SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Biện pháp 1: Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn

thảo, trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu

thể thức văn bản để trình ký và phát hành

7

4 Biện pháp 4: Quản lý và phát văn bằng 21

5 Biện pháp 5: Quản lý sĩ số học sinh đến - đi 21

A ĐẶT VẤN ĐỀ

I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI.

Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trong nhàtrường, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tàiliệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệuđược lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chínhxác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, nhà trườngkhông thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúngđắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thờithông tin từ tài liệu lưu trữ trong nhà trường

Trong công tác văn thư, lưu trữ giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điềukiện không thể thiếu nhằm giúp cho Hiệu trưởng thu thập, xử lý thông tin mộtcách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoànthành tốt nhiệm vụ của nhà trường

Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo đơn

vị thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm đường lốicủa Đảng, pháp luật của Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêucủa ngành đề ra

Do đó vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động của nhàtrường là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:

+ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấpnhững tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ hoạt động củanhà trường Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, nhữngbằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường

+ Giúp cho cán bộ, viên chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất côngviệc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cánhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách

có hệ thống, qua đó cán bộ, viên chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phầnthực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng

là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nước ở nước tahiện nay

+ Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổchức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằngchứng về hoạt động của nhà trường, phục vụ việc kiểm định, thanh tra, kiểm tra,

hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Chính vì vậy tôi chọn đề tài “ Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS”.

1 Cơ sở lí luận.

Công tác văn thư: Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhàtrường; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư (Điều 1 chương INghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 quy định chung vềcông tác văn thư) Văn thư cơ quan còn có những nhiệm vụ:

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

- Giúp BGH nhà trường theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản;

- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức,viên chức;

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác (Điều 29 chương IV Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm

2004 quản lý Nhà nước về công tác văn thư )

Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo

quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồmnhững nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tàiliệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong quá trình thực hiện các nội dung công việccông tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật

2 Cơ sở thực tiễn.

Công tác văn thư, lưu trữ trong nhiều năm trước đây trong các trường họcnhìn chung chưa được quan tâm đúng mức, chưa nhận thức được tầm quantrọng của công tác văn thư, lưu trữ Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa vàtầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, đơn vị trường học.chưa được bố trí cán bộ công chức văn thư, lưu trữ làm công tác này, mà thường

là các giáo viên làm công tác kiêm nhiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụchưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác văn thư, lưu trữ và nhất làtrong sự nghiệp đổi mới của công tác văn thư, lưu trữ

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của nhà trường,ngày đầu tiếp nhận công tác của đơn vị tôi rất bỡ ngỡ và không hiểu được quytrình của công tác văn thư, lưu trữ Tiếp nhận các hồ sơ lưu trữ trước đây khôngđược sắp xếp theo trật tự nên việc tra cứu tìm kiếm tài liệu cũ rất vất vả

Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữnhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ranhững biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, lưutrữ, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thànhtốt nhiệm vụ quản lý cơ quan, đơn vị

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách côngtác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được cácphương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức củamỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định

Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việctìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác

II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU.

Trên cơ sở nghiên cứu tài liệu làm sáng tỏ các cơ sở lý luận, kết hợp tìmhiểu nghiên cứu thực trạng, tìm ra những ưu - khuyết điểm - những tồn tại - hạnchế nhằm tìm ra những biện pháp thích hợp, hiệu quả từ đó giúp nhân viên vănthư, lưu trữ tháo gỡ những khó khăn vướng mắc đã nêu trên

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU.

Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòihỏi nhân viên văn thư, lưu trữ phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt nănglực của nhân viên văn thư trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quảcao

Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn thư về côngtác văn thư, lưu trữ

Người làm công tác văn thư, lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu mộtcách thật nhanh chóng, soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nộidung, đúng thể thức để trình ký

Người làm công tác văn thư nếu có kế hoạch làm việc khoa học, dành thờigian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốtnhiệm vụ văn thư, lưu trữ

IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU.

Thời gian có hạn nên tôi chỉ tổ chức thực hiện và vận dụng trong 3 năm(năm 2012, 2013, 2014), thông qua đề tài giúp nhân viên văn thư, lưu trữ trongcác trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong thời gian và sức lựcđược sử dụng ít nhất và tiết kiệm nhất

Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư;

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm

2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản;

Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản

Thông tư 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Thông tư 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp và có khoahọc

Sự đoàn kết của tập thể CB – GV – NV của nhà trường Mỗi cá nhân đều

có ý thức vươn lên thực hiện hết tinh thần trách nhiệm của mình, đội ngũ giáoviên có chuyên môn tốt, nhiệt tình, chuẩn về kiến thức, kỹ năng sư phạm cókinh nghiệm về công tác giảng dạy lâu năm

3 Khó khăn.

Bản thân là một nhân viên Thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ,không được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ một cách bài bản, nên nghiệp vụchuyên môn còn hạn chế

Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phảitiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một số khó khăn trong công tác

và trong xử lý vấn đề

Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi qua các đợt bồi dưỡngnghiệp vụ ngắn hạn của Quận tổ chức và tự tìm hiểu qua các Thông tư, Nghịđịnh của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, học hỏi các đơn vị trường bạn rútkinh nghiệm để vượt qua và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làmcông tác văn thư, lưu trữ là trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúngyêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành

Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanhchóng nhất là một vấn đề không dễ dàng Chính những vấn đề bức xúc trên thúcđẩy tôi tìm các biện pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn

thành tốt nhiệm vụ được giao.

II CÁC BIỆN PHÁP ĐƯỢC THỰC HIỆN.

1 Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành.

Người làm công tác văn thư muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nóichung, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủnội dung, chính xác, đúng yêu cầu thể thức văn bản để trình ký và phát hành nóiriêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:

- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt

là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời cácvăn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác như.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội VụHướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất

- Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục, cách trình bày thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản mà mình muốn soạn thảo phát hành

Về thể thức văn bản: là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thànhphần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bảnnhất định

Kỹ thuật trình bày văn bản: quy định bao gồm phong chữ trình bày trênvăn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theoTiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 khổ giấy văn bản hành chính được trìnhbày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), kiểu trình bày văn bản hành chínhđược trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4, định lề trang văn bản ( đối vớikhổ A4) Lề trên: cách mép trên từ 20 mm;

Lề dưới: cách mép dưới từ 20mm;

Lề trái: cách mép trái từ 30 mm;

Lề phải: cách mép phải từ 20 mm

Một số ví dụ, mẫu soạn thảo, trình bảy văn bản đầy đủ nội dung, chính xác,đúng yêu cầu thể thức văn bản

Ví dụ 1 Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ

UBND QUẬN TÂY HỒ

Căn cứ Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 của UBND Quận Tây

Hồ về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014,

Trường THCS ………… xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm

2 Yêu cầu

Tăng cường công tác quản lý Nhà nước và hoạt động công tác văn thư, lưutrữ đối với các phòng, ban chuyên môn thực hiện đúng quy định của pháp luật

về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014

II NỘI DUNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1 Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

a Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật vềvăn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối với cán bộ, công chức, viên chức

về vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ;

b Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với nhân viênvăn thư, lưu trữ của nhà trường;

c Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong các hoạt độngvăn thư, công tác lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng của công tác văn thư vàphục vụ việc khai thác sử dụng hiệu quả thực hiện lưu trữ;

d Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với nhân viênvăn thư, lưu trữ của nhà trường;

- Triển khai và thực hiện các quy định của pháp luật, văn bản chỉ đạo,hướng dẫn của Trung ương, Thành phố, Quận và nhà trường về công tác vănthư, lưu trữ;

- Ban hành các văn bản về văn thư, lưu trữ: Kế hoạch công tác văn thư, lưutrữ năm 2014, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình soạn thảo và banhành văn bản; Danh mục hồ sơ của nhà trường Tổ chức kiểm tra, hướng dẫncông tác văn thư, lưu trữ đối với nhân viên văn thư, lưu trữ của nhà trường theoquy định tại Thông tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụHướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan;Quy định thời hạn bảo quản tài liệu của nhà trường theo quy định tại Thông tư

số 13/2011/TT - BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định hiệnhành;

- Thực hiện các nội dung công việc tại đơn vị như:

* Đối với công tác văn thư:

+ Công tác soạn thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản;

+ Công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến;

+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan, lưu trữ lịch sử;

+ Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật;

* Đối với công tác lưu trữ:

+ Tình trạng tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; việc xácđịnh giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật;+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;

+ Bổ sung trang thiết bị bảo quản tài liệu đảm bản an toàn tài liệu lưu trữTrang thiết bị Phòng cháy chữa cháy, nhiệt kế đo độ ẩm, giá bảo quản tài liệu,nội quy sử dụng tài liệu

+ Sắp xếp hồ sơ, văn bản đi, văn bản đến vào kho lưu trữ của trường

- Thực hiện chế độ thống kê hằng năm về công tác văn thư, lưu trữ theoquy định.

2 Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ

a Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành văn bản mới hệ thống văn bản

về văn thư, lưu trữ của nhà trường theo đúng quy định của Nhà nước:

- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; các quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn bản đi - đến; quy chế quản lý và

sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật;

- Thực hiện tốt các quy định về quản lý công tác văn thư, lưu trữ

b Đảm bảo các điểu kiện cở sở vật chất thực hiện công tác văn thư, lưu trữ:

- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bịmới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu

III PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM - TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1 Thủ trưởng đơn vị

- Tăng cường chỉ đạo, phân công, giao trách nhiệm cho từng Cán bộ - Giáoviên - Nhân viên trong việc lập hồ sơ công việc theo chức năng được phân công,thực hiện lưu trữ văn bản của tổ - khối mình

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới hệ thống văn bản về văn thư,lưu trữ theo đúng qui định theo một số nội dung sau:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế, nội qui về quản lý sử dụngcon dấu trong công tác văn thư của nhà trường

+ Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản đi - đến

+ Lập danh mục và thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành của đơn vị và giaonộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ của trường theo đúng thời gian và qui địnhcủa Pháp luật

+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lưu trữcủa Quận đúng thời hạn, đúng thủ tục

+ Chủ động bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết phục vụ côngtác lưu trữ và khai thác tài liệu lưu trữ theo qui định.

+ Bố trí cán bộ phụ trách kho lưu trữ

2 Nhân viên văn thư

- Tham mưu việc xây dựng và ban hành văn bản về nội qui, qui chế côngtác văn thư, lưu trữ; Qui trình soạn thảo và ban hành văn bản; ban hành danhmục hồ sơ hiện hành của cơ quan theo đúng qui định của Nhà nước

- Tham mưu, chuẩn bị cơ sở vật chất như: Phòng lưu trữ, các trang thiết bịthiết yếu phục vụ, bảo đảm an toàn việc lưu trữ và khai thác thông tin tại trườngtheo tiêu chuẩn đã qui định

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các tổ, bộ phận, phục vụ công táckhai thác thông tin theo quy định

Trên đây là kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm

2014 của Trường THCS …………, yêu cầu toàn thể CB – GV - NV, các tổchuyên môn, các bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện

Mẫu 1 - Giấy mời

UBND QUẬN TÂY HỒ

TRƯỜNG THCS …………

Số: /GM – THCS…. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………, ngày tháng năm GIẤY MỜI ………… (5)………

……… (2) …… ………trân trọng kính mời: Ông (bà) (6) …

Tới dự (7) …

…

Thời gian: …

Địa điểm …

…

………

Nơi nhận:

- Như trên;

- Lưu: VT.

HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Mẫu 2 - Giấy giới thiệu

UBND QUẬN TÂY HỒ

TRƯỜNG THCS ……….

Số: /GGT – THCS…. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ………… , ngày tháng năm GIẤY GIỚI THIỆU Hiệu trưởng trường THCS……… trân trọng giới thiệu: Ông (bà) (5) …

Chức vụ: …

Được cử đến: (6) …

Về việc: …

…

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ Giấy này có giá trị đến hết ngày

Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT. HIỆU TRƯỞNG (Chữ ký, dấu) Họ và tên Mẫu 3 – Quyết định UBND QUẬN TÂY HỒ TRƯỜNG THCS ………

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /QĐ – THCS…. ………, ngày tháng năm

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ……… (6) ………

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS ………

Căn cứ (8) ….;

Căn cứ (9) ….;

Xét đề nghị của ….,

QUYẾT ĐỊNH: Điều 1 .(10) …

…

Điều …

… /

Nơi nhận: - Như Điều …; - …… ;

- Lưu: VT.

HIỆU TRƯỞNG

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

2 Quản lý văn bản đến

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư nhà trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng

ký tại văn thư, các cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Văn bản được gửi qua mạng được lấy về và lưu vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến dạng số ghi rõ ngày, tháng, năm, số văn bản và trích yếu nội dung văn bản Sau đó trình, chuyển văn bản đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ;

- Văn bản được gửi bằng thư thì văn thư tiếp nhận văn bản đến phải trình, chuyển giao văn bản đến đến cho thủ trưởng cơ quan hoặc lãnh đạo trực hoặc đích danh người nhận, sau đó lãnh đạo chuyển cho văn thư làm thủ tục đóng dấu văn bản đến, đăng ký vào sổ văn bản đến

- Văn bản đến được lưu theo năm và chia theo từng tháng đến

- Các văn bản của cơ quan hoặc cá nhân có địa chỉ thì lãnh đạo cơ quanhoặc cá nhân là người trực tiếp bóc bì theo quy định.

Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặcngười nhận nhậnKý Ghichú

b) Trình, chuyển giao văn bản đến

- Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyểngiao cho các bộ phận, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độkhẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm nhanh chóng, chính xác, đúng đốitượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổchuyển giao văn bản đến