Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ truyền thống và trên môi trường điện tử tại trường THPT thường xuân 3

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT THƯỜNG XUÂN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM *** Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử Trường THPT Thường Xuân Người thực hiện: Dương Thị Hiền Đơn vị: Trường THPT Thường Xuân 3, Vạn Xuân, Thường Xuân, Thanh Hóa SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – Lưu trữ Thanh Hóa Năm 2021 1 2 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thường Xuân 3 A - ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị … nhiều, nên địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhắm giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội,…đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay không Về bản, công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Cịn cơng tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn tài liệu 4 lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nha trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt cơng tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc quan trọng đến việc thực tốt cơng tác lưu trữ Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập cách khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thường Xuân 3” 5 B - GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin truyền tải chủ yếu hình thức văn Có thể nói văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện có nhiều quan, đơn vị sử dụng phương tiện hoạt động quản lý điều hành đơn vị Cơng tác Văn thư Lưu trữ trở thành yêu cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi chép truyền đạt thông tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán cơng chức, nhiều phịng ban quan, đơn vị Làm tốt cơng tác Văn thư - Lưu trữ bảo đảm cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý, sở ban lãnh đạo dùng làm để điều hành hoạt động đơn vị cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu đảm bảo cho quan đơn vị thực công việc quản lý điều hành theo chức năng, nhiệm vụ giao Từ lập luận cho thấy công tác Văn thư - Lưu trữ công tác thiếu tổ chức hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ: Là trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính mật Để có văn mang tính xác cao, địi hỏi người phụ trách cơng tác văn thư phải có kỷ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể Nhà nước quy định 6 1.1 Nội dung công tác văn thư: Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: Tiếp nhận giải văn đến đường bưu điện đường mạng Tổ chức giải quản lý văn giấy đường mạng Tổ chức quản lý văn mật quan Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan Tổ chức quản lý sử dụng dấu truyền thống dấu số Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Công việc quan tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Một số qui trình trình thực hiện: Thực cách cập nhật loại văn mà lãnh đạo nhà trường giao cho, nhằm đảm bảo thời gian cần thiết để ban ngành nhà trường thực cách kịp thời, đáp ứng thông tin hai chiều lãnh đạo cán công chức Đảm bảo đúng, xác, trình bày rõ đẹp, thể thức Văn sau đánh máy phải kiểm tra lại, đối chiếu với gốc trình cho lãnh đạo xem xét, ký công văn * Phương pháp soạn thảo văn thường dùng: a Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề có kế hoạch xin phê duyệt *Phần mở đầu: -Những có tính pháp lý 7 -Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt *Phần nội dung: -Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao -Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biệ pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị -Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị *Phần kết thúc: -Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết *Mẫu loại Tờ trình: SỞ GD&ĐT…… CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT…………… Số: /TTR-THPT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Thường Xuân, ngày …… tháng …… năm 20… TỜ TRÌNH ……………………………………… Căn …………………………………………………………………… Căn …………………………………………………………………… Nêu lý do, thực tế làm bậc nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt Nêu tóm tắt nội dung đề nghị với luận kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực 8 đề xuất Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Ký, ghi rõ họ tên -Tên đơn vị nhận văn - Lưu VT Họ tên b Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, cơng việc cụ thể xin ý kiến đạo *Phần mở đầu: -Những có tính pháp lý -Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Đồng thời điều kiện, hồn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu * Phần nội dung: -Kiểm điểm việc làm, việc chưa hồn thành -Những ưu, khuyết điểm q trình thực -Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan -Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm * Phần kết thúc: -Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới -Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm -Những kiến nghị với cấp -Nhận định triển vọng 10 10 Ngày Số đến Tác giả Số, hiệu đến Đơn vị Tên loại ký Ngày tháng trích yếu nội người dung nhận Ký nhận Ghi Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận nhận - XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN BẰNG ĐƯỜNG MẠNG - ĐĂNG NHẬP Bước 1: Truy cập http://thanhhoa.edu.vn website Sở GD&ĐT địa chỉ: Chọn menu QUẢN LÝ – ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn TD Office Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBNd tỉnh xuất Thực nhận tên đăng nhập mật sau: Tên hộp thư (email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: chọn Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng sổ thứ từ trái sang) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD Office Bước 4:a Click vào văn đến (bên tay phải dòng thứ 3) b click chuột vào văn đến quan mạng (góc bên trái dịng thứ 3) Bước 5: click vào văn chưa vào sổ văn đến Bước 6: Nhập thông tin theo nghiệp vụ văn thư a Chọn sổ văn đến 14 14 Bước 7: phần thông tin phân phối, phân công xử lý văn bản/ chọn mục Người xử lý văn bản/ chọn Họ tên Hiệu trưởng để chuyển văn đến lãnh đạo Bước 8: chọn nút lệnh Ghi lại a Công văn Công văn bao gồm nhiều loại văn như: Báo cáo, thông báo, kế hoạch, tờ trình, định… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản: gửi đi, để lưu cơng văn đi, có số ký hiệu riêng quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Công văn chuyển nhiều cách lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận cơng văn qua hộp thư điện tử nhận trực tiếp bảng cứng Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) *Thủ tục quản lý văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, kiểm tra thể thức trình bày văn Bước 2: Ký đóng dấu văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý văn Bước 6: Sắp xếp văn lưu vào sổ 15 15 *Mẫu văn vào sổ theo mẫu - Trang bìa sổ trình bày sau: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ĐƠN VỊ QUYỂN SỐ Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: … -Cấu tạo bên sổ gồm cột: Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn 16 Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi 16 Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị nhận đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao cơng vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc khơng cần thiết xảy - QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRÊN TD OFFICE NHƯ SAU: + Đăng nhập Bước 1: Truy cập Website Sơ GD$Đt địa chỉ: http://thanhhoa.edu.vn Chọn menu QUẢN LÝ- ĐIỀU HÀNH/ chọn Quản lý văn TD Ofice Bước 2: Giao diện Hệ thống đăng nhập tập trung UBND tỉnh xuất Thực đăng nhập tên nhập mật sau: Tên đăng nhập: Tên hộp thư(email) công vụ UBND tỉnh cấp phát Bước 3: thực việc đổi mật để bảo mật tài khoản cá nhân hệ thống nhập lần Bước 4: chọn phần mền Quản lý văn hồ sơ công việc (biểu tượng thứ từ trái sang phải) để truy cập hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc TD chọn văn chọn Văn chờ ban hành 17 17 Chọn văn Hiệu trưởng phó hiệu trưởng chuyển đến cần ký số quan để thành văn 4.chọn Hiệu chỉnh để vào sổ văn (theo nghiệp vụ văn thư) Chọn Ghi lại để hoàn thành việc Hiệu chỉnh Chọn nút lệnh số bên phải tệp văn ban hành để ký số đơn vị lên văn chọn ký số chèn số hiệu ngày tháng năm ban hành Click vào chữ ký văn để hiển thị giao diện ký số Đặt ảnh dấu đơn vị vào vị trí văn bản, chọn nút lệch Ký để tiến hành ký Chọn nút lệnh Gửi văn để gửi văn *Trình tự lưu trữ Quy định mở sổ theo dõi theo năm.Bắt đầu từ ngày 01/01/20….đến hết 31/12/20….Mở sổ thứ tự 01,02,…bắt đầu từ ngày 01/01/20…,tương tự thực năm Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển - đến (hồ sơ học sinh ) Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có -Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) -Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) -Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp tháng năm học) -Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết a Học bạ: Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho 18 18 văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại Học bạ cần bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính xác, đầy đủ chi tiết học bạ Nhân viên văn thư xem xét xử lý có thiếu xót mà thuộc lĩnh vực báo cáo cho giáo viên có liên quan để xử lý Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận b Sổ đăng bộ: Minh hoạ số cột sổ đăng Nơi sinh STT Họ tên HS Nam nữ Ngày tháng năm sinh 19 (theo khai sinh) Dân tộc, liệt sĩ, thương binh (hạng) Chỗ (ghi rõ tổ, khu phố, xã (Phường) ) Họ tên cha, mẹ nghề nghiệp (hay người giám hộ) 19 Tiếp theo Vào trường Nă m học Lớp Ra trường Lý Nă m học Lớp 10 Lý Năng lực đặc biệt Hs giỏi môn, cấp huyện quận, tỉnh hay quốc gia 11 Được cấp Loại Số hiệu Ngày cấp 12 Sau hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 10, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học c Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): 20 20 -Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận - Giấy giới thiệu chuyển trường - Đối với học sinh trung học phổ thông: Chuyển trường tỉnh đến từ tỉnh thành phố khác: Sở giáo dục Đào tạo tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ giới thiệu trường; Hiệu trưởng nhà trường nơi tiếp nhận hồ sơ xem xét, giải theo quy định Giám đốc sở Giáo dục Đào tạo -Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thơng tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ -Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngồi ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ khơng đầy đủ thơng tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp d Quản lý sử dụng dấu -Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu -Con dấu phải quản lý sử dụng trụ sở đơn vị -Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ thể thức sau có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu khống chỉ, đóng dấu trước ký - QUẢN LÝ CON DẤU TD OFFICE - sử dụng gửi văn đường thư điện tử TD office có chữ ký lãnh đạo nhà trường *Thời hạn nộp lưu tài liệu Tài liệu tổ chun mơn, đồn thể, cá nhân: Hết 01 năm học nộp cho tổ chưởng chun mơn, nộp phịng văn thư lưu 21 21 II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG THPT Đặc điểm tình hình chung Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trị vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư đạt kết định thể phương diện quản lý tổ chức thực sau: Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư hoạt động máy quản lý nhà nước nói chung, quan tổ chức nói riêng, Nhà nước quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ cấp ngành; Quy định quản lý văn đến, quản lý văn đi; lập hồ sơ quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan… Cùng với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư tổ chức văn thư quan tâm kiện tồn ngành, cấp Tuy nhiên: Bên cạnh kết đạt được, việc thực công tác văn thư thời gian qua bộc lộ hạn chế cần quan tâm khắc phục, là: Văn thư trường nhìn chung chưa quan tâm tới nhiều -Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu cải thiện nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư -Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo thơng tư 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 nội vụ lỗi, chưa thống vận dụng, làm giảm hiệu lực văn hành chính, gây khó khăn tiếp nhận giải văn - Phần mềm Hệ Thống quản lý hồ sơ công việc môi trường điện tử cịn hay lỗi nhiều bị q tải khơng vào -Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực Thuận lợi 22 22 Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính pháp lý Các văn đến chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử Trường Được quan tâm đạo trực tiếp Phòng Giáo dục Đào tạo Ban giám hiệu nhà trường Đảng, Chính quyền, ban ngành, đồn thể nhân dân quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đồn kết hợp tác với nhà trường Đội ngũ thầy giáo động, nhiệt tình, có lực chun mơn tốt, có ý thức vươn lên hồn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao Cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ kịp thời cho công tác quản lý, dạy học hoạt động khác Khó khăn Việc giao, nhận văn bản, công văn lưu trữ chủ yếu hình thức thủ cơng, xếp khơng khoa học Số lượng văn đến nhiều để tìm văn lưu cách nhanh chóng vấn đề khơng dễ dàng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực cách nhanh chóng, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THPT Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ yêu cầu tất yếu Chính nhà trường xác định rõ: Nâng cao nhận thức Cán - Giáo viên - Nhân viên công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu công tác văn thư giá trị tài liệu lưu trữ; Tạo bước chuyển biến, đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nhà nước giai đoạn Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực mục tiêu chung nhà trường theo xu hướng cơng cải cách hành chính, cần tập trung thực tốt số giải pháp sau: Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư, lưu trữ 23 23 Trong trình quản lý, kế hoạch khâu trình.Mọi hoạt động quản lý khâu xây dựng kế hoạch Kế hoạch xác định mục tiêu mà nhà trường cần phải đạt hay nhiều năm tới phương thức để đạt mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch nhà trường giống việc tạo nên cầu nối mục tiêu mà trường đạt với phương thức để thực mục tiêuấy Quản lý công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm khơng thủ trưởng quan mà cịn trách nhiệm cá nhân quan, đơn vị Xác định tầm quan trọng việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch cơng tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch theo đạo cấp trên, phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường, cụ thể tới phận, thành viên nhà trường Để xây dựng kế hoạch nhà trường dựa văn đạo cấp, ngành Quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ bao gồm văn pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư đối tượng liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc nhằm đảm bảo tính thống hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Về quy định công tác văn thư lưu trữ bao gồm: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 liên Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày vănbản; Thơng tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hànhchính; Cơng văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổchức; -Luật lưu trữ Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ thơng qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng năm 2012; 24 24 Trên sở văn nhà nước, hàng năm nhà trường xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế nhà trường Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác văn thư lưu trữ nhiều hình như: Phổ biến, trao đổi họp, hội nghị Qua giúp CBGVNV hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ từ có ý thức thực tốt quy định văn thư lưu trữ Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn huyện, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động: kinh tế, xã hội đất nước Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động nhân viên văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành C - KẾT THÚC VẤN ĐỀ I KẾT LUẬN Công tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiê cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định tồn thông tin tài liệu lưu trữ qua khau xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng… Hơn việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng tiết kiệm Vì vậy, cơng tác văn thư lưu trữ làm tốt tạo điều kiện cho quan 25 25 hành nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tố chức công dân Thông tin sở thực tiễn , sở pháp lý tập hợp đầy đủ, xác giúp q trình xử lý thơng tin, đề phương án khác lựa chọn phương án định nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý hành nhà nước ngày cao giai đoạn Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thông tin đi, đến cách đầy đủm xác, kịp thời giúp cho cơng tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi cho nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề II BÀI HỌC KINH NGHIỆM Là người làm công tác văn thư cần phải không ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, giao lưu học hỏi Văn thư trường, học hỏi thành công xin kinh nghiệm anh chị Văn Thư trước để vận dụng cách linh hoạt hồn cảnh thực tế nơi Biến khó thành dễ, thành thói quen mình, cơng việc lúc trôi chảy đạt hiệu cao, tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm với đồng nghiệp trường ban Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư lưu trữ đẻ nâng cao trình độ chun mơn Cơng tác văn thư mặt quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng xác… Áp lực công việc người làm công tác văn thư lớn nên đòi hỏi người làm cơng tác phải bình tĩnh có phương pháp khoa học giải cơng việc nhanh chóng mang tính kiên trì Nhiều cơng việc vặt dọn dẹp phịng, đánh trống … Người làm cơng tác văn thư luôn trực tiếp xử lý công việc với thái độ phải hoà nhã, ân cần, siêng năng, khơng nóng nảy Phải thật u q cơng việc, xem việc làm tạo điều kiện cho lãnh đạo để quan hoàn thành tốt nhiệm vụ năm học III KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: Kính đề nghị Các cấp Lãnh đạo quan tâm tới công việc cho văn thư ổn định, ưu tiên cho Văn thư làm việc lâu dài có mức lương xứng đáng với 26 26 vị trí việc làm, công việc đảm nhiệm để Văn Thư yên tâm công tác cống hiến cho nghiệp đầu tư sở vật chất, có tiền để sinh hoạt mua sắm đồ bảo quản mối mọt, phòng làm việc đảm bảo nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Cần có khóa đào tạo, tập huấn ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chun mơn nghiệp vụ Nội dung tất kinh nghiệm trình thực cơng tác văn thư qua nội dung “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thường Xuân 3” mà thân tơi đã, tìm tịi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác Văn thư đưa biện pháp thực sáng tạo Đây mảng đề tài nhiều mẻ, q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày tháng năm 2021 Tơi xin cam đoan sáng kiến kinh nghiệm viết, không chép nội dung người khác Dương Thị Hiền D - TÀI LIỆU THAM KHẢO Hướng dẫn sử dụng thiết bị chức ký số E-Token Thông tư 01/2011/TT – BNV hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn bản; 27 27 Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư; Công văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng năm 2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn văn đến 6.Các trang web Bộ giáo dục đào tạo, Bộ Nội vụ Thủ tục chuyển trường 28 28 ... KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường THPT Thư? ??ng Xuân 3 A - ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành nhà nước... văn thư, lưu trữ vào nề nếp thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước giai đoạn Để góp phần nâng cao chất lượng cơng tác văn thư, lưu trữ. .. lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài ? ?Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ truyền thống môi trường điện tử trường