Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)

Luận văn hướng tới những mục đích cơ bản sau: Nhận thức một cách đầy đủ các vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ; Đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những ưu điểm và những tồn tại, hạn chế. Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước về công tác này tại tỉnh Thanh Hóa.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ MINH NGUYỆT QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH HÓA (GIAI ĐOẠN 2011 – 2017) Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG Hà Nội – 2018 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: GS TSKH Nguyễn Văn Thâm Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Thị Thu Vân Phản biện 2: TS Nguyễn Bùi Nam Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp A, Nhà A - Hội trường bảo vệ luận văn Thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội Thời gian: vào hồi 14 00 phút, ngày 27 tháng năm 2018 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trị quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đây hoạt động cần thiết để phục vụ cho trình quản lý, điều hành quan, tổ chức Làm tốt hoạt động bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác quan, tổ chức, phòng chống bệnh quan liêu, giấy tờ Văn bản, hồ sơ hình thành hoạt động quan, tổ chức quản lý cách khoa học Những văn bản, tài liệu có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cần thiết Tuy nhiên, nhiều nơi công tác Văn thư - Lưu trữ chưa quan tâm mức nhiều tồn tại, hạn chế Tỉnh Thanh Hóa có 02 thành phố trực thuộc tỉnh, 01 thị xã 24 huyện Các quan thuộc máy quản lý tỉnh hoạt động hàng năm ban hành khối lượng tài liệu lớn với nội dung phong phú có nhiều giá trị Để quản lý tốt khối tài liều đó, cơng tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh bước đầu quan tâm giải số nhiệm vụ công cải cách hành nhà nước đặt Thanh Hóa phấn đấu trở thành tỉnh nước vào năm 2020, tạo tảng để trở thành tỉnh công nghiệp theo hướng đại vào năm 2030 theo tinh thần Nghị Đại hội Đảng tỉnh lần thứ XVIII Trong bối cảnh đó, cơng tác Văn thư - Lưu trữ cần ý nhằm nâng cao vai trị hoạt động quản lý nhà nước đời sống xã hội tỉnh nhà Để công tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động thống đạt hiệu cao thiết cần có quản lý nhà nước Trong năm qua, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến công tác Văn thư - Lưu trữ, thực nhiều biện pháp để bước hồn thiện cơng tác Đối với tỉnh Thanh Hóa, có nhiều tiến bộ, thực tế, cơng tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn tỉnh nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt quản lý nhà nước phục vụ cho cơng cải cách hành Nhà nước nói chung tỉnh Thanh Hóa nói riêng Vì vậy, việc đánh giá cách tồn diện hoạt động quản lý nhà nước cơng tác Văn thư - Lưu trữ, thành tựu vướng mắc, xác định nguyên nhân đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tỉnh Thanh Hóa địi hỏi cấp thiết nhu cầu thực tiễn Xuất phát từ thực tế đó, chọn đề tài “Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)” để nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý công Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Công tác văn thư, lưu trữ quản lý nhà nước công tác nhiều nhà khoa học quan tâm, tìm hiểu Các nghiên cứu, viết hướng đến nội dung khác hoạt động như: "Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành chính" (GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm) Và số luận văn cao học như: - "Quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường" (Th.s Đỗ Hồng Lan) - "Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ UBND phường TP Hồ Chí Minh" (Th.s Phạm Văn Năm) - "Mơ hình quản lý nhà nước cơng tác Văn thư - Lưu trữ quan Bộ Tài chính" (Ths Vũ Huy Thành) Bên cạnh đó, luận văn cịn tham khảo số Luận án Tiến sĩ như: "Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ" - Trần Việt Hoa (2014), "Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt động quan hành nhà nước Việt Nam" - Nguyễn Thị Lan Anh (2016), "Cơ chế tài đơn vị nghiệp cơng lập ngành Lưu trữ Việt Nam" - Hoàng Thị Thu Hồng (2016) Trong tất cơng trình vừa kể chưa có cơng trình nghiên cứu cách tồn diện, có hệ thống dạng Luận văn cao học Quản lý công “Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017)” Vì vậy, đề tài nghiên cứu làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý cơng tơi cịn nhiều vấn đề cần nghiên cứu cụ thể Mục đích nhiệm vụ luận văn Luận văn hướng tới mục đích sau: - Nhận thức cách đầy đủ vấn đề lý luận quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ; - Đánh giá thực trạng quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, ưu điểm tồn tại, hạn chế - Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý nhà nước công tác tỉnh Thanh Hóa Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu luận văn hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa - Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2017 tỉnh Thanh Hóa Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu dựa sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử Trên sở phương pháp luận vật biện chứng vật lịch sử, việc nghiên cứu luận văn sử dụng số phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết; - Phương pháp phân loại hệ thống hóa lý thuyết; - Phương pháp chuyên gia; - Phương pháp điều tra, vấn, quan sát; - Phương pháp mơ hình hóa; - Phương pháp đối chiếu; - Phương pháp phân tích tổng kết kinh nghiệm Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn - Ý nghĩa lý luận Với kết đạt được, luận văn góp phần làm rõ sở lý luận quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ địa phương - Ý nghĩa thực tiễn Luận văn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập người làm công tác quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước lĩnh vực này, trước hết tỉnh Thanh Hóa Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn chia làm chương: Chương Quan niệm chung quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ Chương Thực trạng quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017) Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn nay) CHƯƠNG QUAN NIỆM CHUNG VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Quản lý nhà nước 1.1.1 Khái niệm quản lý nhà nước Nhà nước tổ chức đặc biệt quyền lực trị, có máy chun trách để cưỡng chế quản lý xã hội Nhà nước hoạt động trước hết lợi ích giai cấp thống trị Trong xã hội xã hội chủ nghĩa chúng ta, Nhà nước đại diện cho quyền lợi nhân dân lao động Hoạt động Nhà nước đặt lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam Có thể hiểu "Quản lý nhà nước dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước sử dụng pháp luật sách để điều chỉnh hành vi cá nhân, tổ chức tất mặt đời sống xã hội quan máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển xã hội." 1.1.2 Mục đích, yêu cầu quản lý nhà nước Nhà nước tổ chức lập nên phục vụ cho tồn tại, phát triển xã hội người dân Hoạt động xã hội ln vận động phát triển, vậy, mục đích quản lý nhà nước phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển toàn xã hội 1.1.3 Phương pháp quản lý nhà nước Thứ nhất, phương pháp giáo dục Phương pháp giáo dục cách tác động vào nhận thức người tổ chức, nhằm nâng cao tính tự giác khả lao động họ việc thực nhiệm vụ Thứ hai, phương pháp tổ chức Phương pháp cách thức tác động lên người thông qua mối quan hệ tổ chức nhằm đưa người vào khuôn khổ, kỷ luật, kỷ cương Thứ ba, phương pháp kinh tế Phương pháp kinh tế cách thức tác động vào đối tượng quản lý thơng qua lợi ích kinh tế, đối tượng bị quản lý lựa chọn phương án hoạt động có hiệu phạm vi hoạt động họ Thứ tư, phương pháp cưỡng chế (hành chính) Phương pháp cưỡng chế cách thức tác động trực tiếp chủ thể nhà nước lên đối tượng định mang tính bắt buộc thực 1.1.4 Đặc điểm quản lý nhà nước Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước, quan nhà nước (mà đại diện cán bộ, công chức có thẩm quyền phù hợp với chức năng, nhiệm vụ giao) Những chủ thể tham gia vào trình tổ chức quyền lực nhà nước lập pháp, hành pháp tư pháp theo quy định Hiến pháp pháp luật Thứ hai, đối tượng quản lý Nhà nước tất cá nhân, tổ chức sinh sống hoạt động phạm vi lãnh thổ quốc gia, cơng dân làm việc bên ngồi lãnh thổ quốc gia Thứ ba, quản lý nhà nước quản lý toàn diện kiểm tra tất lĩnh vực đời sống xã hội, từ lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao Thứ tư, quản lý nhà nước dựa sở pháp luật sách phù hợp với thực tế đời sống Thứ năm, mục tiêu quản lý nhà nước phục vụ nhân dân, trì ổn định phát triển toàn xã hội 1.2 Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ 1.2.1 Tổng quan công tác Văn thư 1.2.1.1 Khái niệm công tác Văn thư Theo Khoản 2, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ- CP, ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 1.2.1.2 Những nghiệp vụ công tác Văn thư * Soạn thảo ban hành văn Văn có vai trò quan trọng hoạt động quản lý "Trong hoạt động quản lý, vừa phương tiện, vừa sản phẩm trình quản lý dùng để ghi chép truyền đạt thông tin, định quản lý từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý ngược lại" * Tổ chức quản lý giải văn Thứ nhất, quản lý giải văn "đến" "Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức" Tất quan, tổ chức có văn đến phải tập trung đăng ký văn phịng văn thư quan, tổ chức Bộ phận có trách nhiệm: (1) Tiếp nhận văn đến (2) Đăng ký văn đến (3) Trình, chuyển giao văn đến (4) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Thứ hai, quản lý giải văn "đi" "Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành" Quy trình quản lý giải văn gồm bước sau đây: (1) Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn (2) Đăng ký văn (3) Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (4) Làm thủ tục chuyển phát, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn (4) Lưu văn * Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư (Nghị định 110), Khoản 7, Điều có giải thích: "Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian địa điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân" Cũng theo Nghị định 110, Khoản 8, Điều giải thích cơng tác "lập hồ sơ": "Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định" Các hồ sơ lập phải đảm bảo yêu cầu sau: Thứ nhất, hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Thứ hai, tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải phản ánh trình tự diễn biến việc Thứ ba, văn hồ sơ phải có giá trị Thứ tư, văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn Nội dung việc lập hồ sơ bao gồm: Bước 1: Mở hồ sơ Bước 2: Thu thập, cập nhật văn tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Bước 3: Kết thúc biên mục hồ sơ * Quản lý sử dụng dấu Con dấu có vai trò quan trọng việc ban hành văn Tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu quy định "Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Như vậy, nói dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước 1.2.1.3 Vai trị cơng tác văn thư hoạt động quan, tổ chức Thứ nhất, công tác văn thư bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Thứ hai, làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan Thứ ba, làm tốt công tác văn thư có tác dụng phịng chống bệnh quan liêu, giấy tờ Thứ tư, làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan Thứ năm, làm tốt cơng tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ 1.2.2 Tổng quan công tác Lưu trữ 1.2.2.1 Khái niệm công tác Lưu trữ Công tác Lưu trữ hoạt động quan nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ 1.2.2.2 Những nghiệp vụ công tác Lưu trữ Nghiệp vụ công tác Lưu trữ bao gồm: * Thu thập tài liệu vào lưu trữ, có: - Thu thập tài liệu lưu trữ quan (lưu trữ hành) - Thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử * Xác định giá trị tài liệu Đây việc xem xét, đánh giá mức độ giá trị tài liệu sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn khoa học lưu trữ đề nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ bảo quản theo yêu cầu * Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm: thống kê phạm vi kho lưu trữ, thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ quan lưu trữ (theo phông, tài liệu sưu tập) * Bảo quản tài liệu lưu trữ Nhiệm vụ nhằm chống loại trừ khả làm hỏng, làm tài liệu, làm lộ thơng tin tài liệu, bảo đảm tồn vẹn phông lưu trữ tạo điều kiện cho việc tổ chức sử dụng tài liệu đạt hiệu * Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác nhằm biến thông tin khứ tài liệu lưu trữ thành thông tin tư liệu bổ ích phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật nghiên cứu lịch sử * Chỉnh lý tài liệu theo yêu cầu lưu trữ Đây công tác tổ chức lại tài liệu phông lưu trữ theo phương án phân loại, sửa chữa, phục hồi, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản sử dụng tài liệu 1.2.2.3 Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động quan, tổ chức Thứ nhất, công tác lưu trữ giúp cho quan, tổ chức dựa thông tin lưu trữ để nghiên cứu, tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai Thứ hai, làm tốt công tác lưu trữ góp phần nâng cao hiệu chất lượng hoạt động quan Thứ ba, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học, tổng kết thực tiễn 1.2.3 Quản lý nhà nước công tác văn thư - lưu trữ 1.2.3.1 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước tích cực đẩy mạnh việc xây dựng văn bản, văn hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ nhằm tham mưu cho Bộ Nội vụ, đưa công tác vào nề nếp, thực thống phạm vi nước Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Sở, Ban, Ngành; Ủy ban nhân dân cấp; quan, tổ chức, đơn vị ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị hay địa Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 với mục tiêu tổng quát sau: - Quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ phạm vi nước; bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; - Định hướng phát triển công tác văn thư, lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm để quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ nguồn lực cho trình đầu tư phát triển định hướng Đảng Nhà nước, góp phần thực thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2011-2020; - Tạo sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; làm cho quan, tổ chức máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng phê duyệt dự án đầu tư phát triển lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động việc huy động, sử dụng nguồn lực 1.2.3.5 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác Văn thư - Lưu trữ Kết qủa công tác nghiên cứu khoa học ngành Văn thư Lưu trữ nước ta năm qua thể cụ thể qua đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp ngành cấp sở nghiệm thu áp dụng thực tiễn để giải vấn đề nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Hiện nay, phần lớn quan, tổ chức ứng dụng khoa học kỹ thuật công tác văn thư - lưu trữ phần mềm quản lý văn phần mềm lưu trữ giúp tra tìm tài liệu nhanh chóng, cất trữ tài liệu gọn gàng, lâu dài khoa học Đây bước tiến giúp ngành Văn thư Lưu trữ hoạt động tốt hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng, đồng thời góp phần nâng cao xuất, chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức 1.2.3.6 Thanh tra, kiểm tra đánh giá hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ Đối với quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ, hàng năm, Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước có kế hoạch đạo, hướng dẫn quan Nhà nước từ Trung ương đến địa phương thực công tác tra, kiểm tra; đồng thời cử tra Cục kết hợp với đơn vị thực việc kiểm tra kiểm tra chéo Thông qua hoạt động tra, kiểm tra nhằm xem xét mức độ hợp lý hay không hợp lý văn quy phạm pháp luật ban hành chương trình công tác đề ra, khả thực thực tế Hoạt 10 động đánh giá hiệu thực tế kế hoạch đề hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ đồng thời góp phần phịng ngừa, ngăn chặn, phát hiện, xử lý hành vi vi phạm pháp luật Từ đó, quan quản lý ngành đúc rút kinh nghiệm tổ chức ban hành văn quy định thực nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Thông qua việc đánh giá hiệu công tác Văn thư - Lưu trữ, nhà quản lý rút mặt chưa công tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị tìm kiếm giải pháp tốt nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác 1.2.3.7 Thống kê, báo cáo tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ Ngày 31 tháng 10 năm 2015, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định chế độ báo thống kê công tác Văn thư - Lưu trữ tài liệu lưu trữ Việc thống kê, báo cáo, tổng kết thực theo định kỳ tháng, quý, năm thống kê, báo cáo đột xuất trường hợp cần thiết Việc thống kê, báo cáo tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ chủ yếu để đánh giá hiệu công tác 1.2.3.8 Hợp tác quốc tế công tác Văn thư – Lưu trữ Ngày 11/1/2007, Việt Nam thức trở thành quốc gia thứ 150 tổ chức Thương mại giới – WTO Hòa nhập với xu chung đất nước, ngành Văn thư - Lưu trữ nước ta đưa hợp tác quốc tế dần trở thành hoạt động hiếu Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thành viên Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (ICA), Chi nhánh khu vực Đông Nam Á Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) tổ chức Lưu trữ nước nói tiếng Pháp (AIAF) Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cịn có quan hệ hợp tác thường xun với nhiều nước khu vực giới Tiểu kết: Như vậy, từ khái niệm Quản lý nhà nước, ta hiểu Quản lý nhà nước cơng tác Văn thư - Lưu trữ quản lý nhà nước ngành Văn thư - Lưu trữ, mang tính quyền lực Nhà nước, sử dụng văn quy phạm pháp luật quan Nhà nước có thẩm quyền để điều chỉnh công tác Văn thư - Lưu trữ phục vụ tốt cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ giúp ngành có bước phát triển phù hợp với xu phát triển xã hội, ln đảm bảo xác, kịp thời, bảo mật, an toàn đại Để nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, tác giả tiến hành khảo sát, đánh giá nội dung quản lý nhà nước công tác địa bàn tỉnh chương 11 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH HÓA (GIAI ĐOẠN 2011 - 2017) 2.1 Khái quát hệ thống quan quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 2.1.1 Khái quát chung tỉnh Thanh Hóa Thanh Hóa tỉnh cực Bắc miền Trung Việt Nam, cách Thủ đô Hà Nội 150 km phía Nam Thanh Hóa có 02 thành phố trực thuộc tỉnh, 01 thị xã 24 huyện, diện tích 11.133,4 km2 số dân 3.712.600 người với dân tộc (Kinh, Mường, Thái, H'mông, Dao, Thổ, Khơ - mú) Năm 2017, Thanh Hóa tỉnh Bắc Trung Bộ có 02 thành phố trực thuộc tỉnh (thành phố Thanh Hóa, Thành phố Sầm Sơn) 2.1.2 Hệ thống quan quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa Tại tỉnh Thanh Hóa, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh thực chức quản lý Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn toàn tỉnh Sở Nội vụ, trực tiếp Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ có trách nhiệm giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh thực quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ UBND tỉnh Thanh Hóa ban hành Quyết định số 729/QĐ-UBND ngày 10 tháng năm 2011 việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành lập sở tổ chức lại Trung tâm Lưu trữ Thanh Hố Chi cục có chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Chi cục Văn thư Lưu trữ chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế hoạt động Sở Nội vụ, đồng thời chịu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Đây tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng, kinh phí hoạt động Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật Tại quan chuyên môn UBND tỉnh việc thực quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ giao cho phận văn phòng Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ cấp huyện thuộc UBND cấp huyện Phịng Nội vụ có chức tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực chức quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ 2.2 Thực trạng quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 2.2.1 Ban hành văn quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ 12 Thứ nhất, quy định chung Kể từ có Quyết định thành lập vào ngày 10 tháng năm 2011, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tuyên truyền, phổ biến pháp luật tham mưu, giúp cho UBND tỉnh ban hành văn quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ, tác động đến hoạt động công tác phạm vi toàn tỉnh Thứ hai, văn quy định tổ chức máy Tại UBND cấp huyện, thực Nghị định 14/2008/NĐ-CP ngày 04/2/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên mơn cấp huyện tổ chức văn thư, lưu trữ chức quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ chuyển phòng Nội vụ UBND cấp huyện quản lý Theo báo cáo 24 UBND cấp huyện có 678 cán bộ, cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Trong đó: Nam giới 237 người, Nữ giới 441 người Tại ngành, chức quản lý nhà nước cơng tác Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phịng ngành quản lý Theo báo cáo 41 đơn vị, có 437 người làm cơng tác văn thư, lưu trữ (bao gồm Văn phòng ngành đơn vị trực thuộc) Trong đó: Có 42 nam, 395 nữ Thứ ba, việc triển khai thực văn đạo Nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ vào việc xây dựng, ban hành văn quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh: Ngày 15 tháng năm 2014, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa có báo cáo đánh giá 02 năm thực Luật Lưu trữ Đây đơn vị báo cáo đánh giá việc thực Luật Lưu trữ nước Sau đó, ngày 20 tháng năm 2015, Sở Nội vụ tỉnh Thanh Hóa ban hành Báo cáo số 272/BC-SNV sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ theo hướng dẫn Công văn số 235/VTLTNN-NVĐP việc hướng dẫn báo cáo sơ kết 03 năm thực Luật Lưu trữ 2.2.2 Quản lý hoạt động nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Thực nhiệm vụ quản lý chung, thống nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ, UBND tỉnh ban hành số văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ như: Quyết định số 4115/2014/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11 năm 2014 ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn tỉnh Thanh Hóa thay Quyết định số 831/2000/QĐ-UB ngày 19/4/2000 UBND tỉnh ban hành Quy định quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ không phù hợp với Luật Lưu trữ hành Từ văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ UBND tỉnh Thanh Hóa, Sở Nội vụ (trực tiếp Chi cục Văn thư - Lưu trữ), UBND cấp huyện (trên sở tham mưu Phòng Nội vụ) ban hành văn cụ thể hóa, nhằm đưa cơng tác Văn thư - Lưu trữ hoạt động thống hiệu 2.2.3 Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán Trình độ chun mơn nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đồng đều, tỉ lệ đào tạo chuyên ngành thấp, đạt khoảng 30% Đa số đơn vị bố trí cán bộ, cơng chức, viên 13 chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ chưa chuyên môn đào tạo nên việc thực thi nhiệm vụ cịn hạn chế Để tăng cường cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, hàng năm UBND tỉnh Sở Nội vụ giao cho Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh nhiệm vụ mở lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác Văn thư - Lưu trữ 2.2.4 Xây dựng tổ chức kế hoạch phát triển ngành phạm vi tỉnh Thứ nhất, công tác tổ chức cán UBND tỉnh giao Giao Sở Nội vụ kiểm tra sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố thực việc tuyển dụng, bố trí, xếp cán bộ, cơng chức, viên chức làm công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn vị trí việc làm Thứ hai, kế hoạch phát triển ngành Trên sở kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ UBND tỉnh, hầu hết Sở, ban, ngành UBND cấp huyện để thực tốt công tác Văn thư - Lưu trữ xây dựng tổ chức thực Kế hoạch công tác Văn thư - lưu trữ theo quy định pháp luật hành phù hợp với điều kiện thực tế đơn vị Theo báo cáo kết kiểm tra, tính đến năm 2017, hàng năm có 23/27 UBND cấp huyện ban hành Kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ 2.2.5 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác Văn thư - Lưu trữ Thực nhiệm vụ nghiên cứu khoa học công tác Văn thư - Lưu trữ, Trường Chính trị tỉnh Thanh Hóa hoạt động giảng dạy nghiên cứu khoa học biên soạn số tài liệu mà có chuyên đề phục vụ trực tiếp hoạt nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ cho công chức cấp xã Đó chuyên đề như: "Soạn thảo văn bản", "Nghiệp vụ công tác văn thư", "Nghiệp vụ cơng tác lưu trữ" Ngồi ra, cán bộ, giảng viên Trường Chính trị tỉnh cán bộ, cơng chức, viên chức thực công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh có viết ngành nghiệp vụ, số lượng viết hạn chế phần đưa thực trạng khó khăn, từ đề giải pháp để công tác hoạt động chất lượng hiệu Hầu hết UBND cấp huyện, đơn vị tỉnh triển khai thực thống việc quản lý văn phần mềm TD Office Tuy nhiên, việc đầu tư kinh phí ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, sử dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ chưa cấp, ngành quan tâm mức Cơ sở hạ tầng thông tin nhân lực cịn thiếu, cơng tác lưu trữ chưa có phần mềm sở liệu để ứng dụng 14 2.2.6 Thanh tra, kiểm tra đánh giá hiệu công tác Văn thư Lưu trữ Hình thức kiểm tra kiểm tra chéo thực hiệu Kiểm tra chéo nhằm tăng cường chức quản lý nhà nước công tác Văn thư -Lưu trữ UBND cấp huyện Tạo điều kiện để quan, đơn vị học tập, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời qua kiểm tra nhằm phát huy ưu điểm đạt được, khắc phục tồn tại, hạn chế, từ nâng cao nhận thức trách nhiệm UBND cấp huyện tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ; tạo bước chuyển biến tích cực, đưa cơng tác Văn thư - Lưu trữ vào nề nếp, khoa học đảm bảo quy định pháp luật 2.2.7 Thống kê, báo cáo tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ Hằng năm, UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh Sở Nội vụ thực nghiêm túc chế độ thông tin báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê sở tổng hợp định kỳ hàng năm công tác Văn thư - Lưu trữ cho Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ 2.2.8 Hợp tác quốc tế công tác Văn thư – Lưu trữ Trong năm qua, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh cung cấp nhiều hồ sơ tài liệu cho Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy nghiên cứu biên soạn lịch sử quan hệ Thanh Hóa với tỉnh Hủa Phăn cách mạng Lào giai đoạn 1930 đến phục vụ tài liệu Lưu trữ cho người nước ngồi Tuy nhiên, nay, chưa có hoạt động hợp tác quốc tế công tác Văn thư - Lưu trữ Đây thiếu sót cần khắc phục hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 2.3 Đánh giá chung quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 2.3.1 Những ưu điểm Một là, lãnh đạo quan, đơn vị dần nhận thức vai trị cơng tác Văn thư - Lưu trữ; triển khai, sử dụng văn Trung ương, tỉnh làm sở pháp lý để thực hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ; cử cán bộ, công chức tham gia đầy đủ lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật văn quy phạm pháp luật cơng tác Hai là, trình độ đội ngũ cán làm công tác Văn thư - Lưu trữ dần nâng cao, đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn, nghiệp vụ ngạch công chức Văn thư - Lưu trữ Ba là, đơn vị quan tâm đến sở vật chất đầu tư kinh phí cho hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ; cải tạo, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu 15 2.3.2 Những hạn chế, bất cập Bên cạnh kết đạt được, quản lý nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa cịn số tồn tại, hạn chế cần đạo khắc phục thời gian tới Cụ thể: Thứ nhất, nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức số quan, tổ chức chưa quan tâm sâu sắc đến công tác Văn thư - Lưu trữ dẫn đến việc xây dựng, ban hành Quy chế văn công tác văn chưa thực hiện, đặc biệt UBND cấp xã Thứ hai, quan tâm đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn việc thực quy định Trung ương, tỉnh công tác Văn thư - Lưu trữ đến đơn vị trực thuộc, UBND cấp xã hạn chế Một số đơn vị chưa cập nhật đầy đủ văn pháp luật công tác Văn thư - Lưu trữ Thứ ba, phần lớn đơn vị bố trí cán làm cơng tác Văn thư kiêm nhiệm công tác Lưu trữ (chưa bố trí cán làm cơng tác lưu trữ chun trách), nên hiệu công tác Lưu trữ chưa cao Việc tham mưu cho Thủ trưởng quan, đơn vị cơng tác lưu trữ cịn gặp nhiều khó khăn