Tiểu luận Phương pháp nghiên cứu khoa học: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 7 Chương 1: Một số vấn đề về Công tác văn thư và Tổng quan về Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Chi nhánh Hà Nội 4 1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm 4 1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm 5 1.1.3.Yêu cầu 6 1.1.4. Vị trí và ý nghĩa 7 1.2. Tổng quan về Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam 7 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam PTSC 7 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam: 8 1.2.3. Cơ cấu bộ máy, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ: 10 1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy: 10 1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty: 11 Tiểu kết 14 Chương 2: Thực trạng về Công tác văn thư tại Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam Chi nhánh Hà Nội 15 2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 15 2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến 16 2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 18 2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 22 2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 23 2.2.2. Chuyển phát văn bản đi 28 2.2.3. Lưu văn bản đi 29 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 30 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 32 Tiểu kết……………………………………………………………………… 33 Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại Tổng Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam 34 3.1. Đánh giá 34 3.1.1. Ưu điểm 34 3.1.2. Hạn chế 34 3.2. Giải pháp 35 3.2.1. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư 35 3.2.2. Đối với lãnh đạo công ty về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư. 35 3.2.3. Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư 36 Tiểu kết……………………………………………………………………… 36 KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

- -ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ

THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Lớp: ĐHLT LTH K15A – Nhóm 4

Giảng viên hướng dẫn: TS Bùi Thị Ánh Vân

Hà Nội - 2016

DANH SÁCH NHÓM

STT Mã số sinh viên Tên thành viên Phần phụ trách Ký tên

3 1507LTHA036 Nguyễn Thủy Tâm

Lời cảm ơn, Lời cam đoan,Chương 2, Tiểu kết, Đánhgiá, chỉnh sửa và hoàn thiện

5 1507LTHA056 Ngô Thanh Thủy Chương 2, chỉnh sửa và

hoàn thiện

8 1507LTHA051 Phúc Thị Minh Vân Chương 3, Phụ lục 1

9 1507LTHA052 Trần Thị Thanh Xuân Phần 1.1 Chương 1

đề tài này.

Nhóm thực hiện đề tài

LỜI CAM ĐOAN

Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do chúng tôi thựchiện Mọi số liệu thể hiện trong công trình này hoàn toàn trung thực Chúng tôixin chịu trách nhiệm về những gì đã viết trong đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

Nhóm thực hiện đề tài

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 7

Chương 1: Một số vấn đề về Công tác văn thư và Tổng quan về Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam- Chi nhánh Hà Nội 4

1.1 Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Nội dung, tính chất và đặc điểm 5

1.1.3.Yêu cầu 6

1.1.4 Vị trí và ý nghĩa 7

1.2 Tổng quan về Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam 7

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC 7

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam: 8

1.2.3 Cơ cấu bộ máy, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ: 10

1.2.3.1 Cơ cấu bộ máy: 10

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty: 11

* Tiểu kết 14

Chương 2: Thực trạng về Công tác văn thư tại Tổng Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội 15

2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 15

2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến 16

2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 18

2.1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 21

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 22

2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 23

2.2.2 Chuyển phát văn bản đi 28

2.2.3 Lưu văn bản đi 29

2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 30

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 32

* Tiểu kết……….33

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại Tổng Công ty dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam 34

3.1 Đánh giá 34

3.1.1 Ưu điểm 34

3.1.2 Hạn chế 34

3.2 Giải pháp 35

3.2.1 Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư 35

3.2.2 Đối với lãnh đạo công ty về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư 35

3.2.3 Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư 36

* Tiểu kết……….36

KẾT LUẬN 37

TÀI LIỆU THAM KHẢO 39

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CTVT Công tác văn thư

PTSC Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt NamGDCK Giao dịch chứng khoán

HĐQT Hội đồng quản trị

CBCNV Cán bộ công nhân viên

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu, là một mắt xích quantrọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói chung và Tổng Công tyDịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội nói riêng Công tác vănthư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục

vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ gópphần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chấtlượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhànước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chếviệc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.Công tác văn thư còn bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơquan đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ và là nguồn bổ sung tàiliệu cho kho lưu trữ tài liệu Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khíViệt Nam (PTSC)

Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là được đào tạo

về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ đồng thời có thành viên trong nhóm đã đượcthực tập tại Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - CN HN Đứngtrước những đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước về công tác văn thư trongquá trình hội nhập, với mong muốn được kiểm chứng giữa lý luận và thực tiễn

Từ những vấn đề trên đã lôi cuốn chúng tôi chọn đề tài: “Tổ chức công tác văn thư tại Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh

Hà Nội” cho bài tiểu luận của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để thực hiện đề tài này, nhóm chúng tôi đã tìm đọc một số tác phẩm như:

Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận về công

tác văn thư

Tập lưu Văn bản đi, Văn bản đến của Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật

Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội năm 2015 đã cho chúng tôi thấy đượctầm quan trọng của công tác này trong hoạt động của Tổng Công ty - CNHN vàcung cấp cho chúng tôi những mẫu văn bản như: mẫu công văn đi, mẫu quyếtđịnh, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của bạn Bùi Thị Trang tại Tổng Công ty

-CNHN năm 2014 đã cung cấp cho chúng tôi những thông tin về lịch sử hìnhthành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và chế độ công tác văn thưcủa Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội, đâychính là điều kiện thuận lợi để chúng tôi viết chương 2 và chương 3

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại TổngCông ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội

Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc

4 Đối tượng nghiên cứu

Tổ chức công tác văn thư tại Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí ViệtNam - Chi nhánh Hà Nội

5 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam CNHN

Thời gian: Công tác văn thư của Tổng Công ty năm 2015

6 Phương pháp nghiên cứu

Để tìm hiểu tốt vấn đề trên chúng tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp đượcxem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luận văn

Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bảntrong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Công ty cổ phầndịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam

Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thưtại Tổng Công ty

Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưugiữ được những thông tin có giá trị Công tác văn thư tại Tổng Công ty.

Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp này được

áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộ nhânviên cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Công tác văn thư để trình bàytrong đề tài

- Chương 2 Thực trạng về Công tác văn thư tại Công ty cổ phần dịch vụ

kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội

- Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội.

Đối với cơ quan, đơn vị thì CTVT giữ vai trò đặc biệt quan trọng, nó làmột then chốt, một mắt xích quan trọng giúp cho công việc được giải quyếtnhanh chóng, kịp thời khoa học Vì vậy yêu cầu đặt ra với mỗi cơ quan đơn vịphải quan tâm hơn nữa đối với CTVT nói riêng và văn phòng nói chung để gópphần giải quyết nhanh chóng tốt nhất, và đặc biệt góp phần đẩy mạnh công cuộccải cách hành chính, xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh.

Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư:

- Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội

vụ Hà Nội: “Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,

tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Gọi chung

là các cơ quan, tổ chức” [4; Tr.39]

- CTVT là toàn bộ các công việc liên quan đến giấy tờ văn bản

- CTVT là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ trong cơquan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì CTVT bao gồm 02 nội

dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trình chuyển giao vănbản trong cơ quan, tổ chức.

- CTVT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạnthảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhàmđảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

(Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền)

* Tóm lại: CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ

công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác CTVT là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.

1.1.2 Nội dung, tính chất và đặc điểm

* Nội dung

Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên

có thể nói bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hànhCTVT, gồm những việc chính sau:

- Soạn thảo văn bản

+ Thảo văn bản

+ Duyệt văn bản

+ Đánh máy, sao in văn bản

+ Ký văn bản để ban hành

- Quản lý và giải quyết văn bản

+ Tiếp nhận vào sổ (đăng ki) và chuyển giao văn bản đến

+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

- Quản lý và sử dụng con dấu

- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Tính chất, đặc điểm:

CTVT mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắm vững lý luận

và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo,lập hồ sơ…

CTVT mang tính chính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục

vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách ….thực hiện các nhiệm vụchính trị của Đảng, Nhà nước và của từng cơ quan

CTVT liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan tổ chức

CTVT không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt củaNhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội

+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,

ký duyệt văn bản, vào số, đánh máy, chuyển giao đều phải được thực hiện theođúng quy trình, đúng nguyên tắc và đúng đối tượng

+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộcphạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,nhân bản, gửi phát nhanh, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật

+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của CTVT gắn liền vớiviệc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại

Có thể thấy, yêu cầu hiện đại hoá CTVT đã trở thành một trong nhữngtiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quannói riêng có năng suât chất lượng cao Hiện đại hoá CTVT ngày nay đã trởthành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điềukiện cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp Tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậucoi thường việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phát minh sáng chế cóliên quan đến việc tăng cường hiệu quả CTVT

1.1.4 Vị trí và ý nghĩa

* Vị trí:

CTVT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, CTVT không thể thiếu được và là nộidung quan trọng, chiếm một phần quan trọng trong nội dung hoạt động của vănphòng, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, và có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý

Tóm lại: CTVT có một vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp

* Ý nghĩa:

CTVT đảm bảo cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời thông tin cần thiếtphục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan đơn vịnói riêng

Thông tin bằng văn bản là thông tin đầy đủ, chính xác nhất Thông tinmang tính pháp lý vì Nhà nước muốn quản lý đất nước thì phải ban hành rấtnhiều văn bản

Làm tốt CTVT sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanhchóng chính xác, nâng cao hiệu suât công việc

Làm tốt CTVT sẽ giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, của cơ quan Hạnchế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và lợi dụng văn bản Nhà nước để làmtrái pháp luật

CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốt CTVT

1.2 Tổng quan về Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng công ty Cổ phần Dịch

vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC

Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC ( Công

ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí trước đây) là thành viên của Tập đoàn Dầu khíQuốc gia Việt Nam (Petro Vietnam)

Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (Công

ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí trước đây) lấy thương hiệu PTSC là viết tắt từ 4 chữ

cái đầu của cụm tên gọi giao dịch bằng tiếng Anh: PetroVietnam techniaclServices Coporation.

PTSC được thành lập từ tháng 2/1993 trên cơ sở sát nhập 2 đơn vị làCông ty Dịch vụ Dầu khí (PSC) và Công ty Địa vật lý và Dịch vụ Dầu khí(GPTS) Sau hơn 20 năm phát triển, cho đến nay, PTSC đã có những bước pháttriển vượt bậc và được đánh giá là Tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực cungcấp các dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam, một thương hiệu lớn trong thịtrường dầu khí khu vực

Tên công ty: Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSCTên giao dịch: PTSC Hà Nội

Trụ sở: Số 142 Nguyễn Khuyến, phường Văn Miếu, Quận Đống Đa,TP.Hà Nội

Điện thoại: 04.37336588 Fax: 04.37336589

Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC có tư cáchpháp nhân riêng, có tài khỏan tại Ngân hàng Ngoại thương, có con dấu riêng

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam:

Lĩnh vực hoạt động chính của PTSC là cung cấp các dịch vụ kỹ thuật chongành công nghiệp dầu khí Trong đó, có nhiều loại hình dịch vụ chiến lược mangtính chất mũi nhọn, đã phát triển và được chuyên nghiệp hóa đạt trình độ quốc tếnhư: dịch vụ tàu chuyên ngành; dịch vụ căn cứ cảng; dịch vụ thiết kế; chế tạo lắpđặt các công trình dầu khí; dịch vụ vận hành; bảo dưỡng; sửa chữa các công trìnhdầu khí; dịch vụ khảo sát công trình ngầm bằng R.O.V, dịch vụ thăm dò địa chất,tàu chứa và xử lý dầu thô, đầu nối chạy thử các công trình dầu khí,; dịch vụ vậnhành bảo dưỡng, sửa chữa các công trình dầu khí, đóng tàu dịch vụ, cung cấp nhânlực kỹ thuật và vật tư thiết bị dầu khí, dịch vụ khách sạn,

PTSC được cổ phần hóa vào tháng 12/2006, hoạt động theo mô hìnhCông ty mẹ- Công ty con từ tháng 3/2007 và bắt đầu niêm yết trên sàn giao dịchchứng khoán (GDCK) Hà Nội vào ngày 20/9/2007 với mã cổ phiếu là PVS.PetroVietnam hiện nay đang nắm giữ 51% cổ phần tại PTSC

Bên cạnh đó, để thuận tiện hơn trong việc chỉ đạo các hoạt động sản xuấtkinh doanh, từ đó có điều kiện nắm bắt và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu dịch vụ,Trụ sở chính của Tổng công ty PTSC đã được chuyển từ Hà Nội vào Hồ ChíMinh từ tháng 4/2007.

