MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Gỉa thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Đóng góp của đề tài 4 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 5 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 6 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 7 Tiểu kết 10 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THẠCH LINH VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THẠCH LINH 11 2.1 Khái quát về UBND phường Thạch Linh 11 2.1.1. Tổ chức bộ máy 11 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 12 2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Thạch Linh 12 2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 13 2.2.Thực trạng công tác văn thư của UBND phườngThạch Linh 14 2.2.1 Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Thạch Linh 14 2.2.2. Quản lý văn bản 16 2.2.3. Quản lý con dấu 17 2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành 17 2.2.5 Soạn thảo văn bản 18 2.3 . Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Thạch Linh 19 2.3.1. Ưu điểm 19 2.3.2 Hạn chế 21 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH LINH 23 3.1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư 23 3.2. Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư 25 3.3. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại há phục vụ công tác văn thư 26 3.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư 26 3.5. Thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh công tác văn thư với các phòng ban chuyên môn khác 27 3.6. Đẩy mạnh hơn nữa việc áp dụng tiêu chuẩn IOS trong tổ chức và hoạt động văn thư 27 3.7. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND phường Thạch Linh 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
LỜI CẢM ƠN Với lịng biết ơn sâu sắc,Tơi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường ĐH Nội Vụ Hà Nội với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho thời gian qua Đặc biệt gửi tới lời cảm ơn tới TS Lê Thị Hiền giảng dạy, bảo tận tình, đơn đốc đóng góp ý kiến bổ ích tơi hồn thành tốt nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND ban ngành Phường Thạch Linh tạo điều kiện cung cấp số liệu thơng tin cần thiết địa phương,giúp tơi hồn thành nghiên cứu Cuối kính chúc quý Thầy, Cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Công tác văn thư UBND phường Thạch Linh TP Hà Tĩnh” cơng trình tơi nghiên cứu soạn thảo Tơi khơng chép từ viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc.Nếu có bấtkì vi phạm nào, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Kí tên BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND CNTT TP Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin Thành phố MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư khâu thiếu nghiệp vụ hành quan nào, phần quan trọng hoạt động quản lý, ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời,tính nhanh nhạy xác,cũng hiệu hoạt động máy quản lý Do việc quản lý cơng tác văn thư quan nhà nước điều cần thiết Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ,quản lý công tác văn thư cần tăng cường triệt để để áp dụng biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu hoạt động cung ứng dịch vụ công quan nhà nước nói chung UBND phường Thạch Linh nói riêng Hoạt động văn thư phức tạp, địi hỏi người làm văn thư phải có tinh thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận tỉ mỉ công việc Hàng năm với số lượng văn đến lớn với nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý nhà nước công tác văn thư cần thiết phải đợc coi trọng Không thế, Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo,điềuhành công việc quan,tổ chức,là sở để triển khai,phổ biến công việc lưu trữ thông tin tài lieeujcuar quan Thông qua việc tiếp nhận văn đến chuyển văn đi,đóng dấu văn Công việc quan diễn theo quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu cao.Là khâu trung gian kết nối đơn vị,các phận UBND,bộ phận văn thư trở thành trung tâm gắn kết,liên hệ,phối hợp công việc,là đầu mối tiếp nhận văn bản,xử lý,sàng lọc thông tin,giúp cho ban lãnh đạo giải công việc nhanh chóng,chính xác, tiết kiệm thời gian,đảm bảo giải thẩm quyền Trong thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nay, với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước, cơng tác văn thư lưu trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết Đứng trước thách thức thời đại mới, với phát triển lên đát nước, đạo UBND phường Thạch Linh quản lý, công tác văn thư không ngừng tăng cường, áp dụng biện pháp nhằm hoàn thiện mặt công tác quản lý cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua, vừa nâng cao lực trình độ chun mơn đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức làm công ác văn thư Nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư hoạt động quan, đơn vị, sinh viên khoa Văn thư – Lưu trữ trường ĐH Nội Vụ Hà Nội,với kiến thức học từ nhà trường, từ chuyến thực tế UBND phường Thạch Linh (hình 1,2), tơi định chọn đề tài “Công tác văn thư UBND phường Thạch Linh TP Hà Tĩnh ” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tượng nghiên cứu - Công tác văn thư phường Thạch Linh 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2014-2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn UBND phường Thạch Linh Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư phường Thạch Linh thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND phường Thạch Linh Gỉa thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp, song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng HĐND UBND phường Thạch Linh cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nước UBND phường - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND phường Thạch Linh nâng cao chất lượng công tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Trong hững năm qua, có nhiều nghiên cứu công tác văn thư phạm vi nước nói chung UBND xã Phượng Dực nói riêng văn Cục Văn thư – Lưu trữ, có số sách, đề tài sau: + Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức + Đề tài “ Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm + Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường + Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 06/11/2012 Cục Văn rhuw Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Không riêng nhà nước mà cán công chức, thạc sĩ, tiến sĩ sinh viên tham gia làm tạp chí, luận nghiên cứu cơng tác văn thư: + Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 Th.S Trần Kim Liễu; + Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư trường học + Gíao trình văn thư Lê Văn Bảo Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp nghiên cứu đề tài: “Công tác Văn thư UBND phường Thạch Linh TP Hà Tĩnh” Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát + Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Phương pháp tổng kết thực tiễn; + Nguồn tin từ mạng Internet; Đóng góp đề tài - Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu công tác văn thư UBND phường Thạch Linh - Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán làm công tác văn thư UBND phường Thạch Linh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG THẠCH LINH VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH LINH Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH LINH Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư “Công tác văn thư quy định bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” [Số : 110/2004/NĐ-CP] 1.1.2 Vai trị, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.2.1 Vai trị cơng tác văn thư Cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời xác thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải quyến cơng việc quan nhanh chóng xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: Hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm bớt giấy tờ không cần thiết Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Nếu trình hoạt động quan văn giữ gìn đầy đủ nội dung văn xác phản ánh trung thực hoạt động quan cần thiết Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư nộp vào Lưu trữ quan Trong trình hoạt động quan cần phairtoor chức lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.1.2.2 Ý nghĩa công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, có suất chất lượng đường lối sách, nguyên tắc chế độ Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Công tác văn thư tốt bảo đảm giữ gìn bí mật đảng nhà nước, ngăn chặn việc sử dụng công văn, giấy tờ dấu quan để làm việc phi pháp - Cơng tác văn thư có nề nếp góp phần giảm bớt cơng văn, giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức tiền - Công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ tra cứu giải công việc trước mắt nộp lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài 1.1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư • Nhanh chóng Là u cầu cơng tác văn thư Q trình giải công việc quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, khơng để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn • Chính xác Về nội dung: nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị - xã hội quy định 10 lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư UBND phường đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật người có liên quan phải vào số, có ký nhận bên giao bên nhận 2.2.3 Quản lý dấu - Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc quản lý, sử dụng dấu quan Lãnh đạo ngành chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc quản lý sử dụng dấu đơn vị (đối với đơn vị có dấu riêng) - Con dấu quan giao cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường quản lý sử dụng có trách nhiệm thực quy định sau • Con dấu HĐND, UBND cấp xã bảo quản văn thư quan, khơng đưa dấu khỏi phịng làm việc văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, phải đồng ý Lãnh đạo quan phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc Khi đóng dấu xong, dấu cất vào tủ, ngồi phịng làm việc, văn thư phải khóa tủ dấu • Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền - Khi nét dấu bị mòn biến dạng, văn thư phải báo cáo người có trách nhiệm làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Lãnh đạo UBND cấp xã phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên báo cáo Lãnh đạo quan cấp - Khi có định thay đổi tên gọi, chia, tách sáp nhập đơn vị hành chính, phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu 2.2.4.Lập hồ sơ hành - Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành: • Các phận, cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 21 cấp xã theo thời hạn quy định Trường hợp phận, cán bộ, công chức cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi Lưu trữ cấp xã thời hạn giữ lại không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp • Cán lãnh đạo HĐND, UBND phường, công chức trước chuyển công tác, việc, nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho phận hay người kế nhiệm Không tự ý chiếm đoạt hồ sơ, tài liệu cho mục đích cá nhân mang nhà sang quan, đơn vị khác Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu cho lưu trữ phường phải lập thành văn Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.5 Soạn thảo văn - Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; + Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; + Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; 22 + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định - Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành - Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan + Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định + Đánh máy, nhân + Ký văn 2.3 Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND phường Thạch Linh 2.3.1 Ưu điểm Công tác văn thư UBND phường Thạch Linh trọng quan tâm có nhiều ưu điểm Thứ nhất: Trong trình hoạt động nhìn chung nhân viên văn thư UBND phường Thạch Linh đáp ứng yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý, cung cấp thơng tin cách đầy đủ, xác cho 23 phòng, ban Hai là:Việc quản lý văn đến, văn công nhân viên chức văn thư UBND phường Thạch Linh thực theo quy định Chính phủ đề Tất văn đến thuộc diện phải đăng kí vào sổ đăng kí văn đóng dấu đến, gắn phiếu xử lý văn bản, trực tiếp giao văn đến ban lãnh đạo phịng ban có thẩm quyền giải Văn luông kiểm tra thể thức, khơng xảy tình trạng thất lạc, bỏ sót văn q trình xử lý, đăng kí hay lưu trữ văn bản.