MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1. Một số khái niệm 5 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 7 1.2. Giới thiệu khái quát về UBND Quận Tây Hồ 9 1.2.1. Sự hình thành và phát triển của UBND Quận Tây Hồ 9 1.2.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ. 10 CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN TÂY HỒ 13 2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ. 13 2.1.1. Các hình thức văn bản của UBND quận được phép ban hành: 13 2.1.2. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản 13 2.2. Công tác quản lý văn bản đi 15 2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đi 15 2.2.2.Chuyển phát văn bản đi 15 2.2.3. Lưu văn bản đi 16 2.3. Công tác quản lý văn bản đến 16 2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến. 16 2.3.2. Xem xét, phân loại 16 2.3.3. Lãnh đạo văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản, đóng dấu scan văn bản và vào sổ, chuyển văn bản 17 2.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan 17 2.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu. 19 2.6. Tổ chức cán bộ và điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác văn thư. 20 2.6.1. Tổ chức cán bộ làm công tác văn thư. 20 2.6.1. Điều kiện làm việc của cán bộ làm công tác văn thư. 20 CHƯƠNG 3 22 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở 22 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 22 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Hạn chế 23 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại UBND quận Tây Hồ 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu văn thư quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Viết công tác văn thư có nhiều tác giả, tác phẩm công trình nghiên cứu hay ý nghĩa : Công trình nghiên cứu Công tác văn thư Đặng Thị Việt Hà – Đề tài: “Công tác văn thư trung tâm nghiên cứu phát triển vùng Bộ Khoa học Công nghệ” Hay đề tài: “Công tác văn thư văn phòng ủy ban nhân dân xã Lai Uyên, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương” Nguyễn Thị Kim Ngọc… UBND quận Tây Hồ chưa có công trình nghiên cứu năm Cho nên muốn viết công trình nghiên cứu năm 2016 này, để thấy tầm quan trọng công tác Văn thư quan đơn vị “UBND quận Tây Hồ” nói riêng quan, đơn vị, cở sở nói chung Vốn yêu thích công tác văn thư lâu Là sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng, việc nghiên cứu “Công tác Văn thư” có ích phục vụ cho công việc sau Với lý chọn “ Công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ” làm đề tài viết Tiểu luận 2 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới Công tác Văn thư UBND Quận - Tập trung nghiên cứu bước thực công tác Văn thư UBND Quận đặc biện hoạt động liên quan đến việc văn đến UBND - Ngoài nghiên cứu thêm cách soạn thảo văn quản lý văn băn UBND Quận 2.2 Phạm vi nghiên cứu Vì thời gian nghiên cứu đề tài có hạn nên đề tài nghiên cứu khoa học tập trung nghiên cứu thực trạng công tác văn thư UBND Quận Tây Hồ Phương pháp nghiên cứu: Nghiên cứu khoa học Công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; Phương pháp quan sát; Phương pháp vấn; Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; Phương pháp phân tích lý luận; Lịch sử nghiên cứu Trong năm qua, UBND Quận Tây Hồ chưa có đề tài nghiên cứu có nhiều nghiên cứu công tác văn thư nước nói chung : văn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước, tài liệu trung tâm lưu trữ quốc gia … có số sách đề tài sau: - Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày ( 01/02/2005) hướng dẫn chức quyền hạn nhiệm vụ tổ chức tổ chức văn thư – lưu trữ Bộ - Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức - Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 cảu Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bỳ văn hành - Nghị định số 110/2004/ND- CP ngày 08/4/2004 phủ công tác văn thư Không riêng nhà nước có trường học, thạc sĩ, tiến sĩ tham gia tạp chí, luận nghiên cứu công tác văn thư như: - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam 10/2010 ThS.Trần Kim Liễu; - Giáo trình văn thư Lê Gia Bảo; - Cuốn Nghiệp vụ công tác văn thư Trường Đại học Nội Vụ- Hà Nội Những tài liệu nghiên cứu quý báu kho tang kiến thức phong phú có giá trị kế thừa cần bạn trẻ tương lai phát huy Nó giúp cho nhiều trình nghiên cứu đề tài: “ Công tác văn thư UBND Quận Tây Hồ” Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp thông tin thực trạng công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ nhằm đưa giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư Quận - Mục tiêu cụ thể: + Khảo sát việc ban hàh văn đến Quận, việc đóng dấu ban hành văn quan + Đánh giá ưu điểm, hạn chế đưa giải pháp nhằm khắc phục vấn đề thiếu sót Giả thuyết nghiên cứu Trong công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ diễn số vi phạm thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; việc bảo quản sử dụng dấu; quy trình ban hành văn Đóng góp đề tài a) Ý nghĩa lý luận: - Nghiên cứu đề tài góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vấn đề công tác văn thư UBND Quận Tây Hồ nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng công tác Văn thư UBND quận - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ Công ty quan Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư UBND Quận Tây Hồ Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư UBND Quận Tây Hồ CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm - “Công tác văn thư” khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức - “Bản thảo văn bản” viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức - “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - “Bản văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành - “Hồ sơ” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đăc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức quan - “Lập hồ sơ” việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - “Văn đến” tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức - “Văn đi” tất văn quan,tổ chức phát hành 1.1.2 Nội dung công tác văn thư a) Công tác soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo văn - Duyệt nội dung thảo, kiểm tra thể thức đánh máy - Kiểm tra văn trước ban hành - Trình ký văn - Đăng ký văn - Bản văn nhân - Đóng dấu ban hành b) Công tác quản lý văn - Đăng ký văn - Ghi phong bì cho văn vào phong bì - Gửi văn - Lưu văn - Theo dõi kiểm tra việc gửi văn c) Công tác quản lý giải văn đến - Tiếp nhận văn - Phân loại văn - Bóc bì văn - Đóng dấu đến - Đăng ký văn - Chuyển giao văn d) Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Mở hồ sơ - Thu thập, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ - Biên mục hồ sơ e) Quản lý sử dụng dấu - Các loại dấu - Bảo quản dấu - Sử dụng dấu theo quy đinh 1.1.3 Vai trò công tác văn thư a) Công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý quan - Công tác văn thư thiếu hoạt động quan tổ chức có vai trò quan trọng việc đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin văn phục vụ hoạt động lãnh đạo, đạo,quản lý, điều hành công việc quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác Để đưa định đắn có khả thực thiện nhà lãnh đạo phải nắm hiểu đầy đủ xác thông tin vấn đề, việc có liên quan, cán viên chức để làm tốt trách nhiệm việc giúp thủ trưởng theo dõi đề xuât ý kiến, soạn thảo văn việc phân công phải tiến hành thu thập xử lý thông tin có liên quan Do công tác văn thư có vai trò quan trọng việc cung cấp thông tin hoạt động quản lý - Đặc biệt là, việc đề định quản lý giải vấn đề, việc liên quan đến chủ trương, đường lối Đảng, luật pháp Nhà nước phải thiết nghiên cứu đầy đủ văn kiện Đảng văn quy phạm pháp luật có liên quan để bảo đảm văn ban hành phù hợp với chủ trương, đường lối Đảng luật pháp Nhà nước b) Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan Nếu khâu công tác văn thư làm tốt, tiếp nhận , chuyển giao, giải văn kịp thời xác; soạn thảo văn đảm bảo chất lượng; vào sổ văn đi, đến rõ ràng đắn; lập