Đang tải... (xem toàn văn)
Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; và đánh giá ết quả, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó; Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ.
BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TỪ THỊ KIM NGÂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI – NĂM 2018 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Văn Hậu Học viện Hành Quốc gia Phản biện 2: TS Lại Đức Vƣợng Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng 401 Nhà A,Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ Học viện Hành Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 14h ngày 15 tháng 11 năm 2018 Có thể tìm hiểu luận văn thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài luận văn Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT quản lý văn có cơng tác cơng tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ s , thể tính hoa học, tính đại giải cơng việc Đây vấn đề Đảng Nhà nư c ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần hơng nh vào trình hoạt động c quan, đ n vị Đặc biệt, năm gần tác động mạnh mẽ cách mạng công nghiệp 4.0 lên mặt đời sống, kinh tế, trị, văn hóa, xã hội; từ c quan đến doanh nghiệp làm thay đổi nhiều đến cách thức quản lý văn c quan Nhà nư c Đó việc ứng dụng thơng tin ngày sâu rộng quản lý văn Những thay đổi diễn lĩnh vực CNTT tạo khả m i xử lý thông tin quản lý Trong điều kiện m i này, không diễn chuyển đổi từ tổ chức giải văn giấy theo phư ng thức truyền thống sang môi trường mạng mà nguyên tắc làm thay đổi tính chất q trình quản lý hình thành hình thức m i tổ chức giải văn Nếu trư c ỹ thuật máy tính sử dụng để soạn thảo văn thay máy chữ trư c hình thành cơng nghệ c sở sử dụng văn điện tử trao đổi văn điện tử, theo diễn chuyển đổi từ việc giải văn đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn điện tử Thực đường lối, chủ trư ng Đảng Chính phủ, việc ứng dụng CNTT quản lý văn ứng dụng rộng rãi Bộ Kế hoạch Đầu tư (Bộ KH&ĐT) Tuy nhiên nhiều hạn chế cần phải khắc phục thời gian t i Xuất phát từ vị trí cơng chức thực công tác văn thư hạn chế đặt yêu cầu phải có hư ng giải phù hợp để cơng văn xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán làm công tác văn thư để ứng dụng CNTT công việc theo kịp thời đại Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tƣ” đề tài luận văn thạc sỹ Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn Ứng dụng CNTT quản lý văn nói chung nghiên cứu nhiều trường, học viện số c quan Nhà nư c Tuy nhiên, đề tài tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nư c hay ứng dụng CNTT cơng tác văn thư nói chung Năm 2008 PGS TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành Quốc gia có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phư ng pháp quản lý văn điện tử c quan nhà nư c Việt Nam nay”; Luận văn Thạc sỹ tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công tác văn thư lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành cơng, Học viện Hành chính; “Cách mạng cơng nghiệp 4.0 v i chuyển đổi hình thức tổ chức giải văn c quan nhà nư c” PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành Quốc gia, đăng Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017; Kỷ yếu tọa đàm hoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nư c, Bộ Nội vụ; Các nghiên cứu có phạm vi nghiên cứu rộng tầm tổng quát, đối v i đ n vị cụ thể Bộ Kế hoạch Đầu tư thời điểm chưa có cơng trình hay đề tài đề cập cách chuyên sâu vấn đề ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ c sở khoa học quản lý văn đến, văn thực tiễn việc ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày hiệu quả, chất lượng h n, an toàn h n, hạn chế văn giấy 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa kiến thức văn đến, văn - Làm rõ c sở lý luận để quản lý văn đến, văn có hiệu Bộ - Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư; đánh giá ết quả, hạn chế, nguyên nhân thực trạng - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp việc ứng dụng CNTT để quản lý văn Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn c quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn đến, văn c quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT ứng dụng phần mềm quản lý văn hồ s cơng việc Đến năm 2012 Trung tâm tin học nâng cấp phần mềm Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn Hồ s công việc Bộ Kế hoạch Đầu tư từ năm 2012 đến Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Đề tài nghiên cứu dựa quan điểm c chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh tiếp cận xã hội, hệ thống chủ trư ng, quan điểm Đảng, Nhà nư c ta xây dựng Chính phủ điện tử, mối quan hệ chặt chẽ ứng dụng CNTT hoạt động c quan hành Nhà nư c nhằm hư ng t i phát triển Chính phủ điện tử 5.2 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phư ng pháp nghiên cứu phân tích tổng hợp Ngồi luận văn sử dụng phư ng pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh Cụ thể là: từ c sở lý luận, vào quan sát tình hình thực tế ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư; thống kê tổng hợp thơng tin, phân tích dựa lý thuyết có sẵn, từ nêu giải pháp, kiến nghị Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn 6.1 Ý nghĩa mặt lý luận Hệ thống hóa c sở lý luận về: văn bản, văn đến, văn đi, CNTT, ứng dụng CNTT 6.2 Ý nghĩa mặt thực tiễn - Đánh giá có hệ thống thực trạng đưa giải pháp ứng dụng CNTT công tác quản lý văn c quan Bộ Kế hoạch Đầu tư Kết nghiên cứu luận văn hy vọng c sở tham khảo cho việc đưa sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức ứng dụng CNTT quản lý văn cán công chức Bộ - Luận văn làm tài liệu tham khảo học tập, nghiên cứu thực thi công vụ cho c quan hành nhà nư c Kết cấu luận văn Chư ng 1: C sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Chư ng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Chư ng 3: Tăng cường hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ 1.1 Khái quát chung quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc độ nghiên cứu mà ngành có định nghĩa hác từ Dư i góc độ ngơn ngữ học định nghĩa “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp ” Dư i góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn vật mang tin ghi ký hiệu ngơn ngữ định Dư i góc độ hành học văn giải thích theo nghĩa hẹp h n: Khái niệm dùng để cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức V i nghĩa thị, định, chư ng trình, báo cáo, thơng báo hình thành hoạt động hàng ngày c quan, tổ chức gọi văn Văn điện tử phư ng tiện ghi tin sử dụng rộng rãi thời đại ngày Theo quy định Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý nhà nư c, “Văn điện tử” văn thể dư i dạng thơng điệp liệu Như vậy, v i tính chất loại hình văn bản, văn điện tử trư c hết phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng 1.1.2 Khái niệm quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan, doanh nghiệp thủ trưởng quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức, doanh nghiệp 1.1.3 Yêu cầu cơng tác quản lý văn Trong q trình thực nội dung công việc, việc quản lý văn đến văn c quan phải bảo đảm yêu cầu dư i đây: - Nhanh chóng; - Chính xác; - Bí mật; - Hiện đại 1.1.4 Quy trình chung quản lý văn đến 1.1.4.1 Khái niệm Văn đến văn c quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến c quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất cơng 1.1.4.2 Quy trình chung quản lý văn đến Bư c 1: Tiếp nhận văn đến a) Tiếp nhận văn đến b) Phân loại s bộ, bóc bì văn đến c) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Bư c 2: Đăng ý văn đến Bư c 3: Trình, chuyển giao văn đến Bư c 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.1.5 Quy trình chung quản lý văn 1.1.5.1 Khái niệm Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) c quan, tổ chức phát hành 1.1.5.2 Quy trình chung quản lý văn Bư c 1: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn Bư c 2: Đăng ý văn Bư c 3: Nhân bản, đóng dấu c quan dấu mức độ hẩn, mật Bư c 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 1.1.6 Quy trình văn nội Quy trình ban hành loại văn tư ng tự đối v i văn thay ban hành bên ngồi, văn cơng bố nội c quan gửi cho đ n vị Bộ Loại văn sử dụng vào mục đích thơng báo ý kiến nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc Văn lưu hành nội văn giấy chuyển giao theo cách thức truyền thống, hình thành chuyển giao mạng nội 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nƣớc 1.2.1 Khái niệm Ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý văn c quan hành nhà nư c sử dụng CNTT vào công tác quản lý văn c quan hành nhà nư c, nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành trình hoạt động c quan, tổ chức Do công tác văn thư c quan hâu trung tâm trình diễn hoạt động trao đổi, lưu trữ xử lý thông tin hành - Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT tạo nhanh chóng, ịp thời việc chuyển giao văn - Thứ hai, ứng dụng CNTT đem lại hiệu cao thực thi công việc - Thứ ba, ứng dụng CNTT quản lý văn hông tiết iệm thời gian mà cịn giúp giải phóng sức lao động người - Thứ tư, đem đến tính xác cao việc theo dõi quy trình xử lý văn Như vậy, việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn tạo xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu chất lượng định quản lý c quan, tổ chức Đồng thời, việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn phù hợp v i xu hư ng chuyển đổi phư ng thức quản lý hành gi i thời ỳ cách mạng phát triển mạnh mẽ 1.2.3 Tác động Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) quản lý văn quan hành nhà nước - Sự chuyển đổi từ tổ chức giải văn giấy theo phư ng thức truyền thống sang mơi trường mạng Hiện hình thành công nghệ c sở sử dụng văn điện tử trao đổi văn điện tử, theo diễn chuyển đổi từ việc giải văn đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn điện tử - Ứng dụng CNTT, tác động internet giúp cho việc tra tìm thơng tin hỗ trợ soạn thảo ban hành văn - Kết nối để xác định tính chân thực chữ ký số - Chuyển giao, xử lý văn nhanh chóng, kịp thời 1.2.4 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước - Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị nhấn mạnh tầm quan trọng, động lực phát triển đối v i việc ứng dụng CNTT nư c ta - Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 - Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 - Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động c quan nhà nư c - Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin c quan nhà nư c - Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01 tháng năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông quy định áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở c quan nhà nư c - Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nư c quản lý văn đi, văn đến lập hồ s môi trường mạng - Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 Thủ tư ng Chính phủ phê duyệt Chư ng trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động c quan nhà nư c giai đoạn 2016-2020 - Nghị 30c/NQ-CP Chính phủ ban hành Chư ng trình tổng thể cải cách hành Nhà nư c giai đoạn 2011-2020 Hiện đại hóa Hành sáu nhiệm vụ trọng tâm quan trọng Chư ng trình 1.2.5 Quy trình chung quản lý văn môi trường mạng Căn theo Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 quản lý văn đi, văn đến lập hồ s môi trường mạng 1.2.5.1 Quy trình chung quản lý văn đến * Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng: - Tập hợp văn liên quan thành hồ s ; - V i văn đến không cần lập hồ s hơng phải xác định “Mã hồ s ” 1.2.5.2 Quy trình chung Quản lý văn * Lưu đồ mô tả văn môi trường mạng: (1) Đối với cán công chức: - Dự thảo văn bản; - Xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hồn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn hoàn thiện cho lãnh đạo đ n vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In trình lãnh đạo đ n vị; - Chuyển văn giấy văn điện tử cho văn thư c quan; - Đăng ý văn chuyển văn thư c quan (2) Đối với Lãnh đạo đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần sửa đổi cho ý kiến; - Chuyển pháp chế c quan/văn phịng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến đạo cán công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; 10 - Ký tắt nội dung (ký số đối v i văn điện tử) (3) Đối với văn thư quan: - Nhận văn giấy văn điện tử có chữ ký tắt; - Chuyển cho pháp chế c quan lãnh đạo văn phòng để ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối v i văn điện tử); - Trình lãnh đạo c quan để ký ban hành (ký số đối v i văn điện tử); - Đăng ý làm thủ tục phát hành văn đi; - Văn giấy gửi đi, văn thư c quan lưu lại 02 bản; - Văn điện tử gửi thực theo Phần Hư ng dẫn chung 1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ Bộ Căn theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn c cấu tổ chức bộ, c quan ngang 1.3.2 Nội dung triển khai 1.3.2.1 Công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo Bộ Nghị 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ Chính phủ điện tử triển hai thực rộng c quan, đ n vị Đẩy mạnh đổi m i, tăng cường ứng dụng CNTT công tác quản lý nhà nư c, công việc giải thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ cơng trực tuyến đối v i lĩnh vực thuộc quản lý Bộ, ngành Nghị 01/NQ-CP ngày 01/01/2018 Chính phủ nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực Kế hoạch phát triển KT - XH Dự toán ngân sách nhà nư c năm 2018 đề mục tiêu ứng dụng CNTT điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ s công việc, có nêu rõ năm 2018 vụ, cục, đ n vị thuộc bộ, c quan ngang bộ, c quan thuộc Chính phủ phải xử lý hồ s cơng việc môi trường mạng 1.3.2.2 Công tác tuyên truyền, tập huấn Công tác đạo, điều hành ứng dụng CNTT Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, đạo sát Việc tuyên truyền, thực ứng dụng CNTT quản lý văn thực thường xuyên, lồng ghép v i công việc chuyên mơn cụ thể có nhiều đổi m i đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nư c, đáp ứng yêu cầu thực tế tuân thủ quy định hành 1.3.2.3 Thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ 11 Các Bộ, ngành, đ n vị trì hệ thống phần mềm Quản lý văn Hồ s cơng việc đ n vị Duy trì phát triển cổng/trang thơng tin điện tử Chính phủ, Bộ, ban ngành Duy trì, vận hành hệ thống Thư điện tử công c quan Đang triển hai vào hoàn thiện Triển hai ứng dụng chữ ý số c quan nhà nư c Xây dựng hệ thống thông tin c sở liệu chuyên ngành c quan nhà nư c 1.3.2.4 Kiểm tra, đánh giá kết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản lý văn hành đối v i hoạt động quản lý hành Bộ, năm qua Bộ triển hai công tác quản lý văn hành ngày có nề nếp; hệ thống tổ chức văn thư Bộ tiếp tục hồn thiện Từng bư c tạo thói quen làm việc môi trường mạng sử dụng thơng tin điện tử, bên cạnh nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá quy trình xử lý thơng tin 1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ - Thứ nhất, đường lối, chủ trư ng Đảng, Nhà nư c đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn - Thứ hai, c sở hạ tầng, ỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng CNTT quản lý văn - Thứ ba, lực, trình độ đội ngũ cán cơng chức 1.5 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn học rút cho Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 1.5.1 Bài học kinh nghiệm Kinh nghiệm Bộ Tài nguyên Môi trường Bộ Tài nguyên Môi trường tổ chức tuyên truyền sâu rộng cán bộ, công chức, viên chức ý nghĩa, vai trò, tác dụng việc sử dụng văn điện tử Ban hành văn quy định để tạo thành thói quen sử dụng hệ thống thư điện tử trao đổi văn nội c quan Kinh nghiệm ngành Hải quan Trong thời gian qua, việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý ngành Hải quan đem lại nhiều kết thiết thực, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu 12 xử lý công việc Việc cơng hai văn đi, đến, quy trình nghiệp vụ thơng tin cần thiết hác giúp cho cán bộ, cơng chức tồn ngành cập nhật, khai thác sử dụng, giải công việc hàng ngày thuận lợi 1.5.2 Bài học rút cho Bộ Kế hoạch Đầu tư Thứ nhất, ứng dụng CNTT muốn làm việc l n phải xác định chiến lược, định hư ng mơ hình ứng dụng CNTT Chính phủ Bộ Thứ hai, tổ chức ứng dụng CNTT tổ chức phong trào thi đua, phải xây dựng điển hình tiên tiến, tập trung đạo, tuyên truyền để n i đồng loạt triển khai Thứ ba, phải tâm làm chủ, chủ động công nghệ, quán triệt quan điểm chỗ ứng dụng CNTT Thứ tư, phải đào tạo, tôn vinh cán trẻ Cán trẻ nghiệp cách mạng Đảng quan trọng, nghiệp CNTT quan trọng h n Thứ năm, việc tổ chức ứng dụng CNTT phải nghiên cứu tỉ mỉ, có bư c cụ thể phù hợp v i tình hình kinh tế, điều kiện hạ tầng nguồn nhân lực CNTT c quan Thứ sáu, đầu tư phải coi trọng yếu tố người Bởi đề cập, người yếu tố trung tâm định thành công đổi m i Tiểu kết chƣơng Vai trị cơng tác quản lý văn ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì cơng tác văn thư tổ chức hợp lý tự động hoá khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Trong Chư ng 1, tác giả hệ thống hóa vấn đề chung văn bản, quản lý văn bản, ứng dụng CNTT quản lý văn cách cụ thể chi tiết Những lý thuyết inh nghiệm ứng dụng CNTT công tác quản lý văn tiền đề để tác giả xây dựng Chư ng v i tên gọi “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư" 13 Chƣơng THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 2.1 Khát quát quan Bộ kế hoạch Đầu tƣ Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ Kế hoạch Đầu tư c quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nư c kế hoạch, đầu tư phát triển thống kê, bao gồm: Tham mưu tổng hợp chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư công quốc gia; c chế, sách quản lý kinh tế; đầu tư nư c, đầu tư nư c vào Việt Nam đầu tư Việt Nam nư c ngồi; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển thức (ODA), vốn vay ưu đãi viện trợ phi phủ nư c ngồi; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, hợp tác xã; thống kê; quản lý nhà nư c dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nư c theo quy định pháp luật 2.1.2 Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Kế hoạch Đầu tư Căn Quyết định số 1868/QĐ-BKHĐT ngày 21/12/2017 chức năng, nhiệm vụ c cấu tổ chức Văn phòng Bộ; Quyết định 386/QĐ-VP ngày 28/03/2018 quy định nhiệm vụ chủ yếu đ n vị thuộc Văn phòng Bộ 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 2.2.