SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

31 378 0
SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả  trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCSSKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS MỤC LỤC STT Nội dung Trang A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Cơ sở lí luận Cơ sở thực tiễn II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Đặc điểm tình hình chung Thuận lợi Khó khăn II CÁC BIỆN PHÁP ĐƯỢC THỰC HIỆN Biện pháp 1: Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bày văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Biện pháp 2: Quản lý văn đến 14 Biện pháp 3: Quản lý văn 18 Biện pháp 4: Quản lý phát văn 21 Biện pháp 5: Quản lý sĩ số học sinh đến - 21 III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 25 C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 I KẾT LUẬN 28 II KIẾN NGHỊ 28 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS A ĐẶT VẤN ĐỀ I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI Qua thời gian thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ nhà trường, nhận thấy: soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên khơng có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ nhà trường Trong công tác văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng, điều kiện khơng thể thiếu nhằm giúp cho Hiệu trưởng thu thập, xử lý thơng tin cách đầy đủ, xác đề định quản lý có hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo đơn vị thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm đường lối Đảng, pháp luật Nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề Do vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm sau: + Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ hoạt động nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường + Giúp cho cán bộ, viên chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, viên chức kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta + Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đồn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động nhà trường, phục vụ việc kiểm định, tra, kiểm tra, Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS giám sát + Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến nhà trường bí mật quốc gia Từ đặc điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành Nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Chính tơi chọn đề tài “ Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS” Cơ sở lí luận Cơng tác văn thư: Bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư (Điều chương I Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày tháng năm 2004 quy định chung công tác văn thư) Văn thư quan có nhiệm vụ: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân; - Giúp BGH nhà trường theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến; - Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm; - Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu; - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; - Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức; - Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác (Điều 29 chương IV Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày tháng năm 2004 quản lý Nhà nước công tác văn thư ) Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Cơng tác lưu trữ: Là q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Cơ sở thực tiễn Công tác văn thư, lưu trữ nhiều năm trước trường học nhìn chung chưa quan tâm mức, chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trường học chưa bố trí cán cơng chức văn thư, lưu trữ làm công tác này, mà thường giáo viên làm công tác kiêm nhiệm, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ nghiệp đổi công tác văn thư, lưu trữ Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ nhà trường, ngày đầu tiếp nhận công tác đơn vị bỡ ngỡ khơng hiểu quy trình cơng tác văn thư, lưu trữ Tiếp nhận hồ lưu trữ trước không xếp theo trật tự nên việc tra cứu tìm kiếm tài liệu cũ vất vả Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ nhà trường nên q trình cơng tác tơi ln tìm tòi, cải tiến cơng tác tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao cơng tác văn thư, lưu trữ, góp phần tích cực việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý quan, đơn vị Để có văn mang tính xác cao, đòi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy học tập việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Trên sở nghiên cứu tài liệu làm sáng tỏ sở lý luận, kết hợp tìm hiểu nghiên cứu thực trạng, tìm ưu - khuyết điểm - tồn - hạn chế nhằm tìm biện pháp thích hợp, hiệu từ giúp nhân viên văn thư, lưu trữ tháo gỡ khó khăn vướng mắc nêu Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện, đối tượng, nơi khơng đòi hỏi nhân viên văn thư, lưu trữ phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn thư quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao Nâng cao nhận thức trách nhiệm nhân viên văn thư công tác văn thư, lưu trữ Người làm công tác văn thư, lưu trữ tìm kiếm văn lưu cách thật nhanh chóng, soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung, thể thức để trình ký Người làm cơng tác văn thư có kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU Thời gian có hạn nên tổ chức thực vận dụng năm (năm 2012, 2013, 2014), thông qua đề tài giúp nhân viên văn thư, lưu trữ trường học hồn thành tốt nhiệm vụ thời gian sức lực sử dụng tiết kiệm B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ TRƯỜNG Đặc điểm tình hình chung Trong năm gần cải cách thủ tục hành Nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ trường học Phòng Nội vụ Quận, Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn: Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS đến Thông tư 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Công tác văn thư, lưu trữ thực cách ngăn nắp có khoa học Thuận lợi Được quan tâm sâu sắc đạo trực tiếp Phòng Nội vụ Quận Tây Hồ, Phòng Giáo Dục & Đào Tạo Tây Hồ, BGH nhà trường Có phối kết hợp chặt chẽ ban ngành đoàn thể: Hội cha mẹ học sinh nhà trường, Hội khuyến học Hội cựu giáo chức phường Phú Thượng, góp phần vào xã hội hố giáo dục xây dựng sở vật chất đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Sự đoàn kết tập thể CB – GV – NV nhà trường Mỗi cá nhân có ý thức vươn lên thực hết tinh thần trách nhiệm mình, đội ngũ giáo viên có chun mơn tốt, nhiệt tình, chuẩn kiến thức, kỹ sư phạm có kinh nghiệm cơng tác giảng dạy lâu năm Khó khăn Bản thân nhân viên Thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, không đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cách bản, nên nghiệp vụ chun mơn hạn chế Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu phải tiếp cận làm quen với cơng việc nên gặp số khó khăn công tác xử lý vấn đề Mặc dù cố gắng khắc phục, học hỏi qua đợt bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn Quận tổ chức tự tìm hiểu qua Thơng tư, Nghị định Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ, học hỏi đơn vị trường bạn rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Tuy nhiên vấn đề nan giải gây xúc cho người làm công tác văn thư, lưu trữ trình bày văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm biện pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hồn Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS thành tốt nhiệm vụ giao II CÁC BIỆN PHÁP ĐƯỢC THỰC HIỆN Biện pháp tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành Người làm cơng tác văn thư muốn hồn thành tốt nhiệm vụ giao nói chung, tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn để trình ký phát hành nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực cơng tác Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách cách thuận lợi - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách hoạt động nhà trường - Phải thật nhạy bén, động, sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với lãnh đạo nhà trường - Điều đặc biệt phải nắm vững quy trình, bố cục, cách trình bày thể thức kỹ thuật trình bày văn mà muốn soạn thảo phát hành Về thể thức văn bản: tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Kỹ thuật trình bày văn bản: quy định bao gồm phong chữ trình bày văn máy vi tính phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 khổ giấy văn hành trình bày khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm), kiểu trình bày văn hành trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4, định lề trang văn ( khổ A4) Lề trên: cách mép từ 20 mm; Lề dưới: cách mép từ 20mm; Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Lề trái: cách mép trái từ 30 mm; Lề phải: cách mép phải từ 20 mm Một số ví dụ, mẫu soạn thảo, trình bảy văn đầy đủ nội dung, xác, yêu cầu thể thức văn Ví dụ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ UBND QUẬN TÂY HỒ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS ………… Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: …/KH – THCS… ………… , ngày 15 tháng năm 2014 KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Căn Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 UBND Quận Tây Hồ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, Trường THCS ………… xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 sau: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích yêu cầu - Nâng cao nhận thức CB – GV - NV Trường THCS …… hiểu rõ vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; - Thực quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động nhà trường theo quy định Nhà nước công tác lưu trữ; - Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ; hệ thống, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn hành Yêu cầu Tăng cường công tác quản lý Nhà nước hoạt động công tác văn thư, lưu trữ phòng, ban chuyên môn thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 II NỘI DUNG NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ a Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến văn pháp luật văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức vai trò, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ; Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS b Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ nhân viên văn thư, lưu trữ nhà trường; c Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin hoạt động văn thư, công tác lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ việc khai thác sử dụng hiệu thực lưu trữ; d Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ nhân viên văn thư, lưu trữ nhà trường; - Triển khai thực quy định pháp luật, văn đạo, hướng dẫn Trung ương, Thành phố, Quận nhà trường công tác văn thư, lưu trữ; - Ban hành văn văn thư, lưu trữ: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Danh mục hồ nhà trường Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ nhân viên văn thư, lưu trữ nhà trường theo quy định Thông tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan; Quy định thời hạn bảo quản tài liệu nhà trường theo quy định Thông tư số 13/2011/TT - BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ quy định hành; - Thực nội dung công việc đơn vị như: * Đối với công tác văn thư: + Công tác soạn thảo văn bản; ban hành quản lý văn bản; + Công tác tiếp nhận, quản lý văn đến; + Công tác lập