hồ sơ hành hợp lý; quy định quản lý văn chấp hành nghiêm chỉnh, đảm bảo thông tin văn đầy đủ, kịp thời xác cho hoạt động quản lý quan Do góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác quan Ngược lại khâu công tác văn thư không xử lý tốt, nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu hoạt động quản lý quan Đặc biệt, công tác văn thư tin học hóa để thay cho phương pháp thủ công truyền thống chắn hiệu suất chất lượng hoạt động quản lý quan, tổ chức nâng cao rõ rệt c) Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Làm tốt công tác văn thư có nghĩa chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt thông tin quản lý đến quan, đến người có trách nhiệm giải thực nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo ban hành định xác, phù hợp với thực tiễn, có khả thực thi, tuân thủ nghiêm túc quy định nhà nước Khi công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi vào công tác hành văn phong công tác văn thư đại hóa Thông qua mạng Internet, Website, thông tin quản lý từ xuống, từ lên truyền đạt cách nhanh chóng, ý kiến, nguyện vọng quần chúng nhân dân chuyển tới quan có trách nhiệm giải cách kịp thời.Đó yếu tố quan trọng góp phần làm giảm bớt công văn, giấy tờ, ngăn ngừa hạn chế tệ quan liêu quan d) Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác văn thư có vai trò việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, tài liệu hình thành hoạt động quan nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ quan công tác văn thư công tác lưu trữ có mối liên hệ chặt chẽ với để công tác lưu trữ tiến hành thuận lợi phải làm tốt công tác văn thư từ khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hành giao nộp tài lệu vào lưu trữ quan Nếu văn soạn thảo có nội dung xác thành phần thuộc thể thức văn thể đầy đủ đắn đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ xác cao Do góp phần nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ vào tạo thuận lơi cho nghiên cứu sử dụng e) Công tác văn thư có vai trò quan trọng việc bảo vệ bí mật nhà nước bí mật quan Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan quan có thẩm quyên quy định cách đầy đủ, chặt chẽ quan tuân thủ nghiêm túc trình tiến hành khâu công tác văn thư, đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho thông tin bí mật nhà nước bí mật quan không bị rò rỉ Vì Vậy Công tác văn thư có vai trò quan trọng hoạt động máy nhà nước, quan đảng, tổ chức trị xã hội doanh nghiệp Công tác văn thư có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối chủ trương Đảng, pháp luật nhà nước với việc hoạch đinh trương trình kế hoạch công tác, lãnh đạo đạo tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư quan 1.2 Giới thiệu khái quát UBND Quận Tây Hồ 1.2.1 Sự hình thành phát triển UBND Quận Tây Hồ Quận Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử Một nơi hội tụ dân cư đất Việt, góp phần làm nên văn minh sông Hồng rực rỡ Luôn gắn liền với phát triển Thăng Long Hà Nội UBND quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo Nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 UBND Thành phố Hà Nội, giao cho nhiệm vụ Quản lý nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, Quyết định số 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên 2.393,7 có 110.000 người cư trú địa bàn 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện tích khoảng 526 ha, nằm trọn địa giới quận, cảnh quan thiên nhiên đẹp Hà Nội nước Quận Tây Hồ thành lập năm 1995 nơi tập trung nhiều di tích danh thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị Thủ đô Hà Nội Sau 20 năm xây dựng phát triển, quận Tây Hồ có bước phát triển mạnh với thành tựu quan trọng nhiều lĩnh vực trở thành trung tâm Dịch vụ - Du lịch Văn hóa Thủ đô Hà Nội 10 - Văn “khẩn”, “thượng khẩn” “hỏa tốc” ghi vào sổ theo dõi chuyển cho lãnh đạo văn phòng UBND quận 2.3.3 Lãnh đạo văn phòng xem xét phân phối xử lý văn bản, đóng dấu scan văn vào sổ, chuyển văn - Lãnh đạo văn phòng xem xét phân phối xử lí văn bản: Văn thư quan trình văn gửi tới văn phòng UBND quận lên lãnh đạo văn phòng xem xét, cho ý kiến đạo giao trách nhiệm cụ thể cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm liên quan xử lý - Đóng dấu scan văn bản, vào sổ: Văn thư quan tiếp nhận văn có ý kiến đạo Lãnh đạo văn phòng, đóng dấu “văn đến” scan văn bản, đăng ký vào sổ chương trình Office, vào sổ tay theo dõi để xác định văn đăng ký vào sổ văn đến - Chuyển văn đến cho cá nhân trực tiếp liên quan xử lý + Văn “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” sau có ý kiến đạo lãnh đạo văn phòng, văn thư khẩn trương hoàn thành công việc đóng dấu scan văn bản, vào sổ thực chuyển ngay, đưa trực tiếp đến cá nhân có trách nhiệm liên quan xử lý với thời gian nhanh nhất, văn có thời gian quy định theo ý kiến lãnh đạo văn phòng phải chuyển đảm bảo theo yêu cầu Trường hợp người liên quan trực tiếp xử lý mặt quan dung phương tiện điện thoại thông báo cho cá nhân biết nội dung văn bản, mức độ “khẩn” thời gian cụ thể; - Các văn khác phải chuyển ngày đến cá nhân có liên quan xử lý, trường hợp đặc biệt lý khách quan đầu làm việc buổi sáng ngày hôm sau phải ưu tiên chuyển trước; - Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.4 Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan a) Việc lập hồ sơ hành bao gồm: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, 18 giải công việc vào hồ sơ; - Kết thúc biên mục hồ sơ Và hồ sơ lập phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND quận Tây Hồ Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với nhau, đầy đủ, tài liệu có giá trị, văn đảm bảo thể thức, hồ sơ biên mục đầy đủ, xác phản ánh trình tự giải công việc b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan - Các phòng cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan theo quy định - Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành thực theo quy định sau: + Tài liệu hành chính: sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; + Tài liệu khoa học chuyên ngành: sau năm từ năm công trình nghiệm thu thức; + Tài liệu xây dựng bản: Sau tháng kể từ công trình toán - Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan lập hai ”Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai ”Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại - Chánh, Phó văn phòng UBND quận đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác lập hồ sơ hành nộp hồ sơ vào lưu trữ thuộc phạm vi quản lý - Trưởng phòng Hành chính- Quản trị giúp Chánh, Phó Văn phòng đôn đốc phòng ban, cá nhân thực lập hồ sơ giao nộp hồ sơ quy định - Các phòng, chuyên viên, cá nhân quan phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan - Cán lưu trữ phối hợp với phòng, chuyên viên, cá nhân lập hồ sơ hành tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử 19 dụng tài liệu có hiệu 2.5 Công tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư UBND quận Tây Hồ nói chung phận văn thư nói riêng thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Con dấu quan giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực quy định sau: - Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; - Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan; - Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; - Không đóng dấu khống Văn thư giúp Chánh văn phòng bảo quản sử dụng dấu theo quy định pháp luật Những dấu UBND quận Tây Hồ bao gồm loại dấu sau: + Dấu UBND Quận (dấu quốc huy) + Dấu chức danh + Dấu công văn đi, đến + Dấu hỏa tốc, Dấu mật Các loại dấu cất tủ sắt khoá cẩn thận Khi cần đóng dấu cán văn thư lấy ra, đóng dấu xong, dấu lại cất vào tủ khoá lại - Đóng dấu: + Trước đóng dấu cán văn thư kiểm tra thể thức văn đóng dấu văn có chữ ký người có thẩm quyền Cán văn thư người trực tiếp phép đóng dấu chịu trách nhiệm hoàn toàn 20 dấu đóng Con dấu quan phép đóng vào văn UBND làm sau có chữ ký hợp pháp người có thẩm quyền Dấu đóng chức danh đề ký, chùm 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu phải rõ ràng, đủ nét + Trong trường hợp cán văn thư giữ dấu nghỉ phép phải báo cáo lên Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng để giao lại chìa khoá tủ đựng dấu Trường hợp đặc biệt khẩn cấp thời gian cán văn thư giữ dấu nghỉ Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng người đóng dấu 2.6 Tổ chức cán điều kiện làm việc cán làm công tác văn thư 2.6.1 Tổ chức cán làm công tác văn thư Việc bố trí, tổ chức nhân có vai trò quan trọng hoạt động phận văn thư nói chung toàn ủy ban nhân dân quận nói riêng Nếu bố trí, tổ chức cán bộ, nhân phù hợp tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu đến hoạt động quan, nâng cao hiệu suất chất lượng công việc tạo điều kiện để sử dụng tốt nguồn lực tránh lãng phí chất xám Bộ phận văn thư UBND quận Tây Hồ trực thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Trong phận Văn thư có người, gồm có: Chị Nguyễn Thị Hương – phụ trách việc soạn thảo văn bản, quản lý văn đến soạn thảo phiếu đề xuất giải văn đến đề trình cho Chánh Văn phòng người đứng đầu giải (ở Chủ tịch Phó Chủ tịch) Chị Đặng Thanh Hằng – phụ trách việc cho số văn quản lý, sử dụng dấu 2.6.1 Điều kiện làm việc cán làm công tác văn thư Điều kiện làm việc phận văn thư yếu tố tác động trực tiếp đến tâm sinh lý cán nhân viên Người lao động làm việc có chất lượng hiệu điều kiện làm việc không tốt Bởi nhu cầu người thỏa mãn đầy đủ vật chất tinh thần tạo cho họ cảm 21 giác hứng thú, xay xưa với công việc, tạo điều kiện giúp họ phát huy sáng kiến, ý tưởng trình làm việc Nhận thấy vấn đề cần thiết năm qua UBND quận Tây Hồ có quan tâm đầu tư kinh phí để nâng cao trang thiết bị, phục vụ cho công tác Văn phòng theo xu hướng đại hóa nhằm nâng cao hiệu suất công việc cho Ủy ban Hiện tổ văn thư đầu tư trang thiết bị tương đối đầy đủ máy móc, vật dụng cần thiết để phục vụ tốt cho công việc - Bộ phận văn thư trang bị đầy đủ phương tiện bàn, ghế xoay, tủ đựng tài liệu, tủ quản lý dấu, máy Fax, máy in, máy Photo máy điện thoại - Xuất phát từ yêu cầu giải công việc nên phận văn thư UBND quận Tây Hồ bố trí phòng làm việc riêng, gần với cổng để thuận tiện cho việc tiếp nhận giải văn - Ủy ban đưa phần mềm quản lý văn máy vi tính vào sử dụng, giúp cán văn thư tiết kiệm thời gian mà hiệu công việc lại cao Tuy nhiên diện tích phòng hẹp nên việc bố trí đồ dùng phòng văn thư chưa hợp lí thuận tiện TIỂU KẾT Dựa sở lý luận công tác văn thư chương 1, kết hợp với khái quát trình hình thành phát triển UBND quận Tây Hồ, chương này, tìm hiểu, nghiên cứu nêu lên thực trạng công tác văn thư gồm nội dung như: công tác soạn thảo ban hành văn bản; Công tác quản lý văn đi; Công tác quản lý văn đến; Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Công tác quản lý sử dụng dấu Bên cạnh tìm hiểu Tổ chức cán điều kiện làm việc phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ 22 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND quận Tây Hồ UBND quận thành lập vào hoạt động thời gian dài Công tác Văn thư củaquận hoạt động ổn định nề nếp, khâu nghiệp vụ thực thống từ xuống tiến hành nhanh chóng, xác Trong trình hoạt động thu nhiều kết đáng khích lệ 3.1.1 Ưu điểm Công tác Văn thư thực cách thống hiệu Những văn quan trọng mẫu hóa tạo nên thống soạn thảo ban hành văn đơn vị Việc tổ chức giải văn đi, văn đến lập hồ sơ Văn phòng quận văn thư thực theo quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước quy trình, xác, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ giải công việc tính bí mật Văn hoạt động quản lý văn bản, giấy tờ, tài liệu Bên cạnh việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ việc quản lý văn mạng quận đem lại hiệu cao Được quan tâm Lãnh đạo quận công tác đào tạo cán bộ, nhân viên quan trọng Văn phòng quận thường xuyên tổ chức lớp đào tạo ngắn hạn, lớp tập huấn nhằm nâng cao bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, chuyên viên Bên cạnh Văn phòng quận tổ chức tuyển dụng cán bộ, chuyên viên để bổ sung nguồn nhân lực