Mục đích nghiên cứu của Luận văn là hệ thống hóa lý luận về điều hành hoạt động văn phòng HĐND và UBND huyện, phân tích thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ THANH HÀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Hà Nội, năm 2020 Cơng trình đƣợc hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Vũ Đăng Minh Phản biện 1: Phản biện 2: Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp D Nhà A - Hội đồng bảo vệ luận văn Thạc sỹ, Học viện Hành Quốc gia, số : 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa Thành phố Hà Nội Thời gian: vào hồi: ngày 28 tháng 08 năm 2020 Có thể tìm luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Website Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài nghiên cứu Một nội dung cải cách hành xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan hệ thống hành chính, đồng thời đổi phương thức điều hành hệ thống này, bước làm cho máy phù hợp yêu cầu phát triển hội nhập kinh tế đất nước c ng thủ đ Cơ quan hành nhà nước địa phương tổ chức thành cấp: Cấp tỉnh (thành phố trực thuộc Trung ương), cấp huyện (quận), cấp xã (phường) Mọi hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) cấp quận - huyện (sau viết gọn cấp huyện) tập trung vào Ủy ban nhân dân (UBND) Mọi định lãnh đạo UBND mặt trị, kinh tế, xã hội, văn hóa địa phương thực sở có trợ giúp, tham mưu trực tiếp quan, c ng chức chuyên môn thuộc đơn vị, phịng, ban trực thuộc trước Văn phòng Với chức năng, nhiệm vụ mình, máy quyền địa phương đóng vai trò quan trọng, nơi trực tiếp tổ chức triển khai chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước vào sống Do đó, quyền địa phương phải tăng cường mạnh mẽ để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao Trong hoạt động quyền cấp, Văn phòng lu n giữ vai trò đặc biệt quan trọng Văn phòng máy giúp việc điều hành tổng hợp quan, đơn vị, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho quan, tổ chức Văn phòng HĐND UBND cấp huyện máy giúp việc điều hành tổng hợp quyền cấp huyện, cầu nối truyền đạt xử lý thơng tin quyền cấp thành phố cấp xã phường Văn phòng phận cấu thành UBND huyện, có vai trò quan trọng việc tham mưu, tư vấn, tổng hợp, hậu cần, giúp cho lãnh đạo UBND huyện ban hành định pháp luật, hiệu mang tính khả thi Như vậy, Văn phịng HĐND UBND có vị trí, vai trị quan trọng UBND, có ảnh hưởng, tác động trực tiếp đến việc thực thi nhiệm vụ máy quyền cấp huyện Chính vậy, hiệu lực, hiệu UBND huyện nói chung lãnh đạo UBND huyện với tư cách cá nhân nói riêng địi hỏi Văn phòng điều hành theo phương thức, phong cách, biện pháp kỹ thuật thích hợp nhằm phát triển phát huy đội ng cán bộ, cán Văn phịng có đủ lực, trình độ phẩm chất đáp ứng yêu cầu Đan Phượng 29 quận, huyện thủ đ Hà Nội, phía Đ ng giáp quận Bắc Từ Liêm, phía Bắc giáp huyện Mê Linh có dịng sơng Hồng cắt ngang làm ranh giới, phía Tây giáp huyện Phúc Thọ, phía Nam giáp huyện Hoài Đức; mảnh đất nằm cửa ngõ kinh thành Thăng Long Trong tiến trình thay đổi cách thức nâng cao lực điều hành hoạt động UBND huyện nói chung, việc điều chỉnh phương thức hoạt động nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng từ Văn phòng UBND huyện tỉnh sang thành vị Văn phòng huyện thuộc thành phố trực thuộc trung ương u cầu có tính tất yếu khách quan Do vậy, đòi hỏi cải thiện chất lượng, hiệu hoạt động Văn phòng nhằm nâng cao chất lượng tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo UBND huyện, nhằm tạo sở cho UBND nói chung Văn phịng nói riêng thích ứng với bối cảnh, tính chất nhịp độ phát triển chung thành phố; đảm bảo điều hành đạo thống nhất, góp phần thực tốt Nghị Đại hội Đảng Khoá X Đảng cải cách hành Trong có nhiều cơng trình khoa học hoạt động nghiệp vụ văn phòng, điều hành văn phịng HĐND, UBND nói chung, c ng Văn phịng HĐND, UBND huyện nói riêng, điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng vấn đề bỏ ngỏ Trước thực tiễn đó, việc nghiên cứu cách hệ thống điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND hướng tới hiểu biết đầy đủ hơn, cung cấp sở cho việc hoạch định sách, quy định liên quan nội dung có tính cấp thiết lý luận thực tiễn Đó lý th i thúc tác giả lựa chọn đề tài: “Điều hành hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội” làm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Điều hành hoạt động văn phòng chủ đề lớn, nghiên cứu tập trung, tổng hợp khai thác chuyên sâu (một số) khía cạnh, kể đến số nghiên cứu điển hình có liên quan Nhưng nhìn chung, nghiên cứu đề cập đến lý luận điều hành, văn phòng, tác giả c ng nghiên cứu điều hành văn phòng số CQHCNN cụ thể; số kỹ cần thiết lực điều hành văn phịng nói chung cấp huyện nói riêng Tuy nhiên, nay, chưa có nghiên cứu khoa học nghiên cứu chuyên sâu điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện nói chung, UBND huyện Đan Phượng nói riêng Các cơng trình nguồn cung cấp sở lý luận tham khảo thực tiễn để tác giả tiếp tục nghiên cứu sâu điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Đề tài khơng có trùng lặp 3 Mục tiêu nhiệm vụ luận văn 3.1 Mục tiêu nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Luận văn hệ thống hóa lý luận điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện, phân tích thực tiễn điều hành hoạt động Văn phịng HĐND UBND huyện Đan Phượng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục đích trên, Luận văn có nhiệm vụ sau: Thứ nhất, làm rõ sở lý luận điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện Thứ hai, phân tích, đánh giá thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng bối cảnh Thứ ba, đề xuất giải pháp nâng cao hiệu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian: Luận văn nghiên cứu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng từ năm 2015 đến tháng 6/2020 (từ có Luật Tổ chức quyền địa phương) - Về khơng gian: Luận văn tập trung nghiên cứu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng - Về nội dung: Luận văn nghiên cứu thực trạng điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Phƣơng pháp luận phƣơng pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận 5.2 Phương pháp nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu, luận văn vận dụng kết hợp số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn bản; phương pháp phân tích, tổng hợp; phương pháp quy nạp, diễn dịch; phương pháp thống kê, mô tả Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Kết nghiên cứu có số đóng góp sau: Về lý luận: Kết nghiên cứu Luận văn góp phần hồn thiện lý luận điều hành hoạt động tổ chức công sở, điều hành văn phịng quan hành nhà nước Về thực tiễn: Kết nghiên cứu tham khảo việc hoạch định sách, quy định liên quan nhà quản lý khối UBND huyện nói chung, văn phịng HĐND UBND huyện Đan Phượng nói riêng Kết cấu Luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục Danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu Luận văn có chương: Chƣơng Cơ sở lý luận điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện Chƣơng Thực tiễn điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Chƣơng Phương hướng giải pháp nâng cao hiệu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1 Một số khái niệm có liên quan đề tài nghiên cứu 1.1.1 Khái niệm văn phòng HĐND UBND cấp huyện 1.1.1.1 Văn phịng Khái niệm Văn phịng hiểu khía cạnh sau đây: Thứ nhất, văn phịng dạng hoạt động tổ chức Theo nghĩa này, Văn phòng hoạt động nghề nghiệp, thực việc thu thập, xử lý thông tin, phụ trách c ng văn, giấy tờ cho tổ chức Thứ hai, văn phòng nơi diễn hoạt động tổ chức Theo nghĩa này, Văn phòng bao gồm trụ sở làm việc, điều kiện vật chất, người để đảm bảo hoạt động tổ chức Thứ ba, văn phòng máy tham mưu giúp việc cho lãnh đạo tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý thơng tin phục vụ cho q trình định quản lý Xét theo khía cạnh này, Văn phịng coi tổ chức hồn chỉnh với chức năng, nhiệm vụ, người cụ thể thiết chế cần thiết cho trình hoạt động tổ chức 1.1.1.2 Vị trí, vai trị Văn phòng HĐND UBND cấp huyện Văn phòng hoạt động Văn phịng có tầm quan trọng đặc biệt, có tác động trực tiếp đến hiệu hoạt động tổ chức Văn phòng coi “cánh tay phải” người lãnh đạo 1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức: gồm: 01 Chánh Văn phịng, 03 Phó Chánh văn phịng: 01 phó Chánh văn phịng phụ trách hậu cần như: Kế toán - Tài vụ; Quản trị; Đội xe; Bảo vệ; Nhà khách; 2) 01 phó Chánh văn phịng phụ trách hành như: Hành chính; Thư kí -Tổng hợp; Trung tâm tin học; Lưu trữ; Tiếp dân,giải đơn thư; 3) 01 Phó Chánh văn phòng phụ trách kinh tế - xã hội như: Kinh tế; Văn hố - Xã hội; Nội chính; Đối ngoại; Nghiên cứu, đổi sách 1.1.2 Quan niệm điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND cấp huyện 1.1.2.1 Quan niệm điều hành Điều hành nội dung lãnh đạo quản lý Trong lãnh đạo quản lý bao hàm khía cạnh tư lẫn hành động, điều hành phản ánh khía cạnh hành động lãnh đạo quản lý 1.1.2.2 Điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND cấp huyện Có thể hiểu cách khái quát lực điều hành văn phòng UBND khả hành động tạo kết trình điều hành nhằm đảm bảo văn phòng thực tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Khi nói đến điều hành cơng sở nói chung, hoạt động văn phịng HĐND UBND cấp huyện nói riêng thường nói đến: Hiệu điều hành; Hiệu lực điều hành lực điều hành 1.1.2.3 Các nguyên tắc điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND cấp huyện: bao gồm (i) Tính khoa học; (ii) Tính kế hoạch; (iii) Tính hệ thống; (iv) Tính kích thích vật chất, tinh thần [50] 1.1.2.4 Mục tiêu nâng cao điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND cấp huyện Một là, xác định hợp lý trách nhiệm quyền hạn nhóm cá nhân; Hai là, phát triển nhân sự; Ba là, phát triển quy trình, thủ tục làm việc hiệu quả; Bốn là, quản lý hiệu nguồn tài chính, thơng tin, cơng sản; Năm là, tăng cường hiệu kiểm tra, giám sát; Sáu là, xây dựng sở thành tổ chức học hỏi; Bảy là, tạo dựng bầu khơng khí làm việc hiệu 1.2 Nội dung điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND cấp huyện 1.2.1 Lập kế hoạch: Quá trình lập kế hoạch bao gồm bước là: Bước 1: Xác định mục tiêu; Bước 2: Xác định tình trạng tổ chức; Bước 3: Xác định thuận lợi khó khăn q trình thực mục tiêu; Bước 4: Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu; Bước 5: Soạn thảo, thông qua kế hoạch đưa vào thực 1.2.2 Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động: Quy chế hoạt động công sở xây dựng ban hành dựa chức năng, nhiệm vụ quyền hạn công sở chức danh lãnh đạo c ng phận, đơn vị cơng sở để từ quy định cách thức thực thi công vụ theo quy định pháp luật 1.2.3 Tổ chức điều hành hội họp: Nguyên tắc tổ chức điều hành hội họp: Thiết thực; Đúng thẩm quyền; Trách nhiệm; Bình đẳng; Hiện đại hóa; Kinh tế Để họp đạt hiệu quả, cần thực kỹ cần thiết sau: Thứ nhất, kỹ tổ chức họp; Thứ hai, điều điều hành hội họp; Thứ ba, công việc sau hội họp 1.2.4 Thiết kế cơng việc phân tích công việc: Thiết kế công việc bước đầu tiên, quan trọng trình tổ chức hoạt động HĐND UBND Để hoạt động HĐND UBND diễn trơi chảy hiệu từ khâu thiết kế cơng việc, Chánh Văn phịng phải nắm vững nhiệm vụ cụ thể tiến hành xếp, phân cơng nhiệm vụ cho hợp lý 1.2.5 Phân công phối hợp: Các nguyên tắc phân cơng cơng việc gồm: 1) Theo hướng chun mơn hóa; 2) Theo tiêu chuẩn định mức; 3) Nhóm 1.2.6 Tổ chức công tác thông tin giao tiếp: Các hình thức khác thực số vai trò, chức chung giao tiếp tổ chức là: (1) Định hướng; (2) Hợp nhất; (3) Duy trì; (4) Động viên, khuyến khích; (5) Đổi [40, tr 59] 1.2.7 Xây dựng văn hóa cơng sở: Văn hóa c ng sở phương thức, đường quan trọng giúp nhà điều hành công sở, điều hành Văn phòng 1.2.8 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ: Điều kiện vật chất có vai trị quan trọng để cán bộ, cơng chức thực thi cơng vụ Văn phịng có nhiệm vụ thống kê, mua sắm, thay thế, bảo dưỡng, bổ sung, quản lý thiết bị quan Văn phòng đảm bảo đầy đủ thiết bị, điều kiện vật chất để quan, tổ chức hoạt động bình thường 1.2.9 Kiểm tra: Về bản, tóm tắt bước quy trình hoạt động cơng sở nói chung hay văn phịng HĐND UBND nói riêng bao gồm bước sau: Bước Xác định tiêu chuẩn để kiểm tra; Bước Tiến hành đo lường kết hoạt động; Bước So sánh kết mà hoạt động đạt với mục tiêu kế hoạch hoạt động xây dựng từ trước; Bước Thực biện pháp điều chỉnh khắc phục sai lệch 1.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND cấp huyện 1.3.1 C c ếu tố ên cơng sở: Thứ nhất, vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan; Thứ hai, lực uy tín nhân viên nhà quản lý; Thứ ba, cấu, chất lượng đội ng nhân viên 1.3.2 C c ếu tố ên ngồi cơng sở: Lãnh đạo HĐND UBND; môi trường làm việc HĐND UBND; công vụ; văn hóa dân tộc, văn hóa khu vực văn hóa địa phương nơi HĐND UBND đóng trụ sở Chƣơng THỰC TIỄN ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đan Phƣợng 2.1.1 Khái quát chung a Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn b Cơ cấu tổ chức 2.1.2 Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND UBND huyện quan chuyên m n thuộc UBND huyện; có chức tham mưu - tổng hợp cho HĐND UBND huyện hoạt động HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành Chủ tịch UBND; cung cấp th ng tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND, UBND quan nhà nước địa phương; đảm bảo sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện; trực tiếp quản lý đạo hoạt động Bộ phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên th ng; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cá nhân, tổ chức tất lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải UBND cấp huyện, chuyển hồ sơ đến quan chuyên m n thuộc UBND cấp huyện giải nhận kết để trả cho cá nhân, tổ chức 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng huyện Đan Phượng quan có số lượng nhân viên nhiều số quan chuyên m n thuộc UBND Hiện tổng số CBCC nhân viên thuộc Văn phòng huyện 23 người bao gồm vị trí c ng tác sau: Một là, lãnh đạo Văn phòng; Hai là, tổ, phận chuyên m n trực thuộc 10 2 Thực tiễn điều hành hoạt động văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phƣợng 2.2.1 Lập kế hoạch: Lãnh đạo văn phịng có trách nhiệm lập kế hoạch, trình UBND huyện phê duyệt chương trình c ng tác quý sau UBND huyện, gửi quan chuyên m n, quan thuộc UBND phường thực Theo số liệu điều tra, có 75% cho hoạt động điều hành văn phòng HĐND UBND cho lập kế hoạch tốt, 85% cho bình thường Do vậy, để hoạt động lập kế hoạch thực có hiệu văn phịng cần lập thực kế hoạch liên tục, hiệu 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp: Lãnh đạo Văn phòng tham mưu UBND đạo ngành phường cải tiến chế độ hội họp; nâng cao hiệu sử dụng thời gian làm việc cán bộ, c ng chức, viên chức nhà nước theo Chỉ thị số 05/2008/CT-TTg ngày 31/1/2008 Thủ tướng Chính phủ Theo số liệu điều tra, có 91% số người hỏi, cho nội dung điều hành văn phòng cấp huyện cần có nghiệp vụ tổ chức điều hành hội họp Bởi lẽ, họp, hội nghị, hội thảo UBND cấp huyện diễn thường xun, đột xuất Văn phịng có nhệm vụ chuẩn bị điều kiện cần thiết để quan thường xuyên tổ chức họp, hội nghị Đối với UBND huyện Đan Phượng, tiến hành tổ chức hội họp theo trình tự bước: Bước 1: Chuẩn bị tổ chức hội họp; bước 2: Thực hội họp; bước 3: Kết thúc hội họp 2.2.3 Thiết kế công việc phân tích cơng việc: Khi thiết kế cơng việc xong, lãnh đạo Văn phịng tiến hành phân tích cơng việc Kết phân tích cơng việc giúp lãnh đạo Văn phòng việc lập kế hoạch nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá thực thi cách hợp lý 11 2.2.4 Phân công, phối hợp công việc phát triển đội ngũ cán bộ, công chức: Trên sở chức năng, nhiệm vụ văn phịng, vào tổng biên chế, trình độ cán nhu cầu c ng tác, Chánh Văn phịng có trách nhiệm phân bổ nguồn nhân lực giao vào vị trí c ng tác cho phù hợp Theo số liệu điều tra, thời gian quan, văn phịng huyện có 75% cho cơng tác phân công phối hợp công việc thực tốt, 76% tốt, bình thường 83% 45% không tốt Như vậy, để nâng cao hiệu cơng việc UBND cấp huyện, Văn phịng cần xây dựng quy chế cụ thể phối hợp giải công việc 2.2.5 Tổ chức cơng tác thơng tin giao tiếp: Văn phịng c ng tham mưu xây dựng lịch tiếp dân cho đồng chí lãnh đạo trực tiếp tiếp dân Cụ thể là: Văn phòng tham mưu xây dựng lịch tiếp cơng dân Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện tham gia tiếp dân 23 ngày với tổng số 245 lượt Văn phòng tham mưu, giúp việc UBND huyện đạo ngành UBND xã tiến hành rà soát thủ tục hành theo đạo Tổ cơng tác thực Kết rà soát 92 thủ tục hành chính, trình UBND thành phố Hà Nội (36 thủ tục cấp huyện, 56 thủ tục cấp xã) [56] 12 2.2.6 Xây dựng văn hóa cơng sở Vấn đề văn hóa c ng sở thời gian qua đạt kết đáng kể Biểu cán bộ, c ng chức UBND đoàn kết, đồng thuận việc thực kế hoạch, công việc giao Môi trường làm việc nguyên tắc thoải mái, lành mạnh phát huy khả cá nhân 2.2.7 Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ: Nội dung cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi c ng vụ văn phòng c ng việc chung UBND huyện theo số liệu điều tra có 64% số người cho hoạt động chưa tốt, 78% bình thường, 81% tốt 82% cho tốt 2.2.8 Kiểm tra, đánh giá: C ng tác kiểm tra lãnh đạo Văn phòng đảm bảo cho điều hành cá nhân đơn vị hướng tới mục tiêu chung UBND, nhằm thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà quy định pháp luật đề Thực tiễn, theo số liệu điều tra huyện địa bàn thành phố Hà Nội, có tới 57% ý kiến cho cơng tác kiểm tra, đánh giá văn phịng kh ng tốt, 84% cho tốt Theo số liệu thấy, lãnh đạo văn phòng cấp huyện thường xuyên kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm hoạt động văn phòng 2.3 Đánh giá chung 2.3.1 Những kết đạt Bản mơ tả cơng việc vị trí việc làm lãnh đạo Văn phịng nhìn chung ma- ng tính khả thi, cơng việc diễn trơi chảy, đạt mục tiêu đề Bản mô tả cơng việc giúp Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND nắm bắt tổng quát công việc cán bộ, c ng chức UBND Về phân công, phối hợp công việc phát triển đội ng CBCC: Lãnh đạo Văn phòng phân c ng c ng việc cụ thể, rõ ràng, người Văn phòng 13 Công tác phục vụ thông tin cho hoạt động Văn phòng đảm bảo cho hoạt động phận, đơn vị quan cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết, nhanh chóng, kịp thời, từ tạo điều kiện cho hoạt động quan mang lại hiệu cao Công tác quản lý theo dõi toán năm theo dự toán, đảm bảo nguyên tắc, chế độ quản lý kinh tế tài nhà nước quy định, việc chi tiêu đầu tư mua sắm trang thiết bị hàng năm vào định dự toán ngân sách nhiệm vụ hoạt động đơn vị 2.3.2 Những tồn tại, hạn chế Một là, công tác lập kế hoạch Q trình lập kế hoạch địi hỏi Chánh Văn phịng, cán tổng hợp phải có hiểu biết rộng tư tổng hợp tốt, lãnh đạo HĐND UBND phải đưa ý tưởng đạo rõ ràng khoa học Việc lập kế hoạch Văn phòng nhiều hạn chế, bị động kh ng lường hết công việc đột xuất, kế hoạch nặng liệt kê đầu việc, thiếu tính kế hoạch biện pháp thực Hai là, mô tả công việc Chánh Phó Văn phịng nhiều làm chưa xác, chưa khoa học Một số cơng việc thiết kế cịn chưa mang tính khả thi, chưa phù hợp với điều kiện thực tế HĐND UBND huyện Ba là, phân công công việc: Bên cạnh kết đạt được, kỹ phân c ng c ng việc lãnh đạo Văn phòng hạn chế như: Phân cơng cơng việc cịn số người chưa chun m n nghiệp vụ, chưa phát huy khả lao động cá nhân hiệu suất lao động chưa cao Bốn là, hoạt động thông tin giao tiếp Nhiều phòng, ban, trung tâm chưa chấp hành tốt quy định chế độ thông tin nhà nước: thông tin đến HĐND UBND huyện cịn chậm 14 Năm là, cơng tác xử lý thơng tin phản hồi lãnh đạo Văn phịng chưa ý đồng với hoạt động khác, có tình trạng “đánh trống bỏ dùi” Nhiều văn HĐND UBND ban hành lâu, việc đ n đốc triển khai chậm [56] Sáu là, khả giao tiếp lãnh đạo Văn phịng cịn hạn chế Trong buổi tiếp khách, đón khách huyện khác đối tác, lãnh đạo Văn phòng e dè, việc gây ấn tượng khách hạn chế Bảy là, xây dựng văn hóa c ng sở Thực tế thi hành công vụ, CBCC chưa mang phù hiệu chưa đeo thẻ công chức, tác phong chưa lịch sự; c ng chức cịn hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân thi hành công vụ Tám là, c ng tác rà soát văn chưa tiến hành thường xuyên, nhằm phát nội dung văn trái pháp luật, chế độ, sách lạc hậu, lỗi thời khơng cịn phù hợp với thực tiễn, ngược lại với mong muốn, nguyện vọng người dân để kịp thời đình việc thi hành, sửa đổi bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến tính thống hệ thống pháp luật Chín là, c ng tác theo dõi, đ n đốc, kiểm tra đánh giá c ng việc Văn phòng chủ yếu chuyên viên nghiên cứu lãnh đạo Văn phòng thực hiện, mặt tải công việc nên nguyên tắc bu ng trơi, thực có đạo UBND thành phố 2.3.3 Nguyên nhân a Nguyên nhân chủ quan: Về công tác lập kế hoạch Sự phối hợp lãnh đạo Văn phòng với chủ đề án chưa chặt chẽ, kể phối hợp q trình chuẩn bị hồn chỉnh nội dung đề án thủ tục trình đề án 15 Do lực lãnh đạo Văn phòng hạn chế, việc đưa chiến lược chưa có tầm nhìn Trong q trình phân tích cơng việc, thu thập thơng tin cơng việc cịn hạn chế Các tiêu chuẩn thực công việc chưa sử dụng thường xuyên, khoa học Lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND chưa kịp thời tổng kết, sơ kết rút kinh nghiệm hoạt động văn phòng, nên nơi làm tốt chưa kịp thời biểu dương, nơi làm chưa tốt chưa có nhắc nhở, phê bình Về tổ chức điều hành hội họp Nhiều họp tổ chức thực không cần thiết, c ng việc đơn giản, gửi tài liệu qua email, họp qua mạng, thực tế tổ chức họp thời gian không cần thiết b Nguyên nhân khách quan: Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện c ng chưa thường xuyên hướng dẫn, đ n đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ th ng tin, chưa bàn bạc với đơn vị để cải tiến, nâng cao chất lượng thông tin Về hoạt động tổ chức hệ thống thông tin giao tiếp Công tác tổ chức thông tin lãnh đạo Văn phòng hạn chế phần thiếu kinh phí, thiếu trang thiết bị, thiếu cán có trình độ để cải tiến lĩnh vực thu thập thơng tin, quy trình Việc thực th ng tin chưa thành nếp, thông tin cịn chậm thiếu thơng tin tổ chức thực hiện, hiệu sách biện pháp thực tế, thiếu đề xuất, kiến nghị với cấp để tháo gỡ khó khăn việc tổ chức triển khai thực thông tin Hiện UBND huyện Đan Phượng nhiều đơn vị, phòng, ban yếu khâu tổ chức thông tin, ảnh hưởng đến quản lý, điều hành quan, đến nội dung thời hạn gửi báo cáo lên cấp 16 Chƣơng PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Phƣơng hƣớng phát triển văn phòng cấp huyện thời kỳ hội nhập phát triển 3.1.1 Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động điều hành Văn phịng 3.1.2 Phục vụ kịp thời, hiệu cơng tác đạo điều hành huyện 3.1.3 Thực cơng tác cải cách hành gắn với nâng cao suất, chất lượng phục vụ huyện, phục vụ khách hàng 3.1.4 Thực nghiêm túc Luật Phòng chống tham nhũng, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí 3.2 Một số giải pháp 3.2.1 Nhóm giải pháp quyền điện tử 3.2.1.1 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Nâng cấp phần mềm điều hành tác nghiệp phần mềm đánh giá CBCC việc cải tiến, bổ sung Modul đánh giá, thêm tiêu c ng cải tiến nhiều chức trình tác nghiệp, điều hành; đẩy mạnh ứng dụng văn điện tử có chữ ký số chuyên dùng Chính phủ 3.2.1.2 Tin học hóa hoạt động Văn phịng HĐND UBND huyện a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Triển khai dịch vụ thông tin chung mạng Internet thư tín điện tử, phần mềm dùng chung việc phục vụ quản lý, điều hành, giao lưu trực tuyến, hội nghị từ xa; Đẩy mạnh xây dựng triển khai hệ thống thông tin nghiệp vụ, sở liệu chuyên nghành 17 3.2.2 Nhóm giải pháp xây dựng quy chế làm việc, tối ưu hóa quy trình tổ chức cơng việc, tăng cường mối quan hệ phối hợp đơn vị UBND huyện 3.2.2.1 Xây dựng quy chế làm việc a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Thứ nhất, nhiệm vụ, quyền hạn Chánh Văn phòng: Chánh Văn phòng; Thứ hai, nhiệm vụ, quyền hạn Phó Chánh Văn phịng; Thứ ba, nhiệm vụ, quyền hạn Chuyên viên phân cơng lĩnh kinh tế, trị, văn hóa 3.2.2.2 Tối ưu hóa qu trình tổ chức cơng việc a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể Có nhiều chiến lược để lựa chọn tối ưu hóa quy trình tổ chức, điều hành cơng việc Văn phịng sau: Thống hóa, tiêu chuẩn hóa, tối ưu hóa 3.2.2.3 Tăng cường mối quan hệ phối hợp c c đơn vị UBND huyện a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Thứ nhất, quy chế phối hợp phận trực thuộc Văn phòng; Thứ hai, chế phối hợp quy trách nhiệm Văn phòng UBND huyện với Phòng, ban trực thuộc huyện UBND xã, thị trấn; Thứ ba, xây dựng quy trình theo dõi, đ n đốc, nắm thơng tin Phịng tình hình thực báo cáo, đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch 3.2.3 Nhóm giải pháp tăng cường hỗ trợ kinh phí, đầu tư sở vất chất, trang thiết bị làm việc; đổi sách tài đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành văn phòng huyện 3.2.3.1 Tăng cường hỗ trợ kinh phí, đầu tư sở vật chất a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp 18 b Phương án cụ thể: Thứ nhất, nghiên cứu, xây dựng Văn phịng theo mơ hình cơng sở mẫu khu hành tập trung bảo đảm tiêu chuẩn chế độ trang thiết bị, phương tiện làm việc quan cán bộ, c ng chức, viên chức nhà nước, đồng thời xây dựng chế quản lý sử dụng có hiệu tiết kiệm ngân sách nhà nước; Thứ hai, điều kiện để CBCC thực thi tốt công vụ điều kiện vật chất, trang thiết bị đại, đầy đủ Điều 70, 71, 72, 73 Luật CBCC quy định rõ điều kiện đảm bảo công chức thi hành công vụ là: công sở, nhà công vụ, trang thiết bị làm việc công sở phương tiện lại để thi hành công vụ; Thứ ba, sở vật chất, trang thiết bị giúp CBCC hồn thành cơng việc giao; Thứ tư, vấn đề cụ thể cần quan tâm là: khung cảnh nơi làm việc, phịng làm việc có diện tích phụ hợp, đủ ánh sáng, phương tiện làm việc đầy đủ, phù hợp với yêu cầu làm việc, bụi bặm, tiếng ồn… 3.2.3.2 Đổi s ch tài điều hành văn phịng hu ện a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Một là, tăng cường cơng khai dân chủ hoạt động tài văn phịng huyện; Hai là, mở rộng chế khốn chi hoạt động văn phòng huyện; Ba là, đổi việc xây dựng kế hoạch tài cơng 3.2.3.3 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý điều hành văn phòng hu ện a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể - Người đứng đầu đơn vị phải trực tiếp đạo cải tiến chuẩn hóa quy trình cơng việc liên quan đến hoạt động nội bộ, giao dịch với đơn vị bên ngoài; Tăng cường sử dụng văn điện tử thay cho văn giấy quản lý, đạo, điều hành; Tổ chức lớp đào tạo chuyên đề 19 CNTT cho đội ng cán công chức, lớp đào tạo chuyên sâu cho đội ng chun trách CNTT Văn phịng nói riêng tồn huyện nói chung phù hợp với hành điện tử 3.2.4 Nhóm giải pháp liên quan đến phương thức tổ chức điều hành, cải cách thủ tục hành đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức văn phòng huyện 3.2.4.1 Đổi phương thức tổ chức điều hành Văn phịng hu ện a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể - Đơn giản minh bạch, phương thức quy trình điều hành cơng việc Văn phòng huyện cần đơn giản dễ thực hiện, điều có nghĩa khâu khơng quan trọng cần thiết cần kiên loại bỏ, kh ng làm thay đổi kết công việc - Điều hành cơng việc Văn phịng huyện phải đảm bảo tính khoa học có tính hệ thống, muốn hệ thống cơng việc Văn phịng huyện vận hành có hiệu việc xây dựng phải đảm bảo tính khoa học, phương thức điều hành cần có khả hỗ trợ lẫn nhau, khâu quy trình phải có tính hệ thống, gắn bó logic với 3.2.4.2 Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành đổi đạo cải cách hành a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Thứ nhất, đơn giản hóa thủ tục hành lĩnh vực quản lý nhà nước; Thứ hai, đơn giản hóa điều kiện kinh doanh; Thứ ba, đơn giản hóa mẫu đơn, tờ khai hành hồ sơ TTHC; Thứ tư, xây dựng chế tiếp nhận, xử lý phản ánh kiến nghị cá nhân, tổ chức doanh nghiệp chế sách, TTHC khơng phù hợp 3.2.4.3 Đào tạo, ồi dưỡng c n ộ, cơng chức văn phịng hu ện 20 a Cơ sở trị, pháp lý để đề xuất giải pháp b Phương án cụ thể: Thứ nhất, kỹ lãnh đạo văn phòng; Thứ hai, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, c ng chức Văn phòng 3.3 Điều kiện khả thi giải pháp 3.3.1 Có chế 3.3.2 Quyết tâm trị 3.3.3 Các giải pháp phải qua thí điểm rút kinh nghiệm 21 KẾT LUẬN Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng đứng trước hội để nâng cao vị thế, lực điều hành lãnh đạo lực cán bộ, c ng chức; c ng phải đối mặt với thách thức để đạt tầm vóc tương ứng Để nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện cần: đổi phương thức tổ chức điều hành Văn phòng huyện; thực việc thu gọn đầu mối; đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính; ứng dụng CNTT q trình quản lý Văn phòng Trong Chương tác giả hệ thống hóa lý luận liên quan đến quản lý điều hành Văn phòng huyện: vai trò, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Văn phòng HĐND UBND huyện; nội dung điều hành văn phòng cấp huyện yếu tố ảnh hưởng đến điều hành văn phòng huyện Đan Phượng Phân tích, đánh giá thực tiễn điều hành hoạt động văn phòng huyện Đan Phượng thời gian qua tác giả thể Chương Luận văn đánh giá cách khách quan ưu điểm, tồn tại, hạn chế nguyên nhân hạn chế điều hành hoạt động văn phòng huyện Đan Phượng thời gian qua Chương 3, tác giả đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu điều hành hoạt động Văn phòng, giúp c ng tác văn phòng hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ việc tham mưu, tư vấn cho HĐND UBND huyện, nhằm đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ thời kỳ hội nhập phát triển 22 ... Chƣơng THỰC TIỄN ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đan Phƣợng 2.1.1... UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Chƣơng Phương hướng giải pháp nâng cao hiệu điều hành hoạt động Văn phòng HĐND UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐIỀU HÀNH HOẠT... quan nội dung có tính cấp thiết lý luận thực tiễn Đó lý th i thúc tác giả lựa chọn đề tài: ? ?Điều hành hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội? ??