NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 50

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Vì 3 1.1. Chức năng: 3 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì. 3 1.3. Cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND Huyện: 4 2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 5 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 5 2.2 Vị trí các việc làm và bản mô tả công việc các vị thuộc Văn phòng UBND huyện Ba Vì 8 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác tại UBND huyện Ba Vì 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 17 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 20 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 21 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 21 4.2. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 21 4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Ba Vì, những hiệu quả bước đầu mang lại. 21 Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 23 A. LỜI MỞ ĐẦU 25 1. Lý do chọn đề tài 25 2. Lịch sử nghiên cứu của đề tài 25 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 26 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 26 5. Phương pháp nghiên cứu 26 6. Đóng góp của đề tài 27 7. Cấu trúc của đề tài 27 B. PHẦN NỘI DUNG 28 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 28 1.1. Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư 28 1.2. Vai trò của công tác văn thư 28 1.3. Quy định của nhà nước về công tác văn thư 29 Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 32 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì 32 2.2. Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 33 2.3. Thực trạng hoạt động văn thư tại UBND huyện Ba Vì 34 2.4. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư của UBND huyện Ba Vì 43 2.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 45 2.6. Đánh giá về công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 46 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 50 3.1. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư 50 3.2. Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư 51 3.3. Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra trong hoạt động kiểm tra giám sát công tác văn thư 53 3.4. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 54 3.4.2. Về phía Nhà trường 55 KẾT LUẬN 56 PHẦN III: PHỤ LỤC

Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  MỤC LỤC Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  LỜI MỞ ĐẦU Thời đại công nghiệp hoá, đại hoá việc học phải đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn, nhà trường gắn liền với xã hội Đó phương châm mà Giáo dục Đào tạo nước ta hướng đến, mà năm qua trường Đại học, Cao đẳng, sau học sinh, sinh viên kết thúc khoá học nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập quan nhằm củng cố lại kiến thức học nhà trường, nâng cao kỹ thực hành nghề nghiệp Trong trình thực kế hoạch đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đợt thực tập cuối khóa sinh viên Khoa Quản trị văn phòng không nằm mục đích Sự kết hợp chặt chẽ lý thuyết thực tiễn tạo nên tảng vững cho học sinh, sinh viên trường, mà thực tập tốt nghiệp thiếu ngành học, khoá học Để đáp ứng nhu cầu chung xã hội, nâng cao hiệu làm việc công tác hành văn phòng, văn thư, lưu trữ quan Thực tập thời gian quan trọng để học sinh, sinh viên tiếp cận, tìm hiểu thực tế công việc quan, qua trình thực tập giúp cho sinh viên cố lại kiến thức, đồng thời lúc sinh viên có điều kiện nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, bước đầu rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc khoa học hiệu Là sinh viên năm cuối Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn ý thức tầm quan trọng vấn đề không ngừng học hỏi để hoàn thiện kỹ nghề nghiệp cho thân Trong khoảng thời gian thực tập dài kể từ ngày 04/7/2016 đến 28/8/2016 Phòng Nội vụ huyện Ba Vì giúp làm quen với công việc người cán văn phòng, góp phần bổ sung củng cố kiến thức học trường, đồng thời tích lũy nhiều kinh nghiệm quý báu phục vụ công tác chuyên môn sau Trong thời gian thực tập phòng Nội vụ UBND huyện Ba Vì, giúp đỡ lãnh đạo, cán bộ, công chức đặc biệt cán chuyên viên phòng Nội vụ tạo điều kiện để thực hành chuyên ngành hoàn thành tốt đợt thực tập Đồng thời qua báo cáo xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ hoàn thành báo cáo Tuy nhiên trình độ thời gian thực tập có hạn nên không tránh khỏi thiếu sót hạn chế định, kính mong Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  nhận thông cảm đóng góp ý kiến thầy, cô giáo cán quan để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! Ba Vì, ngày 03 tháng năm 2016 Sinh viên Phí Văn Tuấn Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Ba Vì Ba Vì huyện thuộc vùng bán sơn địa, nằm phía Tây Bắc thủ đô Hà Nội Với tổng diện tích 424km2, dân số 265 nghìn người (bao gồm dân tộc Kinh, Mường, Dao), toàn huyện có 31 xã, thị trấn, có xã miền núi, xã sông Hồng Phía đông giáp thị xã Sơn Tây, phía nam giáp tỉnh Hòa Bình, phía tây giáp tỉnh Phú Thọ phía Bắc giáp tỉnh Vĩnh Phúc Thực Nghị 15 Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng năm 2008 1.1 Chức năng: UBND huyện Ba Vì quan chấp hành HĐND huyện, quan hành Nhà nước cấp huyện, thi hành việc quản lý Nhà nước phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, pháp luật văn quan quản lý Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện tất lĩnh vực cụ thể là: - Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí, Công nghệ môi trường - Thu chi ngân sách địa phương theo quy định Pháp luật, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp, tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Bảo đảm an ninh, trị, trật tự an toàn xã hội, thực nhiệm vụ, xây dựng lực lượng vũ trang lực lượng quốc phòng toàn dân, thực chế độ chủ nghĩa quân Quản lý hộ tịch, hộ địa phương, quản lý việc lại cư trú người địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  - Căn vào Mục chương IV Luật tổ chức HĐND-UBND Quốc hội thông qua ngày 26/11/2003 UBND huyện Ba Vì có nhiệm vụ quyền hạn sau: UBND huyện Ba Vì có nhiệm vụ đạo, điều hành thực nhiệm vụ chương trình công tác hàng năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn xã, đơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàng năm lâu dài huyện - Xây dựng quy chế UBND huyện, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước - Kết luận việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND huyện quản lý nhiệm vụ phức tạp theo quy định Luật khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo điều hành tập thể cá nhân, thành viên UBND huyện hàng năm - Giải vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện UBND huyện Ba Vì làm việc theo nguyên tắc dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ trách thực chế độ chủ trương, định theo đa số Phát huy quyền làm chủ nhân dân, tăng cường pháp chế CNXH, ngăn chặn biểu quan liêu, lãng phí tham nhũng, cửa quyền hách dịch số biểu tiêu cực khác xuất quan, cán công chức máy quan 1.3 Cơ cấu tổ chức HĐND&UBND Huyện: HĐND&UBND huyện Ba Vì quan hành Nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật tổ chức HĐND&UBND ngày 26/11/2003 Bộ máy UBND huyện toàn hệ thống Phòng ban tổ chức theo cấu trực tuyến + Đứng đầu UBND huyện Chủ tịch UBND, người phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn diện mặt công tác UBND huyện, đôn đốc kiểm tra công tác huyện, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ vấn đề thuộc thẩm quyền tập thể UBND huyện Mặt khác, Chủ tịch UBND Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  huyện phải chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ, quyền hạn giao riêng cho với thành viên UBND chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND huyện cấp * Phó Chủ tịch UBND huyện gồm Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch Các Phó Chủ tịch UBND huyện phân công, đạo số lĩnh vực công tác; đạo điều hành hoạt động số phòng, ban ngành chuyên môn UBND huyện * UBND huyện Ba Vì có 13 phòng, ban chuyên môn cụ thể: 1.Vănphòng HĐND&UBND Phòng Tài – Kế hoạch Phòng Thanh Nhà nước Phòng Kinh tế Phòng Dân tộc 10 Phòng TN&MT Phòng LĐTB&XH 11 Phòng Tư pháp Phòng GD&ĐT 12 Phòng Quản lý đô thị Phòng Y tế 13 Phòng Nội vụ Phòng Văn hóa –Thông tin Ngoài có đơn vị nghiệp như: Ban quản lý dự án ĐTXD bản, Đài truyền thanh, Văn phòng đăng ký đất đai Hà Nội – chi nhánh huyện Ba Vì, Trung tâm Thể dục thể thao, Ban bồi thường giải phóng mặt bẳng… Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện hoạt động theo chức nhiệm vụ mình, giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch - Lãnh đạo gồm: + 01 Chủ tịch + 01 Chánh văn phòng + 03 Phó Chủ tịch + 03 Phó Chánh văn phòng + Các ủy viên Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Ba Vì (Xem phụ lục 01) Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng quan 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1 Chức năng: Là quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân huyện, có chức tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  đạo, điều hành Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Chức tham mưu tổng hợp: Văn phòng có chức tham mưu tổng hợp cho Ủy ban nhân dân hoạt động UBND; tham mưu giúp UBND huyện công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND Phó Chủ tịch UBND huyện; cung cấp phục vụ quản lý hoạt động HĐND&UBND quan Nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho HĐND&UBND huyện Tham mưu giúp UBND huyện thực cải cách hành chính, thực chế cửa, cửa liên thông UBND huyện 2.1.2 Nhiệm vụ: - Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân huyện Đôn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực chương trình, kế hoạch công tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định pháp luật; - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; - Trình Ủy ban nhân dân huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; theo dõi, đôn đốc phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét, định; Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  - Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện, đoàn thể nhân dân cấp huyện, quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn địa phương; - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân huyện; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; - Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoá hành nhà nước Ủy ban nhân dân huyện - Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực công tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện; - Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân xã, thị trấn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật; - Giải khiếu nại, tố cáo, thực công tác phòng, chống tham nhũng, lãng phí phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện - Tổ chức phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách hoạt động Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm điều kiện hoạt động Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức có liên quan theo quy định Ủy ban nhân dân huyện - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức quan; - Quản lý tổ chức máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức tài sản, trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật giao theo quy định pháp luật phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân huyện 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Hiện nay, Văn phòng UBND huyện có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên 41 người (biên chế hợp đồng tiêu 15 người, chiếm tỷ lệ Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  36,6 %, hợp đồng ngắn hạn 26 người), có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ 12,2 %, số cán nữ 19 người, chiếm tỷ lệ 46%, số cán có trình độ Đại học 19 người, chiếm tỷ lệ 46% Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình công tác Cơ cấu tổ chức Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 03 Phó Văn phòng phận chuyên môn, chuyên viên làm công tác tổng hợp lĩnh vực Căn chức năng, nhiệm vụ tình hình thực tế, Văn phòng chia thành phận sau: - Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người) - Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết giải thủ tục hành (5 người) - Bộ phận tiếp dân (02 người) - Bộ phận công nghệ thông tin (4 người) - Bộ phận kế toán, thủ quỹ (3 người) - Bộ phận văn thư - lưu trữ (05 người) - Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (13 người) - Bộ phận lễ tân (03 người) Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng UBND huyện Ba Vì (Xem phụ lục 02) 2.2 Vị trí việc làm mô tả công việc vị thuộc Văn phòng UBND huyện Ba Vì * Các vị trí việc làm văn phòng bao gồm: Lãnh đạo văn phòng Nhóm hỗ trợ, phục vụ Chánh văn phòng Cán phụ trách phận lái xe Phó chánh văn phòng Cán phụ trách phận tạp vụ Nhóm chuyên môn nghiệp vụ thủ kho Cán phụ trách phận tổng hợp 10 Cán phụ trách phận hậu Cán phụ trách phận hành cần, nhà ăn cửa 11 Cán phụ trách phận bảo Cán phụ trách phận Văn thư – Lưu trữ vệ Cán phụ trách phận công nghệ thông tin Cán phụ trách phận tài vụ Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  * Mô tả vị trí việc làm văn phòng UBND huyện Ba Vì • Chức danh: Chánh Văn phòng • Bộ phận: Văn phòng HĐND – UBND huyện Ba Vì • Quản lý trực tiếp: Chủ tịch UBND Huyện Ba Vì • Nhiệm vụ chính: Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND lãnh đạo UBND huyện toàn công tác Văn phòng, phân công nhiệm vụ cho đồng chí Phó Chánh văn phòng cán Văn phòng Trực tiếp đạo công việc cụ thể sau: Tổ chức nắm tình hình, xử lý thông tin, trực tiếp phụ trách công tác tổng hợp xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất phục vụ đạo, điều hành Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện bảo đảm kịp thời, quy định Kiểm tra, rà soát văn HĐND, UBND huyện trước ban hành, theo dõi, đôn đốc, đạo giải thực văn cấp gửi Tổ chức thực chế độ, sách Đảng Nhà nước, Chỉ thị, Quyết định, Nghị Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện quan Văn phòng Phụ trách công tác đối nội, đối ngoại, công tác tổ chức cán quan Chủ tài khoản phần kinh phí khoán chi Văn phòng theo chế độ quy định Nhà nước Thừa lệnh UBND huyện ký văn hành thông thường thuộc phạm vi điều hành: Triệu tập hội nghị, thông báo HĐND UBND huyện, ký lục văn theo thẩm quyền cấp huyện Phối hợp, đôn đốc quan, đơn vị, xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án… trình Huyện uỷ, HĐND, UBND huyện Phụ trách công tác tin học, CNTT quan Văn phòng; trực tiếp đạo, điều hành trì hoạt động cổng thông tin điện tử huyên Ba Vì (gọi tắt Website) Theo dõi tình hình, kiểm tra, đôn đốc ngành, xã, thị trấn việc thực Chỉ thị, Nghị quyết, Quyết định HĐND huyện, UBND Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  hồ sơ từ năm 2008 trở trước quan đơn vị để chỉnh lý, xếp chuyển giao tài liệu nộp vào lưu trữ huyện Tăng cường quản lý việc thực nghiệp vụ, chuyên môn: Các kỹ soạn thảo văn hành chính, văn hợp đồng kỹ mẫu hoá loại văn quan, đơn vị theo thủ tục, trình tự Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật phải tuân thủ theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND&UBND ngày 3/12/2004 Các quan, phòng, ban giao trách nhiệm soạn thảo văn quy phạm pháp luật phải thực theo quy trình, trình tự, thẩm quyền, thời gian theo luật định UBND huyện giao cho phòng Nội vụ chủ trì phối hợp Văn phòng HĐND&UBND phòng Tư pháp thực tổ chức kiểm tra, đánh giá chấm điểm thi đua công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị xã, thị trấn năm 2016 Trước hết năm 2016 làm điểm phòng sau: Tài - Kế hoạch, Tài nguyên Môi trường, Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng phòng Tư pháp (thời gian cụ thể thông báo sau) UBND huyện yêu cầu Thủ trưởng phòng, ban, ngành, Chủ tịch UBND xã, thị trấn trực tiếp đạo tổ chức thực nghiêm túc./ Nơi nhận: - Sở Nội vụ; - TT HU, TT HĐND huyện; - CT, PCT UBND huyện; - Phòng Nội Vụ; - Như đề gửi; - Lưu: VT KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Hải Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  * Kế hoạch tổ chức thực công tác quản lý Nhà nước Văn thư - Lưu trữ huyện Ba Vì năm 2015 UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BA VÌ Số : /KH-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ba Vì, ngày tháng năm 2015 KẾ HOẠCH Tổ chức thực công tác quản lý Nhà nước Văn thư - Lưu trữ huyện Ba Vì năm 2015 Thực Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính Phủ quy định công tác Văn thư; Thực Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến quan, tổ chức; Căn Chỉ thị số 05/2010/CT-UBND ngày 25/02/2015 việc tăng cường công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện Ba Vì năm 2015 Để thực tốt công tác quản lý Nhà nước Văn thư - lưu trữ địa bàn huyện năm 2013, UBND huyện Ba Vì xây dựng Kế hoạch tổ chức thực công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ năm 2015 sau: I Mục đích, yêu cầu Mục đích - Đảm bảo thực nghiêm túc văn Pháp luật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Nâng cao hiệu giải công việc quan, đơn vị, ban ngành Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  - Đảm bảo thực công tác văn thư nhanh chóng, kịp thời, xác bảo mật Yêu cầu - 100% quan, đơn vị, phòng, ban, UBND xã thị, trấn chủ động triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ theo quy định, đạt chất lượng hiệu thiết thực - 100 % cán công chức, viên chức nắm vững thực tốt công tác văn thư - Lưu trữ II Nội dung Công tác xây dựng ban hành văn bản: Trên sở văn ban quy phạm pháp luật, văn ban đạo Bộ Nội vụ văn hướng dẫn nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Chỉ thị số 05/2010 ngày 25/2/2010 UBND huyện Ba Vì Các phòng, ban, ngành, tổ chức huyện ban hành văn sau: + Kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2015; + Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; + Danh mục phận thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện + Danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện - Đối với UBND xã, thị trấn ban hành văn sau: + Xây dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ năm 2015; + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ + Danh mục thành phần tài liệu nộp Lưu trữ xã Về công tác đạo, kiểm tra, hướng dẫn: Phòng Nội vụ tham mưu UBND huyện đạo phòng, ban, ngành; xã, thị trấn thực thống nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức thực kiểm tra chéo thi đua công tác văn thư, lưu trữ - Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức huyện, nội dung hướng dẫn, kiểm tra tập trung vào vấn đề sau: + Triển khai văn quy phạm pháp luật, văn khác quan Nhà nước quy định công tác văn thư, lưu trữ; + Thực công tác tổ chức cán bộ: tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế; trình độ cán việc thực chế độ cán làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Nhà nước; Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  - Kiểm tra, hướng dẫn việc giải công văn đi, đến; - Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật; - Ban hành văn nghiệp vụ gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ quan; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu quan, tổ chức; - Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; - Tình trạng tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng quan, tổ chức; việc xác định giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định hành; - Tình trạng kho lưu trữ trang thiết bị bảo quản tài liệu kho, công tác phòng, chống nấm mốc, côn trùng, chống cháy, chế độ vệ sinh môi trường kho…; - Thực chế độ báo cáo, thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ theo quy định hành; - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; - Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ Kho lưu trữ chuyên dụng: Đối với xã, thị trấn chưa có kho lưu trữ chuyên dụng cần tiến hành lập Dự án đầu tư xây dựng kho lưu trữ theo quy định Thông tư số 09/2007/TTBNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ: Để phục vụ nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ, phòng ban, quan đơn vị, UBND xã, thị trấn cần đầu tư kinh phí vào hoạt động như: - Tổ chức phổ biến, triển khai văn công tác văn thư, lưu trữ; Tập huấn, đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Đầu tư kinh phí để xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho lưu trữ mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu tồn đọng; - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; - Cử cán học tập, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ Nội dung thực công tác văn thư, lưu trữ Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  a Công tác văn thư: Các phòng, ban, đơn vị nghiệp, UBND xã, thị trấn thực tốt công việc sau đây: - Soạn thảo ban hành văn bản: + Thực quy trình soạn thảo ban hành văn bản; + Thực quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ + Quản lý sử dụng dấu theo quy định - Quản lý văn bản: + Quản lý giải văn đi, văn đến theo hướng dẫn công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn, quản lý văn đi, văn đến; + Xây dựng ban hành Danh mục hồ sơ; Thực việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo Danh mục hồ sơ b Công tác lưu trữ: Lưu trữ UBND huyện, UBND xã, thị trấn cần tiến hành: - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: + Lập kế hoạch thu thập tài liệu quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện, Lưu trữ xã + Tổ chức xác định giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định - Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ: + Kho lưu trữ cần trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, máy hút bụi, hệ thống chống đột nhập, giá, cặp, hộp… + Kiểm tra định kỳ hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thông gió, trì nhiệt độ, độ ẩm kho phù hợp với loại tài liệu, áp dụng biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng; thực nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê định kỳ hàng năm theo quy định; + Xây dựng ban hành quy chế, nội quy sử dụng tài liệu theo quy định hành c Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Lưu trữ huyện, lưu trữ xã, thị trấn: Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  - Bố trí phòng đủ điều kiện để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; - Xây dựng hoàn thiện dần công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu quản lý độc giả; mở rộng nâng cao hình thức khai thác IV Tổ chức thực UBND huyện yêu cầu quan, đơn vị, phòng ban UBND xã, thị trấn nghiêm túc thực nội dung kế hoạch đề xây dựng báo cáo, cụ thể hoá chi tiết nội dung kế hoạch báo cáo quý UBND huyện qua phòng Nội vụ để tổng hợp Yêu cầu quan đơn vị, phòng ban UBND xã, thị trấn đẩy mạnh công tác quản lý văn thư, lưu trữ tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc đề cao trách nhiệm cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị Các quan đơn vị phải chỉnh lý xếp hồ sơ, tài liệu tồn đọng để nộp kho lưu trữ huyện trước quý III năm 2015 UBND huyện giao phòng Nội vụ: + Chủ trì phối hợp Văn phòng HĐND UBND huyện phòng Tư pháp thực tổ chức kiểm tra, đánh giá chấm điểm thi đua công tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị, xã, thị trấn năm 2015 + Phối hợp với Văn phòng HĐND UBND huyện hướng dẫn quan, đơn vị chỉnh lý hồ sơ năm trước hồ sơ tồn đọng xong trước quý III + Tham mưu Tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ phòng, ban quý III/2015 + Tổ chức đoàn kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ đơn vị làm điểm năm 2015 quý IV/2015 + Là quan thường trực công tác quản lý Nhà nước Văn thư – Lưu trữ, tham mưu cho UBND huyện xây dựng văn đôn đốc, đạo, báo cáo UBND huyện công tác quản lý Nhà nước Văn thư – Lưu trữ địa bàn huyện Văn phòng HĐND & UBND xây dựng kế hoạch cụ thể để tiếp nhận hồ sơ lưu trữ quan đơn vị theo quy định, chủ trì, phối hợp với quan liên quan lập dự án trình UBND huyện xây dựng kho lưu trữ huyện xong trước quý II năm 2015 Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  * Trên Kế hoạch tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ huyện Ba Vì năm 2015, đề nghị quan, đơn vị cá nhân có liên quan nghiêm túc thực hiện./ Nơi nhận: - Sở Nội vụ thành phố; - TT HU, TT HĐND huyện; - CT, PCT UBND huyện; - Trưởng, phó trưởng phòng Nội vụ; - Các quan đơn vị, phòng, ban; - UBND xã, thị trấn; - Lưu: VT, VP KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Hải Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  Phụ Lục số 04 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC THƯỜNG KỲ CỦA UBND HUYỆN BA VÌ stt Các Phòng, ban Lãnh đạo UBND Đăng ký nội dung công việc Tổng hợp, xây dựng thảo Lãnh đạo VP Gửi VB đề nghị phòng, ban đăng ký nội dung công việc Bộ phận Văn phòng Gửi thảo đến phòng, ban để xin ý kiến góp ý Đóng góp ý kiến Tổng hợp ý kiến góp ý, chỉnh sửa, hoàn chỉnh thảo Duyệt thể thức Xem xét, ký ban hành ký ban hµnh Ghi Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  Lịch công tác tuần tháng Lãnh đạo HĐND – UBND ( Từ ngày15/8/2012 đến ngày21/8/2016) Thứ, ngày, tháng Thứ 15/8 Nội dung Sáng: Họp giao ban công tác tuần Chiều: Họp triển khai Quyết định Số 375/QĐ-CP Chính phủ việc tăng lương Thứ 16/8 Sáng: Cử cán đến thăm làm việc với ông Bùi Văn Sỹ thương binh hạng 1/4 vượt khó làm giàu Chiều: Họp bàn chiến lược phát triển kinh tế “một cửa” Thứ 17/8 Sáng : Hội nghị thi đua khen thưởng cá nhân, dơn vị có thành tích xuât sắc tháng 3/201 Đơn vị chủ trì Thành phần tham dự Ông Sơn Văn phòng, đại diện phòng, ban Phòng họp 302 Ông Tuấn Ông Tuấn, ông Loãn, lãnh đạo phòng, ban Phòng họp 302 Ông Anh Ông Lực, đại diện phòng LĐTB&XH, phòng Nội vụ Thôn Ba trại huyện Ba Vì Ông Tuấn Ông Tuấn, ông Loãn, bà Tuyết, lãnh đạo phòng, ban Phòng họp 102 Ông Hùng Ông Loãn, ông Lực, trưởng phòng, ban, đơn vị, cá nhân mời Địa điểm Hội trường tầng 2B Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b Chiều: Họp triển khai thực Nghị toán ngân sách Nhà nước Thứ 18/8 Thứ 19/8  Ông Tuấn Ông Tuấn, ông Lực, trưởng phòng, ban Phòng họp 302 Sáng Chiều: khai giảng Khóa đào tạo Tin học văn phòng B cho cán bộ, chuyên viên Sáng:Họp triển khai Quyết định số 1357/QĐ-CP v/v mở rộng đường huyện từ Chợ Nứa dến Tân An Chiều: Tổ chức Hội nghị Ban thường vụ định kỳ, xét kết nạp Đảng viên thức đợt 1/4 Bà Tuyết Ông Tuấn Ông Sơn Bà Tuyết, Trưởng phòng GD-ĐT, cán cử học Ông Tuấn, ông Lực, bà Loãn, phòng Kinh tếHạ tầng, phòng Tài chính-kế hoạch Ban chấp hành Đảng UBND Hội trường tầng 2B Phòng họp 102 Phòng họp 302 Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  Phụ Lục số 05 * SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN CỦA UBND HUYỆN BA VÌ Tiếp nhận Phân loại sơ bộ, bóc bì Tiếp nhận, đăng ký văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Đăng ký văn đến Trình văn Trình chuyển giao văn Chuyển giao văn Giải văn Theo dõi đôn đốc, giải văn Theo dõi, đôn đốc giải văn Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  * SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI CỦA UBND HUYỆN BA VÌ Văn Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày Ghi số, ngày Nhân Đóng dấu quan, Đóng dấu độ mật, độ khẩn Đăng ký văn sổ Đăng ký văn máy vi tính Làm thủ tục phát hành văn Chuyển fax văn Theo dõi chuyển fax văn Lưu văn Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b  Phụ lục số 06 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH CỦA UBND HUYỆN BA VÌ Cá nhân đơn vị Văn thư Lưu trữ quan Nộp văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ Thu thập tài liệu Sắp xếp Đánh số trang Biên mục Sao thành Nộp hồ sơ Tiếp nhận, làm thủ tục giao nộp hồ sơ  Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b Phụ lục số 07 SƠ ĐỒ BỐ TRÍ TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRONG MỘT PHÒNG LÀM VIỆC TẠI UBND HUYỆN BA VÌ 20 12 11 19 13 18 10 4 15 14 16 17 3 Bàn làm việc Bàn tiếp khách Rèm cửa Ghế Điện thoại Đèn Tài liệu Hộp đựng văn phòng phẩm 10 Điều hoà Máy fax 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Tủ tài liệu Móc treo quần áo Cây cảnh Bàn vi tính Máy in Máy tính Tủ lạnh Bình nước nóng Bình nước lọc Tranh phong cảnh Phí Văn Tuấn – ĐHLT14b 