SKKN MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON

Từviệc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản,cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản.Với tính chất đặc thù

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC

I THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN

1 Họ và tên: TRẦN THỊ NINH KIỀU

2 Ngày tháng năm sinh: 02 – 06 – 1983

3 Nam, nữ: Nữ

4 Địa chỉ: Ấp 1, Xuân Đường, Cẩm Mỹ, Đồng Nai

5 Điện thoại: 0613.727136 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ:

7 Chức vụ: Nhân viên văn thư

8 Đơn vị công tác: Trường mầm non Xuân Đường

II TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO

- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất:

- Năm nhận bằng:

- Chuyên ngành đào tạo:

III.KINH NGHIỆM KHOA HỌC

- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:

Số năm có kinh nghiệm:

- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

BM02-LLKHSKKN

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN

THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Văn thư lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong các cơ quan hànhchính nhà nước nói chung và trong các trường học nói riêng Vai trò của công tácvăn thư lưu trữ đối với công tác quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Từviệc chỉ đạo, điều hành, quyết định đến việc thi hành đều gắn liền với văn bản,cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành, sử dụng và lưu trữ văn bản.Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn,chỉ thị, thông tư, nghị định là rất nhiều nên nó đòi hỏi người làm công tác văn thưtrong trường học phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp; phải biết sắp xếp, phân loại và

xử lý các văn bản nhận được một cách khoa học, nhanh chóng và chính xác giúphiệu trưởng nắm bắt kịp thời những thông tin để có hướng giải quyết, thực hiệnmột cách chính xác và kịp thời nhằm giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ

Được sự điều động công tác của Phòng giáo dục và đào tạo huyện Cẩm Mỹ,tôi về nhận nhiệm vụ công tác văn thư tại trường mầm non Xuân Đường từ ngày01/03/2010 Do trước đó nhân viên văn thư cũ của trường đã chuyển công tác từtháng 02/2010; việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản, hồ sơ không có người phụtrách nên đã thất thoát một số văn bản và việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngănnắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần Cách soạnthảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định

Qua ba năm làm công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy:việc lưu trữ và soạn thảo các văn bản là một việc làm không thể thiếu trong cáctrường học nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung Các hồ sơ, tàiliệu, văn bản được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp

lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Công việc của nhàtrường được tiến hành nhanh hay chậm, chính xác hay không đều do việc tiếp nhận

và soạn thảo văn bản có làm tốt hay không, việc lưu trữ có được cẩn thận, ngănnắp, khoa học hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,

văn bản sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại, thực hiệntốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu,văn bản

Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường họcnói chung và các trường mầm non nói riêng, hiệu trưởng trường học muốn quản lýtốt các hoạt động của nhà trường một cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin chínhxác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện Do đó công tác văn thưlưu trữ hồ sơ phải được coi trọng

Công tác văn thư hành chính đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạonhà trường thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trường đúng theo quan điểm,đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, nâng cao chất lượng giáodục theo mục tiêu của ngành đề ra

Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư của nhà trường

Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư hành chính nhàtrường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác, tìm ra nhữngbiện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính,góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao Đó là lý do tôi chọn đề tài này

II THỰC TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP CỦA ĐỀ TÀI:

Những năm học trước, khi trường mầm non Xuân Đường chưa được chuyểngiao về Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ quản lý; công tác văn thư lưutrữ chưa được nhà trường quan tâm, nhân viên làm công tác văn thư chỉ là kiêmnhiệm nên chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ Côngtác lưu trữ văn bản, hồ sơ đến và đi chưa được bảo quản cẩn thận, gọn gàng, ngănnắp, khoa học

Trong những năm học gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường họcnói chung và trường mầm non Xuân Đường nói riêng được Ban lãnh đạo PhòngGiáo dục và Đào tạo huyện Cẩm Mỹ, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm, chỉ đạosâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn như: Thông tư

Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; công văn số425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước vềviệc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản hành chính Qua ba năm làm công tác văn thư ở trường mầm nonXuân Đường tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn sau:

1 Thuận lợi:

Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyệnCẩm Mỹ và Ban giám hiệu nhà trường, công tác văn thư lưu trữ có nhiều tiến bộ,luôn cập nhật đầy đủ các văn bản mang tính pháp lý của các ban ngành đoàn thểtrong và ngoài huyện

Đảng ủy – HĐND – UBND – UBMTTQ, các ban ngành đoàn thể và nhândân xã Xuân Đường rất quan tâm đến sự nghiệp giáo dục; luôn quan tâm, tạo điềukiện và giúp đỡ nhà trường trong mọi hoạt động

Đội ngũ CB-GV-CNV nhà trường năng động, nhiệt tình, có năng lực vàtrình độ chuyên môn, có ý thức học tập và vươn lên hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao

Cơ sở vật chất của nhà trường đáp ứng tương đối đầy đủ cho công tác quản

lý, chăm sóc nuôi dạy các cháu và các hoạt động khác

2 Khó khăn:

Tuy được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước và chính quyền địa phương, đặcbiệt là của Phòng Giáo dục - Đào tạo huyện Cẩm Mỹ nhưng cơ sở vật chất, trangthiết máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công tác vănthư lưu trữ

Trường chỉ có 02 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động củanhà trường Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa đượctrang bị máy photocopy để sao lưu văn bản khi cần.

