Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; và đánh giá ết quả, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó; Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ.

BỘ GIÁO DỤCVÀ ĐÀO TẠO

-/ -

BỘ NỘI VỤ -/ - HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TỪ THỊ KIM NGÂN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI

TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2018

Công trình được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Người hướng dẫn khoa học:

PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN

Phản biện 1: PGS TS Nguyễn Văn Hậu

Học viện Hành chính Quốc gia

Phản biện 2: TS Lại Đức Vượng

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn,

Học viện Hành chính Quốc gia Địa điểm: Phòng 401 Nhà A,Hội trường bảo vệ Luận văn Thạc sĩ

Học viện Hành chính Quốc gia Số: 77, Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội Thời gian: vào hồi 14h ngày 15 tháng 11 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web của Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia

MỞ ĐẦU

1 Lý do lựa chọn đề tài luận văn

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó có công tác công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ s , thể hiện được tính hoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc Đây cũng là một vấn đề được Đảng và Nhà nư c ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần hông nh vào quá trình hoạt động của một c quan, đ n vị

Đặc biệt, những năm gần đây sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 lên mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; từ các c quan đến các doanh nghiệp và nó cũng làm thay đổi nhiều đến cách thức quản lý văn bản trong các c quan Nhà nư c Đó là việc ứng dụng thông tin ngày càng sâu rộng trong quản lý văn bản Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực CNTT hiện nay đang tạo ra những khả năng m i trong xử lý thông tin quản lý Trong điều kiện m i này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phư ng thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức m i trong tổ chức giải quyết văn bản Nếu trư c đây ỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ trư c đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên c sở sử dụng văn bản điện

tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử

Thực hiện đường lối, chủ trư ng của Đảng và Chính phủ, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT) Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian t i

Xuất phát từ vị trí là công chức thực hiện công tác văn thư và những hạn chế

đã đặt ra yêu cầu phải có hư ng giải quyết phù hợp để công văn được xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán bộ làm công tác văn thư và cũng để ứng dụng CNTT trong công việc theo kịp thời đại Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả chọn đề tài:

“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ” là đề tài luận văn thạc sỹ của mình

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn

Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số c quan Nhà nư c Tuy nhiên, những đề tài này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nư c hay ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nói chung

Năm 2008 PGS TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phư ng pháp quản lý văn bản điện tử tại c quan nhà nư c ở Việt Nam hiện nay”;

Luận văn Thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính;

“Cách mạng công nghiệp 4.0 v i sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong c quan nhà nư c” của PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017;

Kỷ yếu tọa đàm hoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nư c, Bộ Nội vụ;

Các nghiên cứu trên có phạm vi nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối

v i một đ n vị cụ thể như Bộ Kế hoạch và Đầu tư thì cho đến thời điểm hiện tại chưa

có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ c sở khoa học về quản lý văn bản đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư ngày càng hiệu quả, chất lượng h n, an toàn h n, hạn chế văn bản giấy

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi

- Làm rõ c sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ

- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; và đánh giá ết quả, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó

- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý văn

bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng: ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại c quan

Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi c quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT đã ứng dụng phần mềm quản lý văn

bản và hồ s công việc Đến năm 2012 thì Trung tâm tin học đã nâng cấp phần mềm Trong luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Hồ s công việc tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư từ năm 2012 đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm c bản của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống những chủ trư ng, quan điểm của Đảng, Nhà nư c ta về xây dựng Chính phủ điện tử, về mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT trong hoạt động của c quan hành chính Nhà nư c nhằm hư ng t i phát triển Chính phủ điện tử

5.2 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn này sử dụng phư ng pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp Ngoài

ra luận văn sử dụng phư ng pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh

Cụ thể là: từ các c sở lý luận, căn cứ vào quan sát tình hình thực tế của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư; thống

kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra giải pháp, kiến nghị

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa về mặt lý luận

Hệ thống hóa c sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi, CNTT, ứng dụng CNTT

6.2 Ý nghĩa về mặt thực tiễn

- Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại c quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư Kết quả nghiên cứu của luận văn hy vọng sẽ là c sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của cán bộ công chức tại Bộ

- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và thực thi công vụ cho các c quan hành chính nhà nư c

7 Kết cấu của luận văn

Chư ng 1: C sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ

Chư ng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chư ng 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ

1.1 Khái quát chung về quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo từng góc

độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa hác nhau về từ này Dư i góc

độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt

động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ” Dư i góc độ văn bản học, văn bản được hiểu

theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất

định Dư i góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp h n: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức V i nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chư ng trình, báo cáo, thông

báo được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các c quan, tổ chức đều được gọi là văn bản

Văn bản điện tử là một trong những phư ng tiện ghi tin được sử dụng rộng rãi trong thời đại ngày nay Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng

công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nư c, “Văn bản điện tử” là văn bản

được thể hiện dư i dạng thông điệp dữ liệu Như vậy, v i tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trư c hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định

và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng

1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.1.3 Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến cũng như văn bản đi ở các c quan phải bảo đảm các yêu cầu dư i đây:

- Nhanh chóng;

- Chính xác;

1.1.4.2 Quy trình chung quản lý văn bản đến

Bư c 1: Tiếp nhận văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản đến

b) Phân loại s bộ, bóc bì văn bản đến

c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Bư c 2: Đăng ý văn bản đến

Bư c 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Bư c 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.1.5 Quy trình chung quản lý văn bản đi

1.1.5.1 Khái niệm

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do c quan, tổ chức phát hành

1.1.5.2 Quy trình chung quản lý văn bản đi

Bư c 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Bư c 2: Đăng ý văn bản đi

Bư c 3: Nhân bản, đóng dấu c quan và dấu mức độ hẩn, mật

Bư c 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1.1.6 Quy trình văn bản nội bộ

Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tư ng tự như đối v i văn bản đi nhưng thay vì ban hành ra bên ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ c quan hoặc gửi cho các đ n vị trong Bộ Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc

Văn bản lưu hành nội bộ có thể là văn bản giấy và được chuyển giao theo cách thức truyền thống, hoặc cũng có thể được hình thành và chuyển giao trên mạng nội bộ

1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

1.2.1 Khái niệm

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại c quan hành chính nhà nư c là sử dụng CNTT vào công tác quản lý văn bản ở c quan hành chính nhà

nư c, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác này

1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của c quan, tổ chức

Do vậy công tác văn thư trong c quan là một hâu trung tâm của quá trình diễn ra các hoạt động trao đổi, lưu trữ và xử lý thông tin hiện hành

- Thứ nhất, việc ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, ịp thời trong việc

chuyển giao văn bản

- Thứ hai, ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi công việc

- Thứ ba, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hông chỉ tiết iệm về thời

gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người

- Thứ tư, đem đến tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử

lý văn bản

Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo sự chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định quản lý trong các c quan, tổ chức Đồng thời, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản là phù hợp v i xu hư ng chuyển đổi phư ng thức quản lý của các nền hành chính trên thế gi i trong thời ỳ cuộc cách mạng 4 0 đang phát triển mạnh mẽ

1.2.3 Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước

- Sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phư ng thức truyền thống sang môi trường mạng Hiện nay hình thành các công nghệ trên c sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đ n lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử

- Ứng dụng CNTT, tác động của internet giúp cho việc tra tìm thông tin hỗ trợ soạn thảo và ban hành văn bản

- Kết nối để xác định tính chân thực của chữ ký số

- Chuyển giao, xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời

1.2.4 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại

cơ quan hành chính nhà nước

- Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh được tầm quan trọng, là động lực của sự phát triển đối v i việc ứng dụng CNTT của nư c ta

- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005

- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006

- Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của c quan nhà nư c

- Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin c quan nhà nư c

- Thông tư số 19/2011/TT-BTTTT ngày 01 tháng 7 năm 2011 của Bộ Thông

tin và Truyền thông quy định về áp dụng tiêu chuẩn định dạng tài liệu mở trong c quan nhà nư c

- Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nư c về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ s trong môi trường mạng

- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tư ng Chính phủ phê duyệt Chư ng trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của c quan nhà nư c giai đoạn 2016-2020

- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành Chư ng trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nư c giai đoạn 2011-2020 trong đó Hiện đại hóa Hành chính là một trong sáu nhiệm vụ trọng tâm quan trọng của Chư ng trình

1.2.5 Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trường mạng

Căn cứ theo Hư ng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ s trong môi trường mạng

1.2.5.1 Quy trình chung quản lý văn bản đến

* Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng:

* Mô tả chi tiết được thể hiện:

(1) Đối với Văn thư cơ quan:

Đối v i văn bản điện tử gửi đến qua mạng:

- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc n i gửi và sự toàn vẹn của văn bản;

- Đăng ý văn bản đến trong Phần mềm quản lý văn bản (PMQLVB) đến;

- Đính èm biểu ghi văn bản đến trong PMQLVB đến;

- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến

(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị:

Trưởng đ n vị:

Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo c quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đ n vị, trưởng đ n vị cho ý kiến chỉ đạo trong PMQLVB đến và chuyển cho: Phó trưởng đ n vị; hoặc Cán bộ công chức chuyên môn trong đ n vị chủ trì giải quyết; Lãnh đạo đ n vị phối hợp

(3) Đối với cán bộ công chức:

Cán bộ công chức chủ trì giải quyết:

- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư c quan chuyển đến;

- Xác định và nhập thông tin “Mã hồ s ” trong PMQLVB đến;

- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện; soạn thảo văn bản trả lời;

- Tập hợp văn bản liên quan thành hồ s ;

- V i văn bản đến không cần lập hồ s thì hông phải xác định “Mã hồ s ”

1.2.5.2 Quy trình chung Quản lý văn bản đi

* Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng:

(1) Đối với cán bộ công chức:

- Dự thảo văn bản;

- Xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;

- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đ n vị xem xét;

- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;

- In và trình lãnh đạo đ n vị;

- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện tử cho văn thư c quan;

- Đăng ý văn bản đi và chuyển văn thư c quan

(2) Đối với Lãnh đạo đơn vị:

- Kiểm tra nội dung văn bản;

- Trường hợp cần thì sửa đổi và cho ý kiến;

- Chuyển pháp chế c quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo cán bộ công chức chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;

- Ký tắt về nội dung (ký số đối v i văn bản điện tử)

(3) Đối với văn thư cơ quan:

- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử đã có chữ ký tắt;

- Chuyển cho pháp chế c quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật (ký số đối v i văn bản điện tử);

- Trình lãnh đạo c quan để ký ban hành (ký số đối v i văn bản điện tử);

- Đăng ý và làm thủ tục phát hành văn bản đi;

- Văn bản giấy gửi đi, văn thư c quan lưu lại 02 bản;

- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện theo Phần Hư ng dẫn chung

1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ

1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ

Căn cứ theo Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức của bộ, c quan ngang bộ

1.3.2 Nội dung triển khai

1.3.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ

Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử

đã được triển hai thực hiện rộng tại các c quan, đ n vị Đẩy mạnh đổi m i, tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà nư c, nhất là trong công việc giải quyết thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công trực tuyến đối v i những lĩnh vực thuộc quản lý của từng Bộ, ngành

Nghị quyết 01/NQ-CP ngày 01/01/2018 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển KT - XH và Dự toán ngân sách nhà nư c năm

2018 đã đề ra mục tiêu về ứng dụng CNTT trong điều hành, xử lý công việc thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ s công việc, trong đó có nêu rõ năm

2018 các vụ, cục, đ n vị thuộc bộ, c quan ngang bộ, c quan thuộc Chính phủ phải

xử lý được hồ s công việc trên môi trường mạng

1.3.2.2 Công tác tuyên truyền, tập huấn

Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn được Lãnh đạo Bộ, ngành quan tâm, chỉ đạo sát sao Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT trong quản

lý văn bản đã được thực hiện thường xuyên, lồng ghép v i các công việc chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi m i đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nư c, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng như tuân thủ các quy định hiện hành

1.3.2.3 Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