triển khai văn quản lý, đạo quan có thẩm quyền cơng tác lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ chưa hưởng chế độ độc hại, bồi dưỡng vật Thứ tư, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ nhiều hạn chế Cụ thể: Một là, thể thức kỹ thuật trình bày văn số đơn vị cịn sai sót: Cỡ chữ phần quốc hiệu, số, ký hiệu văn bản, địa danh, định lề trang văn bản…, dẫn đến chất lượng văn ban hành chưa cao Đối với UBND cấp xã kiểm tra, cịn tình trạng ký sai thẩm quyền Nhiều quan chưa ban hành Kế hoạch công tác Văn thư - Lưu trữ, Danh mục hồ sơ quan, đơn vị, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Hai là, việc thực quản lý văn đi, văn đến số quan, đơn vị số tồn tại: sổ đăng ký văn đi, đến mẫu dấu “Đến” chưa theo mẫu quy định Thông tư số 07/2012/TTBNV Bộ Nội vụ, chưa lập sổ đăng ký văn mật UBND cấp xã Ba là, số cán công chức, viên chức chưa ý thức lập hồ sơ công việc nhiệm vụ thường xuyên; chưa xem hồ sơ, tài liệu tài sản quan, nhà nước cần phải lưu cẩn thận hàng năm chưa tiến hành thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Bốn là, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu nhiều quan, đơn vị chưa triệt để, chưa xây dựng kế hoạch tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; chưa tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ 16 lịch sử (Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh) Phần lớn hồ sơ, tài liệu tình trạng chất đống, bó gói phòng làm việc quan, đơn vị Sáu là, kho Lưu trữ đơn vị bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, không đảm bảo quy định Nhà nước Riêng UBND huyện Triệu Sơn phần lớn UBND cấp xã, quan ngành kiểm tra chưa bố trí kho Lưu trữ tài liệu Bảy là, việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị nhiều tồn tại: chưa bố trí phịng đọc, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu cịn thơ sơ, hình thức sử dụng tài liệu cịn hạn chế Hồ sơ, tài liệu nằm rải rác phịng, ban chun mơn ảnh hưởng đến việc khai thác tài liệu Tám là, Tại UBND cấp huyện áp dụng phần mềm TD office Tuy nhiên, phần lớn đơn vị chưa triển khai thực việc lập hồ sơ môi trường mạng Thứ năm, đơn vị chưa chủ động bố trí kinh phí dự toán ngân sách giao hàng năm để tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc, thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng Nhiều quan, tổ chức chưa xây dựng kế hoạch tổ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; chưa tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; Kho Lưu trữ đơn vị bố trí tạm thời, diện tích chật hẹp, trang thiết bị bảo quản tài liệu sơ sài, chưa đảm bảo quy định Nhà nước 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế, bất cập Thứ nhất, nhận thức lãnh đạo, cán bộ, công chức viên chức số quan chưa thực chưa quan tâm sâu sắc đến công tác Văn thư - Lưu trữ Thứ hai, hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ cấp yếu Thứ ba, nhân ngành Văn thư - Lưu trữ chưa đảm bảo Thứ tư, trách nhiệm, lương tâm chuyên môn cán bộ, công chức, viên chức Thứ năm, công tác Văn thư - Lưu trữ chưa quan tâm đầu tư mức Tiểu kết: Như vậy, qua nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước vế công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, tác giả luận văn nhận thấy bên cạnh ưu điểm, kết đạt cịn khơng nhược điểm, tồn hạn chế hoạt động Vì vậy, để nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, tác giả đưa số giải pháp để khắc phục tồn hạn chế chương 17 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI TỈNH THANH HÓA (GIAI ĐOẠN HIỆN NAY) 3.1 Nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước đời sống xã hội 3.1.1 Nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước đời sống xã hội Theo Luật Lưu trữ năm 2011, "Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác" Còn "Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp" Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tất lĩnh vực hoạt động toŕn xă hội chúng có tính xác thực cao vŕ chứa dựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Vì vậy, quan quản lý nhà ước có thẩm quyền địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần thực việc tuyên truyền sâu rộng cộng đồng giá trị tài liệu lưu trữ thể lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, dân tộc, tôn giáo 3.1.2 Nâng cao trách nhiệm quản lý nhà nước nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ Để phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ, quan quản lý nhà nước địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần thay đổi quan niệm nhận thức công tác Lưu trữ nói chung giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng Ngồi việc bảo quản an tồn tài liệu, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ, cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Muốn trách nhiệm quan quản lý nhà nước tỉnh cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tịi biện pháp, để tạo hội điều kiện tốt để độc giả thuận tiện việc tiếp cận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy tốt giá trị để phục vụ nhu cầu xã hội góp phần vào nghiệp bảo vệ phát triển đất nước giai đoạn 18 Các quan quản lý nhà nước có thẩm quyền địa bàn tỉnh Thanh Hóa cần quan tâm đạo cơng tác Văn thư - Lưu trữ nhằm đáp ứng mục đích nhu cầu khai thác đối tượng hình thức như: phục vụ sử dụng tài liệu phịng đọc, cơng bố giới thiệu tài liệu phương tiện thông tin đại chúng, biên soạn xuất sách, tổ chức triển lãm trưng bày tài liệu, thông báo nội dung tài liệu lưu trữ, thực phóng ngắn tuyên truyền giới thiệu công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ 3.2 Một số giải pháp cụ thể 3.2.1 Tiếp tục cụ thể hóa quy định cơng tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với thực tiễn tỉnh Thanh Hóa Đây coi yêu cầu đòi hỏi cấp thiết nay, muốn phát triển tốt công tác Văn thư - Lưu trữ, quan có thẩm quyền cần bổ sung, hồn thiện số lượng chất lượng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Cụ thể hóa quy định pháp luật hành công tác Văn thư - Lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế địa phương; hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định đơn vị trực thuộc; ban hành thêm văn nhằm quy định rõ ràng, chi tiết đầy đủ quy định trình tự, thủ tục khen thưởng chế tài công tác Văn thư - Lưu trữ Những văn quan có thẩm quyền địa bàn tỉnh ban hành cần phải bám sát với tình hình thực tế tỉnh nói chung đơn vị nói riêng Do vậy, văn ban hành cần phải có văn hướng dẫn chi tiết nhằm cụ thể hóa quy định tạo điều kiện thuận lợi để quy định vào thực tiễn cách hiệu Việc ban hành văn không tính đến hiệu trước mắt mà cần phải tính đến hiệu lâu dài văn Trong trình thực thực văn cần phải có sửa đổi, bổ sung kịp thời, đáp ứng yêu cầu tình hình thực tiễn địa phương, đơn vị 3.2.2 Tăng cường công tác đạo, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ Trong thời gian tới, UBND tỉnh cần quan tâm, đạo sát công tác Văn thư - Lưu trữ UBND cấp đơn vị thiết cần xây dựng quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ Đây giải pháp quan trọng hiệu quả, có quy chế, cán bộ, cơng chức khơng cịn thực nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ tùy tiện, thực theo thói quen mà khơng với quy định văn quy phạm pháp luật hành Nhưng để quy chế thực cách có hiệu nghiêm túc, quy chế cần xây dựng đầy đủ, chi tiết, kèm theo 19 biện pháp chế tài đủ mạnh để nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức công tác Khi xây dựng "Quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ", UBND cấp Sở, ngành, đơn vị cần tham khảo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức Ngoài ra, cần trọng vấn đề sau: Thứ nhất, tăng cường phổ biến, triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ đến đơn vị, phận chuyên môn để cán bộ, công chức nắm rõ quy định nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Thứ hai, tổ chức kiểm tra, đôn đốc việc thực quy định công tác Văn thư, Lưu trữ đơn vị Lãnh đạo UBND cấp lãnh đạo Sở, ngành, đơn vị cần tăng cường công tác quản lý, đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác Văn thư - Lưu trữ, thực công tác khen thưởng đơn vị, cá nhân làm tốt xử lý đơn vị, cá nhân vi phạm Thứ ba, tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ UBND cấp, Sở, ngành, đơn vị cần thực công tác sơ kết, tổng kết việc thực quy định công tác Văn thư - Lưu trữ quan Đây vấn đề quan tâm lãnh đạo quan, đơn vị Chính nên cơng tác cịn nhiều tồn tại, hạn chế Việc thực sơ kết, tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ nên kết hợp thực với việc sơ kết, tổng kết công tác quan, đơn vị theo định kỳ Mặt khác, hàng năm UBND cấp, Sở, ngành cần tổ chức tổng kết công tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn để đánh giá ưu điểm, hạn chế UBND cấp đơn vị trực thuộc để đánh giá kịp thời phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế, yếu công tác Cùng với việc tổng kết cần kịp thời khen thưởng đơn vị, cá nhân làm tốt xử lý đơn vị, cá nhân vi phạm nhằm đưa công tác Văn thư - Lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp 3.2.3 Xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có đủ trình độ chun môn, nghiệp vụ khả ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ Thứ nhất, trình vận hành hoạt động, việc tuyển dụng công chức giỏi định đưa tới hiệu hoạt động cao cơng chức nhân tố định đến vận hành công vụ Thứ hai, từ thực tế tình hình nhiệm vụ cơng tác Văn thư - Lưu trữ, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ càn giai đoạn cần ý số vấn đề sau: 20 Một là, để bồi dưỡng công chức, viên chức văn thư, lưu trữ, sở, ban, ngành cấp tỉnh, UBND huyện, thị xã, thành phố cần bố trí kinh phí để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu Văn thư - Lưu trữ phù hợp với đối tượng công chức, viên chức quan, đơn vị Hai là, đối tượng cán cần bồi dưỡng công tác Văn thư không công chức chuyên trách kiêm nhiệm công tác mà cần phải bồi dưỡng cho tất cán bộ, công chức quan, tổ chức Ba là, nội dung chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần cập nhật quy định Nhà nước bám sát thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa Bốn là, để đảm bảo chất lượng đào tạo, bồi dưỡng, Sở Nội vụ (mà trực tiếp Chi cục Văn thư, Lưu trữ) cần lựa chọn để phối hợp với sở đào tạo có uy tín chuyên sâu nghiệp vụ công tác Văn thư - Lưu trữ Năm là, kết hợp đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ với đào tạo ngoại ngữ tin học Sáu là, việc bồi dưỡng cán Văn thư, Lưu trữ cần tiến hành đặn hàng năm Bảy là, với việc mở rộng nội dung đào tạo việc đa dạng hóa cách thức đào tạo Việc đào tạo tiến hành trực tiếp, đào tạo hình thức từ xa Thứ ba, kết hợp với công tác đào tạo, bồi dưỡng cán cần ý đến việc sử dụng đội ngũ cán đào tạo, bồi dưỡng Việc sử dụng đội ngũ cán Văn thư, Lưu trữ trước hết cần quan tâm đến bố trí sử dụng cán chuyên môn, thực quy định chế độ lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng Cần thu hút nguồn lao động bên tổ chức cơng bên cạnh cần quan tâm đến chế độ đãi ngộ người lao động làm việc cho tổ chức 3.2.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại cho cơng tác Văn thư - Lưu trữ Để có nguồn kinh phí cho cơng tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn tồn tỉnh Thanh Hóa cần dựa đạo chung UBND tỉnh, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tài chính, Sở Kế hoạch Đầu tư để lập dự tốn, bố trí nguồn kinh phí thường xun hàng năm cho UBND cấp; ngồi ra, UBND cấp tùy điều kiện thực tế cần chủ động tạo nguồn kinh phí để đầu tư phù hợp cho công tác Văn thư - Lưu trữ Việc xây dụng kho Lưu trữ chuyên dụng phải thực theo Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng kho Lưu trữ chuyên dụng Tuy nhiên, điều kiện 21 nay, kho lưu trữ chưa thể đạt chuẩn theo quy định cần đáp ứng yêu cầu thiết yếu sau đây: Một là, cần bố trí kho Lưu trữ có diện tích thỏa đáng để đảm bảo quản lý tài liệu, xử lý nghiệp vụ Hai là, hệ thống điện nước kho Lưu trữ phải thiết kế hợp lý; trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện phòng cháy, chữa cháy Ba là, trang thiết bị bảo quản tài liệu kho cần đảm bảo yêu cầu bền vững, quy định thuận tiện trình sử dụng Bốn là, để đảm bảo đại hóa cơng tác lưu trữ cần trang bị đủ máy tính để dần thực việc số hóa tài liệu, lập sở liệu để phục vụ việc quản lý tra tìm tài liệu 3.2.5 Tăng cường nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học, góp phần đại hóa ngành Văn thư - Lưu trữ Trong thời gian tới, UBND tỉnh Thanh Hóa cần có định hướng, đạo đầu tư, khuyến khích việc nghiên cứu khoa học cán Văn thư, Lưu trữ nói riêng cán cơng chức quan, đơn vị nói chung; đồng thời tạo điều kiện tốt để cơng trình nghiên cứu vào thực tiễn, đưa ngành Văn thư - Lưu trữ ngày phát triển, góp phần thực hóa cơng cải cách hành tỉnh nhà 3.2.6 Thường xuyên thực hoạt động kiểm tra, tra công tác Văn thư - Lưu trữ Cần thực hoạt động tra, kiểm tra cách đầy đủ đồng từ cấp tỉnh, cấp huyện đến cấp xã Hiện tại, hoạt động kiểm tra kiểm tra chéo công tác Văn thư - Lưu trữ, việc cụm chia đoàn kiểm tra thành 02 nhóm, nhóm thực kiểm tra 02 UBND cấp xã, 02 quan để đánh giá khái qt tình hình cơng tác Văn thư - Lưu trữ huyện Do đó, hoạt động kiểm tra chéo cụm cần lên kế hoạch kiểm tra đến 2/3 UBND xã, phường, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND cấp huyện Sau kiểm tra, quan, đơn vị Cụm cần tổ chức họp thảo luận, thống chấm điểm, đánh giá rút kinh nghiệm nghiêm túc, khách quan, phản ánh trung thực tình hình cơng tác Văn thư - Lưu trữ đơn vị Cụm trưởng tổng hợp báo cáo kết kiểm tra Sở Nội vụ qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh 3.2.7 Hợp tác nước quốc tế công tác Văn thư - Lưu trữ Trong tương lai, yếu tố liên quan đến hợp tác nước quốc tế công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa nên quan tâm thực Việc giao lưu, hợp tác với tỉnh khác nước nước (đặc biệt với tỉnh Hủa Phăn nước bạn Lào) mang lại nhiều 22 kinh nghiệm giúp cho Tỉnh Thanh Hóa tổ chức thực công tác Văn thư - Lưu trữ có hiệu hơn, đem lại lợi ích việc giới thiệu, quảng bá tài liệu lưu trữ tỉnh vừa học tập kinh nghiệm, cách thức tổ chức công tác tỉnh bạn Để thực hoạt động hợp tác nước quốc tế cơng tác Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Thanh Hóa cần quan tâm nhiều đến công tác cách cử cán học tập, giao lưu, thăm quan mơ hình Văn thư - Lưu trữ tỉnh khác, tham dự hội thảo nước ngoài; kêu gọi nhà tài trợ tỉnh đầu tư xin dự án để tổ chức hội thảo mang tính chất quốc tế Tiểu kết: Như vậy, qua nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa, thấy hoạt động quản lý nhà nước công tác bên cạnh ưu điểm nhiều hạn chế Do đó, việc xây dựng hồn thiện giải pháp nhằm tổ chức thực tốt hoạt động việc làm cấp bách tỉnh Thanh Hóa Các giải pháp nêu cần thực đồng từ việc đạo đến việc triển khai thực thi Có vậy, việc giải tồn hạn chế quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa đạt hiệu mong đợi 23 KẾT LUẬN Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ yếu tố cần thiết cơng cải cách hành nước ta Có thể nhận thấy, quản lý nhà nước công tác Văn thư -Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa góp phần đắc lực phát triển kinh tế - xã hội q trình cải cách hành tỉnh nhà thời kỳ hội nhập Với cấu trúc luận văn gồm chương, tác giả trình bày nội dung sau: Hệ thống sở lý luận quản lý nhà nước; kiến thức công tác Văn thư, công tác Lưu trữ; nội dung quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ Giới thiệu cách tổng quan tỉnh Thanh Hóa; hệ thống quan quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn tỉnh; nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước cơng tác địa bàn tỉnh; từ đánh giá cách toàn diện để ưu điểm tồn tại, hạn chế, xác định nguyên nhân tồn tại, hạn chế Cùng với giải pháp nâng cao nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ quản lý nhà nước đời sống xã hội, luận văn đưa số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa giai đoạn Cơ sở lý luận mà luận văn nghiên cứu, phân tích tương đối đầy đủ sử dụng làm nguồn tài liệu cho đề tài nghiên cứu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ Đồng thời, kết nghiên cứu giải pháp mà luận văn đưa dùng làm tài liệu tham khảo cho đề tài nghiên cứu lĩnh vực Có thể nói, việc nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa nhiệm vụ lâu dài thường xuyên, góp phần đưa tỉnh Thanh Hóa phấn đấu trở thành tỉnh nước vào năm 2020, tạo tảng để trở thành tỉnh công nghiệp theo hướng đại vào năm 2030 theo tinh thần Nghị Đại hội Đảng tỉnh lần thứ XVIII 24 ... thực chức quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ 2.2 Thực trạng quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa 2.2.1 Ban hành văn quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ 12... quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn 2011 – 2017) Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa (giai đoạn nay)... cứu luận văn hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hóa - Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ giai đoạn