Luận văn nghiên cứu góp phần làm rõ cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ nói chung, tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ nói riêng. Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
………./……… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Trang 2Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Thủy
Phản biện 1: TS Hà Quang Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia
Phản biện 2: TS Phan Hải Hồ, Học viện Cán bộ thành phố Hồ Chí Minh
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp A211………, Nhà …………., Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ
Học viện Hành chính Quốc gia
Số 10 - Đường 3/2 - Quận 10 - TP Hồ Chí Minh
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính hoặc trên trang Web của Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
Trang 3MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ rất quan trọng đối với xã hội nói chung và công tác lưu trữ nói riêng Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ giúp công tác lưu trữ phát triển, bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước; giúp xây dựng đầy đủ thể chế, pháp luật về lưu trữ; giúp xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy; đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; giúp thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ; giúp xây dựng vật chất - kỹ thuật và đẩy mạnh ứng dụng khoa học - công nghệ vào công tác lưu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và xử
lý vi phạm pháp luật về lưu trữ Vì nhiều lý do khác nhau, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh còn nhiều bất cập Với mong muốn tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý nhà nước đối công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long Phân tích những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân, đề xuất giải
pháp khắc phục, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước đối với công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long” cho luận văn
cao học, chuyên ngành Quản lý công
2 Tình hình nghiên cứu
Liên quan đến đề tài, có một số công trình nghiên cứu đã được công
bố như: Phạm Minh Chiến (2015), Quản lý nhà nước của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh về lưu trữ, luận văn cao học chuyên ngành Luật; Nguyễn
Thị Thanh Trà (2016), Quản lý nhà nước đối với nguồn tài liệu lưu trữ
tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, luận văn cao học chuyên
Trang 4tác lưu trữ tại các Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
- Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh
ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
- Về thời gian: Từ năm 2013 (từ sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực) đến năm 2017, tầm nhìn đến năm 2025
5 Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác- Lênin làm phương pháp chủ yếu trong quá trình nghiên cứu
Trang 5Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận
1.1.1 Một số khái niệm
1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ
Theo Điều 2 Khoản 3 Luật Lưu trữ (2011) quy định: “Tài liệu lưu trữ
là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,
Trang 6lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
1.1.1.2 Lưu trữ cơ quan
Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức [40, tr.1]
1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ
- Tài liệu văn tự thành văn
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
- Tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình)
- Tài liệu điện tử, tài liệu kỹ thuật số
1.1.3 Nội dung nghiệp vụ của công tác Lưu trữ
“Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”
1.1.4 Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh hành
vi hoạt động của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội
do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu
Trang 7cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội
1.1.4.1 Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo
Để quản lý thống nhất về công tác lưu trữ cần phải có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn thực hiện văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý Việc ban hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn phụ thuộc vào thẩm quyền của từng cơ quan
1.1.4.2 Xây dựng bộ máy, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức
Về xây dựng bộ máy: Để quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
cần phải thiết lập được một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương đến địa phương Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước bao gồm các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và các Lưu trữ lịch sử để bảo quản tài liệu lưu trữ được tổ chức thống nhất trong cả nước
Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
Muốn quản lý tốt công tác lưu trữ trước hết phải có bộ máy thống nhất,
có đội ngũ công chức, viên chức đủ năng lực, phẩm chất để làm công tác lưu trữ Việc bố trí sử dụng công chức, viên chức đúng chuyên môn, phù hợp với ngành đào tạo, sở trường và vị trí công tác sẽ phát huy tối đa nhân tố con người trong các cơ quan, tổ chức Trình độ của công chức, viên chức có tác động trực tiếp đến công tác tham mưu, thực hiện các khâu nghiệp vụ cụ thể, tác động đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ
1.1.4.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ phải căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ thể của nhà nước trong công tác lưu trữ Để thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong hoạt động lưu trữ, cần áp dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin để
Trang 8đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ
1.1.4.4 Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin là hoạt động không thể thiếu trong quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ Nếu Nhà nước đã tạo được một hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ, có đội ngũ công chức, viên chức thực hiện nhưng nếu không có
sự đầu tư kinh phí, trang thiết bị thì khó có thể đáp ứng được nhu cầu hiện đại hóa về công tác lưu trữ, không đáp ứng tốt thông tin kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức
1.1.4.5 Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng, xử lý vi phạm
Hoạt động thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư - Lưu trữ đối với các đơn vị thuộc quyền quản lý nhằm bảo đảm việc thi hành pháp luật trong việc quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ nói chung, quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ nói riêng, phát huy nhân tố tích cực, phòng ngừa và xử lý vi phạm, bảo vệ tài sản quốc gia, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân trong lĩnh vực lưu trữ
1.1.4 Sự cần thiết quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là thông qua pháp luật về lưu trữ, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để thực hiện quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định của nhà nước Nhà nước thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, thông qua hệ thống bộ máy tổ chức quản lý và chế
độ nghiệp vụ khoa học lưu trữ để từ đó có sự thống nhất trong tổ chức thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, thống nhất về quản lý tài liệu, thống nhất các quy định về bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Trang 91.3 Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ
- Tại Điều 38 Luật Lưu trữ (2011) quy định trách nhiệm quản lý về lưu trữ: “Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” [40, tr.16]
- Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ gồm:
Bộ Nội vụ; Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; Sở Nội vụ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Ủy ban nhân dân cấp huyện; Phòng Nội vụ; Ủy ban nhân dân cấp xã
1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
- Tổ chức bộ máy ngành lưu trữ
- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
- Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
1.5 Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ở một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ các địa phương
1.5.1 Kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ các tỉnh
Khảo sát, nghiên cứu kinh nghiệm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre, Trà Vinh, Cần Thơ
1.5.2 Bài học kinh nghiệm
Một là, công tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn Hai là, về bố trí sử dụng công chức, viên chức
Trang 10Ba là, về thực hiện các khâu nghiệp vụ
Bốn là, về tổ chức kiểm tra, hướng dẫn
Tiểu kết chương 1
Từ những cơ sở lý luận nêu trên có thể thấy quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ là hoạt động bao gồm nhiều nội dung khác nhau với nhiều công việc cụ thể khác nhau
Để thực hiện tốt công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, trước hết cần phải có một hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền, hệ thống tổ chức bộ máy
từ trung ương đến địa phương và cán bộ, triển khai thực hiện đồng bộ các khâu nghiệp vụ, đầu tư cơ sở vật vật chất, trang thiết bị và thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm Thực hiện tốt các nội dung
đó chính là quản lý có hiệu quả
Tuy nhiên, hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ lại bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau Để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ bên cạnh nghiên cứu những vấn đề có tính chất lý luận, cần tìm hiểu, xem xét kỹ những vấn đề thực tế từ đó có
cơ sở đưa ra các giải pháp hoàn thiện phù hợp
Trang 11Bắc và Đông Bắc giáp tỉnh Tiền Giang và Bến Tre; Phía Tây và Tây Nam giáp tỉnh Cần Thơ, Sóc Trăng và Hậu Giang; Phía Đông và Đông Nam giáp tỉnh Trà Vinh; Phía Tây Bắc giáp tỉnh Đồng Tháp
- Kinh tế - xã hội: Tổng sản phẩm trên địa bàn tỉnh (GRDP, theo giá
so sánh 2010) tăng bình quân hàng năm 6,97%, tăng đều trên cả ba khu vực nông - lâm nghiệp và thủy sản, công nghiệp - xây dựng và dịch vụ
- Tình hình dân trí và nguồn nhân lực: Tình hình dân trí của tỉnh
Vĩnh Long trong những năm qua có nhiều đổi mới tích cực, chất lượng giáo dục ổn định và ngày càng được nâng cao
Trong những năm qua, Vĩnh Long là một trong những tỉnh có tốc độ phát triển tương đối nhanh về mọi mặt (so với vùng đồng bằng sông Cửu Long) Và đây cũng là một trong những tỉnh được xếp loại tốt về công tác văn thư - lưu trữ (Theo kết quả đánh giá xếp loại của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, từ năm 2005 đến năm 2010 đều đạt hạng I)
2.1.2 Sự thành lập cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ qua các thời kỳ
- Trước năm 1998: Tổ chức lưu trữ là Tổ Lưu trữ thuộc Phòng Hành
chính - Tổ chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Cửu Long
- Từ năm 1998 đến năm 2008: Trung tâm Lưu trữ trực thuộc Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
- Từ năm 2008 đến năm 2010: chuyển giao nguyên trạng chức năng
Lưu trữ lịch sử từ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh sang Sở Nội Vụ quản lý
- Từ năm 2010 đến nay: Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở
Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ
Trang 122.2 Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long
2.2.1 Tham mưu ban hành các văn bản
2.2.1.1 Các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
Việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn đối với công tác lưu trữ là trách nhiệm của Sở Nội vụ, tuy nhiên trong thực tế có một số trường hợp Sở Nội vụ lấy ý kiến của Chi cục trước khi trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành
2.2.1.2 Các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu cho
Sở Nội vụ ban hành
Ngoài những văn bản tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, Sở Nội vụ còn ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn theo thẩm quyền được phân cấp Việc tham mưu ban hành văn bản đã tác động tích cực đến công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh
2.2.1.3 Các văn bản do Chi cục Văn thư - Lưu trữ ban hành
Ngoài các văn bản tham mưu cho Sở Nội vụ, giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh như đã nêu trên, Chi cục còn ban hành nhiều loại văn bản quản lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ trong nội
bộ của Chi cục và hướng dẫn với các cơ quan khác
2.2.2 Kiện toàn tổ chức, bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức
2.2.2.1 Về kiện toàn tổ chức:
Năm 2010 thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long trên
cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long Cơ cấu tổ chức gồm có: Chi
Trang 13Cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng và thành lập 03 phòng chuyên môn, nghiệp vụ: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ, Phòng Nghiệp vụ - Kho lưu trữ chuyên dụng
2.2.2.2 Về bố trí sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức:
- Trước năm 1998: Biên chế lưu trữ: 04 người (01 Tổ trưởng và 03
công chức), có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ
- Từ năm 1998 đến năm 2008: Biên chế: 09 biên chế, trong đó 01
Giám đốc, 01 Phó Giám đốc và 07 công chức Trình độ: 07 đại học đúng ngành, 01 đại học khác và 01 trung cấp lưu trữ
- Từ năm 2008 đến năm 2010: Trung tâm sau khi chuyển giao về Sở
Nội vụ được Ủy ban nhân dân tỉnh bổ sung, bố trí 15 biên chế, trong đó
01 Giám đốc, 01 Phó Giám đốc Trình độ: 12 đại học đúng ngành, 03 trung cấp lưu trữ Phòng quản lý văn thư, lưu trữ có 03 biên chế, trong
đó 01 Phó trưởng phòng, 02 công chức Trình độ: 01 đại học khác, 02 đại học đúng ngành
- Từ năm 2010 đến nay: Chi cục được giao là 24 biên chế Trong
đó: Công chức: 7 biên chế (hành chính), viên chức: 17 biên chế (sự nghiệp) Biên chế hiện tại là 23 biên chế Trong đó: Công chức: 7 biên chế, viên chức: 16 biên chế Ngoài ra, có thêm 03 hợp đồng có thời hạn
và 01 lao động hợp đồng thời vụ Như vậy, hiện tại thiếu 1 biên chế so với biên chế được giao
2.2.3 Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ
2.2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào phòng, kho lưu trữ
Hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đều lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan Tổ chức thu thập vào Lưu trữ lịch sử 41 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, với 3751 hộp và 11383 hồ sơ