Sau 3 năm cổ phần hóa, kể từ ngày 02/11/2009, Tổng công ty Cổ phầnDịch vụ Kỹ thuật Dầu khí đã đổi tên thành Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹthuật Dầu khí Việt Nam

Định hướng xây dựng thương hiệu PTSC với khẩu hiệu: “Giải pháp cho nền Công nghiệp dầu khí”, với phương châm “đoàn kết, năng động sáng tạo,

đồng tâm hiệp lực, tăng tốc phát triển, đổi mới quyết liệt”, PTSC cam kết đặt lợiích của khách hàng lên hàng đầu đồng thời không ngừng nỗ lực nâng cao chấtlượng dịch vụ, tiếp tục phát triển đảm bảo cung cấp các dịch vụ dầu khí đạt chấtlượng theo tiêu chuẩn quốc tế

Hiện nay, PTSC có 22 đơn vị thành viên và trực thuộc cùng gần 9.000người lao động với năng lực chuyên môn, tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm rènluyện qua môi trường hoạt động kinh doanh quốc tế, được đào tạo kỹ lưỡng vàđược các công ty đăng kiểm hàng đầu thế giới cấp các chứng chỉ về an toàn,chất lượng Đây là đội nguc lao động đầy nhiệt huyết, mang đậm phong cách,bản sắc văn hóa PTSC Họ đã và đang là tài sản, nguồn lực quý báu, mang tínhquyết định đến sự phát triển của PTSC Từ người lao động trực tiếp đến các cán

bộ quản lý, tất cả đều đồng tâm, hiệp lực, năng động sáng tạo, chuyên nghiệp vàđầy nhiệt huyết với công việc Chính họ, đặc thù của công tác dịch vụ, đã từngngày làm nên thương hiệu PTSC như hiện nay

Bên cạnh đó, PTSC còn liên doanh liên kết với nhiều đối tác, giữ cổ phầnchi phối và không chi phối trong nhiều công ty dầu khí khai tác và được các đốitác tin tưởng, sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác khi thực hiện bất cứ dự án nào

Nhằm tăng cường chất lượng dịch vụ, gia tăng sức cạnh tranh, phát triển

ổn định, bền vững, chiến lược kinh doanh trong giai đoạn từ nay đến năm 2015,định hướng phát triển cho đến năm 2025 của PTSC là phấn đấu trở thành Nhàcung cấp dịch vụ Dầu khí, công nghiệp hàng hải mạnh có thương hiệu trong khu

vực và trên thế giới, trong đó lấy dịch vũ kỹ thuật dầu khí làm then chốt, trởthành 1 trong 3 đơn vị dịch vụ kỹ thuật dầu khí hàng đầu của khu vực ĐôngNam Á.

1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ:

PTSC tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH đã đượcQuốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005.Các hoạt động của PTSC tuân thủ Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan

và Điều lệ PTSC được Đại hội đồng cổ đông nhất trí thông qua

1.2.3.1 Cơ cấu bộ máy tổ chức:

+ Đại hội đồng cổ đông

+ Ban Kiểm soát

- Ban Tài chính kế toán

- Ban Thương mại

- Ban Kế hoạch đầu tư

- Ban Phát triển kế hoạch và đầu tư dự án

- Ban An toàn chất lượng

[Phụ lục 1; Tr.40]

1.2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phòng ban nghiệp vụ của Tổng công ty:

* Đại hội đồng cổ đông:

Là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của PTSC, gồm tất cả các

cổ đông có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất 01 lần Đại hội đồng cổ đông

có nhiệm vụ:

- Thông qua sửa đổi, bổ sung điều lệ

- Thông qua kế hoạch phát triển của PTSC, thông qua báo cáo tài chínhhàng năm báo cáo của HĐQT, Ban kiểm soát và của các kế toán viên

- Quyết định số lượng thành viên của HĐQT

- Bầu, bãi nhiễm, miễn nhiệm các thành viên HĐQT, Ban kiểm soát vàphê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Tổng Giám đốc

* Hội đồng quản trị:

Hội đông quản trị là Tổ chức cao nhất của PTSC và có 07 thành viên vớinhiệm kỳ 05 năm Các thành viên HĐQT được Đại hội đồng cổ đông bầu ra, đạidiện cho các cổ đông, có toàn quyền nhân danh PTSC để quyết định mọi vấn đềliên quan đến mục đích, quyền lợi của PTSC, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyềncủa Đại hội đồng cổ đông HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc vànhững người quản lý khác Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và Điều

lệ PTSC, các Quy chế nội bộ của PTSC và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông

* Ban kiểm soát:

Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đôngbầu ra Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra hợp lý, hợp pháp trong điều hànhhoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của PTSC Ban kiểm soát PTSC hoạtđộng độc lập với HĐQT và Ban Tổng Giám đốc Ban kiểm soát chịu tráchnhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những công việc thực hiệncủa mình

* Ban Tổng Giám đốc:

Ban Tổng Giám đốc của PTSC gồm có Tổng Giám đốc và 05 Phó Tổnggiám đốc

Tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, là người điều hành và có quyết địnhcao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của PTSC và chịutrách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao CácPhó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệmtrước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết nhữngcông việc được phân công theo đúng pháp luật của Nhà nước và Điều lệnh củaPTSC Ban Tổng giám đốc gồm những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm quản lý,điều hành kinh doanh, đồng thời có quá trình gắn bó lâu dài với PTSC.

* Các phòng ban nghiệp vụ:

Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Tổnggiám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của BanTổng giám đốc PTSC hiện có các phòng, ban nghiệp vụ với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn như sau:

- Văn phòng:

Quản lý công tác quản trị, hành chính, văn thư trong Tổng Công ty

Kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định của HĐQT và Tổnggiám đốc

Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và tổ chức thực hiện những vấn đềxây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động, sảnxuất kinh doanh của Tổng Công ty

Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

- Ban Tài chính kế toán:

Thực hiện chức năng quản lý tài chính kế toán của PTSC theo Luật kếtoán, các chuẩn mực kế toán và các chế độ tài chính theo quy định hiện hành

Thực hiện công tác kiểm toán đối với các đơn vị thành viên/ trực thuộc.

- Ban Kế hoạch đầu tư:

Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư hàng năm

Lập báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư định kỳ Xây dựng

kế hoạch triển khai các phương án kinh doanh

Theo dõi và giám sát thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tưcủa các đơn vị thành viên/ trực thuộc PTSC

Phân tích hoạt động kinh doanh và hiệu quả đầu tư của PTSC

Lập và trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư

Thực hiện đầu tư mua sắm trong nước

Theo dõi, kiểm tra thực hiện đầu tư mua sắm trong nước và quản lý tàisản của PTSC

- Ban phát triển kinh doanh và Quản lý dự án:

Thực hiện công tác Marketing phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng,nhà cung cấp

Triển khai thực hiện các dự án, dịch vụ lớn của PTSC

- Ban Thương mại:

Tổ chức thực hiện công tác thương mại, làm đầu mối quản lý hoạt độngthương mại trong toàn PTSC

Thực hiện công tác quảng bá thương hiệu, nâng cao uy tín của thươnghiệu PTSC trên thị trường trong nước và quốc tế

- Ban An toàn chất lượng:

Giám sát, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của PTSC trên các lĩnhvực An toàn, Chất lượng, Sức khỏe, Môi trường thỏa mãn đầy đủ các quy địnhcủa Nhà nước, các Công ước quốc tế và các yêu cầu của khách hàng

Giám sát, quản lý công tác bảo hiểm cho các rủi ro, giải quyết các vấn đềtranh chấp, khiếu nại, bảo hiểm phát sinh trong quá trình hoạt động của PTSC

Tư vấn tham mưu cho Ban Tổng giám đốc PTSC, Trưởng các ban PTSC,các đơn vị về các vấn đề an toàn chất lượng, môi trường cho các hoạt động sảnxuất của PTSC, đảm bảo sức khỏe cho người lao động

*Tiểu kết:

Trong Chương 1 chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tácvăn thư, đã khai thác được chức năng, vị trí và vai trò của công tác văn thư.Đồng thời chúng tôi cũng đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổchức, chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầukhí Việt Nam

Những vấn đề đã tìm hiểu trong Chương 1 làm cơ sở cho chúng tôi triểnkhai Chương 2 một cách hiệu quả hơn

Năm 2015, Tổng Công ty đã phát hành ra 2018 văn bản đi và tiếp nhận,

xử lý 2366 văn bản đến Việc Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi-đến củaTổng Công ty được thực hiện phối kết hợp cả hai phương pháp: truyền thốngbằng sổ sách và phương pháp tin học hóa Tuy nhiên trong đề tài này chúng tôichủ yếu đề cập đến sổ sách truyền thống và bước đầu tin học hoá một số khâutiếp nhận và chuyển giao văn bản đến

2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến

Tất cả văn bản gửi đến công ty từ mọi nguồn (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản do cán bộ đi họp mang về, đơn, thư…) được gọi chung

là văn bản đến Mọi văn bản đến bộ phận Văn thư đều do Văn thư Tổng công tylàm thủ tục tiếp nhận, đóng dấu đến và đăng ký vào hệ thống quản lý chung của

Tổng công ty

Văn bản đến Tổng Công ty được Văn thư tiếp nhận bằng nhiều con đườngkhác nhau như:

- Văn bản đến bằng đường bưu điện

- Văn bản đến điện tử (mạng internet/mạng LAN công ty)

- Văn bản đến bằng máy fax

- Văn bản đến do cán bộ đi công tác được đối tác gửi trực tiếp

Năm 2015, Tổng công ty tiếp nhận 2366 văn bản đến từ các nguồn, trong

đó Văn bản đến từ Tập đoàn Dầu khí gửi là: 945 văn bản; văn bản đến từ các cơquan, ban ngành nhà nước là: 721 văn bản; văn bản đến từ các đơn vị trực thuộc

là 453 văn bản; còn lại là văn bản đến từ các đối tác khác

Mọi văn bản, thư từ đến Tổng công ty đều được tập trung tại Văn thư vàphải thực hiện theo quy trình giải quyết văn bản đến bao gồm:

- Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số đến, ngày đến

- Đăng ký văn bản đến

- Lập phiếu xử lý văn bản đến

- Trình văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến được thực hiện như sau:

- Văn bản gửi đích danh cá nhân, gửi các phòng ban, đơn vị trong công tyVăn thư không bóc bì Nhưng vẫn đăng ký thông tin trên bì thư vào sổ theo dõi đểkiểm soát tránh tình trạng mất mát đơn thư, sau đó chuyển giao tới cá nhân, đơn vịliên quan (có ký nhận)

- Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, văn bản gửi đích danh Tổng giámđốc do phòng thư ký Tổng Giám đốc trực tiếp tiếp nhận, bóc bì/không bóc bì theochỉ đạo và trình Sau khi có bút phê chỉ đạo giải quyết các văn bản này, bộ phậnThư ký văn phòng TGĐ phải chuyển lại cho Văn thư công ty để đóng dấu đến,đăng ký vào hệ thống quản lý của công ty và làm thủ tục phân phối văn bản theoquy định

- Văn bản đến điện tử: Cán bộ được giao quản lý hòm thư điện tử của công

ty có trách nhiệm kiểm tra hộp thư thường xuyên Khi có văn bản đến có tráchnhiệm mở và in nội dung văn bản để làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến sau đótrình Ban lãnh đạo công ty phê duyệt giống như đối với văn bản giấy Phần ghi chútrên phiếu xử lý văn bản đến được ghi chú là “văn bản đến điện tử”