hồ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; + Quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật; * Đối với công tác lưu trữ: + Tình trạng tài liệu lưu trữ; cơng tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng; việc xác định giá trị tài liệu tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật; + Bảo quản tài liệu lưu trữ; + Bổ sung trang thiết bị bảo quản tài liệu đảm an toàn tài liệu lưu trữ Trang thiết bị Phòng cháy chữa cháy, nhiệt kế đo độ ẩm, giá bảo quản tài liệu, nội quy sử dụng tài liệu + Sắp xếp hồ sơ, văn đi, văn đến vào kho lưu trữ trường Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS - Thực chế độ thống kê năm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a Rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành văn hệ thống văn văn thư, lưu trữ nhà trường theo quy định Nhà nước: - Thống quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quản lý văn - đến; quy chế quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật; - Thực tốt quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ b Đảm bảo điểu kiện cở sở vật chất thực công tác văn thư, lưu trữ: - Thường xuyên kiểm tra thực việc bảo trì, sửa chữa trang bị thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Công tác tổ chức cán - Kiện tồn đội ngũ, phân cơng cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ có trình độ nghiệp vụ phù hợp yêu cầu đơn vị - Tham mưu đề xuất chế độ phụ cấp cho nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành Nhà nước - Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho nhân viên văn thư nói riêng CB - GV - NV tồn trường nói chung III PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM - TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng đơn vị - Tăng cường đạo, phân công, giao trách nhiệm cho Cán - Giáo viên - Nhân viên việc lập hồ công việc theo chức phân công, thực lưu trữ văn tổ - khối - Rà soát, sửa đổi, bổ sung ban hành hệ thống văn văn thư, lưu trữ theo qui định theo số nội dung sau: + Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy chế, nội qui quản lý sử dụng dấu công tác văn thư nhà trường + Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn - đến + Lập danh mục thực việc lập hồ hành đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ trường theo thời gian qui định Pháp luật + Lập kế hoạch tổ chức thực kế hoạch thu, nộp tài liệu vào lưu trữ Quận thời hạn, thủ tục 10 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp; Phân văn đến cho phận, cá nhân giải quyết; CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến thời hạn quy định văn đến Quản lý văn a) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn 17 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Văn đơn vị trường học thường văn bản, báo cáo, thông báo, kế hoạch… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải văn đơn vị Trước phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Tất văn nhà trường ghi số theo hệ thống số chung đơn vị văn thư thống quản lý, ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn b) Đăng ký văn Các văn đơn vị đăng ký vào sổ đăng ký văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Từ số ……….… … đến số …………… Từ ngày ………… đến ngày ….……… Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký 18 Nơi nhận văn Đơn vị người nhận lưu Số lượng Ghi Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS c) Nhân bản, đóng dấu Văn nhân theo số lượng xác định phần Nơi nhận văn thời gian quy định Khi đóng dấu, tơi đảm bảo theo qui định: đóng dấu có chữ kỹ lãnh đạo nhà trường, dấu đóng phải xác phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Văn phải vào sổ chuyển giao văn CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Từ số ……….… … đến số …………… Từ ngày ………… đến ngày ….……… Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi d) Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu văn thư lưu hồ theo dõi, giải công việc 19 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Bản gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định quan Văn chia thành loại văn bản: văn hành thơng thường văn hành cá biệt, xếp theo tháng năm Văn chuyển nhiều cách lúc văn thư phải vào sổ giao văn đi, người nhận văn mang phải ký nhận vào sổ Ngồi đơn vị số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: 20… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SỐ:… Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số, ký hiệu, ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Hồ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi Quản lý phát văn Nhận văn Phòng GD – ĐT đối chiếu đủ số lượng văn nhà trường đăng ký (bằng sao) Và kiểm tra văn học 20 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS sinh với danh sách cấp tốt nghiệp có với danh sách học sinh sổ liệu sổ Văn kiểm tra với sổ cấp tốt nghiệp đưa vào hộp lưu giữ tốt nghiệp năm học để tủ cấp phát Việc trả trường tiến hành theo trình tự: - Thông báo lên loa truyền Phường 15 ngày kể từ ngày nhận văn từ cấp - Học sinh đến nhận văn phải xuất trình chứng minh thư nhân dân hộ giấy tờ tùy thân - Vào sổ cấp tốt nghiệp đầy đủ nội dung TT Họ Giới Ngày Nơi Dân Lớp Hội Xếp Vào Mã Ngày Ngày Ký tính sinh sinh tộc đồng loại sổ số cấp trả nhận tên xét cấp phôi số Mỗi năm kiểm kê lần: lần sau nhận tháng, lần vào ngày 15 tháng 12 hàng năm để biết số lượng tồn Quản lí sĩ số học sinh đến – Hàng năm chuẩn bị cho năm học mới, hè phải thường xuyên cập nhật số học sinh chuyển đi, chuyển đến để báo cáo cho Hiệu trưởng biết giúp cho việc chuẩn bị phân công lớp học khối cho toàn trường Trong năm học Hiệu trưởng cần nắm bắt thay đổi sĩ số học sinh hàng CỘNG XÃđể HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT tháng có biến động hayHỊA khơng điều cơng tác NAM quản lý nhà trường Độc lập – Tự – Hạnh phúc Để việc báo cáo số liệu học sinh xác tháng khối học với Hiệu trưởng nhà trường Tôi mở sổ theo dõi sĩ số học sinh hàng tháng theo lớp học sổ theo dõi học sinh đến, Cuối tháng đến hết ngày 25 hàng tháng lập bảng cáo sĩDÕI số hàng tháng trình với Ban giám hiệu, Phòng SỔbáo THEO SĨ SỐ HỌC SINH GD & ĐT duyệt Đồng thời hệ thống sổ theo dõi giúp nhà trường theo 2015 dõi tỷ lệ học sinh chuyểnNăm: trường, lý -do2016 chuyển trường từ có giải pháp để trì tốt sĩ số học sinh trường 21 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCSSỐ HỌC SINH THÁNG … NĂM……… Lớp Sĩ số đầu tháng Tổng số HS nữ Sĩ số cuối tháng Tổng số HS nữ Học sinh chuyển … … … … … … … Tổng 22 Học sinh chuyển đến Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN THÁNG … NĂM …………… TT Họ tên học sinh Năm sinh Lớp cũ Nơi BC lớp 23 Họ tên bố, mẹ Địa nơi Hồ gồm có Ký nộp Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI Năm: 2015 - 2016 Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 HỌC SINH CHUYỂN ĐI THÁNG … NĂM …………… TT Họ tên Năm học sinh sinh lớp Họ tên bố, mẹ Địa nơi 24 Hồ Nơi đến Ngày trả h/s gồm có Phụ huynh ký tên Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Qua trình triển khai thực năm, cơng tác văn thư, lưu trữ trường đạt số kết sau: Việc lưu trữ văn đầy đủ, có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày tơi Hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng bỡ ngỡ Góp phần giúp BGH hồn thành nhiệm vụ, báo cáo nộp thời gian quy định Khơng tình trạng tồn đọng nhiều năm mà học sinh không đến nhận Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, công việc đạt hiệu cao cho đơn vị Trong năm học (2011 - 2012, 2012 - 2013, 2013 - 2014) qua đợt kiểm tra Phòng GD&ĐT cơng tác văn phòng đánh giá: xếp loại tốt 25 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Năm 2014 UBND quận Tây Hồ tặng giấy khen có thành tích cơng tác văn thư lưu trữ Nhận thức tập thể CB – GV – NV nhà trường công tác văn thư, lưu trữ nâng lên rõ rệt Mọi hoạt động nhà trường thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương đường lối Đảng; sách pháp luật Nhà nước, quản lý, điều hành, đạo cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, kịp thời, xác đáp ứng tốt theo yêu cầu cấp Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, tổ chức, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, mà khơng xem nhẹ người làm công tác văn thư, lưu trữ Tuy nhiên bên cạnh kết đạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trở thành nhiệm vụ quan trọng không nhà trường mà cấp ngành khác Tủ lưu trữ văn đến – văn 26 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Kẹp lưu văn đến 27 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS Kẹp lưu văn C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS I KẾT LUẬN Trong nhà trường đưa kinh nghiệm công tác quản lý, bảo quản hồ sổ sách, cách lưu trữ vănvăn đến cho tất CB – GV – NV buổi họp hội đồng để đồng chí, đồng nghiệp học hỏi lẫn rút kinh nghiệm quý giá công tác bảo quản lưu trữ loại hồ sổ sách cho cá nhân, hiệu tốt, tạo tính tỷ mỉ, cẩn thận, nhanh gọn tìm kiếm văn Từ kinh nghiệm vận dụng cho nhà trường đến có nhiều trường anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, mặt giới thiệu quang cảnh trường lớp, phòng ban, mặt tơi đưa kinh nghiệm công tác văn thư Muốn có cơng việc đạt hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên thân cán văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trơi chảy đạt hiệu cao Công tác văn thư, lưu trữ mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, xác phải trực tiếp xử lý công việc với thái độ hồ nhã, ân cần siêng Tạo cơng cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ kiểm định, tra, kiểm tra, giám sát đạt kết tốt II KIẾN NGHỊ - Ban lãnh đạo cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, máy móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ nhà trường ngày tốt - Thường xuyên tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên văn thư quy, chuyên nghiệp Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Bản thân tìm tòi, suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác Văn thư, lưu trữ Trong q trình tìm tòi học hỏi chắn nhiều thiếu sót, mong đóng góp ý kiến Hội đồng khoa học ngành, quý thầy cô, anh, 29 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS chị, em đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện Hà Nội, ngày 26 tháng năm 2015 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS TT NỘI DUNG CÁC VĂN BẢN THAM KHẢO Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Thông tư 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thơng tư 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 UBND Quận Tây Hồ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, 31 ... Kẹp lưu văn đến 27 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS Kẹp lưu văn C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác. .. Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu công tác văn thư, lưu trữ trường THCS III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Qua trình triển khai thực năm, công tác văn thư, lưu trữ trường đạt số kết sau: Việc lưu. .. xếp hồ sơ, văn đi, văn đến vào kho lưu trữ trường Một số biện pháp thực nhằm nâng cao tính hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ trường THCS - Thực chế độ thống kê năm công tác văn thư, lưu trữ theo quy

Ngày đăng: 05/03/2018, 16:13

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan