Đang tải... (xem toàn văn)
Mục đích nghiên cứu luận văn nhằm đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế. Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THÙY LINH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI – 2018 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÀ NỘI Người hướng dẫn khoa học: TS ĐINH THỊ CẨM LÊ Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành Quốc Gia Phản biện 2: PGS.TS Vũ Thị Phụng, ĐH KHXH NV, ĐHQGHN Luận văn bảo vệ hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số 77- Đường Nguyễn Chí ThanhQuận Đống Đa- TP Hà Nội Thời gian: vào hồi 8.00 giờ, ngày 26 tháng năm 2018 Có thể tìm luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Công tác văn thư khâu thiếu nghiệp vụ hành quan, tổ chức nào, phần quan trọng hoạt động quản lý, ảnh hưởng khơng nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy xác hiệu hoạt động máy quản lý Các quan Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, nội dung quan trọng hoạt động văn phòng, HĐND UBND, gắn liền với máy quản lý nhà nước quyền cấp kể quận (huyện) Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực hiệu quản lý nhà nước Những năm gần đây, cơng cải cách hành cải cách tư pháp, cơng tác văn thư có chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng việc nâng cao chất lượng Tuy nhiên, từ thực tế Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư chưa hồn thiện; quy trình nghiệp vụ chưa tổ chức khoa học; việc triển khai quy định Nhà nước cịn chậm, thiếu nghiêm túc; cơng tác bố trí, xếp đội ngũ cán văn thư chưa phù hợp với trình độ chun mơn sở trường; công tác ứng dụng CNTT giải công việc nhiều bất cập, chưa đầu tư mức, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, phần mềm xử lý công việc chưa triển khai đồng Từ thực tiễn yêu cầu công cải cách hành chính, việc đánh giá cách tồn diện cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND quận từ thành tựu vướng mắc, xác định nguyên nhân đưa giải pháp hồn thiện cơng tác cơng tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận đòi hỏi cấp thiết nhu cầu thực tiễn Phù hợp với nội dung học tập chuyên ngành Quản lý Hành cơng xuất phát từ thực tế Quận Tây Hồ , em định chọn đề tài "Công tác Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội" để nghiên cứu viết luận văn tốt nghiệp chương trình đào tạo Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu đề tài Do công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực hiệu quản lý nhà nước nên đề tài thu hút quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu nhiều nhà khoa học Ở Việt Nam có nhiều tác giả thực cơng trình nghiên cứu công tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác Xét góc độ phương pháp, sách “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội TS Vương Đình Quyền trình bày sở lý luận cho cơng tác văn thư, lưu trữ cách cách hệ thống chi tiết Ngoài ra, sách đề cập cụ thể tồn diện quy trình soạn thảo văn bản, phương pháp soạn thảo số văn (cơng văn, báo cáo, tờ trình…), quản lý, giải văn lập hồ sơ hành cơng tác văn thư Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”- Nxb Văn hóa Thơng tin tác giả Hồng Lê Minh tìm hiểu chuyên sâu đến vấn đề liên quan tới khâu điều hành hành quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức đạt hiệu công cải cách hành Ngồi ra, PGS.TS Dương Văn Khảm nghiên cứu hoạt động văn thư sách “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia mang đến kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp lý luận hoạt động thực tiễn, cung cấp cho người đọc thông tin cần thiết việc nghiên cứu, tham khảo vận dụng công tác văn thư lưu trữ cách đắn, có chất lượng hiệu vào thực tế Một số luận văn thạc sĩ chun ngành Quản lý hành cơng Học viện Hành nghiên cứu đề tài như: Vũ Huy Thành – Mơ hình quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ Bộ Tài Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội, 2010) Luận văn nghiên cứu vai trò nhà nước việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ Bộ Tài đặt số yêu cầu cần thiết đổi mới, đại hóa cơng tác văn thư – lưu trữ bối cảnh cải cách hành nhà nước yêu cầu hội nhập quốc tế; Vũ Văn Phú - Nâng cao lực viên chức văn thư lưu trữ trung tâm lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội, 2011) Luận văn đưa sở khoa học thực tiễn để đánh giá lực viên chức văn thư – lưu trữ trung tâm lưu trữ Quốc gia giai đoạn 2007-2012 để đề giải pháp nâng cao lực viên chức văn thư – lưu trữ giai đoạn đề xuất quan quản lý có thẩm quyền Các giáo trình, sách tham khảo, luận văn nghiên cứu giải toàn diện mặt lý luận công tác văn thư Tuy nhiên, công tác văn thư vốn có phạm vi nghiên cứu rộng liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, nên phạm vi sách đơn lẻ chưa cung cấp nhìn tồn diện mặt lý thuyết thực tiễn tất phương diện tổng thể công tác Đặc biệt, hoạt động vấn đề thực tiễn công tác văn thư đơn vị quan, tổ chức nhà nước chịu tác động nhiều yếu tố khách quan chủ quan nên mang nhiều đặc điểm riêng biệt so với cơng tác văn thư nói chung Luận văn tập trung nghiên cứu giải vấn đề mà tác giả trước chưa đề cập chưa giải cách thỏa đáng phân tích yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn thư, đánh giá mức độ hiệu công tác này, đưa giải pháp nâng cao hiệu điều kiện để thực giải pháp công tác văn thư quan, tổ chức nhà nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu luận văn 3.1 Mục đích Đề tài luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thư UBND quận Tây Hồ năm gần đây, từ đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích nghiên cứu, đề tài thực nhiệm vụ sau: + Làm rõ số vấn đề mang tính lý luận công tác Văn thư + Đánh giá thực trạng công tác văn thư Văn thư UBND quận Tây Hồ Từ đó, nhận diện ưu điểm, hạn chế, tìm nguyên nhân hạn chế + Dựa đánh giá trên, đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội thời gian tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu công tác văn thư văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp vật biện chứng phương pháp vật lịch sử Hai phương pháp nhằm mục đích xây dựng sở lý luận cho đề tài Nghiên cứu đối tượng đề tài Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cách khách quan với lịch sử phát triển, hoạt động công tác quan, sở vật chất người mối quan hệ với với phịng ban khác Nhờ đó, tác giả phân tích tổng hợp thơng tin xác khách quan - Phương pháp quan sát: Phương pháp giúp tác giả quan sát toàn q trình hoạt động cơng tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phương pháp phân tích: Trên sở nguồn thơng tin q trình quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có đánh giá “Ưu điểm, nhược điểm” công tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành mô tả lại tồn hoạt động cơng tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng phương pháp giúp tác giả thống kê toàn số liệu cụ thể liên quan đến cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội - Phương pháp điều tra: Phương pháp giúp tác giả nắm tồn hoạt động tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn kết cấu thành chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư Chương 2: Thực trạng cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bao gồm tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành, quản lý sử dụng dấu Mục đích cơng tác văn thư bảo đảm thông tin cho quản lý quan nhà nước, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang Những tài liệu, văn kiện soạn thảo, quản lý sử dụng theo nguyên tắc công tác văn thư phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động quan có hiệu 1.1.2.Vai trị công tác văn thư Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội; cung cấp thơng tin q khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Thứ hai, cơng tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan Thứ ba, cơng tác văn thư góp phần kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Thứ tư, cơng tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia 1.1.3.Các yêu cầu công tác văn thư Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức, nên q trình thực nội dung cơng tác văn thư quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo yêu cầu sau: Một là, công tác văn thư phải đảm bảo thực nhanh chóng: hoạt động văn thư khơng thực nhanh chóng, kịp thời ảnh hưởng lớn đến hiệu công tác quản lý Hai là, công tác văn thư phải đảm bảo thực xác Ba là, cơng tác văn thư phải đảm bảo bảo mật Bốn là, cơng tác văn thư phải đại hóa: Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Hiện đại hóa cơng tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức 1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn thư 1.1.4.1.Trình độ chuyên môn nghiệp vụ tác phong cán văn thư: Con người vừa chủ thể vừa khách thể quản lý Vì yếu tố tiên ảnh hưởng đến hiệu công tác văn thư trình độ chun mơn nghiệp vụ tác phong người làm công tác quản lý, lãnh đạo người trực tiếp làm công tác văn thư 1.1.4.2 Hệ thống quy trình, thủ tục: Cơng tác văn thư muốn đạt hiệu cao quy trình, thủ tục phải hoàn thiện, khoa học đồng Quy trình làm việc cần rõ ràng, tuần tự, khơng chồng chéo; quy định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cán văn thư; có phối hợp nhịp nhàng đối tượng khác tổ chức giúp hoạt động văn thư diễn hiệu quả, nhanh chóng 1.1.4.3.Hiệu hoạt động giao tiếp tổ chức Hoạt động giao tiếp tổ chức yếu tố quan trọng, giúp truyền tải thông tin tổ chức Mạng lưới giao tiếp tốt giúp phận văn thư nắm 2.2 Cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.2.1 Quản lý, đạo công tác văn thư UBND quận Tây Hồ Cũng lĩnh vực công tác khác, cơng tác văn thư Văn phịng HĐND UBND quận nhận nhiều quan tâm cấp, ngành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Bên cạnh văn quan Chính phủ, Bơ nội vụ, Cục văn thư Lưu trữ ban hành UBND quận Tây Hồ ban hành Quyết định số 2250/QĐ-UBND ngày 22/7/2013 UBND quận Tây Hồ ban hành quy định quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành quản lý văn thuộc thẩm quyền UBND quận; ban hành quy định quy chế làm việc cho phận văn thư, lưu trữ 2.2.2 Nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 2.2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn Công tác soạn thảo văn Trong thời gian qua công tác soạn thảo văn Văn phòng HĐND UBND quận đảm bảo giải nhiệm vụ giao Trình tự, thủ tục soạn thảo văn thực theo quy định pháp luật.Trình tự soạn thảo văn cán Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ tiến hành theo trình tự quy định: tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND quận lãnh đạo UBND quận tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo Cơng tác ban hành văn UBND quận Tây Hồ ban hành loại văn hành sau: Quyết định, thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng 14 văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu văn hành thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành cụ thể hóa mẫu văn chi tiết Văn sau lãnh đạo UBND quận lãnh đạo Văn phịng ký thức chuyển tới phận văn thư để thực quy trình cơng việc: kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký vào sổ cơng văn đi; lưu; đóng dấu quan; làm thủ tục phát hành văn lưu gốc văn phát hành Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ cơng tác năm 2014, 2015 năm 2016, Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ tham mưu cho lãnh đạo ban hành 10537 Quyết định, 3851 công văn, 1167 thông báo, 1132 báo cáo, 11 thị, 693 kế hoạch, 821 tờ trình 592 giấy mời Cơng tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành 2.2.2.2 Công tác tổ chức quản lý giải văn đến Tiếp nhận văn đến: Mỗi ngày, UBND quận Tây Hồ tiếp nhận văn đến từ nhiều luồng: qua hệ thống thư điện tử gov thành phố, qua hệ thống quản lý văn điều hành, gửi fax gửi văn giấy… dù văn đến đường tập trung phòng Văn thư UBND quận Tây Hồ Kiểm tra, phân loại, bóc phong bì đóng dấu đến: Sau tiếp nhận văn đến, cán văn thư kiểm tra xem văn thông tin phong bì để đối chiếu với ngày gửi văn Tiếp đến phân loại văn Với văn gửi cho UBND quận Văn phòng UBND quận, văn thư đăng ký số Đối với sách, báo, tạp chí, thư gửi đích danh lãnh đạo cá nhân, quan phịng, ban thuộc UBND quận văn thư không cần đăng ký 15 Đăng ký văn đến: Văn đến UBND quận Tây Hồ đăng ký sổ văn đến sở liệu quản lý văn đến máy tính Hiện nay, UBND quận Tây Hồ áp dụng hai phương pháp quản lý văn Tuy nhiên, việc quản lý văn máy tính sử dụng phổ biến Văn đến UBND quận đăng ký theo 03 sổ khác nhau: Trình chuyển giao văn đến: Hiện nay, Văn phòng UBND quận Tây Hồ áp dụng phần mềm quản lý văn điều hành công tác đạo, điều hành cơng việc Trình văn đến: Sau đăng ký vào sổ văn đến Với văn giấy, cán văn thư phải nhanh chóng trình cho lãnh đạo UBND quận xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Đối với văn tiếp nhận qua phần mềm quản lý văn điều hành, sau thực tiếp nhận, đăng ký văn đến, cán văn thư trình văn đến cho lãnh đạo UBND quận qua phần mềm quản lý văn điều hành Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp vào sổ, nhập liệu máy tính, scan văn đến, chuyển qua mạng chuyển văn giấy tới cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải Chuyển giao văn đến: Sau có ý kiến đạo giải lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, văn đến phải chuyển giao cho cán trực tiếp giải Sao văn bản: Hầu hết văn có ý kiến đạo giải để phục vụ trình giải Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: 2.2.2.3 Công tác tổ chức quản lý giải văn Trình tự quản lý văn UBND quận Tây Hồ tuân thủ theo quy định pháp luật Theo đó, văn như: Quyết định, báo cáo, 16 biên bản, cơng văn, thơng báo, tờ trình, kế hoạch, thị công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa UBND quận để gửi nội quan phải lãnh đạo UBND quận ký thức sau chuyển qua phận Văn thư để đăng ký số, lấy dấu phát hành Những văn chuyển môi trường mạng phải ký chứng thư số để đảm bảo an tồn thơng tin, tránh việc giả mạo văn Trình ký văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu văn bản: Văn sau lãnh đạo ký phải chuyển phòng văn thư Cán văn thư xem xét lại lần toàn văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày Sau tiến hành ghi số ngày tháng cho văn bản; văn thư tiến hành chép, nhân văn phát hành đóng dấu lên văn Chuyển phát văn đi: Hiện nay, việc chuyển phát văn UBND quận Tây Hồ chuyển qua hệ thống bưu điện, fax qua môi trường mạng để thông tin nhanh Đối với nơi nhận quan Nhà nước, phịng ban chun mơn, Sở, ban, ngành UBND quận Tây Hồ thực chuyển phát văn môi trường mạng qua hệ thống thư điện tử gov hệ thống quản lý văn điều hành có ký chứng thư số Lưu văn đi: Đây khâu cuối quy trình tổ chức, quản lý giải văn cán văn thư UBND quận Tây Hồ Mỗi văn phải lưu thành hai bản; gốc lưu văn thư quan lưu hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ 2.2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Về quản lý dấu: loại dấu UBND quận Tây Hồ bảo quản tủ, có văn thư có quyền cầm chìa khóa người trực tiếp 17 đóng dấu văn bản, khơng giao cho người khác giữ Đảm bảo cho việc dấu khơng bị đóng lan tràn, tránh tình trạng văn không thẩm quyền Về sử dụng dấu: cán văn thư UBND quận Tây Hồ nắm rõ trách nhiệm cơng tác bảo quản sử dụng dấu, đảm bảo dấu vệ sinh bảo mật Việc đóng dấu văn xác, quy định, thẩm quyền 2.2.2.5 Lập hồ sơ lưu trữ quan Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư UBND quận Tây Hồ, tất văn đến lưu thành tập hồ sơ công văn công văn đến gọn gàng, ngăn nắp Tài liệu chia để lưu trữ theo năm Hiện công tác lập hồ sơ chưa cán văn thư quận thực nghiêm túc.được thực theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Điều thể cụ thể công việc sau: - Xây dựng danh mục hồ sơ: Hàng năm, UBND quận Tây Hồ có văn yêu cầu quan, đơn vị xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12 để thực cho năm sau - Mở hồ sơ: Cán văn thư lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ - Thu thập văn vào hồ sơ: Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cán bộ, chuyên viên cần thu thập, cập nhật đủ, văn bản, tài liệu liên quan (kể văn bản, tài liệu phục vụ đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng tiêu đề dự kiến ghi bìa hồ sơ - Phân loại, xếp: Nếu khối lượng văn bản, tài liệu hồ sơ lớn (quá 200 trang), cán văn thư cần chia hồ sơ thành nhiều tập Việc phân chia hồ sơ phải vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, thời gian, số 18 lượng trang tài liệu… hồ sơ để phân chia hợp lý tập hồ sơ Mỗi tập hồ sơ đủ yếu tố cấu thành hồ sơ độc lập - Kết thúc biên mục hồ sơ: Khi công việc giải xong hết năm, hồ sơ kết thúc; cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ để: bổ sung văn thiếu; loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa khơng có giá trị; xem xét xếp lại trật tự xếp hồ sơ Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu xếp ổn định cần tiến hành biên mục hồ sơ theo trình tư: Đánh số trang Viết mục lục văn bản, tài liệu Viết tờ chứng từ kết thúc Viết bìa hồ sơ: 2.2.3 Việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư UBND quận Tây Hồ năm gần bước đầu quan tâm Việc ứng dụng CNTT áp dụng vào khâu như: công tác soạn thảo văn 2.2.