Mục đích nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế cụ thể thông qua xây dựng và ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản để đánh giá các kết quả đạt được và chỉ ra các tồn tại. Đưa ra một số giải pháp và kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong QLVB tại Tổng cục Thuế nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử trong giai đoạn hiện nay.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ Chuyên ngành: Quản lý cơng Mã số: 8340403 TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI, NĂM 2019 Cơng trình hồn thiện tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: Nguyên Phó Giám đốc Học viện, PGS.TS Lưu Kiếm Thanh Phản biện 1: TS Nguyễn Thị Hà, Học viện Hành Quốc gia; Phản biện 2: GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, Nguyên Giảng viên Học viện Hành Quốc gia Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phòng họp 3B, Nhà G - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số 77 – Đường Nguyễn Chí Thanh – Q Đống Đa – TP Hà Nội Thời gian: Vào hồi 45 phút ngày 27 tháng 12 năm 2019 Có thể tìm hiểu luận văn thạc sĩ Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia 24 pháp nhằm đẩy mạnh hồn thiện chương trình ứng dụng CNTT LỜI MỞ ĐẦU quản lý văn Tổng cục Thuế Lý chọn đề tài luận văn Từ kết đạt nêu trên, luận văn góp Trên sở thực mục tiêu tầm nhìn định hướng chiến phần luận chứng sở khoa học việc ứng dụng CNTT lược phát triển cơng nghệ thơng tin (CNTT) Chính phủ, hoạt công tác quản lý văn hành Tổng cục Thuế./ động quản lý quan Hành nhà nước (HCNN) hướng tới xây dựng phát triển Chính phủ điện tử để đảm bảo hệ thống đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời từ Trung ương đến Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Để đảm bảo cho hoạt động quản lý Tổng cục Thuế thơng suốt việc khơng ngừng đại hóa điện tử hóa việc tiếp nhận quản lý văn quan Tổng cục Thuế yêu cầu cần quan tâm thường xuyên Nghiên cứu cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT cơng tác QLVB để từ có giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quản lý văn Tổng cục Thuế nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực cơng cải cách hành chính, góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan Xuất phát từ lý nêu trên, học viên lựa chọn đề tài: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ” cho luận văn thạc sỹ khoa học Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cơng tác QLVB nói chung nghiên cứu kỹ lưỡng nhiều khía cạnh tiếp cận khác quan, đơn vị khác Tuy nhiên việc nghiên cứu kỹ ứng dụng CNTT quản lý 23 văn Tổng cục Thuế theo định hướng phát triển Chính phủ KẾT LUẬN xây dựng Chính phủ điện tử chưa có nghiên cứu Tổng cục Thuế số quan HCNN thực có ý kiến đề xuất để hồn thiện cơng tác đẩy nhanh ứng dụng CNTT vào quản lý, đạo điều hành, điều mà thơi Các tài liệu, giáo trình liên quan đề cập chủ yếu đóng góp nâng cao thứ bậc Tổng cục Thuế tiến trình sở lý luận quản lý văn bản, ứng dụng CNTT vào công tác văn thư cải cách hành lưu trữ nói chung, chưa sâu nghiên cứu công tác quản lý văn Tổng cục Thuế Mục đích nhiệm vụ luận văn a) Mục đích - Làm rõ vai trị ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý nói chung quản lý văn nói riêng - Nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế cụ thể thông qua xây dựng ứng Qua nghiên cứu thực tế quản lý văn Tổng cục Thuế để thấy tồn ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn để thấy cần thiết phải đổi phương thức quản lý cho khoa học, tránh điện tử hóa lại thêm việc cho cán thực khâu xử lý văn Vì vậy, trước đưa ứng dụng CNTT vào xử lý, điều