PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Đất nước đang trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế, quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của quá trình vô cùng mạnh mẽ mang tính chất đột biến của khoa học công nghệ cao trong đó việc truyền bá và lưu giữ thông tin, tài liệu đã góp phần quan trọng vào sự phát triển đó. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu nhà nươc ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành , do đặc trưng pháp lývà tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành chính nhà nước. Đối với các cơ quan tổ chức công tác lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng.tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản tài liệu có giá trị đều được lưu trữ để tra cứu, sử dụng khi cẩn thiết. bởi đây là những bản gốc bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý caodo đó khi các cơ quan tổ chức được thành lập công tác lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “ Huyết mạch” trong hoạt động của cơ quan tổ chức . Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. Tất cả những nội dung và ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại là lý do mà chúng em chọn đề tài này ngoài ra đây còn là một chuyên ngành mà chúng em yêu thích và chúng em muốn tìm hiểu sâu hơn cũng như nhìn nhận rõ hơn về công tác này. Qua đây chúng em muốn chứng minh cho mọi người thấy được hiểu được thế nào là công tác lưu trữ và kết quả mang lại như thế nào để đáp ứng yêu cầu các ngành các cấp các cơ quan đơn vị tổ chức nhận thức được vị trí quan trọng của công tác lưu trữ. Như vậy với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất cả những điều trên đây không những cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà còn là luận chứng cho lý do của việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ tại Công ty Bảo Việt Life” để làm đề tài nghiên cứu của nhóm. 2. Đối tượng nghiên cứu Xác định đối tượng nghiên cứu là công tác lưu trữ tại công ty” Bảo Việt Life”. 3. Lịch sử nghiên cứu đề tài Một số đề tài công trình khoa học tiêu biểu về công tác lưu trữ có thể nêu như sau: • Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. • Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Hoàng Lê Minh. 4. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, chúng em đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu sau đây: • Phương pháp thu thập tài liệu • Phương pháp nghiên cứu tại bàn giấy. • Tham khảo các sách, báo, tài liệu. • Phương pháp tổng hợp phân tích • Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được. • Tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung. • Nêu lên những nhận xét, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện mục tiêu • Ngoài ra còn có các phương pháp quan sát thực tế, phương pháp phỏng
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu tự thân thực không chép cơng trình nghiên cứu người khác để làm sản phẩm riêng Các thơng tin thứ cấp sử dụng nghiên cứu có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Em hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực ngun nghiên cứu Nhóm sinh viên thực TM.NHÓM Vũ Bá Huỳnh LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập giảng đường đại học đến nay, chúng em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ,gia đình bạn bè.Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, chúng em xin gửi đến quý Thầy Cô Bộ môn Phương pháp Nghiên cứu khoa học với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Và đặc biệt, học kỳ này, Khoa tổ chức cho em tiếp cận với môn học mà hữu ích mơn học “Phương pháp Nghiên Cứu Khoa Học” Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn TS.Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn chúng em qua buổi học lớp buổi nóichuyện, thảo luận lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo em nghĩ thu hoạch chúng em khó hoàn thiện Một lần nữa,chúng em xin chân thành cảm ơn cô Bài thu hoạch thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu lĩnh vực sáng tạo nghiên cứu khoa học, kiến thức chúng em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, chúng em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ bạn học lớp để kiến thức chúng em lĩnh vực hoàn thiện Sau cùng, em xin kính chúc q Thầy Cơ Bộ mơn Phương pháp Nghiên cứu khoa học - TS Lê Thị Hiền thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho hệ mai sau Trân trọng Hà Nội, ngày 