, BIỆN PHÁP, THỰC HIỆN, NÂNG CAO, TÍNH HIỆU QUẢ , CÔNG TÁC VĂN THƯ, TRƯỜNG THCS
1 Đề tài SKKN: MỘT SỐ BIỆN PHÁP THỰC HIỆN NHẰM NÂNG CAO TÍNH HIỆU QUẢ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ Ở TRƯỜNG THCS I Đặt vấn đề: Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể điểm sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt vận hành cách trơn tru Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường phổ thơng nói chung trường THCS nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời địi hỏi phải có thơng tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách tồn diện Do cơng tác văn thư lưu, trữ hồ sơ phải coi trọng Trong công tác quản lý nhà trường, cơng tác văn thư hành giữ vai trị quan trọng, điều kiện khơng thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng thu thập, xử lý thơng tin cách đầy đủ, xác đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Công tác văn thư hành đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm đường lối Đảng, pháp luật nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư hành nhà trường Ý thức đầy đủ vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường II Cơ sở lý luận: Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị III Cơ sở thực tiễn: Từ lẽ trên, thấy quan tâm làm tốt cơng tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan hành nhà nước cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý quan, đơn vị Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư hành nhà trường Ý thức đầy đủ vai trị tầm quan trọng công tác văn thư hành nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường IV Nội dung nghiên cứu: Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành đa dạng, nhiên thân nêu số công tác quan trọng để thực gồm phần việc sau: o o Quản lý công văn Quản lý công văn đến o o Đánh máy loại văn Quản lý hồ sơ học sinh hồ sơ giáo viên Để phát huy hiệu công tác văn thư hành chính, thân tơi thực biện pháp sau: Biện pháp quản lý công văn đi: Các công văn gởi cho quan nhà trường phận chuyên môn lãnh đạo nhà trường soạn thảo lãnh đạo nhà trường phê duyệt cho ban hành, nhận trách nhiệm đánh máy, nhân trình hiệu trưởng ký ban hành Trước ban hành, giúp lãnh đạo kiểm tra kỹ thể thức văn bản, tả, ngữ pháp… Khi văn thức ký ban hành, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số xếp vào kẹp hồ sơ công văn Văn chuyển phải vào bì, dán kín, ghi rõ địa nơi nhận chuyển ngày ban hành văn Hầu hết văn gởi cho quan phòng GD&ĐT quan liên quan, trực tiếp gởi để đảm bảo công văn không bị thất lạc Các văn gởi ngồi gởi cho nội trường, tơi trực tiếp gởi ghi vào sổ ký nhận để theo dõi thực Mẫu sổ công văn STT Ngày tháng gởi Nơi nhận Trích yếu nội dung Lưu hồ sơ Ghi ………… ……… …………… ……… …… ………… ……… …………… ……… …… Một vấn đề quan trọng việc ban hành văn gởi việc đánh máy in công văn Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo xác, trình bày rõ, đẹp, thể thức qui định loại văn Những văn có nội dung quan trọng cần giữ bí mật, tơi đảm bảo giữ bí mật theo qui định Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo qui định: đóng dấu có chữ ký thủ trưởng - Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặc thù lập sổ ri`êng biệt để quản lý chặt chẽ loại giấy tờ, tài liệu,… SỔ GIAO CÔNG VĂN ĐI STT Ngày, Số ký Cơ quan Tên người Ghi 1 tháng ………… hiệu CV ………… nhận CV ………… nhận …………… ……… ………… ………… ……… ………… ……… Quản lý công văn đến: Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu cơng tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên ngồi Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời, xác Trong tiếp nhân cơng văn đến, phân loại, vào sổ công văn đến trình cho lãnh đạo trường xử lý Khi hiệu trưởng xử lý xong, in gởi cho tổ cá nhân thực hiện, lưu vào sổ công văn đến, xếp theo loại, cấp theo thời gian để thuận tiện việc tìm kiếm giúp cho Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng xử lý công việc dễ dàng Mẫu sổ công văn đến: Số Ngày đến đến Nơi gởi Số KH Ngày cơng văn cơng văn cơng văn Trích Loại Người yếu về… nhận Ký Ghi nhận Trong q trình xử lý cơng văn đến phải thực theo quy trình: bóc phong bì, phân loại, đóng dấu đến theo ngày tháng, kẹp phiếu trình cơng văn, chuyển lãnh đạo phịng Khi tiếp nhận cơng văn xử lý lãnh đạo, chỉnh sửa, nhập vào máy ghi sổ theo ý kiến xử lý lãnh đạo chuyển cho phận thực phải ký nhận Việc quản lý công văn phải tuân thủ thể thức văn theo quy định Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 7/4/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ Lưu ý thể thức văn phải theo nội dung, biểu mẫu hướng dẫn phòng GD&ĐT Phải mở sổ sách theo dõi số lượng công văn gửi bên ngồi, cơng văn chuyển nội phải có ký xác nhận rõ ràng Việc văn phải đảm bảo số lượng quy định ngành Khi xử lý công văn phải sử dụng dấu quy định, tuyệt đối khơng đóng dấu vào văn ký người khơng có thẩm quyền ký photo dấu đen (trừ lục, y chính) lấy chữ ký lãnh đạo đóng dấu đỏ đơn vị Đánh máy soạn thảo văn bản: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn u cầu cơng dân khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Một số qui trình q trình thực hiện: - Thực cách cập nhật loại văn mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo thời gian cần thiết để ban ngành nhà trường thực cách kịp thời, đáp ứng thông tin hai chiều lãnh đạo cán công chức - Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức - Văn sau đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với gốc trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn Quản lý hồ sơ học sinh: Hồ sơ học sinh gồm học bạ, Sổ đăng bộ, Sổ điểm, văn chứng - Sổ đăng ghi đủ thông tin cột, mục qui định, cạp nhật kịp thời, cuối năm trình Hiệu trưởng ký duyệt - Học bạ: Xếp theo lớp học sinh, định kỳ giao cho giáo viên chủ nhiệm ghi kết học tập học sinh thu lại lưu giữ cẩn thận, kiểm tra kỹ trước trình Hiệu trưởng ký duyệt kết cuối năm Thường xuyên theo dõi tham mưu cho Hiệu trưởng ký duyệt thời gian qui định - Học bạ, sổ ghi điểm lưu giữ cẩn thận, giao nhận giáo viên ký vào sổ không để thất lạc, xếp ngăn nắp ngăn tủ có ghi tên để tìm cần thiết - Văn chứng học sinh tốt nghiệp THCS khóa học lưu giữ cận thận, bảo quản, tránh thất lạc Học sinh nhận phải ký nhận, ghi tên rõ ràng; có người nhận phải có giấy ủy quyền Nhờ giúp cho Giáo viên Lãnh đạo nhà trưởng quản lý, theo dõi kết học tập học sinh dễ dàng Quản lý hồ sơ giáo viên: Hồ sơ giáo viên lưu giữ bì giấy, loại Quyết định, cấp, lý lịch công chức, phiếu đánh giá CBCC, chứng nhận khen thưởng, thi đua Trong q trình lưu trữ tơi xếp theo tổ chun mơn, tổ vị trí định, đồng thời hồ sơ cán GV CNV đánh mật mã, để vào sử dụng tiện việc tìm kiếm kịp thời Ngồi việc lưu trữ hồ sơ tủ tơi cịn lưu trữ phần mềm liệu PMIS máy vi tính, dựa vào chương trình này, tơi cập nhật thường xun thay đổi giáo viên, nhân viên thay đổi hệ số lương, thời gian nghỉ hưu, hệ đào tạo Toàn hồ sơ lưu giữ cẩn thận, không để thất lạc Kết Từ áp dụng kinh nghiệm thân nhận thấy đạt số kết sau: - Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bở ngỡ - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học thời gian quy định - Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao V Kết luận: Cơng tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiên cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định, tồn thơng tin tài liệu lưu trữ qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng…Hơn nữa, việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt tạo điều kiện cho quan hành nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tổ chức công dân Hệ thống văn quy phạm pháp luật ban hành lưu trữ khoa học giúp việc nghiên cứu sở pháp lý định dễ dàng Hệ thống văn sở để đảm bảo định hành ban hành thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hành Thông tin sở thực tiễn, sở pháp lý tập hợp đầy đủ, xác giúp q trình xử lý thơng tin, đề phương án khác nhau, thẩm định hiệu phương án lựa chọn phương án để định nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý hành nhà nước ngày cao giai đoạn Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thờI gian qua công tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi, đến cách đầy đủ, xác, kịp thờI giúp cho cơng tác quản lý cuẩ nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi nhiệm vụ năm học ngành giáo dục đề Việc theo dõi, đánh giá kết giáo dục học sinh giáo viên Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng kịp thời có chất lượng; giải kịp thời yêu cầu phụ huynh giáo viên việc thực hồ sơ học sinh VI Đề xuất: - Để người làm công tác văn thư, văn phịng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý - Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn - Cần mở khóa đào tạo cho cán văn thư, văn phòng cho trường học tập chuyên môn nghiệp vụ 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT-BNV: Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Mẫu soạn thảo văn bản: Dùng cho cán lãnh đạo quản lý cơng chức văn phịng – Tác giả: Hoàng Thị Loan – Nhà xuất thống kê Các trang Web GD&ĐT, Nội vụ 10 11 MỤC LỤC TT Nội dung I Đặt vấn đề II Cơ sở lý luận III Cơ sở thực tiễn IV Nội dung nghiên cứu Biện pháp quản lý công văn Quản lý công văn đến Đánh máy soạn thảo văn Quản lý hồ sơ học sinh Quản lý hồ sơ giáo viên Kết V Kết luận VII Đề xuất Tài liệu tham khảo Mục lục Trang 2 6 7 10 11 11 ... công văn đến o o Đánh máy loại văn Quản lý hồ sơ học sinh hồ sơ giáo viên Để phát huy hiệu cơng tác văn thư hành chính, thân thực biện pháp sau: Biện pháp quản lý công văn đi: Các công văn gởi... hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường II Cơ sở lý luận: Về hiểu, cơng tác văn thư công tác nhằm. .. vai trị tầm quan trọng cơng tác văn thư hành nhà trường nên trình cơng tác tơi ln tìm tịi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư hành chính, góp phần tích