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo văn Việc soạn thảo văn UBND quận Tây Hồ tiến hành hồn tồn máy tính tất tất phòng, ban, UBND quận trang bị máy tính thiết bị văn phịng khác như: máy photocopy, máy in Sau cán chuyên môn soạn thảo văn trình cho lãnh đạo đơn vị để kiểm tra, chỉnh sửa đến khâu cuối cùng, công tác tiến hành thông qua mạng nội UBND quận 19 2.2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Công tác quản lý văn UBND quận Tây Hồ tiến hành phần mềm quản lý văn điều hành UBND quận Văn thư theo dõi, xem văn đến chuyển cho lãnh đạo 2.2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin tra cứu, thống kê văn Việc ứng dụng CNTT với phần mềm quản lý văn việc tra cứu, tìm kiếm, thống kê văn tiến hành thuận lợi, nhanh chóng Chính vậy, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư vấn đề UBND quận Tây Hồ đặc biệt quân tâm trọng, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào q trình hoạt động UBND quận 2.3 Đánh giá chung công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 2.3.1 Ưu điểm 2.3.1.1 Ưu điểm hình thức tổ chức máy văn thư Phòng văn thư Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ tổ chức làm việc theo mơ hình tập trung, “một cửa”, bố trí phịng làm việc tầng UBND quận Tây Hồ, thuận lợi cho việc tiếp nhận văn đến từ quan bên ngồi gửi đến Quy trình xử lý giải văn đến tiến hành nhanh chóng, văn đến chuyển đến lãnh đạo, phòng ban, đơn vị, cá nhân UBND quận Tây Hồ với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lãnh đạo, phòng, ban, đơn vị quy định Góp phần nâng cao chất lượng cơng việc UBND quận Tây Hồ Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ thường xuyên quan tâm, kiểm tra, đôn đốc, chấn chỉnh kịp thời công tác văn thư, tạo điều kiện giúp cán văn thư hoạt động hiệu Đồng thời tạo điều kiện, cung cấp văn phòng 20 riêng với đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho cán văn thư, tạo điều kiện làm việc tốt cho cán văn thư; Công tác nhân phận văn thư UBND quận Tây Hồ lựa chọn, xếp, bố trí hợp lý, có lực trình độ, có kinh nghiệm cơng tác văn thư, có trình độ tin học để áp dụng CNTT quản lý văn nhanh chóng, thuận tiện 2.3.1.2 Ưu điểm nghiệp vụ Quy trình soạn thảo ban hành văn thực nghiêm chỉnh, đầy đủ, từ khâu khâu cuối nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn Quy trình giải văn Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ, cán văn thư quan kiểm tra, xử lý giải văn cách nhanh chóng, xác Việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư UBND quận Tây Hồ công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn đến, văn đi, xử lý trao đổi thông tin qua mạng giúp cho tiến trình xử lý cơng việc đội ngũ cán văn thư quận nhanh chóng, dễ dàng, đạt hiệu cao, dễ dàng tra cứu thông tin tạo cải tiến phương thức hoạt động khâu nghiệp vụ công tác UBND quận áp dụng chứng thư số chữ ký số hoạt động giao dịch giúp tiết kiệm chi phí, giấy tờ, thời gian luân chuyển hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử 2.3.1.3 Các ưu điểm khác Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư quan tâm trọng Công tác bồi dưỡng nghiệp vụ đươc cán văn thư xử lý, thực hành áp dụng phần mềm máy tính chuyên dụng vào công việc cách hiệu Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ năm gần đẩy mạnh 21 2.3.2.Tồn tại, hạn chế Công tác soạn thảo ban hành văn cịn số sai sót thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Chất lượng văn hành soạn thảo sử dụng UBND quận Tây Hồ xảy trường hợp văn chưa tuân thủ quy định thể thức, kỹ thuật trình bày Trong văn gửi cấp trên, cịn có văn sử dụng từ ngữ khơng văn phong hành UBND quận chưa có sổ đăng ký văn mật riêng, nên việc bảo đảm bí mật thơng tin từ cơng tác văn thư cịn khó Cơng tác quản lý cơng văn cịn chưa theo quy trình định Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa phân loại chỉnh lý thực phổ biến UBND quận Tây Hồ UBND quận chưa có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn có vấn đề trách nhiệm giải văn cá nhân, đơn vị nhận văn Việc nhập liệu vào máy tính cịn tồn số bất cập phụ thuộc vào tình hình máy móc điện Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa thực đảm bảo, đơi xảy tình trạng lỗi mạng, virus cơng máy tính máy photo, máy in hỏng UBND quận Tây Hồ chưa trang bị máy hủy tài liệu Việc đại hóa cơng tác văn thư việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ, tài liệu cịn hạn chế Cơng tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư UBDN quận Tây Hồ quan tâm trọng Tuy nhiên chưa đạt kết mong muốn Diện tích phịng làm việc nhỏ 2.3.3 Nguyên nhân tồn tại, hạn chế Vấn đề quan niệm nhận thức từ phía lãnh đạo 22 Cơng tác kiểm tra, kiểm sốt chưa trở thành định kỳ, chưa có chuẩn mực đánh giá để có điều chỉnh Hệ thống quy định, tiêu chuẩn cịn nhiều bất cập Cơng tác đào tạo tập huấn hạn chế Thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp học đông nên truyền tải hết nội dung kiến thức, kỹ năng, yêu cầu công việc Chế độ khen thưởng đãi ngộ, phụ cấp chưa tương xứng Vấn đề nguồn lực kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nói chung cịn hạn chế, chưa đáp ứng u cầu theo hướng chuyên nghiệp hóa, đại hóa Một số cán công chức chưa quen lập hồ sơ cơng việc khơng quan tâm nên q trình lập hồ sơ gặp khó khăn, lúng túng, khơng thực đầy đủ Đây nguyên nhân dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống, gây tốn kém, lãng phí kinh phí chỉnh lý sau Trong vấn đề trên, ngun nhân nhận thức đóng vai trị định 23 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI 3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 3.1.1 Đổi nhận thức công tác văn thư Cần phải không ngừng tuyên truyền nâng cao nhận thức đầy đủ vị trí, ý nghĩa, vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư thường xuyên nhiều hình thức: đăng tải Cổng Thông tin điện tử quận Tây Hồ, tổ chức hội nghị, hội thảo, mở lớp tập huấn Ngồi mở rộng hình thức thơng tin, tuyên truyền thông qua phương tiện thông tin đại chúng đài phát thanh, truyền hình qua báo, tạp chí Tiếp tục phổ biến đầy đủ văn liên quan đến công tác văn thư để tồn cán cơng chức quan nắm cách hệ thống công tác văn thư, việc cần làm để đảm bảo hoạt động công tác văn thư vào nề nếp, ngày đạt chất lượng cao 3.1.2 Kiện toàn tổ chức máy đội ngũ cán làm công tác văn thư Tiếp tục củng cố tổ chức công tác văn thư theo hình thức “Một cửa” Tăng cường xác định trách nhiệm văn thư, tăng cường đào tạo, bồi dưỡng kiểm tra UBND quận Tây Hồ cần có quy định tiêu chuẩn nhiệm vụ chức danh cụ thể; nâng cao yêu cầu trình độ tin học cán văn thư Bên cạnh đó, cần ban hành chế độ thực chế độ đãi ngộ cho cán làm công tác văn thư để cán văn thư yên tâm, gắn bó với nghề 24 3.1.3 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cán văn thư chuyên trách cán chuyên môn Thứ nhất, tiến hành rà soát lại số lượng chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư UBND quận; đánh giá thực trạng lực, trình độ cán văn thư nhằm đánh giá chất lượng phân loại lực chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ Thứ hai, xây dựng kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn ngắn hạn nâng cao trình độ cho đội ngũ cán văn thư đề án tăng cường lực cho cán văn thư Nội dung đào tạo, bồi dưỡng cần đổi hồn thiện, đa dạng hóa hình thức đào tạo, bồi dưỡng, phương pháp đào tạo cần đổi nhằm tạo điều kiện cho học viên phát huy tính chủ động sáng tạo tiếp thu kiến thức 3.1.4 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO công tác văn thư Để nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình soạn thảo ban hành (văn quy phạm pháp luật, văn hành thơng thường); - Quy trình quản lý văn đi; - Quy trình quản lý văn đến; - Quy trình tiếp nhận hồ sơ; - Quy trình lập hồ sơ quản lý hồ sơ; - Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; - Quy trình quản lý sử dụng dấu công tác văn thư… 3.1.5 Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư Để ứng dụng, đại hóa trang thiết bị phục vụ cơng tác văn thư UBND quận Tây Hồ cần thực biện pháp