Mục đích nghiên cứu của luận văn là trên cơ sở làm rõ các vấn đề lý luận và thực tiễn về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác này tại huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ………… /………… ……./…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC ÁNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN HUYỆN KIM BƠI, TỈNH HỊA BÌNH Chun ngành: Quản lý cơng Mã số: 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2020 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: TS Vũ Thị Minh Hương, Nguyên Cán bộ, Cục Văn thư Lưu trữ Việt Nam Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng 401, Nhà A - Học viện Hành Quốc gia Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội Thời gian: vào hồi 08 giờ, ngày 11 tháng năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc Gia trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Tuy nhiên, nhiều nơi có quan nơi làm việc công tác văn thư, lưu trữ chưa quan tâm mức nhiều tồn tại, hạn chế Huyện Kim Bơi có 13 phịng chuyên môn, 04 đơn vị trực thuộc 27 xã, 01 thị trấn (sau gọi chung quan, đơn vị) Các quan, đơn vị huyện hoạt động hàng năm ban hành khối lượng tài liệu lớn với nội dung phong phú có nhiều giá trị Để quản lý tốt khối tài liệu đó, cơng tác văn thư, lưu trữ huyện bước đầu quan tâm giải số nhiệm vụ công cải cách hành nhà nước đặt Trong năm qua, công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi, tỉnh Hịa Bình, có nhiều tiến bộ, thực tế, cơng tác cịn nhiều hạn chế,3cần đánh giá cách toàn diện, thành tựu vướng mắc, xác định nguyên nhân đưa giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác huyện Kim Bơi địi hỏi cấp thiết Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình” để nghiên cứu luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu đề tài Hoạt độngvăn thư, lưu trữtừ lâu nhiều nhà khoa học nhà nghiên cứu quan tâm, tìm hiểu Có thể kể số tác phẩm tiêu biểu sau: - “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ” tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm biên soạn (1990) - “Những văn đạo, hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn thư, lưu trữ” TS Nguyễn Văn Thâm – ThS Nghiêm Kỳ Hồng (2001) - “Mấy vấn đề cơng tác văn phịng, văn thư, lưu trữ thời kỳ đổi mới” ThS Nguyễn Kỳ Hồng (2003) - “Lý luận phương pháp cơng tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền (2006) - “Hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn phòng quan Đảng Nhà nước” GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2009) - “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2010) Những sách cơng trình nghiên cứu tác giả đề cập đến khía cạnh khác cơng tác văn thư, lưu trữ Nhiều vấn đề nêu lên cách lâu đến mang tính thời sự, cần tiếp tục xem xét Các c uốn sách cung cấp cho kiến thức lý luận thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ để làm sâu sắc vấn đề Một số luận án tiến sĩ, luận văn cao học chọn hướng để nghiên cứu: - Luận án Tiến sĩ “Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam” - Nguyễn Thị Lan Anh (2018) Luận án xây dựng luận nhằm định hướng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước - Luận văn cao học “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường TP Hồ Chí Minh” - Phạm Văn Năm (2010) Luận văn bảo vệ năm 2010 đưa giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường thành phố Hồ Chí Minh - Luận văn cao học “Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011-2017)” - Lê Minh Nguyệt (2018) Luận văn bảo vệ năm 2018 đưa số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư, Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa Tuy nhiên, chưa có cơng trình nghiên cứu cách tồn diện, có hệ thống dạng Luận văn cao học Quản lý công Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Vì vậy, đề tài nghiên cứu luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý cơng tơi cịn nhiều vấn đề đặt từ thực tế cần nghiên cứu cụ thể Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục đích nghiên cứu Trên sở làm rõ vấn đề lý luận thực tiễn quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, luận văn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nước cơng tác huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa, phân tích cách đầy đủ vấn đề lý luận quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ thực tiễn liên quan đến quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình - Khái quát đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình (giai đoạn 20152019) - Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình 4.2 Phạm vi nghiên cứu + Về không gian, thời gian hạn hẹp, tác giả chưa có điều kiện khảo sát cơng tác văn thư, lưu trữ tất phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND huyện Kim Bôi UBND xã, thị trấn địa bàn huyện Kim Bôi, mà nghiên cứu công tác văn thư, lưu trữ số đơn vị điển phịng: Nội vụ, Nơng nghiệp Phát triển Nơng thôn, Tư pháp, Lao động – Thương binh Xã hội, Y tế, Giáo dục Đào tạo; Ủy ban nhân dân xã: Kim Tiến, Sơn Thủy, Mỵ Hịa, Kim Bình, Kim Truy, Cuối Hạ, Sào Báy, Nng Dăm Tú Sơn + Về thời gian: Từ năm 2015 đến 31/12/2019 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn - Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử - Phương pháp nghiên cứu: Trên sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử, việc nghiên cứu luận văn sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: + Phương pháp phân tích tổng hợp; + Phương pháp điều tra, vấn, quan sát thực tế; + Phương pháp đối chiếu, so sánh; Các phương pháp giúp cho tác giả xử lý đắn tài liệu đọc số liệu thu thập để giải vấn đề luận văn đặt Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Ý nghĩa lý luận Với kết đạt được, luận văn góp phần làm rõ sở lý luận quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ địa phương - Ý nghĩa thực tiễn Luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập người làm công tác quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước lĩnh vực này, trước hết huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Kết cấu Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn chia làm chương: Chương Quan niệm chung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Chương Thực trạng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình (giai đoạn 2015-2019) Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình (giai đoạn nay) Chương QUAN NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Quản lý nhà nước 1.1.1 Khái niệm quản lý nhà nước “Quản lý nhà nước dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước sử dụng pháp luật sách để điều chỉnh hành vi cá nhân, tổ chức tất mặt đời sống xã hội quan máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển xã hội”[30, tr.03] 1.1.2 Mục đích,yêu cầu quản lý nhà nước Nhà nước tổ chức lập nên phục vụ cho tồn tại, phát triển xã hội người dân Hoạt động xã hội ln vận động phát triển, vậy, mục đích quản lý nhà nước phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển toàn xã hội 1.1.3 Phương pháp quản lý nhà nước Trong tổ chức hoạt động mình, quan nhà nước sử dụng nhiều phương pháp quản lý Có phương pháp ngành khoa học khác mà khoa học quản lý vận dụng có phương pháp đặc thù quản lý nhà nước Một là, phương pháp giáo dục Hai là, phương pháp tổ chức Ba là, Phương pháp kinh tế Bốn là, phương pháp cưỡng chế 1.1.4 Đặc điểm quản lý nhà nước So với quản lý tổ chức khác, quản lý nhà nước có đặc điểm khác biệt sau: - Thứ nhất, Chủ thể quản lý nhà nước quan nhà nước, tổ chức nhà nước, xã hội cá nhân nhà nước uỷ quyền thực quyền quản lý nhà nước - Thứ hai, đối tượng quản lý Nhà nước tất cá nhân, tổ chức sinh sống, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phạm vi lãnh thổ quốc gia, cơng dân làm việc bên ngồi lãnh thổ quốc gia - Thứ ba, quản lý nhà nước quản lý toàn diện kiểm tra tất lĩnh vực đời sống xã hội như: trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao… - Thứ tư, quản lý nhà nước dựa sở pháp luật sách phù hợp với thực tế đời sống - Thứ năm, mục tiêu quản lý nhà nước phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển toàn xã hội 1.2 Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 1.2.1 Tổng quan công tác văn thư 1.2.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2.1.2.Những nghiệp vụ cơng tác văn thư 1.2.1.3 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức 1.2.2 Tổng quan công tác lưu trữ 1.2.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 1.2.2.2 Những nghiệp vụ cơng tác lưu trữ 1.2.2.3 Vài trị công tác lưu trữ hoạt động quan, tổ chức 1.2.3 Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ 1.2.3.1 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 1.2.3.2 Quản lý hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI HUYỆN KIM BƠI, TỈNH HỊA BÌNH (GIAI ĐOẠN 2015-2019) 2.1 Khái quát hệ thống quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình 2.1.1 Khái qt chung huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Huyện Kim Bơi có 28 đơn vị hành gồm 27 xã 01 thị trấn diện tích tự nhiên 55.103,43 ha, dân số 108 nghìn người; có dân tộc chính, dân tộc Mường: 82,4%, dân tộc Kinh 14%, dân tộc Dao gần 3% môt số dân tộc khác Kim Bơi huyện miền núi cịn chậm phát triển, diện tích đất nơng nghiệp ít, tập tục canh tác từ xưa nông, thu nhập bình qn chủ yếu từ nơng nghiệp, lâm nghiệp Hiện huyện cịn 17 xã đặc biệt khó khăn thực Chương trình 135 (trong có 12 xã thuộc vùng CT 229), điều kiện phát triển kinh tế - xã hội xã cịn nhiều khó khăn 2.1.2 Tình hình quản lý nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi, tỉnh Hịa Bình thời gian qua Tại huyện Kim Bơi, Phịng Nội vụ huyện có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân (UBND) huyện thực chức quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Phịng bố trí cơng chức kiêm nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện bố trí cơng chức chun trách cơng tác văn thư, lưu trữ; Các quan, đơn vị huyện Kim Bôi UBND xã, thị trấn giao công chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ 10 2.2 Thực trạng công tác văn thư công tác lưu trữ quan, đơn vị huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình - Về nguồn văn - Về nội dung văn Nội dung văn chứa đựng thông tin hoạt động quản lý điều hành quan, đơn vị - Về khối lượng văn Qua tổng hợp báo cáo, khối lượng văn hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm tương đối nhiều liên tục tăng qua năm Bảng 2.1 Số lượng văn đi, văn đến giai đoạn 2015-2019 Số lượng Năm Năm Năm Năm văn 2015 2016 2017 2018 Văn 20.929 22.424 26.908 30.823 56.144 38.710 44.617 45.305 46.178 49.529 Văn đến Năm 2019 (Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Kim Bôi) - Về quản lý khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi Qua thực tế kiểm tra, khảo sát, tác giả nhận thấy quan, đơn vị ban hành nhiều loại văn phục vụ cho hoạt động Tuy nhiên, việc sử dụng hình thức văn cịn chưa quy định pháp luật Ví dụ: Văn có tên gọi “Đề nghị” “Cơng văn đề nghị”, loại văn khơng có hệ thống văn hành hay dùng Việc sử dụng ngôn ngữ để diễn đạt nội dung văn cán bộ, cơng chức, viên chức cịn hạn chế.Một số văn chưa có sở pháp lý vững chắc, nhiều lỗi kỹ thuật tả viết hoa chưa chuẩn mực Việc kiểm tra văn trước trình ký cịn bị xem nhẹ nên nhiều văn 11 trình ký cịn sai thể thức.Ví dụ: Việc đánh số văn chưa đảm bảo tính thống quan, đơn vị chưa đảm bảo tính khoa học theo quy định pháp luật - Về nhiệm vụ lưu văn Kết kiểm tra cho thấy chưa thực quy định pháp luật Theo quy định văn phải lưu 02 bản, lưu văn thư, lưu hồ sơ công việc cán chuyên môn (tại cá nhân đơn vị soạn thảo văn bản) nhiều đơn vị không thực - Quản lý sử dụng dấu Quản lý sử dụng dấu cịn có sai sót Ở số quan, đơn vị đóng dấu lên chữ ký mà việc trình bày khơng thẩm quyền chức vụ người ký Nó chứng tỏ việc kiểm tra hoạt động hạn chế nhiều - Về kho lưu trữ Kho lưu trữ huyện bố trí phịng tầng khu nhà làm việc Ủy ban nhân dân huyện với diện tích 30m2 Kho có trang thiết bị cho bảo quản tài liệu gồm: giá cố định, hộp, bìa, quạt thơng gió, bình cứu hỏa, bàn ghế… Hiện 10/17 phịng chuyên môn, đơn vị trực thuộc huyệnvà 15/28 UBND xã, thị trấn bố trí phịng làm việc để làm kho tạm với diện tích trung bình 15m2/phịng Trang thiết bị bảo quản tài liệu cịn thơ sơ, có cặp hộp, cặp ba dây giá cố định Như vậy, thấy huyện Kim Bơi sở vật chất diện tích kho lưu trữ quan, đơn vị chưa đảm bảo để lưu trữ khối lượng tài liệu phát sinh hàng năm Mặt khác chất lượng phòng kho lưu trữ chưa đảm bảo để lưu trữ an toàn tài liệu cách lâu dài 12 2.3 Thực trạng công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Trong phạm vi quyền hạn thực tế cấp huyện, nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ chủ yếu tập trung vào vấn đề sau: 2.3.1 Ban hành văn quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền để quản lý công tác văn thư, lưu trữ - Về quy định chung: Ủy ban nhân dân huyện xây dựng, ban hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, tác động đến hoạt động phạm vi huyện: Kế hoạch công tác công tác Văn thư lưu trữ hàng năm; Kế hoạch tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử; hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi Việc xây dựng ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữcũng đơn vị quan tâm, xây dựng - Về tổ chức máy quản lý: Tại Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện có 02 biên chế cơng chức chun trách văn thư, lưu trữ Các quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc lại (kể phòng Nội vụ huyện) Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn bố trí cơng chức,viên chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ Bảng 2.2 Thực trạng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 Năm 2019 Cấp xã Cấp huyện Tổng cộng 28(trong chuyên ngành 02) 17(trong chun ngành 04) Trình độ chun mơn Trình độ LLCT ĐH CĐ TC TC SC Chưa đào tạo 18 20 10 12 (Nguồn: Phịng Nội vụ huyện Kim Bơi) 13 Bảng số liệu cho thấy, trình độ chun mơn Đại học chiếm tỷ lệ lớn: cấp xã 18/28 đạt 64,29%,cấp huyện 10/17 đạt 58,82% Nhưng đáng ý tỷ lệ công chức, viên chức đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ thấp: cấp xã 02/28 đạt 7,14%; cấp huyện 04/17 đạt 23,53% Trình độ lý luận trị, tỷ lệ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữchưa qua đào tạo lý luận trị cao: cấp xã 20/28 chiếm 71,43%; cấp huyện 12/17 chiếm 70,59% 2.3.2 Quản lý hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi ban hành số văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ như: hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Kế hoạch công tác công tác Văn thư lưu trữ hàng năm; Kế hoạch việc tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữquy định soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, sử dụng dấu 2.3.2.1 Quản lý văn đến Tất văn đến từ nguồn phải quản lý tập trung thống Văn thư quan, tổ chức theo quy định pháp luật hành Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện thực đăng ký văn đến phần mềm quản lý văn đến máy vi tính 2.3.2.2 Quản lý văn - Nhiệm vụ quản lý văn quan, tổ chức địa bàn huyệnthực quy định - Quy định danh mục văn gửi văn điện tử, văn điện tử gửi kèm giấy thực theo Quyết định số 2169/QĐUBND ngày 18/9/2018 Ủy ban nhân dân tỉnh Hịa Bình Kế hoạch triển khai thực gửi, nhận văn điện tử quan 14 hệ thống hành Nhà nước địa bàn tỉnh Hịa Bình Cơng văn số 6629/VPUBND-THCB ngày 16/10/2018 Văn phòng UBND tỉnh việc thực danh mục văn gửi điện tử gửi kèm văn giấy 2.3.2.3 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan Đến nay, 10/16 quan, đơn vị trực thuộc huyện 18/28 UBND xã, thị trấn ban hành Danh mục hồ sơ, tài liệu, bước phấn đấu đến năm 2021khơng cịn tài liệu tồn đọng bó gói khơng chỉnh lý giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo định - Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy vào Lưu trữ quan thực theo quy định hành, nhiên cịn có quan tổ chức thực chưa nghiêm 2.3.2.4 Quản lý, sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật, chứng minh thư số công tác văn thư - Hiện nay, việc quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức thực theo quy định pháp luật 2.3.3 Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng công chức,viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện cử công chức tham gia đầy đủ lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ tổ chức Bảng 2.3 Số liệu công tác đào tạo, bồi dưỡng qua năm (đvt: lượt người) Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Đào tạo 0 0 Bồi dưỡng 32 0 05 (Nguồn: Phịng Nội vụ huyện Kim Bơi) 15 Bảng số liệu cho thấy, công tác đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữcòn hạn chế đối tượng số lượng ít, khơng thường xun qua năm.Cơng tác bồi dưỡng chủ yếu Sở Nội vụ thực hiện, huyện chưa chủ động công tác 2.3.4 Xây dựng tổ chức kế hoạch phát triển ngành phạm vi huyện Về kế hoạch phát triển ngành phạm vi huyện,hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện bám sát vào kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Hịa Bình để xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi nhằm tăng cường hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 2.3.5 Ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ Việc đầu tư kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị quan tâm Tại quan trang bị máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan, ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành công việc vào công tác văn thư Bên cạnh đó, quan, đơn vị bố trí kinh phí cho cơng tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Việc ứng dụng công nghệ thông tin quan tâm đẩy mạnh Trong thời gian gần huyện trang bị hệ thống phầm mềm quản lý văn điều hành phục vụ giải công việc đến tất quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc huyện Ủy ban nhân dân xã, thị trấn Việc phát huy hiệu rõ rệt góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí (giấy mực, lưu, gửi bưu điện…) 16 2.3.6 Kiểm tra đánh giá hiệu công tác văn thư, lưu trữ Hàng năm, Ủy ban nhân dân huyện thành lập đoàn kiểm tra Các kiểm tra ưu điểm, tồn tại, hạn chế công tác văn thư, lưu trữcủa đơn vị góp phần giúp huyện đạo thực quy định pháp luật văn hướng dẫn cấp Đồng thời, góp phần nâng cao trách nhiệm quan quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, nâng cao trách nhiệm người đứng đầu quan, đơn vị, bước đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp theo quy định Nhà nước Bảng2.4 Số lượng đơn vị kiểm tra hàng năm Số lượng đơn vị kiểm tra Năm Năm Năm Năm Năm 2015 2016 2017 2018 2019 14 14 14 14 14 Tổng 70 (Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Kim Bôi) Bảng số liệu cho thấy, số lượng đơn vị kiểm tra hàng năm so với tổng số quan, đơn vị thuộc huyện (14/45 đơn vị = 31,11%) Huyện có kế hoạch tăng cường việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị 2.3.7.Về công tác thống kê, báo cáo tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Kim Bôi thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo thường xuyên, định kỳ, đột xuất, báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ gửi Sở Nội vụ Ủy ban nhân dân tỉnh theo thời gian quy định 17 2.4 Đánh giá chung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình 2.4.1 Những ưu điểm - Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn Trung ương, tỉnh công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức huyện quan tâm thực - Công tác xây dựng ban hành văn đạo quan tâm - Việc xây dựng, ban hành văn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật công tác văn thư Việc đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho văn thư, lưu trữ quan tâm - Công tác tổ chức cán quan tuyển chọn bố trí hợp lý biên chế giao, tập huấn qua lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ - Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ huyện quan tâm thực 2.4.2 Những hạn chế, bất cập - Một số quan, đơn vị lãnh đạo chưa thực quan tâm đến công tác lưu trữ, công tác đạo chưa sâu sát, chưa liệt, cịn hình thức, chung chung; chưa ban hành đầy đủ văn công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư cịn chậm - Cơng tác tun truyền phổ biến văn Trung ương, tỉnh quy định văn thư chưa thường xuyên - Cán làm công tác văn thư, lưu trữđa số kiêm nhiệm, không chuyên ngành chưa đào tạo nghiệp vụvăn thư, lưu trữ 18 - Công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ thường kết hợp liên ngành nội dung kiểm tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa sâu, nặng hình thức Số lượng đơn vị kiểm tra hàng năm chưa cao - Hoạt động nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ cịn nhiều hạn chế - Nhiều quan, đơn vị cịn chưa bố trí kho lưu trữ; Một số quan, đơn vị bố trí Kho tạm, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo quy định Nhà nước 100% quan, đơn vị chưa bố trí phịng đọc, phương tiện, trang thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu thô sơ - Phần lớn đơn vị chưa triển khai việc lập hồ sơ môi trường mạng - Các quan, đơn vị chưa chủ động bố trí kinh phí dự tốn ngân sách giao để đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụvăn thư, lưu trữ, thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập - Nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ lãnh đạo cấp, ngành, địa phương tỉnh chưa thực đầy đủ tồn diện - Lực lượng cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ quan tổ chức thiếu yếu; ý thức tuân thủ quy định pháp luật lưu trữ phận cán bộ, công chức, viên chức chưa cao - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ hàng năm vào vào lưu trữ quan chưa trì nề nếp thực nghiêm túc - Công tác văn thư, lưu trữ chưa quan tâm đầu tư mức Tiểu kết chương 19 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀCÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI HUYỆN KIM BƠI, TỈNH HỊA BÌNH (GIAI ĐOẠN HIỆN NAY) 3.1 Quán triệt quy định hành công tác văn thư, lưu trữ Cần thực số việc sau đây: Một là,đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước công tác văn thư, lưu trữđến tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức Hai là,tuyên truyền để người hiểu rõ, đầy đủ vai trị văn cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức; hiểu rõ ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ công tác lưu trữ 3.2 Nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước đời sống xã hội Các cấp ngành nói chung quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi nói riêng cần thực việc tuyên truyền sâu rộng đến cán bộ, cơng chức, viên chức tồn dân giá trị tài liệu lưu trữ tất mặt đời sống xã hội Tạo hội điều kiện tốt cho độc giả tiếp cận, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt giá trị chúng, phục vụ cho công phát triển đất nước nói chung huyện nhà nói riêng.Theo quan điểm tác giả luận văn, điều kiện cịn khó khăn nay, trước hết nên khắc phục khó khăn, bố trí phịng đọc để phục vụ độc giả sử dụng tài liệu phòng đọc, sau tiên tới tổ chức triển lãm trưng bày tài liệu, biên soạn xuất sách, thực phóng giới thiệu cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ… 20 3.3 Một số giải pháp cụ thể 3.3.1 Tiếp tục cụ thể hóa quy định công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tiễn huyện Kim Bôi, tỉnh Hịa Bình Các quan có thẩm quyền cần bổ sung, hoàn thiện số lượng chất lượng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế địa phương; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định đơn vị trực thuộc; ban hành thêm văn nhằm quy định rõ ràng, chi tiết đầy đủ quy định trình tự, thủ tục khen thưởng, có chế tài rõ ràng cơng tác văn thư, lưu trữ 3.3.2 Tăng cường công tác đạo, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Một số quan, đơn vị chưa ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữhàng năm quy chế công tác văn thư, lưu trữ nêncần quan tâm xây dựng Đây yêu cầu giải pháp quan trọng có quy chế, cán bộ, công chức, viên chức không thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tùy tiện, thực theo thói quen, khơng với văn quy phạm pháp luật hành 3.3.3 Xây dựng đội ngũ cơng chức, viên chức có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khả ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ huyện, tiến tới cho xã, thị trấn - Cần phải thay đổi tư lãnh đạo cấp, để họ nhận thức đầy đủ vai trị, vị trí tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ; từ nhà nhà lãnh đạo nâng cao chất lượng tuyển dụng đầu vào (tuyển dụng người có trình độ, đào tạo chuyên ngành), đồng thời trọng cử công chức,viên chức đào tạo, bồi 21 dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ.Đồng thời có chế độ đãi ngộ phù hợp, động viên công chức viên chức gắn bó lâu dài với cơng việc họ đảm nhận Ngồi Văn phịng HĐND UBND huyện, cần bố trí cơng chức làm cơng tác văn thư cơng chức làm công tác lưu trữ chuyên trách, trước hết phịng Nội vụ huyện; sau bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách cho quan, đơn vị thuộc huyệnvà Ủy ban nhân dân xã, thị trấn tồn địa bàn huyện Kim Bơi 3.3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại cho công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện cần quan tâm phân bổ nguồn kinh phí cơng tác văn thư, lưu trữ cho quan, đơn vị thuộc huyện; ra, quan, đơn vị tùy vào điều kiện thực tế cần chủ động tạo nguồn kinh phí phù hợp để đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ Trước mắt quan, đơn vị huyện cần cải tạo kho lưu trữ nằm trụ sở làm việc đảm bảo yêu cầu lưu trữ tài liệu;tiến tới đầu tư xây dựng kho lưu trữ huyện đạt chuẩn theo quy định 3.3.5 Phấn đấu bước đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ huyện theo yêu cầu chung Đầu tư hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT, nhiều phần mềm ứng dụng mạng nội mạng diện rộng như: Xử lý công văn đi, đến; Gửi nhận văn bản; hệ thống email công vụ; nhắn tin công việc qua nâng cao hiệu cơng tác quản lý, xử lý, trao đổi văn công tác; thực trao đổi, khai thác thông tin cách thuận lợi nhanh chóng, tạo mơi trường làm việc đại, chuyên nghiệp, giảm 22 giấy tờ, tiết kiệm chi phí, thời gian, cơng sức, góp phần phục vụ tốt công tác truyền tải thông tin điều hành huyện đến quan, đơn vị trực thuộc 3.3.6 Thường xuyên thực hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc huyện Ủy ban nhân dân xã, thị trấn Cần tăng cường công tác kiểm tra đơn vị trực thuộc huyện Ủy ban nhân dân cấp xã việc kiểm tra phải thực thường xuyên, liên tục Bên cạnh đó, cần kiến nghị với Sở Nội vụ tiến hành hình thức kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữđối với huyện, thành phố; đồng thời áp dụng kiểm tra chéo xã, thị trấn quan, đơn vị trực thuộc 3.3.7 Học tập kinh nghiệm huyện tỉnh toàn quốc Trong thời gian tới, việc học tập kinh nghiệm huyện tỉnh toàn quốc nên quan tâm thực nhằm học hỏi nhiều kinh nghiệm hay, cách làm tốt giúp cho huyện Kim Bôi tổ chức thực công tác Văn thư, lưu trữ có hiệu 3.4 Một số kiến nghị, đề xuất 3.4.1 Đối với quan Trung ương 3.4.2 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Hịa Bình Sở ban ngành có liên quan 3.4.3 Đối với Ủy ban nhân dân huyện, xã, thị trấn Tiểu kết chương 23 KẾT LUẬN Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữđã góp phần đáng kể phát triển kinh trế - xã hội trình cải cách hành huyện Kim Bơi thời kỳ hội nhập phát triển Công tác văn thư hoạt động cung cấp thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động quan, đơn vị Huyện Kim Bơi cịn có số hạn chế công tác cần làm tốt để đảm bảo cho quan, đơn vị có đầy đủ thơng tin cần thiết, xác phục vụ cho hoạt động huyện góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, hiệu quả; giữ gìn bí mật Nhà nước Cần phải tăng cường quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ để đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình vào nề nếp nhằm phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị; góp phần cho cơng cải cách hành phát triển kinh tế - xã hội địa phương Cùng với giải pháp nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quản lý đời sống xã hội, luận văn đưa số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình Tất nhiên, nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình nhiệm vụ lâu dài, phải giải khâu với việc đẩy mạnh công cải cách hành phát triển kinh tế - xã hội huyện Như vậy, huyện Kim Bơi bướcbắt kịp với xu phát triển tỉnh Hịa Bình nước 24 ... dân huyện bám sát vào kế hoạch công tác Văn thư, lưu trữ tỉnh Hịa Bình để xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bôi nhằm tăng cường hoạt động quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu. .. cao hiệu quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình (giai đoạn nay) Chương QUAN NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Quản lý nhà nước... phụ lục, luận văn chia làm chương: Chương Quan niệm chung quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Chương Thực trạng quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ huyện Kim Bơi, tỉnh Hịa Bình (giai