CÔNG tác văn THƯ tại HĐNDUBND quận tây hồ

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 3 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4 4.Nguồn tài liệu tham khảo 4 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 6 6. Phương pháp nghiên cứu 7 7. Bố cục của đề tài 8 Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐNDUBND QUẬN TÂY HỒ 9 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐNDUBND quận Tây Hồ 9 1.1.1 Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ 9 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 10 1.1.2.1 Chức năng 10 1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ 11 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 11 1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ. 12 1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 12 1.2..2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 15 1.2.2.1 Chức năng 15 1.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng: 16 Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ 29 2.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư: 29 2.2 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ 29 2.3 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 31 2.4 Thực trạng về công tác soạn thảo, ban hành và tiêu chuẩn hóa văn bản tại UBND quận Tây Hồ 31 2.4.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND quận Tây Hồ 31 2.4.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do UBND quận Tây Hồ ban hành 31 2.4.3 Nội dung văn bản do UBND quận Tầy Hồ ban hành 34 2.4.4 Thực trạng công tác tiêu chuẩn hóa văn bản tại UBND quận Tây Hồ 35 2.4.4.1. Tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung văn bản 35 2.4.4.2 Tiêu chuẩn hóa thành phần thể thức văn bản 35 2.4.5 Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 36 2.5 Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ: 38 2.5.1 Lưu đồ quy trình xử lý văn bản đi 38 2.5.1.1 Phân công soạn thảo văn bản 39 2.5.1.2 Soạn thảo văn bản 39 2.5.1.3 Kiểm tra 39 2.5.1.4 Phê duyệt 39 2.5.1.5 Đăng ký văn bản đi 40 2.5.1.6 Gửi văn bản đi 40 2.6 Quản lý văn bản đến 42 2.6.1 Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến 42 2.6.1.1 Tiếp nhận văn bản đến 43 2.6.1.2 Ý kiến đề xuất của Lãnh đạo Văn phòng 43 2.6.1.3 Đăng ký văn bản đến 43 2.6.1.4 Xem xét, cho ý kiến giải quyết 43 2.6.1.5 Cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND Quận 44 2.7 In bản lưu và lưu trữ 44 2.8 Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ: 44 2.9 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 46 2.10 Thống kê số lượng văn bản UBND quận Tây Hồ những năm gần đây 47 Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 3.1 Đánh giá chung 50 3.3.1 Ưu điểm 50 3.1.2 Nhược điểm 51 3.3.3 Nguyên nhân 51 3.2 Đề xuất, kiến nghị 52 PHỤ LỤC 53

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY HỒ .9 Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Cụm từ đầy đủ PCT Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Phó chủ tịch TTXD Trật tự xây dựng QLDA Quản lý dự án HTKT Hạ tầng kỹ thuật XQHT Xung quanh Hồ Tây LĐTB&XH Lao động thương binh Xã hội BTGPMB Bồi thường Giải phóng mặt TTTDTT Trung tâm thể dục thể thao HĐND&UBND Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo nhiều điều kiện thuận lợi để hoàn thành tốt khóa học, đặc biệt tạo hội để tiếp cận với môi trường thực tế thông qua đợt thực tập đầy ý nghĩa thiết thực Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND&UBND, cán nhân viên văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ tạo nhiều điều kiện thuận lợi suốt thời gian thực tập Tôi tiếp thu kiến thức bổ ích từ thực tế góp phần to lớn việc bước hoàn thiện kỹ năng, kiến thức chuyên môn đạo đức nghề nghiệp bước vào nghề Đặc biệt, xin trân trọng cảm ơn thầy Th.S Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô Th.SLâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn tận tình giúp đỡ để hoàn thành tốt báo cáo Trong trình thực báo cáo, nhận nhiều giúp đỡ, hỗ trợ động viên quý thầy cô, bạn bè gia đình Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc Với thời gian thực tập ngắn, hội tiếp cận thực tế hoàn thiện viết có cố gắng, có nhiều thiếu sót định,rất mong góp ý quý thầy cô Sinh viên :Nguyễn Ngọc Bích Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam đường hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi thách thức đòi hỏi không ngường đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trường cạnh tranh động cải cách hiệu quả, xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, người buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng đòi hỏi xã hội Chính từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức.Văn phòng máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan Một nội dung hoạt động thiếu văn phòng nội dung quan trọng, chiếm phần lớn nội dung hoạt động Văn phòng Công tác văn thư Đề tài: “Công tác Văn thư” đề tài chọn làm báo cáo qua trình thực tập Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Lý chọn đề tài Thực tập trình cung cấp kinh nghiệm thực tế cho người học chuẩn bị bắt đầu nghề nghiệp mới.Chương trình thực tập sinh viên giai đoạn chuyển tiếp môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội.Trong trình thực tập, sinh viên tìm hiểu, vận dụng kiến thức lý luận vào thực tiễn Địa điểm lựa chọn thực tập UBND quận Tây Hồ, quận nội thành Hà Nội, địa điểm thuận lợi giúp cho việc lại liên hệ, trao đổi với thầy cô, bạn bè nhà trường Cùng với giúp đỡ, bảo Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tận tình cán nhân viên công tác UBND quận Tây Hồ Đặc biệt anh, chị làm việc phòng văn thư quận Qua trình tìm hiểu, học hỏi, tìm tòi thân, hiểu thấy rõ tầm quan trọng công tác văn thư quan, tổ chức Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Đặc biệt công cải cách hành Nhà nước, công tác văn thư trọng tâm tập trung đổi Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, xác thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước: hạn chế, bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái với Pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Vì lý nên chọn chuyên đề: “Công tác Văn thư” làm báo cáo tốt nghiệp Mục tiêu đề tài Khảo sát công tác văn phòng sâu tìm hiểu công tác văn thư HĐND&UBND quận Tây Hồ Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư HĐND& UBND quận Tây Hồ, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiên cứu giải công tác văn thư HĐND&UBND quận Tây Hồ Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu báo cáo công tác văn phòng, thực tiễn hoạt động văn thư HĐND&UBND quận Tây Hồ, bao gồm: - Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức HĐND&UBND quận Tây Hồ - Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ - Tìm hiểu tổ chức công tác văn thư - Đánh giá hiệu hoạt động công tác văn thư UBND quận Tây Hồ ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư 4.Nguồn tài liệu tham khảo -Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 Quốc hội Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2008 bao gồm 12 chương, 95 điều quy định thẩm quyền ban hành, nội dung văn quy phạm pháp luật; trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật; hiệu lực, giải thích, kiểm tra, giám sát, hợp văn hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật - Nghị định số 24/2009/NĐ-CP quy định chi tiết biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm 2009 Nghị định gồm chương, 69 điều quy định chi tiết lập chương trình xây dựng văn quy phạm pháp luật; soạn thảo văn quy phạm pháp luật; đánh giá tác động văn bản; thẩm định dự án, dự thảo văn quy phạm pháp luật; dịch văn quy phạm pháp luật số quy định khác quy Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội định chi tiết việc ban hành văn quy phạm pháp luật - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Quốc hội Luật ban hành văn quy phạm pháp luật hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 bao gồm 11 chương, 56 điều quy định thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn quy phạm pháp luật; hiệu lực nguyên tắc áp dụng văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Nghị định 91/2006/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Nghị định bao gồm 27 Điều quy định chi tiết số điều nội dung, thể thức, thẩm quyền, hiệu lực, dịch văn bản, đăng công báo, lưu trữ, rà soát hệ thống hóa văn quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân - Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Quốc hội Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2015 bao gồm 17 chương, 173 điều, xây dựng sở kế thừa phát triển hai Luật hành Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2008 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004, hợp thành Luật áp dụng thống cho việc xây dựng, ban hành văn quy phạm pháp luật từ Trung ương đến địa phương Luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2016 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 hết hiệu lực kể từ ngày Luật có hiệu lực thi hành Luận văn nghiên cứu: luận văn thạc sĩ lưu trữ học quản trị văn phòng Nguyễn Thị Hồng “đánh giá đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp phường (qua khảo sát thực tế phường Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc quận Tây Hồ - Hà Nội) – Đại học Khoa học xã hội nhân văn Các báo cáo thực tập: Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng Hành văn thư K1, hệ quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác quản lý giải văn đến UBND quận Tây Hồ thực trạng giải pháp” Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành học K1,– “Cải cách thủ tục hành theo chế “ Một cửa” “Một cửa liên thông” UBND quận Tây Hồ Lịch sử vấn đề nghiên cứu Tổ chức quảnlý công tác văn thư, lưu trữ cấp từ trung ương đến địa phương nói chung đành quan tâm nghiên cứu nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống quan quản 1ý phát triền nghiệp vụ cùa công tác Nhiều công trình nghiên cứu quy mô khác góp phần quan trọng lý luận thực tiễn Trong công trình liên quan đến báo cáo thực bao sồm: Những công trình nghiên cứu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ như: "Cơ sở khoa học đế tổ chức quán lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ" - Đề tài TS DươngVăn Khảm chủ nhiệm Các công trình nghiên cứu tổ chức quản lý công tác văn thư cấp như: "Công tác văn thư UBND huyện Thủy Nguyên - Hải Phòng thực trạng giải pháp"– Đề tài khóa luận Cử nhân, năm 2007 cùa Bùi Thị Vàn Anh; "Một sổ giải pháp nhằm nâng cao hiệu củacông tác văn thư ởUBND quận Thanh Xuân "–Đề tài khóa luận cử nhân cùa Đinh Thị Bích Hạnh."Giải pháp nâng caohiệu quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Hà Giang " Đề tài khóa luận Cử nhân Nguyễn Văn Phong Các báo cáo tốt nghiệp công tác văn thư UBND quận Tây Hồ như: Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng Hành văn thư K1, hệ quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác quản lý giải văn đến UBND quận Tây Hồ thực trạng giải Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội pháp” Báo cáo thực tập tốt nghiệp sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành học K1, – “Cải cách thủ tục hành theo chế “ Một cửa” “Một cửa liên thông” UBND quận Tây Hồ Như vậy, Đề tài có kế thừakết nghiên cứu cúa công trình nói trên, không trùng lặp Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập liệu Để thực thu thập liệu phục vụ đề tài nghiên cứu, sử dụng phương pháp sau: + Phương pháp vấn: phương pháp thu thập liệu cách xác đầy đủ nhất, thu đánh giá chủ quan thực trang công tác văn thư Mục đích phương pháp nhằm xác thực lai xác thông tin khác phiếu điều tra Đối tượng vấn nhân viên phòng văn thư Nội dung vấn câu hỏi liên quan đến công tác văn thư: quy trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ + Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Đây phương pháp sử dụng tài liệu có sẵn nghiên cứu, để thu thập thông tin mong muốn, từ có nhìn tổng quan công tác văn thư theo quy định nhà nước, có sở để so sánh lý luận thực tiễn - Phương pháp phân tích liệu + Phương pháp so sánh: phương pháp phân tích thực thông qua đối chiếu vật tượng với để thấy điểm giống khác Trong trình nghiên cứu công tác văn thư nội dung cụ thể hóa việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau sử dụng phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp mà sử dụng triệt để, để đưa lý luận chung từ đề giải pháp Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hữu hiệu để công tác văn thư ngày hoàn thiện Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, báo cáo gồm phần: Phần I: Khảo sát công tác văn phòng quan Trong chương này, giới thiệu chung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HĐND&UBND quận Tây Hồ, tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ Phần II: Thực trang công tác văn thư UBND quận Tây Hồ Với thông tin thu thập được, tập chung mô tả thực trạng công tác văn thư nội dung: xây dựng, ban hành phổ biến văn bản, kiểm tra, đánh giá tình hình thực nghiệp vụ văn thư Trong trình phản ánh thực trạng, có ưu điểm hạn chế thực trạng để làm cho giải pháp phần Phần III: Kết luận đề xuất kiến nghị