sau: 25 Thứ nhất, quan tâm tới cán công tác văn thư, tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng, đảm bảo cán văn thư sử dụng thành thạo khoa học kỹ thuật công tác văn thư Thứ hai, xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với phòng ban thuộc UBND quận đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang web quan đơn vị liên quan Thứ ba, đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chuyên trách làm công tác văn thư UBND quận Thứ tư, ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu điều hành công việc CloudOffice để công việc phận văn thư giảm tải, công tác quản lý thống Những văn phịng khơng giấy hình thành, điều kiện đảm bảo đại hóa cơng tác văn thư 3.1.6 Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác văn thư Cần xây dựng kế hoạch tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn thư định kỳ tối thiểu lần/ năm Tăng cường tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc UBND quận Tây Hồ UBND xã, phường, thị trấn; đẩy mạnh hình thức tự kiểm tra đơn vị Bên cạnh đó, cá nhân tiến hành kiểm tra địi hỏi phải thật khách quan, có nâng cao chất lượng công tác văn thư 3.2 Những điều kiện để đảm bảo thực tốt giải pháp 3.2.1 Khả đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi nhiệm vụ đội ngũ cán làm cơng tác văn thư Về trình độ đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ cán văn thư Mức độ đáp ứng yêu cầu trình độ tin học cán 26 Các kiến thức bổ trợ công vệc cán bộ: Yêu cầu phẩm chất trị; u cầu chun mơn nghiệp vụ… 3.2.2 Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm cấp lãnh đạo Muốn công tác văn thư đạt chất lượng vai trị quản lý, quan tâm, hỗ trợ, ủng hộ cấp lãnh đạo quan, lãnh đạo văn phịng đóng vai trị quan trọng Việc đạo, định hướng phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu cao 3.2.3 Có đủ nguồn lực tài Trong cơng tác văn thư có nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực như: kinh phí tổ chức hội nghị phổ biển, triển khai văn cho phận, quan thuộc UBND quận; hội nghị tập huấn, lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư cho cán quản lý cán văn thư chuyên trách; kinh phí đầu tư xây dựng mới, cải tạo nhà kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu văn thư; kinh phí ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư; kinh phí cho đồn học tập khảo sát công tác văn thư quan nước…UBND quận Tây Hồ xem xét cân nhắc việc xã hội hố cơng tác văn thư, lưu trữ nhằm huy động nguồn lực từ xã hội, 27 KẾT LUẬN Trong năm gần với yêu cầu cải cách hành nhà nước phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước cơng tác văn thư trở thành u cầu có tính cấp thiết Nó khơng phương tiện ghi lại, truyền đạt lại thông tin quản lý mà cịn góp phần giúp lãnh đạo điều hành công việc quan cách kịp thời, hiệu quả, xác cơng việc Từ nhận thức thực tế cho thấy cơng tác văn thư có vai trị vơ quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức không trước mắt mà lâu dài Đứng trước yêu cầu đổi đất nước, Văn phòng UBND quận Tây Hồ không ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng nhân UBND quận Một nhiệm vụ trọng tâm UBND quận Tây Hồ không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Việc đưa CNTT áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 hoạt động văn thư UBND quận cố gắng to lớn Văn phòng UBND quận Tây Hồ, động lực thúc đẩy công tác văn thư ngày quy củ khoa học Nếu quan tâm, trọng mức cầu thị lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, chắn thời gian tới công tác văn thư quận tăng cường hiệu nữa, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế- xã hội chung nước Với kiến thức học suốt năm qua trình nghiên cứu phận Văn thư UBND quận, em hy vọng nội dung giải pháp đưa góp thêm phần vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư UBND quận Tây Hồ 28 ... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu quận Tây Hồ phận Văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân quận Tây. .. CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI 3.1 Các giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ,. .. tác văn thư Văn phịng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn