Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong thời gian tới.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ HỮU TƯỜNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ
BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
ĐẮK LẮK - NĂM 2019
Trang 2Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Quốc Sửu
Phản biện 2: TS Đinh Khắc Tuấn
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phân viên Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên
Số: 51 Phạm Văn Đồng, Phường Tân Hòa, TP Buôn Ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk
Thời gian: Vào hồi 13 giờ 30 ngày 05 tháng 5 năm 2019
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên website Khoa sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
Trang 31 PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của các
cơ quan nhà nước là một xu hướng đổi mới được nhiều nước trên thế giới thực hiện Xây dựng một Chính phủ hiện đại là yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính phủ, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch, từ đó tạo điều kiện cho người dân và doanh nghiệp thực hiện quyền dân chủ trong việc tham gia quản lý nhà nước
Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam đã được Nhà nước quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực thực hiện Trong đó, nội dung hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Với bối cảnh hội nhập quốc tế
và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc phát triển ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước (HCNN) , giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân cần phải được nâng cao chất lượng phù hợp với xu hướng phát triển của thời đại, hướng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nước
Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm
vụ trọng tâm của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính là nội dung cần được chú trọng
Trang 42
Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác quản lý văn bản là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì công tác quản lý văn bản nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện
tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định
số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước Để tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính năng đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
Trang 53
Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản như xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản
Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là thiếu sự lãnh đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự "chống đối" từ phía người sử dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký
và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất cập hiện nay tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về lĩnh vực CNTT và là người trực tiếp được triển khai “Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và đưa ra giải pháp để khắc phục những bất cập hiện nay
2 Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các cơ quan quản lý hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn được coi là nguồn thông tin chủ yếu của
Trang 64
hoạt động quản lý Để tạo cơ sở khoa học cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận hoặc khái quát thực tiễn Cụ thể như: Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư và Lưu trữ về
“Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì Nội dung của
đề tài đề cập khá toàn diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ
sơ hiện hành cho lưu trữ Tuy nhiên, nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và hoạt động theo chế độ cục bộ
Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư và lưu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ” của TS Dương Văn Khảm, do
nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994 Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản cũng đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí
Trang 75
Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân
"Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ
Nội vụ
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk của Kiều Xuân Lợi (2011)
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau
Trang 86
Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi
sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình Tuy nhiên, chưa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
3 Mục đích và nhiệm vụ
3.1 Mục đích
Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong thời gian tới
3.2 Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ
sơ có hiệu quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá
ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk
4 Đối tƣợng và phạm vi
4.1 Đối tƣợng
Trang 97
Luận văn tập trung nghiên cứu đối tượng chính là ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk với những nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể, gắn liền với đối tượng nghiên cứu
5 Phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phương pháp luận nghiên cứu
Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị
5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp so sánh;
- Phương pháp tổng hợp, thống kê;
- Phương pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý
và chuyển giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk;
- Phương pháp phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung của đề tài;
Trang 108
- Phương pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk
Tất cả các phương pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông tin có chọn lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều được quan sát tỉ mỉ và điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chuyên môn để có được những tư liệu, số liệu
cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo đúng mục đích, yêu cầu luận văn đặt ra
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Về mặt lý luận
Làm rõ lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản Qua
đó chỉ rõ tính tất yếu của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản hiện nay
6.2 Về mặt thực tiễn
Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng như nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hướng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo,
Trang 119
luận văn gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Chương 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Trang 1210 CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử
1.1.1.1 Khái niệm văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài người Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát
và nhận các ngôn bản
Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và giáo trình “Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành
trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là
một chỉnh the ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có the có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên
cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
Trang 1311
tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định
và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân
Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các
cơ quan HCNN) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành
1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy Như vậy, với tính chất
là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng
1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản