LI MỜ Ở ĐẦU
2.Cảm nhận về những việc được làm tại công ty
Đây là lần đầu tiên em được làm quen với công việc thực tế ngoài sách vở và bài giảng của thầy cô giáo ,áp dụng từ lý thuyết đến thực tiễn là cả một quá trình khó khăn ,song đợt thực tập này đã giúp em thực hiện được quá trình đó,đã đưa các kiến thức trên sách vở vào thực tế công việc,giúp em rèn luyện thêm về chuyên môn nghiệp vụ của mình,tạo điều kiện giúp em tự tin hơn trong kỳ thi tốt nghiệp sắp tới cũng như công tác sau này .Đợt thực tập này cũng đã giúp em lớn hơn về tầm nhìn và chiều sâu của yêu cầu về một người làm công tác văn thư giấy tờ, và cũng làm em tăng thêm niềm yêu nghể chứ không còn suy nghĩ chán chường về nghề chuyên giấy tờ sổ sách khô cứng như trước đây.
PHẦN V.
KẾT LUẬN ,NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN. NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN
NGHỊ.
1.NHẬN XÉT VỀ SỰ GIỐNG –KHÁC NHAU GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY
*Điểm giống nhau:
Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã tiến hành công tác hành chính văn phòng dựa trên cơ sở lý thuyết về công tác Văn thư theo đúng quy định của Nhà nước.Cụ thể là :
-Đối với công tác văn thư thực hiện đầy đủ các khâu nghiệp vụ quy định -Cách đăng ký văn bản vào các mẫu sổ giống như đã được học .
*Điểm khác nhau:
-Chánh văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức các văn bản ban hành của công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu ở phần nơi nhận trên văn bản .Nhưng ở đây Chánh văn phòng chỉ kiểm tra .xem xét mà không ký nháy vào phần quy định.
-Các văn bản đến công ty được đóng dấu Công văn đến kể cả văn bản là các Quyết định,Thông báo…..
-Ngoài ra có rất nhiều văn bản về mặt thể thức trình bày không đúng quy định của Nhà nước, như quyết định mà không có sô và kí hiệu...(Phụ lục 3)
-Nội dung văn bản đôI khi trình bày chưa rõ ràng,khó hiểu và chưa ngắn gọn,lời văn chưa chặt chẽ giống như dùng trong văn nói,sử dụng từ ngữ chưa chính xác.
Các văn bản được ban hành đi ở phần nơi nhận cuối mỗi một nơi nhận không phải là dấu chấm phẩy như quy định mà đều là dấu chấm, có rất nhiều văn bản thậm chí không có cả 2 loại dấu trên.
-Đối với sổ đăng kí“Công văn đi” không được cán bộ văn thư của công ty thực hiện đúng như trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định(Phụ lục 4)
-Đối với sổ đăng kí:Văn bản đến không được cán bộ Văn thư của công ty thực hiện đúng như trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW quy định(Phụ lục 5)
-Dấu đóng lên chữ ký trên văn bản thường đóng trùm quá 1/2 chữ ký thay vì như quy định là đóng trùm 1/3 hoặc 1/4 chữ ký về bên trái.
2.Những ưu –nhược điểm và kiến nghị
2.1 Những ưu điểm :
Trong thời gian thực tập tại công ty,em nhận thấy giờ làm việc của công ty nói chung cũng như của cán bộ trong Văn phòng nói riêng được thực hiện rất nghiêm túc và triệt để,thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 phút đến 11h30 phút,buổi chiều từ 13h30 phút đến 17h .Đó là việc làm rất đúng quy định của Nhà nước và đồng thời đảm bảo cho quá trình hoạt động của cơ quan được thông suốt,nâng cao hiệu quả trong công việc.
-Đội ngũ cán bộ trong công ty được Ban Giám đốc tạo điều kiện cho đi học thêm các khoá ngắn hạn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn
-Công tác Văn thư đã đựơc đầu tư trang thiết bị hiện đại như: máy tính nối mạng, máy in, máy fax,máy phôtô, ….các phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư.
-Các khâu nghiệp vụ công tác của công tác Văn thư đều được tổ chức một cách khoa học ,đảm bảo giải quyết công việc một cách nhanh chóng ,kịp thời, chính xác.
-Đã nắm bắt và ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời(công ty đã đầu tư mua phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý văn thư)
2.2 Những nhược điểm.
Có thể nói rằng, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, nhưng tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương các khâu của công tác Văn thư tuy làm tốt nhưng việc soạn thảo văn bản còn nhiều thiếu xót,chưa chấp hành nghiêm chỉnh ,nhiều văn bản chưa thực hiện triệt để theo
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPVP ban hành ngày 6/5/2005.Và Công văn số425/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Có lẽ do đây là công ty mang tính chất tư nhân nên công tác quản lý và thu thập thông tin cũng như việc chấp hành đúng nguyên tắc của Nhà nước nhiều khi còn kém hơn so với các đơn vị thuộc Nhà nước vì mang tính bắt buộc nên nhiều khi bị xem nhẹ hoặc cố tình chống đối
Việc quản lý giải quyết văn đI và đến còn chậm triển khai,thậm chí còn bị bỏ xót ,bỏ quên tại văn thư vẫn còn tình trạng chuyển nhầm công văn cho cá nhân ,đơn vị bởi nhiều khi công văn đến một lúc khá nhiều mà cán bộ Văn thư còn thiếu nhân lực.
Mặt khác việc lập hồ sơ chưa được thực hiện mà tài liệu chỉ lưu dưới dạng văn bản rời lẻ , chưa được lập hồ sơ hiện hành gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu,điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan.
Ngoài ra các Cán bộ lãnh đạo có biểu hiện xa rời thực tế ,thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở,nhiều khi giảI quyết công việc không theo điều tra ,nghiên cứu cụ thể.
Ở đây công tác văn thư còn chưa được chặt chẽ ,với các loại sổ như: lập hồ sơ hiện hành ,sổ đăng ký văn bản mật không có, điều này sẽ không bảo đảm được an toàn tài liệu, không góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Chưa xây dựng được hệ thống tra cứu tài liệu hoàn chỉnh mà chỉ tra tìm bằng phương pháp thủ công , vì vậy tìm tài liệu rất khó khăn,đặc biệt là khối lượng văn bản tương đối nhiều .Điều này gây ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc.
2.3 Kiến nghị
Trong quá trình khảo sát ,thực tập,nghiên cứu và đI vào thực tiễn công tác Văn thư ở Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương giờ đây em đã thấy mình học hỏi thêm rất nhiều điều mới lạ về hoạt động kinh doanh cũng như quản lý công tác Văn thư của công ty.Vận dụng lý luận đã học vào thực tiễn em xin đóng góp một số ý kiến, với mong muốn góp một phần nhỏ bé của mình để công tác Văn thư ngày càng đI vào chiều sâu và hoạt động có hiệu quả hơn.
-Cán bộ lãnh đạo công ty cần tuyên truyền phổ biến pháp luật các văn bản quy phạm pháp luật về công tác Vănthư để từ đó cán bộ ,công nhân viên hiểu đúng vai trò và tầm quan trọng của công tác này.Từ đó có sự quan tâm thích đáng đến nghiệp vụ chuyên môn của mình.
-Cần điều chỉnh hệ số lương ,quan tâm động viên về mặt tinh thần giúp Cán bộ Văn thư yên tâm công tác từ đó nâng cao hiệu quả công việc
-Công ty đã có đầu tư và áp dụng rộng rãi ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư ,đó là một việc làm thiết thực trong thời đại Công nghiệp hoá-Hiện đại hoá đất nước, vì vậy công ty phải đào tạo cho cán bộ Văn thư không chỉ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ mà còn là người sử dụng thành thạo hệ thống công nghệ thông tin,ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tiễn, muốn vậy công ty phải cử cán bộ Văn thư đi học những khoá học ngắn hạn để nắm bắt kịp thời và nâng cao tay nghề.