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ KH&ĐT Mục tiêu việc ứng dụng CNTT quản lý văn qua mạng nhằm góp phần kiểm sốt thơng tin kịp thời, loại trừ chậm trễ giải cơng việc từ nâng cao hiệu suất làm việc quyền lực người quản lý Mục tiêu việc ứng dụng CNTT cơng tác quản lý văn cịn coi giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý hồ s công việc Bộ KH&ĐT Ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực quản lý nhà nư c Bộ; Ứng dụng hiệu công nghệ thông tin hoạt động nội Bộ; Phát triển hạ tầng ỹ thuật, hệ thống thông tin, c sở liệu quốc gia, tạo tảng phát triển Công nghệ thông tin Bộ, bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin; 14 Tích hợp, ết nối hệ thống thơng tin, c sở liệu Bộ, tạo lập môi trường chia sẻ thông tin qua mạng đ n vị; Tích hợp, ết nối v i c quan hác 2.2.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư 2.2.2.1 Công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo Bộ Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 15/01/2018 việc triển hai đạo, điều hành qua mạng Hệ thống Quản lý văn Hồ s cơng việc Sau đó, Trung tâm Tin học - Bộ Kế hoạch Đầu tư có văn số 11/TTTH-CNPM ngày 17/01/2018 việc triển hai thực Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 15/01/2018 gửi đ n vị thuộc Bộ hư ng dẫn cụ thể số nội dung để thực yêu cầu Chỉ thị Văn hư ng dẫn đ n vị trình tự đăng ý chứng thư số chuyên dùng nội dung việc gửi, nhận phân văn điện tử Hệ thống Quản lý văn Hồ s cơng việc Nhận thức vai trị quan trọng CNTT, Lãnh đạo Bộ KH&ĐT trọng đầu tư phát triển chư ng trình ứng dụng CNTT nhằm quản lý tốt nguồn văn hình thành hoạt động quản lý Ưu tiên ứng dụng CNTT quản lý văn Bộ nhận thức nguồn thông tin phư ng tiện vô quan trọng hoạt động quản lý góp phần tạo nên hệ thống thơng tin quản lý c quan Do đó, Bộ s m trọng đầu tư ứng dụng CNTT để quản lý văn đến, văn đi, văn nội quản lý tài liệu lưu trữ 2.2.2.2 Công tác tuyên truyền, tập huấn Công tác đạo, điều hành ứng dụng CNTT Lãnh đạo Bộ KH&ĐT quan tâm, đạo sát Việc tuyên truyền thực thường xuyên, lồng ghép v i công việc chun mơn cụ thể có nhiều đổi m i đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nư c, đáp ứng yêu cầu thực tế tuân thủ quy định hành 2.2.2.3 Thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Bộ KH&ĐT c quan thực nhiệm vụ quản lý hành nhà nư c, chi tiêu ngân sách nhà nư c cấp, Bộ Bộ hác hạn chế nguồn inh phí dành cho phát triển ứng dụng CNTT Tuy nhiên v i tâm cao lãnh đạo Bộ ứng dụng CNTT triển hai rộng rãi đặc biệt lĩnh vực quản lý văn 2.2.2.4 Kiểm tra, đánh giá kết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ 15 Hệ thống triển hai đại hóa quy trình quản lý, điều hành c quan Bộ KH&ĐT Hệ thống hắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thơng tin, đảm bảo việc gửi - nhận văn đ n vị; hỗ trợ đăng ý lịch làm việc Bộ KH&ĐT, lịch họp đ n vị; hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ s cơng việc; nhanh chóng cung cấp thơng tin văn hồ s công việc phục vụ yêu cầu Lãnh đạo, cán quản lý cán chun mơn cách nhanh xác, đầy đủ; lưu lại tồn q trình xử lý văn bản, công việc hệ thống mạng; theo dõi công việc, giám sát thống kế, tìm kiếm dễ dàng,… Từ đó, giúp tăng cường khả lãnh đạo điều hành Lãnh đạo c quan cách nhanh chóng, kịp thời v i thời gian ngắn 2.2.3 Giới thiệu Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc Bộ Hệ thống xây dựng thiết kế tổng thể ứng dụng CNTT Bộ, thành phần Hệ thống Quản lý thông tin tổng thể Bộ 2.3 Ứng dụng phần mềm quản lý văn 2.3.1 Quản lý văn đến * Văn đến: gồm chức cụ thể sử dụng sau: - Thêm văn bản; - Đính èm văn bản; - Chuyển văn bản; - Copy văn bản; - Xóa văn bản; - In văn Bảng 2.1 Thống kê số lượng công đến Bộ Kế hoạch Đầu tư(Theo số liệu văn nhập hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc) Năm Số lƣợng văn 2015 57.416 2016 54.457 2017 55.208 16 2.3.2 Quản lý Văn Văn soạn thảo chuyên viên có trách nhiệm, sau hi phận chức xem xét lãnh đạo c quan duyệt ký, phải nhân viên văn thư có trách nhiệm đăng ký vào sổ trư c gửi Hệ thống quản lý văn hồ s công việc công văn gồm chức sau: - Văn đi; - Tìm iếm văn đi; - Báo cáo; - Tùy chọn gõ tắt Bảng 2.2 Thống kê số lượng văn gửi Bộ Kế hoạch Đầu tư(Chỉ tính số lượng số cơng văn định Hệ thống quản lý văn Hồ sơ công việc) Năm Số lƣợng (Công văn) Số lƣợng (Quyết định) 2015 10.152 2086 2016 10.922 1989 2017 11.018 2041 2.3.3 Quản lý Văn nội Văn lưu hành nội bao gồm số loại sau: định Văn phịng, cơng văn hành chính, báo cáo, thơng báo, nội quy, quy chế, tờ trình Loại văn sử dụng vào mục đích thơng báo ý iến nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc Quy trình ban hành loại văn tư ng tự đối v i văn thay ban hành ngồi, văn công bố nội c quan Bộ 2.4 Nhận xét thực trạng 2.4.1 Kết đạt Nhờ việc ứng dụng CNTT quản lý văn giúp công việc c quan đặc biệt công tác văn thư thực nhanh chóng h n Văn sau tiếp nhận qua xử lý đăng ý số hệ thống nhanh h n nhiều người sử dụng phần mềm nhập Việc chuyển văn điện tử thực nhanh h n Hệ thống quản lý văn hồ s công việc giúp cho Lãnh đạo chun viên kiểm sốt cơng việc cách chặt chẽ, kiểm sốt cơng việc 17 cần xử lý, công văn đến hạn, hạn trả lời, công văn chuyển đi… Giúp cho quy trình xử lý cơng văn, công việc ngày chặt chẽ chuyên nghiệp h n Cơng tác tra cứu, tìm kiếm văn thực nhanh chóng cần, tiết kiệm thời gian xử lý công việc tăng suất lao động; giảm chi phí cho nguồn nhân lực máy móc hỗ trợ nhiều; đem đến mơi trường làm việc đại, đ n giản, gần gũi v i cá nhân người sử dụng Từ đó, giúp tăng cường khả lãnh đạo điều hành Lãnh đạo c quan cách nhanh chóng, kịp thời v i thời gian ngắn 2.4.2 Hạn chế - Phần mềm chưa ết nối v i phần mềm, hệ liệu khác; - Mối đe dọa yếu tố bảo mật thơng tin, virus máy tính, nguy c c sở liệu thách thức q trình ứng dụng cơng nghệ; - Phần mềm sử dụng công tác quản lý văn đến, văn phận văn thư bị lạc hậu - Nếu c quan bị mạng tồn hệ thống phải dừng hoạt động - Số lượng văn đến, văn phải xử lý ngày nhiều, từ việc nhầm lẫn hay để xót thất lạc văn cịn diễn ra, ảnh hưởng không nh đến việc giải công việc chung Bộ; 2.4.3 Nguyên nhân hạn chế 2.4.3.1 Nguyên nhân khách quan - Vấn đề inh phí đầu tư ngun nhân khơng nh tình hình ngân sách gặp nhiều hó hăn - Chưa xây dựng chế độ hen thưởng, động viên kịp thời - Máy móc trang bị cho phận văn thư chưa đồng bộ, máy tính có cấu hình thấp lỗi thời 2.4.3.2 Nguyên nhân chủ quan - Nguyên nhân chủ quan phải nhắc đến tư công chức làm công tác văn thư - Việc ứng dụng CNTT hoạt động c quan Bộ triển hai từ lâu, nhiên, việc ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn phận văn thư chưa thực trọng đầu tư thích đáng - Sai xót trình nhập văn dẫn đến trùng số, số cơng văn, gây hó hăn hi tra tìm văn 2.5 Nhận xét chung Công tác quản lý văn hành chiếm vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nư c c quan Có thể hiểu, công tác 18 văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành c quan, tổ chức Đứng trư c yêu cầu đổi m i Nhà nư c ta nay, đặc biệt công cải cách hành quốc gia cho phù hợp v i kinh tế thị trường định hư ng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ng đến địa phư ng, hơng thể hơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác văn thư c quan hành Nhà nư c mà không nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư Nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản lý văn hành đối v i hoạt động quản lý hành Bộ KH&ĐT, năm qua Bộ triển khai công tác quản lý văn hành ngày hồn thiện h n, góp phần nâng cao hiệu công việc c quan Tuy vậy, hiệu từ việc ứng dụng phần mềm nhiều hi chưa tư ng xứng v i mục đích ban đầu triển khai Tiểu kết chƣơng Như vậy, việc ứng dụng CNTT quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư thời gian qua đem lại kết tích cực Đối v i quản lý văn đến: Nếu trư c chuyên viên biết có văn đến hi cầm tay văn hi văn thư cập nhật số liệu hệ thống người xử lý cơng việc biết có cần phải làm Đối v i quản lý văn đi: Hiện tiện ích mơi trường mạng đem lại, văn trình lãnh đạo cho ý kiến trực tiếp nhanh gọn mang lại hiệu cao công việc Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, việc ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư tồn hạn chế định đòi h i cần phải có giải pháp để giải vấn đề Những hạn chế tác giả trình bày chư ng c sở để tác giả xây dựng chư ng v i tên gọi “Tăng cường hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư” 19 Chƣơng TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ 3.1 Chiến lƣợc phát triển công nghệ thông tin Bộ Kế hoạch Đầu tƣ Thực đạo Chính phủ, Bộ KH&ĐT đẩy mạnh triển khai việc ứng dụng CNTT công tác quản lý Bộ Chiến lược đến năm 2020 hoạt động Bộ KH&ĐT thực tảng CNTT đại; việc giải thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối v i lĩnh vực thiết, liên quan đến người dân doanh nghiệp Cụ thể thể hiện: Một là, triển hai đầy đủ toàn diện hệ thống phục vụ hoạt động nghiệp vụ quản trị nội Bộ Hai là, phát triển cung cấp dịch vụ công điện tử Ba là, tăng cường kết nối, tích hợp trao đổi thông tin Bốn là, xây dựng hệ thống CNTT theo hư ng tập trung Năm là, đại hóa c sở hạ tầng CNTT Sáu là, chuyên nghiệp hóa đội ngũ cán cơng chức CNTT Bảy là, thuê doanh nghiệp bên vào quản trị, vận hành, hỗ trợ, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống CNTT 3.2 Tăng cƣờng hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tƣ 3.2.1 Tăng cường công tác đạo, ban hành văn triển khai lãnh đạo Bộ Kế hoạch Đầu tư Để tổ chức triển hai thực đường lối, chủ trư ng Đảng ứng dụng CNTT hoạt động c quan hành nhà nư c, thời gian t i Bộ KH&ĐT cần cụ thể hóa văn Chính phủ, Bộ, ngành ứng dụng phát triển CNTT phù hợp v i điều iện Bộ nhằm tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động Bộ nói chung cơng tác quản lý văn đến, văn nói riêng, cụ thể sau: - Chuẩn hóa quy trình tác nghiệp phận, đặc biệt văn thư Bộ - Quy định quản lý dự án ứng dụng CNTT, sử dụng, hai thác hệ thống thông tin Bộ; 20 - Xây dựng sách ưu tiên sử dụng sản phẩm CNTT sản xuất nư c, có thư ng hiệu Việt Nam - Bộ Kế hoạch Đầu tư cần ban hành Quy chế quản lý văn điện tử Quy chế quản lý văn điện tử Bộ KH&ĐT xây dựng dựa dự thảo Bộ Nội vụ, Quy trình xử lý văn điện tử phần mềm Quản lý văn Hồ s công việc Bộ 3.2.2 Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm Lãnh đạo Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Đối với lãnh đạo Bộ KH&ĐT - Thường xuyên theo sát việc ứng dụng CNTT c quan; - Yêu cầu Ban đạo triển hai ứng dụng CNTT có báo cáo, đề xuất tình hình triển hai ứng dụng CNTT, ịp thời biết hó hăn vư ng mắc để s m có biện pháp giải quyết; - Một điều hông thể thiếu để việc ứng dụng CNTT quản lý văn trở thành nhận thức thói quen cán bộ, cơng chức lãnh đạo phải người gư ng mẫu, đầu việc ứng dụng CNTT mà trư c hết sử dụng phần mềm quản lý văn hồ s công việc Bộ 3.2.3 Tăng cường công tác tuyên truyền, mở lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ứng dụng công nghệ thông tin c quan đặc biệt đối v i công tác quản lý văn bản; - Tổ chức số thi tìm hiểu CNTT; - Có thể lồng ghép nội dung CNTT thi dành cho cơng chức ví dụ thi Tìm hiểu cải cách hành hàng năm…Bên cạnh đó, cần có chế độ động viên, huyến ích công chức tham gia thi đạt thành tích cao cách xứng đáng - Mở l p tập huấn ứng dụng CNTT quản lý văn để cán công chức c quan đặc biệt công chức thực công tác văn thư tham gia 3.2.4 Xây dựng hoàn thiện kết cấu hạ tầng công nghệ thông tin Để nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý văn bản, việc cần thiết phải xây dựng hệ thống hạ tầng CNTT đồng đại, đáp ứng nhu cầu hai thác phục vụ công việc nhanh, ịp thời xác V i ba mục tiêu c bản: thay thiết bị bị hư h ng, hết hấu hao công nghệ đời thấp 21 hông đáp ứng công nghệ m i; trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc; triển hai phần mềm m i, trang bị cho dự án phát triển tin học Trong đó, thay thiết bị bị hư h ng, hết hấu hao công nghệ đời thấp hông đáp ứng công nghệ m i mục tiêu 3.2.5 Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin Phát triển đội ngũ nhân lực CNTT chuyên nghiệp số lượng đảm bảo đáp ứng chuẩn ỹ CNTT quốc gia Ưu tiên tập trung đào tạo ỹ ứng dụng CNTT cho công chức thực công tác văn thư Tập trung xây dựng chư ng trình, hợp tác nư c cho đào tạo nhân lực an toàn thơng tin, an ninh mạng, đáp ứng tình hình cấp bách đảm bảo an ninh mạng, an tồn thơng tin, nguồn nhân lực phục vụ quốc phòng - an ninh 3.2.6 Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số hoạt động quan nhà nước Tiếp tục trì, vận hành ổn định, bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin cho hệ thống thư điện tử, phần mềm dùng chung, c sở sữ liệu chuyên ngành Tiếp tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây dựng, nâng cấp, triển khai ứng dụng CNTT Đồng hóa hệ thống phần mềm dùng chung c quan để việc gửi nhận văn nhanh chóng, thuận tiện Xây dựng ban hành nội quy, quy chế cần thiết để đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin trao đổi văn điện tử Triển khai giải pháp bảo mật mạng máy tính Đảm bảo xác nội dung văn điện tử chuyển đến c quan, đ n vị v i 3.2.7 Hợp tác hội nhập công nghệ thơng tin Chủ động tìm hiểu, nắm bắt thơng tin chư ng trình, dự án hợp tác quốc tế CNTT Chính