Với phân tích từ phần trước, tổng kết nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác văn thư quan Việc tìm nguyên nhân giúp xây dựng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư HĐND&UBND quận Tây Hồ Nguyễn Ngọc Bích Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2014 661 văn bản.Số lượng văn giảm 661 văn * Văn đến Tổng số văn đến UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm từ 2012 đến 2015: Năm 2012 tiếp nhận: 5730 văn Năm 2013 tiếp nhận 5706 văn Năm 2014 tiếp nhận 5747 văn Năm 2015 tiếp nhận 5725 văn Qua biểu đồ cho thấy tổng số văn UBND quận Tây Hồ tiếp nhận qua năm từ 2012-2015 có chênh lệch sau: Tổng số văn UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2013 tổng số văn tiếp nhận năm 2012 24 văn bản.Số lượng văn giảm 24 văn Tổng số văn UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2014 nhiều tổng số văn tiếp nhận năm 2013 41 văn Số lượng văn tăng 41 văn Tổng số văn UBND quận Tây Hồ tiếp nhận năm 2015 tổng số văn tiếp nhận năm 2014 22 văn bản.Số lượng văn giảm 22 văn Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 3.1 Đánh giá chung Nguyễn Ngọc Bích 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1 Ưu điểm Việc thực tốt đầy đủ quy trình xử lý văn đi, văn đến đưa công tác Văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ ngày vào nề nếp, khoa học, đáp ứng ngày tốt yêu cầu công việc yêu cầu Thành phố Hà Nội cải cách hành Việc kiểm soát chặt chẽ nội dung hình thức quy trình giải quyết, xử lý văn từ khâu nghiệp vụ cán Văn thư đến đồng chí lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo UBND quận trước ký thức văn đưa công tác ban hành văn UBND quận ngày đạt kết cao Tất văn phát hành văn đến HĐND&UBND quận lưu đầy đủ gốc phận Văn thư văn phòng Hầu hết văn HĐND, UBND quận ban hành đảm bảo quy định thể thức văn Thông tư liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, tình trạng văn sai thể thức ngày giảm nhiều Bên cạnh việc ứng dụng CNTT, áp dụng quy trình ISO công tác Văn thư thực mang lại hiệu cao, giúp cho việc quản lý, tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, xác thuận tiện, đảm bảo bí mật.Việc thực truyền nhận văn qua mạng diện rộng (mạng LAN) UBND quận tiết kiệm chi phí hành thời gian cho đơn vị, giảm thiểu tối đa văn chuyển theo đường công văn, giúp cho công tác theo dõi, xử lý văn truyền đạt ý kiến đạo đồng chí lãnh đạo Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Văn phòng HĐND&UBND quận nhanh gọn, xác kịp thời, theo dõi chặt chẽ nhận, ngày nhận đơn vị giao thực nhiệm vụ, phục vụ tốt công tác thông tin, báo cáo 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù Văn phòng HĐND&UBND quận đạt số kết Nguyễn Ngọc Bích 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác tổ chức, giải quyết, xử lý văn đi, đến xong bên cạnh vướng mắc, tồn cần phải giải quyết: - Trước hết tình trạng văn ban hành có số chưa tuân thủ quy định Nhà nước thể thức văn nhiên đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND&UBND khối lượng công việc nhiều, không kiểm soát kỹ hết văn trình ký, ký thức vào văn phát hành, gây khó khăn cho cán Văn thư phải giải thích với đơn vị soạn thảo làm thủ tục trả lại đơn vị sai thể thức - Hiện nay, Văn phòng HĐND&UBND quận văn đi, đến đăng ký, lấy số truyền nhận theo chương trình phần mềm…chính dẫn đến tình trạng người phụ thuộc vào máy móc Trong trình thao tác, tốc độ máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập, tất điều làm cho trình đăng nhập vào chương trình chậm lại, nhiều lúc lỗi mạng gây chậm trễ việc truyền văn tới đơn vị thuộc quận (qua phần mềm truyền nhận văn Quận nối mạng với đơn vị) - Một số đơn vị thuộc quận họp, liên hệ công tác nhận văn liên quan đến lĩnh vực công việc gửi từ quan, cá nhân bên không chuyển lại cho Văn phòng HĐND&UBND quận (qua phận Văn thư) để làm thủ tục đăng ký mà gửi thẳng đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND quận xin ý kiến đạo, điều dẫn đến việc theo dõi, quản lý văn không chặt chẽ 3.3.3 Nguyên nhân Nguyên nhân tồn Văn phòng HĐND&UBND quận việc tổ chức, giải quyết, xử lý văn đến thực theo tiêu chuẩn ISO nhiên UBND quận từ thành lập đến chưa ban hành 01 định quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn Mặc dù sở vật chất trang thiết bị đầu tư nâng cấp thường xuyên chưa đồng bộ, dẫn đến tình trạng máy tính chưa đáp ứng Nguyễn Ngọc Bích 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đầy đủ yêu cầu phần mềm, máy chủ đường truyền tới đơn vị chưa đầu tư đại, tốc độ chậm 3.2 Đề xuất, kiến nghị Trong thời gian tới, đồng chí lãnh đạo Uỷ ban nhân dân, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ cần tăng cường công tác đạo, điều hành, xây dựng ban hành định cụ thể ban hành quy định công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn đi, đến Ủy ban nhân dân quận Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận tiếp tục quan tâm, bố trí, tạo điều kiện kinh phí hoạt động, phương tiện làm việc phục vụ cho công tác tổ chức, giải quyết, xử lý văn – đến, tạo điều kiện làm việc tốt để giúp đồng chí cán Văn thư thực nhiệm vụ nhanh chóng thuận lợi Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ chuyên sâu cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ từ quận xuống phường nhằm cập nhật văn mới, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ Có kế hoạch kiểm tra, giám sát, tổng kết đánh giá việc thực công tác soạn thảo, ban hành văn công tác quản lý văn – đến, qua thấy điểm làm được, điểm chưa làm đề phương hướng giải khắc phục khó khăn Có sách tuyên dương, khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khích lệ cán thực tốt công tác Nguyễn Ngọc Bích 52 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục I: Sơ đồ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách Đất đai, TTXD PCT phụ trách Kinh tế PCT phụ trách Văn Xã Công tác Nội Phòng Tài nguyên Môi trường Văn phòng HĐND&UBND Phòng Văn hóa Thông tin Phòng Nội vụ Phòng Quản lý đô thị Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục đào tạo Phòng Tư pháp Ban Quản lý dự án Ban QLDA XD HTKT XQHT Phòng LĐTB&XH Thanh tra Ban Quản lý Hồ Tây Ban Quản lý chợ Phòng Y tế Phòng Tài – Kế hoạch Trung tâm văn hóa Công an quận TTTDTT Ban huy Quận quận Ban BTGPMB Quận Trung tâm dạy nghề Trung tâm Dân số - KHHGĐ Nguyễn Ngọc Bích 53 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục II: Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Chánh Văn phòng Phó Văn phòng phụ trách Hành quản trị Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Bộ phận Hành chính, quản trị, phục vụ Nguyễn Ngọc Bích Bộ phận tham mưu tổng hợp Phó Văn phòng phụ trách Công nghệ thông tin, “Một cửa” Bộ phận Kế toán thủ quỹ Bộ phận “Một cửa” Bộ phận tiếp dân Bộ phận công nghệ thông tin 54 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục III Phiếu xử lý văn UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG HĐND&UBND PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI Đơn vị soạn thảo: Nội dung: Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Kèm theo chỉnh sửa/ bổ sung  có Ngày  Không tháng năm Ký tên Nguyễn Ngọc Bích 55 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục IV Mẫu sổ đăng ký văn (Phần đăng ký bên trong) Ngày Số ký tháng hiệu văn văn bản Nguyễn Ngọc Bích Tên loại trích yếu nội dung văn Nơi Người nhận ký Nơi người Số nhận lượng lưu Ghi 56 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V: Số lượng Ngày nhận Ký nhận Nơi nhận Số Ký hiệu Trích yếu nội dung TT SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN Ghi Sổ bàn giao công văn Nguyễn Ngọc Bích 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VI: Mẫu phong bì UBND quận Tây Hồ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quận * Điện thoại: (04)7533397 Số: Kính gửi: Nguyễn Ngọc Bích 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VII: Giao diện phần mềm truyền nhận văn Nguyễn Ngọc Bích 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Ngọc Bích 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục VIII Giao diện phần mềm quản lý văn Nguyễn Ngọc Bích 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục XI: Phiếu xử lý công văn đến UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ Ý KIẾN CỦA LÃNH ĐẠO UBND QUẬN VĂN PHÒNG HĐND&UBND Cơ quan gửi VB: Số ký hiệu VB: Ngày tháng năm Ý kiến đề xuất lãnh đạo VP Kính gửi đồng chí: Ngày tháng Ký tên Nguyễn Ngọc Bích năm Ngày tháng năm Ký tên 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục X: Mẫu sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến: Ngày Số Tác Số,ký Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi đến đến giả hiệu tháng trích cá nhận văn văn văn yếu nội nhân dung nhận Nguyễn Ngọc Bích 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A