Nghiên cứu biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của

Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý của Văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác văn phòng của cơ quan, năm 2013 UBND huyện Ba Vì đã trang bị một số phần mềm quản lý chuyên dụng như: phần mềm quản lý nhân sự: QLNS.Net, phần mềm quản lý văn bản Moffice, phần mềm quản lý tài sản: QLTS Dtsoft… các phần mềm được sử dụng rộng rãi trong toàn cơ quan và được cập nhật thường xuyên. Có thể thấy bước đầu hiệu quả mà phần mềm quản lý đem lại như: với thiết kế giao diện đơn giản thì các cán bộ trong cơ quan đều có thể sử dụng dễ dàng và đang dần thành thạo, công tác quản lý văn bản thông qua phần mềm được chia sẻ qua mạng Lan của cơ quan nên các đơn vị có thể tra cứu văn bản dễ dàng, hệ thống quản lý tài sản giỳp văn phũng nắm rừ tỡnh trạng của các thiết bị để sửa chữa thay thế kịp thời, giúp cán bộ làm việc dễ dàng và hiệu quả hơn.

Khái niệm

Đặc điểm của công tác văn thư

Vai trò của công tác văn thư

Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan văn bản giữ gìn đầy đủ, nội dung văn ban chính xác thì sẽ phản ánh trung thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào lưu trữ cơ quan.

Quy định của nhà nước về công tác văn thư

Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành.Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước khi phát hành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một hay một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hay thời gian hoặc những đặc điểm khỏc hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quết cụng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư tại UBND huyện Ba Vì

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN BA VÌ. - Giấy giới thiệu của UBND, của Văn phong chỉ được cấp khi có lệnh của UBND huyện yêu cầu.

Hình thức tổ chức và biên chế công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Thứ hai về trình độ học vấn, đại đa số cán bộ, công chức, chuyên viên, nhân viên trong khối Văn phòng đều có trình độ từ cao đẳng, đại học trở lên, được đào tạo theo đúng chuyên ngành và một bộ phận nhỏ đang đi học hoàn thiện, bổ sung để phục vụ công việc. Nhân viên văn thư làm việc tại UBND huyện thường xuyên được bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chớnh nhà nước, hiểu rừ về tổ chức bộ mỏy, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác và hiểu về thủ tục hành chính, có khả năng triển khai các văn bản nhướng dẫn nghiệp vụ văn thư.

Thực trạng hoạt động văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Bộ phận văn thư UBND có trách nhiệm tiếp nhận văn bản từ nhiều nguồn khác nhau như: qua đường bưu điện, điện báo, fax, gửi trực tiếp… Khi tiếp nhận văn bản, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải tiến hành kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký. Văn bản đi của UBND huyện là tất cả những văn bản (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành) do các cá nhận, đơn vị thuộc UBND huyện soạn thảo, ban hành để quản lý và hướng dẫn công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để gửi đến các đối tượng có liên quan.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư của UBND huyện Ba Vì

Một số phần mềm quản lý chuyên dụng như: phần mềm quản lý văn bản Moffice, phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word, bộ phần mềm Office.Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản được thực hiện trong hơn 3 năm từ 2003 – 2016 xong toàn bộ nhân viên văn thư, cũng như cán bộ, công chức, chuyên viên hiện đang làm việc trong UBND huyện đều đã được hướng dẫn, tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn và sử dụng thành thạo hệ thống phần mềm quản lý nội bộ. Nhờ việc ứng dụng cộng nghệ thông tin kết hợp với chủ trương cải cách thủ tục hành chính theo đề án 30 của Chính phủ, giờ đây hoạt động của phòng văn thư huyện đã trở nên chuyên nghiệp hơn rất nhiều, các văn bản đến và đi được làm thủ tục đăng ký nhanh chóng, tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc, và công khai hoá trên mạng nội bộ của UBND một cách nhanh chóng chính xác, sau khi đã có ý kiền chỉ đạo, giải quyết của ban lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn.

Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư Cơ sở vật chất, kỹ thuật và trang thiết bị công tác văn thư là một trong

Mỗi nhân viên văn thư đều được trang bị máy vi tinh riêng có nối mạng Internet phục vụ cho việc thực hiện chuyên môn nghiệp vụ Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phòng văn thư không những giúp nhân viên văn thư nâng cao hiệu quả làm việc mà còn giúp lãnh đạo kiểm tra, giá sát quá trình tác nghiệp của đội ngũ nhân viên thư tai UBND huyện. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.

Đánh giá về công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì 1. Kết quả đạt được

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của UBND huyện nói chung và hoạt động của phòng văn thư nói riêng làm cho các nội dung hành chính được công khai hoá đến mọi công dân, tô chức, giảm phiền hà giã công chức với công dân. Thủ tục hành chính được đơn giản hoá, thời gian giải quyết công việc theo yêu cầu công dân được rút ngắn, lòng tin trong nhân dân được củng cố, nâng cao trách nhiệm, chất lượng cán bộ, công chức, nhân viên đang làm việc trong UBND.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hoá,

Đẩy mạnh việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, quy trách nhiệm từ lãnh dạo cho đến nhân viên trách tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm tập thể trong hoạt động văn thư. Đồng thời phải xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động kích thích tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định nhà nước về công tác văn thư của nhân viên làm công tác văn thư.

Tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư

Áp dụng ISO 9001: 2000 trong UBND huyện Ba Vì là việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng trong UBND huyện dựa trêm những nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng cung ứng dịch vụ công của UBND huyện nhằm thoả mãn các yêu càu của nhân dân, yêu cầu của pháp luật và yêu cầu riêng của UBND huyện. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong hoạt động công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên văn thư, giúp nhân viên văn thư hạn chế những sai xót trong quá trình làm việc, cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác cho hoạt động quản lý của lãnh đạo, đồng thời giải phóng người lãnh đạo khỏi công việc sự vụ lặp đi lặp lại hàng ngày.

Đẩy mạnh hoạt động kiểm tra trong hoạt động kiểm tra giám sát công tác văn thư

Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài những biện pháp kể trên, Văn phòng UBND huyện phải thường xuyên tiến hành kiểm tra số văn bản được chuyển đến, số văn bản ban hành và tài liệu lưu trữ xem có đúng quy định hay không. Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng và hoạt đọng các phòng ban chuyên môn nói chung, nhận viên văn thư sẽ rút ra được những hạn chế để từ đó có giải pháp khắc phục kịp thời.

Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Ba Vì

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Ba Vì, tôi đã lĩnh hội được nhiều kiến thức trong công tác văn phòng, góp phần hoàn thiện kiến thức đã học tại Nhà trường, bổ sung thêm vốn kiến thức thức thực tế chưa có. - Trong quá trình học tập, Nhà trường phải tạo điều kiện cho sinh viên thực hành nhiều hơn với trang thiết bị văn phòng như máy photo, máy fax, máy huỷ tài liệu, máy scan….