phủ, bộ, ngành, viện nghiên cứu Chủ động tham gia chư ng trình hợp tác CNTT v i bộ, ngành, tỉnh lân cận, địa phư ng phát triển mạnh CNTT Có c chế, sách thu hút nhà làm CNTT, chuyên gia trình độ cao Tổ chức chuyến tham quan nư c đối v i cán bộ, công chức làm việc lĩnh vực tin học lĩnh vực văn thư hành 22 Hợp tác v i nư c có ứng dụng CNTT quản lý hành chính, quản lý văn hồ s công việc hiệu Tranh thủ hợp tác quốc tế để huy động nguồn vốn đầu tư nư c ngoài, đặc biệt tranh thủ vốn ODA 3.3 Khuyến nghị 3.3.1 Với Bộ Kế hoạch Đầu tư Các cấp Lãnh đạo c quan cần chủ động h n việc truy cập, sử dụng hệ thống mạng nội tiện ích phần mềm quản lý văn nhằm phát huy tối đa công dụng CNTT hoạt động xử lý công việc hàng ngày cán Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc sử dụng tính phần mềm quản lý văn giải công việc hàng ngày Vụ, Cục, cán bộ, công chức c quan Mặt khác, Lãnh đạo c quan phải thường xuyên cử cán bộ, đặc biệt cán làm công tác văn thư tham gia l p tập huấn ngắn hạn việc ứng dụng CNTT đặc biệt phần mềm quản lý văn công tác văn thư c quan quản lý nhà nư c công tác văn thư để nâng cao chất lượng công việc c quan Đồng thời, c quan nên tổ chức buổi hội thảo bàn giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT, phần mềm quản lý văn công tác văn thư c quan Bộ Kế hoạch Đầu tư cần nghiên cứu, vận dụng quy định pháp luật để xây dựng chế độ phụ cấp độc hại, phụ cấp ưu đãi ngành nghề đặc biệt đối v i đối tượng công chức văn thư nhằm tạo động lực khuyến khích cơng chức làm việc học tập nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ 3.3.2 Với quan quản lý nhà nước nói chung Các c quan nhà nư c quản lý phải thường xuyên nghiên cứu, ban hành văn công tác văn thư, có quy định ứng dụng CNTT quản lý văn Đồng thời, thường xuyên tổ chức l p tập huấn ngắn hạn cho cán bộ, chuyên viên c quan nghiệp vụ công tác văn thư, đặc biệt việc ứng dụng CNTT phần mềm quản lý văn công tác văn thư để nâng cao trình độ cho cán văn thư c quan Ngồi ra, phải đưa sách khuyến hích c quan triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn vào công tác quản lý văn 23 Tiểu kết chƣơng Công tác văn thư nói chung, cơng tác quản lý văn nói riêng hoạt động phục vụ trực tiếp cho công tác đạo, điều hành Lãnh đạo trì hoạt động nghiệp vụ thường xuyên Bộ KH&ĐT Việc đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lý có chất lượng hiệu quả, giảm thiểu thủ tục hành khơng cần thiết Vì vậy, cần phải cải tiến quy trình luân chuyển xử lý văn đi, đến v i việc ứng dụng CNTT công tác văn thư Những cải cách nhằm giúp cho công tác văn thư c quan Bộ KH&ĐT làm tốt h n chức đảm bảo thông tin văn phục vụ có hiệu cơng tác quản lý, điều hành Lãnh đạo đảm bảo cho hoạt động nghiệp vụ Bộ KH&ĐT an tồn, thơng suốt hiệu KẾT LUẬN Ứng dụng CNTT để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hư ng t i văn phịng khơng giấy tờ mục tiêu xây dựng phát triển Chính phủ Việt Nam Có thể thấy quy trình giải cơng việc c quan hành xây dựng c sở ứng dụng CNTT nhằm mục đích tạo dựng mơi trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo, phục vụ hoạt động nghiệp vụ chuyên môn cán bộ, công chức nội c quan c quan v i bên ngồi qua mạng máy tính; nâng cao khả giám sát, đạo, điều hành lãnh đạo cấp Lãnh đạo cung cấp kịp thời, đầy đủ thơng tin tình hình thực công việc cấp dư i làm c sở cho quản lý văn đến, văn Bộ KH&ĐT bư c đầu có kết đáng ể là: Tạo nhanh chóng, thuận lợi việc gửi tổ chức việc đạo, điều hành thường xun, xác, kịp thời Đồng thời cịn góp phần nâng cao lực xử lý cơng việc cán công chức c quan quản lý hành nhà nư c, tạo phong cách làm việc khoa học, đại, xác, nhanh chóng thơng qua việc quản lý theo dõi công văn, tài liệu, chuẩn hóa quy trình xử lý cơng việc lãnh đạo phận c quan Việc ứng dụng CNTT triển khai thực văn bản, dễ dàng h n tìm kiếm, tra cứu văn bản; chuyên viên chủ động nghiên cứu, tạo hồ s iểm sốt tiến độ cơng việc mình; Tạo thuận lợi cho lãnh đạo đ n vị việc giám sát, đạo, điều hành đ n vị Tất điều giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức Bộ KH&ĐT thực tốt h n vai trò tham mưu đối v i Chính phủ, Thủ tư ng Chính phủ 24 ... hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư? ?? 19 Chƣơng TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU... Kế hoạch Đầu tư Chư ng 3: Tăng cường hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ... khoa học quản lý văn đến, văn thực tiễn việc ứng dụng CNTT quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Bộ Kế hoạch Đầu tư ngày