văn phòng thiếu Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng tuyển dụng từ nhiều nguồn khác thông qua theo dõi, giới thiệu từ sở, từ cán quan kết hợp với hình thức thi tuyển công chức… Với hình thức tuyển dụng cán bộ, Văn phòng quận đảm bảo chất lượng đội ngũ cán đáp ứng nhu cầu công việc Văn phòng, phẩm chất trị cán bộ, công chức tốt có tinh thần trách nhiệm công việc, có phấn đấu hoàn thành tốt công việc từ tạo không khí làm việc thân thiện, hòa đồng 23 3.1.2 Hạn chế a) Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: Trong trình soạn thảo ban hành văn thực tế quan bỏ sót thực khâu nghiệp vụ như: - Xử lý thông tin chậm gây hiệu công việc không cao - Việc theo dõi xử lý văn khâu văn thư Quận nhiều không kịp thời, dẫn đến tiến độ giải công việc bị chậm Bên cạnh công tác soạn thảo văn thiếu sót, yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn hành soạn thảo chưa xác - Quy trình soạn thảo văn khâu cuối khâu Văn thư cho phép ban hành văn nhiều không để ý đến thể thức văn bản, phần nhiều công việc quán xuyến hết được, phần khác phòng ban từ trước đến soạn thảo thế, đưa soạn thảo lại nhiều thời gian gây chậm tiến độ giải công việc - Mặc dù Quận ban hành văn hướng đẫn việc ban hành soạn thảo văn hầu hết đơn vị trực thuộc Ủy ban trình bày sai thể thức kỹ thuật trình bày Văn thư kiêm nhiệm đơn vị chuyên môn kinh nghiệm giải công việc yếu khiến việc xử lý văn chưa quy trình chưa khoa học b) Về công tác Văn thư - Do khối lượng công việc nhiều nên văn đi, văn đến chưa văn thư cập nhật kịp thời vào mạng Mặt khác, sở vật chất chưa đáp ứng nhu cầu công việc quan Nhiều máy tính hay bị lỗi mạng tải, máy fax thường xuyên bị hư hỏng - Tuy trang bị đầy đủ đại không vật dụng sử dụng lâu năm bị hỏng hóc, đường dẫn điện máy tính số phòng bị hở, nguy hiểm Gây cho việc giải công việc chuyên viên bị ngưng trệ, thời gian công sức 24 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư UBND quận Tây Hồ - Trước thực trạng trên, cấp uỷ, quan, cấp Đảng tổ chức trị xã hội từ cấp Trung ương đến địa phương cán làm công tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ, cần tiếp tục nhận thức đắn sâu sắc vai trò, vị trí quan trọng công tác văn phòng cấp uỷ nói chung công tác văn thư lưu trữ nói riêng từ cần có quan tâm, lãnh đạo, đạo mức, tạo điều kiện cho công tác văn phòng cấp uỷ, công tác văn thư ngày phát triển mạnh mẽ số lượng chất lượng, phục vụ có hiệu lãnh đạo, điều hành cấp uỷ, quan tổ chức - Tăng cường hệ thống mạng đảm bảo cho việc cập nhận văn đi, đến quan, đảm bảo phương tiện thông tin điện thoại, Fax ổn định, thay thế, mua sắm trang thiết bị làm việc cần thiết tủ, giá, kệ, cặp hồ sơ, tài liệu để không ảnh hưởng đến trình công việc - Tiếp tục nâng cao trình độ chuyên môn, áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cho cán văn thư việc đảm bảo soạn thảo văn thể thức, yêu cầu nội dung, theo quy định nhà nước - Xây dựng quy chế công tác văn thư, phân công trách nhiệm rõ ràng vị trí để cán có trách nhiệm công việc - Công tác văn thư công tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ kỹ thuật Để làm tốt công tác đòi hỏi phải có đội ngũ cán hiểu sâu kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghịêp vụ, đồng thời phải người cẩn trọng, tin tưởng Việc chăm lo xây dựng để có đội ngũ cán đủ lực đảm đương công việc trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức nên lãnh đạo quan cần ban hành văn đạo chấn chỉnh tổ chức, kiện toàn biên chế cán văn thư Việc tuyển dụng cán phải đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, tổ chức trị Cần trọng công tác đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho cán bộ, ý đầu tư có chiều sâu để tạo nên đội ngũ chuyên gia giỏi lĩnh vực chuyên môn - Xu hướng phát triển chung dịch chuyển từ văn phòng truyền 25 thống với tài liệu giấy chủ yếu sang văn phòng tin học hoá với tài liệu điện tử phổ biến đòi hỏi văn phòng cấp uỷ phảỉ đẩy mạnh việc nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác quản lý tài liệu từ khâu văn thư, trình xử lý nghiệp vụ, bảo quản an toàn tài liệu.Cần khẩn trương thực việc quản lý, xử lý văn đi, đến đồng mạng máy tính TIỂU KẾT Từ thực trạng công tác văn thư UBND quận Tây Hồ nghiên cứu chương 2, đánh giá thực trạng qua việc ưu điểm hạn chế nội dung công tác văn thư Đồng thời, đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế công tác văn thư Để công tác văn thư ngày có bước cải tiến mới, đại chất lượng 26 KẾT LUẬN Ngày với lên đất nước phát triển kinh tế đời quan, tổ chức Mỗi quan tổ chức có cách săp xếp máy hoạt động riêng, quan văn giấy tờ cầu nối quan trọng nhà nước với nhân dân Vì công tác văn thư giữ vai trò thiếu đơn vị hành nghiệp, văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư Công tác văn thư nội dung quan trọng, chiếm phần lớn trình hoạt động Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời xác thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước quan, đơn vị Góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước Bên cạnh đó, công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân quan Bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư góp phần tích cực ngăn ngừa tệ nạn quan liêu, giấy tờ nảy sinh phát triển tiết kiệm tiền cho quan Thực công tác văn thư có khoa học lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu trình hoạt động quan tạo điều kiên thuận lợi cho công tác lưu trữ tài liệu văn thư nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ quan, công tác văn thư công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với để làm tốt công tác lưu trữ thì cần thực tốt công tác văn thư từ khâu soạn thảo văn ban hành văn đến lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ Từ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ thuận lợi cho nghiên cứu sử dụng tài liệu Vì công tác văn thư công tác thiếu họat động quan tổ chức Nghiệp vụ văn thư thể từ khâu soạn thảo văn bản đến khâu giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Khi soạn thảo văn người soạn phải xác định mục đích, giới hạn văn bản, thu thập xử lý thông 27 tin cần thiết để xây dựng thảo thu thập đầy đủ thông tin có liên quan góp phần làm cho văn soạn thảo đạt chất lượng tốt Trên thực tế quan tổ chức công hàng ngày diễn nhanh hay chậm thuận lợi hay khó khăn công tác văn thư có thực tốt hay không Thực tốt công tác văn thư lập hồ sơ tài liệu cách khoa học tiết kiệm thời gian tiền cho quan tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu Do quan tổ chức cần phải quan tâm thực tốt công tác văn thư để phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO Để hoàn thành nghiên cứu đề tài công tác văn thư, nhóm tham khảo tìm hiểu số tài liệu, giáo trình, văn pháp quy sau: Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng năm 2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/01/2013) Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ TW1 (2006), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Văn hóa – Thông tin, Hà Nội GV Nguyễn Thị Phong Lê - Bài giảng Nghiệp vụ Văn thư PGS Vương Đình Quyền (2006), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội Cẩm nang nghiệp vụ văn thư (2008), NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội 29 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ Hình ảnh : phần mềm quản lý văn đến UBND quận Tây PHỤ LỤC 02: SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, phân loại bóc bì văn đến Kẹp phiếu sử lý Đóng dấu đến, ghi số đến vào văn Cán Văn thư Trình lãnh đạo văn phòng cho ý kiến sử lý Scan văn đăng ký văn vào máy tính Trình lãnh đạo quan cho ý kiến giải Chuyển văn tới địa ma lãnh đạo cho ý kiến xử lý, theo dõi tiến độ thục lưu hồ sơ Lãnh đạo Văn phòng PHỤ LỤC 03: SƠ ĐỒ HÓA QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Chuyên viên văn phòng Chánh văn phòng Lãnh đạo UBND quận Soạn thảo văn Kiểm tra, ký nháy Ký ban hành văn Ghi số, ngày tháng, đóng dấu vào văn Cán văn thư Đăng ký vào phần mềm quản lý văn