Đối với văn mật, nhân viên văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngặt theo quy định Ba là: UBND phường Thạch Linh áp dụng chế cửa hoạt động công tác văn thư Trách nhiệm phòng ban việc tiếp nhận giải văn nâng cao, hạn chế tính tùy tiện hình thức, kĩ thuật, nội dung phát hành văn bản, giúp hiệu lực pháp lý văn tăng lên Bốn là: Trong hoạt động qản lý sử dụng dấu, công nhân viên chức văn thư UBND phường Thạch Linh chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước việc bảo quản sử dụng dấu Việc đóng dấu thực theo kĩ thuật, khơng xảy tình trạng đóng dấu sai thể thức, đóng dấu khơng chưa có chữ kí khơng có văn gốc Năm là: Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND phường Thạch Linh làm cho nội dung hành cơng khai hóa đến công dân, tổ chức, giảm phiền hà công chức với công dân Không thế, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hình thành phong cách làm việc mới, có hiệu cao, tạo điệu kiện để tra cứu thơng tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải công việc Sáu là: Về sở vật chất trang thiết bị trang bị đầy đủ phưng tiện làm việc máy vi tính, máy in, máy photo, máy fax,… Bảy là: Phần lớn nhân viên văn thư trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỉ mỉ, chuyên môn nghiệp vụ cao Tám là: Văn phịng UBND phường Thạch Linh bố trí theo cách ruyền thống, tách riêng với phòng ban khác nên đảm bảo yên tĩnh, làm 24 việc, tài liệu an tồn bí mật tuyệt đối Chín là: Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung 2.3.2 Hạn chế Công tác văn thư UBND phường Thạch Linh đạt kết đáng kể, nhiên cịn tồn khơng hạn chế Cán hoạt động kiêm nhiệm,việc lúc phải đảm nhận công việc khác khiến cho hiệu công việc không đảm bảo Đối với cán không chuyên trách họ chun tâm vào cơng việc mà cịn tham gia công việc khác để phục vụ kinh tế gia đình, cơng tác giải quyết, thực đạo chậm chạp, gặp vướng mắc.Sau số hạn chế cụ thể: • Một số cơng nhân viên chức làm cơng tác văn thư cịn chưa nhận thức vai trị, vị trí cơng tác văn thư; • Số lượng văn chưa tuân thủ quy định, thể thức cịn nhiều • Việc lấy số văn nhầm lẫn, sai sót; • Đăng kí văn sổ đăng kí cịn tẩy xóa; • Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư, văn không đăng kí, sau chuyển trở lại văn thư để đăng kí gây thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải cơng việc • Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy tình trạng lỗi mạng, virut cơng máy tính, máy photo, máy in bị hỏng, mực in chưa đến…,thiếu máy hủy tài liệu; • Chuyển giao văn chậm; • Chưa có biện pháp xử lý thích đáng với văn sai thể thức, nội dung; • Văn quản lý hoạt động văn thư cịn chồng chéo; • Chưa có chế độ phụ cấp cho nhân viên văn thư Tiểu kết 25 Qua chương đến với khái quát UBND phường Thạch Linh thực trạng công tác văn thư UBND phường Thạch Linh, từ nêu ưu điểm hạn chế để làm tiền đề cho chương số giải pháp nâng cao công tác văn thư 26 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG THẠCH LINH 3.1 Nâng cao trình độ cán hoạt động công tác văn thư Lãnh đạo UBND phường Thạch Linh phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhân viên công tác văn thư thông qua việc phối hợp với trường đào tạo nghiệp vụ công tác văn thư Đổi nhận thức nhân viên văn thư vai trị, vị trí, tầm quan trọng hoạt động văn thư Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày địi hỏi cán bố trí làm cơng tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đáp ứng yêu cầu bản: Yêu cầu phẩm chất trị yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ… - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn u cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà cịn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình cơng tác, bước rèn luyện, hồn thiện thân với hồn thiện lý luận nghiệp vụ - Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà cịn phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Q trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà cịn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ - Một số yêu cầu khác: * Tính bí mật 27 Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phịng làm việc khơng để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Đảng, bí mật quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội * Tính tỉ mỉ Nội dung cơng việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hồn chỉnh đến chi tiết nhỏ, khơng bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Khơng bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh * Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu khơng quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm * Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, khơng gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không nhỏ đến công việc 28 Mặt khác, phịng làm việc văn thư khơng cán văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ cơng tác xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư * Độ tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể độ tin cậy Do có nhiều cơng việc nên lãnh đạo khơng thể quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Mặt khác, người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ln ln bảo đảm nghiệp vụ khơng sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm tin cậy cán văn thư * Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu, v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức khơng có ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Đảng, Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, khơng tự ý giải việc ngồi quy định 3.2 Tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, lãnh đạo văn phòng UBND phường Thạch Linh cần phải quan tâm đến công tác văn thư Sự quan tâm vật chất tinh thần cho nhân viên văn thư nguồn động viên lớn cho họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 29 Đồng thời phải xây dựng chế thi đua, khen thưởng để động kích thích tính động, tích cực sáng tạo, nâng cao hiệu công tác văn thư, áp dụng chế kĩ thuật hành vi vi phạm quy định nhà nước công tác văn thư nhân viên làm công tác văn thư 3.3 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại há phục vụ cơng tác văn thư Văn phịng UBND phường Thạch Linh hàng ngày nhận chuyển giao văn nhiều nơi Do số lượng văn hồ sơ lớn càn phải bảo quản, sở vật chất phục vụ cơng tác văn thư cịn hạn chế, chưa có tính thống Hiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư sử dụng lâu, UBND phường Thạch Linh cần phải có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết Từng bước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, cần có kế hoach cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Thực tế cho thấy nay, trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm xảy cố mà nhân viên văn thư khơng biết khắc phục, phải đợi người có chun mơn xử lý nên công việc giảm tiến độ 3.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động văn thư Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo Hiện máy vi tính sử dụng phổ biến công tác văn hư soạn thảo văn bản, đăng kí, lập hồ sơ,…góp phần tạo hệ thống thơng tin liên hồn, đồng bộ, tạo nhịp nhàng phòng văn thư với phịng ban chun mơn khác Phần mềm Quản lý văn đi, văn đến: Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với 30 phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý thủ công chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như: Sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn đi… Bằng phương pháp quản lý mang lại hiệu nhiều mặt, mạng tin học nội quan kết nối 3.5 Thường xun kiểm tra hồn chỉnh cơng tác văn thư với phịng ban chun mơn khác Văn phịng UBND phường Thạch Linh phải thường xuyên tiến hành kiểm tra số văn chuyển đến, số văn ban hành tài liệu lưu trữ xem có quy định hay không Nếu kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp 3.6 Đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chuẩn IOS tổ chức hoạt động văn thư IOS tên viết tắt tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa thành lập năm 1946 thức hoạt động năm 1947 nhằm mục đích xác định tiêu chuẩn sản xuất, thương mại, thông tin IOS 9001:2000 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ban hành vào tháng 12/2000 Là phương pháp làm việc khoa học, quy trình cơng nghệ quản lý mới, việc ứng dụng tiêu chuẩn IOS cần thiết Áp dụng IOS vào công tác văn thư UBND phường Thạch Linh góp phần nâng cao hiệu nhân viên văn thư, giúp nhân viên văn thư hạn chế sai sót qua trình làm việc Mặt khác góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng dịch vụ hành UBND phường Thạch Linh 3.7 Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước công tác văn thư UBND phường Thạch Linh Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi tắt Thông tư) Quy định công tác văn thư bao gồm văn pháp lý có nội dung yêu cầu nhân viên văn thư phải thực nghiêm chỉnh nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư Nhân viên văn thư thuộc UBND phường Thạch Linh trình tác nghiệp phải đảm 31 bảo tuân thủ theo quy định mà Nhà nước UBND ban hành Kho có văn quy định cơng tác văn thư, lãnh đạo Văn phòng UBND phường Thạch Linh phải tổ chức hướng dẫn triển khai nội dung 32 KẾT LUẬN Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Thực tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy trình hoạt động Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành đất nước phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước Cơng tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết Nó khơng phương tiện ghi lại truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn góp phần giúp lãnh đạo điều hành công việc quan, đơn vị cách kịp thời, hiệu quả, xác công việc Từ thực tế cho thấy cơng tác văn thư có vai trị khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức Đứng trước yêu cầu đổi đất nước, phịng văn phịng UBND phường Thạch Linh khơng ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng nhân UBND Một nhiệm vụ trọng tâm UBND phường Thạch Linh không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Việc đưa công nghệ thong tin áp dụng tiêu chuẩn IOS 9001-2000 hoạt động văn thư UBND phường Thạch Linh cố gắng to lớn UBND Nó động lực thúc đẩy công tác quản lý văn thư ngày quy củ khoa học 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo trị Ban chấp hành Đảng khóa XXIII trình Đại hội Đảng khóa XXIV nhiệm kì 2015-2020 CN Phạm Ngọc Dĩnh, đề tài Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam Giáo trình Pháp luật đại cương, 2012, NXB Tư pháp, Hà Nội Giáo trình Tiếng việt thực hành, 2009, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư ThS Tiết Hồng Nga, đề tài Nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư ThS Nguyễn Thị Tâm (2009), đề tài Nghiên cứu mơ hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử 34