Thực tiễn của công tác văn thư ở cơ quan

LỜI MỞ ĐẦU Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện . Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính . Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo ,chỉ đạo ,kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng,các cơ quan Nhà nước ,các tổ chức kinh tế ,tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời ,chính xác. Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan ,là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo ,chỉ đạo,quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không .Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ ,kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ ,công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng ,chính xác,năng xuất ,chất lượng,đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.Nắm bắt được tầm quan trọng đó,Đảng và Nhà nước ta nhiều 1 năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,quản lý văn bản,lập hồ sơ hiện hành… Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên ,nỗ lực phấn đấu hết mình ,đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đất nước. Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư. Là một học sinh của lớp nghiệp vụ Hành chính Văn thư,sau hai năm học tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường học sinh đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,kiến thức ,lý thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế –Vietcare đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan ,đơn vị ,tổ chức.Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan,vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho học sinh củng cố,tổng hợp lại kiến thức ,tập dượt ,rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức,là cơ hội cho học sinh đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này. 2 Thực hiện Kế hoạch của trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare về việc thực tập tốt nghiệp lớp TT –Nghiệp vụ Hành chính Khóa 4 cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập. Thời gian thực tập là 5 tuần bắt đầu từ ngày 05/ 01/2008 đến hết ngày 15/02/2008. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làm công tác Văn thư trong công ty đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác ,rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ ,từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Phương Hoa đã truyền cho em lòng say mê công việc ,giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ Văn thư.Từ đó e đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn ,tỉ mỉ hơn …và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc. Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành tại công ty .Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ công chức thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp,vốn kiến thức còn hạn chế ,bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo,song trong khuôn khổ của bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế,sai xót nhất định.Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường,Khoa nghiệp vụ và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở,nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới ,xây dựng quê hương đất nước . Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare và Ban Giám đốc công ty Cổ phần Đầu Tư và Công 3 Nghệ Đại Dương đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo cáo tốt nghiệp này./. Nội dung báo cáo gồm các phần sau: I. Lời nói đầu. II. Nội dung của công tác Văn thư. III.Thực tiễn của công tác Văn thư ở cơ quan. IV. Nội dung và kết qủa thực tập. V. Kết luận và kiến nghị . 4 PHẦN II: NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ CẤU TỔ CHỨC ,CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập theo quyết định số 1794/QĐ của UBND thành phố Hà Nội. Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu T và Công Nghệ Đại Dương Tên giao dịch:Ocean Investment And Technology Joint Stock Company Tên viết tắt: OCEAN InTech.JSC Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà Nội Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập .Có con dấu riêng ,được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định , được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã được đại hội đồng cổ đông thông qua . -Vốn cổ phần : Vốn điều lệ của công ty là : 1.900.000.000 Số cổ phần:19.000 *Loại cổ phần: +Cổ phần phổ thông:19000 cổ phần 5 +Cổ phần ưu đãi: (không) +Mệnh giá cổ phần:100.000 đồng Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công ty đến nay,cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty ngày càng phát triển ,đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh .Tuy là công ty mang tính chất tư nhân và còn khá non trẻ cả về số năm lẫn kinh nghiệm trên thương trường nhưng công ty cũng đã có những thành công nhất định như sau: Công trình dân dụng TT Công trình Địa điểm Thời gian t.kế Tổng mức đầu tư 1 Nhà ở và văn phòng cho thuê Lô 9-Đô thị mới Đại Kim 2006 12.000.000.000 2 Trụ sở làm việc Tổ 9-P.Việt Hưng ,Q.Long Biên.HN 2006 920.000.000 3 Chung cư cao tầng Lô 3-Đô thị mới Việt H- ưng,Q.LB 2006 13.123.000.000 4 Nhà xưởng sản xuất thép CN Công nghiệp Numora Hải Phòng 2007 5.386.000.000 5 Đường làm mới Gói thầu số 2- QL3 QL3_Điềm Thị_Phú Bình- Thái Nguyên 2007 3.325.000.000 6 Xưởng chế biến tinh dầu Xã Phú Nhuận-Bảo Thắng- Lào Cai 2007 4.296.156.771 Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 447 người Trong đó: +Kiến trúc sư: 09 6 +Kỹ sư xây dựng: 31 +Kỹ sư cơ khí :11 +Kỹ sư công nghiệp: 09 +Cử nhân kinh tế, tài chính , luật :08 +Trung cấp kĩ thuật:32 +Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04 +Công nhân bậc cao và thợ lành nghề:193 +Lao động đơn giản:245 Ngoài ra ,số lượng lao động thời vụ giao động từ 450 đến 500 người. Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả về chiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất cũng như nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân kỹ thuật,công ty đã hợp tác và liên doanh với nhiều công ty , tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới nh của Trung Quốc,Đài Loan, Nhật Bản ,Đức…. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trực thuộc gồm có:1 công ty trụ sở chính,1 Văn phòng đại diện ,09 Xí nghiệp Đó là: +Công ty có trụ sở chính tại Quận Long Biên +Văn phòng đại diện tại Phố Quốc Tử Giám +XN xây lắp số 1 +XN xây lắp số 2 +XN xây lắp số 3 +XN xây lắp số 4 7 +XN xây lắp số 5 +XN vật liệu xây dựng Hà Nội +XN vật liệu xây dựng Hoa Cương +XN mộc và TBNT Tô Lịch +XN mộc và TBNT Bắc Ninh *Địa chỉ:127 Nguyễn Văn Linh-Phúc Đồng-Long Biên –Hà Nội *Điện thoại:04.7325731. *Fax:04.7325731 II.CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY: 1.Chức năng: Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộc hình thức Cổ phần,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Công ty kế thừa các hoạt động thiết kế và xây dựng của Công ty xây dựng Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là : -Lập dự án đầu tư các công trình dân dụng ,công nghiệp ,giao thông, thuỷ lợi,đường dây tải điện,bưu chính viễn thông,kỹ thuật hạ tầng, san nền. -Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế về thiết kế mua sắm vật tư,thiết bị xây dựng . -Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất công trình -Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức năng đô thị -Thẩm định dự án,thiết kế, dự toán các công trình 8 -Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình -Thực hiện trang trí nội thất ,ngoại thất -Tư vấn môi giới ,cho thuê công nghệ và thiết bị. Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực : mua bán hoá mỹ phẩm làm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phòng ,viễn thông,cung cấp phần mềm và dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầm đồ.kinh nhà hàng khách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa và quốc tế. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộc hình thức cổ phần do một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn,giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước ,công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty ,mọi chủ trương chính sách đều được Đảng uỷ thông qua ,công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty. Sản xuất kinh doanh do công ty tự cân đối ,tính toán và đảm bảo kinh,bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty,cơ cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau: +Đại hội đồng cổ đông :Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết ,là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần , có quyền quyết định loại cổ 9 phần, bầu ,bãi,miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị , tổ chức lại và giải thể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần … +Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra , có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễn nhiệm ,cách chức Giám đốc . + Ban Giám đốc:Điều hành ,quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh và các tỉnh khác. +Giám đốc công ty:Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện phápnhân của công ty trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của công ty. +Các Phó Giám đốc :Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi Giám đốc đi vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ trách từng mảng công việc cụ thể. +Văn phòng công ty :Quản lý con dấu,dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng,tiếp khách,phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,quản lý công văn đi và công văn đến. +Phòng Tài chính kế toán :Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả kinh doanh,các khoản nộp ngân sách .Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn vị trực thuộc. +Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian công tytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu. Đồng thời có trách nhiệm 10