Hoạt động quản lý công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ
MỤC LỤC
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND quận Tây Hồ
Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặt tệ nạn quan liêu, lãng phí, tham nhũng cửa quyền và một số biểu hiện thiếu tích cực trong bộ máy của cơ quan. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của ủy ban, mỗi một thành viên của UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ.
Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND quận Tây Hồ
Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội.Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính là tham mưu tổng hợp và hành chính quản trị. - Bộ phận văn thư - lưu trữ :Đối với UBND quận thì bộ phận này có nhiệm vụ tham mưu cho Văn phòng soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ có nhiệm vụlàm công tác về công văn giấy tờ như là tiếp nhận ban hành, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ thuộc phạm vi quản lý và ban hành của cơ quan.
Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phó Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng HĐND&ƯBND quận. Tiếp nhận văn bản đến và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu gửỉ đi của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận, lãnh đạo Vàn Phòng đảm bảo đúng quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan hành chính Nhà nước và quy định của UBND quận; Quản lý và viết các loại giấy giới thiệu; Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 58/ 2001/NĐ - CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;.
Tình hình tổ chức công tác văn thư
Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư chủ yếu là văn bản của Văn phòng Chính phủ, cục văn thư lưu trữ nhà nước. Căn cứ vào các văn bản này công tác văn thư được triển khai và thực hiện một cách khoa học, đảm bảo tính kịp thời và chính xác.
Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ cở, công tác văn thư, lưu trữ.
Thực trạng về công tác soạn thảo, ban hành và tiêu chuẩn hóa văn bản tại UBND quận Tây Hồ
- Thực trạng công tác tiêu chuẩn hóa văn bản tại UBND quận Tây Hồ .1. Tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung văn bản
Hiện nay, thực tế đã chứng minh, kể từ khi các văn bản hướng dẫn, quy định về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản được ban hành và bên cạnh việc áp dụng ISO vào quản lý hành chính công thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND quận đã được thực hiện khá nghiêm túc trên cơ sở xây dựng quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản. - Tiêu chuẩn hóa về các từ, cụm từ, câu văn thể hiện các ý được sử dụng phổ biến trong văn bản: việc tiêu chuẩn hóa nội dung này chỉ được áp dụng trong các văn bản thuộc ngành cụ thể, sử dụng các từ ngữ chuyên ngành như các ngành liên quan đất đai, tài nguyên môi trường, lao động thương binh và xã hội… Còn lại, các văn bản hành chính thông thường khác thì tuy cùng một nội dung nhưng văn bản lại có cách thể hiện, cụm từ câu văn khác nhau.
Công tác quản lý văn bản đi của UBND quận Tây Hồ
Lưu đồ quy trình xử lý văn bản đi
Chuyên viên Văn phòng HĐND&UBND quận có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban chuyên môn trình ký các đồng chí lãnh đạo UBND quận.Đối với các văn bản đạt yêu cầu, chuyên viên Văn phòng trình lãnh đạo Văn phòng xem xét trong vòng 01 ngày kể từ ngày nhận được văn bản do các đơn vị chuyển đến.Chánh văn phòng ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký và trình Lãnh đạo UBND Quận ký ban hành. Đối với các văn bản không phù hợp về nội dung hoặc sai thể thức trình bày cần phải chỉnh sửa, lãnh đạo Văn phòng cho ý kiến vào phiếu xử lý văn bản đi( Xem phụ lục), chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại văn bản kèm theo phiếu xử lý cho đơn vị soạn thảo để hoàn thiện (thời gian tối đa trả lại văn bản là 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận).
Quản lý văn bản đến
Lưu đồ quá trình xử lý công văn đến
Các văn bản do văn thư chuyển đến, Lãnh đạo Văn phòng xem xét những văn bản thuộc phạm vi, thẩm quyền được phân cấp và đề xúất chuyển cho Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch theo lĩnh vực công việc được phân công phụ trách ngay trong ngày làm việc. Văn bản sau khi có ý kiến đề xuất của Lãnh đạo Văn phòng sẽ được chuyển lại cho văn thư để vào sổ và cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để lấy số đến, ngày tháng văn bản đến và chuyển lên Lãnh đạo UBND quận cho ý kiến chỉ đạo.
In bản lưu và lưu trữ
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND quận, văn thư cập nhật ý kiến xử lý của Lãnh đạo UBND Quận vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến và chuyển cho các phòng ban, đơn vị liên quan. - Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng, văn thư có trách nhiệm nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Quận và ký sổ bàn giao công văn (Xem phụ lục) với bên Giao thông.
Công tác quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận Tây Hồ
Dấu văn phòng UBND quận đóng lên văn bản do Chánh văn phòng ký theo quy định đó là các văn bản trong quan hệ giao dịch hành chính với cơ quan, đơn vị, các văn bản thông báo nội dung chỉ đạo và kết luận của UBND ký, các văn bản do các trưởng phòng ban, tổ tham mưu ký thừa uỷ nhiệm của chủ tịch UBND quận Tây Hồ. Văn thư đóng dấu chùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên trái, dấu của văn bản dùng dấu mực đỏ theo đúng quy định của nhà nước, cán bộ văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn bản, không nhờ người đóng hộ, không cho người khác mượn con dấu.
Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là nhiệm vụ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hiện nay UBND quận sử dụng 02 con dấu có giá trị pháp lý là dấu của UBND quận Tây Hồ có hình quốc huy và dấu văn phòng không có hình quốc huy. - Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ tuy đã được nâng cấp nhưng vẫn thường xuyên bị lỗi, chưa kiểm soát được hết các văn bản, mạng thường xuyên bị quá tải.
Thống kê số lượng văn bản UBND quận Tây Hồ những năm gần đây UBND quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính nhà nước, nhận thấy được
Nhược điểm
- Trước hết là tình trạng văn bản được ban hành có 1 số ít chưa tuân thủ các quy định của Nhà nước về thể thức của văn bản tuy nhiên do các đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND&UBND khối lượng công việc nhiều, đôi khi không kiểm soát kỹ hết các văn bản trình ký, đã ký chính thức vào văn bản phát hành, gây khó khăn cho cán bộ Văn thư khi phải giải thích với các đơn vị soạn thảo và làm thủ tục trả lại các đơn vị sai thể thức. - Một số các đơn vị thuộc quận khi đi họp, đi liên hệ công tác nhận được những văn bản liên quan đến lĩnh vực công việc của mình gửi từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đã không chuyển lại cho Văn phòng HĐND&UBND quận (qua bộ phận Văn thư) để làm thủ tục đăng ký mà gửi thẳng các đồng chí lãnh đạo HĐND, UBND quận xin ý kiến chỉ đạo, điều đú dẫn đến việc theo dừi, quản lý văn bản không được chặt chẽ.
Nguyên nhân
- Hiện nay, tại Văn phòng HĐND&UBND quận các văn bản đi, đến được đăng ký, lấy số và truyền nhận theo chương trình phần mềm…chính vì vậy dẫn đến tình trạng con người phụ thuộc vào máy móc. Trong quá trình thao tác, tốc độ của máy tính chậm, đường truyền bị lỗi, hệ thống internet yếu, virus xâm nhập, tất cả những điều đó đều làm cho quá trình đăng nhập vào các chương trình chậm lại, nhiều lúc lỗi mạng gây chậm trễ trong việc truyền văn bản tới các đơn vị thuộc quận (qua phần mềm truyền nhận văn bản của Quận nối mạng với các đơn vị).
Đề xuất, kiến nghị
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đầy đủ yêu cầu của phần mềm, máy chủ và đường truyền tới các đơn vị còn chưa được đầu tư hiện đại, tốc độ vẫn còn chậm. SỔ GIAO NHẬN VĂN BẢN Ghi chúKý nhậnNgày nhậnSố lượng bảnNơi nhậnTrích yếu nội dungSố và Ký hiệuTT.
