Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 1 4. Gỉa thuyết nghiên cứu 2 5. Lịch sử nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu: 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 4 1.1. Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư 4 1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 4 1.1.3. Yêu cầu công tác văn thư 5 1.1.4. Nội dung công tác văn thư 6 Tiểu kết 9 Chương 2. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU 10 2.1.Khái quát về UBND phường Nguyễn Du 10 2.1.1. Tổ chức bộ máy 10 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 11 2.1.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 11 2.1.4. Nhiệm vụ và quyền hạn 12 2.2. Công tác văn thư 13 2.2.1Quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND phường Nguyễn Du 13 2.2.2. Quản lý văn bản 15 2.2.3.Quản lý con dấu 16 2.2.4.Lập hồ sơ hiện hành 17 2.2.5 Soạn thảo văn bản 17 2.3.Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 19 2.3.1 Ưu điểm 19 2.3.2. Hạn chế 19 Tiểu kết 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG NGUYỄN DU 21 3.1. Tăng cường đội ngũ cán bộ tại UBND phường Nguyễn Du 21 3.1.1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị 21 3.1.2. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 21 3.1.3. Những yêu cầu khác 22 3.2. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hoá phục vụ công tác văn thư 22 3.3.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND phuờng Nguyễn Du 23 3.4. Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước về công tác văn thư tại UBND phường Nguyễn Du 23 3.5. Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26
LỜI CẢM ƠN Hoàn thành nghiên cứu xin chân thành cảm ơn TS.Bùi Thị Ánh Vân tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi thảo luận, cô người hướng dẫn,chỉ bảo tận tình đóng góp nhiều ý kiến quý báu,tạo điều kiện thuận lợi cho hoàn thành nghiên cứu khoa học Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND-UBND ban nghành đoàn thể phường Nguyễn Du tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương,giúp hoàn thành nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài thực qua việc khảo sát thực tế UBND phường Nguyễn Du tham khảo tài liệu Tôi hoàn toàn không chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền Ký tên BẢNG THỐNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND CNTT Tên cụm từ viết tắt Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Nhận thức rõ điều đó, hiểu cần thiết việc đổi mới, nâng cao hiệu cong tác Văn thư địa bàn phường, hạn chế số lượng đề tài liên quan, nhóm sinh viên lớp Đại học Lưu trữ học 14B định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi : “ Công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1.Đối tượng nghiên cứu - Công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du 2.2 Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu: 2014-2015 - Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn UBND phường Nguyễn Du Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn công tác văn thư - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác - Đánh giá thực trạng Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn thư UBND phường Nguyễn Du Gỉa thuyết nghiên cứu - Để hoạt động có hiệu có nhiều biện pháp, song biện pháp phải phù hợp với thực tiễn văn phòng đồng với - Hoạt động văn phòng UBND phường Nguyễn Du cần tiếp tục đổi để góp phần thiết thực hiệu vào hoạt động quản lý hành nhà nước UBND phường Nguyễn Du - Nếu đội ngũ cán nhân lực UBND phường Nguyễn Du nâng cao chất lượng công tác văn thư tốt Lịch sử nghiên cứu Nói đến công tác văn thư, có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập vấn đề văn thư không thu hút nhà lãnh đạo mà vấn đề quan tâm nhà khoa học nhà quản lý Một số công trình khoa học tiêu biểu công tác văn thư nêu sau: - Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậc trung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia: ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn Hữu Thời - Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương Văn Khảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường - Đề tài "Nghiên cứu đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần - Đề tài “Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư môi trường điện tử” (2009) Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thành viên tham gia: ThS Lã Thị Hồng; ThS Tiết Hồng Nga; ThS Lê Văn Năng; CN Nguyễn Thị Như Thuần 8.4 Thời gian bắt đầu kết thúc: 2006-2 - Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” (2010); Chủ nhiệm đề tài: CN Trần Quốc Thắng; Các thành viên tham gia: ThS Tiết Hồng Nga; ThS Nguyễn Thị Chinh; CN Mai Thị Thu Hiền - Đề tài “Những sở lý luận thực tiễn lập danh mục hồ sơ quan” Chủ nhiệm đề tài: CN Phạm Ngọc Dĩnh; Các thành viên tham gia : PGS.TS Dương Văn Khảm, CN Nguyễn Hữu Thời, CN Trần Thị Phương Trâm, CN Trần Như Nghiêm Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp vật biện chứng + Phương pháp điều tra khảo sát + Phương pháp thống kê + Phương pháp quan sát + Nguồn tin từ mạng Internet; Đóng góp đề tài - Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn thư lưu trữ UBND phường Nguyễn Du , thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải UBND phường Nguyễn Du Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Chương 2: KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội bao gồm toàn công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội 1.1.2 Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 1.1.2.1.Vai trò công tác văn thư Công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích tong guồng máy hoạt động quản lý quan, đơn vị 1.1.2.2.Ý nghĩa công tác văn thư – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá Giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng: Có nghĩa trình tổ chức thực nội dung cụ thể công tác văn thư UBND phường, từ khâu xây dựng văn đến khâu tổ chức quản lý, giải văn (di - đến) tiến hành nhanh, kịp thời góp phần đẩy nhanh tiến độ giải công việc quản lý điều hành UBND phường Trong văn quản lý chứa đựng thông tin việc định, nên việc tổ chức giải văn chậm làm giảm tiến độ giải công việc UBND phường, đồng thời làm giảm ý nghĩa tính cập nhật việc, thông tin nêu văn - Chính xác: nội dung, thể thức văn khâu kỹ thuật nghiệp vụ công tác quản lý văn bản, tài liệu hình thành hoạt động quản lý UBND phường Cụ thể sau: Nội dung văn Thể thức văn Các khâu kỹ thuật nghiệp vụ (1) (2) (3) Nội dung văn phảiVăn ban hành phải cóYêu cầu xác phải xác tuyệt đối vềđầy đủ thành phần dothực nghiêm túc tất mặt pháp lý Các dẫnNhà nước qui định Mẫucả khâu nghiệp vụ công chứng trích dẫntrình bày phải theotác văn thư nhu: đánh máy, Thông tư số 01/2011/TTtrong văn phải hoàn toàn xác nội dung thông tin Số liệu nêu văn phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng BNV ngày 19/01/ 2011(in) văn bản; đăng ký văn bản; Bộ Nội vụ hướng dẫnchuyển giao văn bản; lưu văn thể thức Kỹ thuật trìnhbản không (in) thừa/thiếu bày văn hànhsố lượng; đăng ký văn phải (tham khảo thêm đầy đủ thông tin, chuyển giao Thông tư liên tịch văn thời gian đến 55/2005/TTLT-BNV- tận tay người nhận VPCP ngày 06/5/2005) - Bí mật: Nguyên tắc hiểu phải bố trí phòng làm việc riêng cho công chức Văn phòng - Thống kê; lựa chọn công chức làm công tác liên quan đến văn thư, văn phòng phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật theo qui định Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Và khía cạnh khác quản lý phải giữ gìn bí mật nội dung thông tin bàn bạc, chưa thành định thức chưa ban hành văn - Hiện đại: Nội dung công tác văn thư phong phú đa dạng, phức tạp, có thao tác lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có thao tác cần phải sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để thúc đẩy tiến độ giải xử lý văn kịp thời Yêu cầu đại công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm tính hợp lý hiệu cho hoạt động quản lý Nhà nước nói chung UBND phường nói riêng 1.1.4 Nội dung công tác văn thư 1.1.4.1 Tổ chức giải quản lý văn - Tổ chức giải quản lý văn đến Theo quy chế làm việc văn phòng HĐND UBND phường văn thư tổ chức làm việc theo chế “ Một cửa” Vì vậy, loại văn giấy tờ đến UBND dù nguồn phải tập trung phòng văn thư để tiếp nhận, đăng kí chuyển giao Với văn đến không đăng kí phòng tiếp nhận hồ sơ 10 công văn -Những công văn cán bộ, lãnh đạo, chuyên viên trực tiếp nhận từ cấp trên, sở ban ngành, UBND phường Nguyễn Du phải qua văn thư đăng kí vào sổ Tất công văn giấy tờ chưa đăng kí qua văn thư mà có ý kiến Thường trực HĐND, chủ tịch,các phó chủ tịch chuyển lại văn thư để đăng kí vào sổ xử lý theo quy định -Văn thư có trách nhiệm lại công văn thức Các văn đóng dấu, vào sổ chuyển cho Chánh văn phòng để xử lý 2.1.4 Nhiệm vụ quyền hạn 2.1.4.1 Giúp Chánh văn phòng thực hiện nhiệm vụ sau: - Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án tổ chức thực hiện chế độ,quy định về văn thư – lưu trữ; - Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; - Thẩm định ,trình cấp có thẩm quyền phê duyệt” Danh mục nguồn thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử phường “; - Thẩm định ,trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử phường; - Thẩm định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt”Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sữ phường ; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư,lưu trữ địa bàn tỉnh; - Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo , xữ lý vi phạm pháp luật về văn thư,lưu trữ ; - Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ; sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; - Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ 2.1.4.2 Giúp Chủ tịch UBND phường thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ 16 lịch sử phường : - Hướng dẫn quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tình; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu bảo quản Lưu trữ lịch sử phường; - Bảo vệ, bảo quản, thống kê báo cáo thống kê về tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ lịch sử phường; - Tu bổ, phục chế bảo hiểm tài liệu lưu trữ; - Xây dựng côngg cụ tra cứu tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; - Tổ chức nghiên cứu khoa học, áp dụng thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào thực tiễn công tác Lưu trữ lịch sử phường 2.1.4.3 Thực hiện nhiệm vụ khác UBND phường Nguyễn Du Giám đốc Sở Nội vụ giao theo quy định pháp luật 2.2 Công tác văn thư 2.2.1Quản lí đạo công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du Công việc quản lí đạo công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du đạt kết sau: Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán -Tại bố trí công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên Thứ hai :Về công tác triển khai văn quy phạm pháp luật cấp công tác văn thư, lưu trữ - Về UBND phường Nguyễn Du triển khai Luật Văn thư, Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ, văn đạo chuyên môn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư -Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành năm 2015, UBND Phường tiếp tục thực tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị 17 Đảng, sách pháp luật Nhà nước cải cách hành chính; thực thủ tục hành theo hướng công khai, đơn giản thuận lợi phục vụ tốt nhu cầu công dân các tổ chức xã hội, đảm bảo quy trình, thời gian theo quy định pháp luật; thực công tác kiểm soát thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP nghị định số 20/2008/NĐ-CP Chính phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt đội ngũ cán làm việc phận “Một cửa” trực tiếp giải thủ tục hành theo nhu cầu nhân dân, tổ chức -Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 UBND Phường quan tâm, triển khai thực đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư thực có bản, quy định - Việc làm tốt công tác văn thư tạ UBND phường Nguyễn Du giúp thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư tin học hóa công tác văn thư quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Thứ ba :Về công tác kiểm tra, hướng dẫn văn đạo cấp -Công tác tra, kiểm tra cải cách hành thực tập trung, trọng điểm không dàn trải, qua tra, kiểm tra đánh giá mặt công tác yếu công tác cải cách hành nói chung đơn vị để tập trung đạo giải nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân máy công quyền -Công tác rà soát văn thực thường xuyên, đồng chất lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành tăng cường Việc ứng dụng công nghệ thông tin lãnh đạo UBND Phường quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng nên đạt nhiều kết quả, mức độ hài lòng người dân nâng cao 18 -Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư quan, tổ chức tuân theo quy định pháp luật hành chế độ bảo vệ bí mật nhà nước Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản UBND Phường Nguyễn Du bố trí phòng để lưu trữ văn thư,phòng có giá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa,thông gió 2.2.2 Quản lý văn Quản lý văn coi nhiệm quan trọng công tác văn thư UBND Phường Nguyễn Du Về Quản lý văn đến: Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức Văn tiếp nhận từ nguồn khác chuyển đến tập trung văn thư UBND cấp xã để làm thủ tục bóc bì, vào sổ sở liệu đóng dấu đến, đăng ký số cho văn đến Văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị cá nhân trách nhiệm giải Khi Văn đến có dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau đăng ký vào sổ trình chuyển cho người có thẩm quyền giải Đối với văn có dấu độ Mật, Tối mật, đảm bảo tuyệt mật thực theo quy định pháp luật hành quản lý văn mật.Việc chuyển giao văn đảm bảo tính xác giữ bí mật nội dung văn Về Quản lý văn đi: ghi số ngày tháng văn bản; thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND Phường thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn thư quan quy định Văn lưu hai bản: gốc lưu Văn thư UBND phường lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư UBND phường đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật người có liên quan phải vào số, có ký nhận bên giao bên nhận Việc quản lý tốt Văn Bản giúp cấp theo dõi, đôn đốc việc 19 giải văn đến dễ dàng 2.2.3.Quản lý dấu Theo quy định Thông tư, trách nhiệm quan, tổ chức sử dụng dấu là: -Đăng ký mẫu dấu quan Công an thông báo mẫu dấu với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu -Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu UBND phường dấu quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND phường -Quản lý chặt chẽ dấu trụ sở UBND phường; có quy định cụ thể quản lý, sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở quan phường, tổ chức để giải công việc, phải phép chủ tịch UBND phường -Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền UBND phường; không đóng dấu khống đóng dấu trước ký -Phải thông báo cho quan Công an nơi dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn báo cáo việc dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu; sau có thông báo tìm được, phải giao lại dấu cho quan Công an để hủy theo quy định -Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, người đứng đầu quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi cấp dấu -Trường hợp đổi, làm lại dấu nhận dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sau nộp dấu cũ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an đăng ký dấu -Một số hạn chế việc quản lý sử dụng dấu + Con dấu giao cho nhiều người quản lý 20 + Khi giao dấu cho người khác sử dụng không lập biên ghi vào sổ sách theo dõi nên có vấn đề khó quy kết trách nhiệm + Con dấu chưa bảo quản nơi quy định, tiềm ẩn nguy bị lợi dụng + Việc đóng dấu văn chưa + Việc đóng dấu giáp lai, dấu văn chuyên ngành lúng túng thiếu quy định + Đóng dấu khống 2.2.4.Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.2.5 Soạn thảo văn -Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: + Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002; + Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu 21 chuyển; + Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định -Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành -Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác quy định sau: Đơn vị cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo + Thu thập, xử lý thông tin có liên quan + Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo; + Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan + Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt + Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định + Đánh máy, nhân + Ký văn 2.3.Đánh giá hiệu công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du 2.3.1 Ưu điểm -Công văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy 22 định Pháp luật hành quản lý văn mật -Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu -Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế -Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung -Tổ chức máy văn thư, UBND phường Nguyễn Du kiện toàn, củng cố; biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường -Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư -Các công văn đi, công văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền -Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND phường Nguyễn Du thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định -Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức 2.3.2 Hạn chế -Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND phường Nguyễn Du chưa quan tâm trọng mức -Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy tình trạng lỗi mạng, virut công máy tính, máy photo, máy in bị hỏng, mực in chưa đến…,thiếu máy hủy tài liệu; -Việc lấy số văn nhầm lẫn, sai sót; -UBND phường Nguyễn Du chưa ban hành văn đạo, hướng 23 dẫn thực công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Quy chế công tác văn thư, dẫn đến số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du lúng túng , thiếu khoa học việc tổ chức thực nhiệm vụ công tác văn thư -UBND phường Nguyễn Du chưa bố trí biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác lưu trữ Do đó, công tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến công tác văn thư -Chuyển giao văn chậm; Tiểu kết Qua chương thấy khái quát UBND phường Nguyễn Du thực trạng công tác văn thư để nêu lên ưu điểm hạn chế, làm sở cho chương “ Một số giải pháp nằm nâng cao hiệu công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du” 24 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND PHƯỜNG NGUYỄN DU 3.1 Tăng cường đội ngũ cán UBND phường Nguyễn Du Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật 3.1.1 Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên 3.1.2 Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành -Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết 25 chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn -Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ 3.1.3 Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: Tính bí mật; Tính tỉ mỉ; Tính thận trọng; Tính ngăn nắp, gọn gàng,… 3.2 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hoá phục vụ công tác văn thư Trong trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm xảy cố mà nhân viên văn thư khắc phục, phải đợi người có chuyên môn xử lý nên công việc giảm tiến độ Tổ chức rà soát lại hệ thống phòng văn thư sở cần bố trí, sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, đầu tư sở vật chất trang, thiết bị cần thiết phòng văn thư phục vụ hoạt động văn thư UBND phường Nguyễn Du Tăng cường công tác phòng, chống cháy, nổ bảo đảm an toàn tuyệt đối phòng văn thư Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ,… theo tiêu chuẩn ngành văn thư 26 3.3.Ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND phuờng Nguyễn Du Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo Hiện máy vi tính sử dụng phổ biến công tác văn hư soạn thảo văn bản, đăng kí, lập hồ sơ, …góp phần tạo hệ thống thông tin liên hoàn, đồng bộ, tạo nhịp nhàng phòng văn thư với phòng ban chuyên môn khác Tóm lại, để phát huy hết giá trị phần mềm văn – đến phần mềm quản lý tài liệu văn thư UBND phuờng Nguyễn Du, để nâng cao hiệu việc ứng dụng 02 phần mềm công tác quản lý văn khai thác tài liệu lưu trữ UBND quận quan chức cao lãnh đạo cần phải tổ chức thực kết hợp nhiều biện pháp khác nhau: Hoàn thiện hệ thống văn bản, xây dựng kế hoạch thực cụ thể, nâng cao chất lượng đội ngũ cán mua sắm đầy đủ trang thiết bị…, làm công việc tức tạo sở vững đảm bảo 02 phần mềm phát huy hết tính năng, vai trò, góp phần nâng cao chất lượng đáp ứng yêu cầu trình phát triển công việc UBND phuờng Nguyễn Du 3.4 Tăng cường chấp hành nghiêm chỉnh quy định nhà nước công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du Nhân viên văn thư thuộc UBND phường Nguyễn Du trình tác nghiệp phải đảm bảo tuân thủ theo quy định mà Nhà nước UBND ban hành Kho có văn quy định công tác văn thư, lãnh đạo Văn phòng UBND phường Nguyễn Du phải tổ chức hướng dẫn triển khai nội dung quy định cho nhân viên văn thư để họ thực theo Ngày 16 tháng năm 2013, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (sau gọi tắt Thông tư) Dựa vào tình hình thực tế sở nội dung công tác văn thư, lưu trữ quy định Thông tư, quan, tổ chức xây dựng, ban hành Quy chế kèm theo Quyết định quan, tổ chức có phụ lục để thực thống 27 3.5 Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ công tác văn thư Văn phòng UBND phường Nguyễn Du hàng ngày nhận chuyển giao văn nhiều nơi Do số lượng văn hồ sơ lớn càn phải bảo quản, sở vật chất phục vụ công tác văn thư hạn chế, chưa có tính thống Hiện trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư sử dụng lâu, UBND phường Nguyễn Du cần phải có kế hoạch thay bổ sung thiết bị, vật dụng cần thiết Từng bước đáp ứng yêu cầu tình hình mới, cần có kế hoach cấp kinh phí hàng năm cho việc tu sửa thiết bị cấp thiết bị hết hạn sử dụng Thực tế cho thấy nay, trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, mạng hay đường link kết nối với máy in, máy scan bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm xảy cố mà nhân viên văn thư khắc phục, phải đợi người có chuyên môn xử lý nên công việc giảm tiến độ 28 KẾT LUẬN Trong thời đại công nghiệp hóa đại hóa nay, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò công tác văn thư – lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng nhà nước ta quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan nói chung UBND phường Nguyễn Du nói riêng Thực phương châm “ học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết ứng dụng vào thực tế, Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tế quan Công tác văn thư UBND phường Nguyễn Du quan tâm và có chuyển biến tích cực 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO CN Trần Quốc Thắng(2010), đề tài Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam CN Nguyễn Hữu Thời, đề tài Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ Giáo trình Pháp luật đại cương, 2012, NXB Tư pháp, Hà Nội Giáo trình Quản lý nhà nước ( tập 1), 2001, Học viện Chính trị Ngoại giao Giáo trình Tiếng việt thực hành, 2009, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Hà Nội Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ - NXB Văn hóa Thông tin Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước 10 Luật ban hành văn quy phạm pháp luật sửa đổi 30