hành công việc trước tiên cần phải xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn, cần cắt giảm bớt khâu dụng phần mềm quản lý văn để đánh giá kết đạt không cần thiết đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tồn vào áp dụng để công việc vào nề nếp, khoa học Ngoài cần - Đưa số giải pháp kiến nghị góp phần nâng cao hiệu lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp để quản lý quy trình việc ứng dụng công nghệ thông tin QLVB Tổng cục nghiệp vụ máy tính cho hiệu quả, nhanh gọn, xác, Thuế nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử giai khơng lãng phí góp phần nâng cao hiệu đầu tư ứng dụng CNTT, đoạn thực tin học hóa cơng tác quản lý HCNN b) Nhiệm vụ - Hệ thống hóa sở lý luận liên quan đến đề tài - Khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT công tác quản lý văn Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn a) Đối tượng nghiên cứu Ứng dụng CNTT quản lý văn Tổng cục Thuế b) Phạm vi nghiên cứu Luận văn tầm quan trọng công tác quản lý văn tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ khác Tổng cục Thuế Bên cạnh luận văn phân tích ưu điểm, nhược điểm chương trình ứng dụng khó khăn thuận lợi việc triển khai ứng dụng CNTT công tác quản lý văn Tổng cục Thuế đưa biện 22 3.3 Một số kiến nghị Trong trình nghiên cứu, tác giả có tham khảo văn 3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn công tác tài liệu - Đầu tư cho nghiên cứu công tác VTLT điện tử, hướng dẫn liên quan đặc biệt khảo sát, đánh giá thực tiễn Phòng Hành đạo thống khâu nghiệp vụ, tài liệu điện tử - Hướng dẫn đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn điện tử, có khung chuẩn với quy định cụ thể - Phối hợp với đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng QLVB đầy đủ tính năng, nghiệp vụ cơng tác VTLT… 3.3.2 Bộ Tài - Lựa chọn tảng cơng nghệ thích hợp, xây dựng mơ hình khung để nâng cấp, thay chương trình quản lý văn điều hành cho toàn ngành Tài - Ban hành văn hướng dẫn Tổng cục điều kiện sở hạ tầng, kỹ thuật kết nối với trục liên thông văn ngành Tài để gửi nhận văn trục liên thơng văn quốc gia - Cấp kinh phí đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài – Lưu trữ, Phịng ứng dụng cơng nghệ thơng tin – Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn a) Phương pháp luận Đề tài nghiên cứu dựa quan điểm chủ nghĩa Mác - Lênin tư tưởng Hồ Chí Minh tiếp cận xã hội, hệ thống chủ trương, quan điểm Đảng, Nhà nước ta việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử mối quan hệ chặt chẽ với ứng dụng CNTT hoạt động quan hành Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ điện tử b) Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, thực nâng cấp chương trình QLVB điều hành theo chủ yếu phương pháp vật biện chứng vật Quyết định 28/2018/QĐ-TTg lịch sử; phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống để thực mục - Rà soát, sửa đổi, bổ sung văn CNTT Bộ Tài tiêu luận văn chính, đảm bảo phù hợp với quy định Chính phủ, Thủ tướng Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Chính phủ, Bộ Thơng tin Truyền Thơng a)Về mặt lý luận - Hàng năm tổ chức đánh giá, xếp hạng, khen thưởng cá - Hệ thống vấn đề lý luận việc ứng dụng nhân, đơn vị tiêu biểu ứng dụng, phát triển CNTT vào công công nghệ thông tin hoạt động quan hành nhà việc Bộ Tài nước cơng tác ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế 4 - Hệ thống vấn đề văn điện tử quy định văn điện tử để tiến tới quản lý văn không giấy tờ b)Về mặt thực tiễn 21 3.2.6 Đ y nhanh sử dụng hoàn toàn văn điện tử, không dùng giấy Hiện nay, Tổng cục Thuế áp dụng song song hai hình Trên sở nghiên cứu thực tiễn công tác ứng dụng công thức luân chuyển văn sử dụng vừa giấy chuyển nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế từ 2014 đến phần mềm QLVB Việc gây tốn nhiều thời gian chi phí làm tăng để đưa kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao cơng tác thời gian xử lý cơng việc Vì mục đích giải pháp là: Tiến tới quản lý văn Tổng cục Thuế thời gian tới điện tử hồn tồn, khơng dùng văn giấy nhằm tiết kiệm chi chí, đạt Kết cấu cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn gồm có chương sau: Chương Cơ sở khoa học ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước Chương Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế NỘI DUNG Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN mục tiêu thực Chính phủ điện tử 3.1.7 Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực quản lý văn môi trường mạng Các hoạt động kiểm tra giám sát thiếu tình xây dựng phát triển CPĐT nói chung hoạt động QLVB điện tử nói riêng Các hoạt động cần tiến hành thường xuyên, định kỳ để phát thiếu sót quy trình điện tử hoạt động nội quan sai phạm giao dịch điện tử Kiểm tra định kỳ cịn dự đốn rủi ro xảy ra, từ tìm biện pháp hữu hiệu phịng ngừa Các hoạt động kiểm tra giám sát thiếu q HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC tình xây dựng phát triển CPĐT nói chung hoạt động 1.1 Khái quát chung quản lý văn QLVB điện tử nói riêng Các hoạt động cần tiến hành 1.1.1 Khái niệm văn thường xuyên, định kỳ để phát thiếu sót Dưới góc độ ngơn ngữ học định nghĩa “Văn sản quy trình điện tử hoạt động nội quan ph m lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hoàn sai phạm giao dịch điện tử Kiểm tra định kỳ cịn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới một dự đoán rủi ro xảy ra, từ tìm biện pháp hữu số giao tiếp ” Dưới góc độ văn học, văn hiểu hiệu phòng ngừa 20 Mục đích giải pháp nhằm ngăn chặn xâm nhập, theo nghĩa rộng nhất: Văn vật mang tin ghi ký hiệu công từ tin tặc, ngăn chặn đánh cắp liệu Giảm thiểu ngơn ngữ định Dưới góc độ hành học văn được nguy gây cố an tồn thơng tin đảm bảo an giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để công văn, giấy ninh thông tin trình tham gia hoạt động quan tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Với nghĩa mơi trường mạng thị, định, chương trình, báo cáo, thơng 3.2.4 Tăng cường công tác tuyên truyền, mở lớp tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn báo hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức gọi văn Để việc tuyên truyền thực có hiệu quả, Tổng cục Thuế nên: 1.1.2 Khái niệm quản lý văn - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến ứng dụng Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm công nghệ thông tin quan đặc biệt công tác quản lý văn bản; - Tổ chức số thi tìm hiểu CNTT; - Có thể lồng ghép nội dung CNTT thi dành giúp cho quan, doanh nghiệp thủ trưởng quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn cho cơng chức ví dụ thi Tìm hiểu cải cách hành hàng hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức, năm…Bên cạnh đó, cần có chế độ động viên, khuyến kích công chức doanh nghiệp tham gia thi đạt thành tích cao cách xứng đáng 1.1.3 Yêu cầu quản lý văn - Mở lớp tập huấn ứng dụng CNTT quản lý văn Trong q trình thực nội dung cơng việc, việc quản để cán công chức quan đặc biệt công chức thực lý văn đến văn quan phải bảo đảm công tác văn thư tham gia u cầu: Nhanh chóng, xác, bí mật, đại 3.2.5 Kinh phí cho cơng nghệ thơng tin Trong cơng tác quản lý nhà nước đặc biệt công nghệ thơng tin, Bộ Tài cần xác định mục đích cuối việc ứng dụng CNTT trợ giúp cho người không thay người Vì vậy, để đạt hiệu cao Bộ Tài phải xác định cơng nghệ nội dung chính, cịn phần cứng, phần mềm cơng cụ hỗ trợ Điều đòi hỏi quan quản lý trước ứng dụng CNTT 1.1.4 Nội dung quản lý văn 1.1.4.1 Quản lý văn đến 1.1.4.2 Quản lý văn Ngoài quản lý văn đến, văn quan cịn hình thành văn nội Văn nội văn tạo lập gửi nhận phịng ban đơn vị, khơng gửi bên vào hoạt động chuyên môn phải xác định rõ tiến trình yếu tố trọng ngồi Loại văn sử dụng vào mục đích thơng báo tâm trình đầu tư ý kiến nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc 6 1.2 Công nghệ thông tin ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước 1.2.1 Khái niệm Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu định nghĩa 19 3.2 Nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế 3.2.1 Xây dựng quy chế, quy trình thực thống đảm bảo cho việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin có hiệu Nghị số 49/CP ngày 04/8/1993 Chính phủ phát triển CNTT Căn vào văn hướng dẫn văn điện tử nước ta năm 90 Theo đó, “Cơng nghệ thơng tin tập hợp Chính phủ, Bộ Nội vụ Tổng cục Thuế cần nghiên cứu xây dựng phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ thuật đại - hoàn thiện hệ thống quy định an toàn, an ninh thông tin; Quy chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng - nhằm tổ chức khai thác sử chế, quy trình hướng dẫn thực tiếp nhận, quản lý, phát hành văn dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông tin phong phú tiềm điện tử; Đẩy mạnh sử dụng chữ ký số hồ sơ điện tử: lĩnh vực hoạt động người xã hội” 3.2.2 Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán Ứng dụng CNTT theo nghĩa động từ là: Việc triển khai, Xây dựng đào tạo đội ngũ cán công chức nghiệp thực phương pháp khoa học, phương tiện công cụ kỹ vụ hành cơng nghệ thơng tin Bảo đảm cho nguồn nhân lực thuật đại – chủ yếu kỹ thuật máy tính viễn thơng nhằm tổ hệ thống hành nhà nước nói chung Tổng cục Thuế ln chức, khai thác sử dụng có hiệu nguồn tài nguyên thông cập nhật công nghệ mới, tiến khoa học kĩ thuật để nhanh tin lĩnh vực hoạt động người xã hội chóng cập nhất, ứng dụng, phát huy tiến cơng nghệ hành chính, tạo Ứng dụng CNTT quản lý văn việc tin học hóa lực cạnh tranh cao cho hành nhà nước khâu cơng tác QLVB, cách sử dụng phương tiện 3.2.3 Các giải pháp kỹ thuật, công nghệ đại kết hợp với kỹ thuật công nghệ để tổ chức tiếp nhận, phát 3.2.3.1 Lựa chọn tảng công nghệ đại linh hoạt để hành, sử dụng QLVB đạt hiệu cao 1.3.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan hành nhà nước - Ứng dụng CNTT tạo nhanh chóng, kịp thời xây dựng hệ quản trị sở liệu đảm bảo linh hoạt, đáp ứng yêu cầu Quyết định số 28/QĐ/2018/QĐ-TTg Tổng cục Thuế đơn vị có liệu lớn lựa chọn sử dụng oracle để xây dựng hệ thống quản trị liệu hoàn toàn phù hợp việc chuyển giao văn Các đơn vị, cá nhân nhận 3.2.3.2 Hoàn thiện phân hệ theo Quyết định văn điện tử với nội dung giống giấy; văn hỏa tốc gửi đến 28/2018/QĐ-TTg khai thác tối đa tiện ích phần mềm quản lý xử lý cách nhanh Cùng với đó, sau nhập văn sử dụng triệt để vai trị liệu vào máy việc tìm kiếm hay tra cứu văn hệ thống 3.2.3.3 Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin 18 2.4.3 Nguyên nhân phần mềm quản lý văn nhanh nhiều so với việc tra cứu - Kinh nghiệm triển khai quan nhà nước giao tham văn đăng ký sổ giấy trước mưu triển khai CPĐT nước hạn chế - Thiếu quan tâm, đạo đồng bộ, liệt từ cấp Tại thời điểm triển khai chương trình eDocTC chưa có quy định nội dung liên quan đến việc truyền nhận liệu điện tử liên thông với Bộ, ngành, UBND tỉnh, chưa yêu cầu ký số cấp - Ứng dụng CNTT đem lại hiệu cao thực thi công việc Khi công văn nhập vào hệ thống máy tính thể rõ: Tên quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu văn bản, đơn vị xử lý… giúp cho việc tra cứu có thẩm quyền số tiêu chí khác quy định văn nêu công văn cách dễ dàng nhất; Lãnh đạo đơn vị trực tiếp xử lý Do số nội dung chưa đáp ứng yêu cầu công văn theo dõi chuyên viên đơn vị xử lý công văn nêu văn đến đâu, có cơng văn trả lời chưa?, cơng văn trả lời ký - Giai đoạn triển khai tảng cơng nghệ Sharepoint đánh giá phù hợp đến tảng công nghệ chương trình bị hạn chế khả xử lý, chưa đáp ứng ngày gia tăng số người sử dụng Tính liên kết quy trình xử lý cịn hạn chế, chưa thuận tiện thao tác trình sử dụng - Yếu tố khách quan khơng phần quan trọng bùng nổ nhanh công nghệ thông tin Chương chưa?, gửi chưa, từ tránh tình trạng gây thất lạc hay không xử lý công văn - Ứng dụng CNTT quản lý văn không tiết kiệm thời gian mà cịn giúp giải phóng sức lao động người: + Tiết kiệm thời gian gửi - nhận văn bản; + Tiết kiệm nguồn nhân lực - Mang lại tính xác cao việc theo dõi quy trình xử lý MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG văn Dựa tra cứu phần mềm hệ thống quản lý ta biết CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN xác văn chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ TẠI TỔNG CỤC THUẾ 3.1 Chủ trương, định hướng chiến lược phát triển công nghệ thông tin Tổng cục Thuế Hồn thiện nâng cao chương trình quản lý văn điều hành tạo môi trường làm việc thân thiện cho việc trao đổi thông tin nhân viên quan Mỗi cá nhân xử đến giai đoạn nào… 1.2.3 Quy trình quản lý văn điện tử chương trình phần mềm quản lý văn 1.2.3.1 Quy trình quản lý văn điện tử Quy trình xử lý văn điện tử tuân thủ luân chuyển dễ dàng khai thác chương trình, chủ động đóng góp kinh theo vai trị từ văn thư, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo quan, nghiệm tri thức trình làm việc lãnh đạo Phòng cuối chuyên viên xử lý 8 1.2.3.2 Một số chương trình phần mềm quản lý văn 17 điện tử Đây bước ngành Thuế q trình thực xây dựng văn phịng khơng giấy tờ Hiện có nhiều phần mềm quản lý văn kiến - Triển khai sử dụng chương trình làm thay đổi nhà quản lý bối rối lựa chọn, số phần mềm phương pháp quản lý, đạo điều hành giúp tiết kiệm thời gian, tiết cho hoạt động hiệu tốn chi phí: Phần mềm Cloud Office -Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn;Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office- CMC soft; Phần mềm quản lý văn điều hành EFY-DOC; 1.3 Quy định pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quan quản lý hành nhà nước kiệm chi phí, tăng khả khai thác, xử lý thơng tin văn cấp - Các tiện ích phần mềm giúp công khai minh bạch quản lý hành chính, nâng cao kỷ chương, kỷ luật hoạt động công vụ 2.4.2 Tồn tại, hạn chế - Sử dụng song song hai hình thức giấy điện tử nên người Nền tảng pháp lý động lực cho phát triển CNTT Việt sử dụng chưa dễ dàng thay đổi thói quen, thích làm việc theo Nam Chính phủ ban hành Nghị số 49/CP phương thức truyền thống nên chưa nhận tích cực luân ngày 04/8/1993 phát triển CNTT nước ta năm 90 chuyển hồ sơ trình qua hệ thống Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Nhà nước - Tổng cục Thuế chưa trang bị phương tiện thông minh để phục vụ tốt công tác đạo điều hành Trong năm gần đây, Thủ tướng Chính phủ ban - Phần mềm eDocTC chưa đáp ứng hoàn toàn yêu hành văn đạo điều hành liên quan đến ứng dụng CNTT cầu Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, yêu cầu đặt phải xây như: Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015; Nghị số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 Chính phủ ban hành Chương trình hành động Chính phủ thực Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế; Nghị số 36a/NQ- dựng phần mềm sửa đổi, nâng cấp phần mềm để đáp ứng yêu cầu - Chưa tích hợp ký số cá nhân Văn điện tử Tổng cục Thuế dạng số hóa từ văn giấy - Do Tổng cục Thuế triển khai theo phương thức tập trung liệu lưu tập trung Tổng cục Thuế, liệu ngày gia tăng nên tốc độ chương trình quản lý văn môi trường mạng bị ảnh hưởng đến tốc độ xử lý có nhiều người truy cập hệ thống 16 thức, nội dung thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn sau CP ngày 14/10/2015 Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ- đóng dấu ban hành TTg ngày 26/10/2015 phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng 2.3.4 Quản lý văn nội công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn Bên cạnh văn đến, để đảm bảo cho hoạt động quản 2016 – 2020; Quyết định số 153/QĐ-TTg ngày 30/01/2018 phê duyệt lý thông suốt, hệ thống văn quan Tổng cục Chương trình mục tiêu ứng dụng cơng nghệ thơng tin giai đoạn Thuế nguồn văn nội Văn nội bao gồm số loại 2016 – 2020; Ngày 07/03/2019, Chính phủ ban hành Nghị sau: Cơng văn Văn phịng, cơng văn hành chính, báo cáo, thơng số 17/NQ-CP số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển báo, nội quy, quy chế, văn trao đổi thông tin đơn vị Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025 Nguồn văn hình thành nội quan, từ Văn Ngồi ra, Chính phủ, Bộ, Ngành ban hành nhiều phòng Vụ/đơn vị chức tạo lập gửi cho không văn quy phạm pháp luật văn đạo điều hành để ban hành bên hướng dẫn, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động 2.3.5 Phương thức cách thức quản lý văn Tổng cục Thuế Hiện nay, Tổng cục Thuế giai đoạn độ thực Văn phịng khơng giấy tờ, chuẩn bị văn quy định, xây dựng quy trình thực để khơng dùng giấy việc quản lý song song hai hình thức hợp lí Vau quan nhà nước lĩnh vực, nội dung cụ thể 1.4 Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn số Bộ ngành học kinh nghiệm 1.4.1 Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin số Bộ ngành văn xử lý xong hình thành hồ sơ quản lý theo phương 1.4.1.1 Bộ Tài nguyên Môi trường thức song song vừa giấy vừa liệu điện tử cách đảm 1.4.1.2 Bộ Khoa học Công nghệ bảo an tồn 1.4.1.3 Bộ Cơng thương 2.4 Nhận xét chung thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục thuế 2.4.1 Kết đạt - Việc triển khai chương trình QLVB điều hành góp 1.4.1.4 Bộ Tài 1.4.2 Bài học kinh nghiệm rút cho Tổng cục Thuế Để đưa công nghệ thông tin vào quản lý văn có hiệu Tổng cục Thuế cần tập trung đến số nhân tố chính: phần tạo tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị - Xác định chiến lược, định hướng mô hình ứng số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ Chính phủ dụng CNTT Chính phủ Bộ để từ xây dựng kế hoạch 10 15 hướng tới mục tiêu chung Giai đoạn nay, mục tiêu xây vị, tổ chức hướng dẫn sử dụng cho toàn thể người dùng hỗ trợ vận dựng phủ điện tử, quyền điện tử theo mơ hình tập hành cho đơn vị từ ngày đầu triển khai trung thống nhất, liên thông tích hợp liệu nội ngành Phần mềm quản lý văn điều hành xây dựng dựa chia sẻ liệu với Bộ ngành khác Trên sở mục tiêu, công nghệ Web Based, nâng cấp từ phần mềm định hướng Nhà nước Tổng cục Thuế cần xây dựng chương edocman Bộ Tài Đây ứng dụng độc lập, chưa tích trình quản lý văn phù hợp với định hướng chung nhu cầu hợp với hệ thống khác Hệ thống xây dựng với mục quản lý đơn vị đích phục vụ quản lý quy trình điều hành Bộ Tài - Quan tâm đến yếu tố hạ tầng kỹ thuật công nghệ để đưa đến đơn vị trực thuộc Các quy trình hoạt động quản lý vào triển khai phần mềm quản lý văn quan, tránh thực thơng qua quy trình xử lý trao đổi thông tin triển khai công nghệ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng yêu mạng qua chức phần mềm thiết kế theo tác nghiệp cầu nay, làm chủ cơng nghệ áp dụng nhóm đối tượng - Chú trọng đến yếu tố người Bởi đề cập, 2.3.2 Quản lý văn đến người yếu tố trung tâm định thành công đổi Để việc Văn đến hiểu văn quan bên ứng dụng CNTT công tác quản lý văn đến, văn thực gửi đến Trong hoạt động Tổng cục Thuế thường mang lại hiệu kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tư máy móc, xuyên nhận nhiều văn quan bên gửi phần mềm quản lý, Tổng cục Thuế cần trọng đào tạo, bồi dưỡng đến với mục đích cung cấp thơng tin để biết, để thực hiện, để kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho công chức thực công tác văn thư báo cáo, để hướng dẫn, để xin ý kiến đạo - Tổ chức tuyên truyền sâu rộng cán bộ, công chức, 2.3.3 Quản lý văn viên chức ý nghĩa, vai trò, tác dụng việc sử dụng văn điện Văn chuyên viên soạn thảo có trách nhiệm đề tử, từ có ý thức, trách nhiệm để thực hoạt động công xuất mức độ, mật, khẩn trình lãnh đạo cấp duyệt ký, phải tác hàng ngày - Các cấp lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử cán bộ, cơng chức, viên chức Qua đó, rút kinh nghiệm có biện pháp khuyến khích chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đề văn thư quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước phát hành Theo quy định chung nhà nước, tất văn quan Tổng cục Thuế ban hành phải làm thủ tục đăng ký phận văn thư quan Cán văn thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn phải thực nghiệp vụ kiểm tra thể 14 11 thực môi trường mạng, máy trạm phải kết nối mạng Văn Scan, luân chuyển quản lý môi Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN trường mạng, việc làm Tổng cục Thuế phải bố trí nhiều tài TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ nguyên để lưu trữ đủ liệu Tuy tính tốn đến phần lưu trữ liệu, dung lượng liệu đưa lên chương trình giới hạn chưa đáp ứng kịp gia tăng số lượng liệu khủng chương trình (đến ngày 31/5/2019 tổng số văn lưu hệ thống 4.797.777 văn bản) dẫn đến máy chủ ln rơi vào tình trạng q tải 2.2.5 Kinh phí thực Năm 2004, Tổng cục Thuế bố trí kinh phí để triển khai chương trình quản lý công văn cho quan Tổng cục Thuế Cục Thuế tỉnh với chi phí là: 200.000.000 đồng 2.1 Khái quát quan Tổng cục Thuế 2.1.1 Chức nhiệm vụ, quyền hạn Tổng cục Thuế Ngành thuế nhà nước tổ chức qua cấp từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế; Được xác định rõ quyền hạn trách nhiệm phân công cụ thể hợp lý quan thuế ngành dọc cấp quyền cấp tổ chức lãnh đạo đạo thực nghiêm chỉnh sách thuế chung nước địa bàn lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo Tổng cục Thuế quan đứng đầu Nhà nước lĩnh vực Thuế, trực thuộc Bộ Tài chịu trách nhiệm trước Bộ, trước Năm 2016, Tổng cục Thuế Bộ Tài triển khai Nhà nước lĩnh vực Thuế, thực chức tham mưu, giúp Bộ chương trình quản lý văn điều hành ngành Tài eDocTC, trưởng Bộ Tài quản lý nhà nước khoản thu nội địa kinh phí Bộ Tài chi trả, đơn vị tiếp nhận sử dụng phạm vi nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí khoản thu khác 2.3 Tình hình triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn 2.3.1 Phần mềm quản lý văn Tổng cục Thuế Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT công tác Quản lý văn bản, kết hợp đạo điều hành phục vụ cho triển khai Chính ngân sách nhà nước (sau gọi chung thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy định pháp luật 2.1.2 Cơ cấu tổ chức máy Tổng cục Thuế tổ chức thành hệ thống dọc từ trung ương đến địa phương, bảo đảm nguyên tắc tập trung thống phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến Tổng cục Thuế xây dựng, triển - Cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương bao gồm tổ khai chương trình quản lý văn điều hành Tên gọi đầy đủ ứng chức: Văn Phòng, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Chính sách, Vụ Pháp chế, dụng Chương trình Quản lý văn điều hành ngành Tài Doanh nghiệp lớn, Hợp tác quốc tế, Doanh nghiệp nhỏ cá nhân, (tên gọi tắt eDocTC) Đây phần mềm dùng chung cho ngành Tài Vụ Kê khai kế tốn thuế, Cục Cơng nghệ thơng tin, Trường Phần mềm triển khai tới chuyên viên đơn nghiệp vụ, Tạp Chí thuế… 12 2.2 Tình hình chu n bị điều kiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế 2.2.1 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế 13 cán đầu mối Vụ đơn vị với hỗ trợ cán Cục Công nghệ thông tin 2.2.4 Hạ tầng kỹ thuật phần mềm Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn Trước hàng loạt văn đạo Chính Phủ tập hợp thiết bị tính tốn máy chủ, máy trạm, quan chun môn triển khai gửi nhận văn điện tử Tổng cục thiết bị ngoại vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an Thuế ban hành Thông báo số 444/TB-TCT việc thông báo kế tồn thơng tin, hệ thống mạng quan Tổng cục Thuê hoạch triển khai Quyết định 1824/QĐ-BTC, mục Từ năm 2014 đến tháng 8/2016 Tổng cục Thuế cần sử dụng tiêu thực việc ứng dụng CNTT thời kỳ này, nội dung máy chủ máy trạm để đưa ứng dụng quản lý công văn triển sau: khai cho Tổng cục Thuế Các thiết bị công nghệ thông tin đơn giản, phần Xây dựng, ban hành văn đạo điều hành: Xây dựng mềm chạy công nghệ tĩnh, thông tin nhập vào ứng dụng quy trình tiếp nhận xử lý văn điện tử Tổng cục Thuế; Xây dựng lưu lại, thông tin người sử dụng nhập đưa lên hệ thống Tài lộ trình quy trình ứng dụng chữ ký số; Lộ trình sử dụng văn điện nguyên hệ thống phải trang cấp lần đầu, không bị biến động tử thay văn giấy điều hành xử lý công việc; Kết nối liên thông tốc độ, độ ổn định chương trình tương đối cao Sử dụng hệ thống với trục liên thơng văn ngành Tài chính; Định kỳ lưu văn khơng phải tính đến thiết bị an tồn an ninh thơng tin, độ an tồn điện tử bảo đảm an ninh, an tồn thơng tin q trình thực hiện; thơng tin tuyệt đối Tổ chức triển khai phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ… 2.2.2 Xây dựng ban hành quy định ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế ban hành nhiều văn nhằm ứng dụng CNTT quản lý văn bản, gần Thông báo số 444/TBTCT ngày 05/11/2018 thông báo kế hoạch triển khai thực Quyết định 1824 Bộ Tài 2.2.3 Nhân quản lý văn Lực lượng nhân chủ yếu phục vụ cho công tác chủ yếu cán phịng Hành thuộc Văn phịng Tổng cục Thuế, Giai đoạn này, năm Tổng cục Thuế quản lý 40.000 văn đến 14.000 văn Ứng dụng tính tốn tồn đọng văn nhờ vào việc đặt thuật toán, câu lệnh tự động tính tồn đọng văn theo nguyên tắc văn đến có tờ trình phê duyệt có văn phát hành coi hồn thành việc xử lý Văn ln quản lý chặt chẽ với tình trạng văn Việc giúp ích nhiều cơng tác đạo điều hành xác, hiệu quả, kịp thời Từ tháng 8/2016 đến nay, Tổng cục Thuế triển khai chương trình quản lý văn điều hành Việc quản lý văn ... trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế NỘI DUNG Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG... vụ luận văn a) Mục đích - Làm rõ vai trị ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quản lý nói chung quản lý văn nói riêng - Nghiên cứu cơng tác ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Tổng cục Thuế. .. nâng cao hiệu hoạt động quản lý quan Xuất phát từ lý nêu trên, học viên lựa chọn đề tài: ? ?ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ” cho luận văn thạc sỹ khoa học Tình