12 tháng năm 2016 Nhóm Sinh viên thực TM.NHÓM Vũ Bá Huỳnh PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Đất nước đường hội nhập kinh tế quốc tế, q trình tồn cầu hóa diễn hệ q trình vơ mạnh mẽ mang tính chất đột biến khoa học cơng nghệ cao việc truyền bá lưu giữ thơng tin, tài liệu góp phần quan trọng vào phát triển Cơng tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu nhà nươc ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, u cầu cơng tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng lĩnh vực đời sống xã hội thông tin tài liệu lưu trữ loại thông tin có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành , đặc trưng pháp lývà tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Q trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Đối với quan tổ chức công tác lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng.tuy quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn tài liệu có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cẩn thiết gốc chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý caodo quan tổ chức thành lập công tác lưu trữ tất yếu hình thành “ Huyết mạch” hoạt động quan tổ chức Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hàng ngày tới chất lượng hiệu hoạt động quan tổ chức Tất nội dung ý nghĩa mà công tác lưu trữ đem lại lý mà chúng em chọn đề tài ngồi cịn chuyên ngành mà chúng em yêu thích chúng em muốn tìm hiểu sâu nhìn nhận rõ công tác Qua chúng em muốn chứng minh cho người thấy hiểu công tác lưu trữ kết mang lại để đáp ứng yêu cầu ngành cấp quan đơn vị tổ chức nhận thức vị trí quan trọng cơng tác lưu trữ Như với tư cách sinh viên nghiên cứu đề tài học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tất điều cho phép khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiễn nghiên cứu hoạt động công tác lưu trữ mà luận chứng cho lý việc lựa chọn đề tài “Công tác lưu trữ Công ty Bảo Việt Life” để làm đề tài nghiên cứu nhóm Đối tượng nghiên cứu Xác định đối tượng nghiên cứu công tác lưu trữ công ty” Bảo Việt Life” Lịch sử nghiên cứu đề tài Một số đề tài cơng trình khoa học tiêu biểu cơng tác lưu trữ nêu • • sau: Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Hoàng Lê Minh Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, chúng em dựa vào phương pháp nghiên cứu sau đây: • • • • • • • Phương pháp thu thập tài liệu Phương pháp nghiên cứu bàn giấy Tham khảo sách, báo, tài liệu Phương pháp tổng hợp phân tích Hệ thống hóa số liệu thông tin thu thập Tiến hành phân tích đánh giá theo nội dung Nêu lên nhận xét, từ đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện mục • tiêu Ngồi cịn có phương pháp quan sát thực tế, phương pháp vấn phương pháp nghiên cứu tài liệu Mục tiêu nghiên cứu đề tài Tìm hiểu cơng tác lưu trữ, quy trình lưu trữ cơng ty Bảo Việt Life thực trạng lưu trữ công ty Trên sở lý luận nắm được, đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Đóng góp đề tài Bài nghiên cứu phát ưu điểm mặt cịn hạn chế cơng tác lưu trữ.Giải pháp đưa ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu công tác lưu trữ cơng ty.Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho quan tâm đến vấn đề tài Cấu trúc đề tài Đề tài có kết cấu gồm chương Chương 1: Cơ sở lý luận công tác lưu trữ giới thiệu vài nét công ty Bảo Việt Life Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ công ty Bảo Việt Life Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ công ty Bảo Việt Life CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ GIỚI THIỆU 1.1 1.1.1 • VÀI NÉT VỀ CƠNG TY BẢO VIỆT LIFE Cơ sở lý luận công tác lưu trữ Một số khái niệm Tài liệu lưu trữ: tài liệu có giá trị lựa chọn tồn khối tài liệu hình thành q trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân bảo quản cố định kho lưu trữ để khai thác phục vụ mục • 1.1.2 đích trị kinh tế, văn hóa, khoa học tồn xã hội Cơng tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội Nội dung công tác lưu trữ Công tác lưu trữ tất cơng việc có liên quan tới tổ chức quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho yêu cầu xã hội Những năm gần nghiệp vụ công tác lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước Ở quan văn giấy tờ cán lưu trữ lưu kho Quang Minh hầu hết văn quan sinh ra, văn abnr mang tính chất điều hành cấp văn cấp gửi lên, văn quan ngang cấp đề nghị phối hợp điều hành, đề nghị phối hợp thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Các nghiệp vụ lưu trữ - Thu thập, bổ sung tài liệu; - Xác định giá trị tài liệu; - Thống kê kiểm tra lưu trữ; - Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu; - Tổ chức bảo quản tài liệu; - Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu; - Ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ * Ưu điểm: - Có văn hướng dẫn cụ thể công tác lưu trữ Nhà nước ban hành - Công tác lưu trữ cán văn phòng kiêm nhiệm lên gọn cấu tổ chức, văn lưu trữ cẩn thận tránh tình trạng bị thất lạc công việc lưu trữ thực theo quy trình thống * Nhược điểm: - văn giấy tờ phòng ban sản sinh cán ban tự lưu trữ phịng, quy trình lưu trữ khơng theo trình tự lên dễ thất lạc tài liệu gây khó khăn cho cơng tác điều hành lãnh đạo 1.1.3 Vai trị cơng tác lưu trữ Trong hoạt động quan nhà nước công ty nay, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Đối với cơng ty Bảo Việt Life, công ty chuyên bảo hiểm nên hầu hết tài liệu lưu trữ hồ sơ công ty công ty thành viên, hồ sơ nhân quan, hồ sơ giao dịch quan, cơng tác lưu trữ quan trọng đóng vai trị định lên cơng ty Bởi cần sơ xuất nhỏ đủ để công ty thiệt hại nhiều, mặt hình ảnh tài Hợp đồng khách hàng quan trọng việc ban hành văn quản lý quy định công tác lưu trữ chặt chẽ, công ty đưa văn sau: + Quyết Định Số: 27/QĐ – BVNT việc ban hành quy trình nghiệp vụ lưu trữ áp dụng cho tồn hệ thống Bảo việt Nhân thọ + Công Văn Số: 2769/BVNT – HCQT việc quy định thống lưu trữ tập trung hồ sơ hợp đồng bảo hiểm + Quyết Định Số: 116/QĐ-BVNT việc ban hành bảng danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cảu Tổng cơng ty Bảo Việt Nhân thọ Do đó, vai trị công tác văn thư lưu trữ hoạt động công ty quan trọng, thể điểm sau: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin khách hàng; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích kinh tế.Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý công ty Thứ hai, giúp cho cán nhân viên nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu công ty Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua quản lý kiểm tra, loại bỏ hồ sơ tài liệu hết hạn Thứ ba, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực cơng ty Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động công ty, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến khách hàng, đối tác, lịch sử giap dịch Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động công ty thông suốt, nâng cao hiệu làm việc công ty thúc đẩy nhanh chóng cơng việc ` 1.2 Khái qt cơng ty Bảo Việt 1.2.1Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty Bảo việt Nhân Thọ Địa chỉ: Tầng 37 nhà Keangnam, đường Phạm Hùng, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (+84 4) 62517777 Fax: (+84 4) 3577 0958 - Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ (tên tiếng Anh: Baoviet Life, tên giao dịch: Bảo Việt Nhân thọ/Baoviet Life) công ty thành viên 100% vốn Tập đồn Tài Bảo hiểm Bảo Việt Vốn điều lệ: 2.000 tỷ đồng - Năm 1996, Công ty Bảo hiểm Nhân Thọ thành lập trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam (nay Tập đồn Bảo Việt) - Là cơng ty Bảo hiểm nhân thọ thị trường Việt Nam, Bảo Việt Nhân thọ tiên phong việc cung cấp, hoạch định giải pháp tài ưu việt cho khách hàng nhằm mang lại sống an lành hạnh phúc - Trải qua nhiều thời kỳ, năm 2007 Công ty đổi tên thành Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ trực thuộc Tập đồn Bảo Việt Bảo Việt Nhân thọ có hệ thống mạng lưới 60 Công ty thành viên trực thuộc/64 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, có 300 điểm phục vụ khách hàng toàn quốc với đội ngũ 1.500 cán chuyên môn cao gần 40.000 tư vấn viên chuyên nghiệp - Triết lý kinh doanh Tổng Công ty: ❖ Khách hàng trung tâm ❖ Con người tài sản vô giá ❖ Phát triển bền vững ❖ Trách nhiệm với cộng đồng “ Bảo đảm lợi ích Việt sứ mệnh phương châm mục tiêu phấn đấu toàn thể cán bộ, nhân viên, tư vấn viên Bảo Việt Nhân Thọ” 1.2.2.Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ a Cơ cấu tổ chức Tổng Công ty BVNT bao gồm: - Tổng Giám đốc - 02 Phó Tổng Giám đốc - 04 Khối chun mơn: + Khối Phát triển kinh doanh + Khối Quản lý hoạt động + Chief of Actuary + Khối Quản lý tài - Các phịng chức năng: + Phịng Tổng hợp + Phịng Tổ chức nhân + Phịng Hành Quản trị + Phòng Xây dựng + Phịng Kiểm tra, kiểm sốt nội b Sơ đồ cấu tổ chức máy Tổng Công ty BVNT 1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Tổng Cơng ty Bảo Việt Nhân thọ • Chức Tổng Công ty Bảo Việt Nhân thọ - Tổng Công ty Bảo hiểm Bảo Việt (Bảo hiểm Bảo Việt - Baoviet Insurance) doanh nghiệp hạch toán độc lập - thành viên Tập đồn Tài – Bảo hiểm Bảo Việt Với kinh nghiệm hoạt động 45 năm lĩnh vực: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm bảo hiểm người; với mạng lưới 60 công ty thành viên tất 63 tỉnh, thành phố toàn quốc - Bảo hiểm Bảo Việt Cơng ty bán bảo hiểm uy tín chiếm gần 32% thị phần doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ dẫn đầu thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam - Trách nhiệm với cam kết triết lý mà Bảo hiểm Bảo Việt cam kết đem đến 10 kẹp tài liệu - Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu Bước 12 Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị theo mẫu đính kèm (BM-11/LT) Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: + Các bó, gói tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng + Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, từ 01 đến hết Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định • Đối với Công ty thành viên: Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: + Giám đốc Công ty: Chủ tịch Hội đồng; + Đại diện trưởng phịng có tài liệu: Ủy viên; + Đại diện phịng phụ trách cơng tác lưu trữ: Ủy viên • Đối với Tổng Cơng ty: + Trưởng phịng Hành Quản trị: Chủ tịch Hội đồng; + Đại diện lãnh đạo phịng có tài liệu: Ủy viên; + Đại diện phịng Hành Quản trị phụ trách công tác lưu trữ: Ủy viên - Hội đồng xác định giá trị làm việc theo phướng sau: + Cán lưu trữ người giao nhiệm vụ phụ trách công tác lưu trữ lập bảng kê tài liệu đề nghị tiêu hủy Phịng phụ trách cơng tác lưu trữ lập tờ trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu có kèm theo bảng kê tài liệu đề nghị tiêu hủy, nêu rõ lý tiêu hủy Các bảng kê cần kê chi tiết, phản ánh nội dung tài liệu + Từng thành viên Hội đồng xem xét văn quy định việc tiêu hủy tài liệu, đối chiếu với danh mục tài liệu hết giá trị, sau kiểm tra thực tế tài liệu 38 + Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp thảo luận tập thể, biểu theo đa số, lập biên kèm theo bảng kê tài liệu Hội đồng trí tiêu hủy bảng kê tài liệu Hội đồng chưa trí tiêu hủy Các thành viên Hội đồng thông qua nội dung biên ký vào biên + Hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty gửi biên xác định giá trị tài liệu lưu trữ xin ý kiến Tổng Công ty Đối với Hội đồng xác định giá trị Tổng Công ty xin ý kiến lãnh đạo Tổng Cơng ty + Trình lãnh đạo định tiêu hủy (tại Công ty thành viên cần kèm theo ý kiến văn Tổng Công ty) - Tiêu hủy tài liệu hết giá trị + Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy: Trên sở bảng thời hạn bảo quản tình hình thực tế tài liệu, lưu trữ Tổng Công ty thẩm tra giá trị tài liệu đề nghị tiêu hủy Trụ sở Tổng Cơng ty Công ty thành viên + Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tổng Giám đốc định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ Tổng Công ty Giám đốc Công ty định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Công ty sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ Tổng Cơng ty phịng Hành Quản trị Tổng Cơng ty + Thủ tục hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền Khi tiêu hủy tài liệu phải hủy hết thông tin tài liệu, nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu hủy cho hàng giấy vụn sử dụng vào mục đích khác Khi tiêu hủy phải lập thành biên bản, có xác nhận người thực việc tiêu hủy có xác nhận đơn vị có tài liệu - Qua kiểm tra thẩm tra, tài liệu yêu cầu giữ lại bảo quản phải lập thành hồ sơ xếp vào vị trí phù hợp bổ sung vào hồ sơ tương ứng phông; tài liệu hết giá trị phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp có thẩm quyền định tiêu huỷ tổ chức tiêu huỷ theo quy định pháp luật Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: + Danh mục tài liệu loại kèm theo thuyết minh tài liệu loại 39 + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Công ty + Văn thẩm định cấp có thẩm quyền Bước 13 Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp (cặp); viết dán nhãn hộp (cặp) - Đánh số thức chữ số Ả rập cho toàn hồ sơ phông khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm phiếu tin lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục toàn phông: + Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: từ số 01 hết; + Đối với đợt chỉnh lý sau: từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp (cặp) - Viết dán nhãn hộp (cặp): viết nhãn hộp (cặp), phải dùng loại mực đen, bền màu; chữ viết nhãn phải rõ ràng, dễ đọc Nhãn in sẵn theo mẫu đính kèm (BM-12/LT), (BM-13/LT), (BM-14/LT), (BM-15/LT) in trực tiếp lên gáy gộp in riêng theo kích thước phù hợp với gáy hộp (cặp) dùng để đựng tài liệu Bước 14 Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Việc lập mục lục hồ sơ bao gồm nội dung sau: - Viết lời nói đầu, giới thiệu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu kết cấu mục lục hồ sơ - Viết bảng dẫn mục lục bảng dẫn vấn đề; bảng dẫn tên người; bảng dẫn tên địa danh; bảng chữ viết tắt sử dụng mục lục - Căn nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông; nhập tin từ phiếu tin vào máy in bảng thống kê hồ sơ từ CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu phông (nếu CSDL xây dựng kết hợp với việc chỉnh lý tài liệu) - Đóng mục lục (ít 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu Mẫu trình bày mục lục hồ sơ thực theo Tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997 40 “Mục lục hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước; riêng lưu trữ hành bổ sung thêm cột “Thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” (BM-18/LT) Bước 14 Kết thúc chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý - Căn để kiểm tra gồm: + Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý + Các văn hướng dẫn chỉnh lý ban hành + Báo cáo kết khảo sát tài liệu + Hợp đồng chỉnh lý (nếu có) + Biên giao nhận tài liệu để chỉnh lý + Kế hoạch chỉnh lý - Nội dung kiểm tra: + Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý; mục lục hồ sơ; sở liệu công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) danh mục tài liệu loại phơng khối tài liệu chỉnh lý + Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý - Lập biên kiểm tra, nghiệm thu chỉnh lý (nếu cần) Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá - Bàn giao tài liệu: + Tài liệu giữ lại bảo quản bàn giao theo mục lục hồ sơ + Tài liệu loại để tiêu huỷ bàn giao theo danh mục tài liệu loại + Tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông - Lập biên giao nhận tài liệu theo mẫu đính kèm (BM-17/LT) - Vận chuyển tài liệu vào kho bảo quản xếp lên giá Tổng kết chỉnh lý 3.1 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, trình bày tóm tắt về: a) Những kết đạt được: - Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý tình trạng tài liệu trước chỉnh lý - Tổng số tài liệu sau chỉnh lý, đó: 41 + Số lượng tài liệu giữ lại bảo quản: số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn + Số lượng tài liệu loại để tiêu huỷ: bó gói, tập tính theo mét giá + Số lượng tài liệu chuyển phông khác để bổ sung cho phông - Chất lượng hồ sơ sau chỉnh lý so với yêu cầu nghiệp vụ b) Nhận xét, đánh giá: - Tiến độ thực đợt chỉnh lý so với kế hoạch - Những ưu điểm, khuyết điểm trình chỉnh lý - Kinh nghiệm rút qua đợt chỉnh lý 3.2 Hoàn chỉnh bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý Hồ sơ đợt chỉnh lý để bàn giao gồm: - Báo cáo kết khảo sát tài liệu - Các văn hướng dẫn chỉnh lý kế hoạch chỉnh lý - Mục lục hồ sơ; sở liệu cơng cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có) - Danh mục tài liệu hết giá trị phông khối tài liệu chỉnh lý kèm theo thuyết minh - Báo cáo kết đợt chỉnh lý Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn định để nghiên quy định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu hình thành hoạt động quan theo giá trị chúng mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học giá trị khác, từ lựa chọn để bổ sung tài liệu có giá trị cho phông lưu trữ quan Công tác xác định giá trị tài có ý nghĩa định số phận tài liệu, nên yêu cầu đặt cho cơng tác phải xác thận trọng Bởi tiến hành công tác lựa chọn tài liệu cần ý để không làm tổn thất tài liệu phông lưu trữ cụ thể cho tồn phơng lưu trữ quan nói chung (BM-16/LT) Căn để xác định giá trị tài liệu xác cần dựa theo tiêu chuẩn sau: 42 - Tiêu chuẩn tác giả tài liệu - Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phông - Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu - Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành phơng - Tiêu chuẩn mức độ hồn thành khối lượng phông lưu trữ - Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu - Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu • - Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bề tài liệu Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Khi công việc kết thúc, CBNVCTTV, CBNVTCT phải hoàn chỉnh hồ sơ công việc giao nộp vào LTCTTV, LTTCT theo quy định Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải đồng ý lãnh đạo phịng phụ trách cơng việc Văn thư - Lưu trữ, thời hạn giữ lại không 01 năm Trong trình giao nộp hồ sơ tài liệu CBNVCTTV, CBNVTCT cán phụ trách công tác LTCTTV, LTTCT phải tiến hành lập biên giao nhận tài liệu (02 bản), bên giao nhận giữ (BM-17/LT) - Thống kê hồ sơ, tài liệu Công tác thống kê tài liệu trước hết giúp cho quan quản lý lưu trữ, phòng, kho lưu trữ nắm số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình phương tiện bảo quản chúng Điều cho phép quan lưu trữ có số liệu xác để định chế độ bảo quản thích hợp, nhằm giữ gìn hồn chỉnh phơng lưu trữ Công ty Đồng thời giúp cho việc tra tìm tài liệu thuận lợi xác Dựa vào kết xác việc thống kê tài liệu phịng, kho lưu trữ xác định phương hướng để bổ sung tài liệu thiếu bị hư hỏng, có kế hoạch thích hợp để bảo quản tốt tài liệu có giá trị Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: - Thông kê tài liệu lưu trữ: Tại kho lưu trữ, tài liệu thống kê theo hồ sơ phông cụ thể Ở đây, nắm số lượng đơn vị bảo 43 quản, sưu tập lưu trữ, phông cụ thể mà qua công tác thống kê phải theo dõi thành phần, nội dung tài liệu biến động phông, khối phông lưu trữ (BM-18/LT) Đối với phận phát hành hợp đồng bảo hiểm theo mẫu (BM-19/LT), (BM-20/LT), (BM-21/LT), (BM-22/LT), (BM-23/LT) - Thống kê kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ nhân viên lưu trữ (BM-24/LT) + Phương tiện bảo quản tài liệu kho tàng, giá tủ, máy điều hòa nhiệt độ, điều hịa khơng khí, máy hút bụi thiết bị khác có + Nhân viên phụ trách cơng tác lưu trữ có biên chế Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến 24 ngày 31 tháng 12 Hàng năm, người phục trách lưu trữ Công ty thành viên gửi báo cáo thống kê tổng hợp công tác lưu trữ phịng Hành Quản trị Tổng công ty trước ngày 15 tháng 12 hàng năm (BM-25/LT) Lưu trữ Tổng Công ty tổng hợp báo cáo lưu trữ Công ty thành viên gửi về, tổng hợp công tác lưu trữ Tổng Công ty báo cáo lên Bộ Tài trước ngày 30 tháng 12 hàng năm (BM-25/LT) Mẫu trình bày báo cáo thống kê công tác Văn thư - Lưu trữ thực theo Quyết định 13/2005/QĐ-BNV ban hành ngày 06 tháng 01 năm 2005 việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở công tác Văn thư - Lưu trữ Cán lưu trữ Công ty phải lập sổ thông kê để theo dõi quản lý khối tài liệu có kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ công ty - Bảo quản hồ sơ, tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai 44 Thực tế chứng minh tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng Bằng cách áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, chế độ bảo quản chặt chẽ, giữ cho tài liệu lưu trữ tồn bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng mát tác động tự nhiên người Các biện pháp bảo quản tài liệu: Xây dựng chệ độ bảo quản Trong kho lưu trữ cần phải có chế độ bảo quản rõ ràng chặt chẽ làm sở cho việc thực nhiệm vụ bảo quản Các chế độ bảo quản phải thực văn tổng hợp nhiều văn cụ thể nội quy vào làm việc kho lưu trữ, quy chế sử dụng tài liệu, chế độ kiểm kê, kiểm • tra tài liệu, chế độ làm vệ sinh kho tài liệu, nội quy phịng cháy… Xây dựng bố trí kho lưu trữ - Địa điểm kho Địa điểm kho lưu trữ hợp đồng phải đảm bảo yêu cầu sau: - Được bố trí nơi khơ ráo, có địa cao, nước nhanh, khơng gần nơi dễ cháy, nổ - Chọn phịng, kho bảo quản có kết cấu bền vững đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, khơng bố trí kho bảo quản tài liệu tầng hầm tầng trụ sở quan - Bố trí phịng, kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu Lối cửa phòng kho bảo quản - Lối hàng giá tối thiểu 0.5m - Lối kho tối thiểu 1m - Lối kho phải đảm bảo phục vụ thuận lợi cho công tác nghiệp vụ vận chuyển tài liệu - Cửa kho phải đảm bảo chống ánh nắng chiếu trực tiếp chống loại côn trùng, bụi bẩn xâm nhập vào kho nhiên bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu Hệ thống điện kho 45 Đường điện kho phải thực theo yêu cầu kỹ thuật an toàn điện, có phương tiện đóng ngắt điện chung cho tồn kho đảm bảo tuyệt đối an toàn - Tổ chức tài liệu kho - Trong kho, tài liệu lưu trữ phải xếp có thứ tự, gọn gàng để lấy sử dụng nhanh chóng, dễ dàng Đồng thời tạo điều kiện cho việc kiểm tra kho thuận lợi - Các giá tài liệu phải xếp thẳng hàng, vng góc với cửa sổ để tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu Đối với kho có thiết kế lỗ thơng gió, cần phải xếp cho gió luồn qua hàng giá để tài liệu giữ nhiệt độ độ ẩm phù hợp - Sắp xếp tài liệu lên giá cần để theo thứ tự từ trái sang phải, từ xuống để tiện lấy Nếu tài liệu xếp hộp, cặp, gói có đánh số thứ tự trật tự để theo hàng từ trái sang phải - Để tạo điều kiện tra tìm tài liệu nhanh chóng, giá tài liệu cần có bảng dẫn cụ thể Điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm kho - Nhiệt độ, độ ẩm: tài liệu giấy cần khống chế trì nhiệt độ 200C (± 20C) độ ẩm 50% (± %); tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ 160C (± 20C) độ ẩm 45% (± %) - Ánh sáng: độ chiếu sáng kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux - Nồng độ khí độc phịng kho: khí sunfuarơ (SO2) khoảng 0,15 mg/m3; khí ơxit nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng 0,15 mg/m3 - Chế độ thơng gió: khơng khí kho phải lưu thơng với tốc độ khoảng 5m/giây Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu - Thiết bị bảo quản - Thiết bị bảo vệ gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động; thiết bị chống đột nhập… - Thiết bị cần thiết cho kho bảo quản tài liệu gồm: giá, hộp, tủ đựng tài liệu thực theo tiêu chuẩn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định; máy 46 điều hoà nhiệt độ máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ độ ẩm; thiết bị thông gió; quạt điện … - Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu - Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu thông thường khăn lau, chổi qt,… - Phịng chống trùng xâm nhập vào kho, phải thường xuyên làm vệ sinh tài liệu, phòng kho - Phải hạn chế đến mức tối đa xâm nhập chuột mối vào kho tài liệu - Khơng để thức ăn phịng kho bảo quản tài liệu - Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có tình trạng xuống cấp Khi tài liệu có giá trị cao bị hư hỏng nặng, cán lưu trữ đề xuất để lãnh đạo phê duyệt, định tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ qua việc liên hệ đến quan chuyên môn Khai thác sử dụng tài liệu Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác phịng thuộc Cơng ty, nhu cầu phục vụ công việc quan, đơn vị bên ngồi nhu cầu đáng cá nhân hệ thống Bảo Việt Nhân thọ (BM-26/LT) Đối với phận phát hành hợp đồng theo mẫu (BM27/LT), (BM-28/LT) - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành quy định sau: + Đối với người khai thác tài quan phải có văn đề nghị đơn vị + Người hệ thống Bảo Việt Nhân thọ khai thác tài liệu phải có đơn xin sử dụng tài liệu chứng minh thư nhân dân có chứng nhận quyền địa phương quản lý người Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tùy thuộc vào quy mô hoạt động đơn vị mà việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thực tất hình thức sau: + Phịng đọc phục vụ chỗ 47 + Cho mượn chỗ làm việc, hết làm việc trả lại lưu trữ + Thông báo lưu trữ + Công bố tài liệu lưu trữ Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Tổng Giám đốc cho phép khai thác + Các tài liệu mật + Tài liệu lưu trữ thường trường hợp người đề nghị khai thác, sử dụng tài liệu cá nhân hệ thống Bảo Việt Nhân thọ b) Trưởng phòng Tổng hợp cho phép khai thác, chụp tài liệu lưu trữ thường, trừ trường hợp cá nhân người hệ thống c) Việc cho phép khai thác hồ sơ, tài liệu phải thực văn Việc cung cấp thơng tin lưu trữ cho đối tác bên ngồi thực qua hợp đồng khai thác xét duyệt Tổng Giám đốc d) Cán hệ thống khai thác tài liệu lưu trữ thường qua mạng lan hệ thống lưu trữ qua mạng quản lý công văn Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ + Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý loại sổ sách: Sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu với độc giả + Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn tài liệu, khơng làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự hồ sơ, tiết lộ bí mật tài liệu Đối với phận phát hành hợp đồng quản lý sau: - Mượn hợp đồng + Các phịng ban, cá nhân có nhu cầu sử dụng hợp đồng gốc gửi danh sách hợp đồng cần mượn đến cán kho Cán kho vào danh sách để lấy hợp đồng mượn từ kho hợp đồng gốc Nếu khơng tìm thấy hợp đồng mượn kho, cán kho phải tra tìm ghi rõ nguyên nhân thiếu hợp đồng mượn để bên mượn biết + Sau giao hợp đồng, cán kho bổ sung thông tin: số hợp đồng, lý do, thời gian mượn, tên người mượn vào thẻ mượn 48 + Lập thẻ mượn cho cặp hợp đồng để theo dõi việc mượn/trả hợp đồng cặp.Thẻ mượn lưu vào file nilon kẹp vào cuối cặp hợp đồng + Khi nhận hợp đồng trả, cán kho kiểm tra lại tài liệu hợp đồng, ghi thời gian trả vào thẻ mượn trả hợp đồng vào cặp lưu + Trong trường hợp phịng ban trả kèm hợp đồng thơng báo, đề xuất… cán kho tra tìm theo số hợp đồng, tên NTGBH bổ sung vào hợp đồng lưu tương ứng đồng thời cập nhật thông tin tài liệu vào danh mục tài liệu hợp đồng - Mở sổ theo dõi hợp đồng + Sổ theo dõi hợp đồng công cụ quan trọng để theo dõi tình trạng hợp đồng (hợp đồng mượn, hợp đồng đáo hạn), số lượng hợp đồng có kho + Sổ theo dõi hợp đồng gồm có sổ mượn/trả hợp đồng, sổ bàn giao hợp đồng đáo hạn Sổ mượn/trả hợp đồng + Sổ mượn/trả hợp đồng gồm sổ mượn/trả văn file excel + Cán kho mở số mượn/trả hợp đồng văn theo năm, năm có phân biệt cụ thể tháng (BM-28/LT) + Lập sổ mượn/trả file mềm file excel theo tháng nhằm giúp cán kho tra tìm nhanh đồng thời tạo liệu quản lý hợp đồng mượn trả tháng Trong danh sách này, cán kho cần theo dõi ngày mượn, số hợp đồng, tên NTBGH, lý mượn, họ tên người mượn, ghi (ví dụ : hợp đồng mất, sai số hợp đồng, hợp đồng mượn…), ngày trả Sổ bàn giao hợp đồng đáo hạn + Hợp đồng đáo hạn giao nhận tháng lần cho phận DVKH + Khi giao nhận hợp đồng đáo hạn, hai bên giao nhận cần kiểm tra kỹ lượng hợp đồng giao nhận thực tế danh sách giao nhận Danh sách giao nhận cần ghi đầy đủ số hợp đồng, tên NTGBH, tên NĐBH, ghi chú, thời gian địa điểm giao nhận, họ tên chữ ký bên giao bên nhận (BM-17/LT) + Cán kho tập hợp danh sách đáo hạn tháng để lập thành sổ giao nhận hợp đồng đáo hạn 49 + Việc lập file mềm để quản lý hợp đồng sổ mượn trả hợp đồng Kiểm tra cơng tác lưu trữ Quy trình kiểm tra công tác lưu trữ Tổng Công ty đối phịng Trụ sở với Cơng ty thành viên theo bước sau: Bước Kiểm tra công tác lập danh mục hồ sơ Bước Kiểm tra công tác lập hồ sơ Bước Kiểm tra công tác thu thập hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Bước Kiểm tra công tác chỉnh lý tài liệu Bước Kiểm tra công tác thống kê hồ sơ, tài liệu Bước Kiểm tra công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu CHƯƠNG GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC LƯU TRỮ 3.1 Đánh giá thực tế công tác lưu trữ Công ty Bảo Việt 3.1.1 Những thành công công tác lữu trữ Công ty Bảo Việt - Thường xuyên tổ chức đợt kiểm tra, giám sát để có đánh giá khách quan khó khăn thuận lợi công việc để điều chỉnh cho phù hợp - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên Công ty cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu - Tăng cường mở lớp huấn luyện, nói chuyện chuyên đề với giảng viên, chuyên gia để có suy nghĩ tư công việc nâng cao kỹ nghiệp vụ - Bên cạnh mặt hoạt động chun mơn Cơng ty nên thường xun tổ chức cơng tác Đồn thể là: thể dục thể thao, chương trình văn nghệ chào mừng, tổ chức tua du lịch, từ thiện cho cán bộ, nhân viên để tăng tình đồn kết gắn bó người với 3.1.2 Những mặt hạn chế - Chất lượng trang thiết bị, máy móc cịn chưa đảm bảo tốt cho việc phục vụ cơng tác lưu trữ - Nhân cịn thiếu cơng việc, khối lượng tài liệu cần chỉnh lý 50 nhiều 3.1.3 Giải pháp để hoàn thiện công tác lưu trữ Công ty Bảo Việt 3.1.3.1 Con người - Đội ngũ cán bộ, nhân viên cần phải đào tạo chuyên ngành Thường xuyên cử cán thăm gia đợt tập huấn để nâng cao chuyên môn 3.1.3.2 Trang thiết bị Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất phuc vụ cho công tác lưu trữ Áp dụng công nghệ thông tin lưu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên ty hồn thiện cơng việc nhanh TIỂU KẾT Như chương này, chúng em đánh giá thực trạng công tác lưu trữu hồ sơ Công ty Bảo Việt nhân thọ, mặt tích cực hạn chế từ chúng em đề xuất số giải pháp nhằm giúp công tác lưu trữ hiệu KẾT LUẬN Qua chuyến thực tế Công ty Bảo Việt Life cho chúng em thấy chuyên đề nhìn tưởng đơn giản ta vào tìm hiểu khơng đơn giản chút Chúng em tiếp xúc với quy trình, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu từ tiếp nhận hồ sơ, chỉnh lý, lập hồ sơ bước lên giá hồ sơ lưu…giường chúng em cảm thấy hoang mang tiếp cận khơng cịn suy nghĩ trước thực tế Chúng em nghĩ khó hồn thành tốt đề tài nhờ có chị phịng lưu trữ Cơng ty Bảo Việt tận tình giúp đỡ hướng dẫn chúng em phần hiểu thấy tầm quan trọng công tác lưu trữ để nhắm phục vụ trình khai thác tài liệu.Nhờ chúng em hồn thành tốt chuyến thực tế mình.và hiểu nhiều điều trình lưu trữ Qua chúng em xin gửi lời cảm ơn tới anh chị phịng lưu trữ Cơng ty bảo việt nhân thọ tận tình giúp đỡ chúng em để hồn thành tốt nhiệm vụ Đặt biệt chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới giảng viên Lê Thị 51 Hiền - Tiến Sĩ giảng dạy môn phương pháp nghiên cứu khoa học Em Xin chân thành cảm ơn 52