Đang tải... (xem toàn văn)
Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của luận văn.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA BÙI CHÍ THANH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TỐM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG HÀ NỘI, NĂM 2020 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS LẠI ĐỨC VƯỢNG Phản biện 1: ………………………………… Phản biện 2: ………………………………… Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Địa điểm: Phịng họp … , Nhà - Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành Quốc gia Số:… - Đường………….- Quận……………… - TP……………… Thời gian: vào hồi …… …… tháng …… năm 202 Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Học viện Hành Quốc gia trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Những năm gần đây, nhân loại chứng i n s phát triển vũ bão sóng cơng nghệ thơng tin thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 CNTT ứng dụng hầu h t lĩnh v c đời sống xã hội trở thành xu th tất y u, đòi hỏi cấp bách tất quốc gia Quốc gia nắm bắt hội, vận dụng linh hoạt phát triển ngược lại.Nhận thức vai trò to lớn ứng dụng phát triển CNTT, Chính phủ Việt Nam xây d ng ban hành nhiều văn nhằm thúc đẩy phát triển CNTT Như vậy, thấy CNTT ứng dụng vào tất lĩnh v c hoạt động quan nhà nước, đó, cơng tác văn thư coi lĩnh v c trọng y u việc ứng dụng CNTT Đây yêu cầu tất y u để đảm bảo thông tin đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ nâng cao hiệu l c, hiệu hoạt động quản lý Trong công tác văn thư, quản lý văn nội dung quan trọng, gắn với cải cách hành chính, giúp ti t kiệm thời gian ti p nhận xử lý văn Tuy nhiên nay, việc ti p nhận xử lý văn quan hành nhà nước vấn đề nhiều tồn tại, thời gian văn từ nơi phát hành đ n nơi nhận trình luân chuyển, xử lý văn nội quan diễn lâu n công tác xử lý công việc bị ảnh hưởng lớn Do đó, việc đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý văn vấn đề cấp bách đặt nhằm rút ngắn tối đa thời gian ti p nhận xử lý văn bản, góp phần vào cơng cải cách hành đặt Với vị th thủ đô nước, thành phố Hà Nội triển khai nhiều phần mềm ứng dụng CNTT quản lý văn có hiệu rõ rệt Bằng tầm nhìn chi n lược, ngày 26/12/2012, UBND Thành phố Hà Nội Quy t định số 6109/2012/QĐ-UBND việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin thành phố Hà Nội đ n năm 2012, định hướng đ n năm 2030; Trong quận thành phố, Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm quận đầu chủ trương cải cách hành chính, theo giải pháp quản lý văn quận tích c c áp dụng.Tuy nhiên, q trình triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn quận bên cạnh k t tích c c đạt được, tồn hạn ch cần tháo gỡ, khắc phục Xuất phát từ lý trên, mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội” làm luận văn tốt nghiệp để nghiên cứu th c trạng ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, từ hắc phục hạn ch cịn tồn đề xuất giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý văn bản, từ thúc đẩy cơng cải cách hành thành phố Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Đã có số đề án, sách chuyên khảo, đề tài khoa học, luận văn thạc sĩ, công bố, nghiên cứu ứng dụng CNTT quản lý nhà nước số lĩnh vực, khía cạnh hác như: Đặng Hữu (2001), Ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, NXB Chính trị quốc gia Nguyễn Bá Hi n (2006), Ứng dụng CNTT phục vụ phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Vĩnh Phúc – Thực trạng giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Học viện trị quốc gia Hồ Chí Minh Nguyễn Xuân Thái (2010), Ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước địa bàn thành phố Hà Nội thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa, Luận văn thạc sĩ, Học viện hành quốc gia Bên cạnh đó, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, quản lý văn nói chung nghiên cứu kỹ lưỡng trường, học viện, nhà khoa học số quan nhà nước Lưu Ki m Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn điện tử quan nhà nước Việt Nam nay; đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Nguyễn Thị Tâm (2008), Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư mơi trường điện tử, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Ngồi có nhiều nghiên cứu tác giả khác liên quan trực tiếp gián tiếp đ n đề tài nghiên cứu như: Phạm Phương Linh (2015), Quản lý văn môi trường mạng VPQH giai đoạn 2011 - 2015, tầm nhìn 2020, Luận văn thạc sỹ, Học viện hành Vương Thị Dịu (2009), Tìm hiểu cơng tác quản lý văn đi, văn đến văn phòng - lao động thương binh xã hội, Báo cáo th c tập tốt nghiệp, Học viện hành Tuy nhiên, chưa có cơng trình sâu tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội nói riêng Trong q trình nghiên cứu, tác giả k thừa chọn lọc số ý tưởng cơng trình nghiên cứu có liên quan, k t hợp với việc phân tích th c trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm để th c nhiệm vụ đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục đích nghiên cứu Nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Một là, hệ thống hố sở lý luận cơng tác quản lý văn ứng dụng CNTT quản lý văn quan nhà nước Hai là, phân tích th c trạng ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm để thấy mặt làm tồn cần khắc phục Ba là, đề xuất phương hướng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác quản lý văn áp dụng công nghệ thông tin 4.2 Phạm vi nghiên cứu + Phạm vi nội dung: tập trung nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn bản, bao gồm: quản lý văn đ n, quản lý văn + Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội + Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác quản lý văn chủ y u thời gian từ năm 2016 đ n Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận : Đề tài nghiên cứu d a chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước lý luận CNTT, văn thư; thừa, ti p thu có chọn lọc số ý tưởng có liên quan cơng trình nghiên cứu cơng bố 5.2 Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau:phương pháp quan sát, phương pháp chuyên gia, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp thống kê, tổng hợp, lập biểu đồ, phân tích so sánh số phương pháp hác Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn 6.1 Về lý luận Luận văn hệ thống hoá vấn đề lý luận công tác quản lý văn bản, ứng dụng CNTT quản lý văn để làm sáng tỏ hái niệm, ý nghĩa, vai trò quản lý văn hái niệm, mục tiêu, y u tố tác động, ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 6.2 Về thực tiễn Luận văn góp phần nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý văn cho UBND quận Nam Từ Liêm, thúc đẩy trình cải cách hành đơn vị.Có thể sử dụng làm tài liệu tham hảo cho quận, huyện, thị xã địa bàn thành phố Hà Nội, cho cán quản lý CBCC UBND quận Nam Từ Liêm nói chung, phận văn thư nói riêng cá nhân quan tâm đ n việc nâng cao hiệu ứng dụng CNTT công tác quản lý văn quan, đơn vị Kết cấu luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản lý văn ứng dụng CNTT quản lý văn Chương 2: Th c trạng ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm Chương 3: Phương hướng số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Cơng tác quản lý văn 1.1.1 Các khái niệm 1.1.1.1 Văn bản, văn đến, văn a) Văn b) Văn đ n c) Văn 1.1.1.2 Văn quản lý nhà nước Là thông tin quy t định quản lý thành văn vi t quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình t , thủ tục, quy ch pháp luật quy định, mang tính quyền l c đơn phương làm phát sinh hậu pháp lý cụ thể 1.1.1.3 Văn hành Nhà nước Là phận văn quản lý Nhà nước mà chủ y u quan hành nhà nước dùng để đưa quy t định truyền tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành, loại văn mang tính thơng tin quy phạm nhà nước Nó cụ thể hoá việc thi hành văn pháp quy, giải quy t vụ việc cụ thể hâu quản lý, nghĩa thường dùng để quản lý công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, s việc quản lý hành như: thơng tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở, báo