Tuy có nhiều khó khăn nhưng nhà trường có thể khắc phục và vượt qua đểhoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đáp ứngđược nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt động khác củanhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt các thế mạnhsẵn có của nhà trường

Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tác vănthư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thức trìnhbày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìm kiếm khi

có việc cần Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp

để thực hiện một cách nhanh chóng nhất và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao cũng như chia sẽ với các đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ

3 Số liệu thống kê:

Bảng thống kê số liệu lưu trữ công văn đến và công văn đi của trường mầmnon Xuân Đường trong 03 năm gần đây (2010, 2011, 2012):

Năm

Số lượng công văn đến từ Số lượng công văn đi

Tỉnh, Bộ Huyện, xã Ngành giáo dục Các ban ngành

đoàn thể khác

III NỘI DUNG ĐỀ TÀI:

1 Cơ sở lý luận, thực tiễn:

Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục

vụ hoạt động quản lý, điều hành của nhà trường Nội dung công tác này bao gồmcác việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hìnhthành trong quá trình hoạt động của nhà trường; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư Trong quá trình thựchiện công tác văn thư ở nhà trường cần đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác, hiệnđại và bí mật

Công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của nhà trường nhằmlựa chọn, lưu giữ một cách khoa học các văn bản, hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêucầu khai thác, sử dụng của nhà trường Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc

về thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hìnhthành trong quá trình hoạt động của nhà trường Trong quá trình thực hiện công táclưu trữ ở nhà trường cần phải đảm bảo tính ngăn nắp, khoa học và cơ mật

Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoahọc, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽgóp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo vănbản

2 Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:

a) Tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản đến:

Thực hiện theo điều 13, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư: Tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, vănbản hành chính, tài liệu, đơn thư… của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan dướimọi hình thức (qua dịch vụ bưu điện, qua fax, qua hộp thư điện tử, gửi trực tiếptrong hội họp…) đều phải qua một đầu mối là cán bộ văn thư (kể cả thư ghi đíchdanh nhưng tài liệu trong thư liên quan đến việc công)

Trong công việc hàng ngày, nhà trường luôn nhận được những công văn,văn bản chỉ đạo của các cấp và các ngành Khi văn bản đến, nhân viên văn thư cótrách nhiệm tiếp nhận, đăng ký, xử lý, chuyển giao văn bản đến theo quy định vàtheo nội dung văn bản yêu cầu, trình hiệu trưởng xử lý, trên cơ sở nội dung của văn

bản mà Hiệu trưởng chỉ đạo gửi cho cá nhân, bộ phận liên quan; văn thư thực hiệnpho to văn bản (nếu cần) và tiến hành chuyển văn bản theo sự chỉ đạo của Hiệutrưởng, bản gốc văn thư sẽ lưu vào hồ sơ công văn đến, có thể thực hiện theo trình

tự sau:

-Văn thư tiếp nhận văn bản, đọc kỹ nội dung của văn bản

- Ghi số văn bản đến, ngày tháng nhận được văn bản vào góc trái phía trêncủa văn bản và vào sổ đăng ký văn bản đến

- Trình Hiệu trưởng xem, pho to và chuyển giao văn bản sau khi đã có ýkiến phê duyệt của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản

- Hiệu trưởng theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải quyết văn bản theo thời hạnquy định

Đối với các văn bản quy phạm pháp luật thì được pho to và gửi cho tất cảcác bộ phận liên quan, bản gốc lưu tại hồ sơ công văn đến của văn thư

Sau khi đã chuyển giao văn bản cho bộ phận được phê duyệt thực hiện, vănthư sẽ lưu văn bản gốc vào hồ sơ công văn đến theo số thứ tự đã đăng ký từ 01, 02,03 bắt đầu từ ngày 01/01/2013 và kết thúc vào ngày 31/12/2013 Tương tự nhưvậy ta thực hiện cho những năm kế tiếp

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại văn bản ra nhiều loại.Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữtheo mục lục và thứ tự theo thời gian

Ví dụ: Văn bản nào nhận trước ta phải lưu trước (nếu trong ngày ta nhậnnhiều văn bản thì căn cứ vào ngày, tháng ban hành văn bản ta nhận được mà lưuvào sổ theo dõi theo thứ tự ngày, tháng đó)

Mẫu sổ lưu công văn đến:

Ngày tháng

Tên loại & trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nh ận

Gh i ch ú 01/01/

2013

01 Phòng

GD-ĐT

PGDĐ

Cẩm Mỹ

T quy định của Pháp

luật về phòng, chống tham nhũng năm 2013

06/

PGDĐ T.GDM N

03/01/

2013

V/v Báo cáo sơ kết học kỳ I và phương hướng học kỳ II năm học 2012-2013

HT, VT

Sổ công văn đến được chia làm hai phần:

- Phần 1: là tất cả các công văn đến của các ban ngành, đoàn thể trong huyện

và xã (được ghi tắt là Huyện, xã)

- Phần 2: là tất cả các công văn đến, Thông tư, Chỉ thị, Nghị định của cácban ngành, đoàn thể cấp tỉnh, cấp bộ (được ghi tắt là Tỉnh, Bộ)

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản ta cần phải phân loại văn bản theocấp ( Huyện, xã, Tỉnh, Bộ ), ta dùng kẹp bướm để kẹp lưu giữ cho khỏi thất lạc,phía trên có ghi tờ giấy theo tính chất nội dung, dễ tìm kiếm khi có việc cần

Như vậy, khi Ban giám hiệu có việc cần xem lại văn bản nào, chỉ cần nói nộidung của văn bản, văn thư sẽ dò tìm trong sổ công văn đến, khi biết được số thứ tự

của văn bản cần tìm, văn thư sẽ lấy theo số thứ tự đó trong hồ sơ lưu văn bản màkhông phải mất nhiều thời gian tìm kiếm.

b) Soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi:

Để soạn thảo một văn bản đúng quy định, đúng yêu cầu, đầy đủ nội dungngười làm công tác văn thư phải luôn học tập nâng cao trình độ chuyên mônnghiệp vụ, luôn cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet để tìm kiếm kịpthời các văn bản mới quy định về công tác văn thư lưu trữ

Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo Thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Người làm công tác văn thư phải nắm vững thể thức trình bày, quy trình, bốcục và nội dung của một văn bản mà mình muốn soạn thảo

Thể thức trình bày văn bản trên trang giấy A4 được quy định như sau:

- Lề trên: 2 - 2,5 cm

- Lề dưới: 2 - 2,5 cm

- Lề trái: 3 - 3,5 cm

- Lề phái: 1,5 - 2 cm

Cách thức soạn thảo một số văn bản thường dùng:

* Báo cáo: là một loại văn bản phản ánh toàn bộ tình hình thực hiện, kết quả

đạt được và những đề xuất, kiến nghị của nhà trường hoặc xin ý kiến chỉ đạo củacấp trên

+ Nêu những việc đã làm được và những việc chưa làm được

+ Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiệncông việc

+ Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm

Phần kết:

+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới

+ Các biện pháp khắc phục

+ Những đề xuất, kiến nghị với cấp trên

Mẫu Báo cáo:

* Tờ trình: là một loại văn bản dùng để đề xuất, kiến nghị một vấn đề cần

thiết của nhà trường với cấp trên

UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BC-MNXĐ Xuân Đường, ngày tháng năm 20

BÁO CÁO

Căn cứ Căn cứ Nay trường Mầm non Xuân Đường xin được báo cáo như sau:

I Đặc điểm tình hình:

1/ Thuận lợi

2/ Khó khăn

II Nội dung thực hiện:

- Trình bày những việc đã làm được và chưa làm được.

- Nguyên nhân khách quan, nguyên nhân chủ quan trong quá trình thực hiện công việc.

- Kết quả thực hiện, bài học kinh nghiệm.

III Phương hướng trong thời gian tới:

Phần mở đầu:

+ Nêu những căn cứ có tính pháp lý

+ Nêu những thuận lợi, khó khăn trong việc thực hiện công tác của nhà trường; những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng đến công việc

+ Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà trường

Phần nội dung:

+ Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị

+ Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận

+ Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường Phần kết:

+ Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao

Mẫu Tờ trình:

UBND HUYỆN CẨM MỸ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MN XUÂN ĐƯỜNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TTr-MNXĐ Xuân Đường, ngày tháng năm 20

TỜ TRÌNH V/v

Căn cứ

Căn cứ

Nay trường Mầm non Xuân Đường lập tờ trình kính trình như sau: - Nêu lý do cần đề xuất, kiến nghị có tính thực tế và cần thiết cho hoạt động của nhà trường - Nêu nội dung của đề xuất, kiến nghị - Đưa ra kết quả đạt được của đề xuất, kiến nghị nếu được chấp thuận - Ý nghĩa, tác dụng của đề xuất, kiến nghị đối với hoạt động của nhà trường - Những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm được thực hiện nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao Trên đây là tờ trình về việc của trường Mầm non Xuân Đường./. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Tên đơn vị nhận văn bản; - ;

- Lưu: VT.