skkn một số biện pháp áp dụng hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ ở trường học

Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học 1/ MỞ ĐẦU: 1.1 Lí chọn đề tài: Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị, định nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn công tác lưu trữ nhiệm vụ nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng nhà trường xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động nhà trường Giữa công tác văn thư lưu trữ tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử Trong công tác quản lý nhà trường, công tác văn thư lưu trữ giữ vai trò quan trọng, điều kiện thiếu nhằm giúp Hiệu trưởng thu thập, xửa lý thông tin cách đầy đủ xác để định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ nhà trường Bản thân động viên Ban giám hiệu nhà trường tìm tòi học hỏi, sáng tạo, kinh nghiệm thân thời gian thực nhiệm vụ phân công, công tác văn thư lưu trữ nhà trường có nhiều tiến đáng kể Xuất phát từ lý tự hỏi làm để quản lý loại văn đến, soạn thảo, bảo quản tổ chức khai thác cách khoa học hợp lý, sử dụng tốt tài liệu lưu trữ nhà trường Từ đúc rút kinh nghiệm thân mạnh dạn đưa "Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác văn thư lưu trữ trường học" 1.2 Mục đích nghiên cứu: Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thư khâu quan trọng hoạt động quan nào; ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng quan Công tác văn thư thực tốt hoạt động quan thông suốt, không bị chồng chéo Trong trình thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, thấy; trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, thu thập cứ, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Trên thực tế, nhà trường rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu cấp cán giáo viên đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ Cụ thể việc quản lý văn lập hồ sơ hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ lập khoa học tiết kiệm thời gian, công sức tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, cụ thể sau: - Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ nhiệm vụ trị nhà trường Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý nhà trường - Giúp cho cán bộ, công chức nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân nhà trường Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Qua thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động nhà trường thông suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước thúc đẩy nhanh chóng công cải cách hành Thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà trường Đó lý chọn đề tài Mục đích đề tài nhằm giúp cán bộ, giáo viên, nhân viên nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường 1.3 Đối tượng nghiên cứu: Trên đất nước đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán nhân viên văn phòng chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ Đề tài nghiên cứu phạm vi Trường THPT Bỉm Sơn, thông qua đề tài góp phần giúp cán giáo viên, nhân viên trường hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ 1.4 Phương pháp nghiên cứu: Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy: việc lưu trữ soạn thảo văn việc làm thiếu trường học nói riêng quan hành nhà nước nói chung Các hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ tốt nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, xác hay không việc tiếp nhận soạn thảo văn có làm tốt hay không, việc lưu trữ có cẩn thận, ngăn nắp, khoa học hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn góp phần thúc đẩy thực tốt công tác văn thư Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Ngược lại, thực tốt công tác văn thư góp phần thực tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn Thu thập xử lý thông tin việc làm thường xuyên trường học nói chung và quan nói riêng, Hiệu trưởng nhà trường muốn quản lý tốt hoạt động nhà trường cách kịp thời đòi hỏi phải có thông tin xác, phải đảm bảo tính thực tiễn cách toàn diện Do công tác văn thư lưu trữ, tra tìm hồ sơ tài liệu phải coi trọng Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo thực tốt giúp cho lãnh đạo nhà trường thực nhiệm vụ quản lý nhà trường theo quan điểm, đường lối, sách Đảng, pháp luật nhà nước, nâng cao chất lượng giáo dục theo mục tiêu ngành đề Bản thân phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường Ý thức đầy đủ vai trò tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trình công tác tìm tòi, cải tiến công tác, tìm biện pháp tích cực đem lại hiệu cao công tác văn thư lưu trữ, góp phần tích cực việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Đó lý chọn đề tài 1.5 Kết đạt được: Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán bộ, giáo viên trường nhân viên văn phòng công tác văn thư lưu trữ Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm văn lưu trữ cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn yêu cầu, xác, đầy đủ nội dung để trình ký Kết đạt dễ thực đối tượng, nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao Khai thác tốt lực nhân viên văn phòng quản lý, khai thác sử dụng văn đạt hiệu cao 2/ NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm: Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan đơn vị Công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung công việc công tác văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Công tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ bao gồm nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong trình thực nội dung công việc công tác lưu trữ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính mật Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn 2.2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường học: Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học Trong năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát triển khai thực theo văn hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư, nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường THPT gặp thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi: Trường THPT Bỉm Sơn biên chế văn thư trình độ đại học Công tác văn thư chịu đạo Ban giám hiệu nhà trường Cán văn thư người trực tiếp xử lý công tác văn thư trường tổ chức hình thức tập trung Tất văn đến trường từ nguồn tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn phải qua phận văn thư thực thủ tục hành để phát hành Trường THPT Bỉm Sơn có chức đào tạo mà lãnh đạo nhà trường quan tâm tới công tác văn thư tổ chức nghiệp vụ; mua sắm trang thiết bị văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocopy, hệ thống mạng loại văn phòng phẩm…, bố trí nơi làm việc thuận lợi để cán văn thư thực công việc cách hiệu Thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra để cán văn thư có ý thức, trách nhiệm công việc Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học - Đối với việc ban hành văn quan: Ban hành văn theo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như: Đăng ký văn bản, kiểm tra thể thức, nội dung văn trước đóng dấu, làm thủ tục phát hành Công tác xây dựng ban hành văn phòng văn thư vào trình tự, văn hầu hết tuân thủ quy định Nhà nước Nhà trường có văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu Chính phủ, Bộ Nội vụ, … cụ thể như: + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; + Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Khó khăn: Trường THPT chưa có văn quy định hay quy chế riêng nhà trường khâu nghiệp vụ công tác văn thư có chưa thực triệt để, đơn giản hóa công tác văn thư lưu trữ Cán văn thư làm kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác như: lưu trữ, tạp vụ…, ảnh hưởng tới tiến độ công việc hiệu làm việc không cao Các trang thiết bị văn phòng, phần mềm đại chưa sử dụng cách có hiệu Hầu hết nhà trường chưa tiến hành lập hồ sơ nên gây nhiều khó khăn hoạt động quan cần nghiên cứu, tìm văn bản, Tuy có nhiều khó khăn dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Hiện công tác văn thư trường học vào nề nếp, phát huy hiệu quả, đáp ứng nhu cầu công tác quản lý, giảng dạy hoạt động khác nhà trường nhờ biết khai thác tốt mạnh sẵn có ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Mặc dù vấn đề nan giải gây nhiều xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác cao để trình ký; tìm kiếm văn lưu trữ cách nhanh chóng Chính vấn đề xúc thúc đẩy tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao để chia sẻ đồng nghiệp 2.3 Các biện pháp để tiến hành giải thực trạng: Cán làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm giao nói chung, soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, xác để trình ký nói riêng cần phải thực tốt số nội dung sau: Luôn nêu cao tinh thần học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực công tác Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Cần nắm rõ đầy đủ thông tin hoạt động nhà trường, lĩnh vực mà phụ trách để thuận lợi soạn thảo văn Luôn phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, phận chuyên trách nắm vững hoạt động nhà trường để xác định mục đích văn soạn thảo Nhạy bén, động, sáng tạo công việc; mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp Quan trọng trình soạn thảo phải nắm vững quy trình, bố cục văn mà muốn soạn thảo 2.3.1 Phương pháp soạn thảo số văn thường dùng: - Quyết định: Là hình thức văn để quan nhà nước nhà chức trách thực thẩm quyền việc quy định vấn đề chế độ, sách, tổ chức máy, nhân công việc khác (văn hành cá biệt) Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Quyết định có tính lãnh đạo, đạo nghị thể thành điều khoản cụ thể dùng để ban hành bãi bỏ quy chế, quy định chủ trương, sách, tổ chức máy, nhân thuộc phạm vi quyền hạn tổ chức; ban hành chế độ, điều lệ, quy chế kèm theo - Phần mở đầu: Bố cục nội dung định cá biệt gồm phần: phần mở đầu nêu ban hành định; phần nội dung chính: trình bày nội dung quy định định + Căn ban hành - Căn pháp lý gồm có nhóm: Căn pháp lý thẩm quyền ban hành: Căn vào đề nghị, đề xuất đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc phụ trách vấn đề văn đề cập + Nội dung quy định - Bắt đầu từ “quyết định” trình bày - Tiếp theo trình bày quy định QĐ theo trật tự lôgíc: Điều quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh QĐ Điều Điều quy định hệ pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh QĐ Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành Mẫu Quyết định Trường THPT Bỉm Sơn SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT BỈM SƠN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bỉm Sơn, ngày tháng năm 2015 Số: /QĐ-THPT-BS QUYẾT ĐỊNH V/v Phê duyệt kế hoạch công tác kiểm tra nội năm học 2015-2016 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THPT BỈM SƠN Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Căn Quyết định số 753/QĐ-SGD&ĐT ngày 17 tháng năm 2015 Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hoá v/v ban hành kế hoạch công tác năm học 2015-2016 ngành GD&ĐT Thanh Hoá; Căn Quyết định số 299/QĐ-SGD&ĐT ngày 26 tháng năm 2015 Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hoá v/v hướng dẫn công tác tác kiểm tra nội trường học năm học 2015-2016, QUYẾT ĐỊNH: Điều Phê duyệt “Kế hoạch công tác kiểm tra nội năm học 2015-2016 trường THPT Bỉm Sơn” ban hành kèm theo Quyết định Điều Lịch cụ thể hàng tháng hội nghị giao ban cấp uỷ, ban giám hiệu, tổ trưởng đoàn thể điều chỉnh, bổ sung Điều Quyết định có hiệu lực từ ngày ký Cán quản lý, tổ chức đoàn thể, giáo viên, nhân viên học sinh toàn trường thi hành định Nơi nhận - Phòng TTr SGD (để báo cáo) - BGH (để đạo) - Lưu VP HIỆU TRƯỞNG Nguyễn Văn Hải - Tờ trình: Là loại văn dùng để đề xuất với cấp (hoặc quan chức năng) vấn đề xin phê duyệt - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nhận định tình hình, nêu lý đưa nội dung trình duyệt, phân tích thực tế làm bật nhu cầu thiết vấn đề cần trình duyệt - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, phương án khả thi cách cụ thể, rõ ràng, với luận kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao + Dự kiến vấn đề nảy sinh quanh đề nghị áp dụng + Những thuận lợi khó khăn triển khai thực Những biện pháp cần khắc phục phải trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị + Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị - Phần kết thúc: Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học + Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Có thể nêu phương án dự phòng cần thiết Mẫu Tờ trình Trường THPT Bỉm Sơn: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HÓA TRƯỜNG THPT BỈM SƠN Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bỉm Sơn, ngày … tháng … năm 201… Số: … /TTr-THPT-BS TỜ TRÌNH V/v Cho giáo viên thuyên chuyển công tác tỉnh Kính gửi: Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo Thanh Hóa Bà Lê Thị Hợp, sinh ngày 02/11/1971, giáo viên môn Sinh học trường THPT Bỉm Sơn Trong thời gian qua bà Lê Thị Hợp liên hệ xin chuyển công tác Sở Giáo dục Đào tạo Hà Nội Ngày … tháng … năm 20…., Giám đốc Sở nội vụ Hà Nội có định số 639/QĐ-SNV việc tiếp nhận điều động viên chức bà Lê Thị Hợp đến nhận công tác Trường THPT Chu Văn An – Hà Nội (có văn photo gửi kèm) Vậy trường THPT Bỉm Sơn kính trình Giám đốc Sở cho phép Hiệu trưởng nhà trường định thuyên chuyển công tác bà Lê Thị Hợp Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG -Như kính gửi -Lưu VT, TCCB Nguyễn Văn Hải - Báo cáo: Là văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể xin ý kiến đạo - Phần mở đầu: + Những có tính pháp lý + Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 10 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Đồng thời nêu điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực chủ trương công tác nêu - Phần nội dung: + Kiểm điểm việc làm, việc chưa hoàn thành + Những ưu, khuyết điểm trình thực +Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan +Đánh giá kết quả, rút học kinh nghiệm -Phần kết thúc: + Phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Các giải pháp để khắc phục khuyết, nhược điểm + Những kiến nghị với cấp * Mẫu Báo cáo Trường THPT Bỉm Sơn: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG THPT BỈM SƠN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Bỉm Sơn, ngày 25 tháng năm 2016 Số: 31/BC-THBS BÁO CÁO Kết thực nhiệm vụ năm học 2015-2016 Đơn vị: Trường THPT Bỉm Sơn Kính gửi: Sở Giáo dục Đào tạo Thanh Hoá Thực công văn số 723 /SGD&ĐT-VP ngày 17/04/2016 Sở Giáo dục Đào tạo Thanh Hoá, Trường THPT Bỉm Sơn xin báo cáo kết thực nhiệm vụ năm học 2015-2016 sau: PHẦN I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2015-2016 Thuận lợi: Khó khăn: PHẦN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Công tác triển khai Chỉ thị, Quyết định Trung ương, Tỉnh, địa phương thực nhiệm vụ năm học đến cán bộ, giáo viên, tổ chức trường: Công tác tham mưu với cấp ủy, quyền địa phương phát triển Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 11 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Tổ chức thực nhiệm vụ năm học 3.1 Khái quát quy mô số lớp, số học sinh 3.2 Các điều kiện đảm bảo cho giáo dục: 3.3 Chất lượng giáo dục 3.3.1 Các giải pháp thực để nâng cao chất lượng giáo dục 3.3.2 Chất lượng giáo dục đại trà: 3.2.3 Chất lượng giáo dục mũi nhọn: 3.2.4 Đánh giá hoạt động giáo dục lên lớp: 3.4 Đánh giá công tác kiểm tra, đạo sở giáo dục 3.5 Việc tổ chức phong trào thi đua thực nhiệm vụ năm học kết đạt *Đánh giá chung - Ưu điểm: - Hạn chế: - Nguyên nhân yếu : - Bài học kinh nghiệm: PHẦN PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ NĂM HỌC 2016-2017 Phương hướng chung Nhiệm vụ cụ thể: 2.1 Đổi công tác quản lý giáo dục đào tạo 2.2 Các giải pháp thực PHẦN 4: KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Nơi nhận: Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn HIỆU TRƯỞNG 12 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Nguyễn Văn Hải PHỤ LỤC (Kèm báo cáo) 2.3.2 Các biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ: Hiện trường học, công tác lưu trữ thực cách ngăn nắp, khoa học theo văn hướng dẫn hành Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công giấy, với số lượng lớn văn tìm kiếm lại văn lưu trữ phải tốn nhiều công sức thời gian Trong năm gần tất văn điều hành, đạo cấp trên, Sở GD&ĐT Thanh Hóa gởi qua hộp thư điện có kèm tệp tin (file) văn dạng PDF, muốn quản lý, lưu trữ văn cho dễ tìm kiếm thật nhanh chóng ta dùng phần mềm quản lý văn Có phần mềm "Quản lý văn tài liệu" từ cá nhân công ty chuyên viết phần mềm Có thể viết từ ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng, hay từ công cụ OFFICE MS Access ví dụ phần mềm miễn phí, phát triển Visual Studio 2005, sử dụng SQLEXPRESS 2005 để lưu trữ liệu Phần mềm thiết kế xây dựng @iSoft Groups tác giả Vương Tuấn Nam Hoàng Anh Thư Nếu có điều kiện đồng nghiệp nên tìm hiểu, tham khảo sử dụng Tuy nhiên, Trường THPT Bỉm Sơn, sử dụng phương pháp vô đơn giản, dễ sử dụng không cần cài đặt chuyên gia khắc phục cố phần mềm chuyên biệt Vì MS Word gần gắn liền với hoạt động hệ thống (Windows) nên hệ thống máy tính hoạt động Đồng nghĩa MS Word hoạt động Ta làm sau: - Tạo thư mục để chứa tất văn nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử) Ví dụ : Van ban den 2016 - Tạo tệp tin (file) phần mềm soạn thảo văn Microsoft Word có nội dung giống sổ văn đến Ví dụ : So van ban den 2016.doc Ngày đến Số đến (1) 26/02 (2) 36 Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (3) (4) (5) (6) Sở Đơn vị Ký ngư nhận ời nhận (7) Ghi (8) (9) 283/SGDĐ 26/02/20 V/v chấn chỉnh việc Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 13 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học dạy thêm, học thêm GD&ĐT T-TTr 16 thực khoản thu, chi sai qui định 14/03 55 Tổng kết thi Sở 391/SGDĐ 14/03/20 KHKT dành cho HS GD&ĐT T-GDTrH 16 trung học năm học 2015-2016 … - Đánh dấu phần trích yếu nội dung (bôi đen) bấm chuột phải chọn Hyperlink ta chọn đến tệp công văn đến hình minh hoạ - Liên kết tên loại trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn tương ứng thư mục chứa văn nhận - Muốn tìm văn bản, ta mở file "So van ban den 2016", sử dụng chức tìm kiếm (Find) Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột vào Find (hoặc Ctrl+F), xuất hộp thoại: Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 14 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học - Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm bị bôi đen - Ta việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn cần tìm in ấn cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng Ngoài cách tìm kiếm văn hộp thư lưu văn trường cách khác là: Cách tạo hòm thư tự chuyển Nếu bạn muốn tự động chuyển tiếp thư mình, làm theo hướng dẫn sau: Mở tài khoản Gmail mà bạn chuyển tiếp từ Ở phía bên phải, nhấp vào bánh Chọn Cài đặt Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 15 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Chọn tab Chuyển tiếp POP/IMAP Làm theo hướng dẫn sau Sau tạo lọc ví dụ: có từ “So GD&DT Thanh Hoa” Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 16 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Tuy nhiên trình thực công việc tra tìm tài liệu phần mềm hộp thư có tích cực có bất cập: Tuy nhiên trình thực công việc tra tìm tài liệu có hạn chế gặp phải sử dụng quản lý công văn băng MS Word Tuy dễ sử dụng chưa phải phần mềm chuyên dụng Nên với từ khoá tìm kiếm phải có độ xác cao VD: có nhiều tệp công văn “Tuyển dụng công chức” năm Thì việc tìm kiếm phải theo thứ tự đến công văn Thay tìm kiếm cho ta list công văn có nội dung chủ đề để ta lựa chọn so sánh Hơn tìm kiếm với nội dung gần Tức ta tìm kiếm nắm xác tên loại trích yếu nội dung Trên số biện pháp thực thời gian qua Trường THPT Bỉm Sơn, góp phần nâng cao hiệu công tác văn phòng nói chung công tác văn thư lưu trữ nói riêng 2.4 Hiệu đạt được: Qua thời gian công tác trường THPT Bỉm Sơn với nhiệm vụ phân công làm văn thư nhận thấy đạt hiệu sau: Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 17 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Công tác văn thư có nhiều ưu điểm tích cực góp phần lớn vào việc nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc, hiệu hoạt động quan Góp phần giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ nhiều năm học thời gian quy định Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc tìm kiếm, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động nhà trường Giúp cho cán giáo viên nhà trường nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực nhà trường, tổ chức, cá nhân góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động nhà trường phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Công tác văn thư Trường THPT Bỉm Sơn thực theo quy định nhà nước, góp phần đảm bảo cho hoạt động toàn quan diễn thông suốt, liên tục, không bị ùn tắc hay chồng chéo Đội ngũ cán nhà trường đáp ứng yêu cầu công việc đặt Việc phân công công việc cán phòng tương đối rõ ràng tạo điều kiện nâng cao hiệu chất lượng công việc, tránh tình trạng chồng chéo công việc, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công việc giao Điều kiện làm việc trang thiết bị, sở vật chất trang bị đầy đủ, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý lãnh đạo công việc cán bộ, nhân viên Công tác văn thư nhận quan tâm đặc biệt lãnh đạo như: trang bị tốt thiết bị phòng làm việc giải công việc nhanh chóng, xác, tiết kiệm thời gian dễ dàng Việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn thực theo quy định, quy trình quản lý văn đảm bảo quy định nhà nước Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 18 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Việc tra tìm tài liệu, pháp lý cách thuận tiện đạt hiệu cao Đặc biệt góp phần vào thành tích chung trường đạt năm qua: Trường tiên tiến xuất sắc, Cờ thi đua xuất sắc Ủy ban nhân dân tỉnh, Bằng khen Bộ Giáo dục Đào tạo, Bằng khen Thủ tướng Chính phủ Huân chương Lao động Hạng 3/ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT : 3.1 Kết luận: Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị, tổ chức… đảm bảo cung cấp thông tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ Có vai trò quan trọng liên quan đến lĩnh vực hoạt động tồn quan Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, chất lượng xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật Đảng, Nhà nước quan tổ chức, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị Công tác văn thư lưu trữ cần thiết nên đòi hỏi phải có cán văn thư có trình độ, kiến thức định Luôn phát huy tính sáng tạo, bồi dưỡng tính chủ động, xây dựng phong cách làm việc người cán văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề 3.2 Đề xuất: Từ thực trạng đề cập xin mạnh dạn kiến nghị số ý kiến sau: - Nâng cao nhận thức vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ tăng cường trách nhiệm cấp, ngành công tác Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ thời gian gần có chuyển biến tích cực phận không nhỏ cán bộ, công chức, viên chức chưa có nhận thức đầy đủ công tác tầm thường hóa công tác văn thư, lưu trữ; coi công tác văn thư, lưu trữ vụ đơn giản làm chí không cần phải đào tạo Để có nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cần phải tập trung, phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành công tác văn thư, lưu trữ Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 19 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Nghị định số 110; Nghị định 09; Nghị định 01 Chính phủ; Thông tư 01; Thông tư 07 Luật Lưu trữ nhà nước - Sở GD&ĐT Thanh Hóa cần tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ, văn đạo cấp cho cán làm văn thư, lưu trữ trường học tỉnh - Tổ chức hướng dẫn cho cán giáo viên, nhân viên cách lập hồ sơ theo Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy định nội dung yêu cầu lập hồ sơ - Ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ chế thi đua khen thưởng cán văn thư nhà trường: Để cán văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề phải có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm ngành lưu trữ Ngoài ra, tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán văn thư, lưu trữ cần phải bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán văn thư, lưu trữ phải cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán văn thư, lưu trữ phát huy hết lực cho công việc - Lãnh đạo nhà trường nên bổ sung thực nghiêm quy chế làm việc quan, trọng đến việc xây dựng, hoàn thiện quy trình, tiếp nhận, xử lý ban hành văn cách hợp lý khoa học - Ứng dụng công nghệ tích cực vào công tác văn thư, lưu trữ: Trên số biện pháp công việc thực để nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ, đề tài kiểm chứng đúc kết từ thực tiễn, đạt kết tốt đẹp góp phần phát triển toàn diện nhà trường Rất mong góp ý Hội đồng khoa học học ngành thông cảm, chia sẻ đồng nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn! XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày 30 tháng 05 năm 2016 Tôi xin cam đoan SKKN tự viết, không chép nội dung người khác Người viết Hoàng Thị Mỹ Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 20 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học MỤC LỤC Nội dung Trang Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài 1.2 Mục đích nghiên cứu 1.3 Đối tượng nghiên cứu 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.5 Kết đạt Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm 2.2 Thực trạng công tác văn thư lưu trữ trường học 2.3 Các biện pháp để tiến hành giải thực trạng 2.4 Hiệu đạt 16 Kết luận đề xuất 17 3.1 Kết luận 17 3.2 Đề xuất 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 21 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học + Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư; + Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; + Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành + Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn 22 ... HIỆU TRƯỞNG 12 Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Nguyễn Văn Hải PHỤ LỤC (Kèm báo cáo) 2.3.2 Các biện pháp tìm kiếm văn lưu trữ: Hiện trường học, công tác lưu trữ thực... công tác văn thư lưu trữ Hoàng Thị Mỹ - Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Mặc dù vấn đề nan giải gây nhiều xúc cho người làm công tác văn thư. .. Trường THPT Bỉm Sơn Một số biện pháp áp dụng hiệu công tác Văn thư Lưu trữ trường học Công tác lưu trữ trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