cáo, ghi nhớ, chứng th c 1.1.1.4 Văn điện tử chữ ký số a)Văn điện tử * Khái niệm: * Giá trị văn điện tử b) Chữ ký số 1.1.1.5 Quản lý văn Quản lý văn việc áp dụng biện pháp hoa học, nghiệp vụ để nhằm ti p nhận, chuyển giao nhanh chóng, ịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức lưu giữ văn bản, phục vụ cho nhu cầu hai thác sử dụng Nội dung quản lý văn gồm: quản lý văn đ n, quản lý văn đi, quản lý văn nội bộ, quản lý văn mật 1.1.1.6 Quản lý văn môi trường mạng Quản lý văn mơi trường mạng hiểu cách thức quản lý văn điện tử với môi trường trao đổi, xử lý thơng tin thơng qua mạng máy tính 1.1.2 Đặc điểm quản lý văn Là việc tổ chức th c quản lý hệ thống văn đ n quan theo nguyên tắc trình t định Bao gồm cơng việc như: đăng ý văn bản, chuyển giao văn theo dõi việc xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, tìm i m văn cung cấp văn theo yêu cầu Giữ vai trò quan trọng hoạt động quan nói chung hoạt động hệ thống thơng tin nói riêng 1.1.3 Vai trò, ý nghĩa quản lý văn 1.1.3.1 Vai trị Chi m vị trí vai trị quan trọng hoạt động quản lý hành nhà nước quan 1.1.3.2 Ý nghĩa Góp phần giải quy t công việc quan nhanh chóng, ti n độ, nâng cao suất, chất lượng cơng tác Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu ịp thời, đầy đủ, xác phục vụ mục đích trị, kinh t , văn hoá, xã hội Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quy t xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân; Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc th c thi quyền l c quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nước quan Tạo điều iện thuận lợi cho công tác lưu trữ phát triển 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 1.2.1 Các khái niệm 1.2.1.1 Công nghệ thông tin 1.2.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin 1.2.1.3 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý hành nhà nước 1.2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn 1.2.2 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Mục tiêu việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành văn qua mạng nhằm góp phần iểm sốt thơng tin ịp thời, loại trừ s chậm trễ giải quy t cơng việc từ nâng cao hiệu suất làm việc quyền l c người quản lý, giải pháp để hoàn thiện HTTTQL 1.2.3 Các yếu tố tác động đến ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Thứ nhất, trình độ chun mơn nghiệp vụ tác phong cán văn thư: Thứ hai, sở vật chất, trang thi t bị kỹ thuật phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Thứ ba, hệ thống quy trình, thủ tục Thứ tư, s quan tâm lãnh đạo 1.2.4 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT quản lý văn Trong xu th hội nhập phát triển nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn cần thi t, thể tính hoa học, tính đại cơng việc Bởi vì: 1.2.4.1 Quản lý văn theo cách truyền thống khơng cịn phù hợp - Quản lý văn theo cách truyền thống nhiều thời gian, công sức inh phí - Quản lý văn theo cách truyền thống hiệu công việc thấp, ảnh hướng đ n mơi trường Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 2.1 Tổng quan UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.1 Giới thiệu chung UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển UBND quận Nam Từ Liêm Quận Nam Từ Liêm thành lập theo Nghị quy t số 132/NQCP ngày 27/12/2013 Chính phủ điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm để thành lập 02 quận (Bắc Từ Liêm Nam Từ Liêm) 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội, sở toàn diện tích t nhiên dân số xã: Mễ Trì, Mỹ Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; phần diện tích dân số xã Xuân Phương (phía nam Quốc lộ 32); phần diện tích dân số thị trấn Cầu Diễn (phía nam Quốc lộ 32 phía đơng Sơng Nhuệ) 2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ UBND quận Nam Từ Liêm a) Chức Căn Luật Tổ chức quyền địa phương, ngày 19 tháng năm 2015, Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm nói riêng quan hành nhà nước cấp quận, huyện, thị xã; quản lý nhà nước phạm vi lãnh thổ quận theo Hi n pháp, Luật, Pháp lệnh Nghị quy t Hội đồng nhân dân Quận tất lĩnh v c b) Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm quan quản lý hành nhà nước th c nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức quyền địa phương, ngày 19 tháng năm 2015 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND quận Nam Từ Liêm Uỷ ban nhân dân quận Nam Từ Liêm tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo tập thể, đôi với phát huy trách nhiệm thành viên, thảo luận tập thể quy t định theo đa số Xây d ng 10 phát triển quận nhiều mặt nhằm phục vụ lợi ích nhân dân 2.1.1.4 Tình hình kinh tế, trị, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng quận Nam Từ Liêm Hằng năm, quận đạt vượt tiêu phát triển inh t - xã hội Trong đó, inh t tăng trưởng nhanh, lĩnh v c văn hóa, xã hội ti p tục phát triển, an sinh xã hội quan tâm, cơng tác quốc phịng; an ninh trị, trật t an tồn xã hội đảm bảo 2.1.2 Văn phịng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm 2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm Văn phòng Hội đồng nhân dân uỷ ban nhân dân quận quan chuyên môn, máy giúp việc Thường tr c HĐND UBND, chức năng, nhiệm vụ UBND quận Nam Từ Liêm quy định 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND quận Nam Từ Liêm * Về cấu máy nay: Tổng số cán bộ, nhân viên có 35 đồng chí *Về tổ chức: Lãnh đạo văn phịng gồm đồng chí 2.2 Khái quát số vấn đề liên quan đến công tác quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm 2.2.1 Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm Với số lượng văn đ n - lớn, n u quản lý hình thức truyền thống khó đáp ứng yêu cầu giải quy t cơng việc, cần có cách thức quản lý văn khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời q trình giải quy t công việc 2.2.2 Sự đạo UBND quận Nam Từ Liêm công tác quản lý văn Tại UBND quận Nam Từ Liêm, công tác quản lý văn nhận s quan tâm đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận lãnh đạo khối văn phòng quận 11 2.2.3 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm Trang thi t bị phục vụ cho công tác quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm trang bị há đầy đủ, đại Hệ thống máy vi tính t nối mạng LAN, Internet, t nối với Cổng thông tin điện tử Thành phố, cài đặt phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc đại 2.3 Nội dung ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm 2.3.1 Giới thiệu phần mềm ứng dụng quản lý văn 2.3.1.1 Hệ thống thư điện tử thành phố Hà Nội: 2.3.1.2 Cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm: 2.3.1.3 Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp trước năm 2016 2.3.1.4 Phần mềm nâng cấp quản lý văn điều hành tác nghiệp từ năm 2016 đến 2.3.2 Ứng dụng CNTT quản lý văn đến a Văn thư - Ti p nhận văn đ n: b Ý ki n đề xuất LĐVP c Lãnh đạo quận: Xem xét, cho ý ki n giải quy t d Cập nhật ý ki n xử lý LĐQ e Lãnh đạo đơn vị f Cán đơn vị 2.3.3 Ứng dụng CNTT quản lý văn a Phân công soạn thảo văn Căn nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo đơn vị phân công cán đơn vị soạn thảo d a chức năng, nhiệm vụ cán theo quy ch phân cơng hoạt động đơn vị b Soạn thảo văn - Cán đơn vị hi giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải tuân thủ theo quy định pháp luật thể thức kỹ thuật trình bày 12 văn - Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào dòng cuối bên phải nơi nhận, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn c Kiểm tra Cán bộ phận tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra thể thức nội dung văn phịng, ban chun mơn chuyển đ n d Phê duyệt Lãnh đạo Quận LĐVP hi ủy quyền ký thừa lệnh UBND Quận xem xét nội dung, hình thức ký thức văn đạt yêu cầu e Đăng ý văn - Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ N u hơng quy định thể thức văn bản, văn thư báo cáo LĐVP để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo quy định - Văn thư trước cấp số văn phải kiểm tra d thảo văn có đăng ý phần mềm N u có d thảo cấp số phát hành văn - Đối với văn hợp lệ, văn thư cấp số phần mềm, ghi số ký hiệu ngày tháng năm ban hành vào văn gốc f Gửi văn - Đối với đơn vị có sử dụng phần mềm, văn thư có trách nhiệm scan văn ý đóng dấu gửi phần mềm - Đối với đơn vị khơng sử dụng phần mềm, văn thư có trách nhiệm nhân theo nơi nhận đóng dấu + Những văn có mức độ “ hẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “ hẩn”, “mật” lên bì văn Văn “ hẩn” phải gửi ngày làm việc + Những văn có cán đ n nhận tr c ti p ký nhận vào Sổ bàn giao văn 13 + Những văn thơng thường khác phải gửi chậm thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày ký g Kiểm soát số văn phát hành Văn có hiệu l c lưu 01 gốc Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận, 01 đơn vị soạn thảo văn để theo dõi theo nơi nhận phát hành đủ số lượng cần gửi h Quản lý dấu Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý dấu UBND Quận, hơng để người khơng có trách nhiệm sử dụng cách tuỳ tiện 2.4 Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm 2.4.1 Hiệu a) Hiệu giải công việc Nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, hoạt động tác nghiệp cán bộ, chuyên viên; b) Hiệu kinh tế Mang lại hiệu cao giải quy t công việc, ti t iệm tối đa thời gian, ti t iệm inh phí in ấn, phơ tơ tài liệu,giảm cường độ, tăng hiệu suất lao động nhân viên văn thư, tạo s chun nghiệp, xác cơng việc c) Hiệu quản lý Các đồng chí lãnh đạo quận, lãnh đạo đơn vị theo dõi tình hình quản lý giải quy t văn thơng qua hệ thống mạng cho ý i n đạo ịp thời; d) Hiệu xã hội Việc phát triển phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp góp phần cơng tác cải cách hành chính, tạo tảng cho việc áp dụng cho lĩnh v c chun mơn khác, đẩy mạnh lộ trình xây d ng phủ điện tử quận Nam Từ Liêm e) Hiệu nhận thức Lãnh đạo quận, CBCC có nhìn đắn cơng tác 14 quản lý văn bản, đặc biệt th c hành thao tác thành thạo, xử iý công việc nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu đặt 2.4.2 Hạn chế - Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý văn quận xem công cụ đ hỗ trợ, chưa thể thay th hồn tồn cách thức giải quy t cơng việc truyền thống - Mọi văn đ n chưa tập trung hoàn toàn vào đầu mối vào phận văn thư quan Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ý số văn xảy - Do áp dụng quản lý văn máy vi tính cần s cập nhật thường xuyên quy trình chu chuyển văn nên éo dài thời gian qua nhiều khâu trung gian quy trình - Quá trình chuân bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với th c t thi u sót q trình ban hành - Việc gửi văn nhiều trường hợp cịn chậm, có văn cịn thi u trang q trình scan văn để gửi hông để ý nên thi u - Gặp khó hăn mặt nhân s , dẫn đ n s tồn đọng công việc chưa giải quy t kịp thời theo thời hạn quy định - Cơ sở vật chất trang thi t bị tương đối đầy đủ chưa đồng - Kinh phí cho việc phát triển cơng nghệ thơng tin cịn hạn ch , hệ thống mạng, đường truyền liệu Internet chưa đầu tư nhiều, chất lượng chưa cao - Trình độ, i n thức ỹ tin học cán phịng ban quận hơng đồng - Phần mềm ứng dụng CNTT quản lý văn mặt lý thuy t hắc phục nhiều hạn ch th c s chưa đem lại hiệu tối ưu 2.4.3 Nguyên nhân 2.4.3.1 Nguyên nhân khách quan Do lối làm việc theo thói quen truyền thống, cố hữu người Việt, việc sử dụng công nghệ thơng tin cịn nhiều hạn ch , đặc biệt, với 15 phận CBCC quận chưa có thói quen sử dụng CNTT tính phần mềm cơng việc Nguồn inh phí cho việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin quận cịn hạn hẹp 2.4.3.2 Nguyên nhân chủ quan * Nguyên nhân nguồn nhân l c Bộ phận văn thư quan với số lượng người có hạn, u cầu cơng việc đặt ngày lớn, cán văn thư phải làm việc h t công suất để giải quy t tốt hối lượng công việc hàng ngày * Nguyên nhân hệ thống sở vật chất, trình độ ứng dụng CNTT Hệ thống sở vật chất, trang thi t bị CNTT phục vụ cho công tác quản lý văn chưa đáp ứng địi hỏi đặt Tình độ CNTT, mức độ ti p thu công nghệ cán văn thư hông đồng Việc tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý xử lý văn cho cán văn phòng chưa cập nhật thường xuyên, liên tục * Nguyên nhân việc th c văn quy định ứng dụng CNTT quản lý văn Việc th c quy định quản lý văn quận chưa có chi n lược, lộ trình bước cụ thể 16 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI QUẬN NAM TỪ LIÊM 3.1 Quan điểm Cần quan tâm mức đ n công tác để phát huy tối đa ý nghĩa Muốn vậy, trước h t cần đổi nhận thức vai trò ứng dụng CNTT quản lý văn hoạt động quản lý UBND quận Nam Từ Liêm 3.2 Phương hướng, mục tiêu 3.2.1 Cơ sở xác định phương hướng mục tiêu D a Nghị quy t số: 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 Chính phủ “Ban hành chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020” 3.2.2 Phương hướng Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn nhằm xây d ng môi trường làm việc điện tử quan hành nhà nước phạm vi cấp quận, tạo thói quen làm việc cán bộ, cơng chức môi trường mạng hệ thống thông tin trợ giúp, thay th văn giấy 3.2.3 Mục tiêu 3.2.3.1 Mục tiêu tổng quát Hướng tới xây d ng UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội trở thành quan quản lý nhà nước đại, theo ịp chủ trương, sách Đảng Nhà nước 3.2.3.2 Mục tiêu cụ thể Đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác quản lý văn bản, gắn chặt với q trình cải cách hành Triển hai hệ thống ứng dụng CNTT đáp ứng nhu cầu đại hóa hành Nâng cao hiệu l c, hiệu công tác quản lý văn bản; ứng dụng CNTT quản lý văn bản; hoàn thiện phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp 17 UBND quận Nam Từ Liêm, trở thành môi trường tác nghiệp quan 3.3 Giải pháp 3.3.1 Nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND quận Nam Từ Liêm việc ứng dụng CNTT quản lý văn Ban lãnh đạo UBND quận Nam Từ Liêm cần phải nhận thức vai trị CNTT cơng cải cách hành chính; từ có hoạch tun truyền để CBCC ủy ban có nhận thức Lãnh đạo quận cần phải tr c ti p đạo chịu trách nhiệm công tác ứng dụng CNTT, theo sát trình ứng dụng CNTT quan Lãnh đạo phải người gương mẫu, đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin Cần tổ chức bình chọn, nêu gương lãnh đạo, CBCC tiêu biểu việc ứng dụng công nghệ thông tin quận 3.3.2 Đối với công tác văn thư quận 3.3.2.1 Kiện toàn tổ chức máy thực công tác văn thư Ti p tục củng cố, iện tồn đội ngũ cán làm cơng tác văn thư theo hình thức “một cửa” Kiện tồn đội ngũ, cán lãnh đạo cán chuyên trách CNTT tất phòng ban ủy ban 3.3.2.2 Có sách phát triển nguồn nhân lực, đào tạo bồi dưỡng kiến thức công nghệ thông tin cho cán văn thư - Tổ chức thi tuyển cơng chức vào vị trí cán văn thư, đặt yêu cầu đối tượng d tuyển thi t phải có trình độ tối thiểu tin học văn phòng - Xây d ng hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn ngắn hạn CNTT nâng cao trình độ cho đội ngũ cán văn thư đề án tăng cường l c cho cán văn thư - Cử cán văn thư tham gia lớp tập huấn nghiệp vụ, cập nhật cách thức chương trình cơng nghệ 18 - Tổ chức cho CBCC quận, đặc biệt cán văn thư có hội học hỏi inh nghiệm ứng dụng CNTT quản lý văn quan hác thành phố - Định ỳ tổ chức iểm tra l c ứng dụng CNTT đội ngũ cán văn thư quận 3.3.2.3 Tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Cần xây d ng k hoạch tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác ứng dụng CNTT quản lý văn định kỳ tối thiểu lần/ năm Tăng cường tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc th c nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm UBND phường; đẩy mạnh hình thức t kiểm tra Tăng cường đôn đốc th c nhiệm vụ, hông để chồng chéo văn thường xuyên kiểm tra quy trình nghiệp vụ xem có s bất cập khơng q trình th c để kịp thời khắc phục Quy định trách nhiệm cụ thể cho trường hợp vi phạm Mạnh dạn xử lý sai phạm nguyên tắc quản lý văn 3.3.3 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho việc ứng dụng CNTT quản lý văn Cần trang bị thêm hệ thống máy chủ, cần có máy chủ với cấu hình mạnh để chia sẻ ứng dụng đồng thời làm nhiệm vụ cập nhật liệu, thay th ịp thời hi có s cố Cần đầu tư máy tính có tính cao, đạt chuẩn phù hợp đáp ứng phần mềm cài đặt Cần bố trí cán tin học thường xuyên, định ỳ iểm tra hệ điều hành máy tính Cần có biện pháp bảo an tồn thơng tin tài liệu, bảo mật thông tin cách thường xuyên cập nhật phần mềm chống virus, quan tâm, đầu tư mức để đảm bảo an tồn, an ninh mạng Cần có k hoạch, biện pháp tuyên truyền nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức trang thi t bị quan việc sử dụng, bảo quản bảo trì 19 3.3.4 Các giải pháp kỹ thuật, phần mềm 3.3.4.1 Hoàn thiện quy trình quản lý văn đến, áp dụng chữ ký số hoạt động quản lý, điều hành UBND quận * Hồn thiện quy trình quản lý văn đ n, - Đối với quy trình quản lý văn đ n: cần th c theo quy trình Lưu đồ quản lý văn đ n Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ nội vụ - Đối với quy trình quản lý văn đi: cần th c theo quy trình Lưu đồ ý ban hành, đăng ý, phát hành văn Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 Bộ nội vụ * Áp dụng chữ ý số hoạt động quản lý, điều hành UBND quận - Tuyên truyền chủ trương, quy định Nhà nước chữ ý số đ n tất CBCC quận, đảm bảo thông tin tư vấn, hỗ trợ ỹ thuật ịp thời đầy đủ - Ban hành quy ch , quy định công tác văn thư gắn với việc sử dụng văn điện tử có chữ ý số làm pháp lý để CBCC quận triển hai th c - Ứng dụng chữ ý số phổ bi n toàn quận, để loại tài liệu, văn hành xác th c chữ ý số gửi qua mạng hơng phải gửi thêm văn giấy - Bố trí CBCC phụ trách CNTT hỗ trợ ỹ thuật xử lý s cố ịp thời đầy đủ trình ứng dụng chữ ý số quận 3.3.4.2 Xây dựng hoàn thiện cách đồng phương thức quản lý ứng dụng CNTT quản lý văn Cần mở rộng quy mô xây d ng mạng văn phịng điện tử liên thơng quận Bảo đảm an tồn thơng tin mơi trường mạng Xây d ng chi n lược phát triển CNTT khoa học, bản, phân kì rõ ràng, tránh tham lam, lúc tin học hóa nhiều phận, lĩnh v c 20 3.3.4.3 Nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; khơng ngừng đại hóa cơng tác văn thư cơng tác quản lý văn Cần hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc t , xây d ng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phịng Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc t ISO 9001:2015 vào hoạt động công tác văn thư quản lý văn Trong trình triển khai quản lý văn theo TCVN ISO 9001:2015 cần phối hợp chặt chẽ, thường xuyên đơn vị tư vấn đơn vị chuyển đổi; có s kiểm tra, đơn đốc kịp thời 3.3.4.4 Tiếp tục hồn thiện phần mềm quản lý văn Ti p tục nghiên cứu, đánh giá nhu cầu để xây d ng, nâng cấp, triển hai phần mềm ứng dụng CNTT quản lý văn Đồng hóa hệ thống phần mềm dùng chung quan để việc gửi nhận văn nhanh chóng, thuận tiện Triển hai việc áp dụng giải pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho hệ thống thông tin phục vụ trao đổi văn điện tử môi trường mạng Đảm bảo s xác nội dung văn điện tử chuyển đ n quan, đơn vị với 3.3.5 Xây dựng đội ngũ cán công nghệ thông tin chuyên trách có trình độ chun mơn cao, nhiệt tình, tâm huyết với công việc - Đào tạo đội ngũ cán tr c ti p làm công tác công nghệ thông tin chuyên nghiệp - Tuyển dụng, bổ sung cán giỏi có trình độ, tâm huy t nhằm tăng cường nguồn nhân l c công nghệ thông tin có trình độ cao cho quận - Tạo điều iện vật chất tinh thần, tạo môi trường xã hội môi trường làm việc tốt để huy n hích tài cá nhân cơng nghệ thơng tin phát triển, ích thích s cạnh tranh lành mạnh - Có sách tiền lương, ưu đãi, đãi ngộ xứng đáng cho 21 đội ngũ làm việc lĩnh v c công nghệ thông tin 3.4 Kiến nghị 3.4.1 UBND thành phố Hà Nội Cần ban hành hệ thống văn hồn chỉnh, đồng bộ, có tính thi quy định cụ thể vấn đề áp dụng CNTT quản lý văn làm sở, để quận, huyện, thị xã địa bàn thành phố áp dụng th c Xây d ng, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành văn điện tử; thống với UBND quận, huyện, thị xã nước triển hai sử dụng chung phần mềm hệ thống quản lý văn nhằm đồng hóa quy trình