điều hành hoạt động quan Văn phòng HĐND UBND huyện theo chức nhiệm vụ quy định.Thực trách nhiệm thủ trưởng quan theo quy định pháp luật Chánh văn phòng phụ trách chung, trực tiếp phụ trách tổ chức, tài số lĩnh vực khác văn phòng - Chánh văn phịng phân cơng cho Phó Chánh Văn phịng ủy quyền cho phận trực thuộc số công việc cụ thể theo thẩm quyền; người định cuối vấn đề, công việc chưa có thống Phó Chánh Văn phịng, phận Văn phịng; phân cơng cơng việc cụ thể cho phận, chuyên viên Văn phòng; chủ động phối hợp với nghành,đơn vị địa phương huyện để xử lý vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ Văn phịng UBND, Chủ tịch UBND huyện giao - Được thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký số văn ban hành gửi đến ngành, đơn vị, địa phương Đồng thời, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra báo cáo tình hình, tiến độ thực cho Thường trực UBND huyện - Xem xét mặt thủ tục, thể thức tất văn trước gửi - Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chủ tài khoản quan; tổ chức quản lý tài chính, tài sản cơng quan theo quy định nhà nước; đồng thời quản lý trực tiếp Bộ phận: Tổng hợp - Vi tính, Văn thư - Lưu trữ, Tài vụ Phục vụ - Phối hợp với Cấp ủy Chi bộ, Ban Chấp hành Cơng đồn sở tổ chức thực Nghị Chi quy chế phối hợp hoạt động Cơng đồn sở với quan - Có thể giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi, quyền hạn - Ký văn thuộc thẩm quyền Chánh Văn phòng 4.2.2 Phó Chánh Văn phịng - Giúp Chánh Văn phịng đạo tổ chức thực công tác tổng hợp, thu thập, xử lý thông tin, dự thảo báo cáo chung UBND huyện tình hình kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng địa bàn huyện báo cáo Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 10 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa + Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên tên quan, tổ chức tên phụ lục; + Việc đóng dấu giáp lai, đóng văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo qui định Khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP nghày 08/4/2004 Chính phủ Công tác Văn thư - Tổ chức quản lý sử dụng dấu đảm bảo an toàn theo qui định Nhà nước, qua tài liệu lưu trữ nhận thấy công tác quản lý sử dụng dấu UBND huyện hàng năm Công an huyện kiểm tra đánh giá tốt, tất dấu để cột sắt cất vào tủ, khóa lại - Văn phịng UBND huyện Vĩnh Thạnh có loại dấu sau: (1) Dấu Quốc huy; (2) Dấu Văn phòng; (3) Dấu Đến; (4) Dấu Chức danh; (5) Dấu Họ tên; (6) Dấu Mời họp; (7) Dấu Khẩn; (8) Dấu Mật; (9) Dấu Hỏa tốc 3.3 Ưu điểm nhược điểm việc quản lý sử dụng dấu 3.3.1 Ưu điểm - Nhìn chung cơng tác quản lý sử dụng dấu quan giống với lý thuyết học với quy định nhà nước - Các dấu quan giữ cẩn thận không trầy xước, làm mất, dấu cất giữ hộc tủ riêng, cán Văn thư hay Văn thư kiêm nhiệm có chìa khóa riêng - Việc quản lý sử dụng dấu chặt chẽ tủ khóa an tồn Được cán Văn thư cất giữ cẩn thận, không để bừa bãi đóng dấu mang sử dụng - Cán Văn thư làm việc nghiêm túc, ví dụ người dân cán nhân viên đóng dấu cán văn thư xem kĩ nội dung thể thức văn Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 33 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa đóng dấu Nếu thể thức nội dung sai cán văn thư khơng đóng dấu 3.3.2 Nhược điểm - Hiện qua nhiều năm sử dụng nên có nhiều loại dấu bị mịn nên khơng đảm bảo chất lượng đóng dấu, dẫn đến tượng dấu đóng lên văn bị mờ khơng rõ Ví dụ dấu “Chủ tịch”, dấu “Văn phòng” - Một số trường hợp cán Văn thư đóng dấu vượt q 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu đóng bị lệch - Vẫn cịn tượng cán văn thư giao chìa khóa dấu cho người khơng có thẩm quyền, chun mơn giữ chí cịn sử dụng dấu để đóng lên văn nên nguy hiểm - Một số trường hợp cán Văn thư mà quên khóa tủ đựng dấu * Hình ảnh việc dấu đóng lên văn bị mờ khơng rõ, đóng dấu sai Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh (Xem phụ lục XII) Lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Các văn hình thành hoạt động quan lập thành hồ sơ dựa vào đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác hình thành trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân - Lập hồ sơ nội dung quan trọng cơng tác Văn thư có lập hồ sơ tạo hồ sơ ghi lại đầy đủ, xác kết hoạt động quan, tổ chức, tạo nguồn thông tin văn để phục vụ cho việc nghiên cứu giải công việc trước mắt khai thác lâu dài sau; lập hồ sơ khâu cuối cơng tác văn thư, mắc xích nối cơng tác văn thư với công tác lưu trữ - Lập hồ sơ giúp cán bộ, công chức tập hợp xếp văn bản, tài liệu cách khoa học, tạo điều kiện để giải công việc hàng ngày nhanh chóng, xác, có hiệu quả; lập hồ sơ giúp cho việc quản lý văn chặt chẽ, tránh tình trạng thất lạc, mác đảm bảo bí mật nhà nước 4.1 Nội dung cơng tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào quan - Biên soạn tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ: Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 34 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa + Lập bảng danh mục hồ sơ; + Mở hồ sơ; + Kết thúc biên mục hồ sơ: kiểm tra, bổ sung văn thiếu; lựa chọn, bãi bỏ tài liệu khơng cịn giá trị; sau xếp thứ tự văn bản; đánh số tờ văn bản; lập mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc viết bìa hồ sơ 4.2 Thực trạng lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ quan UBND huyện Vĩnh Thạnh - Thực tế Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh việc lập hồ sơ chủ yếu Bộ phận tổng hợp - Vi tính thực cơng việc có nội dung quan trọng, nhạy cảm, thời gian giải dài, nhiều cấp giải quyết… - Tờ bìa hồ sơ tự làm khơng theo mẫu quy định Việc tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu hành chủ yếu thực phận văn phòng, quan, ban, nghành huyện chưa tổ chức nộp lưu tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định 4.3 Mẫu sổ lập hồ sơ hành MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN STT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời lưu Danh mục hồ sơ, tài … liệu đơn vị, cá nhân Các phòng ban Lâu dài Sổ theo dõi hồ sơ, tài … liệu Các phòng ban Lâu dài Biên giao nhận hồ … sơ, tài liệu Phòng Văn thưLâu dài Lưu trữ Biên tiêu hủy tài … liệu Phòng Văn thưLâu dài Lưu trữ gian * Mẫu Mục lục hồ sơ nộp lưu Danh mục hồ sơ Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 35 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa UBND HUYỆN VĨNH THẠNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /ML-VP Vĩnh Thạnh, ngày tháng năm 2015 MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU Năm: Số kí Số lượng Tiêu đề hồ Ngày tháng Số lượng Ghi hiệu hồ đơn vị bảo sơ bắt đầu tờ sơ quản kết thúc Tổng cộng: + Bản Mục lục hồ sơ gồm có: hồ sơ + Bản gồm: Đơn vị bảo quản Trong đó: + Có: hồ sơ ( Đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản vĩnh viễn + Có: hồ sơ ( Đơn vị bảo quản) có thời hạn bảo quản lâu dài CHÁNH VĂN PHỊNG (Ký tên đóng dấu) *Mẫu Mục lục hồ sơ Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh (Xem phụ lục XIII) 4.4 Ưu điểm nhược điểm công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào quan UBND huyện Vĩnh Thạnh 4.4.1 Ưu điểm - Công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ tốt tài liệu lưu trữ theo năm ban hành, theo loại, có cặp hộp đựng hồ sơ Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 36 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa riêng thuận tiện cho việc tra cứu cần giúp tiết kiệm thời gian công việc tra cứu nhanh chóng xác khoa học - Nghiệp vụ công tác Văn thư thực đảm bảo theo quy định nhà nước Có đội ngũ cán ln tận tình hướng dẫn giúp đỡ nhân viên gặp khó khăn - Cán Văn thư thực theo nghiệp vụ Cơng việc thực theo quy trình có phối hợp phòng 4.4.2 Nhược điểm - Kho lưu trữ chưa xếp cách khoa học Các giá để tài liệu để gần nên lỡ có xâm nhập loại côn trùng mối, mọt từ bên mơi trường bên ngồi vào việc phá hủy tài liệu lưu trữ nhanh chóng gây hậu nặng tài liệu lưu trữ bị phá hủy với số lượng lớn khó phục hồi - Vẫn tượng lơ việc vệ sinh kho lưu trữ gây nên tượng lâu ngày bụi bám vào giá để tài liệu tài liệu nên tạo điều kiện hội cho loại trùng từ bên ngồi mơi trường xâm nhập vào kho lưu trữ gây nguy hiểm cho tài liệu - Chưa lập sổ đăng ký văn đến “mật” - Thể thức ban hành văn UBND ban hành cịn thiếu sót số điểm, chưa thống với quy định nhà nước.Văn ban hành phục vụ cho cơng tác Văn thư chưa có - Tất công đoạn công tác lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan cịn làm việc thủ cơng nhiều áp dụng cơng nghệ thơng tin vào giải công việc - Quy định chế độ nộp lưu tài liệu, hồ sơ đến hạn chưa có - Tờ bìa hồ sơ tự làm không theo mẫu qui định - Các quan, ban ngành huyện chưa tổ chức nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hành theo qui định - Cán bộ, công chức nghỉ hưu hay việc bàn giao hồ sơ tài liệu cho quan người có trách nhiệm quản lý chưa thực Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 37 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa CHƯƠNG III ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VỀ VĂN PHÒNG UBND HUYỆN VĨNH THẠNH Ưu điểm - Lãnh đạo, cán bộ, cơng chức ln ln vui vẻ, nhiệt tình tiếp công dân - Quan hệ lãnh đạo với cán bộ, cơng chức phịng ln vui vẻ, tận tình bảo giúp đỡ cơng việc thuộc phạm vi, lĩnh vực phụ trách - Lãnh đạo quan tâm, nhắc nhở, đôn đốc cán bộ, công chức công việc chấp hành nội quy, quy chế quan - Cán bộ, công chức có ý thức tiết kiệm cho quan nhà nước: tiết kiệm giấy photo, giấy in tài liệu, tận dụng giấy làm bì thư để gửi văn bản, tiết kiệm điện, bảo quản tốt tài sản quan (tắt điện, tắt quạt, tắt máy vi tính hết làm,…) - Văn phịng làm việc rộng rãi, thống mát - Trang thiết bị tương đối đầy đủ như: máy tính, máy photo, máy in, điện thoại, bàn ghế, máy quạt, máy điều hòa, máy scan,… Hạn chế - Văn phòng UBND nằm tầng 02 nên gây khó khăn, bất tiện cho việc lại thường xuyên cán bộ, công chức công việc - Một số cán bộ, công chức làm việc thiếu khoa học, cơng việc cấp giao cho khơng hồn thành thời hạn (không chủ động thời gian nên làm công việc chậm trễ) Thiếu tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình cơng việc chưa cao - Cán bộ, công chức không đeo thẻ cán bộ, công chức làm việc nên gây khó khăn cho việc xưng hô, chào hỏi người đến quan - Tổ chức hội họp cịn chậm (khơng giờ, ý thức họp nhóm kém), lãnh đạo báo có họp đột xuất cán bộ, cơng chức chưa linh hoạt việc xếp thời gian Có trường hợp lãnh đạo phải chờ cấp dưới, họp phải hỗn số cán vắng mặt - Về tủ lưu tài liệu, văn bản, giấy tờ quan chưa khoa học cách xếp Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 38 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Việc quản lý văn - đến sử dụng phương pháp thủ công (đăng ký sổ) nên chưa đáp ứng nhu cầu công việc - Cán văn thư cịn kiêm nhiệm nhiều cơng việc văn thư, lưu trữ nên thực công việc cịn nhiều thiếu sót - Cán Văn thư hạn chế việc sử dụng trang thiết bị Văn phịng, đặc biệt máy vi tính - Trang thiết bị Văn phòng chưa kịp thời sửa chữa hư hỏng - Cơ quan chưa đánh giá tầm quan trọng công tác Văn thư - Một số cán bộ, cơng chức cịn làm việc riêng làm việc (chơi game, nói chuyện riêng, bỏ làm) - Cơ sở vật chất thiếu số trang thiết bị máy quét, máy hủy tài liệu II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI UBND HUYỆN VĨNH THẠNH Để tạo điều kiện cho công tác Văn thư UBND huyện Vĩnh Thạnh quản lý chặt chẽ hoạt động có hiệu Em xin đề xuất số ý kiến sau: - Cán lãnh đạo cần phải quan tâm công tác Văn thư trữ để tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên, nhận thức tầm quan trọng cơng tác Văn thư, có phối hợp cán bộ, phịng ban, ngành, đồn thể UBND huyện Vĩnh Thạnh - Mỗi cán phải có ý thức rèn luyện trình độ nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, không ngừng học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, xây dựng tác phong làm việc tận tụy, động, sáng tạo không ngừng đổi cách làm việc - Những người đứng đầu quan: Chánh Văn phịng, Phó Chánh Văn phòng,…cần phải chủ động nữa, phải tăng cường đơn đốc, kiểm tra tính chủ động, tinh thần trách nhiệm cán - UBND tỉnh, UBND huyện thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư quan, đơn vị, địa phương để cán cơng chức có tinh thần, trách nhiệm làm việc cao hơn, đạo việc thực chế độ nộp văn bản, hồ sơ vào lưu trữ quan đầy đủ, thường xuyên để tiện cho việc quản lý nắm bắt hạn chế, thiếu sót mà có biện pháp khắc phục - Hàng năm, cử cán Văn phòng học để tiếp thu kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn nữa, cần thực trẻ hoá đội ngũ cán văn Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 39 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa phịng, để nhằm giúp cho trình độ cán làm cơng tác Văn thư – Lưu trữ đồng - Cần có hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường tra, kiểm tra, tổng kết công tác Văn thư Phải thường xuyên cập nhập văn công tác Văn thư để thực theo quy định Nhà nước - Để đảm bảo việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng, xác đầy đủ việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần nhanh chóng, chặt chẽ tránh tình trạng chồng chéo văn - Cần phải trau dồi nghiệp vụ chuyên môn, phong cách ứng xử nhanh nhẹn kịp thời, biết tập trung xử lý vấn đề phát sinh công tác vấn đề thuộc lĩnh vực nhạy cảm đời sống xã hội, có biện pháp chủ động đề xuất tham mưu cho lãnh đạo xử lý tình huống, thường xuyên kiểm tra tình hình thực công việc đồng thời đưa nhiều giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn hạn chế khơng đáng có - Cần quan tâm phát triển đồng đến tất lĩnh vực văn phòng để tạo phát triển chung, đầu tư thêm số sở vật chất cho ban ngành hoạt động, giúp cho việc giải công việc cách nhanh chóng, hiệu - Cần phải làm thủ tục, tờ trình để đưa lên cấp xem xét, xin bổ sung thêm trang thiết bị, sở vật chất cho công tác Văn thư công tác bảo quản sử dụng tài liệu khoa học Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư thực số quan Trong điều kiện nay, thơng tin phải cập nhập hàng ngày, nhanh chóng, kịp thời xác nên việc ứng dụng tin học vào công tác Văn thư cần thiết quan trọng - Để đáp ứng yêu cầu ngày cao đối với hoạt động chức hoàn thành tốt nhiệm vụ Văn phịng Văn phịng phải ln đại hố Hiện đại hố cơng tác Văn phịng việc làm cần thiết, phù hợp với xu hướng thời đại, đáp ứng địi hỏi cơng đổi - Cần điều chỉnh Quy chế làm việc Văn phòng, phân định rõ trách nhiệm quyền hạn Bộ phận, cá nhân cán bộ, cơng chức có có vấn đề trục trặc xảy dễ dàng xác định phần trách nhiệm Bộ phận, cá nhân có liên quan Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 40 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Cần xây dựng quy trình cơng tác chuẩn, thống hố công việc làm sở cho việc kiểm tra, đánh giá chất lượng cơng việc - Duy trì áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động Văn phịng - Bên cạnh quan cần nghiên cứu, học hỏi thêm đơn vị bạn, công việc cần thiết công tác Văn thư đạt kết cao - Ngày công tác CCHC văn phòng, Văn thư đòi hỏi người cán phải động, sáng tạo công việc, khơng làm tốt nghiệp vụ mình, cịn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào cơng tác quản lý hành Học đơi với áp dụng lý thuyết vào thực tế cơng việc, địi hỏi cần nỗ lực, kiên trì, tỷ mĩ, sáng tạo khoa học - Hiện nay, huyện quản lý văn hình thức thủ cơng, cần áp dụng phần mềm quản lý văn vào công tác Văn thư - Để nâng cao tinh thần trách nhiệm đạt hiệu cao cơng việc chung lãnh đạo phải có biện pháp, hình thức kỉ luật - khen thưởng xứng đáng cán bộ, cơng chức vi phạm có thành tích tốt cơng việc Như vậy, quan người phục vụ tốt cho dân, cho nhà nước - Các loại văn bản, giấy tờ phải xếp gọn gàng, có khoa học để thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu, văn cần cách nhanh - Kiến nghị với Chính phủ nội dung cần sửa đổi bổ sung ban hành qui định, chế độ, sách, pháp luật cho phù hợp với thức tế, sát với đời sống người dân để đẩy mạnh CCHC tốt - Đề xuất với lãnh đạo cấp phải tăng cường việc kiểm tra, giám sát hoạt động quan hành nhà nước địa bàn thuộc phạm vi quản lý để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ cải cách hành nhà nước - Đề nghị cấp phải tăng thêm biên chế làm việc cho Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh có cán bộ, cơng chức phải lúc kiêm nhiệm nhiều công việc, gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc - Lãnh đạo phải tăng cường rà soát chức năng, nhiệm vụ phịng ban để bố trí, sử dụng cán bộ, cơng chức cho phù hợp với trình độ chun môn họ để giúp họ phát huy tối đa lực - Cơ quan phải thực tốt công tác quy hoạch thực quy hoạch cán bộ, công chức Thông qua việc đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 41 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa xác định rõ người có đủ khơng đủ tiêu chuẩn Có biện pháp xử lý người không đủ tiêu chuẩn - Đơn giản hoá TTHC vừa đảm bảo tính pháp chế chặt chẽ vừa đảm bảo tính dân chủ quyền lợi nhân dân, không gây phiền cửa quyền, quan liêu… - Hàng năm, phải có tổng kết, đánh giá công tác Văn thư để kịp thời rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, hướng khắc phục để đạt hiệu chất lượng cao năm - Hàng năm, phải tổ chức buổi họp phê bình, tự phê bình, học tập làm theo gương đạo đức Hồ Chí Minh…dành cho lãnh đạo cán bộ, cơng chức, nhân viên văn phịng - Tổ chức thi tìm hiểu rèn luyện kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ dành cho cán bộ, công chức, nhân viên văn phịng để họ phát huy khả năng, tính sáng tạo - Mức lương cán bộ, cơng chức nhà nước cịn thấp so với phát triển kinh tế UBND huyện phải đề xuất với cấp vấn đề tăng lương để cán bộ, công chức đáp ứng đủ sống để họ yên tâm công tác, cống hiến, tạo động lực làm việc, góp phần nâng cao hiệu xuất lao động để hồn thành tốt nghĩa vụ - Cần có thiết bị theo dõi (Camera) lắp đặt cổng vào quan để chấn chỉnh giấc làm việc cho cán bộ, cơng chức Phê bình, kiểm điểm cán bộ, công chức hay làm muộn, sớm quy định - Duy trì việc đánh giá nội bộ, định kỳ kiểm tra, đánh giá hoạt động nhân viên Văn thư văn phịng UBND huyện - Đồng thời, tăng cường cơng tác tuyên truyền, giáo dục để nghành, cấp, toàn dân có ý thức nghiệp Văn thư ảnh hưởng phát triên kinh tế - xã hội huyện Vĩnh Thạnh nói riêng Tỉnh Bình Định nói chung góp phần đưa đất nước ngày phát triển III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI NHÀ TRƯỜNG Nhằm trang bị kiến thức vững vàng tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trình học tập trường thực tập quan, Em xin có số kiến nghị với nhà trường sau: - Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên tiếp xúc với thực tế nhiều nhằm trau dồi kinh nghiệm, khả thực công việc để giúp sinh viên thực tập không bị bỡ ngỡ giảm thiểu thiếu sót q trình thực tập Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 42 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Tổ chức buổi thăm quan học tập rút kinh nghiệm từ quan điển hình phong cách, kỹ làm việc địa bàn tỉnh Khánh Hòa - Cần phải tổ chức lại phương hướng thực tập, lập thành nhóm sinh viên thực tập quan nhà nước, mà nhà trường cần phải liên hệ trước để sinh viên thực tập chun ngành Có sinh viên hỗ trợ nhau, giúp đỡ tránh tình trạng thực tập không chuyên ngành - Nên bố trí thêm thời gian thực tập theo trình độ Cao đẳng phải thực tập tháng (08 tuần) trở lên nhà trường lại tổ chức đợt thực tập có 04 tuần sinh viên chưa có đủ thời gian để chuẩn bị, tiếp thu công việc, chưa chủ động, chưa rút nhiều kinh nghiệm thực tiễn ảnh hưởng đến chất lượng thực tập - Cần phân bổ lại thời gian học mơn học theo em môn chuyên ngành Công tác Văn thư, Cơng tác Lưu trữ cần phải tăng thêm thời gian học tập mơn giúp sinh viên hiểu biết thành thạo kỹ thực hành đợt thực tập; Đặc biệt việc tổ chức lại học môn Kỹ thuật soạn thảo văn bản, nhà trường nên để sinh viên thực hành máy vi tính nhiều Ví dụ nhà trường liên hệ với quan nhà nước để có cơng văn, định…cụ thể sau để sinh viên tự soạn thảo văn phúc đáp, tự tìm kiếm thu thập thơng tin theo hiểu biết riêng cá nhân có nâng cao kinh nghiệm soạn thảo văn sinh viên, trình thực tập kinh nghiệm để giải công văn đến chưa có sinh viên gặp khó khăn, bỡ ngỡ trình thực tập - Trong trình học mơn mang tính chất thực hành mơn Nghiệp vụ thư ký cần tổ chức buổi học ngoại khố để sinh viên tự tổ chức 01 buổi hội nghị 01 họp cho lãnh đạo - Cần cho sinh viên rèn luyện kỹ đóng dấu văn bản, kỹ photo copy, tổ chức thực hành đóng loại dấu để thực tập sinh viên khơng cịn bỡ ngỡ nghiệp vụ - Cung cấp trang thiết bị văn phòng để sinh viên tiếp cận thực hành - Việc sử dụng máy móc, trang thiết bị Văn phịng phổ biến Vì vậy, nhà trường cần tăng cường cho sinh viên tìm hiểu, thực hành thao tác loại máy móc văn phòng nhiều (tăng cường số tiết học học phần sử dụng trang thiết bị văn phòng) - Khoa Việt nam học – Quản trị văn phòng với số lượng giảng viên cịn ít, có giảng viên phải kiêm nhiệm lúc nhiều mơn gây khó khăn cho việc dạy Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 43 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa học cho giảng viên sinh viên Khoa nói chung lớp QP4 nói riêng Vì vậy, nhà trường cần tăng cường thêm nhiều giảng viên (nhất giảng viên chuyên nghành) để đáp ứng nhu cầu dạy học - Giảng viên cần đưa nội dung giảng phù hợp hơn, phương pháp dạy khoa học sáng tạo nhằm giúp sinh viên hứng thú môn - Thư viện nhà trường cần phải có thêm nhiều giáo trình chun nghành Quản trị văn phịng để sinh viên mượn đọc, kham khảo trình học Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 44 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa KẾT LUẬN I NHẬN XÉT Ưu điểm - Được hướng dẫn Cô Nguyễn Thị Kiều Diễm Cô Nguyễn Thị Hồng Nhung đề cương thực tập trước thực tập - Được dẫn cụ thể Chị Đặng Thị Ly, Huỳnh Thị Liên, việc thực tập quan, việc viết báo cáo thời gian thực tập - Trong thời gian thực tập quan cô chú, anh chị Văn phịng hướng dẫn nhiệt tình cho em công việc - Những thắc mắc giải đáp cụ thể - Học hỏi tiếp thu kinh nghiệm công việc thực tế - Bản thân nhiệt tình với cơng việc văn phịng, hồ đồng với cán bộ, nhân viên công chức quan - Thực tập UBND huỵên Vĩnh Thạnh hội tốt để giúp Em hồn thiện sống cơng việc chun mơn mình, đợt thực tập giúp Em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực hành nghề, nâng cao hiểu biết chuyên môn kỹ thuật, kỹ nghề nghiệp tốt tạo cho Em tính tự lập công việc…Từ làm việc cần mẫn, tỉ mỉ, cẩn thận, nhiệt tình cán Văn phịng Em nhận điều yêu nghề mình, động lực giúp Em làm việc tốt hơn, qua đó, giúp Em tự tin cơng việc, khơng cịn bỡ ngỡ, lúng túng tiếp xúc với công việc, biết hiểu rõ Cơng tác văn phịng, hoạt động Văn phịng, q trình thể chế hố máy nhà nước Nhược điểm - Đây lần thứ hai Em tiếp xúc với cơng việc thực tế cịn lúng túng, bỡ ngỡ cịn có thiếu xót việc giải cơng việc - Vì học trường lý thuyết nhiều thực hành nên tiếp xúc với công việc chưa tự tin, công việc áp dụng thực tiễn chưa tốt nên chất lượng công việc chưa cao, tiếp thu cịn chậm, chưa có linh hoạt khoa học cơng việc - Có số công việc cán hướng dẫn, chưa cho xâm nhập vào thực tế biết sơ qua II KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 45 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa - Trong thời gian thực tập 04 tuần (từ ngày 16/3/2015 đến ngày 10/4/2015) Em cán hướng dẫn cô, chú, anh, chị làm việc Văn phòng UBND huyện Vĩnh Thạnh tận tình quan tâm, bảo, chia sẻ kinh nghiệm, hỗ trợ, giúp bảo tận tình, vấn đề băn khoăn, thắc mắc giải đáp nhiệt tình, có lúc mắc sai xót cán Văn phịng ln động viên dạy - Các cán Văn phịng ln tạo điều kiện, giao cơng việc cụ thể để Em có hội thực hành nghiệp vụ công tác Văn thư Qua đó, Em học hỏi nhiều kinh nghiệm, mẹo vặt công việc để tiết kiệm thời gian, góp phần nâng cao nghiệp vụ chun mơn Những nội dung kiến thức củng cố - Cách thức soạn thảo loại văn hành thơng thường quan - Cách thức giải văn đi, đến - Kiến thức phân loại hồ sơ, tài liệu để đem vào lưu trữ quan - Tìm hiểu hoạt động tất phòng ban quan, đơn vị - Những kiến thức bước lưu trữ hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý tài liệu - Kiến thức sử dụng dấu - Việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Trách nhiệm Văn thư chuyên trách Những kỹ thực hành học hỏi - Biết cách xếp tài liệu để dễ dàng tra cứu cần thiết: Sắp xếp theo số, ngày, tháng, năm, phòng, ban, nghành Bố trí, xếp bàn làm việc gọn gàng để không gây mệt mỏi, cản trở, chán nản công việc nhiều - Kiến thức xếp lịch làm việc cho lãnh đạo - Biết cách vào bì dán keo nhanh chóng với số lượng nhiều - Biết cách rút ngắn khâu không cần thiết công tác quản lý văn đến - Biết cách tổ chức họp, buổi lễ - Rút kinh nghiệm đóng dấu xếp dấu thích hợp cho việc sử dụng: Khi đóng dấu phải giữ chặt dấu, thấm mực dấu cho đều, đóng dấu Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 46 Trường CĐSP Trung ương Nha Trang – Báo cáo thực tập cuối khóa phải tay Sau đóng dấu xong phải cất dấu vào tủ dấu khóa lại - Biết cách photo tài liệu rút kinh nghiệm: Khi photo tài liệu ta nên photo trước để kiểm tra xem chất lượng có tốt khơng dễ gặp trường hợp mờ, nhịe Trong trường hợp ta cần sử lý kịp thời sau in sao, sau tài liệu photo cần phải xếp theo thứ tự để tránh nhầm lẫn Kết công việc đóng góp cho quan - Cùng quan tham gia buổi hiến máu Đội chữ thập đỏ huyện Tổ chức - Tham gia chương trình văn nghệ kỷ niệm ngày thành lập Đoàn niên cộng sản Hồ Chí Minh quan (đêm 26/3/2015) - Dọn dẹp phòng họp để chuẩn bị cho họp với phòng, ban địa bàn huyện (4/4/2015) III HƯỚNG PHẤN ĐẤU RÈN LUYỆN CỦA BẢN THÂN - Trong thời gian thực tập, Em cố gắng học hỏi kinh nghiệm từ anh, chị, cô, quan, để cố gắng trao dồi, học hỏi kiến thức nghiệp vụ, cơng việc sau - Trong thời gian học tập trường, Em cố gắng học tập rèn luyện đạo đức thân tốt để sau người cán phục vụ tốt cho nhân dân - Cố gắng trau dồi kiến thức đúc kết kinh nghiệm để làm sở chuẩn bị tốt cho đợt bảo vệ báo cáo thực tập tốt nghiệp việc liên thông đại học sau - Sau trường em cố gắng tìm cơng việc phù hợp với lực thân phù hợp với chuyên nghành em học làm khu vực phận văn phòng quan nhà nước, tổ chức xã hội doanh nghiệp; thư ký, trợ lý hành cho cấp lãnh đạo quản lý; cán nghiên cứu, giảng dạy lĩnh vực hành chính, văn phịng, để cố gắng làm việc trao dồi thêm kiến thức kinh nghiệm nghề nghiệp cho thân Đặng Thành Viên – Lớp QP4 Trang 47 ... cương thực tập trước thực tập - Được dẫn cụ thể Chị Đặng Thị Ly, Huỳnh Thị Liên, việc thực tập quan, việc viết báo cáo thời gian thực tập - Trong thời gian thực tập quan cô chú, anh chị Văn phịng... để soạn thảo văn - Kiểm tra nội dung thể thức văn trước giao văn cho Bộ phận Văn thư để ban hành văn 4.4 Bộ phận Văn thư – Lưu trữ - Quản lý toàn việc tiếp nhận văn đến, phát hành văn bản, bảo... – Báo cáo thực tập cuối khóa CHƯƠNG II THỰC TRẠNG THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ Thực công văn số 173/SNV-VTLT ngày 28/2/2013 Sở Nội vụ Ngày 12 tháng năm 2014 UBND huyện Vĩnh Thạnh ban hành