-Công ty cần phải ban hành những quy định riêng đối với công tác Văn thư và tuyên truyền cho từng phòng ban ,xí nghiệp.
Phải có quy định cụ thể về thời gian giao nộp tài liệu đối với từng đơn vị, tránh trường hợp các nhân viên vừa làm vừa chơI đến hạn nộp thì làm qua loa, kém hiệu quả.
-Cán bộ Văn thư nên cài đặt chương trình lưu trữ văn bản trên máy thường xuyên như vậy sẽ bảo quản và tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất đồng thời hạn chế được sổ sách,tiết kiệm chi phí mua tủ đựng sổ sách tài liệu,tiết kiệm không gian phòng làm việc,hạn chế việc lập các loại sổ rất mất thời gian.
-Cán bộ Văn thư nên học hỏi tìm hiểu nghiên cứu thêm những văn bản của Nhà nước quy định về công tác Công văn giấy tờ để tránh lạc hậu,sai sót để có thể thực hiện tốt hơn nghiệp vụ của mình
-Cán bộ văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hiện hành và lập danh mục hồ sơ càng sớm càng tốt để tránh mất mát các văn bản.
KẾT LUẬN
Trong một tháng thực tập ,với em chưa phải là một khoảng thời gian đủ để đánh giá tổng kết một cách toàn diện công tác Văn thư ở Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương .Nhưng khoảng thời gian đó đủ để em nhìn nhận rõ được tầm quan trọng của công tác Văn thư nói chung và công tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương nói riêng, nhìn nhận rõ về những việc đã làm được và những mặt hạn chế còn tồn đọng trong từng khâu nghiệp vụ của cán bộ Văn thư công ty.Với cương vị là một học viên thực tập tại công ty, em đã cố gắng nỗ lực hết mình để hoàn thành tốt các công việc được giao, em cũng đã có sự đánh giá, so sánh và mạnh dạn đưa ra một số nhận xét , kiến nghị , những kiến đó em mong muốn góp phần làm cho công tác Văn thư của cơ quan ngày càng có hiệu qủa hơn.
Sự hội nhập thế giới giúp con người sát lại gần nhau hơn vì vậy việc trao đổi thông tin đã trở thành một nhu cầu cấp thiết đặc biệt là trong thời kì Công nghiệp hoá -Hiện đại hoá hiện nay. Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã và đang góp phần sức lực của mình để xây dựng lên những công trình , những ngôi nhà , những con đường….để làm cho đát nước của chúng ta ngày một văn minh , hiện đại hơn, để tạo được những nét đẹp, hướng con người tới những điều cao đẹp hơn , để hoà nhập với sự phát triển của thế giới.Để đạt được những điều đó công ty đã phải trú trọng và không ngừng nỗ lực đẩy mạnh công tác Văn thư để thực hiện tốt những mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, bởi chỉ cần một sai sót nhỏ trong công tác Văn thư là sẽ có những hậu quả khó lường.
Do thời gian của đợt thực tập có hạn nên trong bản báo cáo thực tập này em mới chỉ trình bày được sơ lược qua về chức năng , nhiệm vụ , cơ cấu tổ
chức của công ty và đi sâu hơn vào trình bày tình hình công tác văn thư , những nhận xét ,đánh giá về công ty. Hơn lúc nào hết, việc tổ chức cho học sinh-sinh viên đi thực tập tốt nghiệp trước khi ra trường luôn là việc làm cần thiết và không thể thiếu được trong kế hoạch đào tạo của các trường Đại học,Cao đẳng , trung học chuyên nghiệp nói chung và của trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare nói riêng..Đây là một trong những hoạt đông tích cực giúp cho học sinh –sinh viên nắm vững được những công việc cụ thể về những ngành nghề mình đựơc học trong nhà trường để từ đó hiểu sâu hơn về những việc mình sẽ phải làm khi tốt nghiệp ra đi làm .
Những ưu- nhược điểm, thuận lợi và khó khăn trong đợt thực tập.
*Ưu điểm và thuận lợi:
Học sinh đã được trang bị đầy đủ kiến thức ,cơ sở lý thuyết về mặt công tác nghiệp vụ
Học sinh cũng đã được thực hành 90 tiết về nghiệp công tác văn thư ở trường trước khi đI thực tâp tại các cơ quan,đơn vị
Được giáo viên hướng dẫn quy trình đI thực tập, được nhà trường cấp giấy giới thiệu liên hệ địa điểm thực tập, tạo điều kiện tốt nhất cho việc đi thực tập tại cơ quan, đơn vị Bên cạnh đó là nhờ sự nhiệt tình của Ban Giám đốc , của các cán bộ làm công tác Văn thư tại công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã giúp em làm tốt công việc trong thời gian thực tập
Những kết quả đạt được và kinh nghiệm rút ra từ bản thân :
Trong quá trình thực tập em cảm thấy nhiều lúc lý thuyết và thực hành nhiều lúc khác xa nhau .Kiến thức đã học không chỉ là lý thuyết mà đã trở thành kỹ năng nghiệp vụ
Chính vì vậy mà qua đợt thực tập này em đã tiếp thu được khá nhiều kiến thức bổ ích được đI sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc đúng chuyên
môn của mình, rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân để phục vụ cho công việc sau này .Đồng thời củng cố phát huy được tác phong làm việc đúng giờ , đúng phong cách chuyên nghiệp,hợp lý, khoa học để đáp ứng được yêu cầu xã hội nói chung và của cơ quan nói riêng .Bởi vì làm một người cán bộ giỏi chuyên môn thôi chưa đủ mà còn phải rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trong suốt quá trình làm việc đòi hỏi cán bộ phảI có tinh thần trách nhiệm ,có sự phối hợp giữa các thành viên của tổ, bộ phận ,bộ phận này với tổ, bộ phận khác với lãnh đạo cơ quan.Phải có tinh thần làm việc nghiêm túc ,thực hiện đủ đúng , không được cắt xén, làm bớt các khâu nghiệp vụ
Nhược điểm và khó khăn:
Bên cạnh những ưu điểm thuận lợi nêu trên, em cũng có gặp phải một số khó khăn như:
Thời gian thực tập ngắn nên không thể tìm hiểu hết các khâu nghiệp vụ. Công ty chưa làm hết các bước nghiệp vụ như quy định của Nhà nước như chưa có hồ sơ hiện hành, chưa có sổ đăng kí văn bản mật… cho nên e chưa có dịp được tiếp xúc trực tiếp Cán bộ văn thư cơ quan hạn chế về số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc chưa thể hướng dẫn em cụ thể , tỉ mỉ hơn về những thao tác nghiệp vụ em chưa biết.
Văn bản chưa được quản lý đúng đắn, nghiêm túc nên nhiều khi em muốn tham khảo để viết báo cáo mà cán bộ Văn thư phải tìm rất lâu mới thấy.
Qua đề tài tốt nghiệp trên đã trình bày ở trên một lần nữa em xin khẳng định công tác Văn thư nói chung và Văn thư tại doanh nghiệp tư nhân là rất quan trọng và cần được quan tâm hơn nữa của các cấp các ngành để công tác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Văn thư được nâng cao và tiến lên hoà nhập với các ngành khác,bởi trong bất kì một tổ chức , cơ quan ,đơn vị nào cũng cần có những văn bản để
chỉ đạo và điều hành công việc vì vậy không ai có thể phủ nhận tầm quan trọng của công tác Văn thư.
Để viết được đề tài này, tôi đã nhận được sự quan tâm từ rất nhiều phía. Trước tiên em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường,cô giáo
Nguyễn Phương Hoa –bộ môn nghiệp vụ Văn thư _Lưu Trữ ,người đã hướng dẫn và truyền đạt giảng dạy cho em niềm say mê ,hiểu biết về bộ môn văn thư,để em có thể hoàn thành đề tài này với sự nỗ lực cao nhất.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ngài Giám đốc kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã cho phép tôi thực tập tại công ty.
Tôi xin chân thành cảm ơn ông Chánh Văn phòng ,cô văn thư cùng tập