quản lý văn điện tử Trang bị, nâng cấp sở hạ tầng ỹ thuật CNTT cho quận, huyện, thị xã phục vụ cho công tác văn thư, cho việc ứng dụng CNTT quản lý văn Cần xây sách ưu đãi đầu tư, gọi vốn đầu tư cho phát triển CNTT thành phố Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, ứng dụng CNTT công tác văn thư, công tác quản lý văn cho quận, huyện, thị xã địa bàn thành phố 3.4.2 UBND quận Nam Từ Liêm Cần phối hợp với UBND thành phố việc tri n hai t nối mạng tin học diện rộng để phối hợp giải quy t công việc Xây d ng hòm thư điện tử cho lãnh đạo, CBCC nhằm tăng cường việc trao đối thông tin giảm thiểu hình thức trao đổi thơng tin truyền thống Tăng cường hợp tác CNTT, học hỏi inh nghiệm ứng dụng CNTT từ quận hác thành phố Nghiên cứu triển hai ứng dụng quản lý văn đi, đ n hồn tồn mơi trường mạng theo Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đ n lập hồ sơ môi trường mạng 22 Xây d ng k hoạch ứng dụng CNTT công tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng cho phù hợp với xu hướng phát triển CNTT cụ thể hóa chương trình hành động Về cán phòng văn thư: cần phải biên ch thêm số lượng công việc nhiều, cán kiêm nhiệm; bố trí thêm cán chuyên trách CNTT để xử lý xảy s cố Bố trí cải tạo sửa chữa phịng văn thư độc lập, hạn ch s vào cá nhân khác KẾT LUẬN Hiện nay, công nghệ thông tin diễn mạnh mẽ, nhiều lĩnh v c mang lại hiệu cao so với cách làm thủ cơng, truyền thống Hịa chung vào xu hướng đại hóa cơng tác văn phịng, ứng dụng CNTT quản lý văn ngày khẳng định vai trò, tầm quan trọng Để giải quy t công việc, ngày số lượng văn ban hành ti p nhận ngày nhiều vậy, ứng dụng CNTT không giúp việc quản lý văn đi, văn đ n hiệu quả, khoa học mà giúp cho ti t kiệm thời gian, tiền bạc, cơng sức, giải phóng sức lao động người UBND quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội quận phát triển thành phố, lượng văn – đ n Uỷ ban nhân dân quận lớn Với s quan tâm đầu tư lãnh đạo quận, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm có thành t u ban đầu định, tạo tảng cho giai đoạn Với đề tài “Ứng dụng CNTT quản lý văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội”, tác giả làm việc sau: Thứ nhất, đề tài hệ thống hóa sở lý luận cơng tác quản lý văn ứng dụng CNTT quản lý văn nói chung Làm rõ 23 số khái niệm liên quan đ n đề tài nghiên cứu như: văn bản, văn quản lý nhà nước,văn hành nhà nước, quản lý văn bản, quản lý văn môi trường mạng, công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Đồng thời, đề tài đặc điểm, vai trò, ý nghĩa quản lý văn bản; mục tiêu, y u tố tác động ý nghĩa ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Đây sở khoa học để tác giả nghiên cứu th c trạng ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn quận Thứ hai, đề tài làm rõ th c trạng ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm, đánh giá hiệu hạn ch tồn tại, nguyên nhân hạn ch Thứ ba, qua nghiên cứu đề tài đưa giải pháp đề xuất vài i n nghị để nâng cao hiệu ứng dụng CNTT quản lý văn UBND quận Nam Từ Liêm thời gian tới Tóm lại, ứng dụng cơng nghệ thơng tin quản lý văn xu hướng tất y u phổ bi n Vấn đề việc áp dụng, ứng dụng, chọn l a giải pháp cho phù hợp với yêu cầu tình hình th c t Văn phịng HĐND – UBND quận Nam Từ Liêm ti n tới xây d ng hành điện tử hiệu quả, nhanh chóng, ti t kiệm phục vụ tốt cho cơng phát triển kinh t - xã hội quận 24 ... từ lý trên, mạnh dạn chọn đề tài ? ?Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội? ?? làm luận văn tốt nghiệp để nghiên cứu th c trạng ứng dụng công nghệ. .. công nghệ thông tin công tác quản lý văn quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Một là, hệ thống hoá sở lý luận công tác quản lý văn ứng dụng CNTT quản lý văn quan nhà nước... nghệ thông tin quản lý hành nhà nước 1.2.1.4 Ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý văn 1.2.2 Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Mục tiêu việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành văn qua